Методических указаниях по учету МПЗ учету недостач, обнаруженных при приемке материалов, посвящен разд. II, в котором, в частности, сказано следующее. Недостачи, выявленные при приемке поступивших в организацию материалов, учитываются в таком порядке:

– сумма недостач в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих материалов на договорную (продажную) цену поставщика. При этом другие суммы, в том числе транспортные расходы и НДС, не учитываются. Сумма недостач списывается с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно недостающие материалы списываются со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и относятся на транспортно-заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов;

– недостачи материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.

ВРЕЗ: Потери от недостачи материалов в пути в пределах установленных норм естественной убыли включаются в фактическую себестоимость строительных материалов (Письмо Минфина СССР от 30.04.1974 № 103 «Об основных положениях по учету материалов на предприятиях и стройках» ).

При этом в фактическую себестоимость включаются:

– стоимость недостающих материалов, определяемая путем умножения их количества на договорную (продажную) цену поставщика (без НДС);

– сумма транспортно-заготовительных расходов, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим материалам. Эта доля определяется путем умножения стоимости недостающих материалов на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости материалов (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без НДС);

– сумма НДС, относящаяся к основной стоимости недостающих материалов и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.

Фактическая себестоимость недостач сверх норм естественной убыли учитывается по дебету счета учета расчетов по претензиям и списывается с кредита счета расчетов (по лицевому счету поставщика). При оприходовании поступивших от поставщиков недостающих материалов, подлежащих оплате покупателем, соответственно уменьшается стоимость материалов, транспортно-заготовительных расходов и НДС, которые включены в фактическую себестоимость недостачи и порчи.

Если к моменту обнаружения недостачи расчеты с поставщиком не были произведены, то оплата осуществляется за вычетом стоимости недостающих по вине поставщика материалов. В этом случае неоплаченные суммы на счете учета расчетов по претензиям не отражаются.

При отсутствии оснований для предъявления претензии и (или) иска (например, в случаях стихийных бедствий), а также в случаях, когда иск покупателя к поставщику и (или) транспортной организации судом не удовлетворен (полностью или частично), такие суммы недостач списываются покупателем на счет «Недостачи и потери от порчи ценностей» и относятся на финансовые результаты.

Оформление документов о приемке

Согласно п. 49 если установлено несоответствие поступивших материалов данным об ассортименте, количестве и качестве, указанным в документах поставщика, а также если качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т. д.), то приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее Актом о приемке материалов. В случае составления приемного акта приходный ордер не оформляется. Акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

Форма Акта о приемке материалов (№ М-7) утверждена Постановлением Госкомстата России № 71а и применяется в случае приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика.

Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают:

– один экземпляр – в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей;

– другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Очевидно, что в случае, если количество недостающих материалов меньше или равно размеру естественной убыли по норме, у строительной организации нет оснований для предъявления претензии поставщику.
При этом вычет сумм «входного» НДС со стоимости фактически принятых материалов (с учетом нормативной естественной убыли) производится в общеустановленном порядке.

Если размер недостачи превышает нормативную убыль, то возникает вопрос о том, какую сумму предъявить к вычету. Данная проблема прокомментирована Минфином в Письме от 23.10.2008 № 03‑07‑09/34 , в котором, в частности, сообщается следующее. Согласно ст. 172 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров, на основании счетов‑фактур, выставленных продавцами, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг) при наличии соответствующих первичных документов. В связи с этим вычету подлежат суммы налога, соответствующие принятому на учет количеству товаров .

Пунктом 3 ст. 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Таким образом, если в течение этого срока выявлены расхождения по количеству отгруженных продавцом и принятых покупателем товаров, налогоплательщик может оформить счет-фактуру на количество товара по данным покупателя . Кроме того, в случае если при приемке товара выявлены расхождения в количестве и номенклатуре товара, продавец имеет право при наличии соответствующих первичных документов, оформленных согласно действующим требованиям бухгалтерского учета, внести исправления в счета-фактуры, заверив их подписью руководителя и печатью продавца.

Проиллюстрируем применение всего вышеизложенного на примерах. Условимся, что документы в каждом из рассматриваемых случаев оформлены организацией в соответствии с установленными требованиями.

Пример 1.
ООО «Подрядстрой» на условиях 100%-ной предоплаты приобрело 130 т щебня по цене 1 180 руб./т (в том числе НДС – 180 руб./т) на общую сумму 153 400 руб. (в том числе НДС – 23 400 руб.). Цена договора включает расходы на доставку щебня автомобильным транспортом до покупателя. В момент приемки была выявлена недостача в размере 6 т.
Поставщик признал претензию и вернул денежные средства в сумме выявленной недостачи.
Учетной политикой ООО «Подрядстрой» использование счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» не предусмотрено.

Согласно Постановлению № 78 норма естественной убыли щебня при перевозке автомобильным транспортом навалом составляет 1,3% массы перевозимого груза. При этом указанная норма естественной убыли является предельной независимо от расстояния перевозки и применяется только в случае фактической недостачи груза.

Таким образом, размер естественной убыли по норме равен 1,69 т (130 т х 1,3%), соответственно, недостача сверх нормы – 4,31 т (6 - 1,69).

Стоимость недостачи в пределах норм убыли равна 1 690 руб. ((1 180 - 180) руб./т х 1,69 т).

Стоимость сверхнормативных потерь определяется исходя из их фактической себестоимости, включая НДС, – 5 086 руб. (1 180 руб./т х 4,31 т).

В учете бухгалтер составит следующие проводки:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.

Отражена недостача щебня сверх нормы естественной убыли
(1 180 - 180) руб./т х (130 - 6) т
Учтен НДС (180 руб./т х (130 - 4,31) т)
НДС предъявлен к вычету

Произведен зачет предоплаты
Поступили денежные средства от поставщика

Очевидно, что договор поставки может быть заключен на других условиях, поэтому рассмотрим еще одну ситуацию.

Воспользуемся условиями примера 1 с той разницей, что ООО «Подрядстрой» должно оплатить полученный щебень не позднее трех дней с момента приемки. Предъявленную покупателем претензию поставщик признал и согласился на зачет суммы недостачи в счет уменьшения задолженности ООО «Подрядстрой».

Бухгалтер ООО «Подрядстрой» произведет в учете те же записи, что и в примере 1, за исключением двух последних проводок. Далее операции необходимо отразить так:

Кроме того, расходы на доставку могут быть не включены в договорную цену приобретения товара, а выделяться в расчетных документах отдельной строкой.

Изменим условия примера 1. ООО «Подрядстрой» на условиях 100%-ной предоплаты приобрело 130 т щебня по цене 708 руб./т (в том числе НДС – 108 руб./т) на общую сумму 92 040 руб. (в том числе НДС – 14 040 руб.). Цена щебня не включает расходы на доставку. Стоимость транспортировки предъявлена поставщиком отдельно и составляет 61 360 руб. (в том числе НДС – 9 360 руб.).
В момент приемки была выявлена недостача в размере 6 т. Поставщик признал претензию и согласился на зачет суммы недостачи в счет уменьшения задолженности ООО «Подрядстрой» за транспортные услуги.

Напомним, что размер естественной убыли по норме равен 1,69 т (130 т х 1,3%), а недостача сверх нормы – 4,31 т (6 - 1,69).

Стоимость недостачи в пределах норм убыли равна 1 014 руб. ((708 - 108) руб./т х 1,69 т).

Стоимость сверхнормативных потерь определяется исходя из их фактической себестоимости, которая состоит из договорной цены поставщика (без НДС), расходов на транспортировку (без НДС) и суммы НДС, относящейся к основной стоимости недостающих материалов и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.

