На каждом предприятии рано или поздно сталкиваются с необходимостью сверить фактическое наличие и состояние товаров, или основных средств с теми данными, которые отражены в бухгалтерском учете. Причины для этого могут быть самыми разными, от обязательной плановой проверки до обнаруженных фактов хищения имущества. В любом случае необходимо производить инвентаризацию. А что это такое, какие ее виды существуют, как она проводится и чем отличается от ревизии вы узнаете из данной статьи.

Основное понятие

Инвентаризация — это комплекс мер, принимаемых для учета и контроля фактического наличия, и состояния собственности организации. Проверке могут подвергаться основные средства, готовая продукция, сырье для производства, материальные и нематериальные активы и многое другое.

Виды

В зависимости от периодичности проверки принято разделять на обязательные, которые необходимо провести в соответствии с законом, и внеплановые, происходящие по инициативе руководства предприятия.

Причиной для проведения внеплановой описи имущества может быть:

смена материально ответственного лица;
передача актива в аренду;
зафиксированные злоупотребления;
ухудшение состояния товаров, влекущее за собой снижение его стоимости;

Также их классифицируют по степени охвата на полные, когда проверке подвергается все имущество, и выборочные, когда сличают определенный тип собственности. И, наконец, по методу проведения бывают натуральные, когда все пересчитывается и проверяется вручную, и документальные, когда объектом проверки выступает правильность отображения в бухгалтерском учете.

Для чего она нужна?

Кроме основной функции учета и контроля, одновременно преследуются дополнительные цели, такие как:

Мониторинг правильности отображения собственности на балансе.
Мониторинг соблюдения правил хранения и эксплуатации.
Мониторинг сохранения товаром своих качественных характеристик.
Выявление незадействованного в хозяйственной деятельности имущества.
Выявление основных средств с истекшим либо истекающим сроком хранения.

Порядок и сроки проведения

Выбор порядка и сроков проведения инвентаризации — это целиком и полностью прерогатива руководителя организации, за исключением случаев, регламентируемых законом.

Основное правило – прохождение проверки не должно негативно сказываться на повседневной деятельности предприятия.

Что такое техническая инвентаризация?

При технической инвентаризации объектом проверки выступает недвижимость, ее характеристики и состояние, а также особенности эксплуатации. Она проводится в обязательном порядке в случаях перепланировки, переходе на другой эксплуатационный режим, изменении уровня инженерного благоустройства либо иных качественных показателей.

Данную процедуру необходимо совершать не реже чем раз в пять лет согласно действующего законодательства.

Отличие между инвентаризацией и ревизией

Главное отличие заключается в цели мероприятия. Задача ревизии – выявление законности проводимых организацией операций. Назначение ревизий — это прерогатива внешних контролирующих органов, которые начало и сроки прохождения проверки с руководством предприятия никак не согласовывают и о проведении ревизии заранее в известность не ставят.

Одним из основных требований , предъявляемых к бухгалтерскому учету, является его показателей.

Однако в процессе хранения и отпуска товарно-материальных ценностей между фактическим наличием и данными бухгалтерского отчета могут возникнуть расхождения, которые не подлежат ежедневному учету. ситуация возможна, например, в результате неисправности измерительных приборов, ошибочных записей, потери документов, недосмотр материально ответственных лиц и т. д. В связи с этим возникает объективная необходимость в таком способе контроля, который бы обеспечивал возможность взять на учет расхождения между данными отчета и фактическим наличием хозяйственных средств. Поставленная может быть достигнута при помощи инвентаризации.

То есть, инвентаризация является своеобразным способов выявления, с последующим учетом, хозяйственных средств и источников их формирования, не оформленных текущей документацией, для обеспечения достоверности показателей бухгалтерского учета и отчетности предприятия в .

Осуществляется инвентаризация путем проверки наличия имущества (хозяйственных средств) предприятия и сравнением полученных результатов с данными бухгалтерского учета. Это дает возможность установить расхождения между данными учета и фактическим наличием средств, которые оформляют соответствующими документами и отображают в учете.

