Инвентаризация основных средств – процедура, для правильного проведения которой нужно знать все особенности.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Определим, когда целесообразно осуществление инвентаризации, какие документы при этом составляются, какого порядка стоит придерживаться и т. д.

До начала ведения предпринимательской деятельности с использованием основных средств, стоит их принять к бухучету.

Единица для учета – инвентарные объекты, после определения которых следят за их сохранностью и перемещением на предприятии, списанием.

Основные моменты

Инвентаризационная процедура – неотъемлемая часть деятельности многих предприятий. А значит, нужно разобраться, что она под собой подразумевает и какова цель ее проведения.

Что это такое

Основное средство – это имущество, которое используется фирмой для ведения деятельности (необходимо в производстве), включено в баланс компании и имеет срок полезного использования от года.

Инвентаризацией называют процедуру осуществления периодических проверок и документального подтверждения наличия, состояния и оценки объектов.

Она проводится в несколько этапов. Проверка проводится на определенную дату сличением фактической информации со сведениями бухучета.

С какой целью осуществляется?

Это необходимо, чтобы отразить в годовом балансе реальные факты. Инвентаризация должна проводиться в отношении:

активов предприятия;
обязательств фирмы;
источников финансирования;
задолженности кредиторского и дебиторского плана;
иных операций, что связаны с прибылью и затратами.

Сверка может быть добровольная или принудительная. Во втором случае стоит руководствоваться п. 27 Положения № 34н от 29 июля 1998.

Основание для ревизии:

меняется ;
имущественные объекты передаются по , ;
имеет место хищение или порча;
имеют место форс-мажорные обстоятельства;
предстоит или провести ;
нужно составлять бухгалтерские отчеты и т. д.

Цель инвентаризации:

выявить фактическое наличие объектов;
сопоставить имущество с учетной информацией (чтобы выявить недостачу или излишки);
документально подтвердить наличие объектов и обязанностей;
определить состояние объектов и их оценку;
проверить, правильно и своевременно ли отражено в учете обязательства.

Инвентаризация позволяет:

проконтролировать сохранность запасов производственного характера во избежание злоупотребления ответственного лица;
выявлять и списывать недостачу;
получить информацию о реальной ситуации на производстве.

Нормативная база

Перечислим законодательные акты, к которым вам придется обращаться для определения сроков инвентаризации, порядка проведения:

	—
Методические указания по проведению инвентаризации
	Приказ от 26 августа 2004

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Рассмотрим особенности этапов процедуры:

На организационном	разрабатывают план инвентаризации; получают от материально-ответственного лица; издают приказ о проведении мероприятия с отражением состава комиссии и видов ОС, что будут проверяться; определяют остатки объектов по учетным сведениям
На основном	выявляют, обмеривают, подсчитывают, проверяют наличие имущественных объектов и обязательств; оформляют инвентаризационную опись
На заключительном	сопоставляют полученные сведения с данными учета; выявляют расхождения, причины отклонений; оформляют ведомость расхождений по результату проверки; готовят предложения по отражению в учете инвентаризационного результата

Перед проведением инвентаризации нужно выяснить такие моменты:

Есть ли , описи и иные регистры по аналитическому учету.
Есть ли техпаспорта и иная техническая документация.
Есть ли документы на ОС, что были переданы в аренду.

Если таких справок нет, сначала стоит заняться их оформлением и получением. В том случае, когда обнаружены неточности и расхождения в регистрах бухучета, технических документах, нужно внести необходимые исправления, уточнить информацию.

При проведении инвентаризации комиссией осматривается ОС и вносится в опись его полное название, назначение, инвентарные номер, технические качества.

Если осуществляется проверка документов на здания и иную недвижимость, нужно проверить документы, что подтвердят право собственности.

В случае обнаружения объектов, что не были приняты к учету, комиссией включаются в правильные данные и техническая информация по такому имуществу.

Оценивают неучтенные объекты, основываясь на рыночные цены. Степень износа определяется по техсостоянию ОС с оформлением данных об оценивании и износе соответствующим актом.

До того, как приступать к проверке, комиссия должна опломбировать подсобное помещение, подвал, иные места с отдельными входами, где могут храниться ценности.

Стоит сделать соответствующую запись в карточке по складскому учету и вывести остаток по состоянию на день инвентаризации.

Председателем комиссии визируется документация, на которую нужно будет опираться при определении остатка имущественных объектов к началу процедуры по учетным сведениям.