Основная стоимость сверхнормативной недостачи равна 2 586 руб. ((708 - 108) руб./т х 4,31 т).

Как следует из Методических указаний по учету МПЗ , сумма транспортно-заготовительных расходов, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим материалам, определяется путем умножения стоимости недостачи на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости материалов (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без НДС). Сумма транспортных расходов по сверхлимитной недостаче равна 1 724 руб. (2 586 руб. х (61 360 - 9 360) руб. / (92 040 - 14 040) руб.).

Наконец, сумма НДС, относящаяся к основной стоимости недостающих материалов и к транспортным расходам, связанным с их приобретением, составит 776 руб. ((14 040 + 9 360) руб. / 130 т х 4,31 т).

Таким образом, фактическая недостача материалов сверх норм естественной убыли – 5 086 руб. (2 586 + 1 724 + 776).

В учете бухгалтер ООО «Подрядстрой» сделает следующие проводки:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражена недостача щебня в пределах нормы естественной убыли
Оприходовано принятое от поставщика количество щебня (708 - 108) руб./т х (130 - 6) т
Учтен НДС со стоимости щебня (108 руб./т х (130 - 4,31) т)
НДС предъявлен к вычету
Списана недостача в пределах норм естественной убыли
Произведен зачет предоплаты
Отражена задолженность перед поставщиком за транспортировку щебня (61 360 - 9 360 - 1 724) руб.
Учтен НДС со стоимости доставки щебня (9 360 руб. - 9 360 руб. / 130 т х 4,31 т)
НДС предъявлен к вычету
Отражена недостача щебня сверх нормы естественной убыли по фактической себестоимости
Уменьшена задолженность перед поставщиком на сумму претензии
Перечислены денежные средства поставщику в счет погашения задолженности за транспортные услуги (61 360 - 5 086) руб.

Аналогично следует определять размер ущерба от недостачи и в том случае, если транспортировка приобретенных строительной организацией материалов производится силами стороннего перевозчика.

Налог на прибыль

Подпункт 2 п. 7 ст. 254 НК РФ позволяет включить в состав материальных расходов потери от недостачи при транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ. В Постановлении от 12.11.2002 № 814 Правительство РФ поручило министерствам разработать и утвердить нормы естественной убыли при хранении и транспортировке материально-производственных запасов, а также указало на обязанность их пересмотра по мере необходимости, но не реже одного раза в 5 лет.

Во исполнение данного постановления некоторые министерства ввели такие нормы. Вместе с тем в настоящее время действуют все неотмененные нормы естественной убыли (письма Минфина России от 12.10.2006 № 03‑04‑11/193 , от 08.11.2007 № 03‑03‑06/1/783 , от 24.09.2008 № 03‑03‑06/1/545 ). Поэтому бухгалтер строительной организации может при расчете размера естественной убыли руководствоваться названным в примерах Постановлением № 78 . Поскольку в силу п. 2 ст. 254 НК РФ стоимость материалов, включаемых в материальные расходы, определяется исходя из цен их приобретения (без учета НДС), включая расходы на транспортировку и иные затраты, связанные с их приобретением, считаем, что в рассмотренных нами примерах стоимость недостачи материалов в пределах нормы естественной убыли в целях налогообложения прибыли будет совпадать с суммой, отраженной в бухгалтерском учете.

Обратите внимание : Бухгалтер не вправе отнести к материальным расходам потери в пределах норм, установленных только локальными актами организации. Позиция Минфина по этому вопросу доведена до налогоплательщиков Письмом от 04.04.2005 № 03‑03‑01-04/1/146 .

Недостачи сверх норм естественной убыли в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, не учитываются.

Недостача в период хранения

Как следует из Методических указаний по учету МПЗ , суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену материала и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к нему. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно. В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов учета запасов (в части договорной (учетной) цены), а также по дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета «Отклонение в стоимости материалов» (при использовании организацией счетов заготовления и приобретения материалов) или соответствующего субсчета к счетам учета запасов в части доли транспортно-заготовительных расходов (пп. «б» п. 29 , п. 127 ).

Недостача запасов списывается со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу, а сверх норм – за счет виновных лиц (при этом используются счета расчетов по возмещению ущерба). Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки относят на финансовые результаты. Нормы убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм (п. 30 , 128 ).

Так же как и в случае с недостачей, выявленной при приемке материалов, списанию подлежит фактически отсутствующее количество материалов. То есть если размер недостачи меньше, чем количество, рассчитанное с применением норм убыли, то списанию подлежит фактическая нехватка материалов. Если размер недостачи превышает количество, определенное с учетом норм, то на естественную убыль бухгалтер отнесет сумму согласно расчету, а разница подлежит взысканию за счет виновных лиц либо списывается на финансовые результаты при их отсутствии или отказе суда в удовлетворении иска.

В пункте 31 Методических указаний по учету МПЗ сказано, что в материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач, должны содержаться документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и т. п.), и решения этих органов, а также заключения о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций.

В пункте 126 Методических указаний по учету МПЗ приведены требования к оформлению акта на списание материалов. В частности, в нем указывается:

– наименование списываемых материалов и их отличительные признаки;

– количество;

– фактическая себестоимость;

– установленный срок хранения;

– дата (месяц, год) поступления материалов;

– причина списания;

– информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц.

В пункте 79 Письма Минфина СССР от 30.04.1974 № 103 сказано, что выявленные недостачи материалов отражаются в карточках складского учета, а после рассмотрения и утверждения результатов инвентаризации делаются соответствующие бухгалтерские записи. При этом в силу п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете .

Если стоимость материалов, числящаяся в бухгалтерском учете организации, меньше их рыночной цены, которая используется для расчета суммы ущерба при наличии виновных лиц, для отражения операций по взысканию ущерба применяется счет 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей». В этом случае в соответствии с Планом счетов и инструкцией по его применению производятся следующие записи:

– Дебет 73-2 Кредит 98-4 – отражена сумма превышения рыночной стоимости недостачи над балансовой стоимостью;

– Дебет 98-4 Кредит 91-1 – отражено списание разницы между суммой, взысканной с виновного лица, и балансовой стоимостью недостающих ценностей.

Налог на добавленную стоимость

Списывая недостачу материалов, образовавшуюся в периоде их хранения на складе предприятия, бухгалтер неизбежно задастся вопросом: нужно ли восстанавливать «входной» НДС, ранее принятый к вычету?

Позиция налоговых инспекторов и финансистов однозначна – организация обязана восстановить НДС со стоимости списанного имущества (сырья, материалов, объектов основных средств, товаров). Например, в Письме от 31.07.2006 № 03‑04‑11/132 Минфин сообщил следующее: в связи с тем что выбывшие в результате недостачи товарно-материальные ценности при осуществлении операций, облагаемых НДС, не использовались, суммы этого налога, ранее принятые к вычету по таким товарно-материальным ценностям, необходимо восстановить. При этом указанное восстановление сумм налога должно производиться в том налоговом периоде, в котором недостающие товарно-материальные ценности списываются с учета .

Вместе с тем арбитражные суды разных инстанций и федеральных округов неоднократно признавали незаконными решения инспекций о начислении недоимки (см., например, Определение ВАС РФ от 18.01.2007 № 16213/06 , Решение ВАС РФ от 23.10.2006 № 10652/06 , постановления ФАС МО от 22.04.2008 № КА-А41/3483-08 , ФАС ЦО от 07.11.2006 № А68‑АП-1067/10-05 и др.).