Периодическое проведение инвентаризации является не только средством уточнения показателей учета, а и средством борьбы с недосмотром материально ответственных лиц, а также упорядочения складского хозяйства, поскольку при проведении инвентаризации одновременно проверяют складских помещений, правильность хранения материальных ценностей, рабочее измерительных приборов.

Инвентаризация финансовых расчетов помогает уточнению расчетных отношений с дебиторами и кредиторами, укреплению финансовой дисциплины.

Следует заметить, что инвентаризация бывает полной и частичной , в зависимости от полноты охвата проверкой средств хозяйствования.

Полная инвентаризация предусматривает проверку всего имущества предприятия и состояния расчетных отношений. Частичная инвентаризация охватывает отдельные виды средств: денежные средства в кассе, готовую продукцию на складах и т. д. Полная инвентаризация проводится, как правило, перед составлением годового отчета, а также в случаях, предусмотренных действующим законодательством: при изменении материально ответственных лиц, приватизации государственных предприятий и т. . Понятно, что дает наиболее полную информацию, однако не всегда уместна, поскольку достаточно трудоемкая и отвлекает большое количество работников от выполнения основных обязанностей.

Необходимо также различать плановую и внеплановую инвентаризацию. Плановая проводится по заранее составленному плану в соответствии с разработанным графиком, например перед составлением годового отчета. Внеплановая инвентаризация проводится по распоряжению руководителя (по требованию проверяющего органа, в случаях пожара, стихийного бедствия и т. д.).

Наиболее эффективной является внезапная частичная инвентаризация , поскольку она заставляет материально ответственных лиц вовремя оприходовать и списывать материальные ценности, правильно их хранить и предупреждает злоупотребления.

Порядок и сроки проведения инвентаризации на предприятиях и в организациях всех форм собственности регламентируются инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств та расчетов, утвержденной приказом Минфина Украины от 11 августа 1994 г. № 69.

Инвентаризаций в , сроки их проведения, список имущества и расчетов, подлежащие инвентаризации во время каждой из них, определяются руководителем предприятия, кроме случаев, когда подобная инвентаризация является обязательной:

· при передаче имущества государственного предприятия в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, государственного предприятия в и в других случаях, предусмотренных законодательством;

· перед составлением годового бухгалтерского отчета, но не раньше 1 октября. При этом инвентаризация строений и других недвижимых объектов основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет;

· при изменении материально ответственных лиц. проводится в день принятия-передачи дел;

· при установленных фактах кражи, злоупотребления или порчи ценностей;

· по решению судебно-следственных органов;

· в случаях аварий, пожаров, стихийного бедствия, ликвидации предприятия.

Инвентаризацию на предприятии проводит специальная комиссия, главе с руководителем предприятия или его заместителем при обязательном участии главного бухгалтера и материально ответственных лиц. Состав комиссии, объекты инвентаризации, ее проведения определяются приказом руководителя предприятия. Ответственность за своевременное и качественное ее проведение несет также руководитель предприятия.

Инвентаризация проводится, как правило, на первое месяца, так как в этом случае легче сравнивать ее результаты с показателями бухгалтерского учета. Если инвентаризация отдельных ценностей не может быть закончена за один , то ее можно начинать до и заканчивать после первого числа, а данные инвентаризации корригировать состоянием на первое число.

До начала инвентаризации материальные ценности на складах должны быть сгруппированы, рассортированы и разложены по наименованию, сорту и размерам в порядке, удобном для подсчета.

Работники бухгалтерии до начала инвентаризации должны закончить обработку всех документов по приходу и выдаче материальных ценностей, определить излишки на счетах на день инвентаризации.

Материально ответственные лица до начала инвентаризации дают расписку в том, что все документы сданы ими в бухгалтерию и что никаких не оприходованных или не списанных ценностей них нет. После этого никакие документы не рассматриваются.