Недостача основных средств, выявленная при инвентаризации, списывается в бухучете на производственные издержки или обращения ().

Делают проводку Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 94 (отражение сумм недостачи в рамках номы естественной убыли). В налоговом учете потеря от недостачи или порчи приравнивается к затратам материального плана ().

Но нельзя относить к материальным затратам потерю в рамках нормы, что установлена локальной документацией юридического лица.

Как присвоить номер?

Порядок присвоения инвентарного номера рассмотрен в Методических указаниях по учету ОС ().

В 11 пункте сказано, как присваиваются инвентарные номера:

Присвоенные номера должны сохраняться	На протяжении всего периода эксплуатации объекта
Если ОС комплексное (его составляющие – несколько частей, что учитываются в качестве отдельных инвентарных объектов)	Каждая часть получает свой номер
Комплексному объекту	Что имеет несколько составляющих, учтенных в качестве одного инвентарного объекта, присваивают один номер
Инвентарный номер ОС	Что списан с бухучета, в течение следующих пяти лет новому объекту не будет присваиваться
Если перемещается объект внутри предприятия	Присвоенные инвентарные номера не меняются
Если ОС поступает в компанию на основании договора аренды	Его можно учитывать по тому номеру, который присвоен арендодателем

При составлении инвентарного номера правила устанавливаются самой фирмой, и отражаются в учетной политике.

В номерах учитывают:

номера бухгалтерских счетов, субсчетов, на которых объекты учтены;
коды обособленных подразделений;
порядковые номера ОС.

Если компания имеет не много СО, тогда присвоение инвентарных номеров в бюджете может осуществляться по порядку – 001, 002 и т. д. Так будет проще вести журнал учета инвентарной нумерации.

Нанесение номера осуществляется краской на ОС, прикрепляют соответствующий жетон и т. д. Инвентарная нумерация проставляется руководством предприятия. Она должна закрепляться в .

При групповом учете

В бухгалтерских программах можно вести групповой учет объектов, что являются однотипными. Поступления, ввод в эксплуатацию, перемещение в компании может быть оформлено по всей группе или по ее части.

Ведение группового учета допускается, если однотипные объекты имеют стоимость до 40 тыс. рублей, и амортизация начислена в полной мере при вводе в эксплуатацию. Но стоимость всех объектов должна быть одинаковой.

Если имущество поступило разными партиями, стоимость будет различной, что не даст права на проведение операции по движению ОС по единой стоимости в группе. На новую партию вводится своя карточка группового учета в справочнике по ОС.

Ведение группового учета не осуществляется относительно объектов, цена которых может меняться при использовании имущества при достройке, реконструкции, модернизации.

По каждому такой объекту ведут отдельный учет – на отдельных инвентарных карточках.

Если ОС стоит до 40 тыс. и амортизацию начислено на момент введения в использование, и цена такого объекта может меняться со временем, допускается открытие одной карточки группового учета.

Но тогда вводят инвентарные номера для каждого объекта однотипных основных средств.

Документальное оформление

Сверка наличия объектов по факту проводится по всем ОС компании. С этой целью нужно создавать комиссию, в составе которой есть работники фирмы. Процедура должна оформляться соответствующим образом.

Формирование приказа

Готовят отдельный документ по объекту производственного и непроизводственного назначения. Для наглядности предлагаем вам посмотреть имеющийся у нас образец заполнения ф. ИНВ-1.

Если имеет место автоматизированная обработка по учету инвентаризационных результатов, форму выдают комиссии на бумажном и машинном накопителе данных с заполненной графой 1-9.

В описях ответственным лицом заполняется пункт 10 о наличии ОС по факту. Если выявляются объекты, что не отражаются в учете, в документ вписывают недостающие данные и показатели технического плана по такому имуществу.

На основании решения комиссии ОС должны оприходоваться. Опись готовят в отдельности по каждой группе объектов. 6 графу заполняют на ОС, что содержат драгоценный металл и камни.

Сличительная ведомость результатов

Такой документ необходим, чтобы отразить результат инвентаризации ОС, если обнаружено отклонение от информации, отраженной в учете.

В сличительной ведомости указывают инвентаризационный результат – расхождения показателей по бухучету и сведениями инвентаризационной описи.

На ценности, что не принадлежат фирме, но отражены в бухучете, составляют отдельную сличительную ведомость. Документ готовят в 2 экземплярах (один специалисту бухгалтерии, второй – ответственному материально лицу).

