Авансовый отчет отпуск образец заполнения. Как правильно оформлять авансовый отчет? Образец и правила

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя , с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании или , утвержденного руководителем.

Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.

Заполнение авансового отчета

1) Подотчетным лицом.
Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).

Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.

В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.

В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.

В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).

Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке "Итого" в графе 5 или 6.

2) Бухгалтером.

Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.

Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.

После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.

Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет - один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2019?

Отчет о командировке - это завершающий этап всей процедуры: от составления до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2019:

Пример заполнения авансового отчета

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
Чеки, квитанции, подтверждающие .
Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
, утвержденный руководителем.
Другие расходы, связанные с командировкой.

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Наиболее часто встречающийся – кассовый чек.

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
Бланки строгой отчетности . На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Проводки

71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
51 – «расчетный счет»;
50 – «касса»;
94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

Служебные поездки сотрудников – обычное дело и для крупных, и малых компаний. Они повышают эффективность работы предприятия и решают поставленные перед ним задачи. Каждому вернувшемуся нужно составить авансовый отчёт по командировке . Он подтвердит понесённые траты и сам факт нахождения в командировке. Рассмотрим детально правила заполнения этого важного документа, состав затрат, их обоснование и отражение в бухучёте.

Для начала рассмотрим общий механизм того, как заполнить образец авансового отчёта по командировке .

1. В выданном бухгалтерией бланке работник заполняет:
  - наименование организации;
  - своё Ф.И.О;
  - должность;
  - структурное подразделение;
  - цель выдачи денежных средств (командировка).

Однако эти реквизиты обычно уже указывают, если предприятие использует бухгалтерское программное обеспечение.

Затем работник пишет дату составления отчёта и заполняет строки на его другом листе. Туда он вписывает:
- наименования подтверждающих документов;
- суммы расходов по ним.

То есть для того, чтобы бухгалтерия приняла документ, нужно всего лишь сохранить все чеки и сделать правильный арифметический подсчёт. Поэтому в том, как составить авансовый отчёт по командировке по образцу , нет ничего сложного.

На нашем сайте бланк рассматриваемого отчета .

Траты на поездку

Перед командировкой сотрудник примерно знает, сколько ему понадобится на поездку. Либо аванс рассчитает бухгалтерия, согласно утверждённым на предприятии нормам и прошлым расценкам на аналогичную командировку.

Во многих организациях бухгалтерия самостоятельно заказывает билеты от имени предприятия. Бухгалтерский учёт таких расходов будет отличен от ситуации, когда сотрудник покупает билеты сам.

Независимо от того, кто будет вести расчёт будущих и состоявшихся затрат, состав включаемых в авансовый отчёт командировочных расходов будет неизменным. К ним относят:

суточные;
проезд;
проживание в гостинице;
иные расходы, утвержденные во внутреннем положении организации.

Также дополнительно учитывают расходы на:

оформление загранпаспорта, визы;
взносы за право проезда и выезда транспорта;
если работник командирован на личном автомобиле, соответственно оплачивают бензин.

Что приложить

По возвращении на предприятие сотруднику надлежит приложить к авансовому отчёту по командировке документы – доказательства:

кассовые чеки (наиболее распространённый документ);
бланки строгой отчётности (БСО);
корешки приходных кассовых ордеров (выдают другие организации/ИП при внесении платы за определённые услуги/товары);
накладные.

Одна из самых распространённых «ошибок» при проверке документов – это отсутствие кассового чека. Однако ведение торговли или оказания определенных услуг без применения кассового аппарата – вполне допустимо. Главное – попросить продавца, чтобы он по всем правилам оформил БСО либо поставил свой штамп, написал «Работаем без ККМ» и подписал.

Электронные документы как БСО

На деле бланки строгой отчетности – это практически главнейшие документы командировки: билет на поезд, автобус, самолёт и др.

Работник (или бухгалтерия за него) может оформить билет через Интернет. Тогда для него будет сформирован электронный посадочный талон. Авансовый отчёт впоследствии нужно обязательно сопроводить этим квитком.

Что в бухучете

После проверки расходов на целесообразность, были ли они целевыми или нет, арифметической стороны документации, бухгалтер проверяет приложенные к отчёту документы.

В бухгалтерском учёте, когда утвержден авансовый отчёт по командировке, проводки будут такие:

Ситуация	Проводка
Покупка работником материалов	Дт 10 – Кт 71
При покупке товаров	Дт 41 – Кт 71
Списание суточных	Дт 20 Кт 71
Возврат невостребованных денег в кассу предприятия	Дт 50 – Кт 71
Возврат невостребованных денег на расчётный счет	Дт 51 – Кт 71
Доначисление денег работнику, если пришлось вложить свои	Дт 71 – Кт 50 или Дт 71 – Кт 51
Работник не предоставил подтверждающие документы или понёс нецелевые расходы. Сумму списывают в недостачи	Дт 94 – Кт 71
Недостачу удерживают с работника	Дт70 – Кт 94

Воспользовавшись приведённой в статье информацией, вам не придется испытывать сложности с составлением авансового отчёта по командировке , а бухгалтерии – с отражением проводок в учёте.

