Составить акт инвентаризации правильно – задача не из легких. С одной стороны, порядок проведения процедуры инвентаризации и примерные формы актов закреплены законодательством. Это приказ Минфина № 49 от 13.06.1995 г. «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88. Также вопросы инвентаризации освещаются и приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н (о ведении бухгалтерского учета и отчетности).

В этой статье мы расскажем об основных нюансах составления акта по итогам инвентаризации, ведь такой документ является и основанием для привлечения к материальной ответственности работников.

Пример акта инвентаризации

Общество с ограниченной ответственностью «СоюзПромТех»

Обособленное подразделение в г. Новокузнецке

Основание для проведения инвентаризации: приказ № 49 от 06.07.2017 г.

Дата начала инвентаризации: 07.07.2017 г.

Дата окончания инвентаризации: 07.07.2017 г.

Дата составления акта: 07.07.2017 г.

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, разные ценности и документы, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо: кассир Пархоменко Екатерина Владимировна

Акт составлен комиссией, которая установила следующее:

1) наличных денег 42 000 руб. 37 коп.

2) марок – руб. – коп.

3) ценных бумаг – руб. – коп.

4) – руб. – коп.

Итого фактическое наличие на сумму 42 000 руб. 37 коп.

_Сорок две тысячи руб. ____ коп.

По учетным данным на сумму 44 000 руб. 00 коп.

__Сорок четыре тысячи _руб. ____ коп.

Результаты инвентаризации: излишек ___– ___ руб. _– __ коп.

недостача __1999 ___ руб. _63 _ коп.

Последние номера кассовых ордеров:

приходного № ___121 _____,

расходного № ___137 ________

Председатель комиссии:

Заместитель исполнительного директора Полищук П.Р.

Члены комиссии:

главный бухгалтер Прокопенко М.В.

заместитель начальника отдела кадров Донцова В.С.

старший специалист финансового отдела Раскопова Д.В.

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении. Материально ответственное лицо: кассир Пархоменко Е.В. 07 июля 2017 г.

Объяснение причин излишков или недостачи: невнимательность.

Материально ответственное лицо кассир Пархоменко Е.В.

Решение руководителя организации: назначить

Генеральный директор Суртаева У.П.

Когда составляется акт инвентаризации

Многие руководители предполагают, что проводить или не проводить инвентаризацию они вправе по собственному желанию. Это не совсем так. В соответствии с нормами действующего законодательства РФ проведение такой процедуры обязательно в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при этом инвентаризация основных средств может проводиться 1 раз в 3 года, библиотечных фондов – раз в 5 лет
• при передаче организацией имущества в аренду, выкупе, продаже
• при смене материально ответственных лиц ( , и т.п.)
• выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества
• при реорганизации (изменении организационно-правовой формы) или ликвидации организации
• в случае пожара, стихийного бедствия и др. чрезвычайных ситуациях
• если в организации введена коллективная (бригадная) ответственность, то инвентаризация обязательна к проведению при смене руководителя такой бригады, при выбытии из коллектива более 50 % ее членов, по требованию одного или нескольких членов.

Помимо указанных случаев, инвентаризация проводится по решению руководителя. Цель проведения мероприятия – выявить фактическое наличие имущества и сопоставить с данными бухгалтерского учета. При этом при смене материально ответственных лиц помимо Акта инвентаризации составляется акт приема-передачи вверенного имущества.

Какое имущество подлежит инвентаризации? Основные средства, финансовые вложения, готовая продукция, товары, нематериальные активы, денежные средства и иные финансовые активы, кредиты, займы и резервы.

Как составляется акт инвентаризации

Процедура проводится по решению руководителя комиссией, состав которой в обязательном порядке утверждается распоряжением. При этом состав такой комиссии, как правило, является постоянным. В него включаются представители администрации организации, бухгалтерии, экономисты, техники и т.п., в т.ч. возможно привлечение независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при инвентаризации может стать основанием признать ее результаты недействительными.

В зависимости от цели инвентаризации, плановая она или внеплановая, акты инвентаризации могут иметь разную форму и содержание: акт инвентаризации наличных денежных средств, акт инвентаризации товаров отгруженных и т.п. Форма каждого такого акта утверждения приказом Минфина РФ. Такие формы являются примерными, но очень удобными для применения.