Полагаем, что в данном случае организации следует самостоятельно принять решение, восстанавливать суммы «входного» налога со стоимости списанных в результате выявленной недостачи материалов или нет. Заметим, что в случае применения предприятием норм естественной убыли сумму НДС, подлежащую восстановлению, нужно определять со стоимости материалов, списанных сверх норм убыли. Данная сумма налога отражается в разделе 3 декларации по НДС (код строки 190). В бухгалтерском учете восстановленную сумму налога относят на увеличение размера недостачи проводкой Дебет 94 Кредит 68 .

Налог на прибыль

Выше мы отмечали, что выявленные при приемке материалов недостачи в пределах норм естественной убыли учитываются в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ . Эта же норма позволяет учесть в целях налогообложения и потери от недостачи, образовавшейся в период хранения материалов на складе. Но опять‑таки в пределах норм естественной убыли. Сверхлимитные недостачи (в том числе если норма естественной убыли для конкретных видов материалов не утверждена) в налоговых расходах не учитываются.

Исключением из этого являются случаи, предусмотренные пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ , согласно которому во внереализационные расходы включаются недостачи материальных ценностей в производстве и на складах в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Соответственно, если лицо, виновное в недостаче материалов на складе, установлено, нормы пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ не применяются. В этом случае суммы, взыскиваемые с работника в счет возмещения ущерба, включаются в состав внереализационных доходов на основании п. 3 ст. 250 НК РФ на дату признания виновным лицом или дату вступления в законную силу решения суда (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ ). В связи с этим закономерен вопрос: можно ли признать внереализационным расходом сумму недостачи? По мнению автора, ответить на него следует положительно. В противном случае получится, что организация должна уплатить налог на прибыль со всей суммы, взысканной с работника, что, очевидно, не логично. На наш взгляд, стоимость недостающих материалов можно включить во внереализационные расходы (на основании пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ ), а сумму возмещения ущерба признать внереализационным доходом организации.

Следует отметить, что автору не удалось найти писем чиновников финансового или налогового ведомств, разъясняющих официальную позицию по данной проблеме применительно к недостаче материалов. Наряду с этим имеются комментарии о том, что налогоплательщик на основании пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ вправе признать в составе расходов на дату отражения внереализационного дохода стоимость возмещаемого имущества, в частности при хищении ценных бумаг (Письмо Минфина России от 17.04.2007 № 03‑03‑06/1/245 ) и автомобиля (Письмо Минфина России от 29.03.2007 № 03‑03‑06/1/185 ).

Обратите внимание : Если организация отказывается взыскивать с виновного лица причиненный ей ущерб (в том числе отказывается взыскивать материальный ущерб с работника), сумма ущерба не может быть включена в состав расходов для целей налогообложения прибыли (п. 49 ст. 270 НК РФ ).

Независимо от того, по какой причине образовалась недостача, для списания недостающих материалов во избежание претензий налоговых инспекторов необходимо иметь:

– документы по учету результатов инвентаризации, предусмотренные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22), инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3), сличительные ведомости (форма № ИНВ-19) и т. д.);

– письменные объяснения работника, виновного в недостаче (при отсутствии виновного лица – объяснения материально ответственного лица);

– бухгалтерскую справку-расчет по определению сумм недостач в пределах норм естественной убыли, сумм, подлежащих возмещению работником;

– распоряжение руководителя организации о взыскании (об отказе от взыскания) ущерба с виновного лица;

– решение суда о взыскании (невзыскании) с работника задолженности (при отсутствии согласия работника добровольно возместить ущерб, превышающий его среднемесячный заработок, или пропуске срока для вынесения работодателем распоряжения о взыскании);

– постановление о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого.

К сведению : арбитры ФАС МО вПостановлении от 21.01.2008 № КА-А40/13938-07-2 указали, что предприятию недостаточно иметь акты инвентаризации, постановления органов внутренних дел, бухгалтерские справки и т. д. Важно, чтобы представленные документы однозначно подтверждали причины образования недостачи (в результате хищений или в связи с иными обстоятельствами). В противном случае невозможно сделать вывод о правомерности отнесения убытков от недостачи к внереализационным расходам.

Отражение операций в бухгалтерском учете

Покажем на конкретных примерах, какие записи на счетах учета необходимо сделать бухгалтеру.

Пример 4.
Во время проведения инвентаризации на складе была выявлена недостача средств индивидуальной защиты (костюмов сигнальных и рукавиц) на общую сумму 2 500 руб. Виновным в недостаче признан кладовщик, который согласился полностью возместить ущерб.

Напомним, что в бухгалтерском учете на счет виновных лиц относится недостача имущества сверх норм естественной убыли. Однако такие нормы для средств индивидуальной защиты не предусмотрены, поэтому вся недостача является сверхнормативной и подлежит возмещению виновным лицом.

Бухгалтер составит в учете такие проводки:

В данном случае сумма, взысканная с работника, равна балансовой стоимости недостачи, поэтому ни расходов, ни доходов в бухгалтерском учете не возникает. Вместе с тем в налоговом учете признаются внереализационные доходы и расходы.

Добавим, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Данное ограничение необходимо учитывать при расчете суммы ежемесячных удержаний с работника в счет возмещения недостачи.

Если виновное в недостаче лицо отсутствует или организацией принято решение об отказе во взыскании суммы ущерба, то источником списания расходов будут прочие расходы.

Пример 5.
Воспользуемся условиями примера 4 с той разницей, что руководитель предприятия учел тяжелое материальное положение семьи кладовщика и освободил его от обязанности возмещения стоимости ущерба.

При наличии решения руководства организации об отказе во взыскании стоимости недостачи с кладовщика бухгалтер отразит операции такими проводками:

Отказ предприятия от взыскания недостачи означает, что данные расходы не могут уменьшать налогооблагаемую прибыль. Следовательно, в учете необходимо отразить постоянное налоговое обязательство: Дебет 99 Кредит 68 – 600 руб. (2 500 руб. х 24%).

Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н.

Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».

Постановление Госснаба СССР от 08.06.1987 № 78 «Об утверждении норм естественной убыли строительных материалов при перевозках автомобильным транспортом».

Как видим, размер недостачи сверх нормы естественной убыли в примерах 1 и 3 совпадает, что подтверждает правильность произведенных нами расчетов.

У нас числятся например: цемент, гвозди, арматура, розетки и т.п., всё то что нужно было при строительстве и ремонте зданий. На сегодняшний момент предприятие не ведёт больше данную деятельность и часть материалов пришла в негодность. Как мы можем их списать? Я так понимаю, что провести внеплановую инвентаризацию и списать в соответствии с приказом руководителя. За счёт чего? Может за счёт чистой прибыли прошлых лет?

Суммы потерь от их списания должны быть отражены на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" проводкой:

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 10.

Списание материалов, вследствие порчи, отражается проводкой: Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Чтобы учесть недостачу в составе расходов, ее размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В данном случае Вы можете списать расходы, уменьшив прибыль прошлых лет.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

Инвентаризация: выявление недостачи и порчи

Обнаружение факта недостачи (порчи) товаров является основанием для проведения инвентаризации (). Исключением из этого правила является недостача (порча) товаров, выявленная до постановки товаров на учет . Факт недостачи (порчи) может быть выявлен и в процессе инвентаризации, проводимой по иным причинам.*

Для документального оформления проведения инвентаризации товаров можно использовать следующие типовые формы:*

инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);
акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма № ИНВ-4);
инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);
акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма № ИНВ-6).

