Первичный документ оформляется тем же числом, что и совершение хозяйственной операции. Например, с расчетного счета списывается комиссия за расчетно-кассовое обслуживание. В этот же день должна быть оформлена выписка и мемориальный ордер.

Как правило, первичные документы оформляются на унифицированных формах, разработанных российским законодательством. Но не все бланки предусмотрены; так, например бухгалтерская справка составляется в произвольной форме. Однако при оформлении необходимо указывать обязательную информацию: наименование и реквизиты организации, название документа, содержание операции, наименование должностей, фамилии сотрудников, роспись и штамп организации.

Зачем нужна первичная документация? Главным образом для того, чтобы зафиксировать все осуществляемые хозяйственные операции. Документация бывает внутренняя и внешняя. Внутренняя необходима для учета и контроля за всеми движениями, например, основное средство передается в эксплуатацию – составляется акт, который является первичным документом. Внешняя документация необходима для работы с поставщиками, покупателями, например, вы выставляете счет на оплату покупателю.

Также существует первичные документы по учету и оплате труда, к ним относят: приказы о приеме и увольнении, штатное расписание, график отпусков и прочие. Выделяют документацию и по учету основных средств; например, акт о приеме ОС, инвентарная карточка и другие. Документация, которая оформляется для учета кассовых операций, содержит такие документы, как авансовый отчет, приходный и расходный кассовый ордер.

В некоторых первичных документах исправления не допускаются, например, в выписке из расчетного счета или в платежном поручении. А вот, например, накладные могут содержать исправления, но рядом с ними должна стоять подпись человека, внесшего корректировку, дата и штамп организации.

Источники:

какая есть первичная документация
Первичные учетные документы в 2013 году

Совет 2: Какие документы являются первичными в бухгалтерском учете

Первичными документами в бухгалтерском учете являются те, на основании которых оформлена та или иная хозяйственная операция в момент её совершения либо сразу после её завершения. Именно на основании совершается дальнейший бухгалтерский учет конкретных операций.

Вам понадобится

накладная, кассовый ордер, акт, справка, заявление, журнал регистрации, приказ, книга учета, список, табель, заявление, инвентарная карточка, платежная ведомость, лицевой счет и др.

Инструкция

Первичные документы являются первоначальным основанием для начала ведения бухгалтерского учета конкретных операций и совершения записей в регистрах учета. Первичный документ является письменным свидетельством совершения хозяйственной операции, например, выдачи денег под отчет, оплаты товара и т.п.

Формы первичной документации утверждает руководитель предприятия, однако все обязательные реквизиты, закрепленные законодательством, должны присутствовать в документе.

Первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и подкрепляются подписью для идентификации лиц, составивших документ. Если же документ составлен в электронном виде, он должен быть подписан электронной подписью.

Формы первичных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению, кроме кассовых документов, установленных уполномоченными органами на основании .

Обязательные реквизиты первичных документов в бухгалтерском учете:
- название документа (накладная, акт, список, приказ и т.п.);
- дата совершения операции (составления документа);
- содержание хозяйственной операции в стоимостном и натуральном выражении;
- название организации, от имени которой составляется данный документ;
- данные лиц, совершивших операцию и ответственных за правильность оформления документа (должность, ФИО, подпись).

Первичные документы в бухгалтерском учете делят на документы по:
- учету и оплате труда: приказ о приеме на работу, штатное расписание, график работы, командировочное удостоверение, акт о приеме на работу, расчетная ведомость и т.п.
- учету основных средств: акт о приеме-передаче, инвентарная карточка, накладная на внутреннее перемещение, инвентарная книга, акт о основного средства и др.
- учету кассовых операций: кассовая книга, авансовый отчет, приходный кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, расходный кассовый ордер, книга учета денежных средств и т.д.
- учету ремонтных и строительных работ: акты о приемке выполненных работ, приостановлении строительства, сдаче в эксплуатацию сооружения; общий журнал работ; журнал выполненных работ и другие подобные документы.

Обратите внимание

В случае, если по законодательству первичные документы бухгалтерского учета изымаются, копии этих документов, изготовленные в законодательном порядке, включаются вместо оригиналов в документы бухгалтерского учета.

Полезный совет

В типовой бланк, при необходимости, могут быть включены дополнительные графы и строки, что обусловливается определенными видами хозяйственной деятельности.

Источники:

Закон о бухгалтерском учете
Сводные документы оформляются на основе ранее

Юридические лица – предприятия, организации, разного рода учреждения и банки в ходе осуществления своей деятельности находятся в постоянном общении друг с другом. Деловое общение осуществляется посредством самых разных документов: писем, запросов, требований, платежных поручений и пр. Юридическую состоятельность таких документов подтверждают их реквизиты.

Какие бывают реквизиты

Реквизит – от латинского requisitum - «необходимое», это набор установленных стандартами для данного вида документов сведений и данных, без указания которых данный вид документов не будет иметь юридической силы и не может считаться основанием для совершения операций и сделок. Иными словами, как бы официально ни назывался документ, если он не имеет обязательных реквизитов, его можно считать просто бумажкой, на которую никто не обязан реагировать. Поэтому реквизиты в обязательном порядке указываются на любом документе.

