Поступление или выдачу наличных денег отражают в отдельной . Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Данное правило должны соблюдать все обособленные подразделения, которые ведут расчеты наличными. При этом не важно, есть у такого подразделения свой банковский счет или нет.

1.3. Доставленные представителем обособленного подразделения денежные средства принимаются в обособленном подразделении заведующим кассой. Пересчет денежных средств производится заведующим кассой в присутствии представителя обособленного подразделения.

1.4. Для зачисления принятых денежных средств в кассу обособленного подразделения операционно-кассовым работником выписываются приходные кассовые ордера по форме № КО-1.

1.5. Вывоз денежных средств из обособленного подразделения и сдача их в головную
организацию осуществляется через уполномоченного представителя обособленного подразделения.

1.6. При выдаче денежных средств уполномоченному представителю обособленного
подразделения из кассы обособленного подразделения для сдачи в кассу головной организации операционно-кассовым работником обособленного подразделения оформляются расходные кассовые ордера по форме № КО-2.

1.7. Кассовый работник перед выдачей денежных средств уполномоченному представителю обособленного подразделения проверяет у него паспорт и доверенность на получение денежных средств.

1.8. За полученные денежные средства уполномоченный представитель обособленного подразделения расписывается в кассовых ордерах.

1.9. Операционно-кассовый работник головной организации принимает от уполномоченного представителя обособленного подразделения денежные средства. Для зачисления принятых денежных средств в кассу головной организации операционно-кассовым работником выписываются приходные кассовые ордера по форме № КО-1.

1.10. Уполномоченный представитель обособленного подразделения несет полную
материальную ответственность за сохранность денежных средств с момента получения из кассы головной организации до момента сдачи в кассу обособленного подразделения (головной организации).

2. Через кассу обособленного подразделения

2.1. Выдача кассой обособленного подразделения наличных денег уполномоченному
представителю другого обособленного подразделения производится на основании заявок при предъявлении им доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Заявка обособленного подразделения должна быть подписана руководителем обособленного подразделения и заведующим кассой, а также содержать разрешительную надпись руководителя головной организации.

2.2. На денежные средства, выдаваемые представителю обособленного подразделения, операционно-кассовым работником обособленного подразделения оформляются расходные кассовые ордера по форме № КО-2.

2.3. Доставленные представителем обособленного подразделения денежные средства принимаются в обособленном подразделении заведующим кассой.

Пересчет денежных средств производится заведующим кассой в присутствии представителя обособленного подразделения.

2.4. Для зачисления принятых денежных средств в кассу обособленного подразделения операционно-кассовым работником выписываются приходные кассовые ордера по форме № КО-1.

2.5. Кассовый работник обособленного подразделения перед выдачей денежных средств уполномоченному представителю другого обособленного подразделения проверяет у него паспорт и доверенность на получение денежных средств.

2.6. За полученные денежные средства уполномоченный представитель обособленного подразделения расписывается в кассовых ордерах.

2.7. Уполномоченный представитель обособленного подразделения несет полную материальную ответственность за сохранность денежных средств с момента получения из кассы обособленного подразделения до момента сдачи в кассу обособленного подразделения.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

Даются разъяснения про кассовые операции и кассовую дисциплину в 2014, указание ЦБ РФ 3210-У. Описан учет денежных средств в кассе, ведение и заполнение кассовой книги.Дан расчет остатка, образец и возможность скачать бланк лимита кассы и приказ.
Наличные, лимит кассы, кассовая дисциплина - все эти вопросы и приведенные в этой теме ответы, где приведены все возможные ситуации при кассовых операциях.
Показан порядок ведения кассовой книги, а также дан образец заполнения и возможность скачать бесплатно бланк кассовой книги с 2014 года

На вопросы отвечала Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Касса в обособленных подразделениях

Недавно Центробанк в ответ на запрос ФНС пояснил: своя кассовая книга должна быть у всех обособленных подразделений (ОП) без исключени яПисьмо ЦБ от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255 . Это породило у бухгалтеров новые вопросы, связанные с ведением кассовых операций в ОП.

Переделывать кассовую документацию с начала этого года не имеет смысла

Н.К. Есенина, Красноярский край

Мы с начала этого года поступали по старинке, то есть заносили операции ОП в кассовую книгу головного подразделения. Нужно ли теперь переделывать всю документацию с января и если да, то как?

: Не нужно. Достаточно завести в ОП кассовые книги с текущего момента. Ведь оштрафовать за учет операций ОП в одной общей книге организации, а не в отдельной нельзя. Под оприходованием наличных в кассу понимается внесение записей в кассовую книгу на основании всех ПКО и РКО за ден ь (далее - Положение) . И от того, что деньги учтены в основной кассовой книге организации, а не в книге ее подразделения, они неоприходованными не становятся.

