Наша компания только образовалась. Для налаживания производственных связей в командировку вместе с сотрудником поехал учредитель компании, который не состоит в ее штате. Как отразить расходы на его командировку в бухгалтерском и налоговом учете?
Л. Перова, г. Рязань

Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). То есть в командировку можно отправить только работника организации. Это подтверждается и п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 . В нем сказано, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Из вопроса следует, что учредитель в трудовых отношениях с организацией не состоит. Поэтому считать его поездку командировкой нельзя, и затраты учредителя на эту поездку командировочными расходами не являются. В такой ситуации получается, что учредитель поехал с сотрудником по собственной инициативе. А значит, все затраты, которые он понес на эту поездку, являются его личными расходами. Соответственно, компания не сможет учесть возмещение таких затрат в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Ведь в расходы включаются только обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные самой организацией (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Так как компания оплачивает за учредителя его собственные расходы, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (ст. 41, п. 1 ст. 210 НК РФ). Страховыми взносами сумму возмещения облагать не нужно, поскольку такая выплата осуществляется вне рамок трудовых отношений (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ , далее — Закон № 212-ФЗ). Не будет она облагаться и взносами на травматизм (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ , далее — Закон № 125-ФЗ).

Все расчеты с учредителем нужно отражать в бухгалтерском учете на счете 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами». Использовать для этих целей счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» нельзя. Ведь подотчетным лицом может быть только работник (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П).

Следовательно, если компания выдала учредителю деньги из кассы до поездки, вся полученная сумма является доходом учредителя (п. 1 ст. 210 НК РФ). Из нее компания, как налоговый агент, должна удержать НДФЛ по ставке 13% и уплатить его в бюджет (п. 1, 4, 6 ст. 226 НК РФ). Отчитываться по этой сумме после поездки учредитель не должен.

пример

Вместе с сотрудником в командировку отправился учредитель организации, не состоящий в ее штате. По возвращении из поездки для возмещения понесенных расходов учредитель представил документы, из которых следует, что сумма его затрат на поездку составила 10 000 руб. Организация приняла решение возместить ему эти расходы.

В бухгалтерском учете такое возмещение будет отражаться следующими проводками:

Дебет 91 Кредит 76

— 10 000 руб. — задолженность компании по возмещению затрат учредителю;

Дебет 99 Кредит 68.3

— 2000 руб. (10 000 руб. х 20%) — сформировано постоянное налоговое обязательство (ПНО);

Дебет 76 Кредит 68.1

— 1300 руб. — из суммы возмещения затрат удержан НДФЛ;

Дебет 76 Кредит 50

— 8700 руб. — сумма возмещения затрат за минусом удержанного НДФЛ выдана на руки учредителю;

Дебет 68.1 Кредит 51

— 1300 руб. — удержанный НДФЛ перечислен в бюджет.

Чтобы у организации была возможность учесть суммы возмещения затрат учредителя на поездку в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, а у учредителя эти суммы не облагались НДФЛ, с ним можно заключить срочный трудовой договор.

По возвращении из командировки и предоставлении отчета с результатом работ срочный трудовой договор с учредителем будет завершен.

Обратите внимание, что во время действия трудового договора учредитель будет получать зарплату (средний заработок за время нахождения в командировке). Эти суммы будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

В практике организаций иногда возникают ситуации, когда в служебную поездку направляются учредители (участники, не являющиеся сотрудниками организации.

Рассмотрим вопросы налогообложения расходов на такие поездки.

Налогообложение прибыли

Следует отметить, что относительно признания расходов на оплату поездок учредителей (участников ООО) нельзя исключить риск разногласий с налоговыми органами, т.к. данные расходы нельзя отнести ни к командировочным, учитываемым для налога на прибыль в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса, ни к представительским, учитываемым на основании п. 2 ст. 264 Налогового кодекса. Официальных же разъяснений относительно возможности признания или непризнания данных расходов нет.

В частности, согласно ст. 166 Трудового кодекса, служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Аналогично, в соответствии с п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749), в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Поскольку с учредителями (участниками ООО) в данном случае не заключены трудовые отношения, соответствующие расходы понятию командировочных и критерию признания в расходах на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса не соответствуют.

Расходы на поездку учредителей (участников ООО) не являются и непосредственно расходами, связанными с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, соответственно, не могут быть учтены и в качестве представительских (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса).

Кроме того, Минфин РФ неоднократно разъяснял, что, к примеру, расходы на проживание представителей других организаций не могут быть учтены в качестве представительских.

Подобная позиция, в частности, была выражена в Письмах УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007г. № 20-12/034115 и от 16.04.2007г. № 03-03-06/1/235.

