Авансовый отчет по командировке. Авансовый отчет: что можно принять к учету, образец заполнения, основные проводки. Основанием для выдачи аванса в этом случае могут быть

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Согласно действующему законодательству РФ, каждый работник, получивший ту или иную денежную сумму на командировочные расходы, приобретение каких-либо товаров или на иные нужды, об истраченных им суммах обязан отчитаться перед бухгалтерией предприятия, на котором он трудится. Для этого ему нужно заполнить так называемый авансовый отчёт по форме № АО-1 и приложить к нему все подтверждающие произведённые расходы чеки и документы. Унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить авансовый отчёт

Заполнение формы начинается с лицевой стороны. В верхней строке необходимо вписать название организации. Также сотруднику нужно указать свою фамилию с инициалами, дату заполнения, структурное подразделение, к которому он относится, и занимаемую им должность. Нужно также вписать целевое предназначение аванса, к примеру «хозяйственные нужды», «командировочные расходы» и пр.

В левой колонке нужно указать сумму остатка (неизрасходованные средства) или сумму перерасхода (если остаток или перерасход имели место). Затем нужно заполнить бланк с обратной стороны, перечислив все подтверждающие произведенные расходы документы (название каждого документа нужно вписывать в отдельной колонке). Все указанные в документах суммы нужно сложить и написать результат в строке «Итого». Ниже нужно поставить подпись и её расшифровку.

Заполнив обратную сторону авансового отчёта по вышеописанной рекомендации, нужно вернуться к лицевой, вписав в строку «израсходовано» ту сумму, которая отображена в строке «Итого» на обратной стороне бланка. Ниже нужно указать количество приложенных к отчёту документов и количество листов каждого из них. Остальные строки должен заполнить бухгалтер.

Когда сотрудник сдаст отчёт в бухгалтерию, взамен него бухгалтер обязан выдать расписку.

Неправильно составленные отчёты являются хлебом многих налоговых инспекторов. Они найдут к чему придраться - то НДС не выделен, то какого-то чека не хватает, то часть указанных расходов непроизводственные. Поэтому руководителю любого предприятия стоит обучить своих сотрудников всем тонкостям оформления данного документа.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
Печатать документы с изображением подписи и печати
Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

У каждого субъекта бизнеса периодически возникает необходимость в осуществлении хозяйственных расходов в целях обеспечения функционирования предприятия. В основном они производятся наличным путем через подотчетников, которые определяются в специальном распоряжении руководителя. При этом затраты должны быть осуществлены на цели, на которые были выданы деньги.

Авансовый отчет это документ, составляемый материально ответственным лицом в случае осуществления им производственных или хозяйственных расходов, на которые ранее выдавались из кассы или путем перечисления деньги фирмы.

Данный бланк обязателен к заполнению, если осуществлялась выдача средств в подотчет. Росстат рекомендует использовать документ форма АО-1.

Перечень лиц предприятия, которым разрешается выдавать деньги, определяется на специальным приказом. В нем желательно отразить поименный список подотчетников, размер сумм, которые им могут выдаваться, а также закрепить цели расходования этих средств.

Подотчетными могут быть как работающие на предприятии лица, так и привлеченные по договорам подряда люди.

Законодательство требует, чтобы работники, которым выданы средства для произведения расходов, осуществили их в установленных целях, а руководитель проверив все представленные к авансовому отчету документы, утвердил эти затраты.

Только после того как авансовый отчет прошел процедуру утверждения, эти траты могут быть включены в состав затрат предприятия. Таким образом, этот бланк является первичным документом, подтверждающим наличные расходы компании.

Внимание! Оформляя и принимая авансовый отчет надо помнить, что его при проверке обязательно будут смотреть контролирующие органы, и если он составлен с неточностями или прилагаемые документы не соответствует установленным требованиям, то расходы по этому документу исключат при налогообложении.

В каком случае применяется авансовый отчет

Выданные работнику средства должны быть использованы строго на установленные цели либо возвращены в кассу предприятия обратно. Основным документом по выплате сумм в подотчет является , на котором должна быть проставлена виза руководителя.