Если же вы для пущей безопасности все-таки решите переделать документы, помните, что срок давности по штрафу за «кассовые» нарушения - 2 месяца с момента их совершени яч. 1 ст. 4.5 КоАП . Так что более ранние периоды перелопачивать бессмысленно.

Есть такие ОП, в которых ведение отдельной книги нерационально

В. Фатеева, г. Ростов-на-Дону

У нашей организации 29 торговых точек, у каждой точки из кассовых операций - только прием наличных от покупателей в течение дня и сдача всей выручки вечером в кассу дирекции. Делать по каждой точке отдельную кассовую книгу - ненужная работа! Что нам грозит, если я буду по-прежнему все операции отражать в одной кассовой книге?

: Раз в ОП есть кассовые операции, там должны быть и касса, и кассир, и кассовая книга. Но это по правилам. А на деле в тех ОП, которые наличные у себя не хранят и не расходуют, вести отдельную книгу особого смысла нет. И если вы полностью отражаете выручку таких подразделений в основной кассовой книг еп. 6.1 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение) и у вас есть документы на передачу денег из ОП в основную кассу, то штрафовать вас не за что. Обратите внимание: вместе с выручкой из ОП в основную кассу следует передавать также документы, которые являются основанием для ее оприходования. Это Z-отчеты (при продажах с применением ККТ) и копии БСО либо их отрывные части (если вместо кассовых чеков обособленное подразделение выдает БСО).

А вот при появлении в ОП расходных операций (например, возврат покупателям денег за товар не в день его покупки) мы советуем завести там отдельную кассовую книгу и назначить кассира. Ведь иначе кассиру основной кассы придется подписывать РКО и, соответственно, отвечать за выдачу денег, которая происходила без него.

Сводить книги всех подразделений в одну общую не нужно

В. Лейка, г. Тольятти

Прочитав Письмо ЦБ, заводим отдельные кассовые книги в каждом из наших ОП, не имеющих своих счетов в банке. Нужно ли будет ежедневно сводить данные всех этих книг в одну общую кассовую книгу по организации?

Внимание

Срок передачи в головное подразделение листов ОП за каждый рабочий день - не позднее следующего за ним рабочего дня.

: Делать сводную книгу Положение не обязывает. Вы можете вести ее, если это необходимо для ваших внутренних нужд (аналитических либо контрольных), но налоговики не вправе требовать ее у вас для проверк иПостановления ФАС УО от 04.08.2010 № Ф09-5313/10-С1 ; ФАС ЦО от 29.10.2010 № 35-12310/2009 .

Листы кассовых книг ОП (вторые отрывные экземпляры листов бумажной книги либо распечатки, если книга ведется в электронном виде) нужно передавать в головное подразделение и там сшивать отдельно по каждому ОПп. 2.5 Положения .

Нет основной кассы - нет и «главной» кассовой книги

Р. Жучинская, г. Новгород

У нас несколько ОП, которые имеют дело с наличными, а в главном офисе все операции проходят через банк, наличных нет. Но если каждое ОП будет вести свою кассовую книгу, то что же мне записывать в основную кассовую книгу организации?

: Раз в главном офисе нет кассовых операций, то у него не может быть и своей кассы, и соответствующей ей кассовой книги. То есть у вас должны храниться только сшитые листы кассовых книг ОПпп. 1.2 , 2.5 Положения .

Опоздать с передачей листов ОП можно, но осторожно

А. Русачева, Ленинградская обл.

У нас несколько небольших магазинчиков, не имеющих своего лимита остатка наличных в кассе, где кассовые книги ведут на бумаге. Передавать отрывные листы в бухгалтерию каждый день нет возможности - их сдают раз в неделю. Что нам за это будет?

: Ответственности за нарушение срока передачи листов не предусмотрено. Главное, чтобы у вас своевременно передавалась информация об остатках денег в кассах магазинов и вы не допустили превышения лимита остатка кассы. Ведь за это предусмотрен немаленький штраф: от 40 000 до 50 000 руб. - для организации и от 4000 до 5000 руб. - для директор ач. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

В каждом ОП - свой кассир и свой уполномоченный подписывать ПКО и РКО

Б. Корсакова, Московская обл.

Не могу понять, кто будет подписывать РКО и ПКО по операциям ОП, если там нет бухгалтера и руководителя, имеющих право подписи финансовых документов? До сих пор у нас кассовая книга была одна на всю организацию и все кассовые ордера по операциям ОП оформляли и подписывали в центральной кассе. А теперь что, директору, главбуху и кассиру центральной кассы по всем точкам продаж каждый день ездить, чтобы поставить свои подписи?