В таких бланках объединено значения инвентаризационной описи и сличительной ведомости. Так выгляди сам бланк:

Как в собственности предприятия, так и представленным на временное хранение или арендованным. Ее заполняют, когда возникает необходимость свести плановый (например, годовой) или внеплановый (перед продажей представительства) баланс.

ФАЙЛЫ

Под таблицей бланка обязательно должны стоять подписи членов комиссии и тех лиц, которые несут материальную ответственность на предприятии. Без этого комиссия не уполномочена для проверки, форма может считаться недействительной.

Такая инвентаризационная опись не охватывает основные средства, находящиеся в отбытии, а также нематериальные основные средства (проходят по форме ИНВ-1а).

Заполнение полей формы ИНВ-1

Поскольку ИНВ-1 используется как для собственности предприятия, так и для арендованных ценностей, то мы, не желая приводить к путанице, разделили эти назначения.

При проверке на предприятии, использующем основные средства (ОС) двух типов, следует заполнять два отдельных акта.

Вариант А. ОС в собственности компании

Внося данные в ИНВ-1, можно ориентироваться на инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форму ), откуда переносится большинство полей.

Как и другие учетные документы по инвентаризации, печатается в 2 экземплярах.

В этом варианте колонки 3-5 заполняются прочерками. Так же отмечаются позиции, не имеющие паспорта и заводского номера. Реже всего не заполняется год выпуска, однако и такая ситуация возможна, особенно для рабочего инструмента, ранее не состоявшего на учете. Если рабочая техника была доукомплектована (например, установка с башенным краном), описание комплектации следует указать во второй колонке.

— ИНВ-1 для инструментов и техники в собственности магазина.

Вариант Б. ОС арендованы у другого предприятия

В отличие от других учетных документов, печатается в 3 экземплярах:

для ответственного лица,
для бухгалтерии, составляющей общую отчетность,
для арендодателя, предоставившего основные средства.

Данные по последнему юрлицу в обязательном порядке вносятся в форму, в строку после местонахождения ОС.

Как видно из формы, в столбцы 3-5 можно вносить данные по договорам аренды и лизинга.

— ИНВ-1 для предприятия с имуществом, взятым в аренду.

Общие моменты

Во всех случаях обязательной для заполнения является шапка документа, куда вносятся данные о распоряжении об инвентаризации.

— а вот “вид операции” можно оставить пустым.

ИНВ-1 позволяет внести более, чем 22 позиции. Для этого необходимо лишь допечатать нужное количество экземпляров страницы №2. Обратите внимание, что итоговые значения считаются как по текущей странице, так и по документу в целом.

Для отражения данных об инвентаризации основных средств применяется унифицированная форма описи ИНВ-1, в которой последовательно показываются все выявленные объекты основных средств, их количество. Опись позволяет сравнить учетные и фактически данные с целью получения информации о расхождениях.

Опись заполняется в процессе осмотра основных средств членами комиссии инвентаризационного типа, назначенной директором посредством утверждения . Члены комиссии ознакамливаются с приказом, проводят подготовительные работы к проведению проверки указанного имущества, формируются инвентаризационные описи для заполнения. Для каждого типа имущества или обязательств используется своя типовая форма инвентаризационной описи или акта. В отношении объектов ОС применяется форма ИНВ-1.

Описи могут быть подготовлены членами инвентаризационной комиссии самостоятельно либо описи могут быть выданы бухгалтером. Если компания применяет специальную программу бухгалтерского типа для учета показателей деятельности, то в описи могут быть заранее заполнены некоторые сведения относительно наименования и учетных данных. В этом случае членам комиссии останется только внести показатели о фактических данных.

Скачать образец заполнения инвентаризационной описи основных средств, а также бланк описи ИНВ-1 предлагаем внизу статьи.

Образец заполнения ИНВ-1

На первой странице инвентаризационной описи следует отметить общие сведения о владельце имущества, в отношении которого проводится проверка — название компании, подразделения, ОКПО, код деятельности. Также указываются реквизиты распорядительного документа, на основании которого проводится проверка основных объектов. Из приказа переписываются сроки проведения инвентаризации в виде начальной и конечной даты.

Описи присваивается номер и ставится дата заполнения.

На первой странице бланка ИНВ-1 также указываются данные об объектах, подвергаемых проверке, и месте их нахождения.

Помимо указанного, данная страница включает в себя расписку ответственных лиц, в которой каждый человек, материальной ответственный за сохранность основных средств, подвергаемых инвентаризации, ставит свою подпись, тем самым подтверждая готовность вверенного им имущества к проверке.