Инвентаризация материальных ценностей проводится по месту их хранения в присутствии материально ответственных лиц. При инвентаризации материальных ценностей, которые хранятся в нетронутой таре поставщиков, разрешается, в порядке исключения, их количество установить по документам, о чем в инвентаризационной описи делаются соответствующие отметки. Данные инвентаризации каждого вида материальных ценностей заносят в инвентаризационные ведомости, которые составляют в двух экземплярах. После окончания инвентаризации подписываются всеми членами комиссии. Один описи остается у материально ответственного лица, другой передается бухгалтерии. Ценности, не принадлежащие предприятию, но находящиеся в его распоряжении или ответственном хранении, записывают в отдельную инвентаризационную ведомость. На все выявленные инвентаризационной комиссией испорченные ценности составляют , в которых указывают причины и особ, которые допустили порчу имущества.

При проверке наличия денежных средств в кассе принимается во только фактическое наличие денег. Никакие документы или расписки не включаются в рассмотрение.

Проверка состояния расчетных отношений с другими предприятиями и организациями осуществляется по документам. Предприятия обмениваются выписками с особых счетов дебиторов и кредиторов, которые высылаются предприятиями-кредиторами предприятиям-дебиторам. Последние должны в десятидневный срок подтвердить задолженность или выставить свои несогласия. Таким образом, на счетах расчетов с дебиторами и кредиторами должны быть отображены только согласованные суммы. отдельных случаях, когда конца отчетного периода расхождения не устранены или остались не выясненными, расчеты с дебиторами кредиторами отображаются каждой стороной в своем балансе в суммах, которые значатся в записях текущего учета и признаются ею правильными. В необходимых случаях дела по неурегулированным суммам задолженности передаются в судебные органы.

Задолженности по расчетам с банками, налоговыми и финансовыми органами должны отображаться в балансе только в согласованных суммах.

Неурегулированные суммы задолженности, суммы задолженности, по которым истек срок позывной давности, а также выявлена при инвентаризации безнадежная , записываются в отдельную инвентаризационную опись и указанием причин их возникновения и виновных в этом.

Оформленные инвентаризационные описи комиссией передаются в бухгалтерию , где фактические остатки материальных ценностей, зафиксированные в описях, сравнивают с данными бухгалтерского учета и выявляют излишки недостачи ценностей, если таковые имели место. Материальные ценности, по которым выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, записывают в сравнительную ведомость, а материально ответственные лица должны предоставить инвентаризационной комиссии письменные пояснения по поводу причин их возникновения. Свои выводы и предложения по урегулированию инвентаризационных различий оформляет протоколом и подает на утверждение руководителю предприятия. Руководитель должен принять решение оприходовании излишков или о списании недостач ценностей и утвердить протокол в пятидневный срок.

При этом следует иметь в виду, что размер убытка, нанесенного хозяйству вследствие недостачи и порчи материальных ценностей, который подлежит возмещению материально ответственными лицами, определяется в соответствии с Порядком определения размера убытков от разворовывания, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденного Кабинетом Министров Украины от 22 января 1996 г. № 116 (с последующими изменениями и дополнениями). В соответствии с этим Порядком размер убытков определяется , по материальным ценностям одного и того же наименования. Однако если при зачете стоимость недостачи материальных ценностей превысит излишка, то разница в стоимости подлежит возмещению лицами, допустившими подобную ситуацию.

Результаты инвентаризации отображаются в бухгалтерском отчете в десятидневный срок, после чего его показатели приводятся в полное соответствие с фактическим наличием хозяйственных средств и состоянию расчетных отношений.

Бизнесмены и работники крупных производств постоянно сталкиваются с необходимостью проведения инвентаризации, это процедура не из приятных, но ее периодиче...

Инвентаризация - это... Определение, виды инвентаризации, значение и порядок проведения

От Masterweb

11.05.2018 05:00

Бизнесмены и работники крупных производств постоянно сталкиваются с необходимостью проведения инвентаризации. Это процедура не из приятных, но ее периодически нужно выполнять, чтобы знать все о текущем состоянии организации. Зачастую данный функционал приходится выполнять бухгалтерам вместе с работниками, несущих материальную ответственность за то или иное имущество в рамках предприятия.

Что понимают под данным процессом?

Инвентаризация – это проверка всего имущества предприятия на предмет его наличия, а также финансовых обязательств, которые у него имеются по состоянию на ту или иную дату. Данная процедура осуществляется с помощью данных по бухгалтерскому учету и информации о фактическом наличии тех или иных единиц товаров или услуг.