Некоторые реквизиты указываются только на документах одного вида, а некоторые являются обязательными для любого делового документа. К последним относятся: название организации, дата составления документа и его наименование. В названии организации необходимо указывать его краткое и полное наименование в соответствии с учредительными документами, организационно-правовую форму. Дата составления документа указывается как в цифровой, так и в словесно-цифровой форме. Наименование документа указывается во всех случаях, исключение составляет только деловое письмо.

Кроме обязательных, используются бухгалтерские, банковские специальные реквизиты, установленные для какого-то одного вида документов. На документах бухгалтерского учета указываются: наименование и адрес предприятия; его банковские реквизиты; указание сторон сделки-участников хозяйственной операции; ее наименование, содержание и основание; стоимость сделки в денежном или натуральном выражении.

К банковским относится: номер расчетного счета предприятия; наименование банка, в котором оно обслуживается, и его адрес; код банка – БИК и его корреспондентский счет. В банковских реквизитах также должен быть указан ИНН предприятия и банка, коды КПП и ОКПО.

Размещение реквизитов в документе

Для каждого реквизита в разных видах документов предусмотрено свое поле для размещения. Состав реквизитов и требования к их оформлению в каждом случае устанавливаются стандартами. Реквизиты, состоящие и нескольких строчек, печатаются с одним межстрочным интервалом. Между собой реквизиты отделяют двумя-тремя межстрочными интервалами.

Это же относится и к бланкам документов, для которых предусматриваются и специальные требования к их изготовлению, учету и хранению, особенно к тем, на которых воспроизводится Государственный герб Российской Федерации, а также гербы субъектов РФ. Это мера необходима, поскольку указанные на бланках реквизиты делают их документом, имеющим юридическую силу, чем могут воспользоваться мошенники.

Совет 4: Какие документы оформляются при приеме на работу

Правильно оформленные при приеме на работу документы нового сотрудника – гарантия того, что у него впоследствии не будет проблем с начислением пенсии, а у работодателя – проблем с трудовой комиссией и налоговой инспекцией. Основным документом, подтверждающим трудовой стаж, является трудовая книжка.

Специфика работы на некоторых предприятиях допускает необходимость предъявления каких-либо других дополнительных документов. Эти случаи оговариваются в ТК РФ, нормативных актах, указах Президента и постановлениях Правительства. Требовать другие документы, не оговоренные законами, кадровики права не имеют. Это же касается и требования иметь постоянную регистрацию по месту расположения данного предприятия. А вот потребовать справку установленной формы о состоянии здоровья работодатель имеет право. Для профессий, связанных с продуктами и бытовым обслуживанием населения, обязательным является и наличие санитарно-медицинской книжки. Если на работу принимают инвалида, может потребоваться рекомендательная справка от ВТЭК, а в случае, когда трудовая деятельность нового сотрудника связана с коммерческой или государственной тайной, от него может потребоваться расписка и другие документы, подтверждающие его допуск.

Все хозяйственные и финансовые операции, происходящие на том или ином предприятии, находят свое отражение в материальных объектах с зафиксированной информацией. Это бухгалтерские документы, без которых невозможен учет любой деятельности. Они являются главным звеном в системе контроля над законностью ведения операций, движением товарных и материальных ценностей, сохранностью имущества, готовой продукцией, оборотом денежных средств.

Своевременность и правильность их составления напрямую влияет на общее качество осуществления бухгалтерского учета. Документооборот в бухгалтерии - это движение документов от начала их составления до полного завершения исполнения. Он регламентируется специальным графиком составления и передачи документации и зависит от количества разнородных операций, производимых в процессе хозяйственно-финансовой деятельности. Чем больше цехов, участков, видов продукции на предприятии, тем большее число различных документов будет задействовано в нем.

Документы бухгалтерского учета бывают нескольких видов: первичные (учетные), организационно-распорядительные, статистические. Документы с зафиксированной в них информацией обеспечивают ее накопление, сохранность, возможность передачи, многоразовое использование. Они выполняют учета.

Наиболее распространенные бухгалтерские документы:

Ведомости, приходные и расходные ордера по выплате денег из кассы предприятия;

Платежные поручения;

Товарные чеки, расходные и приходные накладные;

Доверенности, договора;

Акты выполненных работ и приема-передачи товаров;

Документация на выдачу материальных ценностей;

Распоряжения, приказы, акты ревизий, объяснительные и протоколы собраний, служебные письма, акты комиссий.

Все они различаются по своей природе. Подписывая бухгалтерские документы, каждый работник принимает на себя ответственность за правильность оформления, целесообразность операции, достоверность информации, отраженной в них.

Бухгалтерские документы можно разделить на 3 группы:

Входящие;

Исходящие;

Внутренние.