В то же время, по нашему мнению, расходы на поездки учредителей (участников ООО) можно принять при налогообложении прибыли на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса, как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса, общими принципами признания расходов являются их обоснованность и документальное подтверждение.

При этом считаем целесообразным подтвердить полномочия учредителей (участников ООО) в рамках данной деловой поездки подтверждаются протоколами решений Совета директоров.

Для обеспечения документального подтверждения расходов учредителям (участникам ООО), на наш взгляд, в данном случае следует оформить отчет об осуществленных расходах с кратким указанием цели и результата поездки (в целях подтверждения экономической оправданности) с приложением подтверждающих документов. Считаем возможным оформить подобный отчет и в форме авансового отчета по обычно применяемой форме.

При этом, если исходить из принципа экономической оправданности расходов, определенного п. 1 ст. 252 Налогового кодекса, могут быть учтены при налогообложении прибыли:

Стоимость авиабилетов;

Стоимость проживания в гостинице;

Иные экономически оправданные расходы.

Налог на доходы физических лиц и иные налоги с фонда оплаты труда

Относительно НДФЛ также нельзя полностью исключить риск разногласий с налоговыми органами по поводу оплаты поездок учредителей (участников ООО).

Однако, по нашему мнению, данные суммы не должны включаться в базу по НДФЛ по следующим основаниям.

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса, не подлежат включению в базу все выплаты, связанные с возмещением расходов. При этом порядок, аналогичный порядку оплаты командировочных расходов применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Поскольку в данных поездках учредителям (участникам ООО) передаются соответствующие полномочия, и на них возлагаются соответствующие обязанности, по нашему мнению, их можно считать лицами, находящимися в данном случае во властном (административном) подчинении.

Кроме того, суммы возмещения расходов не соответствуют понятию «дохода», определяемому как объект налогообложения статьей 209 Налогового кодекса.

Общее определение «дохода» в целях применения Налогового кодекса приведено в ст. 41.

Согласно п. 1 данной статьи, доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами «Налог на доходы физических лиц», «Налог на прибыль организации» Кодекса.

При осуществлении расходов на поездки в целях обеспечения деятельности организации не являются экономической выгодой, а соответственно – доходом.

Не облагать НДФЛ, по нашему мнению, можно все экономически оправданные и документально подтвержденные расходы, перечисленные выше:

Стоимость авиабилетов;

Стоимость проезда из аэропорта до города и от города до аэропорта;

Стоимость проживания в гостинице.

Что касается отчислений на обязательное социальное страхование и обеспечение , то в отношении оплаты расходов учредителей (участников ООО) они отсутствуют (в том числе и в отношении стоимости питания в ресторане), т.к. отсутствуют выплаты в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Возмещение же командировочных расходов сотруднику не включается в базы на основании п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009г. № 212-ФЗ и п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998г. № 125-ФЗ.

У организации заключен договор гражданско-правового характера на оказание услуг с физическим лицом. В связи с производственной необходимостью решено направить «гэпэдэшника» в командировку. Однако кадровый специалист сомневается, возможно ли направить в командировку внештатного сотрудника организации. Поможем кадровику разобраться в сложившейся ситуации.

Командировка только для работников организации

Командировка – это служебная поездка работника, связанная с выполнением им служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Дело в том, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются (ст. 166 ТК РФ).

Сотрудникам, направленным в командировку, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

расходы на проезд;

расходы по найму жилья;

суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;

иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Порядок возмещения расходов по договорам ГПХ нужно согласовать

На практике бывает, что исполнителя по гражданско-правовому договору нужно направить в другую местность для выполнения поручения. В таком случае условия, на которых состоится поездка, нужно прописать в договоре (ст. 450 ГК РФ). В том числе, в дополнительном соглашении с исполнителем нужно установить порядок возмещения его затрат на деловую поездку. Понятно, что оформлять приказ на командировку при отправке в служебную поездку внештатного сотрудника не нужно.
К затратам исполнителя, могут относиться, например, расходы на.

В служебную командировку может отправиться и генеральный директор компании, поскольку существуют вопросы, в решении которых бывает необходимо его личное присутствие. У кадровиков иногда возникают вопросы, как правильно оформить командировку директору, какие документы необходимы и кто должен их подписывать. Ответим на них, а также рассмотрим особенности оформления командировки учредителя.

