В данной статье рассмотрены особенности нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, налоговом учете, а также порядок отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 2.0). Статья подготовлена М.С. Сучковой.

• по проезду;
• по найму жилого помещения;

Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

В ходе своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Порядок выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным Банком РФ (Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40). Руководителем организации определяются размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании денежных средств (по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет») и приложить подтверждающие документы.

В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Постоянным местом работы признается место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором. Порядок направления работника в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику следующие расходы:

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются расходы:

• на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• на оформление обязательной медицинской страховки;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• иные обязательные платежи и сборы.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами». По дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счетов денежных средств отражается выдача сумм денежных средств под отчет. Израсходованные подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетами затрат или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Отражение командировочных расходов в налоговом учете

В соответствии с пп. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Для целей налогообложения налога на прибыль могут учитываться следующие расходы:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• суточные или полевое довольствие;
• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

С 1 января 2009 года суммы суточных и полевого довольствия не нормируются для целей налогообложения налогом на прибыль (Федеральный закон от 22.07.2008 №158-ФЗ). Моментом признания расходов на командировочные расходы при методе начисления является дата утверждения авансового отчета (статья 272 НК РФ).

Суммы налога на добавленную стоимость (НДС), уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), подлежат вычету (п. 7 статья 171 НК РФ). Основанием для вычета сумм НДС являются счета-фактуры, либо документы, подтверждающие уплату суммы налога, удержанного налоговыми агентами (бланки строгой отчетности).

В соответствии с НК РФ в доход работника для цели расчета налога на доходы физических лиц (НДФЛ) не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, например расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения (п.3 статья 217 НК РФ). При командировке на территории РФ (заграничной командировке) при сумме суточных свыше 700 рублей (2500 рублей) в день с суммы, превышающей 700 рублей (2500 рублей) в день, необходимо начислить и уплатить НДФЛ. При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

В соответствии с п. 2 статьей 9 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировки работников, как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ведение учета расчетов с подотчетными лицами в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 2.0)

Рассмотрим пример расчетов с подотчетным лицом при выдаче наличных денежных средств на хозяйственные нужды в программе "1С:Бухгалтерия 8". В рамках примера рассмотрим несколько возможных вариантов развития событий.

Пример 1

01.04.2011 года организация «Пример» выдала сотруднику Иванову В.Д. 10 000 рублей на покупку внешнего жесткого диска.

В программе "1С:Бухгалтерия 8" эта операция отражается документом «Расходный кассовый ордер» (пункт главного меню «Касса») с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу». В документе необходимо заполнить счет учета, в данном случае 50.01, выданную сумму 10 000 рублей. На вкладке «Реквизиты платежа» указываем «Подотчетное лицо», которое выбираем из справочника «Сотрудники», «Иванов Владимир Данилович» и статью движения денежных средств «Выдача денежных средств подотчетнику». Документ формирует проводки Дт 71.01 Кт 50.01 10 000 рублей . На рисунке 1 представлен проведенный документ «Расходный кассовый ордер» и результаты его проведения.

Рис. 1. Выдача денежных средств подотчетному лицу

Вариант 1. Авансовый отчет с неизрасходованными суммами

08.04.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 9 000 рублей. Неизрасходованные средства были возвращены в кассу.

В программе "1С:Бухгалтерия 8" формируется документ «Авансовый отчет» (пункт главного меню «Касса»). В реквизите «физ. лицо» указываем подотчетное лицо «Иванов Владимир Данилович», на вкладке «Авансы» выбираем документ, по которому были выданы денежные средства. Сначала выбираем вид документа «Расходный кассовый ордер», затем из проявившего списка выбираем нужный документ, в нашем примере это РКО №1 от 01.04.2011, остальные поля таблицы заполнятся автоматически. На вкладке «Товары» указываем «номенклатуру» купленного товара, из справочника «Номенклатура» выбираем «Внешний жесткий диск», если его нет в списке, то добавляем его в справочник. Указываем количество - 1 шт., цену, сумму - 9 000 рублей, % НДС - 18%, сумма НДС рассчитывается автоматически - 1 372,88 рублей. Для автоматического формирования счета-фактуры в программе указываем поставщика - «Розничный магазин», ставим галочку в поле «СФ предъявлен», указываем дату и номер счет фактуры. Указываем счет учета диска - 10.09 и счет учета НДС - 19.03. Пример заполнения «Авансового отчета» представлен на рисунке 2. В результате проведения документа формируются проводки:

Дебет 10.09 Кредит 71.01

- 7 627,12 рублей,

Дебет 19.03 Кредит 71.01

- 1 372,88 рублей.