При оформлении результатов инвентаризации необходимо составить следующие документы*:

сличительная ведомость по форме № ИНВ-19 ;
ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26 .

Более подробно о заполнении этих форм см. в таблице .

Инвентаризация: уценка и списание

При выявлении факта порчи товаров организация может:*

уценить товары для дальнейшей продажи;
списать товары (если они не подлежат дальнейшей реализации).

Если организация по причине порчи планирует уценить (списать) товар, руководитель организации создает комиссию, состав которой утверждается приказом .* В состав комиссии должны входить:

представитель администрации организации (например, руководитель);
материально-ответственное лицо;
представитель санитарного надзора (при необходимости).

Решение комиссии об уценке (списании) испорченных товаров оформляется в письменной форме. Для этого составляется акт, например по форме:*

№ ТОРГ-15 (оформляется при уценке (списании) товаров в результате порчи, боя, лома);
№ ТОРГ-16 (оформляется при списании товаров, не подлежащих дальнейшей реализации, например, при истекшем сроке годности).

В некоторых отраслях вместо формы № ТОРГ-15 (№ ТОРГ-16) могут использоваться другие акты на списание товаров, рекомендованные для применения соответствующими ведомствами. Например, в отношении медицинских товаров в аптеках – акт по форме № А-2.18 (раздел 4 Методических рекомендаций, утвержденных Минздравом России 14 мая 1998 г. № 98/124).

Отражение в бухучете потерь, подтвержденных результатами инвентаризации, зависит от:*

вида потерь (недостача или порча);
причин возникновения (естественная убыль , виновное лицо, форс-мажорные обстоятельства).

О том, как отразить в бухучете недостачу, выявленную в ходе проведения инвентаризации, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении недостачи, выявленные в ходе проведения инвентаризации .

Если испорченные товары не могут быть в дальнейшем использованы (проданы), в бухучете их стоимость отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества (счет 41). При этом если учет товаров ведется по продажным ценам, то одновременно с отражением факта порчи товаров на счете 94 торговую наценку, приходящуюся на испорченные товары и ранее учтенную на счете 42 , нужно сторнировать. Об этом говорится в указаниях по применению Плана счетов (счет , , ). При отражении факта порчи товаров в учете сделайте проводки:*

Дебет 94 Кредит 41
– отражена порча товаров;

Дебет 94 Кредит 42
– сторнирована торговая наценка, приходящаяся на испорченный товар (если учет товаров ведется по продажным ценам).

Такой порядок отражения порчи товаров в бухучете отражен в подпункте «б» пункта 29 приказа Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, порчу товаров списывайте на финансовые результаты организации. Сумму порчи отнесите к прочим расходам*. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Сумму убытка определяйте исходя из стоимости испорченного товара по данным бухучета. В этом случае сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 94
– списан убыток от порчи товаров в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).

п. 1 ст. 252 НК РФ).*

Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, то есть является расходом. Чтобы учесть недостачу в составе расходов, ее размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ).* Обоснованием является то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает и доход (). Документальным подтверждением расхода является сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие документы. Если указанные требования соблюдены, то сумму недостачи (по фактической себестоимости) можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).*

Сергей Разгулин

По решению учредителей организация может направить чистую прибыль:*
– на выплату дивидендов;
– на погашение убытков прошлых лет;
– на увеличение уставного капитала;
– на выплату премий , материальной помощи ;
– оплату путевок сотрудникам, если оплачиваются путевки, которые приобретает организация, и если организация компенсирует стоимость путевок, которые приобретает сотрудник;
– на финансирование капитальных вложений;
– на другие цели.*

Сергей Разгулин , действительный государственный советник РФ 3-го класса

Материалы являются одной из важнейших составляющих в себестоимости выпускаемой продукции, поэтому их необходимо своевременно оприходовать и контролировать правильность списания. Рассмотрим бухгалтерские проводки, формируемые при списании материалов в производство, недостаче, порче и безвозмездной передаче.

Особенности бухгалтерского учета материалов

Материалы – это оборотные активы, которые используются в производстве в качестве ресурсного элемента. Под материалами следует понимать целую группу активов, которые могут быть использованы в производстве, а именно полуфабрикаты, сырье, топливо, комплектующие (запчасти) и другие ТМЦ производственного назначения.

Для учета материалов используется счет 10 «Материалы», который предназначен для аналитического учета по видам ТМЦ. Данный счет является активным, поэтому все поступления отображаются по его дебету, а списания – по кредиту.

Учет материалов преследует за собой следующие цели:

Обеспечение их сохранности;
Нормирование материальных запасов, что позволяет обеспечить беспрерывность производственного процесса;
Анализ рационального использования ТМЦ;
Формирование экономически-обоснованной себестоимости выпускаемой продукции.

Списание материалов в бухгалтерском учете

Списание материалов в производство осуществляется согласно учетной политике предприятия и стандартам бухгалтерского учета. Выделяют три метода списания:

1. По средневзвешенной себестоимости приобретенных материалов, Данный метод списания материалов является наиболее распространенным. Рассчитывается по формуле:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

2. ФИФО. Данный метод предусматривает списание материалов в хронологическом порядке, то есть списание происходит по цене первого прихода, второго и так далее. Такой метод списания целесообразно использовать для скоропортящихся материалов, поскольку ФИФО не учитывает инфляционную составляющую при неравномерном использовании ТМЦ.

3. По себестоимости каждой единицы. Данная методика учета используется в исключительном порядке, то есть если ТМЦ не могут заменить друг друга (драгоценные металлы и камни). Здесь предусмотрена отдельная оценка каждой единицы материалов, которая списывается в производство по их фактической себестоимости.

Первичными документами по списанию ТМЦ со склада предприятия в производство являются лимитно-заборные карточки, накладные на перемещение, требования-накладные и акты списания.

Списание материалов может осуществляться не только в производство, но и по другим причинам:

Превышение срока хранения, что привело к их порчи;
Моральное устаревание;
Выявлена недостача, хищение или порча материала.

Для того чтобы списать эти материалы формируется Комиссия по их списанию, которая составляет соответствующий акт.

Пример акта на списание материалов:

Перечень проводок по списанию материалов

Счет Дт	Счет Кт	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
Списание материалов в производство
20 (23)	10	12 000	Списание материалов в основное (вспомогательное) производство	Лимитно-заборная карточка, накладная на перемещение, накладная на списание
25 (26)	10	145 000	Списаны материалы на общепроизводственные (общехозяйственные нужды)	Накладная на перемещение, накладная на списание
44	10	12 300	Списаны материалы, которые были использованы при продаже товаров и готовой продукции	Накладная на перемещение
10	10	108 000	Перемещение материалов с основного склада в склады цеховых подразделений	Накладная на перемещение
Другие причины списания и безвозмездная передача
Недостача (порча) при наличии виновного лица
94	10	21 390	Списание балансовой стоимости материалов	Акт списания
20, 23, 25, 26, 29	94	8 500	Списание материалов в пределах норм естественной убыли, которые были утверждены ранее
73-2	94	12 890	Списание выявленной недостачи материалов на виновного лица в сумме, что превышает норму естественной убыли	Акт списания, бух. справка-расчет
91-2	68-2	2 320,20	Начислена сумма НДС от стоимости материалов, что превышают норму естественной убыли	Счет, бух. справка-расчет
50-01	73-2	12 890	Виновным лицом наличными погашена сумма недостачи	ПКО
70	73-2	12 890	Сумма недостачи погашена за счет заработной платы	Бух. справка-расчет
Недостача (порча) при отсутствии виновного лица
91-2	94	12 890	Списание выявленной недостачи материалов, что превышает норму естественной убыли (виновное лицо не установлено)	Акт списания, бух. справка-расчет
Безвозмездная передача материалов
91-2	10	178 000	Списание материалов, переданных безвозмездно	Счет, накладная
91-2	68	32 040	Начисление НДС на стоимость безвозмездно передаваемых материалов	Счет, накладная
Списание материалов, утраченных в результате стихийного бедствия (аварии)
99	10	127 500	Списаны материалы, которые пострадали при стихийном бедствии	Акт списания
99	68	22 950	Начислено НДС на сумму ущерба	Счет

В данной ситуации организация-приемщик, выявив недостачу, должна определить, соответствует ли данная недостача нормам естественной убыли или превышает их. От этого зависит, каким образом отражается данная недостача в бухгалтерском учете и правила ее списания.