О том, как организовать подписание подотчетных заявлений в ОП, читайте:

: Разумеется, этого делать не нужно. Полномочия подписывать кассовые ордера ОП ваш директор может передать тому сотруднику ОП, который отвечает за полноту поступления наличных в кассу и принимает решения о расходовании из нее. Что до подписи бухгалтера, то она не обязательна - при отсутствии бухгалтера РКО и ПКО подписывает касси рп. 2.1 Положения либо руководитель. А последний, как мы уже сказали, вправе свои полномочия передат ьпп. 1.2 , 2.2 Положения . Причем нет никаких ограничений, кому именно из работников их передавать. То есть это может быть все тот же сотрудник, выполняющий обязанности кассира в ОП. Он один будет оформлять и подписывать кассовые документы и кассовую книгу.

У каждого ОП - своя нумерация кассовых ордеров

В. Залесская, г. Новосибирск

Если каждое ОП ведет свою кассовую книгу и само оформляет ПКО и РКО, то как соблюдать хронологический порядок нумерации кассовых документов в целом по организации?

: Сейчас требования соблюдать такой порядок нет. Достаточно вести сквозную нумерацию внутри каждого подразделения. Можно добавлять к порядковым номерам кассовых документов каждого ОП его собственный буквенный или цифровой индекс.

ОП может сдавать выручку и в кассу другого ОП

Н. Ермошина, г. Нижний Новгород

У нас есть несколько ОП в другом городе. Нам удобнее централизованно сдавать деньги в банк через одно из них, а также при необходимости пополнять кассу одного ОП из выручки другого. В Положении написано, что подразделения сдают наличные только в банк и в свою организаци юп. 1.5 Положения . Так что же, ОП не могут передавать деньги друг другу?

: Могут. Ведь ОП не являются отдельными юридическими лицам ист. 55 ГК РФ . Они - часть организации. Так что передача наличных из одного ОП в другое - это и есть сдача денег в свою организацию.

Как не допустить превышения лимита при наличии ОП, не имеющих своего счета в банке

Н. Семиухова, г. Орел

У нас несколько ОП без расчетного счета. Хотим установить свой лимит остатка наличных в кассе для каждого из них. Ведь каждый должен знать, сколько денег он может оставить в своей кассе в конце дня. Как установить лимиты?

: Вы можете:

<или> внутренним приказом закрепить за каждым из ОП свой лимит как «кусочек» лимита организации. При его расчете вовсе не обязательно пользоваться предложенной ЦБ методикой - исходите из потребностей каждого ОП в наличных и наличия у него возможности оперативно сдавать деньги в банк, в кассу другого ОП либо в основную. Минус такого варианта - может получаться так, что зарезервированный за каким-то из ОП лимит оказался им не востребованным, а другому подразделению своего лимита, наоборот, не хватило;
<или> выяснять остатки в конце рабочего дня (до выведения остатков в кассовых книгах) по телефону либо вести электронный обмен данными и затем оперативно решать, кому и сколько оставить в кассе.

Сдача выручки ОП на «транзитные» счета не приводит к отдельному лимиту

С. Коробейщикова, г. Москва

У нас несколько ОП в разных городах. Там мы открыли в банках специальные счета, на которые ОП сдают свою выручку, а оттуда она раз в трое суток автоматически списывается на расчетный счет организации. Ни снять деньги с такого счета, ни перечислить их оттуда ОП не может. То есть распоряжаться средствами на этих счетах может только генеральный директор. Считаются ли наши ОП имеющими свой счет, то есть обязаны ли мы каждому установить отдельный лимит?

: Устанавливать отдельные лимиты вы не должны. Положение обязывает иметь свой лимит те обособленные подразделения, которым открыт банковский сче тп. 1.2 Положения . Средствами на таком счете вправе распоряжаться руководитель ОПп. 4.3 , подп. «д» п. 4.1 Инструкции ЦБ от 14.09.2006 № 28-И .

В вашем же случае такого нет - распоряжаться так называемыми транзитными счетами работники ваших подразделений не могут.

Сколько кассовых книг положено ИП

О. Немченко, г. Брянск

Я работаю бухгалтером у предпринимателя. У него есть точки продаж в нескольких населенных пунктах, свою выручку кассиры этих магазинчиков сами сдают в банк на счета ИП или частично расходуют. Как нам вести кассовые книги? Так же как обособленным подразделениям организации?

: Для вашего случая правил в Положении нет. Давайте исходить из главной цели - вовремя отражать все наличные в кассовых документах. Тогда оштрафовать ИП за неоприходование выручки будет нельзя. Так что у вас есть варианты.

ВАРИАНТ 1. В каждой точке, где есть операции с наличными, вести свою кассовую книгу.

ВАРИАНТ 2. Сделать единую книгу, при этом в удаленных точках вести ее разделы. То есть поступать так же, как раньше поступали организации с ОП (подробно об этом мы рассказывали в , , и , 2009, № 6, с. 60).

ВАРИАНТ 3. Вести одну-единственную кассовую книгу, передавая все кассовые документы из магазинов самому ИП.