Рис. 2. Пример заполнения «Авансового отчета», вкладки «Авансы» и «Товары»

Возврат неизрасходованной суммы (1 000 рублей) отражается в программе "1С:Бухгалтерия 8" с помощью документа «Приходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Возврат от подотчетного лица», где указывается возвращаемая сумма 1 000 рублей, подотчетное лицо и вид движения денежных средств. Пример заполнения ПКО приведен на рисунке 3. Документ формирует проводки:

Дебет 50.01 Кредит 71.01

- 1 000 рублей.

Рис. 3. Приходный кассовый ордер

Для того чтобы проконтролировать, что все расчеты отражены в программе правильно, можно составить оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.01 и сделать отбор по сотруднику Иванову В.Д. (рисунок 4).

Рис. 4. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 с отбором по сотруднику В.Д. Иванову

Вариант 2. Авансовый отчет с перерасходом

08.04.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 11 000 рублей. Организация возместила сумму превышения.

В данной ситуации в программе "1С:Бухгалтерия 8" формируется «Авансовый отчет», который заполняется аналогичным образом как в варианте 1 (рисунок 2), только указывается другая стоимость жесткого диска. Выдача подотчетному лицу сумму превышения расходов над выданным авансом (1 000 рублей) оформляется документом «Расходный кассовый ордер», который заполняется как на рисунке 1.

Вариант 3. Авансовый отчет с невозвращенными суммами

Иванов В.Д. представил авансовый отчет 08.04.2011 года. В приказе руководителя было указано, что сумма на покупку внешнего жесткого диска предоставляется на период с 01.04.2011 по 07.04.2011. Денежные средства, оставшиеся после покупки внешнего жесткого диска, Иванов В.Д. не вернул. Приказом руководителя было принято решение об удержании оставшихся денежных средств из зарплаты сотрудника.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками вовремя, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей. Далее они списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

В программе "1С:Бухгалтерия 8" операция по принятию к учету внешнего жесткого диска отражается документом «Авансовый отчет» (рисунок 2). Операции по отражению недостач отражаются в документе «Операции, введенные вручную». Для данного примера должны быть сформированы следующие поводки:

Дебет 94 Кредит 71.01

- 1 000 рублей - отражение недостачи;

Дебет 73 Кредит 94

- 1 000 рублей - списание задолженности по недостачи на сотрудника;

Дебет 70 Кредит 73

- 1 000 рублей - удержание невозвращенной суммы из зарплаты.

Рис. 5 - Списание невозвращенной подотчетной суммы на недостачи

Пример 2

Авансовый отчет на командировку

Иванов В.Д. был направлен в командировку на 3 дня в Москву для заключения договора о поставке товаров (с 23.05.2011 по 25.05.2011). Иванову В.Д. был выдан аванс в размере 30 000 рублей, в расчете суточные 2 700 рублей (900 рублей*3 дня), расходы по найму жилья 12 000 рублей (4 000 рублей*3 дня), билеты на самолет 15 300 рублей.

27.05.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет, командировочное удостоверение, отчет о выполнении служебного задания и подтверждающие документы: счет за проживание в гостинице по форме N 3-Г на сумму 13 500 рублей (4 500 рублей*3 дня) и чек по оплате проживания; авиабилеты на сумму 14 000 рублей. Суммы уплаченного НДС в документах выделены отдельной строкой.

Порядок отражения операций в программе "1С:Бухгалтерия 8":

1. 20.05.2011 формируется документ «Расходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу» (рисунок 6). Документ формирует проводку:

Дебет 71.01 Кредит 50.01

- 30 000 рублей .