Согласно п. 58 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001г. №119н "Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов" недостача и порча, выявленная организацией при приемке, должна быть отражена в учете следующим образом:

а) сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и (или) испорченных материалов на продажную цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются. Затем сумма недостач и порчи списывается с кредита счета расчетов в дебет счета "Недостачи и потери от порчи ценностей". Одновременно недостающие и (или) испорченные материалы списываются со счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" и относятся на транспортно - заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов.

Обратите внимание!

Если испорченные товарно-материальные ценности организация может в дальнейшем использовать, то они должны быть оприходованы по цене возможной реализации. Одновременно на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи;

б) недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.

В фактическую себестоимость включаются:

стоимость недостающих и испорченных материалов, определяемая путем умножения их количества на продажную цену поставщика (без налога на добавленную стоимость). По подакцизным товарам в договорную (продажную) цену включаются акцизы. Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи, с уменьшением на эту сумму потерь от порчи материалов;
сумма транспортно - заготовительных расходов, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам. Эта доля определяется путем умножения стоимости недостающих и испорченных материалов на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости материалов (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без налога на добавленную стоимость);
сумма налога на добавленную стоимость, относящаяся к основной стоимости недостающих и испорченных материалов и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.

Недостача при приемке товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли.

Таким образом, чтобы определить размер недостачи нужно количество недостающих материалов умножить на цену, которая указана в договоре с поставщиком. При этом НДС и транспортные расходы, относящиеся к недостающим материалам, в расчет не берутся. Затем определить ее размер: либо он соответствует нормам или превышает их.

Полученная величина должна быть зафиксирована в Акте о приемке материалов (форма №М-7), утвержденном Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997г. №71а.

Если полученная величина соответствует нормам естественной убыли, то она должна быть отражена по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В последующем сумма недостачи списывается на счета учета ТМЦ или, если организация использует счет 16 "Отклонение в стоимости материалов" в дебет данного счета.

Такое списание предусмотрено для целей бухгалтерского учета.

Налоговый учет.

Согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 254 НК РФ на сумму недостачи можно уменьшить налогооблагаемую базу по прибыли, но только в пределах норм естественной убыли, причем, если эти нормы утверждены Правительством Российской Федерации. Однако, такие нормы до сих пор, не утверждены. А существовавшие до сих пор нормы естественной убыли, утвержденные различными отраслевыми ведомствами, для целей налогообложения утратили силу с 1 января 2002г. то есть если в целях бухгалтерского учета ими воспользоваться можно, то в целях исчисления прибыли любую недостачу придется считать сверхнормативной.

Из вышеприведенной вытекает, что нельзя принять к вычету и "входной" НДС по недостающим ТМЦ. Так как согласно п.7 статьи 171 НК РФ если в соответствии с главой 25 НК РФ расходы принимаются в целях налогообложения прибыли по нормативам, то суммы "входного" НДС по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам.

Так как, пока любая недостача считается сверхнормативной (до принятия норм), то и НДС по таким недостачам надо отнести на расходы организации, не уменьшающие налогооблагаемую базу по прибыли.

Пример.

ООО "Славянка" заключило договор с ООО "Мясокомбинат" на поставку 5000 кг вареной колбасы по цене 88 руб. за 1 кг. (в том числе НДС= 8 руб.). По данному договору ООО "Славянка" перечислило 100-% предоплату в сумме 440 000 рублей.
12 мая 2003 г. ООО "Мясокомбинат" осуществил поставку по договору. При приемке была установлена недостача 6 кг колбасы.
Нормы естественной убыли при транспортировке продовольственных товаров утверждены Письмом Минторга РСФСР от 21.05.1987г. №085. Согласно данному документу нормы естественной убыли по вареным колбасам при перевозке автомобильным транспортом на расстояние до 50 км составляет 0,12 процента от ее массы.
В данном случае недостача в пределах норм естественной убыли составит 5 000 кг х 0,12% = 6 кг.
Сумма выявленной при приемке недостачи составит:
6 кг х (88 руб. - 8 руб.) = 480 руб.
В бухгалтерском учете предприятия бухгалтер отразит это следующим образом:
Дебет 60 "Авансы выданные"
Кредит 51
- 440 000 руб. - перечислен авансовый платеж по договору поставки (предположим 5 мая 2003г).
12 мая 2003г.
Дебет 41 " Товары"

- 399 520 руб. - отражена стоимость полученного товара (по факту);
Дебет 19
Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
- 40 000 руб. - учтен НДС по оприходованным товарам и по недостаче в пределах норм естественной убыли;
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
- 480 руб. - списана недостача в пределах норм;
Дебет 44 "Расходы на продажу" субсчет "Транспортные расходы"
Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
- 480 рублей - сумма недостачи отнесена на издержки обращения в пределах норм естественной убыли;
Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"
Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"
- 440 000 рублей - зачтен в счет погашения задолженности поставщика ранее выданный аванс;
Дебет 91.2 "Прочие расходы"

- 48 руб. - списан на расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу по прибыли НДС по недостаче продовольственных товаров в пределах норм естественной убыли;
Дебет 68 "Расчеты по НДС"
Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость"
- 39 952 руб. - возмещен НДС из бюджета;
Обратите внимание!
В налогооблагаемую базу по прибыли у ООО "Славянка" не войдет сумма 528 руб. (480 руб. + 48 руб.)

Недостача при приемке товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли.

В том случае, если организация, при приемке, выявила недостачу и размер ее превышает нормы естественной убыли, то, в такой ситуации, выставляется, так называемая, претензия. Фактически претензия это документ, на основании которого стороны могут урегулировать отношения по договору в досудебном порядке. В данном документе (составляется в произвольной форме) необходимо указать:

количество ТМЦ, предусмотренное договором;
количество ТМЦ, полученное фактически;
требования, предъявляемые покупателем;
сроки, в течение которых поставщик должен рассмотреть выставленную претензию и ответить на нее;

Как правило, данный срок оговаривается сторонами в договоре. Если договор между контрагентами не содержит такого пункта, то в этом случае необходимо руководствоваться нормами гражданского права. Согласно статье 314 ГК РФ, если обязательство предусматривает или позволяет определить день его исполнения или период времени, в течение которого оно должно быть исполнено, обязательство подлежит исполнению в этот день или, соответственно, в любой момент в пределах такого периода.

Когда обязательство не предусматривает срок его исполнения и этот срок невозможно определить, то оно должно быть исполнено в разумный срок с момента возникновения такого обязательства.

Вместе с претензией поставщику направляются копии счетов-фактур, копии накладных и т. д.