У нас создается обособленное подразделение (не выделенное на отдельный баланс, без своего р/сч). Будет установлена ККМ. При поступлении ден.средств в 1 С будет создаваться на каждого пациента приходный ордер (В учете Дт50.02 Кт 62.01). Работать планируем в одной программе (в обособленном подразделении создадим удаленный доступ).1)Т.к. будем работать в одной программе одновременно, то нумерацию программа присваивает сквозную, те в головной организации ПКО № 206,207,208,210 в обособленном подразделении ПКО № 209. Правомерно ли это? Тк при формировании кассовой книги в головной организации будут пробелы в номерах, так же как и при формировании кассовой книги обособленного подразделения.2) При передачи ден. средств из обособленного подразделения в кассу головной организации делаем проводки:Дт 57 Кт 50.02 касса обособл. подразделенияДт 50.01 Кт 57 касса гол. организацииПравомерно ли передавать ден.средства из ОП в гол.организацию не ежедневно, а, например, 1 раз в неделю. Если да, то каким документом это можно закрепить?3) Как лучше оформить размен в кассе обособленного подразделения, чтобы ежедневно не выдавать его из кассы головной организации?

1) Да, это правомерно. Порядок нумерации приходных и расходных кассовых документов организация определяет самостоятельно, поэтому можно использовать сквозную нумерацию в целом по организации;

2) Вашей организации необходимо установить лимит остатка денежных средств в кассе обособленного подразделения. Тогда наличные деньги в пределах установленного лимита можно хранить в кассе обособленного подразделения, не передавая в головное подразделение.

Лимит наличных, которые можно хранить в кассе, в том числе для обособленных подразделений, определяет руководитель организации. Для этого оформите приказ в произвольной форме;

Передавать наличные между подразделениями можно в следующем порядке. Выдав деньги из кассы одного обособленного подразделения в кассу другого, оформите расходный кассовый ордер .

Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями , утвержденными . Так, в соответствии с данным порядком по строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Передача денег уполномоченному представителю обособленного подразделения № 2 по заявке от 2 апреля 2014 г. № 321».

На сумму поступивших денег составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1 , утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 ().

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Поступление денег из кассы обособленного подразделения № 1 по заявке от 2 апреля 2014 г. № 321».

Елены Поповой,

Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель организации . И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку. Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдаете выручку раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита . Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка – 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:

При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно.

Главбух советует: новый порядок установления лимита остатка наличных денег в кассе в соответствии с указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У действует с 1 июня 2014 года. Поэтому, чтобы избежать претензий контролирующих ведомств, переутвердите старый лимит новым приказом руководителя.

В старом приказе, утверждающем лимит, стоит дата его утверждения и, скорее всего, ссылка на реквизиты прежнего порядка ведения кассовых операций. Поэтому есть риск, что инспекторы посчитают такой приказ недействующим, лимит – нулевым, а выручку в кассе – сверхлимитной. За такие нарушения предусмотрена административная ответственность . Поэтому организации следует с 1 июня утвердить новый приказ о расчете лимита в соответствии с действующим указанием Банка России.

Обособленные подразделения

Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них. При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.

Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:

головной организации;
обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.

А как быть, если обособленное подразделение создано недавно и движения денег в его кассе пока нет? Тогда для определения лимита воспользуйтесь формулой расчета исходя из ожидаемой наличной выручки, а при ее отсутствии – ожидаемого объема выдачи наличных денег. Такой порядок следует из пунктов и приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У .

Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:

лимит остатка в кассе головной организации;
лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.

Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.

Такой порядок следует из абзаца 5 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Какие документы нужно оформить при эксплуатации кассового аппарата

Если разменные монеты и купюры возвращаются из касс обособленных подразделений в главную кассу организации, то при передаче денег необходимо:

оформить расходный кассовый ордер ; указаний, указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
4. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 36, Октябрь 2014
Спорные вопросы кассовых операций и применения ККТ

Отвечала Юлия Сидненко, главный государственный налоговый инспектор контрольного отдела № 2 УФНС России по Санкт-Петербургу

Компания сама решает, как нумеровать расходники и приходники

- Недавно открыли обособленное подразделение. Купили и зарегистрировали на него кассовую машину. Выручку от наличных расчетов кассир будет вносить в банк для последующей пересылки на счет нашего головного офиса. Как нумеровать приходные и расходные кассовые ордера в подразделении?

- Порядок нумерации приходных и расходных кассовых документов компания определяет сама (п. 5.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210У. - Примеч. ред.). Например, можно использовать сквозную нумерацию в целом по компании, зарезервировав часть номеров для подразделения.

- Нам удобнее вести нумерацию параллельно и нумеровать кассовые документы подразделения со специальным индексом. Мы вправе выбрать такой порядок для нумерации документов подразделения?

- Да, вправе. Каждое обособленное подразделение ведет свою кассовую книгу. Так что логично, если у него будет своя сквозная нумерация документов.