Менеджеры обязаны сопоставить имеющиеся у них данные, в результате данной процедуры они смогут получить общую картину, позволяющую сделать выводы относительно работы тех или иных сотрудников или механизмов предприятия. Также с помощью инвентаризации можно добиться полноценной сохранности ценностей организации и средств, используемых в работе.

Что считают?

Работники торговли достаточно остро переживают инвентаризацию, материально они обычно несут ответственность за товар или услуги, которые предлагают населению, поэтому в случае обнаружения недостачи у них могут быть серьезные неприятности. Предприниматели и государственные структуры достаточно скрупулезно подходят к финансовым вопросам и при приеме на работу сразу же вписывают в трудовой договор пункт «материальная ответственность».

Помимо товаров и услуг, пересчету могут подвергнуться различные нематериальные активы, деньги, вложения, а также прочие запасы. Если же говорить об обязательствах, сюда относятся займы, кредиторские задолженности и резервы. Как правило, все они оформлены соответствующими договорами с банками, а последние, как правило, достаточно строго относятся к просрочкам и различным сложностям с выплатами.

Зачем нужно осуществлять пересчет?

Проведение инвентаризации преследует целый ряд целей, главная из них – выявление фактического количества имущества у организации. Зачастую именно с ее помощью можно найти товары и услуги, которые имеются в наличии, но отсутствуют в бухгалтерских расчетах, аналогична и обратная ситуация. Все неучтенные объекты должны быть немедленно взяты в расчет для дальнейшего корректного ведения учета.

Кроме того, данная процедура может помочь понять фактическое количество ресурсов, которые приходится использовать для создания реализуемых товаров и услуг. Если их слишком много, руководство организации может задуматься о перепрофилировании собственной работы, а также о способах удешевления производства и получения большей выручки.

Чем помогает проведение инвентаризации?

С помощью пересчета руководители организаций могут также проверить правильность действий своих сотрудников, действительно ли они корректно ведут учет имеющихся мощностей и денежных обязательств. Кроме того, можно оценить существующие материальные ресурсы по рыночным ценам исходя из их фактического состояния, а затем реализовать их. Например, если в ходе инвентаризации было выявлено, что ряд помещений не используется по назначению, то руководство предприятия может попытаться загрузить их работой или же продать как ненужные активы.

Процедура также помогает проверить, в каком состоянии находятся основные мощности предприятия, корректно ли используются нематериальные активы. Как правило, после проведения инвентаризации на предприятии начинаются различные преобразования, иногда дело доходит даже до сокращения штатного расписания.

Какие существуют разновидности пересчета?

Инвентаризация имущества является процедурой, без которой не может обойтись ни одно предприятие. В зависимости от объемов пересчета ее можно разделить на частичную и полную. Первая наиболее актуальна для крупных предприятий, в составе которых работает несколько подразделений, занимающихся реализацией товаров и услуг. В небольших магазинах пересчет товара обычно проходит раз в неделю, в крупных сетях данная процедура осуществляется ночами с регулярностью раз в месяц.

Для проведения подобной проверки всегда должны быть основания. С данной точки зрения инвентаризация делится на плановую и внезапную. Первая обычно проходит достаточно спокойно, но есть определенный риск того, что проверяющие не увидят подлинного состояния дел в организации, поскольку материально ответственные лица могут исправить существующую отчетность и выдать ее за корректную. Внезапная проверка является более объективной, с ее помощью можно выявить недочеты и предотвратить их дальнейшее появление.

В каких случаях инвентаризация необходима?

Высшее руководство предприятия определяет порядок инвентаризации, а также сроки ее проведения. В случае внезапной проверки оно не оповещает заранее ответственных за имущество лиц. Проводить пересчет необходимо в момент формирования годовой отчетности бухгалтерским составом предприятия, при выявлении хищений имущества или его серьезной порчи.

Также данная процедура необходима, когда продукция предприятия и его собственность предоставляются в аренду, продаются. Смена сотрудников, материально ответственных за имущество, и смена формата организации (в том числе и ликвидация) являются поводом для проведения инвентаризации. Достаточно редко возникает ситуация, когда пересчет необходим в связи с чрезвычайными ситуациями и стихийными бедствиями, негативно повлиявшими на работу организации.