Рис. 6. Выдача денежных средств подотчетному лицу на командировочные расходы

2. 27.05.2011 формируется документ «Авансовый отчет». На вкладке «Авансы» указывается документ, по которому был выдан аванс «Расходный кассовый ордер». На вкладке «Прочее» указываются суточные, расходы по найму жилья, расходы на проезд (Рисунок 7). Документ сформирует следующие проводки:

Дебет 44.01 Кредит 71. 01

- 2 700 рублей - суточные;

Дебет 44.01 Кредит 71. 01

- 11 440,68 рублей - расходы по найму жилья;

Дебет 19.04 Кредит 71.01

- 2 059,32 рублей - НДС с расходов по найму жилья;

Дебет 44.01 Кредит 71. 01

- 11 864,41 рублей - расходы на проезд;

Дебет 19.04 Кредит 71.01

- 2 135,59 рублей - НДС с расходов на проезд.

Рис. 7. Отражение командировочных расходов в документе «Авансовый отчет»

3. 27.05.2011 формируется документ «Расходный кассовый ордер» для отражения компенсации перерасхода по авансовому отчету на сумму 200 рублей. Документ формирует проводку:

Дебет 71.01 Кредит 50.01

- 200 рублей.

4. 31.05.2011 необходимо отразить начисление НДФЛ с суммы превышающей нормы по суточным. Сумма превышения составляет: (900 рублей - 700 рублей)*3 дня = 600 рублей. Сумма НДФЛ составляет: 600*13%=78 рублей. В программе "1С:Бухгалтерия 8" операция начисления суммы НДФЛ отражается следующим образом:

• В документе «Операция, введенная вручную» указывается проводка Дебет 70 Кредит 68 на 78 рублей.
• Если учет заработной платы ведется в программе "1С:Бухгалтерия 8", то для целей расчета заработной платы и формирования отчетов по НДФЛ, сумму доходов с превышения и сумму НДФЛ необходимо ввести документом "Ввод доходов, НДФЛ и налогов (взносов) с ФОТ", причем
• сумма дохода (600 рублей) указывается на закладке "НДФЛ: доходы и налоги" (рисунок 8),
• сумму НДФЛ (78 рублей) необходимо указать на закладках "НДФЛ по ставке 13%", "НДФЛ удержанный" (рисунок 9, рисунок 10).

Рис. 8. Отражение суммы дохода с превышения норм суточных по НДФЛ

Рис. 9. Отражение суммы НДФЛ

Рис. 10. Отражение суммы удержанного НДФЛ

Довольно часто, в хозяйственной деятельности организации, сотрудникам фирмы выдаются в подотчёт наличные денежные средства и безналичные (также денежные документы). Которые в дальнейшем используются на оплату хозяйственных нужд предприятия, на приобретение проездных билетов, на оплату гостиничных услуг при командировках. Список, куда могут быть использованы подотчётные денежные средства очень большой, он ни кем не регламентирован. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, где находится и .

Как найти авансовый отчёт в программе 1С

Чтобы найти авансовый отчёт необходимо выбрать в главном меню программы «1С: Бухгалтерия» версия 8 интерфейс Такси раздел «Банк и касса», далее в блоке «Касса» найти позицию «Авансовый отчёт». После этих действий вы попадаете в журнал «Авансовые отчёты». Далее нажимаете на кнопку «Создать».

На экране появляется авансовый отчёт, который необходимо заполнить, на основании сданных в бухгалтерию предприятия первичных документов прикрепленных к авансовому отчёту.

Заполнение авансового отчёта в программе 1С

В шапке документа заполняются такие поля:

• Дата;
• Номер;
• Организация;
• Подотчётное лицо, это может быть сотрудник организации или физическое лицо, действующие по доверенности;
• Склад, выбирается в том случае, если приобретаются товарно — материальные ценности, которые в дальнейшем сдаются на склад материально – ответственному лицу.

Документ, в табличной части, имеет несколько закладок, они заполняются в зависимости от приложенных документов к авансовому отчёту и полученных денежных средств подотчётным лицом:

• Авансы;
• Товары;
• Возвратная тара;
• Оплата;
• Прочее.