Ведение кассы в обособленном подразделении без открытия расчетного счета таит в себе много споров, поскольку в Положении ЦБР «О кассовых операциях» от 12.10.2011 N 373-П не совсем ясно прописаны некоторые важные организационные моменты оформления кассовых документов. Рассмотрим наиболее важные из них.

Для начала определимся с организацией деятельности в обособленных подразделениях. Организация или ИП имеет 2-3 обособленных подразделения, без открытия расчетных счетов. При этом кассиров нет, но есть продавец или несколько продавцов. Выручку обычно собирает материально-ответственное лицо со всех точек и сдает ее на расчетный счет головной организации. Как в этом случае правильно вести кассу? Выписывать ли ПКО и РКО на каждую операцию? Вести ли кассовую книгу в каждом подразделении отдельно? Какие документы оформить, если на точках нет ККМ?

Конечно, как и в обособленных подразделениях с открытым расчетным счетом, вы можете вести кассовую книгу, и, соответственно, выписывать приходники и расходники с последующей передачей листа кассовой книги в головную организацию не позднее следующего дня, как этого требует Центробанк в своем письме N 29-1-1-6/3255 от 4 мая 2012 г., хотя у вас и нет расчетного счета. Но письмо не имеет юридической силы и носит лишь рекомендательный характер, хотя налоговики в своих претензиях будут ссылаться именно на это письмо (письмо Минфина № 03-02-07/1-242 от 08.10.2012 и №АС-4-2/15195 от 12.09.2012). К тому же, если в обособленном подразделении установлен кассовый аппарат, вы ведете журнал кассира-операциониста (КМ-4), форму КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста» и форму КМ7 – «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации». Помимо всего, вы должны составить приказ о выполнении функций кассира продавцом (чтоб было, кому оформлять и подписывать кассовые документы). Это идеальный вариант для налоговой, но очень неудобный для компаний.

Удобный способ для предпринимателей при организации кассовых операций в обособленных подразделениях без расчетного счета – вести одну кассовую книгу в головном предприятии. При этом ежедневно выписывать ПКО в головной организации на сумму выручки, сданной из торговой точки. Можно в учетной политике прописать, что выручка сдается в течение, например, трех дней, хотя по Положению кассовые документы должны оформляться в момент совершения операции. В головной организации собирается выручка со всех торговых точек, заполняется отдельный ПКО по выручке каждой торговой точки, и сдается в банк на расчетный счет, выписав один РКО.

Раньше одна организация могла вести только одну кассовую книгу. Сейчас количество книг не ограничено, но это должно быть отражено в учетной политике.

Кто собирает и сдает выручку? Эти обязанности возлагаются на материально ответственное лицо, которое ежедневно объезжает точки, расписывается в журнале ККМ (если применяется) и сдает деньги в банк общей суммой. Затем МОЛ возвращается в головную организацию, отчитывается перед кассиром за сданные деньги, а кассир выписывает ПКО на суммы с торговых точек, указывая в основании: «Выручка от продажи того-то (в зависимости от специфики вашей деятельности). Также кассир выписывает РКО на основании квитанции банка (объявления на взнос наличными).

Какие документы остаются в обособленном подразделении? Если вы применяете ККМ и не ведете кассовую книгу, то вы ведете журнал кассира-оперециониста, где есть графы о подписи кассира, что деньги сдал, и МОЛ, что деньги принял (графы 16 и17). К тому же, можно приложить к товарному отчету квитанции от ПКО.

Если вы ведете кассовую книгу, тогда в обособленном подразделении остаются все ПКО и РКО и первые листы кассовой книги (вторые сдаются в головную организацию).

Вести ли кассовую книгу в обособленном подразделении отдельно или нет, решать вам. Все равно без споров здесь не обойдется. Только все особенности организации кассовых операций в вашей компании опишите в учетной политике.

Теперь несколько слов о лимите кассы. Поскольку у обособленного подразделения нет кассовой книги, то выделять отдельный лимит на конкретную торговую точку нет смысла. Поэтому лимит по обособленным подразделениям без кассовой книги определяется в целом по всей организации.

Таким образом, ведение кассы в обособленном подразделении, не имеющего расчетного счета, таит в себе много подводных камней. Но в любом случае, при спорных в законодательстве моментах суд принимает сторону налогоплательщиков.

Правила заполнения ПКО, РКО и кассовой книги читайте .

Все об учете кассовых операций смотрите .

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

Требование торговли, равно как и во всех других организациях, предусмотрено Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным ЦБ РФ 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций). Однако указанный документ не учитывает все особенности оптовой и розничной торговли. Например, если торговая организация имеет филиалы и обособленные подразделения, кем устанавливается лимит кассы? Как разумнее организовать документооборот? Каков порядок ведения кассовой книги?