О том, каким образом отражается в бухгалтерском учете недостача и порча товарно-материальных ценностей при приемке сверх норм говорит пункт 59 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001г. №119н. Согласно данному бухгалтерскому документу фактическая себестоимость недостач и порчи сверх норм естественной убыли учитывается по дебету счета учета расчетов по претензиям и списывается с кредита счета расчетов (по лицевому счету поставщика). При оприходовании поступивших от поставщиков недостающих материалов, подлежащих оплате покупателем, соответственно уменьшается стоимость материалов, транспортно - заготовительных расходов и налог на добавленную стоимость, включенные в фактическую себестоимость недостачи и порчи.

Таким же образом учитываются претензии к поставщикам на суммы излишней оплаты, произведенные в связи с несоответствием цен, указанных в расчетных документах, ценам, предусмотренным в договоре (завышение цен), арифметических ошибок, допущенных в расчетных документах поставщика, и по другим подобным причинам.

Сумма выявленной недостачи сверх норм естественной убыли учитывается по фактической себестоимости, включающей в себя стоимость недостающих ТМЦ, транспортные расходы, относящиеся к недостающим ТМЦ, НДС по недостающим ТМЦ и транспортным расходам, относящимся к этим материалам.

Транспортные расходы, относящиеся к недостающим ТМЦ рассчитываются следующим образом:

ТР н=СТ н х ТР о / СТ о , - где
ТР н - транспортные расходы по недостающим ТМЦ;
СТ н - стоимость недостающих ТМЦ;
ТР о - общая стоимость транспортных расходов (без НДС);
СТ о - общая стоимость материалов (без НДС);

Пример.

ООО "Строитель" в октябре 2002г. по договору поставки приобрело 15 000 шт. силикатного кирпича М -150 по цене 2100 рублей за 1 000 шт. (в том числе НДС= 350 руб.) Оплата за кирпич была произведена также в октябре 2002г. в сумме 31 500 руб. (в том числе НДС =5250 руб.)
3 ноября поставщик отгрузил кирпич. Транспортной организации, которая осуществила доставку кирпича ООО "Строитель" оплатило 12 000 рублей (в том числе НДС =2 000 рублей).
При получении кирпича, было обнаружено, что не хватает 750 штук. Нормы естественной убыли для кирпича не предусмотрены, поэтому данная недостача кирпича считается сверхнормативной. ООО "Строитель" при приеме составило соответствующий акт и 8 ноября выставило претензию поставщику. Сумма претензии к поставщику составила:
стоимость недостающего кирпича
750 шт. х (2,10 руб. -0,35 руб.) =1312,50 руб.
транспортные расходы, относящиеся к недостающему количеству кирпича
1312,50 руб. х10 000 руб.26 250 руб. = 500 руб.
НДС, по недостающему кирпичу
750 шт. х 0,35 руб. =262,50 руб.
НДС по транспортным расходам, относящимся к недостающему кирпичу
500 руб. х 20% =100 руб.

Таким образом, общая сумма претензии, выставленной ООО "Строитель" к поставщику составила 2175 рублей.
При этом в бухгалтерском учете ООО "Строитель" было отражено:
В октябре 2002г.
Дебет 60 "Авансы выданные"
Кредит 51 "Расчетный счет"
- 31 500 руб. - перечислен аванс поставщику под поставку кирпича;
3 ноября 2002г.
Дебет 10 "Материалы"
Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
- 24 937,50 руб. - оприходовано фактически полученное количество кирпича;

Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
- (15 000 шт. - 750 шт.) х 0,35 руб.=4987,50 руб. - учтен НДС по оприходованному кирпичу;
Дебет 10 "Материалы" субсчет "Транспортные расходы"

- (12 000руб. - 2000 руб. - 500 руб.)=9500 руб. - транспортные расходы отнесены на себестоимость кирпича;
Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость"
Кредит 76 "Расчеты с транспортной организацией"
- (2000 руб. - 100 руб.) =1900 руб. - учтен НДС по транспортным расходам;
Дебет 76 "Расчеты с транспортной организацией"
Кредит 51
- 12 000 рублей - оплачен счет транспортной организации;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"
Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость"
- 6887,50 руб. - поставлен НДС к возмещению.

Кредит 60 "Авансы выданные"
- 1575 руб. - (750 шт. х 2,10 руб.) - выставлена претензия поставщику за недостающее количество кирпичей (с НДС);
Дебет 76 субсчет "Расчеты по претензиям"
Кредит 76 "Расчеты с транспортной организацией"
- 600 руб. (500 руб. + 100 руб.) - предъявлена претензия поставщику на стоимость транспортных расходов, приходящихся на долю недопоставленного кирпича;

Бухгалтерский учет недостач и порчи материально-производственных запасов (Захарьин В.Р.)