Входящие поступают в одном потоке документов и обрабатываются специальным работником. После получения и проверки правильности составления и оформления (наличие печати и подписей) они сортируются на нерегистрируемые и регистрируемые и отправляются по соответствующим отделам. Бухгалтерские документы, как правило, не регистрируются. В бухгалтерию поступает также масса данных из иных структурных подразделений.

Дальнейшая обработка информационных носителей имеет свою специфику. Поступившие документы передаются работнику, за которым закреплен соответствующий участок работы (материальная или расчет заработной платы и другие).

Сотрудник проверяет полноту и правильность оформления точность заполнения реквизитов, законность операции, логическую увязку показателей. Принятые документы систематизируются в хронологическом порядке (по датам) и оформляются накопительными ведомостями или в

Порядок формы записей учетных накопительных документов определен в инструкции бухгалтерского учета.

Оформление организационно-распорядительных сведений осуществляется по правилам составления служебных документов.

Проверка и отправка исходящих данных производится в общем потоке через секретаря или канцелярию.

При отправке проверяют правильность составления документа (наличие даты, печати, подписи, всех страниц, правильность адресата).

Вся первичная документация является подтверждением финансовой деятельности компании. Эти документы бухгалтерии в первую очередь потребуют при проверке контролирующие органы. Поэтому к ведению и хранению таких бумаг предъявляются повышенные требования.

Первичная документация, или как её называют бухгалтера-виртуозы, первичка, является доказательством денежных дел компании. Более того, обладая юридической силой, эти бумаги способны либо помочь компании в спорных вопросах, либо подставить ей подножку. Вот эти документы: договор, счёт, платёжные документы, товарная накладная, счёт-фактура, товарный чек и другие.

Формы первичных документов унифицированы. При необходимости в форму вносят дополнительные строки, но при этом сохраняя основные. Это указывается в Положении по ведению бухучёта и бухотчётности в РФ (Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н). Исключение составляют бланки по ведению кассовых операций (Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

Все изменения и дополнения, которые вносятся в типовой бланк, утверждаются приказом руководителя компании.

Организация самостоятельно разрабатывает формы первичных документов, если в каталоге унифицированных форм отсутствует необходимый бланк. Обязательное условие: такие формы обязаны содержать необходимые реквизиты.

Как называется документ.
Когда составлен.
Данные об организации, составляющей документ.
Указать, что включает в себя конкретная хозяйственная операция для этого документа, стоимость операции (денежное либо натуральное выражение).
Перечисление ответственных за составление документа лиц под обязательную подпись.

Вышеперечисленные реквизиты упоминаются в ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Все первичные документы должны своевременно передаваться в бухгалтерию. Соблюдение хронологии внесения сведений - это одно из основных условий грамотного учёта.

Для удобного ведения учёта вся первичка классифицируется на группы - таблица:

Наименование группы	Что входит
Организационно-распорядительные документы	К ним относятся приказы, доверенности, распоряжения. То есть это бумаги, которые дают «зелёный свет» на проведение хозяйственных операций.
Оправдательные документы	Накладные листы, акты приёмки-сдачи, приходные кассовые ордера - именно они подтверждают факт проведения хозяйственной операции. Данные, вписанные в эти документы, подлежат обязательному внесению в бухгалтерские реестры.
Документы бухгалтерского оформления	Применяются при отсутствии типовых унифицированных форм, при совокупной обработке оправдательных и распорядительных документов. Например, расходный ордер считается и распорядительным, и оправдательным документом. Платёжная ведомость одновременно указывает и на необходимость выплаты согласно списку, и на подтверждение проведения выплаты.

И ещё одно удачное изобретение бухгалтерской службы - график документооборота. Обратите внимание: форма графика должна быть отражена в учётной политике организации.

График документооборота

В соответствующих строках и столбцах отражаются данные перемещениях отчётных документов. Огромный плюс этого графика - все выданные документы находятся под контролем. Главное, не забывать вносить соответствующие записи.

Заполняем по правилам

Начнём с того, что первичка, сдаваемая в бухгалтерию, обязательно должна быть проверена. Что проверять:

Объём заполнения (все необходимые строки и разделы заполняются).
Правильность заполнения (внесённые данные должны соответствовать месту внесения, противоречия в данных недопустимы).
Достоверность сведений (проверка математических действий, сверка с сопроводительными документами).

Проверенный документ подлежит внесению в реестры бухучёта.

Совет: для избежания ошибки повторного отражения документа в бухучёте стоит сделать следующее. На оборотной стороне бланка указывается дата и регистрационный номер в реестре.

Как надо заполнять первичные документы бухгалтерского учёта в 2017 году

Все записи, которые делаются в первичных учётных документах, должны иметь длительный срок сохранности.
Допускается использование бумажных документов наряду с электронными, обязательно подписанных цифровой подписью (Федеральный закон 402-ФЗ от 06.12.2011).
Использование печати обязательно на тех документах, где для этого отведено место.