Кроме вышеназванного Порядка наличное денежное обращение регулируют следующие документы:

Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон о применении ККТ);

Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 N 14-П (далее - Положение N 14-П).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций предприятия, организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по утвержденной форме (здесь важно не путать понятия "касса" и "ККТ"). Причем нормативными документами предусмотрено ведение только одной кассовой книги на всем предприятии. В кассах торговые организации должны хранить наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками. Прием и выдача наличных денег кассами предприятий производятся по приходным и расходным кассовым ордерам. Все поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге.

Соблюдаем лимит кассы

Что такое лимит кассы? Кем он устанавливается? Каковы особенности установления лимита кассы организациям торговли, имеющим обособленные подразделения? Для ответа на эти вопросы обратимся к уже названным документам.

Ключевое определение. Лимит кассы - предельная сумма средств, которая может постоянно находиться в кассе организации.

В соответствии с п. 5 Порядка ведения кассовых операций предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками (п. 6 Порядка ведения кассовых операций).

Порядок и сроки сдачи наличных денег определяются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию в индивидуальном порядке (п. 2.4 Положения N 14-П):

Для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;

Для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков, - на следующий день;

Для предприятий, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Госкомсвязи, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - один раз в несколько дней.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу (форма 0408020). Его форма приведена в Приложении 1 к вышеназванному Положению. При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков оно по своему усмотрению обращается в одно из них, где и устанавливается лимит остатка наличных денег в кассе. После установления лимита в одном из учреждений банков предприятие направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых ему открыты соответствующие счета.

Если у торговой организации есть обособленные подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, согласно п. 2.5 Положения N 14-П устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы доводится приказом руководителя предприятия до структурных подразделений, то есть каждый магазин должен соблюдать указанный лимит в размере, определенном руководителем торговой организации. Сумма остатка денежной наличности по всем магазинам, входящим в состав организации торговли, не должна превышать лимит, установленный обслуживающим банком. То есть обособленные подразделения ежедневно должны сдавать в кассу головной организации дневную выручку (оставляя лишь денежные средства в пределах лимитов, установленных руководителем). Если же обособленные подразделения не имеют такой возможности (например, из-за территориальной удаленности), то торговому предприятию необходимо организовать инкассирование выручки в банк.

Если представительства, филиалы и другие обособленные подразделения торговой организации, расположенные вне места ее нахождения, составляют отдельный баланс и имеют счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений (п. 2.5 Положения N 14-П).

Обратите внимание! По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной (абз. 8 п. 2.5 Положения N 14-П).

Оформляем журнал кассира-операциониста

Для того чтобы не путаться с понятиями, определимся, что кассир - это работник организации, занимающийся выполнением кассовых операций. В его обязанности среди прочего входят выдача и прием денежных средств из кассы предприятия, ведение кассовой книги. Кассир-операционист - лицо, осуществляющее работу на контрольно-кассовой технике организации.

Напомним, что все организации, включая торговые, при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовую технику (исключение: организации и ИП, являющиеся плательщиками ЕНВД, освобожденные от обязанности применения ККТ в соответствии с п. 2.1 ст. 2 Закона о применении ККТ). Поэтому одновременно с Порядком ведения кассовых операций действуют Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (далее - Типовые правила) и Методические рекомендации по использованию данных учета выручки, полученных с применением ККМ (далее - Методические рекомендации).

Согласно вышеназванным документам на кассовую машину администрация торговой организации должна завести Книгу кассира-операциониста (форма КМ-4). На предприятиях, где имеется несколько ККТ, на каждую из них заводится отдельная книга кассира-операциониста (хотя п. 3.6 Типовых правил допускается ведение общей книги на все машины). В этом случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс (например, N N 1, 2, 3 и т.д.) с указанием в числителе заводского номера кассовой машины. Все записи в книге производятся в хронологическом порядке чернилами без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора (заведующего) и главного (старшего) бухгалтера. Кроме этого, п. 3.4 Типовых правил предусмотрено ведение кассового отчета (форма КМ-7). В соответствии с п. п. 7, 11 Методических рекомендаций в книге кассира-операциониста в обязательном порядке указываются показания счетчика кассовой техники на начало и конец рабочего дня, а также сумма поступившей за день выручки.

Перед началом работы на кассовой машине кассир-операционист получает у ответственного лица (директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) кассира) все необходимое для работы, включая разменную монету и купюры для расчетов с покупателями. Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег используется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Затем ответственное лицо вместе с кассиром-операционистом снимают показания счетчиков и сверяют их с показаниями, записанными в Книгу кассира-операциониста за предыдущий день. При совпадении показаний заносят их в книгу за текущий день на начало работы и заверяют своими подписями. Далее оформляется начало контрольной ленты (на ней указываются тип и заводской номер машины, дата и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков), данные на контрольной ленте заверяются подписями (п. 3.8.1 Типовых правил).