В локальных актах предприятии закрепляются сроки, в течение которых подотчетный работник должен отчитаться либо вернуть ранее выданные деньги. Авансовый отчет надо оформлять, если им были произведены расходы. Данный документы позволяет списать выданные суммы с подотчетника на затраты.

Составлять авансовый отчет по командировке должен каждый вернувшийся из служебной поездки работник. В связи с этим повышается его роль, так как многие составляемые ранее документы стали необязательными к заполнению. По сути авансовый отчет остался единственным отчетом, представляемым командируемым своему руководству.

Составление авансового отчета является обязательным, это правило закреплено в Порядке ведения кассовых операций. Освобождаются от составления данного документа только предприниматели, которые ведут учет по упрощенной процедуре.

бухпроффи

Важно! Однако, следует не забывать о том, что существует лимит расчетов наличными между организациями или ИП в размере 100000 рублей. Свыше этого размера, должны использоваться только безналичные платежи, что исключает подотчет.

Что можно принять к учету

Каждый специалист бухгалтерии и сам работник должны знать перечень документов, которые можно приложить в качестве подтверждения расходов к авансовому отчету.

После этого документ делится на две таблицы. Сведения в них вносит бухгалтер. В левой отражается движение подотчетных средств по работнику - остаток с предыдущей выдачи или перерасход, выданная сумма, израсходованная сумма, текущий остаток.

Внимание! С 19 августа 2017 года работник может получить суммы в подотчет, не отчитавшись за предыдущий аванс.

В правой таблице проставляются бухгалтерские проводки.

Ниже бухгалтер должен записать количество документов, которые предоставил работник, и на скольких листах они располагаются.

После выполнения проверки бухгалтер должен поставить подпись и прописью указать утвержденную сумму. Далее бланк передается главному бухгалтеру на рассмотрение.

Если у работника после предоставления отчета выявлены денежные суммы, которые ему необходимо вернуть, либо наоборот, нужно компенсировать излишне им потраченные, то реквизиты кассового документа проставляются ниже.

Внимание! На время проверки авансового отчета сотруднику выдается расписка о его принятии. В ней кратко дублируются сведения принятого документа.

Оборотная сторона

На этой стороне располагается таблица, в которую подотчетник вносит все прикладываемые документы. На каждый бланк отводится одна строка.

Приветствую Вас!!! Как заполнить авансовый отчет, правила заполнения и он-лайн приложение для заполнения авансового отчета — вот основные моменты данной статьи.

Авансовый отчет – основной документ, применяемый для учета наличных денег, выданных сотрудникам компании под отчет. Этот документ является правовым подтверждением того, на какие цели и в каком размере были израсходованы денежные средства подотчетными лицами. При этом основанием для выдачи под отчет денег является приказ о направлении конкретного сотрудника в командировку, изданный руководителем предприятия.

Что нового в заполнении

Унифицированные бланки авансового отчета — форма «АО-1» используются юрлицами всех форм собственности (не включая бюджетные организации, для которых существуют специальные бланки — «0504049») с начала 2002 года.

Подотчетное лицо обязано заполнить бланк авансового отчета (пока что в одном экземпляре) в срок, не позднее трех дней (конечно, рабочих) после возвращения из командировки или же по окончании выданных денег.

Заполнение авансового отчета не составит сложности, главное не забыть отразить все расходы; заполненный экземпляр отчета отдается в бухгалтерию на проверку и на утверждение руководителю компании.

Заполнение авансового отчета

На лицевой стороне бланка сотрудник, который получил под отчет деньги, указывает:
— наименование компании, которая выдала деньги под отчет;
— дату и номер документа;
— наименование отдела, в котором он числится;
— ФИО и должность;
— предназначение аванса (командировка, хозяйственные нужды, покупка материальных ценностей и прочее);
— в таблице необходимо указать сведения о предыдущем авансе, если таковой был (остаток либо перерасход); размер выданного аванса, а также, сколько потрачено денег. Кроме того, необходимо указать их перерасход либо остаток – в рублях и копейках, если такие имели место.

На обратной стороне бланка авансового отчета необходимо указать все документы, которые подтверждают расходы (билеты, квитанции, чеки, накладные и т.д.), их дату и номер, а также общую сумму затрат на основании поданных документов. Внизу, под таблицей, необходимо поставить свою подпись.