С 07.04.2015 право работать без круглой печати получили акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью (Федеральный закон 82-ФЗ от 06.04.2015). Проверяйте, что написано в Уставе по поводу использования печати. Если компания продолжит использовать печать, то вносить изменения в Устав не требуется. Срок внесения таких изменений в Устав компании не оговорён законом. Но затягивать с изменениями не стоит, чтобы не внести массу противоречий в финансовые документы.

Сопоставление денежных и натуральных показателей. Необязательно указывать оба сразу, достаточно одного (Федеральный закон 402-ФЗ). Бывает, что удобнее указывать какой-либо один показатель (например, при перемещении материалов внутри компании используется натуральный показатель). В акте приёма-сдачи услуг удобнее указать только стоимостные сведения, но для избежания недоразумений дополнительно перечисляют виды услуг.
Наличие подписи ответственного лица. В законе РФ ничего не сказано о факсимильной подписи на первичных документах. В письме ФНС РФ №3–1.11.469 от 23.09.2008 рассмотрена позиция налоговой службы относительно факсимиле на документах.
Валюта, в которой составлен документ. Основная денежная единица - рубль. Даже когда условия договора говорят об условных единицах. Потому что все операции в бухучёте оцениваются в рублях (ФЗ 402-ФЗ от 06.12.2011). Никто не запрещает вносить дополнительные графы с указанием сумм в валюте, но графа с указанием суммы в рублях должна быть обязательно. В противном случае есть риск снятия расходов и вычетов НДС.

Перечень первичных документов

Договор

Понятие «договор» регулируется ст. 420 ГК РФ. Договор представляет собой соглашение о возникновении (изменении) или прекращении прав и обязанностей между сторонами. Каждая из сторон обязана внимательно ознакомиться с условиями договора. При согласии ставится подпись и печать каждой из сторон. Договор как первичный документ имеет полноценную юридическую силу, у каждой из сторон должен быть один подписанный экземпляр. Все моменты, предусмотренные содержанием, должны исполняться участниками договора в соответствии со взятыми обязательствами. Спорные ситуации решаются либо мирным путём, либо с помощью судебного разбирательства.

И ещё один момент. Не для всех ситуаций заключение договора - это признание взаимных прав и обязанностей. Полученный при покупке товара или услуги чек признаётся тем же самым договором.

Счёт

Полученный от продавца товара или услуги счёт на оплату относится к первичным бухгалтерским документам. На основании суммы, указанной в счёте, покупатель производит оплату. В платёжных документах желательная ссылка на этот документ (например, в платёжке присутствует фраза «оплата по счёту №35/7 от 31 января 2017 года»). Не исключены ситуации, когда доказать, что оплата производилась именно по конкретному счёту, будет сложно.

Для покупателя товара (услуги) представленный счёт является своеобразным гарантом, что продавец в течение обусловленного срока (1–5 дней) не изменит фиксированную цену. Срок действия счёта на оплату прописывается продавцом. В течение установленного срока покупатель производит оплату.

Счёт на оплату

Если оплата по ряду причин не представляется возможной (например, неполадки с компьютерной сетью бухгалтерии, финансовые накладки), то целесообразно оповестить продавца о сложившейся ситуации, желательно заранее. Возможно, что дату счёта изменят, а условия покупки останутся прежними.

Платёжные документы

Этот вид бухгалтерских документов включает в себя: чеки на оплату (товарные, кассовые), платёжные поручения, платёжные требования.

При покупке товара (услуг) за наличные из кассы организации обязательно стоит сохранить кассовый чек и передать в бухгалтерию.

Кассовый чек

Если в чеке не указано, за что производится оплата наличными, то в обязательном порядке к кассовому чеку прикладывается товарный чек. В нём производится опись приобретённого товара (услуг), указывается в каком количестве и за какую цену произведена оплата. На товарном чеке ставится печать продавца, подпись ответственного за реализацию товаров (услуг) лица.

Товарный чек без кассового чека признаётся первичным документом, так как ИП вправе работать без ККТ (с обязательным условием выдачи товарного чека).

Товарный чек, выданный ИП без применения ККТ

Это указано в законе РФ 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и расчётов с использованием платёжных карт» (актуально в 2017 году).

При расчёте за товар (услугу) между юридическими лицами через расчётный счёт оформляется товарная накладная.

Товарная накладная

Каждой из сторон оформляется по образцу (обязательно наличие подписи ответственных лиц и печати). Денежные суммы, указанные в товарной накладной и в счёт-фактуре, должны совпадать. В отдельных случаях удобно использовать факсимильную подпись, этот факт обязательно стоит прописать в договоре на поставку товара (услуг).

При оплате по выставленному счёту за товар (услугу) через расчётный счёт оформляется платёжное поручение.

Платёжное поручение

Это унифицированная форма документа, заполняется чаще всего на компьютерной технике. Подготовленную к оплате платёжку можно передать в банк на бумажном носителе, или с помощью специальной банковской программы «Клинт-Банк» (что гораздо быстрее). Перед отправкой необходимо проверить все реквизиты получателя платежа, чтобы избежать недоразумений, особенно если с контрагентом работаете впервые. Внимательно заполняйте сведения о том, за что платите. Нелишним будет подробное описание, с обязательным указанием реквизитов счёта (дата, номер).