Акт инвентаризации составляется не менее чем в 2 экземплярах, никаких подчисток, исправлений и помарок не допускается. Фактическое наличие имущества проводится исключительно при участии материально ответственных лиц, у которых в ходе процедуры могут быть истребованы объяснения.

Документ должен быть подписан всеми членами комиссии и материально ответственным лицом, который в конце акта инвентаризации дает расписку об отсутствии к членам комиссии претензий.

Контроль наличия активов на предприятии осуществляется в ходе инвентаризации. В качестве объектов проверки могут выступать товары, денежные средства, запасы и прочие основные средства. Инвентаризационная ведомость отражает результаты ревизии. На предприятиях используется унифицированная форма ИНВ-26. Рассмотрим далее образец заполнения инвентаризационной ведомости.

Общие сведения о ревизии

Чтобы подтвердить наличие активов, числящихся на предприятии по документам, проверить состояние имущества, проводится инвентаризация. В ходе нее также оценивается качество хранения объектов. Своевременная инвентаризация позволяет предотвратить порчу материальных ценностей. На практике нередки случаи злоупотребления полномочиями материально-ответственными лицами, хищения объектов. Отдельные активы подвержены естественной порче или усушке.

Эти факторы оказывают влияние на фактическое количество основных средств. Инвентаризационная ведомость , формируемая по результатам ревизии, позволяет выявить расхождения между сведениями бухгалтерской документации и фактическим состоянием активов.

На предприятиях, как правило, используется несколько унифицированных форм для отражения результатов ревизии. Это может быть сличительная ведомость, инвентаризационная опись , акт и пр.

Общие сведения о выявленных в ходе проверки недостатках и излишках активов вносятся в форму ИНВ-26. При проведении ревизий является обязанностью ответственных лиц. Данное требование подтверждается в Методических указаниях Минфина, утвержденных приказом ведомства № 49 от 1995 г.

Между тем, , бланк которой разработан Госкомстатом, не является обязательной формой. Предприятие может самостоятельно создать документ с учетом специфики деятельности. Однако в бланке инвентаризационной ведомости в любом случае должны присутствовать обязательные реквизиты, установленные ГОСТом.

Структура документа

Вне зависимости от того, какой бланк инвентаризационной ведомости используется на предприятии (разработанный организацией самостоятельно или утвержденный Госкомстатом), в нем должны присутствовать:

• Счета учета.
• Сведения о выявленных при ревизии расхождениях. Они указываются в денежном выражении.
• Информация о стоимости испорченных материалов и товаров.
• Сведения о пересортице, списании, обнаруженных потерях по вине материально-ответственных сотрудников. Эти данные указывают в рублях.

Нюансы оформления

В инвентаризационной ведомости должна присутствовать информация о самом предприятии, на котором проводится ревизия. Если проверка выполняется в отдельном подразделении (цехе, отделе), указывается и его наименование.

В ведомости должны присутствовать сведения не только отдельно по каждому учетному счету, но и общие данные по суммам выявленных излишков или недостач. По итоговому результату корректируется информация в бухгалтерской отчетности.

Сведения, отраженные в ведомости, должны подтверждаться подписями ответственных сотрудников, руководителем, членами ревизионной комиссии.

Значение документа

Фактическое состояние активов на предприятии должно, по сути, подтверждать сведения бухгалтерских документов. Для этого, собственно, и формируется инвентаризационная ведомость.

В бланке отражаются сведения обо всех выполненных в течение года ревизиях. На основании этой информации выявляются причины возникновения отклонений, устанавливаются виновные лица, предпринимаются меры по недопущению подобных ситуаций в будущем.

Сличительные ведомости

Если в ходе инвентаризации выявлены расхождения между информацией, отраженной в учетных документах, и фактическим состоянием объектов, оформляется документ по форме ИНВ-18 или ИНВ-19. Первая ведомость используется для нематериальных активов и основных фондов, вторая - для товарно-материальных ценностей.

Сличительные ведомости оформляются в 2 экземплярах. Один должен остаться в бухгалтерии, второй передают материально-ответственному сотруднику.

Отдельно составляют сличительные ведомости по имуществу, которое предприятию не принадлежит, но учтено в бухгалтерских документах. В его состав, в частности, входят арендованные или принятые на хранение объекты.