По окончании работы предприятия или по прибытию инкассатора банка, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир (кассир-операционист) обязан:

Подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

Составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших магазинах с одной - двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка) (п. 6.1 Типовых правил). То есть по окончании рабочего дня выручка сдается старшему (главному) кассиру, а тот, в свою очередь, составляет приходный ордер на итоговую сумму выручки, отраженную в отчете кассира-операциониста, и делает записи в кассовой книге.

Таким образом, если торговая организация имеет одну - две ККТ, где кассир-операционист совмещает обязанности кассира, вопросов в организации работы кассы не возникает. Порядок организации работы кассиров (кассиров-операционистов) в точке торговли при значительном числе кассовых аппаратов рассмотрен выше.

Ведем кассовую книгу (требования и нормы)

Итак, прием и выдача наличных денег кассами предприятий производятся по Приходному кассовому ордеру (ПКО) (форма КО-1) и Расходному кассовому ордеру (РКО) (форма КО-2). Кроме того, выдача наличных денег может производиться на основании других надлежаще оформленных документов: платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета (при условии наложения на них штампа с реквизитами расходного кассового ордера) (п. п. 13, 14 Порядка ведения кассовых операций). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге (п. 22 названного Порядка).

Ведение кассовой книги и хранение денежных средств должны осуществляться в соответствии с гл. III Порядка ведения кассовых операций. Согласно п. п. 22, 23 данного Порядка все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. У торговых организаций по этому поводу возникает большое количество вопросов. Попробуем разобраться в них вместе с читателями.

Итак, Порядком ведения кассовых операций установлены требования к оформлению кассовой книги: записи ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов - отрывные, служат отчетом кассира. Первые остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Внимание! Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Это один из вариантов ведения кассовой книги.

Другой вариант, более распространенный в настоящее время, - автоматизированный способ ведения учета. Он также утвержден Порядком ведения кассовых операций. При автоматизированном способе учета листы кассовой книги формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Подытожим основные требования, предъявляемые к оформлению кассовой книги:

Организации вправе вести только одну кассовую книгу;

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу;

Нумерация листов кассовой книги осуществляется в порядке возрастания с начала года.

Мы видим, что ни Порядком ведения кассовых операций, ни другими нормативными документами не утверждены правила ведения кассовой книги при наличии обособленных подразделений, поэтому организации вынуждены устанавливать свои правила документооборота. А насколько они соответствуют нормам, мы рассмотрим ниже.

Практическая бухгалтерия

Обособленные подразделения на отдельном балансе

Прямых указаний на порядок ведения кассовой книги в таких обособленных подразделениях нормативные документы не содержат. Автору статьи удалось найти Письмо Главного управления ЦБ по Санкт-Петербургу от 15.05.2006 N 27-1-14/4387, где описаны правила ведения кассовой книги на предприятиях, обособленные структурные подразделения которых выделены на отдельный баланс и имеют счета в банках: для учета поступлений наличных денег в кассу и выдач их из кассы обособленные подразделения могут вести самостоятельные кассовые книги. Основание: абз. 5 п. 2.5 Положения N 14-П, повествующий о возможности установления таким филиалам (обособленным подразделениям) лимита остатка наличных денег в кассе обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений. По мнению автора, названный пункт только косвенно указывает на возможность ведения самостоятельной кассовой книги обособленными подразделениями на отдельном балансе, поэтому порядок кассового документооборота следует описать в учетной политике торговой организации.

Обособленные подразделения, не выделенные на отдельный баланс

Приведем порядок организации кассовой работы предприятия, имеющего обособленные структурные подразделения (не выделенные на отдельный баланс и не имеющие счетов в банках), предложенный департаментом наличного денежного обращения Банка РФ. Надо отметить, что чиновники не балуют нас разъяснениями по данному вопросу. Так, ФНС направила Письмо ЦБ РФ от 11.12.2008 N 29-1-1-11/7735 о порядке ведения кассовой книги в нижестоящие налоговые органы (Письмо от 19.01.2009 N ШС-22-2/28@). Согласно указанному Письму обособленные структурные подразделения организации, расположенные вне места ее нахождения, должны вести в двух экземплярах отчет кассира, содержащий все реквизиты кассовой книги: первый остается в обособленном подразделении, второй вместе с прилагаемыми к нему кассовыми и подтверждающими документами передается в организацию. При этом передача отчета кассира в организацию может осуществляться в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства РФ. В таком случае передача отчета кассира на бумажном носителе с прилагаемыми кассовыми и подтверждающими документами осуществляется в соответствии с утвержденными в организации правилами документооборота. В организации на итоговые суммы наличных денег, содержащиеся во втором экземпляре отчета кассира обособленного подразделения, оформляются приходный и расходный кассовые ордера и производятся записи в кассовой книге. Под фразой "передача отчета в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства РФ", по мнению автора, следует понимать передачу информации согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Так, в силу п. 3 ст. 11 названного Закона электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью (исключение: если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами устанавливается требование о составлении какого-либо документа на бумажном носителе).