Платёжное требование - это первичный документ, в котором кредитор требует от должника вернуть долг через банк.

Платёжное требование

Есть требование безакцептное: в этом случае деньги списываются со счёта должника автоматически. Акцептное требование подразумевает наличие акцепта должника. Однако, в договоре могут быть прописаны условия возврата образовавшегося долга, в этом случае возврат долга через банк осуществляется без акцепта.

Бланк счёт-фактуры применяется в случаях, когда ведётся учёт НДС.

Счёт-фактура

Оформляют их к товарным накладным, актам. Выплата аванса по договору - также повод для оформления счёт-фактуры. Вычет НДС производится по прилагаемым к накладным и счёт-фактурам. Нелишним будет упомянуть, что все плательщики НДС обязаны выписывать счёт-фактуры. Заполнять бланки гораздо удобнее с помощью автоматизированных программ.

Вносим изменения

В кассовые и банковские документы вносить изменения строго запрещено (ст.9 ФЗ РФ «О бухучёте»).

В остальные первичные документы внесение изменений допустимо, но при условии, что все участники хозяйственной операции в курсе вносимых поправок. Осведомлённость о поправках среди участников подтверждается их подписями с указанием даты внесения изменений.

Исправление вносится так: аккуратно тонкой чертой зачёркивается неверная запись в документе. При этом зачёркнутое чётко читается. Сверху над исправлением или рядом вносится правильный вариант записи. Рядом с зачёркнутым, или там, где есть достаточно свободного места, делается надпись «Исправленному верить». Указывается Ф.И.О. лица, внёсшего изменения, дата и подпись.

Сколько лет хранить документацию бухгалтерии

Место хранения

Оптимальное место для хранения первички - архив. Важно правильно подготовить документы для сдачи в архив:

Сортировка в хронологическом порядке.
Комплектация по видам.
Переплетение и подшивка документов в папки.
Оформление сопроводительной справки.

Важно обеспечить сохранность бухгалтерских регистров от самовольных исправлений. Исправление ошибок позволено вносить только официальным путём, с подписью лица, внёсшего поправку. К сведению, именно в регистрах накапливаются сведения о принятых к бухучёту первичных документах.

Не обошлось тут и без коммерческой тайны: содержимое регистров ей и является. Разглашение сведений о содержимом преследуется законом РФ.

Длительность хранения

Федеральным законом РФ «О бухучёте» (ст. 17), а также архивным законодательством (приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) предусмотрен срок хранения документов компании. Для первичных учётных документов этот срок - не менее 5 лет.

Срок хранения начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за годом помещения документа в архив.

Если организацией нарушены сроки хранения первички, то проверяющие органы вправе наложить штрафные санкции (статья 120 НК РФ). Размер штрафа от 10 тыс. до 40 тыс. рублей, в зависимости от степени нарушения.

Кстати, актуальными для проверки налоговыми органами будут документы только трёхгодичной давности. За отсутствие первички более старшего периода оштрафовать по статье 120 НК РФ проверяющие не вправе.

Бухгалтерская служба компании обязана не только вести грамотный учёт первичных документов, но и обеспечить их сохранность. Только в таком случае претензии налоговых служб окажутся необоснованными.

Какие документы принадлежат к первичным, должен знать каждый бухгалтер. Это связано с тем, что именно эта документация и является основанием для ведения бухгалтерского учета. Они доказывают факт осуществления операций хозяйственного характера. Начинающему специалисту в сфере бухучета нужно разобраться, что это такое, для чего нужны первичные документы, как их составлять и хранить. В противном случае проблем с контролирующими органами избежать не удастся.

Юридические лица и частные предприниматели могут перечислить друг другу средства только на основании определенной первичной документации. Предполагается, что первичка составляется еще до того, как прошла хозяйственная операция, однако законодательство не исключает возможность ее составления завершения сделки, однако, для этого должны быть веские причины.

Как первичные, так и сводные документы учета, должны включать реквизиты: наименование бланка; дата и место, где он был составлен; полное название компании, которая его подготовила; какие счета используются для перечисления средств; полное имя ответственного должностного лица и т.д.

Зачем они нужны

Первичные документы (ПД) являются обязательным компонентом бухгалтерского учета. Составляются они в ходе осуществления хозяйственных операций и служат доказательством того, что такие операции были завершены. При проведении сделки может быть задействовано различное число первичных документов: зависит оно от специфики ее проведения.