Для того чтобы автоматически заполнилась первая закладка, в табличной части документа при получении подотчётным лицом аванса, необходимо авансовый отчёт создать на основании. Это может быть при выборе «Создать на основании» двух позиций, одна из которых «Выдача наличных», другая «Списании с расчётного счёта».

На первой закладке также заполняется позиция при выдаче денежных документов в подотчёт, это может быт, к примеру, проездной билет приобретённый организацией.

Можно не создавать авансовый отчёт на основании операций, внесённых в базу, а выбрать вручную, документ на получении аванса в подотчёт, нажав на кнопку «Добавить». После этих действий становится активным поле в табличной части первой закладки «Авансы».

При приобретении товара, за наличные денежные средства, с подотчётной суммы, необходимо заполнить вторую закладку, которая называется «Товары».

При этом, в табличной части документа, нужно внести такие данные как:

• Документ расхода;
• Номенклатуру товара, выбирается из справочника;

Будьте внимательны, если данного товара нет в справочнике «Номенклатура», то на него нужно предварительно заполнить карточку, в которой указывается наименование, единица измерения и другие реквизиты.

• Количество;
• Цену;
• Ставку НДС;
• Наименование поставщика, выртать из справочника «Контрагенты»;
• Реквизиты счёт-фактуры;
• Счета учета затрат и счёт НДС.

Сумма и всего заполнится автоматически.

При оплате за товар или услуги контрагентам из подотчётных денежных средств, заполняется четвёртая закладка в авансовом отчёте, которая называется «Оплата». При её нажатии открывается табличная часть, в которой нужно заполнить такие данные как:

• Документ расхода, это название документа;
• Контрагент и договор;
• Содержание операции, заполняется вручную, без ссылки на справочник.

Счета расчётов, на которые будет отнесена сумма затрат, проставляются автоматически, это счёт 60 «Поставщики и подрядчики», но этот счёт можно поменять, сославшись на справочник « ».

Пятая закладка «Прочие», заполняется не только в случаях предоставления документов, связанных с командировкой сотрудника, но и с оплатой хозяйственных нужд предприятия и прочих расходов.

Так же как и на других закладках, заполняется:

• Документ (расхода);
• Номенклатура;
• Сумма НДС;
• Всего заполняется автоматически;
• Поставщик;
• Устанавливается признак в столбце «СФ», есть счёт-фактура или нет;
• Устанавливается признак в столбце «БСО», что это бланк строгой отчётности или нет;
• Заполняются реквизиты счёт-фактуры;
• Выбирается из плана счетов бухгалтерского учета счёт затрат по БУ (бухгалтерскому учёту), а также из справочника выбирается субконто затрат;
• Выбирается из плана счетов налогового учета счёт затрат по НУ (налоговому учёту), а также из справочника выбирается субконто затрат;
• Выбирается счёт учёта НДС.

Практически во всех организациях выдаются денежные средства под отчет на определенные цели. Естественно, необходим контроль за этими средствами. Ведь они выдаются не только при выезде в командировку, но и на приобретение ТМЦ, для оплаты произведенных работ, оказанных услуг и на иные хозяйственные цели. Поэтому авансовые отчеты в бухгалтерском учете подлежат пристальному вниманию и тщательному контролю.

Понятие авансового отчета

Авансовый отчет является документом, служащим подтверждением факта расходования подотчетным лицом тех денег, которых ему выдали. К нему прикладываются оправдательные документы.

Сотруднику фирмы для предоставления отчета дается три дня после:

• Завершения срока, указанного в заявлении на предоставление средств;
• Окончания отпуска или периода временной нетрудоспособности, если срок предоставления закончился в эти периоды;
• Приезда из командировки.

Официальный бланк

На предприятиях всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений, используется авансовый отчет АО 1. Эта форма унифицирована и на сегодняшний день необязательна для применения. Любая организация имеет возможность сама разработать и утвердить свою форму данного документа с соблюдением всех требований ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Для бюджетных организаций с 2015 года применяется авансовый отчет ф 0504505, который утвержден приказом Минфина России № 52н от 30.03.2015 г. В Республике Казахстан используется форма Т-3.