Нормативная база

Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется нормативными актами. Первый из них — Трудовой кодекс РФ, в частности, ст. 166. В ней дано определение командировке. Второй документ, он же и основной, — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Оно утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

Основания для командировки директора

Целями служебной поездки руководителя организации могут быть следующие:

встречи с будущими контрагентами, осуществление новых бизнес-идей;
открытие новых представительств компании в других городах или даже странах;
работы, связанные с открытием нового проекта, участие в переговорах с подрядчиками, заключение с ними контрактов;
урегулирование спорных вопросов, которые появились в результате проверки филиалов или обособленных подразделений государственными органами контроля.

Основанием, зафиксированным документально, всегда выступает должным образом оформленная служебная записка.

Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку.

Оформление командировки директора и необходимые документы

Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками. Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.

Итак, порядок оформления следующий:

Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по . В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.
Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.
Оформляется командировочное удостоверение по . Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.
Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.
Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.
После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.
По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.

Документы нужно оформлять правильно, от этого будет зависеть судьба налогооблагаемой базы компании (подп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ). Например, если приказ оформить позже, то получится, что число дней в командировке учтется бухгалтерами в меньшем количестве, и тогда сумма расходов в налоговой базе тоже будет меньше фактической (которую генеральный директор получил на руки, когда уже отправился в поездку). Поэтому так важно соблюдать сроки составления первичной документации. Все нюансы указаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.

Кто подписывает приказ и другие документы

Все документы должен подписывать руководитель организации, соответственно, и приказ, и служебную записку генеральный директор подписывает за себя. Таким образом, получается, что он сам себя направляет в командировку.

Возложение обязанностей

В тех случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а данном случае — отправился в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику с целью исполнения обязанностей директора: подписание договоров, приказов и т.д. Выбор такого работника может зависеть от решения руководителя. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто прописан в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).

Как правило, это следующие сотрудники:

заместитель директора;
руководитель отдела кадров;
руководитель какого-либо подразделения или отдела;
соучредитель, если таковой имеется;
бухгалтер.

Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:

Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ТК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.
Нужно получить письменное согласие сотрудника.
Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

Внимание! Если сотрудник был наделен полномочиями руководителя до оформления командировки последнего, то все документы, касающиеся поездки, он вправе подписать.

Командировка учредителя

Бывают ситуации, когда необходимо отправить к командировку учредителя. Точнее, поездку необходимо оформить как командировку, потому что учредитель едет по делам компании, а расходы необходимо учесть как командировочные. Но он не является сотрудником компании, поэтому в командировку его отправить нельзя (ст. 166 ТК РФ) и деньги под отчет выдать тоже. Если этим правилом пренебречь, то у налоговой могут возникнуть вопросы.

Чтобы оформить служебную поездку учредителя (и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать и получить вычет по ), можно воспользоваться тремя способами.

Трудовой договор

Первый способ — заключить с учредителем срочный трудовой договор и принять на какую-либо должность (например, помощник директора) с минимальным окладом. Тогда можно оформить командировку по всем правилам: с оплатой проживания и суточных.

Важно! В трудовом договоре необходимо прописать обязанности, касаемые командировки: участие в переговорах, подготовка к заключению сделок и т.д. Зарплата в данном случае не должна быть ниже МРОТ.

Гражданско-правовой договор

Второй способ — заключение договора гражданско-правового характера на каждую «командировку». В таком договоре должны быть прописаны конкретные задачи: что он должен сделать, какой результат получить.

Договор может быть двух видов: оказания услуг и поручения (его заключают, если потребуется во время поездки подписывать какие-либо документы, также составляется доверенность на право подписания документов от имени компании).

В случае заключения ГПД компания должна возместить учредителю затраты на данную поездку или сама купить билеты, оплатить проживание и т.д. В первом случае на компенсацию затрат не начисляется НДФЛ и страховые взносы, данная сумма входит в налоговые расходы организации. Все расходы должны быть подтверждены первичкой, НДС к вычету принять будет нельзя, т.к. в документах будет фигурировать только учредитель.

Если компания сама оплачивает проезд и проживание, то вычет НДС будет возможен, т.к. документы будут оформлены на имя компании.

Наличные для поездки выдаются не под отчет, а просто из кассы в качестве средств, необходимых для осуществления ГПД. В расходно-кассовом ордере должны быть указаны дата и номер этого договора.

Без договора

Никаких договоров заключать не понадобится, если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя. Существуют типы сделок, которые директор не может заключать самостоятельно:

крупные (это сделки с имуществом, стоимостью свыше 25% от стоимости имущества предприятия);
с заинтересованностью;
которые прописаны в уставе ООО как требующие одобрения.

Если причина поездки — одна из этих сделок, то ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку (ст. 252 НК РФ). Обычно такие расходы учитывают как прочие или .