Отражение излишков и недостач

Правила оформления результатов ревизии регламентируются в 5-м разделе Приказа Минфина № 49 от 1995 г. В соответствии с закрепленным порядком, излишки, выявленные в процессе инвентаризации, приходуются и включаются в состав финансовых результатов.

Если обнаружены недостачи в рамках норм убыли, бухгалтер списывает их в издержки производства. Нормы определяются по продукции разных видов уполномоченными ведомствами и министерствами. Стоит сказать, что многие из них установлены еще в советское время, однако продолжают использоваться и сегодня.

Для целей налогообложения потери от порчи либо недостачи в рамках норм убыли включаются в состав расходов. Соответствующее положение закреплено в подпункте 2 7 пункта 254 статьи НК.

Особенности взыскания

Недостачи сверх установленных норм убыли оформляются на виновных сотрудников и должны компенсироваться ими. Сверхнормативные недостачи могут быть отнесены в состав производственных затрат, если не удалось установить виновных или было отказано во взыскании.

В любом случае, факты должны подтверждаться документами. Если, к примеру, было отказано в удовлетворении требований о взыскании с виновных причиненных предприятию потерь, доказательством этого служит решение суда или постановление следственного органа.

Взаимозачет пересортицы

Нормативными актами допускается зачет недостач и излишков. Однако для этого должны быть соблюдены определенные условия. Взаимозачет по пересортице допускается:

• За один период.
• По недостачам/излишкам у одного материально-ответственного лица.
• По одному виду товарно-материальных ценностей.
• В равном количестве.

В заключение

Инвентаризационная ведомость считается одним из важнейших документов на предприятии. Она необходима для обеспечения непрерывного контроля за состоянием товарно-материальных ценностей.

Инвентаризация – процедура, в ходе которой выполняется проверка имущества и обязательств на предмет наличия, пригодности и соответствия учетной информации. Данный процесс регулируется приказом или распоряжением, утверждаемом руководителем или замещающим лицом, по типовому бланку ИНВ-22.

Приказ определяет перечень лиц, на которых возлагаются функции по организации и проведению инвентаризации, устанавливает перечень инвентаризуемых объектов (имущество и финансовые обязательства), а также ограничивает период проведения проверки, определяет дату, к которой вся инвентаризационная документация должна быть передана в бухгалтерию для проверки, обработки и закрепления результатов.

Бланк журнала учета контроля ИНВ-23

Для обобщения и систематизация информации о приказах на проведение инвентаризации проводится их регистрация в специальном типовом бланке журнала ИНВ-23 .

Полное наименование бланка – Журнал учета контроля за выполнением приказов по инвентаризации. Указанный бланк утвержден еще в 1998 году Госкомстатом России и используется по сей день.

Регистрация приказов о проведении инвентаризации в журнале ИНВ-23 – обязательная процедура, закрепленная в п.2.3 Методических указаний №49 13.06.1995.

Ведение журнала ИНВ-23

Заполнение бланка ИНВ-23 записями о формируемых приказах ИНВ-22 – это оптимальный способ контроля за проводимыми проверками, что особенно важно для крупных и средний предприятий. Инвентаризация бывает плановой при подведении итогов года и внеплановой, проводимой, например, в связи со сменой материально-ответственных лиц, а также по другим причинам.

В журнал вносятся сведения о приказе, содержащем задание на проведение проверки, а также об инвентаризационной процедуре, отмечаются результаты проверки, принятые решения по оприходованию и списанию расхождений, проставляются подписи участвующих лиц. Эта информация, собранная в одном месте, позволяет контролировать проверки, анализировать результаты, планировать даты дальнейших инвентаризаций.

Так как журнал включает в себя графы для проставления подписей членов инвентаризационной комиссии, то журнал ведется в бумажном виде. При этом назначается ответственное лицо, на которого возлагаются функции по внесению регистрационных записей в журнал на основании издаваемых приказов ИНВ-22, а также документации, содержащей результаты проведенных проверок. При этом в должностной инструкции данного лица следует прописать обязанность по ведению журнала ИНВ-23. Можно данные функции возложить на ответственное лицо посредством издания соответствующего приказа.