Для справки. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., а на организацию - от 40 000 до 50 000 руб.

Следуя порядку организации кассового документооборота, описанному в Письме ЦБ РФ, предприятия торговли соблюдают норму законодательства о единстве кассовой книги в организации. Но за кадром остается вопрос: кто должен расписываться в ПКО и РКО на итоговые суммы наличных денег, отраженные во втором экземпляре отчета кассира обособленного подразделения?

Рассмотрим такую ситуацию: структурное подразделение торговой организации ежедневно инкассирует выручку в банк (оставляя в кассе денежные средства в пределах установленного лимита). Второй экземпляр отчета кассира отправляет в головную организацию в электронном виде. Кассир головного офиса составляет приходный ордер в размере итоговых сумм наличных денег (которых практически не видел), кроме того, отражает в учете передачу выручки в банк и расписывается в приходных и расходных кассовых ордерах несмотря на то, что указанные денежные средства не получает и не выдает.

Другой вопрос: каким образом организовать нумерацию приходных и расходных кассовых ордеров в обособленных подразделениях в порядке возрастания (с учетом требования нормативных документов)? В случае ежедневной передачи отчета кассира в электронном виде нумерация будет происходить в режиме настоящего времени и иметь сквозной характер, это соответствует Порядку ведения кассовых операций. А если у торговой организации нет возможности передавать отчет кассира в электронном виде или на бумажном носителе ежедневно?

На практике некоторые торговые организации используют следующее: в каждом обособленном подразделении заводится отдельный раздел кассовой книги (повторимся, что в учетной политике организации должен быть детально описан подобный порядок). Кассир самостоятельно выписывает расходные и приходные кассовые ордера, присваивая им специальную нумерацию (например, дробный номер с указанием в числителе условного наименования обособленного подразделения, а в знаменателе - порядковый номер в этом обособленном подразделении). Право ведения кассовой книги таким образом косвенно подтверждается наличием на ее титульном листе строки "структурное подразделение". В конце месяца (или в периоде, установленном внутренним распоряжением) данный раздел кассовой книги передается в головной офис, где и происходит формирование единой кассовой книги.

Кроме того, существует способ ведения кассовой книги с заранее зарезервированным диапазоном номеров кассовых документов для обособленных подразделений. По мнению автора, этот способ неудобен с технической точки зрения при наличии нескольких структурных подразделений. Может возникнуть путаница опять же со сквозной нумерацией приходных и расходных кассовых ордеров.

Итак, проведя анализ нормативных документов, приходим к выводу, что порядок ведения кассовых операций в торговых организациях, имеющих обособленные подразделения, в настоящее время не урегулирован в должной мере. Вопросы возникают при отражении операций в кассовой книге, нумерации кассовых ордеров, постановке подписей в кассовых документах. Поэтому во избежание получения замечаний от контролирующих органов предприятия торговли должны организовать документооборот с учетом специфики именно своей организации (причем данный порядок рекомендуется согласовать с обслуживающим банком).

К сведению. Способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа. При этом они применяются всеми филиалами, представительствами и иными подразделениями организации (включая выделенные на отдельный баланс), независимо от их места нахождения (п. 9 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").

Что изменится?

На официальном сайте ЦБ РФ в сети Интернет (www.cbr.ru) представлен проект Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, который несколько отличается от действующего в настоящее время. Сразу отметим, что это Положение разрабатывается для юридических лиц (в том числе перешедших на УСНО), физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (ИП), физических лиц, занимающихся в установленном законодательством РФ порядке частной практикой.

Автор статьи изучил вышеназванный проект с позиции вопросов, относящихся к данной статье. Например, в нем нет указания на то, что организация должна вести только одну кассовую книгу. Хотя отсутствие этой фразы, по мнению автора, не дает право делать заключение, что ЦБ РФ планирует разрешить ведение нескольких кассовых книг в организации. Что касается вопросов ведения кассы обособленными подразделениями, можно отметить следующее. Лимит остатка наличных денег у обособленных подразделений, имеющих свой расчетный счет, также как и в настоящее время, предлагается устанавливать банком, в котором открыт банковский счет.

Примечание. Кроме того, обособленное подразделение после выведения в кассовой книге 0310004 суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги 0310004 за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу. Передача обособленным подразделением листа кассовой книги 0310004 юридическому лицу может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации. В этом случае передача листа кассовой книги 0310004 на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом (п. 5.6 проекта Положения о порядке ведения кассовых операций).

При прочтении данного проекта можно предположить, что кассовая книга будет иметь иной вид. Будем надеяться, что законодатели учтут сегодняшнее недочеты действующего Порядка ведения кассовых операций для организаций, имеющих обособленные подразделения. Что ж, поживем - увидим.