Так как средства шли не на оплату личных расходов учредителя, а на оплату расходов компании, не требуется уплата НДФЛ и страховых взносов. НДС можно принять к вычету.

Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Как оплатить «командировку» учредителя общества

Учредитель (участник) вашей организации, не состоящий в ее штате, время от времени ездит в другие города по делам компании. А перед вами руководство поставило задачу оплачивать за счет фирмы его проезд, проживание, телефонные переговоры в поездке и т. п. (либо возместить ему потраченную на это сумму), а также выплачивать суточные.

Проблема в том, что это - не командировка, ведь в командировку можно отправить только работник аст. 166 ТК РФ . Поэтому и расходы учредителя на такую поездку фирма не вправе учесть как командировочные. Нельзя также выдать ему деньги на эти расходы наличными под отчет: подотчетником тоже может быть только работни кп. 4.4 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П .

Если же оплатить затраты учредителя на такую «командировку» и выдать ему суточные на основании одного только распоряжения директора, то налоговики наверняка расценят это как оплату за счет фирмы его личных расходов, поэтому:

потребуют удержать с этих сумм НДФЛп. 1 ст. 210 , ст. 211 НК РФ . А если удержать налог невозможно (например, фирма оплатила билеты и проживание со своего расчетного счета и до конца года никаких выплат учредителю не будет), по окончании года - сдать на него справку 2-НДФЛ с сообщением о невозможности удержать нало гп. 5 ст. 226 НК РФ ;
исключат эти суммы из налоговых расходов как переданные безвозмездн оп. 16 ст. 270 , п. 1 ст. 252 , п. 2 ст. 346.16 НК РФ ;
не согласятся с вычетом НДС по расходам на билеты, проживание, бензин и т. п.

Страховые взносы платить, правда, не придется, поскольку это выплата не по трудовому договор уп. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ) .

Как оформить «командировочные» отношения с учредителем, чтобы и расходы списать в налоговом учете, и вычетом НДС воспользоваться, и НДФЛ с возмещаемых сумм не удерживать? Ведь, по сути, это расходы самой фирмы, а не учредителя.

СПОСОБ 1. Принимаем учредителя на работу на неполную ставку с символическим окладом

К примеру, советником директора на 0,1 ставки. Тогда расходы на его поездки - это обычные командировочные и суточные, а наличные на них можно спокойно выдавать под отчет.

При этом зарплата за полностью отработанный месяц не должна быть меньше МРОТ, закрепленного в региональном соглашени истатьи 133, 133.1 ТК РФ . Так что если трудовой договор будет, к примеру, на 1/10 ставки, то допустимо, чтобы зарплата советника была на уровне 1/10 МРОТ. И по данным табеля он должен отработать не более 1/10 месячного рабочего времени.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Если необходимо оформить разовую поездку учредителя, достаточно заключить с ним срочный трудовой договор. Основание его заключения - выполнение временных рабо тстатьи 58, 59 ТК РФ .

Налоги. НДФЛ и страховые взносы с минимальной зарплаты наверняка будут ощутимо меньше потерь на НДФЛ, НДС и налоге на прибыль с расходов на поездку, выплаты по которой учтены как личный доход учредителя. Однако придется сдавать отчетность по НДФЛ, взносам и сведения персонифицированного учета.

Оформление. В трудовом договоре укажите обязанности, соответствующие тем задачам, для решения которых учредитель ездит в командировки. Например, участие в переговорах, подготовка для директора аналитических заключений о целесообразности заключения сделки.

СПОСОБ 2. Заключаем с учредителем гражданско-правовой договор на каждую поездку

По такому договору учредитель должен сделать для вашей фирмы то, ради чего он, собственно, и отправляется в поездку (в отличие от предыдущего способа это будет уже не командировка). А фирма по договору обязана:

<или> возместить ему затраты на необходимую для выполнения его договорных обязанностей поездк уч. 2 ст. 709 , ст. 783 , ч. 2 ст. 975 ГК РФ . На суммы возмещения не нужно начислять ни НДФЛст. 41 НК РФ ; Письма ФНС от 03.09.2012 № ОА-4-13/14633 , от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926 , ни страховые взнос ыподп. «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ . Саму эту сумму включите в налоговые расходы фирмы. Но для этого все возмещаемые расходы учредитель должен подтвердить первичными документам ип. 1 ст. 252 НК РФ . А вот НДС к вычету принять не получится, так как все эти документы будут выписаны на имя учредителя;
<или> сама заказать и оплатить билеты, проживание и все прочее, необходимое учредителю для выполнения им своих обязанностей по такому договору. Этот вариант предпочтительнее, поскольку позволит еще и без проблем поставить к вычету НДС, ведь все счета-фактуры и первичные документы будут составлены на имя фирмы. Но не исключено, что кое-что фирме не удастся заранее организовать и оплатить самой. Тогда укажите в договоре, что такие расходы фирма возмещает, а остальные оплачивает сама.