Как подготовиться к проверке бухгалтеру?

Если вы не так давно стали работать на предприятии в качестве бухгалтера и впереди замаячила инвентаризация, образцы актов и описей могут пригодиться для проведения данной процедуры. Их создание регламентировано Федеральным законом №402 «О бухгалтерском учете», который был издан в декабре 2011 году и с тех пор является одним из самых важнейших документов для специалистов, осуществляющих данную процедуру.

В своей работе бухгалтер также может ориентироваться на приказ Министерства финансов № 49, изданный в июне 1995 года, который заключает в себе целый ряд рекомендаций по проведению инвентаризации с учетом имеющихся у предприятия финансовых обязательств. При этом менеджер, осуществляющий проверку, должен постоянно находиться в курсе событий, а для этого необходимо изучать разъясняющие документы Минфина, которые выпускаются примерно раз в полтора-два месяца.

С чего начинают пересчет?

Инвентаризация основных мощностей любого предприятия осуществляется в несколько ступеней. Первый из них – подготовительный, который заключается в создании приказа о необходимости проведения данной процедуры, а также о формировании комиссии, которая будет заниматься пересчетом. В состав данного внутреннего органа обычно входит непосредственный руководитель материально ответственных лиц, бухгалтер, а также начальник предприятия.

Параллельно с этим определяются сроки проведения инвентаризации, а также те разновидности имущества, которые планируется пересчитать. В этот же самый период происходит формирование расписок и прочей документации, планируемой для использования при пересчете имеющихся мощностей, товаров и услуг.

В чем заключается непосредственная инвентаризация?

Пересчет, проведение замеров, взвешиваний – следующий этап проведения инвентаризации, средства в данном случае используются самые разнообразные: программное обеспечение, калькуляторы, специфическая документация (описи) и т. д. Особое внимание в данном случае уделяется проверке наличия товаров, которые должны быть в дальнейшем реализованы для получения компанией прибыли.

Когда все посчитано, наступает горячая пора для бухгалтеров, именно они должны произвести сверку проведенных подсчетов с собственными данными. Поскольку финансовые специалисты компаний обычно ведут работу в 1С, то и описи они просят составлять в электронном формате для экономии времени. Именно они обычно находят расхождения, после чего начинают поиски причин для несовпадений.

Что происходит с итоговыми результатами подсчетов?

Финалом проведения данной процедуры является акт инвентаризации, в котором указана максимально подробная информация о проведенных подсчетах. Бухгалтера достаточно объективно в данном случае отражают все выявленные недочеты, а также указывают всех лиц, которые должны понести соответствующую административную ответственность. Как правило, пересчет имущества всегда выявляет ряд недостач или излишков, в тех случаях, когда первые перекрываются вторыми, претензий ни у кого не возникает.

В итоге все участники комиссии обязаны подписать итоговый протокол, в котором будет отражена подробная информация об итогах пройденной проверки. Далее руководство предприятия или подразделения, в котором проводилась инвентаризация, формирует приказ об утверждении ее результатов. В этом документе указываются итоги проверки, выявленные факты недостатки или излишков, потребность в усилении контроля за сохранностью имущества, а также сроки устранения найденных нарушений.

Могут ли быть наказаны сотрудники?

По результатам инвентаризации руководство предприятия принимает решение об административном воздействии по отношению к материально ответственным за имущество сотрудникам. Как правило, если организации нанесен значительный ущерб, чаще всего процедура заканчивается увольнением сотрудника с последующим возмещением убытков. Если сумма недостачи слишком велика, может быть возбуждено уголовное дело о хищении, и все виновные могут отправиться за решетку.

Чаще всего организации предпочитают договариваться со своими подчиненными полюбовно, и не идут на открытый судебный конфликт. В том случае, если материально ответственный сотрудник не согласен с результатами проведенной инвентаризации, и не собирается возмещать убытки, причиненные им организации, он имеет право подать апелляцию на решение комиссии.

Как отражаются результаты в общем учете?