Следующая страница включает в себя табличную часть для отражения результатов инвентаризации. Она заполняется в ходе проверки членами инвентаризационной комиссии. Для каждого выявленного объекта ОС заполняется отдельная строка с указанием наименования объекта, количественных и суммовых показателей. Фактические данные вписываются членами комиссии в графы 10 и 11, учетные данные заполняются бухгалтером в графах 12 и 13.

В зависимости от числа объектов основных средств, в отношении которых заполняется опись ИНВ-1, оформляется столько страниц с таблицей, сколько требуется. По итогам каждой страницы подводятся итоги о числе заполненных строк и фактических данных. По итогам описи в целом также подводятся итоги внизу бланка в прописном виде.

Составленный бланк описи ИНВ-1 подписывается каждым членом инвентаризационной комиссии. После этого с документом знакомятся ответственные лица, которые не могут быть включены в состав комиссии, но обязаны присутствовать при данном процессе. Каждое МОЛ обязано поставить свою подпись в знак согласия с приведенной информацией.

Инвентаризационная опись основных средств (бланк и образец заполнения)

Результаты проверки наличия основных средства фиксируются в форме ИНВ-1. В этой статье мы расскажем вам, что нужно учесть при подготовке данной описи.

Как заполнить инвентаризационную опись основных средств

Типовая форма описи ОС, которую можно использовать при инвентаризации, утверждена Госкомстатом. Это форма № ИНВ-1 .

Бланк формы № ИНВ-1

Напомним, что с 2013 года формы Госкомстата, в том числе и эта, не являются обязательными для применения, а хозяйствующие субъекты могут использовать для этих целей документы, подготовленные самостоятельно. Если же официальная форма вас устраивает, то можете продолжать ее использовать. Инвентаризационная опись основных средств, образец заполнения которой размещен ниже, составлена по официальной форме.

В официальной форме ИНВ-1 указываются следующие сведения:

наименование и ОКПО компании, сведения о структурном подразделении (при наличии);
основание инвентаризации (номер и дата приказа или иного распорядительного документа);
сроки осуществления инвентаризации (указываются начальный и конечный срок);
дата, когда инвентаризационная опись основных средств составлена;
данные о месте нахождения ОС и правах на них (собственные, арендованные, на ответственном хранении);
расписка лица, ответственного за сохранность ОС;
сведения об ОС (наименование, количество, стоимость и т.д.). В отношении машин и оборудования, а также транспортных средств указывается их заводской номер. Другие правила описания ОС указаны в п. п. 3.3, 3.4 Приказа № 34н от 29.07.1998;
сведения о членах комиссии и ответственном лице или лицах.

Инвентаризации ОС проводится при участии всех членов инвентаризационной комиссии и обязательном присутствии лица, которое за них материально ответственно. Этот факт, так же как и фактическое наличие (отсутствие) имущества, удостоверяется подписями указанных лиц на описи. Нарушение этих правил поставит под сомнение итоги инвентаризации и приведет к недействительности ее результатов.

Опись должна быть составлена как минимум в 2-х экземплярах. Один экземпляр сдается в бухгалтерию, второй передается лицу, отвечающему за их сохранность.

Если инвентаризация проводится в отношении ОС, полученных в аренду, то опись должна составляться в 3-х экземплярах (3-й передается арендодателю). Если арендодателей несколько, то каждому арендодателю нужно подготовить по экземпляру.

Согласно Положению по ведению бухучета (приказ Минфина № 34н) инвентаризация должна обязательно проводиться в ряде случаев, в том числе до составления годовой отчетности. Но в отличие от остального имущества, которое подлежит ежегодной инвентаризации, в отношении ОС такие проверки могут проводиться раз в три года (

Образец формы инвентаризационной описи основных средств можно скачать по ссылке:

Указания по заполнению формы инвентаризационной описи ОС
(Унифицированная форма № ИНВ-1)

Применяется для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т.п.). Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного (ых) лица (лиц).

До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.

Инвентаризационная опись по форме N ИНВ-1 печатается с вкладными листами по образцу 2-й страницы формы, количество которых определяет заказчик бланков.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма N ИНВ-1 выдается комиссии на бумажных или машинных накопителях информации с заполненными графами с 1 по 9.

В описи ответственное лицо комиссии заполняет графу 10 о фактическом наличии объектов. При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.

Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения).

Графа 9 "Номер паспорта" заполняется на основные средства, содержащие драгоценные металлы и камни.

На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.