Работник фирмы может получить в кассе предприятия в подотчет денежные средства, которые он должен тратить на цели, указанные в заявлении на выдачу. В трехдневный срок после окончания периода осуществления расходов (он указывается в заявлении) сотрудник должен отчитаться. С этой целью он оформляет авансовый отчет, данные которого нужно подтвердить соответствующими документами.

Авансовый отчет представляет собой документ, который оформляет подотчетное лицо для того, чтобы отчитаться за ранее полученные на строго определенные цели средства предприятия.

Подотчетными лицами могут быть только работники предприятия. Их перечень , в котором также указывается: на какие цели могут выдаваться денежные средства, максимальный период произведения расходов, время, в течение которого необходимо представить отчет в бухгалтерию.

Новым порядком ведения операций по кассе определен перечень расходов, на которые выдаются в подотчет наличные деньги. Это покупка канцелярских, хозяйственных товаров, ГСМ, командировочные, общехозяйственные, представительские расходы и др.

Средства могут быть получены подотчетным лицом безналичным путем на его карточку. В этом случае он также должен представлять в установленные сроки в бухгалтерию авансовый отчет.

После осуществления расходов сотруднику нужно прийти в бухгалтерию и составить данный документ. Он это может сделать вручную, заполнив типографский бланк, либо отдать все подтверждающие документы бухгалтеру, который в его присутствии оформит авансовый документ в специализированной программе. В последнем случае, после выписки документа подотчетное лицо проверяет соответствие отчета предъявленным документа и подписывает его.

На предприятии используется унифицированная форма авансового отчета АО-1 или разработанный на ее основе собственный бланк компании.

Если расходование средств осуществлялось с целью приобретения материальных ценностей, к подтверждающим документам должна быть приложены приходные накладные (приходный ордер) на материалы, с отметкой о сдаче их на склад.

Авансовый отчет проверяется главным бухгалтером фирмы и утверждается директором.

После отчета остаток неизрасходованных средств должен быть внесен в кассу по , а утвержденный руководителем перерасход денег – компенсирован работнику по .

Авансовый отчет образец заполнения

Рассмотрим подробнее как заполнить авансовый отчет.

Вверху документа записывается название предприятия, на котором оформлено подотчетное лицо, его код , ниже наименование структурного подразделения. Работник должен обязательно указать свои личные данные, должность, табельный номер. Также здесь же необходимо заполнить строку, которая содержит информацию о назначение ранее полученного аванса.

В табличной части указывается остаток или перерасход по подотчету, если таковые есть у данного сотрудника. Однако, необходимо помнить, что выдавать наличные в подотчет не разрешается, если работник ранее не отчитался за выданные средства. То есть наличие остатка денежных средств в подотчете у этого лица говорит о нарушении порядка ведения операций по кассе.

Ниже работник заполняет информацию о получившемся остатке или перерасходе подотчетных средств. Он должен указать количество подтверждающих документов и число листов, на которых они находятся.

На оборотной стороне сотрудник должен записать информацию о каждом подтверждающем документе с указанием его номера, даты составления, наименования и общей суммы.

Затем подотчетное лицо подписывает свой отчет.

В бухгалтерии авансовому отчету присваивается номер по порядку, и проставляется дата его составления.

Раздел «Бухгалтерские записи» оформляется бухгалтером, который распределяет произведенные расходы между счетами бухгалтерского учета. Эта информация должна соответствовать данным с оборотной стороны.

Сзади документа сотрудник бухгалтерии заполняет свою сторону отчета («Принятая к учету»), и данные аналитического учета по каждому подтверждающему документу.

После проверки счетный работник должен сделать запись о его проведении и указать прописью сумму к утверждению.

Авансовый отчет подписывается главным бухгалтером компании, который осуществляет контроль за правильностью оформления и целенаправленностью расходования средств.

Если по итогам данного отчета возвращались или выдавались денежные средства, кассир также расписывается в нем, заполняя данные по кассовым ордерам.

Нижняя часть документа содержит расписку, которую бухгалтер должен отделить и вручить работнику при приеме его на проверку. Она включает реквизиты авансового отчета, его сумму, количество предоставленных подтверждающих бланков.

При утверждении авансового отчета руководитель должен в верхней правой части документа сделать соответствующую запись, расписав прописью общую сумму документа.

Нюансы

Денежные средства в подотчет могут выдаваться в иностранной валюте. В этом случае в авансовом отчете заполняется справочно действующий курс, а на оборотной стороне нужно оформлять записи по суммовым показателям в иностранной валюте и ее рублевом эквиваленте, который рассчитывается по курсу, указанному на первой странице.

Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

2016-12-08T12:30:37+00:00

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание - по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Почему я сказал активов ? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ "Выдача наличных"):

В виде операции указываем "Выдача подотчетному лицу":

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом "Списание с расчетного счета":

Также не забываем указать в виде операции "Перечисление подотчетному лицу":

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ "Выдача денежных документов":

А на закладке "Денежные документы" указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации - лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку - то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты...)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ "Авансовый отчет":