Поскольку инвентаризация – это процесс с бухгалтерской точки зрения достаточно трудоемкий, то в большинстве случаев руководство подразделения пытается сделать все, чтобы не отражать выявленные недостачи в документах. Недостачу могут провести как списанную стоимость имущества, пришедшего в негодность. Тогда данную сумму можно будет включить в расчеты по основному производству.

Если в результате проведения проверки было принято решение о том, что недостачу будет возмещать материально ответственное лицо, эта информация указывается в итоговых документах и составляется приказ, который подписывается руководителем подразделения. Все излишки принимаются к учету и в дальнейшем финансовое планирование осуществляется с их учетом.

В чем заключается польза проведения проверки?

По мнению руководителей, инвентаризация – это дополнительный способ управления коллективом и организацией, который может предоставить большое количество преимуществ. В первую очередь речь идет о сохранении всех материальных ценностей учреждения. Параллельно с этим можно также выявить те продукты, у которых уже истек срок годности или же истекает в кратчайшее время.

Еще одно преимущество проведения инвентаризации заключается в том, что руководство может увидеть активы, которые на текущий момент не приносят пользы и могут быть упразднены. Все слабые места сразу становятся видны руководителям после проведения проверки, это утверждение касается и неэффективных сотрудников, особенно это актуально для тех, кто не способен обеспечить качественный контроль за состоянием товара, его сохранностью и своевременной реализацией.

Существующее законодательство разрешает проводить любое количество инвентаризаций на протяжении календарного года. Торговые компании предпочитают проверять своих сотрудников достаточно часто, поскольку несвоевременная реакция на их плохую работу может принести организации огромные убытки. Важно, чтобы между предприятием и сотрудниками были подписаны договора, имеющие юридическую силу, в противном случае нельзя будет предъявить какие-либо финансовые претензии предъявить проштрафившимся специалистам.

Улица Киевян, 16 0016 Армения, Ереван +374 11 233 255

Под инвентаризацией понимается оценка наличия и состояния имущества организации на определённую дату за счет сравнения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация - основной способ контроля за сохранностью имущества предприятия.

Виды инвентаризаций

Инвентаризацию разделяют на виды по назначению, объему и методу проведения.

По назначению выделяют плановую, повторную, внеплановую и контрольную; по объему — полную и частичную; по степени охвата - выборочную и сплошную; по обязательности проведения - обязательную и инициативную; по методу проведения - натуральную и документальную инвентаризации.

Инвентаризация по назначению:

плановая - производится в сроки, запланированные по графику, который был утвержден руководителем организации. Сроки проведения инвентаризации не разглашаются;
внеплановая - происходит при наступлении особых событий (хищений, передаче дел материально ответственным лицом, стихийных бедствий);
повторная - проводится при сомнениях в качестве, достоверности и объективности уже проведенной инвентаризации;
контрольная - проводится для контроля корректности инвентаризации, проведенной ранее. Проводится в местах, где уже прошла инвентаризация, обязательно до открытия помещений.

Инвентаризация по объему:

полная - осуществляется перед формированием годового бухгалтерского отчета, при аудиторской проверке и ревизии. Проводится в отношении материальных ценностей, денежных средств и расчетных отношений с другими лицами и предприятиями. В случае проведения полной инвентаризации ей подлежат также не принадлежащие организации ценности (например, полученные в переработку, принятые на ответственное хранение, арендованные);
частичная - охватывает только часть ценностей организации. Примером частичной инвентаризации могут быть инвентаризация материальных ценностей, относящихся только к конкретному материально ответственному лицу (например, при его смене), ревизия кассы.

Инвентаризация по степени охвата:

выборочная - осуществляется, когда необходима проверка только некоторых ценностей, закрепленных за конкретным материально ответственным лицом. Обычно проводится на предприятиях с большой номенклатурой;
сплошная - производится одновременно на всех предприятиях и во всех структурных подразделениях организации.

Инвентаризация по обязательности проведения:

обязательная - производится обязательно в соответствии с требованиями законодательства РФ;
инициативная - осуществляется по решению руководителя.

Инвентаризация по методу проведения:

натуральная прямая оценка количественных и качественных характеристик ценностей путем взвешивания, подсчета, измерения и т.д.,
документальная - поиск документального подтверждения наличия ценностей.