Записи в журнал вносятся по мере утверждения приказов о проведении инвентаризации руководителем компании. Каждому утвержденному приказу ИНВ-22 отводится несколько строк в журнале в зависимости от числа видов инвентаризуемых объектов. Для наглядного отражения результатов проверок разумно разбивать сведения о проведении инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств по отдельным строкам.

После регистрации в журнале учета контроля ИНВ-23 приказ выдается на руки председателю инвентаризационной комиссии. Лицо, получившее задание руководителя, ставит подпись в соответствующей графе журнала в знак того, что распоряжение им получено.

В дальнейшем члены инвентаризационной комиссии, ознакомленные под роспись с содержанием приказа ИНВ-22, начинают подготовительные мероприятия для проведения проверки. Составляется рабочий план действий, инструктируются участвующие в инвентаризации лица, при необходимости проводится предварительное обучение с целью грамотной организации процедуры, подготавливаются инвентаризационные описи и акты, в которые в ходе инвентаризации будут вноситься результаты фактического осмотра и пересчета.

В состав инвентаризационной комиссии не допускается включение материально-ответственных лиц, однако присутствие МОЛ при проведении инвентаризации обязательно.

С каждого МОЛ получается расписка, которая подтверждает, что приходная и расходная документация по вверенным им объектам в бухгалтерию передана, имущество числится на своих местах и готово к проверке.

Заполнение обложки журнала ИНВ-23

Обложка бланка ИНВ-23 содержит общие сведения следующего характера:

• Общая информации об организации – наименование, ОКПО, ОКВЭД (для главного направления), структурное подразделение при необходимости. Подразделение можно не указывать, а написать формулировку «в целом по организации», если в журнале подлежат регистрации все утверждаемые на предприятии приказы ИНВ-22;
• Период ведение журнала – проставляется начальная и конечная даты заполнения;
• Сведения о лице, ответственном за внесение регистрационных записей в журнал – должность и ФИО.

Заполнение табличной части журнала ИНВ-23

Непосредственная регистрация приказов выполняется в таблице журнала, содержащей 22 графы. В одном приказе может находиться распоряжение по проведению инвентаризации различных типов имущества и обязательств, при этом для грамотного отражения результатов проверки разумно распределять проверяемые объекты по отдельным строкам в зависимости от вида.

Заполнение граф бланка ИНВ-23:

Номер графы	Заполняемая информация
1	Порядковый номер заполняемой строки, используется последовательная нумерация строк.
2	Вписывается наименование подразделения, отдела, участка, к которому относится проверяемое имущество или обязательства. Если проверяемый объект не относится к конкретному подразделению, и инвентаризация в его отношении проводится в целом по предприятию, то пишется «в целом по организации» – например, расходы будущих периодов, кредиторская или дебиторская задолженность, финансовые вложения.
3	Перечень лиц, материально ответственных за объекты, по которым проводится инвентаризация – перечисляются ФИО ответственных лиц за конкретные объекты, присутствие МОЛ при инвентаризации обязательно.
4	Дата издания приказа ИНВ-22 – указана в заголовочной части приказа о проведении инвентаризации.
5	Номер приказа – может содержать цифровые, буквенные обозначения, а также знаки, проставляется на бланке приказа рядом с датой.
6	Последовательно перечисляются члены инвентаризационной комиссии, включая председателя – ФИО в полном виде.
7	Подпись лица, получившего приказ ИНВ-22. Как правило, приказ выдается председателю комиссии. Ставя подпись в данной графе, председатель подтверждает, что получил задание руководителя, с ним ознакомлен и готов к исполнению.
8	Имущество или обязательства, подлежащие инвентаризации в соответствии с содержанием приказа – информация берется из бланка ИНВ-22. Каждый отдельный вид инвентаризуемого объекта заносится в отдельную строку.
9	Дата начала инвентаризационной процедуры, берется из зарегистрированного приказа ИНВ-22.
10	Дата действительного начала инвентаризации, данная дата может не совпадать с планируемой.
11	Планируемая дата окончания проверки, берется из приказа ИНВ-22.
12	День, когда завершена инвентаризационная процедура.
13, 14, 15	Предварительные результаты инвентаризации – указывается дата и сумма выявленной недостачи или излишков. Заполняется на основании инвентаризационной документации.
16, 17, 18	Окончательные результаты – заполняются после подведения бухгалтером итогов проверки на основании полученной от комиссии документации. Результаты инвентаризации показываются в сличительной ведомости, которую подписывает бухгалтер и утверждает руководитель, а также принимается решение о принятии к учету излишков и методе покрытия недостачи.
19	Дата, когда руководитель подтвердил полученные окончательные результаты своей подписью.
20	Дата, соответствующая моменту принятия мер по покрытию недостачи – списание, возмещение ущерба за счет виновных лиц, если виновность установлена.
21	Дата передачи дела на рассмотрение в следственные органы – указывается в случае, если не возможно иным способом урегулировать вопрос о недостаче.
22	Поясняющая дополнительная информация, имеющая отношение к проведенной инвентаризации. Может быть указана причина проведения проверки – замена материально-ответственного лица с указанием ФИО нового МОЛ и даты начала выполнения им функций. Могут даваться пояснения по поводу выявленных результатов инвентаризации – метод списания или возмещения недостачи, оприходования излишков.