Работа бухгалтера

Оставшиеся графы формы «АО-1» заполняет бухгалтерия:
— в таблице «Бухгалтерская запись» проставляются бухгалтерские проводки, указываются номера счетов (если ведутся, то и субсчетов), в которых отображены израсходованные суммы;
— ниже вписывается перечень дополнений к авансовому отчету – это количество прикрепленных документов, которые подтверждают легитимность расходов сотрудника и общее количество листов;
— вписывается прописью проанализированная и утвержденная сумма израсходованных средств, проставляются подписи бухгалтера и главбуха;
— прописывается размер внесенной суммы остатка или выданного перерасхода, пишется дата и номер приходного (расходного) кассового ордера и опять проставляется подпись бухгалтера;
— под линией отреза формы авансового отчета делается отметка о принятии бухгалтером к анализу документов, которые подтверждают расходы сотрудника, получившего под отчет денежные средства. Тут бухгалтер вписывает ФИО сотрудника, ставит дату и номер авансового отчета, пишет прописью потраченную сумму и указывает количество листов и документов, которые подтверждают расходы. В конце обязательно проставляет свою подпись, дату и выдает сотруднику, от которого был принят данный отчет.

Заполненный и проверенный бухгалтером авансовый отчет в 2016 году (начиная с 2002 года после принятия данной формы) руководитель утверждает своей подписью на лицевой стороне бланка.

Работник фирмы может получить в кассе предприятия в подотчет денежные средства, которые он должен тратить на цели, указанные в заявлении на выдачу. В трехдневный срок после окончания периода осуществления расходов (он указывается в заявлении) сотрудник должен отчитаться. С этой целью он оформляет авансовый отчет, данные которого нужно подтвердить соответствующими документами.

Авансовый отчет представляет собой документ, который оформляет подотчетное лицо для того, чтобы отчитаться за ранее полученные на строго определенные цели средства предприятия.

Подотчетными лицами могут быть только работники предприятия. Их перечень , в котором также указывается: на какие цели могут выдаваться денежные средства, максимальный период произведения расходов, время, в течение которого необходимо представить отчет в бухгалтерию.

Новым порядком ведения операций по кассе определен перечень расходов, на которые выдаются в подотчет наличные деньги. Это покупка канцелярских, хозяйственных товаров, ГСМ, командировочные, общехозяйственные, представительские расходы и др.

Средства могут быть получены подотчетным лицом безналичным путем на его карточку. В этом случае он также должен представлять в установленные сроки в бухгалтерию авансовый отчет.

После осуществления расходов сотруднику нужно прийти в бухгалтерию и составить данный документ. Он это может сделать вручную, заполнив типографский бланк, либо отдать все подтверждающие документы бухгалтеру, который в его присутствии оформит авансовый документ в специализированной программе. В последнем случае, после выписки документа подотчетное лицо проверяет соответствие отчета предъявленным документа и подписывает его.

На предприятии используется унифицированная форма авансового отчета АО-1 или разработанный на ее основе собственный бланк компании.

Если расходование средств осуществлялось с целью приобретения материальных ценностей, к подтверждающим документам должна быть приложены приходные накладные (приходный ордер) на материалы, с отметкой о сдаче их на склад.

Авансовый отчет проверяется главным бухгалтером фирмы и утверждается директором.

После отчета остаток неизрасходованных средств должен быть внесен в кассу по , а утвержденный руководителем перерасход денег – компенсирован работнику по .

Авансовый отчет образец заполнения

Рассмотрим подробнее как заполнить авансовый отчет.

Вверху документа записывается название предприятия, на котором оформлено подотчетное лицо, его код , ниже наименование структурного подразделения. Работник должен обязательно указать свои личные данные, должность, табельный номер. Также здесь же необходимо заполнить строку, которая содержит информацию о назначение ранее полученного аванса.

В табличной части указывается остаток или перерасход по подотчету, если таковые есть у данного сотрудника. Однако, необходимо помнить, что выдавать наличные в подотчет не разрешается, если работник ранее не отчитался за выданные средства. То есть наличие остатка денежных средств в подотчете у этого лица говорит о нарушении порядка ведения операций по кассе.