Понятие и значение инвентаризации

Инвентаризация способ учёта, при котором регламентирован механизм периодической проверки и документального подтверждения состояния, наличия и оценки имущества и обязательств предприятий. Задача инвентаризации состоит в подтверждении «правдивости» данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности.

Целями инвентаризации являются:

выявление недостач и излишков имущества,
оценка приведенной в учёте задолженности,
выравнивание учёта,
упорядочение имущественных отношений,
анализ потенциала снижения затрат,
установление фактического состояния имущества.

Закон об инвентаризации

Базовым документом, определяющим порядок осуществления инвентаризации (кроме нормативно-правовых документов по ведению бухгалтерского учета), является Приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (редакция от 08.11.2010).

Также обязательства по проведению инвентаризации закреплены в Федеральном законе № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» . Инвентаризация на предприятии проводится обязательно:

перед формированием годовой бухгалтерской отчетности,
при изменении материально ответственного лица,
при обнаружении фактов порчи, злоупотребления или хищения ценностей,
при ликвидации или реорганизации предприятия,
при продаже, выкупе, передаче имущества в аренду,
при преобразовании муниципального унитарного или государственного предприятия,
в случае пожара, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями,
в других случаях, предусмотренных законодательством РФ (см. Приказ Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016)).

Кто проводит инвентаризацию в организации

Инвентаризация осуществляется постоянно действующей комиссией. Перечень членов инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации.

В члены инвентаризационной комиссии включают:

представителей руководства организации;
сотрудников бухгалтерии;
сотрудников юридических, инженерных, финансовых и прочих служб.

В состав комиссии также могут быть включены сотрудники службы внутреннего аудита или представители независимой аудиторской компании.

Задание на проведение инвентаризации на предприятии прописывается в приказе (распоряжении, постановлении) о проведении инвентаризации (в виде формы № ИНВ-22). Задание включает в себя порядок, срок и объем работ по инвентаризации.

Документы, составляемые в процессе инвентаризации

В процессе инвентаризации формируются акты или инвентаризационные описи. Каждый документ составляется не менее чем в двух экземплярах. Перечень возможных форм документов:

Вид документа	Форма
Инвентаризационная опись основных средств	ИНВ-1
Инвентаризационный ярлык	ИНВ-2
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей	ИНВ-3
Акт инвентаризации товаров отгруженных	ИНВ-4
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение	ИНВ-5
Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути	ИНВ-6
Акт инвентаризации незаконченных ремонтом основных средств	ИНВ-10
Акт инвентаризации расходов будущих периодов	ИНВ-11
Акт инвентаризации наличных денежных средств	ИНВ-15
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности	ИНВ-16
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами	ИНВ-17
Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств	ИНВ-18
Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей	ИНВ-19
Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией	ИНВ-26

Для отражения результатов проверок корректности проведения инвентаризаций составляется акт (форма № ИНВ-24), который фиксируется в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций на предприятии (

Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в Российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств ». Вопросы, не урегулированные указанной инструкцией, могут раскрываться в локальных нормативных актах по организации внутреннего контроля . Многие организации проводят инвентаризацию ежемесячно или ежеквартально, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно. Согласно 25-й главе (ст. утратила силу) Налогового кодекса РФ невыполнение последнего требования приравнивается к отсутствию бухгалтерского учёта . Серьёзные последствия может повлечь за собой также и неправильное оформление результатов инвентаризации.

Инвентаризация может являться объектом аутсорсинга . Сторонние специализированные компании имеют свою технологию и методологию проведения инвентаризации, специализированное дорогостоящее программное обеспечение и оборудование, а также профессионально обученный штат специалистов, оплата труда которых бывает ниже, чем оплата складских и офисных сотрудников, которые часто привлекаются на инвентаризации.

Понятие и виды инвентаризации имущества

расчёты с поставщиками и подрядчиками ,
расчёты с покупателями и заказчиками ,
расчёты с кредитно-финансовыми организациями ,
расчёты с прочими дебиторами и кредиторами .