Сведения, внесенные в журнал учета ИНВ-23, позволяют отследить степень выполнения распоряжений и приказов руководства в отношении инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств, проконтролировать сроки исполнения, проанализировать результаты.

Журнал обобщает информацию о проводимых в течение календарного года инвентаризациях, что в значительной степени ускоряет процесс писка нужных сведений. Прежде всего, это важно для средних и крупных предприятий, которые в течение года проводят большое число плановых и внеплановых проверок.

Пример заполнения журнала ИНВ-23

Нечетная страница журнала ИНВ-23

Все формы и бланки инвентаризационных описей на 2019 год смотрите и скачивайте в статье. Опись заполняют вручную или на компьютере. Узнайте, как правильно заполнить и подписать такой документ.

Формы и бланки для инвентаризации в 2019 году

Таблица форм инвентаризационных описей и актов инвентаризации - 2019

Номер формы	Наименование формы
	Инвентаризационная опись основных средств
	Инвентаризационная опись нематериальных активов
	Инвентаризационный ярлык
	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных
	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение
	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути
	Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них
	Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях
	Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них
	Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств
	Акт инвентаризации расходов будущих периодов
	Акт инвентаризации наличных денежных средств
	Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности
	Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Приложение к форме № ИНВ-17	Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
	Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов
	Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
	Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации
	Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации
	Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей
	Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций
	Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

*Форм сличительных ведомостей по этому виду имущества и обязательств не предусмотрено. Для выявления результатов инвентаризации применяется сам акт (опись), в котором объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей

Инвентаризационные описи

Сколько у компании основных средств, нематериальных активов, ТМЦ, ценных бумаг и БСО, фиксируют в инвентаризационных описях. Они выполняют ту же роль, что и акты инвентаризации: позволяют сопоставить фактические остатки с данными бухучета.

ИНВ-1. Инвентаризационная опись основных средств

Соответствует ли состав и количество основных средств данным бухгалтерского учета, отражают в инвентаризационной описи. Документ оформляют и на собственные, и на арендованные объекты. В первом случае — в двух экземплярах, во втором — в трех (один для арендодателя). Один экземпляр передается в бухгалтерию, еще один остается у материально ответственного сотрудника.

Объекты основных средств заносятся в описи с указанием индивидуальных признаков (краткая характеристика, инвентарные и заводские номера). По основным средствам, в которых содержатся драгоценные металлы и камни, дополнительно заполняют графу 9 «Номер паспорта».

На объекты, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, составляют отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших к непригодности (порча, полный износ и т. п.).

Форму ИНВ-1 не применяют при инвентаризации основных средств, находящихся в ремонте. В этом случае составляют акт по форме ИНВ-10. При расхождении данных бухучета с результатами инвентаризационной описи на основании формы ИНВ-1 составляют сличительную ведомость по форме ИНВ-18.

Образец описи основных средств

ИНВ-1а. Инвентаризационная опись нематериальных активов

Нематериальные активы отражают в инвентаризационной описи, как и основные средства. Но форма своя. Ее подписывают члены комиссии и работник, ответственный за сохранность документов, удостоверяющих право организации на нематериальные активы.

Что проверить при инвентаризации нематериальных активов >>>

Достаточно заполнить два экземпляра. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй - остается у сотрудника, ответственного за сохранность документов.