Подробнее о налогах при компенсации физлицам их затрат по гражданско-правовым договорам написано:

Оформление. В зависимости от задач учредителя в «командировке» с ним заключается:

<или> договор оказания услуг (например, договор на сбор и анализ необходимой вашей компании информации, поиск потенциальных контрагентов, согласование с ними условий договоров и т. п.);
<или> договор поручения. Заключается, если в ходе поездки учредителю нужно будет от имени организации подписать какие-то документы. Не забудьте оформить также доверенность на подписание документов.

Сформулировать в договоре обязанности учредителя, для выполнения которых он отправляется в поездку, лучше не абстрактно, а конкретно. Укажите, что именно ему нужно сделать и какого результата он должен достичь. Если в поездку вместе с ним отправляются еще и работники вашей компании, то, возможно, подойдет формулировка из служебного поручения этим работникам.

Налоги. Лучше установить в договоре совсем небольшое вознаграждение, которое ваша фирма должна выплатить учредителю. Заодно оно заменит суточные, которые фирма обычно оплачивает командированным работникам.

С вознаграждения придется начислить НДФЛст. 209 , п. 1 ст. 210 , пп. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ и страховые взносы (кроме взносов в ФСС)подп. 2 п. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ , зато все эти суммы можно включить в налоговые расходы.

Для выплаты вознаграждения и возмещения расходов понадобится документ, подтверждающий выполнение учредителем договора (например, его отчет либо подписанный им и фирмой акт).

Выдача наличных на поездку. Выдать их из кассы можно, но не под отчет, а как деньги, необходимые для выполнения гражданско-правового договора. В РКО укажите номер и дату этого договора.

Особая ситуация: поездка связана со сделкой, для заключения которой необходимо одобрение учредителя

В этом случае никаких договоров не понадобится. Речь идет о сделках, которые директор не вправе заключать сам, без одобрения общего собрания участников. Это:

крупные сделки (то есть сделки с имуществом, стоимость которого составляет 25% и более от стоимости имущества вашей организаци ип. 1 ст. 46 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ (далее - Закон № 14-ФЗ); пп. 1- 3 ст. 79 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ (далее - Закон № 208-ФЗ) ).

Независимо от цены не относятся к крупным сделки, которые фирма совершает в ходе своей обычной деятельности, в том числе приобретение сырья и материалов, реализация готовой продукции, получение кредитов для оплаты текущих операци йп. 1 ст. 78 Закона № 208-ФЗ ; п. 1 ст. 46 Закона № 14-ФЗ ;

сделки с заинтересованность юст. 45 Закона № 14-ФЗ ; ст. 83 Закона № 208-ФЗ ;
любые другие сделки, которые указаны в уставе вашего ООО как требующие одобрени яп. 7 ст. 46 Закона № 14-ФЗ .

И если «командировки» единственного учредителя связаны именно c такими сделками, то необходимость получать его одобрение и есть основание для оплаты расходов на поездки за счет фирмы. Тогда у налоговиков не будет повода усомниться в экономической оправданности таких затра тст. 252 НК РФ . Их можно учитывать при расчете налога на прибыль как:

<или> внереализационные расходы, перечень которых открыты йст. 265 НК РФ ;
<или> расходы на управление в составе прочи хподп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Так можно поступить и в том случае, если участников в вашем ООО или АО несколько, а в поездке был кто-то один из них. Но только при условии, что впоследствии на общем собрании, посвященном одобрению сделки, решение принималось на основе полученной в ходе поездки информации.

В случаях, когда такое общее собрание всех участников было проведено непосредственно в пункте назначения их поездки, расходы на нее можно списать в налоговом учете и по другой статье - как внереализационные расходы на проведение общих собрани йподп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ .

Поскольку это расходы самой фирмы, а не оплата личных расходов учредителя, то и НДС по ним можно принять к вычету. По той же причине не возникают ни НДФЛ, ни страховые взносы.

Первые два способа можно использовать и в других случаях, когда не состоящий в штате учредитель делает что-то нужное для компании, тратит на это свои деньги и потом претендует на их возмещение. Например, закупает что-то, необходимое в работе фирмы. Если при этом он будет выступать как работник-подотчетник либо как исполнитель по гражданско-правовому договору, вы сможете учесть подобные затраты как расходы организации.