Инвентаризация финансовых обязательств проводится путём осуществления сверки взаиморасчётов со всеми контрагентами , то есть сличения данных о задолженности на текущую дату в учёте одной и второй организации. При этом составляется акт сверки взаиморасчётов за подписями руководителей и главных бухгалтеров обеих организаций, где фиксируется сумма задолженности. В случае разногласий по этой сумме, акт составляется в более подробной форме, где отражаются все операции по возникновению, погашению и изменению суммы задолженности. Эти данные проверяются по учёту каждой стороны - за период с даты предыдущей сверки взаиморасчётов. Таким образом находится ошибка в учёте одного из контрагентов, ошибка исправляется и акт сверки подписывается в урегулированном виде.

Специфика проведения инвентаризации в различных отраслях

Инвентаризация в розничной торговле

При постоянных расширении, открытии и закрытии магазинов, необходимости поставок товаров и учёта остатков на складах неудивительно, что именно розничные продавцы используют современные инструменты и технологии инвентаризации активнее многих других отраслей. Законодательство России в области инвентаризации открытых акционерных обществ предписывает проводить инвентаризацию раз в три года. Но розничной торговле инвентаризация нужна не просто «для галочки». Розничная торговля - это отрасль, в которой, как правило, документация ведется очень аккуратно и грамотно, поскольку от контроля напрямую зависит прибыльность бизнеса.

Как правило, предприятия ритейла испытывают потребность в проведении инвентаризации двух типов: инвентаризации основных фондов и инвентаризации товаров и материалов . Инвентаризация основных фондов определяет количество, состав и состояние торгового оборудования, мебели и оргтехники, автомобилей и других вещей, с помощью которых оформляется и функционирует магазин. Инвентаризация же товарных запасов представляет собой полную перепись товаров в торговом зале и на складе магазина: продукты питания, алкогольная продукция, одежда и другие товары повседневного спроса.

Инвентаризация в общепите

По важности инвентаризации для бизнеса и частоте её проведения розничную торговлю превосходит общественное питание или ресторанный бизнес. Бизнес-процессы здесь более сложные, помимо продажи присутствует ещё и приготовление продаваемого товара и его потребление клиентом. Эти и другие особенности создают для персонала заведения широкие возможности для злоупотреблений (разного рода хищений). Кроме того, в процессе производства блюд и полуфабрикатов происходят естественные флуктуации потребления продуктов, которые могут накапливаться, а также случаются вынужденные замены продуктов.

Все эти и другие явления выявляются инвентаризацией. Так, в частности, в барах с высоким оборотом дорогостоящих напитков инвентаризацию обычно проводят в конце каждой рабочей смены, а также крайне рекомендованы внезапные выборочные инвентаризации (обычно по алкоголю).

Инвентаризация является одной из обязательных штатных функций систем автоматизации ресторанов . Возможности этой функции в различных системах различны. Многие системы также могут работать со специализированной периферией, ускоряющей инвентаризацию, например со специальными весами.

Основные документы

Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49

Литература

Керимов В. Э. Бухгалтерский учёт. - М .: Эксмо, 2006. - С. 89 - 92. - 688 с. - ISBN 5-699-15092-7
М. В. Мельник, А. С. Пантелеев, А. Л. Звездин. Ревизия и контроль: учебник. - М .: КНОРУС, 2006. - С. 121 - 125. - 640 с. - ISBN 978-5-85971-641-8
Бровкина Н. Д. Контроль и ревизия: учеб.пособие. - М .: ИНФРА-М, 2007. - С. 168 - 174. - 346 с. - ISBN 978-5-16-003022-7
Контроль и ревизия: учебник для среднего профессионального образования / М. В. Мельник. - М .: Экономистъ, 2007. - С. 97 - 105. - 254 с. - ISBN 5-98118-196-6
Судебная бухгалтерия: Учебник / С. П. Голубятников. - М .: Юридическая литература, 1998. - С. 93 - 105. - 368 с. - ISBN 5-7260-0903-7
Дубоносов Е. С., Петрухин А. А. Судебная бухгалтерия: Курс лекций. - М .: Книжный мир, 2005. - С. 57 - 74. - 197 с. -