Ниже работник заполняет информацию о получившемся остатке или перерасходе подотчетных средств. Он должен указать количество подтверждающих документов и число листов, на которых они находятся.

На оборотной стороне сотрудник должен записать информацию о каждом подтверждающем документе с указанием его номера, даты составления, наименования и общей суммы.

Затем подотчетное лицо подписывает свой отчет.

В бухгалтерии авансовому отчету присваивается номер по порядку, и проставляется дата его составления.

Раздел «Бухгалтерские записи» оформляется бухгалтером, который распределяет произведенные расходы между счетами бухгалтерского учета. Эта информация должна соответствовать данным с оборотной стороны.

Сзади документа сотрудник бухгалтерии заполняет свою сторону отчета («Принятая к учету»), и данные аналитического учета по каждому подтверждающему документу.

После проверки счетный работник должен сделать запись о его проведении и указать прописью сумму к утверждению.

Авансовый отчет подписывается главным бухгалтером компании, который осуществляет контроль за правильностью оформления и целенаправленностью расходования средств.

Если по итогам данного отчета возвращались или выдавались денежные средства, кассир также расписывается в нем, заполняя данные по кассовым ордерам.

Нижняя часть документа содержит расписку, которую бухгалтер должен отделить и вручить работнику при приеме его на проверку. Она включает реквизиты авансового отчета, его сумму, количество предоставленных подтверждающих бланков.

При утверждении авансового отчета руководитель должен в верхней правой части документа сделать соответствующую запись, расписав прописью общую сумму документа.

Нюансы

Денежные средства в подотчет могут выдаваться в иностранной валюте. В этом случае в авансовом отчете заполняется справочно действующий курс, а на оборотной стороне нужно оформлять записи по суммовым показателям в иностранной валюте и ее рублевом эквиваленте, который рассчитывается по курсу, указанному на первой странице.

Унифицированный бланк авансового отчета (АО, ф. АО-1), новый образец которого бесплатно мы предлагаем скачать в Word или Excel на этой странице, позволит правильно организовать подтверждение расходования подотчетных денег в компании. Заполнив предложенную форму для бюджетных организаций 0504505 взамен старого аналога 0504049, получивший наличность сотрудник сможет представить в бухгалтерию вместе с оправдательными документами доказательство целевой траты средств.

Особенности заполнения авансового отчета получателем

Типовой авансовый отчет выполнен в виде двухстороннего первичного документа. Помимо номера и даты заполнения, на его лицевой части (гр. 1-6) пишется название компании, данные получателя наличности (ФМО, табельный номер, должность и пр.), а также сумма и назначение выделенных средств. В таблицу, расположенную слева, заносится информация о предыдущем авансе и вновь полученных деньгах с указанием их остатка (расхода или перерасхода).

С обратной стороны АО-1 следует перечислить все документы, подтверждающие расходование полученных средств, указав соответствующие затраты по каждому наименованию:

командировочное удостоверение;
проездные билеты;
квитанции об уплате;
товарные чеки и пр.

Подтверждающие документы также нумеруются согласно очередности записи. Если подотчетные средства были получены в иностранной валюте, заполняются соответствующие строки: 1а (лицевая сторона), 6 и 8 (обратная сторона). Дальнейшее оформление авансовых отчетов (гр. 7–10) возложено на сотрудников бухгалтерии. А утверждение предварительно проверенных документов производится директором компании (ИП).

Когда оформляется АО?

Наличные деньги разрешается выдавать только лицам, заключившим трудовые договоры с компанией (ИП), в следующих случаях:

хозяйственно-оперативные нужды;
аванс на командировочные расходы;
возмещение командировочных расходов.

При этом если имеется задолженность по отчету за предыдущий аванс, очередная выдача наличности этому сотруднику, как правило, не производится. Также запрещается передавать эти деньги другим лицам, включая близких родственников.

Сотрудник, получивший подотчетные средства, обязан в течение трех рабочих дней после завершения периода, на который выдавались указанная сумма (после прибытия из командировки), предоставить документальное подтверждение их расходования.