Дата размещения статьи: 14.07.2014

Недостачей считается расхождение между фактическим наличием финансовых или нефинансовых активов и данными бухгалтерского учета, при котором учетные данные отличаются от фактического наличия имущества в большую сторону.
По совокупности характеристик, определяющих понятие "порча имущества", можно сделать вывод, что под этим термином понимается ухудшение эксплуатационных характеристик активов или снижение их рыночной стоимости.
Недостача и порча имущества являются весьма распространенными явлениями в производственной и хозяйственной деятельности организаций.
Причинами недостач могут являться:
недостаточная квалификация персонала;
неправильная организация процессов обращения, хранения и использования материальных ценностей;
отсутствие эффективного внутреннего контроля за сохранностью имущества;
умышленные противоправные действия персонала организации или сторонних лиц.
Имеют место случаи образования недостач по причинам, не зависящим от администрации (менеджмента) экономического субъекта или его персонала, - в результате чрезвычайных ситуаций или действий сторонних организаций (поставщиков, подрядчиков, транспортных организаций и т.п.).
Факты недостач, как правило, выявляются в результате проводимых инвентаризаций имущества и обязательств организации (в том числе и перед составлением бухгалтерской отчетности), а также по результатам отдельных проверок, проводимых собственными силами экономических субъектов или контролирующими органами.
На практике могут иметь место недостачи объектов основных средств, денежных средств и материально-производственных запасов. Недостачи объектов нематериальных активов, как правило, не фиксируются, так как соответствующие нарушения (расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием) в данном случае предполагают отсутствие документальных оснований для принятия активов к бухгалтерскому учету и их использования в управленческой, производственной, торговой или хозяйственной деятельности.
Недостачи объектов основных средств и денежных средств чаще всего связаны с противоправными действиями материально ответственных лиц либо с чрезвычайными обстоятельствами. Утрата или порча указанных активов в процессе эксплуатации по причинам технологического характера, как правило, невозможны. Соответственно, бухгалтерский учет недостач внеоборотных активов и денежных средств в основном сводится к оформлению двух групп бухгалтерских записей - констатация факта недостачи и ее списание.
Недостачи и порчи материально-производственных запасов (прежде всего, материалов) возможны при их поступлении от поставщиков, а также в процессе их хранения и использования. Кроме того, законодательство (бухгалтерское и налоговое) допускает применение различных схем списания недостач и порчи материалов в зависимости от причин их образования.
Таким образом, наибольший интерес, по нашему мнению, могут представлять вопросы организации и ведения бухгалтерского учета материально-производственных запасов на различных стадиях жизненного цикла и в различных обстоятельствах образования недостач или порчи.
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" не устанавливает общего правила отражения недостач в бухгалтерском учете. Однако соответствующая норма содержится в пп. "б" п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (Положение продолжает действовать в части, не противоречащей законодательству о бухгалтерском учете, впредь до разработки и утверждения соответствующего федерального стандарта): "Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации".
За период, прошедший с момента вступления нового Закона о бухгалтерском учете в силу, федеральные стандарты, которыми бы регулировался порядок ведения учета операций, связанных с выявлением и возмещением недостач активов организаций, не разработаны. Следовательно, при отражении в бухгалтерском учете указанных операций необходимо руководствоваться требованиями и иных ранее принятых нормативных актов (стандартов бухгалтерского учета):
Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания), - в части определения особенностей отражения операций по учету недостач и порчи в различных ситуациях;
Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденных Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, - в части общего порядка учета недостач и порчи имущества;
Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, - в части урегулирования инвентаризационных разниц в виде недостач.
При документальном оформлении операций по возмещению недостач необходимо учитывать требования трудового (в части расчетов с работниками организации по возмещению нанесенного ущерба) и страхового (в случае если ущерб от недостачи может быть частично или полностью возмещен поступлениями от страховых организаций) законодательства.
Как уже отмечалось, недостачи и порчи материально-производственных запасов возможны при их поступлении от поставщиков, а также в процессе их хранения и перепродажи.
Потери материально-производственных запасов возможны и в процессе производства. Однако, как правило, потери на данном этапе представляют собой возвратные отходы или технологические потери, которые не являются недостачами или порчей активов и, соответственно, на счетах учета расчетов по недостачам не отражаются.
Под возвратными отходами понимаются сырье (материалы), полуфабрикаты, теплоносители и другие виды материальных ресурсов, образовавшиеся в процессе производства товаров (выполнения работ, оказания услуг), частично утратившие потребительские качества исходных ресурсов (химические или физические свойства) и в силу этого используемые с повышенными расходами (пониженным выходом продукции) или не используемые по прямому назначению.
Технологические потери - это потери при производстве и (или) транспортировке товаров (работ, услуг), обусловленные технологическими особенностями производственного цикла и (или) процесса транспортировки, а также физико-химическими характеристиками применяемого сырья.
Для целей бухгалтерского учета названные виды потерь отличаются следующим.
Возвратные отходы приходуются (в составе прочих материалов) по цене возможного использования. При этом суммы стоимости отходов, по которой они оприходованы, уменьшают себестоимость продукции, работ или услуг (в налоговом учете - на ту же сумму уменьшаются материальные расходы и увеличиваются внереализационные доходы), а также отражаются по отдельной калькуляционной статье (со знаком "минус").
Технологические потери в учете, как правило, отдельно не отражаются - предполагается, что на сумму потерь увеличивается фактический расход материально-производственных запасов. Соответственно, при фиксировании факта возникновения технологических потерь (в аналитических регистрах бухгалтерского учета, а также документации производственных служб) сумма стоимости материальных запасов не увеличивается, а себестоимость (стоимость незавершенного производства) не корректируется (в налоговом учете технологические потери приравниваются к материальным расходам).
Суммы выявленных недостач и порчи материально-производственных запасов во всех случаях предварительно относятся в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Впоследствии данные суммы могут быть списаны на счета учета затрат, прочих расходов или расчетов.
Как уже отмечалось, списание материального ущерба от недостач и порчи материально-производственных запасов зависит от суммы ущерба (в пределах норм естественной убыли или сверх таких норм) и обстоятельств нанесения ущерба, (возможность полного или частичного возмещения потерь за счет виновных лиц или организаций).
Кроме того, схемы бухгалтерского учета недостач и потерь могут существенно отличаться в зависимости от того, на каком этапе жизненного цикла запасов имело место возникновение (нанесение) ущерба и от особенностей оформления расчетов с поставщиками материально-производственных запасов.
Таким образом, можно выделить две основные группы операций по отражению в учете выявленных недостач и порчи - до момента передачи запасов на хранение и после указанного момента.

Учет недостач и порчи, обнаруженных при приемке материалов

Недостачи и порчи материально-производственных запасов (в частности, товаров), возникшие в процессе их транспортировки, являются весьма распространенным явлением, а по некоторым видам запасов и товаров - практически неизбежны (что обусловливается физическими особенностями транспортируемых запасов, а также спецификой погрузочно-разгрузочных работ). При этом факты убыли фиксируются, как правило, при приемке материально-производственных запасов покупателем. Ситуация, когда недостачи или порча выявляются в процессе транспортировки, связана с расчетами как минимум между тремя хозяйствующими субъектами (покупателем, продавцом и транспортной организацией) и заслуживает отдельного разговора.
В принципе возможна ситуация, когда транспортировка товаров осуществляется транспортом поставщика или покупателя и недостача или порча товаров также могут быть выявлены в процессе транспортировки. Однако, по нашему мнению, данная ситуация не является широко распространенной, что может быть объяснено хотя бы тем, что в процессе перевозки водитель, экспедитор или иное сопровождающее лицо, как правило, лишены возможности проверять сохранность груза в той степени, которая позволяла бы оценить стоимость ущерба от недостачи или порчи.
Регулированию данных вопросов в Методических указаниях посвящен отдельный параграф, в котором требования к организации учета достаточно полно детализированы.
В соответствии с п. 58 Методических указаний недостачи и порча, выявленные при приемке поступивших в организацию материалов, учитываются в следующем порядке:
сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и (или) испорченных материалов на договорную (продажную) цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и НДС, относящиеся к ним, не учитываются. Сумма недостач и порчи списывается с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета 94. Одновременно недостающие и (или) испорченные материалы списываются со счета 94 и относятся на транспортно-заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов. Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), то они приходуются по ценам возможной продажи. Одновременно на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи;
недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.
В фактическую себестоимость включаются:
стоимость недостающих и испорченных материалов, определяемая путем умножения их количества на договорную (продажную) цену поставщика (без НДС). По подакцизным товарам в договорную (продажную) цену включаются акцизы. Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), то они приходуются по ценам возможной продажи, с уменьшением на эту сумму потерь от порчи материалов;
сумма транспортно-заготовительных расходов, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам. Эта доля определяется путем умножения стоимости недостающих и испорченных материалов на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости материалов (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без НДС);
сумма НДС, относящаяся к основной стоимости недостающих и испорченных материалов и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.
Таким образом, установлена следующая схема бухгалтерских записей:
Дебет 94 Кредит 60
на общую сумму стоимости недостающих материалов или материалов, испорченных в пути;
Дебет 16 Кредит 94
на сумму недостачи или порчи в пределах норм естественной убыли;
Дебет 94 Кредит 16
на сумму отклонений в стоимости материалов в части, относящейся к стоимости недостающих или испорченных материалов;
Дебет 94 Кредит 19, субсчет "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ресурсам",
на сумму НДС по стоимости недостающих или испорченных материалов.
Ситуация, при которой счет 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей" в бухгалтерском учете организации не используется, в Методических указаниях не рассматривается. Очевидно, что в данном случае суммы недостач и потерь в пределах норм естественной убыли будут списываться в кредит того счета, на котором формируется фактическая себестоимость материально-производственных запасов (счет 10 "Материалы" или счет 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей").
В случае выявления при приемке материалов недостач или потерь сверх норм естественной убыли их фактическая себестоимость учитывается по дебету счета учета расчетов по претензиям (счет 76, субсчет "Расчеты по претензиям") и списывается с кредита счета расчетов (по лицевому счету поставщика). При оприходовании поступивших от поставщиков недостающих материалов, подлежащих оплате покупателем, соответственно уменьшается стоимость материалов, транспортно-заготовительных расходов и НДС, включенных в фактическую себестоимость недостач и порчи.
Аналогично учитываются претензии к поставщикам на суммы излишней оплаты, произведенной в связи с несоответствием цен, указанных в расчетных документах, ценам, предусмотренным в договоре (завышение цен), арифметическими ошибками, допущенными в расчетных документах поставщика, и по другим подобным причинам.
Если к моменту обнаружения недостач, порчи, завышения цен, других ошибок в расчетных документах поставщика расчеты не были произведены, то оплата производится за вычетом стоимости недостающих и испорченных по вине поставщика материалов, других завышений сумм расчетного документа, о чем покупатель письменно сообщает поставщику. В этом случае неоплаченные суммы на счете учета расчетов по претензиям не отражаются.
При отсутствии оснований для предъявления претензии и (или) иска (например, в случаях стихийных бедствий), а также в случаях, когда иск покупателя к поставщику и (или) транспортной организации судом не удовлетворен (полностью или частично), такие суммы недостач и потерь от порчи списываются покупателем на счет 94.
В случае поставки продукции, не соответствующей по своим качественным характеристикам стандартам, техническим условиям, заказам, договорам, такие материалы приходуются по пониженным ценам, согласованным с поставщиком. Факт недостачи или порчи в таких ситуациях не фиксируется. Вместе с тем следует иметь в виду, что при выявлении несоответствия поставленных товаров по количеству или качеству покупатель вправе отказаться от их получения в полном объеме. В этом случае поступление материально-производственных запасов в системном учете не отражается, материалы принимаются на ответственное хранение и учитываются за балансом.
Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" независимо от времени оплаты.
Независимо от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете счет 60 в синтетическом учете кредитуется согласно расчетным документам поставщика. Если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх предусмотренных в договоре величин против отфактурованного количества, а также если при проверке счета поставщика или подрядчика (после того, как счет был акцептован) было обнаружено несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, счет 60 кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 (субсчет 2 "Расчеты по претензиям").
Расхождения между стоимостью акцептованных товаров, продукции, работ или услуг и их фактической стоимостью могут выявляться либо до их оплаты, либо после. Вариант, когда расхождения выявляются до акцепта, в бухгалтерском учете не отражается - просто расчетные документы акцептуются на меньшую сумму, о чем извещается поставщик или подрядчик.
Если расхождения выявлены до момента оплаты, то должны быть уменьшены остатки по счетам учета материально-производственных запасов или производственных затрат и одновременно уменьшена задолженность перед поставщиками и подрядчиками. По нашему мнению, наиболее целесообразным является сторнирование соответствующих сумм (но не оформление обратной бухгалтерской записью):
Дебет 10 (15) Кредит 60 (сторно)