Заполнение отчета

Авансовый отчет – это двухсторонний документ, т.е. имеет лицевую и обратную страницы.

Сперва оформляют лицевую сторону. В шапке указывается наименование организации, номер и дата заполнения, фамилия и инициалы отчитывающего лица, его должность и табельный номер. Обязательно указывается, для каких расходов выданы денежные средства. В табличной части расписывается предыдущий аванс, если он имелся, об оставшихся средствах или перерасходе по этому авансу.

Если по предыдущему авансу у подотчетного лица отражается задолженность, то новый аванс выдавать нельзя.

Затем принимаются за заполнение оборотной стороны. В ней перечисляются все оправдательные документы, которые приобщены, а также, согласно этим документам, суммы произведенных расходов.

Когда в бухгалтерский отдел поступают авансовые отчеты РК, к оправдательным документам могут предъявляться дополнительно прочие требования. Например, при приобретении товарно-материальных ценностей у индивидуального предпринимателя на рынке простой чек надо дополнить закупочным актом. Если товар приобретается у частного лица, то чтобы авансовый отчет РК был принят бухгалтерией необходимо приложить:

• Договор купли-продажи;
• Копию удостоверения личности продавца;
• Акт приема-передачи или накладную.

Далее документ сдается в бухгалтерию для дальнейшей проверки. После проверки на безошибочность оформления и на наличие всех оправдательных документов на лицевой стороне бухгалтер в табличной части производит бухгалтерскую запись и ставит свою подпись. В документе по ф АО-1 бухгалтер дополнительно расписывает сумму фактического расхода прописью и цифрами. Также заполняется расписка о получении, которая отрезается и вручается подотчетному лицу.

После сверки авансового отчета рядовым специалистом бухгалтерской службы, он проверяется и подписывается главным бухгалтером. Затем документ идет на утверждение руководителю фирмы.

Авансовые отчеты обязательно должны утверждаться руководителем организации.

Окончательный расчет

После полной проверки отчета с подотчетным лицом осуществляют конечный расчет по выданным ему средствам. В зависимости от размера произведенных расходов может произойти:

• Перерасход;
• Остаток средств.

Сумма выявленного перерасхода может выдаваться двумя способами:

• Наличностью через кассу предприятия;
• Перечислением на банковскую карту.

Если фактические расходы составили сумму меньше, чем было выдано на эти расходы, то остаток вносится сотрудником в кассу с оформлением приходного кассового ордера.

Подотчетные лицами являются очень распространенными контрагентами организаций. Поэтому необходимо очень ответственно подходить к заполнению авансовых отчетов, а также к их проверке и окончательному принятию на учет. Многие бухгалтера предпочитают сами их заполнять, а подотчетное лицо лишь ставит свою подпись. Тем самым они облегчают не только сотрудника организации, но и себя. Ведь в этом случае не приходится сто раз переделывать его.

Авансовый отчет от подотчетного лица оформляют , который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты .

В шапке документа нужно указать:

• от - дата составление авансового отчета;
• Подотчетное лицо - физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.

Отражение выданных ранее подотчетных сумм в авансовом отчете

17 октября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.

Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы .

Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить . Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:

• Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу , например, если или приобрела Организация и их передала подотчетному лицу.
• Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лиц у , если .
• Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу , если .

В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб.

Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет «Расчеты по прочим операциям».

Как оформить авансовый отчет при покупке материалов и ТМЦ

Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.

• чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Контур»:
  • бумаги А4 - 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 18%);

Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары .

На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом осуществляется документом Авансовый отчет .

На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . При проведении документа Авансовый отче т автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС .

В результате проведения документа Авансовый отче т такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:

• приобретение ТМЦ оформлять через , когда они поступят в организацию. На в таком случае ничего не указывается;
• оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата .

Суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего - 4 200 руб.

• ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 120 руб.);
• ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 130 руб.);
• квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 18%).

Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие .

При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать - Приходный ордер (М-4) Авансового отчета.