Перечень операций, которые обязательно должны быть проведены в ходе сделки:

Подписание контракта с получателем. Если он является постоянным, можно подписать один договор на несколько сделок, однако, в таком случае стоит сразу обговорить сроки выполнения работ, последовательность расчетных операций и прочие нюансы.
Выставление счетов для оплаты.
Непосредственно оплата, подтверждением которой является кассовый чек (или товарный), если речь идет о наличной оплате, или же платежки, если деньги перечисляются по безналу.
Когда отгружается товар, исполнитель передает клиенту накладную.
После предоставления услуг в полном объеме, исполнитель должен получить от клиента акт выполненных работ

Существующие виды

Существует 6 основных видов ПД бухучета, которые используются чаще всего при проведении различных сделок:

Контракт	В контракте закрепляются права и обязанности сторон сделки. Договор может быть составлен на оказание услуг или продажу товаров. Гражданский кодекс не исключает возможности заключения устного договора, но нужно помнить, что только документ, подписанный двумя сторонами, может защитить права и интересы пострадавшей стороны в судебном органе в случае возникновения каких-либо проблем, включая невыполнение обязательств другой стороной.
Счет-оферта	В данном документе указывается, какую сумму должен внести клиент для получения услуг или работ. Когда производится оплата, это означает, что клиент дает свое согласие на условия, которые выдвинуты исполнителем. Не существует конкретной формы этого документа, поэтому его оформление может отличаться у разных поставщиков. Однако, нужно помнить, что обязательно документ должен содержать название самого документа; реквизиты для оплаты; наименование товаров и услуг, а также их стоимость. Подготовить его можно в программе 1С. Счет не представляет ценности с точки зрения ведения бухучета и отчетности перед контролирующими органами, в нем лишь фиксируется цена, установленная продавцом. Ставить на нем печать и подпись не обязательно, но, если компания хочет подстраховаться и обезопасить себя, лучше это сделать. Если будут нарушены какие-либо интересы или права покупателя, он имеет право требовать от продавца возврата перечисленных средств.
Платежная документация	Это подтверждение того факта, что клиентом был оплачен счет, выставленный производителем. Существуют различные виды таких документов: платежные требования, поручения и чеки, бланки строгой отчетности.
Товарная накладная	Применима в тех случаях, когда нужно оформить сделку купли-продажи материальных ценностей. Данная бумага должна быть оформлена в двух экземплярах. Продавцу он нужен, чтобы отобразить продажу, а покупателю – для оприходования полученного товара. В товарной накладной и счете должна полностью совпадать информация. На данном документе печать продавца и покупателя должна стоять обязательно.
Акт про выполнение работ или оказание услуг	Двусторонний документ. Он подтверждает не только факт выполненных работ, но и цену, которая была заплачена за товар или услугу. Данная бумага служит также доказательством того, что стороны полностью выполнили обязательства друг перед другом и не имеют взаимных претензий.
Счет-фактура	Важным документом является , при помощи которой закладывается основа для акцептования сумм НДС, поданных к вычету. Очевидно, что это документ очень важен для тех структур, которые являются плательщиками НДС.

Список первичных документов бухгалтерского учета

Итак, список первичной документации бухгалтерского учета выглядит таким образом:

Договор	Заключается с клиентом в письменной форме. Важно сказать, что закон не запрещает устную форму такого контракта, однако, стороны чаще предпочитают зафиксировать права и обязанности, предусмотренные соглашением, на бумаге.
Счет	В нем содержатся реквизиты для произведения оплаты и наименование товаров, которые приобретаются.
Чек (товарный или кассовый) или же бланк строгой отчетности	Выдаются в случае оплаты наличными. В случае безналичного расчета у покупателя товара или услуги в качестве подтверждения оплаты остается платежный документ, который заверен банковской структурой.
Накладная	Выдается в момент произведения отгрузки товара.
Акт оказания услуг или выполнения работ	Предоставляется после того, как услуги оказаны в полном объеме.

Определение понятия «первичный учетный документ» дает статья 60-1 Российского Налогового кодекса: первичные документы – это задокументированное свидетельство того, что операция была совершена или присутствует событие, которое дает право на ее совершение. Такие документы могут быть в бумажном виде или на электронном носителе. Ведение бухучета происходит на основе подобной документации.

В статье 60-2 приведены формы таких документов и требования, которые выдвигаются к их оформлению.

Еще один нормативный акт, в котором дается определение первичной документации, а также определяются ее формы – закон про бухучет и финотчетность.

Россия – страна, в которой законодательство по бухучету и оплате налогов периодически меняется. Учитывая тот факт, что формы могут быть изменены или дополнены, нужно отслеживать, какие изменения утверждаются различными госструктурами, в том числе Министерством Финансов. Так, например, в начале 2019 года была утверждена форма бухгалтерской справки, которая раньше имела произвольную форму.

КоАП предусматривает ряд санкций за отсутствие в организации первичных документов, они определены в статье 276 Кодекса.

Общие инструкции по применению

ПД являются основой для начала ведения бухучета определенных операций и внесения записей в регистр учета. Такой документ выступает в качестве письменного свидетельства того факта, что была совершена хозяйственная операция.

Те первичные учётные документы, формы которых не утверждены официально, утверждает руководитель организации, издавая соответствующий приказ. В них должны быть закреплены все обязательные реквизиты, которые предусмотрены законодательством.