Если данные описи расходятся с бухучета, на основании формы ИНВ-1а составляют сличительную ведомость по форме ИНВ-18.

ИНВ-3. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей

Опись товарно-материальных ценностей оформляют в двух экземплярах (для бухгалтерии и МОЛ). В документе отражают, сколько товаров, сырья, материалов, готовой продукции есть у компании на определенную дату.

При расхождении данных бухучета с результатами инвентаризации на основании формы № ИНВ-3 составляют сличительную ведомость по форме № ИНВ-19.

Обратите внимание: если все ТМЦ невозможно проверить в течение одного дня, на пересчитанные объекты прикрепляют инвентаризационные ярлыки по форме ИНВ-2. Одни члены инвентаризационной комиссии продолжают работу по пересчету оставшихся ценностей, а другие заполняют инвентаризационные описи ИНВ-3 на пересчитанное ранее имущество.

• 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»;
• 003 «Материалы, принятые в переработку»;
• 004 «Товары, принятые на комиссию».

Подсказка от экспертов

Если в организации есть ТМЦ, принятые на ответственное хранение (такое имущество учитывают на забалансовых счетах), проверьте документы, на основании которых они находятся на складе.

Документ оформляют двух экземплярах. Подписывают члены комиссии и МОЛ.

При расхождении данных бухучета с результатами инвентаризации на основании формы № ИНВ-5 составляют сличительную ведомость по форме № ИНВ-19 (образец заполнения ).

ИНВ-8а. Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях

При инвентаризации драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях данные приводятся в пересчете на чистую массу.

Опись составляется в двух экземплярах по каждой единице объекта. Ее подписывают члены комиссии и МОЛ.

• Важно!

Организации обязаны вести учет драгоценных металлов , которые присутствуют в основных средствах. Об обороте таких драгметаллов необходимо ежегодно отчитываться в Гохран России. Порядок учета и хранения драгметаллов утвержден приказом Минфина от 09.12.2016 № 231н.

ИНВ-16. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности

Результаты инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности отражают в описи ИНВ-16. Ее выписывают в двух экземплярах.

Если у бланков строгой отчетности один номер, опись оформляется по комплекту документов, указывается количество бланков в комплекте.

Акты инвентаризации

Незаконченные ремонты основных средств, наличные деньги, дебиторскую и кредиторскую задолженность, расходы будущих периодов, драгметаллы и драгоценные камни традиционно оформляют инвентаризационными актами.

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, то оформите сличительную ведомость. Ее составьте только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере.

Акты о проведении инвентаризации - это обязательные документы, подтверждающие факт ее проведения и итоги контрольных мероприятий. Проводя мероприятия по учету и контролю всех активов и обязательств, организации выполняют требования закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В статье рассмотрим порядок проведения инвентаризации, а также заполнения актов по учету инвентаризации и других необходимых документов.

В реальной экономике не все владельцы бизнеса и просто руководители организаций задумываются о необходимости проведения инвентаризации имущества и обязательств предприятия в своих интересах или в соответствии с требованиями законодательства. Поскольку за непроведение обязательных контрольных мероприятий штраф не предусмотрен, многие, особенно малые предприятия, зачастую ее не проводят. Такие действия напрямую противоречат позиции государства, которое обязывает все хозяйствующие субъекты осуществлять учет и контроль достоверности бухгалтерской отчетности, что невозможно без внутренних контрольных мероприятий.

Основными нормативными документами, определяющими порядок проведения инвентаризации, являются:

1. Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н (положение по ведению бухучета).
3. Приказ Минфина от 13.06.1995 № 49 (методические указания по сличению имущества и обязательств).

Процедура определения фактического наличия объектов с сопоставимыми данными не очень популярна из-за трудоемкости и сложности процесса, но позволяет:

• объективно оценить порядок учета и хранения имущества;
• выявить возможные хищения и нарушения в учете;
• установить причины возникновения кредиторской и дебиторской задолженности;
• контролировать процесс управления активами, обязательствами и т.д.