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал

Предлагаем рассмотреть, как происходит формирование авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для примера возьмем два вида: за купленный товар и за проезд на транспорте (поезде). Изначально денежные средства передаются сотруднику через документ «Выдача наличных» по расходно-кассовому ордеру. Находится он в журнале «Кассовые документы», пункт меню «Банк и касса»:

Открывается форма для заполнения. Здесь заполняем поля:

Нажимаем «Провести» и посмотрим, какие проводки сформировались: Дт71.01 - Кт50.01 – расход из кассы. Эта сумма была передана подотчетному лицу на покупку некоторого товара. А теперь выдадим другую сумму другому лицу на проезд. Аналогичным образом формируем документ «Выдача наличных». Общий расход денег можно посмотреть в оборотно-сальдовой ведомости по 71 счету. Будет отображаться, кому и какая сумма была выдана:

Переходим к оформлению авансовых отчетов. Вкладка «Банк и касса», раздел «Касса», входим в журнал «Авансовые отчеты»:

При нажатии на кнопку «Создать» открывается форма заполнения документа:

• Поле «Подотчетное лицо» - кому выдавали денежные средства;
• Поле «Склад» - не заполняется.

Программа самостоятельно выбирает документ по указанному подотчетному лицу. На экране появляется окошко с созданным ранее документом на выдачу наличных этому сотруднику:

Нажатием, этот документ переносится в табличную часть авансового отчета.

Переходим на вкладку «Прочее» и нажимаем кнопку «Добавить». На этой вкладке нужно ввести зачем выдали, кукую сумму, счет списания и т.д.:

Заполняем:

• Документ расхода – прописываем название, например - «Билет», в пустой строке снизу указываем номер и дату билета;
• Номенклатура – прописываем название (будет отражаться в печатной форме);
• Сумма – указываем стоимость билета;
• НДС – не облагается, поэтому выбираем «Без НДС»;
• Счет затрат – указываем 26 (Общественные расходы);

Если имеется информация по поставщику и счету-фактуре, то указываем в соответствующих графах.

После ввода всей информации нажимаем «Провести» и смотрим образовавшиеся проводки: Дт26 - Кт71.01.

В оборотно-сальдовой ведомости отражается списание данных средств на конец расчетного периода:

С помощью второго авансового отчета рассмотрим покупку какого-либо товара подотчетным лицом. Открываем новый документ «Авансовый отчет» и приступаем к заполнению:

• Подотчетное лицо - выбираем, кому выдавали денежные средства на приобретение товара;
• Документ аванса – заполняется аналогично, через клавишу «Добавить», «Выдача наличных», выбор расходно-кассового ордера в появившемся окне.

Здесь указываем, что приобрелось и в каком количестве поступит на склад, а также, на какую сумму, у какого поставщика и т.д. Заполняем:

• Документ(расхода) – товарный чек (или накладная);
• Ниже – номер товарного чека и дата;
• Номенклатура – наименование приобретенного товара;
• Количество – сколько единиц поступит;
• Сумма – которая указана в товарном чеке;
• НДС – 18%, сумма НДС высчитывается программой;
• Поставщик – берем из товарного чека, название организации, у которой куплен товар;
• СФ – ставим галочку, если выдан счет-фактура;
• Реквизиты счета-фактуры - прописываем номер и дату;
• Счет учета – 41.01 (Товары на складах);
• Счет НДС – 19.03 (НДС по приобретенным материально-производственным запасам);
• Номер ГТД (Страна производитель) указывается в случае, если товар импортный.

Все заполнено и осталось провести документ. Посмотрим, какие проводки сформировались:

• Дт41.01 - Кт71.01 – себестоимость товара;
• Дт19.03 - Кт71.01 – входящий НДС.

Обратите внимание на нижнюю часть документа «Авансовый отчет», который только что был заполнен. Программа просчитала, на основании созданных документов, какую сумму получило подотчетное лицо, какая сумма израсходована и какая сумма осталась неучтенной (остаток).

Вот этот остаток нужно вернуть в кассу. Для этого переходим в журнал «Кассовые документы». Нажимаем клавишу «Поступление».

Похожие статьи