Такая документация должны быть подготовлена на бумаге и подкреплена подписью лица, которое составило документ. В случае применения электронного документа, его нужно подписать электронной подписью.

Унифицированные формы ПД не являются неукоснительными для использования. Исключение составляют кассовые документы, которые утверждены уполномоченными структурами.

Бланк ПД должен содержать такие обязательные данные:

наименование документа;
точная дата проведения операции;
в чем состоит хозоперация в натуральном и стоимостном выражении;
название структуры, которая составляет документ;
сведения о лицах, которые ответственны за то, чтобы документ был оформлен правильно.

Такие документы разделяют на следующие группы:

учет оплаты труда;
учет произведенных кассовых операций;
учет основных средств;
учет строительных и ремонтных работ.

Правила заполнения

Отчётные документы следует оформлять аккуратно и четко.

Основные правила:

разрешено пользоваться шариковыми, а также чернильными ручками, можно применять вычислительную технику и пишущую машинку;
составлять такую документацию нужно в тот момент, когда совершение сделки только планируется;
допускается составление документов после осуществления операции, если для этого есть объективные причины;
в документе отражаются все возможные реквизиты;
при отсутствии любых сведений можно ставить прочерки.

В 2019 году для подготовки ПД используются типовые формы. Документы разделяются на внешние и внутренние.

Первая организация получает со стороны: от госучреждений, вышестоящих организаций, банковских структур, налоговиков и т.д. Примеры внешних документов: счет-фактуры, платежные поручения или требования. Что касается внутренних документов, то они составляются непосредственно в организации.

В случае некорректного заполнения документа организация будет испытывать затруднения с определением налоговой базы, а это может привести к тому, что возникнут разногласия с налоговой службой.

Исправление содержания

Случается, что даже опытный бухгалтер, который оформлял документ ни один раз, допускает ошибку. Исправить ее возможно только тогда, когда не произошло отражение документа в бухучете, то есть он не был проведен. Нужно помнить, что делать исправления при помощи штриха — недопустимо.

Можно использовать только три следующих способа:

дополнительная запись;
способ сторнировочный;
способ корректурный.

Последний применяется в случае, когда ошибка была допущена в учетном регистре, при этом она не касается корреспонденции счетов. Этот способ уместно использовать до того, как составлен баланс. При этом неправильную цифру или иной знак нужно перечеркнуть тонкой линией, рядом же указать верное значение. Сбоку указать — «исправленному верить», и поставить дату и подпись.

Дополнительная запись будет уместна, если сумма операции, которая проводится, была занижена.

Сторнировочный способ предполагает корректировку неверной записи при помощи отрицательного числа. Неправильную цифру указывают красными чернилами, тут же составляется верная запись, которая делается обычным цветом.

Уточнения об акте сверки

Акты сверки законодательно не относятся к первичным документам, поэтому не регламентируются нормативными документами. В них отображаются произведенные взаиморасчеты за определенный период между компаниями, которые имеют статус юрлица, или же индивидуальными предпринимателями.

Данный вид документов используется по инициативе бухгалтеров, поскольку с его помощью реально решить ряд спорных вопросов, что защищает интересы организации.

В каких случаях важно составление акта сверки:

когда у продавца представлен широкий выбор товаров;
в случае предоставления отсрочки по платежам;
если цена на товар высока;
в случае наличия между сторонами взаимоотношений, которые носят регулярный характер.

Данный документ может использоваться в суде в случае возникновения спорной ситуации между сторонами.

Сроки хранения

Положение про хранение первичной документации закреплено на законодательном уровне.

Для разных видов документов предусмотрены различные термины хранения:

На протяжении одного года	Нужно хранить корреспонденцию с контролирующими органами про термины подачи отчетной документации.
Не менее 5 лет	Хранится кассовая документация и такие бумаги, как баланс за квартал, отчет организации с объяснительной запиской за квартал; протокол заседания о принятии квартального баланса; первичная документация и кассовая книга; документы по системному и внесистемному учету и другие.
Не менее 10 лет	Должны сохраняться годовой баланс, инвентарная опись, баланс передаточный, разделительный, ликвидационный и прочие документы.
Не менее 75 лет	Сохраняется лицевой счет каждого работника и зарплатные ведомости.

1. Для чего нужны первичные учетные документы и что будет в случае их отсутствия.

2. Что учесть при разработке собственных форм первичных документов.

3. В каких случаях применение унифицированных форм обязательно.

Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней». Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов. Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Как сделать этот фундамент надежным – разберемся в этой статье.

Для чего нужны первичные учетные документы

Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления. Как сказано в Законе № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. К фактам хозяйственной жизни относятся, например, приобретение основного средства и начисление амортизации по нему, начисление заработной платы работникам и ее и т.д. Таким образом, практически все бухгалтерские записи должны быть основаны на соответствующих первичных учетных документах.

В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. То есть наличие первичных учетных документов является одним из оснований для признания расходов а, соответственно, для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (или по УСН «доходы-расходы»).