Условие проведения: обязательное и инициативное

Регламент проведения определяется самим хозяйствующим субъектом, за исключением случаев, когда проведение такой проверки является обязательным. Случаи проведения обязательной проверки приводятся, например, в п. 27 Приказа Минфина № 34н. Так, в обязательном порядке состав и стоимость активов и задолженностей компании следует проверить:

• перед началом подготовки годовой бухгалтерской отчетности;
• в случаях хищения или порчи имущества, подозрений на злоупотребления;
• при смене материально-ответственного лица (далее — МОЛ);
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в случае стихийных бедствий (пожар, наводнение и другие случаи форс-мажора) и т.д.

Для подтверждения сохранности имущества, а также для сверки фактического наличия с данными, отраженными в учете, руководство организации может в любой момент инициировать проведение мониторинга в интересах собственника. Особенно актуально это для производственных и торговых компаний, случаи хищения на которых, к сожалению, не редки.

Объекты, подлежащие проверке

При проведении сличения данных может анализироваться наличие абсолютно разных активов и обязательств компании. Вот наиболее распространенные объекты (обязательства):

• основные средства (здания, сооружения, оборудование, транспорта, инвентарь и т.п.);
• нематериальные активы (исключительные права на программные продукты, товарные знаки и т.п.);
• товары;
• комплектующие и материалы;
• продукция;
• денежные средства (наличные, на счетах в кредитных организациях);
• размер и сроки задолженностей и обязательств.

За сохранность материальных объектов отвечают МОЛ: кладовщики на складах, кассиры, прочие ответственные лица. С такими работниками при приеме на работу подписывают договор о полной материальной ответственности за вверенное им имущество.

Порядок проведения

Решение о проведении сличения данных в любом случае принимает руководство организации. Это решение оформляется приказом, где указывается информация о проводимой проверке:

• объекты;
• сроки;
• участок (дислокация);
• участники инвентаризационной комиссии;
• председатель.

Бланк приказа можно скачать ниже.

Перед началом проверки МОЛ передают в бухгалтерию расписку о том, что все документы, подтверждающие приход и расход вверенного им имущества, переданы полностью (пункт 2.4 Приказа Минфина № 49). В процессе проведения составляются инвентаризационные описи, которые затем передаются в бухгалтерию для сверки фактических данных с учетными.
При обнаружении расхождений между фактическими и учетными данными выявляются причины расхождений. К ним могут относиться:

• пересортица товаров;
• не списанный своевременно брак;
• отклонения от технологических норм списания (при нормативном методе учета);
• ошибки при принятии и списании с учета;
• хищения, в т.ч. кражи.

По итогам проверки принимается решение об учете выявленных недостач, излишков. Выявленные излишки принимаются на учет, а недостачи либо взыскиваются с виновных лиц, либо, при невозможности списать с виновных, списываются на убытки.

Документальное оформление результатов проверки

В процессе проведения проверки фактического наличия объектов (обязательств) составляются документы контроля, различающиеся в зависимости от объекта. Организация вправе самостоятельно разработать формы документов контроля либо применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением 88 Госкомстата.

Результаты оформляются:

• инвентаризационными описями, где отражается фактическое наличие и количество;
• сличительными ведомостями, где указываются расхождения между фактом и учетными данными.

Контроль ТМЦ, основных и денежных средств

Образец акта инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных и Образец акта инвентаризации основных средств (незаконченных ремонтов) вы сможете скачать в конце статьи.

Скачать бланк — акт инвентаризации кассы можно в приложении к статье. Там же — образец заполнения акта инвентаризации наличных денежных средств.

Контроль задолженности

Проверка обязательств проводится для определения текущей, просроченной задолженности, задолженности, нереальной к взысканию, среди:

• покупателей и поставщиков;
• кредиторов (дебиторов) и прочих лиц.

Результаты оформляются в письменном виде — см. Образец акта инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности.

Подробнее о нереальной к взысканию задолженности ликвидированных контрагентов, а также задолженности, по которой истек срок исковой давности, можно прочитать

Контроль нематериальных активов

Происходит с оформлением формы ИНВ 1-а. Если будут выявлены расхождения по результатам проверки, составляется сличительная ведомость ИНВ-18.

Завершение

Для фиксации итогов контрольных проверок правильности проведения мониторинга оформляют отчет о результатах. Чтобы узнать правила его заполнения — см. Образец заполнения акта о результатах инвентаризации.

Похожие статьи