Отсутствие первичных документов рассматривается НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, за которое предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):

от 10 до 30 тыс. руб. – если отсутствие первичных документов не привело к занижению налоговой базы;
от 40 тыс. руб. до 20% суммы неуплаченного налога – если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

Кроме того, отсутствие первичных документов может служить основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в виде штрафа от 2 до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности считается:

занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Из всего вышесказанного следует два основных вывода:

1. первичные учетные документы должны иметься в наличии;

2. первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Если с первым требованием все понятно, то на втором, касающемся правильности оформления первичных учетных документов, следует остановиться подробнее. Дело в том, что в соответствии с действующим Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, формы применяемых первичных документов определяет сам руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

использование унифицированных форм первичных документов;
использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.

! Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе . При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата). Если применяемые формы первичных учетных документов не утверждены руководителем, то в случае проверки инспекторы могут посчитать, что документы составлены по неустановленной форме, то есть с нарушением норм законодательства, и, соответственно, не являются основанием для принятия расходов.

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

При разработке собственных форм первичных учетных документов возможны два варианта:

полностью самостоятельно разработанная форма;
форма, разработанная на основе имеющейся унифицированной формы (например, путем удаления или добавления реквизитов).

В любом случае, получившаяся в итоге форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты , установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

наименование и дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, так же, как и формы документов, должен утверждаться руководителем.

! Обратите внимание: Закон № 402-ФЗ не относит к обязательным реквизитам проставление оттиска печати на первичном документе. Поэтому включать этот реквизит в форму документа или нет – выбор самой организации. Организациям, которые отказались от использования круглой печати (такое право предоставлено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ) целесообразно исключить этот реквизит из всех применяемых форм первичных учетных документов.

Для некоторых документов приведенный перечень обязательных реквизитов может быть расширен в соответствии с другими нормативными актами. Например, путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие реквизиты (п. 3 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе.

Таким образом, разработка собственных форм первичных учетных документов требует глубоких знаний и анализа действующего законодательства. Поэтому в некоторых случаях предпочтительнее воспользоваться уже готовыми формами. Например, формой универсального передаточного документа, рекомендованной ФНС РФ (Письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Этот документ сочетает в себе реквизиты первичного учетного документа на передачу материальных ценностей, а также реквизиты счета-фактуры, поэтому может применяться как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогового учета (в целях исчисления НДС). Помимо универсального передаточного документа ФНС России разработала также рекомендованную форму универсального корректировочного документа, который составляется в случае изменения стоимости поставки после отгрузки (Письмо от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@). Тот факт, что организация решила использовать формы УПД и УКД должен быть закреплен в учетной политике или в отдельном приказе руководителя.

Унифицированные формы

Закон № 402-ФЗ не содержит обязательного требования применять унифицированные формы первичных учетных документов, но в то же время не содержит и запрета на их применение. Поэтому экономический субъект вправе использовать унифицированные формы тех документов, для которых они установлены. Применение унифицированных форм имеет ряд преимуществ:

унифицированные формы являются привычными для большинства контрагентов, поэтому их применение позволит избежать вопросов и недопонимания при оформлении сделок;
программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета, как правило, ориентировано на применение унифицированных форм. Внедрение же самостоятельно разработанных форм потребует дополнительных затрат на настройку программ.

Кроме того, замена всех унифицированных форм на самостоятельно разработанные рискованна, поскольку обязательными к применению до сих пор остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании (Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 к Федеральному закону № 402-ФЗ). К таким документам относятся, например, документы по оформлению . Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» предусматривает использование следующих унифицированных форм:

приходные и расходные кассовые ордера (формы № КО-1 и КО-2);
кассовая книга (форма № КО-4);
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);
расчетно-платежные и платежные ведомости (формы № Т-49 и Т-53).

Таким образом, кассовые операции должны в обязательном порядке оформляться документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, от 05.01.2004 № 1.

С особой осторожностью нужно подходить к разработке кадровых документов, а также документов по учету труда и его оплаты, а по возможности – использовать унифицированные формы таких документов. Это связано с тем, что кадровые документы и документы по учету труда должны отвечать требованиям трудового законодательства, которые не всегда совпадают с требованиями Закона № 402-ФЗ: начиная от состава реквизитов (например, табель учета рабочего времени, личная карточка работника и т.д.) и заканчивая формой документа (ТК РФ не предусматривает составление кадровых документов в электронном виде).

Итак, в этой статье мы вспомнили, какое значение имеют первичные учетные документы для бухгалтерского и для налогового учета, а также убедились, что в случае с первичными документами «форма имеет значение». Подводя итог, еще раз тезисно сформулируем основные выводы :

Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом.

Форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ, а в отдельных случаях – реквизиты, установленные другими нормативными актами.

Используемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем в учетной политике или в отдельном приказе – это касается как самостоятельно разработанных форм, так и унифицированных.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

НК РФ
КоАП РФ
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»
Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»
Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Письма ФНС РФ