Одновременно должны быть восстановлены суммы НДС, ранее отнесенные на счет 19:
Дебет 19 Кредит 60 (сторно).
Если расхождения выявлены после оплаты, то здесь также возможны три варианта. В первом случае недостача приобретенных материалов или товаров выявляется в момент их фактического поступления. Здесь следует сделать две бухгалтерские записи.
Во-первых, привести стоимость приобретенных материалов в соответствие с их фактическим количеством и ценой:
Дебет 10 Кредит 60 (сторно)
или
Дебет 60 Кредит 10
на сумму выявленных расхождений.
Во-вторых, закрыть образовавшееся дебетовое сальдо по счету 60:
Дебет 76 Кредит 60.
Предположим, что организацией оплачены материалы на сумму 118 000 руб. (включая НДС). Фактически при приемке получены материалы на сумму 106 200 руб. (без учета НДС). В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи.
При акцепте расчетных документов поставщика:
Дебет 10 Кредит 60
100 000 руб. - на сумму стоимости материалов;
Дебет 19 Кредит 60
18 000 руб. - на сумму НДС по стоимости материалов.
При оплате материалов:
Дебет 60 Кредит 51
118 000 руб. - на сумму стоимости материалов с НДС.
При фактическом поступлении материалов:
Дебет 60 Кредит 10
10 000 руб. - на сумму стоимости недостающих материалов без НДС;
Дебет 60 Кредит 19
1800 руб. - на сумму НДС по стоимости недостающих материалов;
Дебет 76 Кредит 60
11 800 руб. - на сумму стоимости материалов с учетом НДС.
Вторая ситуация связана с тем, что расхождения выявляются после оплаты и фактического получения материалов, но до того момента, как стоимость запасов списана на себестоимость продукции (работ, услуг), а последняя - на счет учета продаж. При этом уменьшаются соответственно счета учета запасов или производственных затрат и увеличивается задолженность по счету учета расчетов по претензиям:
Дебет 76, субсчет "Расчеты по претензиям", Кредит 10 (20, 23 и т.д.)
на сумму выявленных расхождений и
Дебет 76 Кредит 19
на сумму НДС.
Предполагается, что недостача материально-производственных запасов выявляется в процессе инвентаризации (выборочной и внеочередной), а расхождения в стоимости принятых работ или услуг - при производстве контрольных обмеров. В первой бухгалтерской записи указаны и счета учета производственных затрат. Сказанное означает, что расхождения стоимости работ или услуг, выявленные после их оплаты и отнесения на себестоимость продукции (работ, услуг), регулируются в том же порядке, что и расхождения в стоимости материалов. Заметим, что на практике подобная ситуация возможна тогда, когда производственный цикл достаточно продолжителен, - т.е. чаще всего контрольные обмеры проводятся при осуществлении вложений во внеоборотные активы (капитальных вложений) в виде капитального строительства.
Наконец, третья ситуация возможна тогда, когда расхождения выявлены уже после того, как суммы стоимости материально-производственных запасов, оплаченных работ или услуг списаны на себестоимость продукции (работ, услуг) и проведены по счету учета реализации. В этом случае восстановление себестоимости продукции является неправомерным - хотя бы потому, что практически невозможно исправить себестоимость той продукции, которая уже реализована, и, по существу, данная операция приведет к искажению структуры и размера себестоимости тех объемов продукции (работ, услуг), которые не имеют никакого отношения к расхождениям в стоимости поставок. Следовательно, суммы претензий, предъявленных поставщикам или подрядчикам, могут быть отнесены только на увеличение прочих доходов организации. Разумеется, при этом следует восстановить суммы НДС по стоимости недостающих материалов, работ или услуг (или разницы в цене материально-производственных запасов, поставленных по номенклатуре и в количестве, предусмотренных договором), ранее предъявленные к вычету. Сумма претензии определяется с учетом сумм восстановленного НДС, т.е. в учете должны быть сделаны следующие записи:
Дебет 76 Кредит 91, субсчет "Прочие доходы",
на сумму недостачи (или разницы в ценах) поставленных запасов, выполненных работ или оказанных услуг;
Дебет 68 Кредит 19 (сторно)
на сумму НДС по сумме расхождений, ранее предъявленного к зачету;
Дебет 76 Кредит 19
на сумму НДС, включенного в претензию.
Предположим следующее: при последующей проверке расчетных документов выявлено, что стоимость материалов, использованных в производстве, была завышена на 50 000 руб. Материалы переданы в производство, использованы, а продукция, при изготовлении которой использовались материалы, реализована покупателям. НДС по стоимости использованных материалов предъявлен к вычету в установленном порядке.

Дебет 76 Кредит 91
50 000 руб. - на сумму завышения стоимости материалов;
Дебет 68 Кредит 19 (сторно)
9000 руб.
и
Дебет 76 Кредит 19
9000 руб. - на сумму НДС по сумме завышения.
Таким образом, общая задолженность поставщика составит 59 000 руб. (50 000 руб. + 9000 руб.).
В данном случае правомерен вопрос о том, следует ли уточнять расчеты с покупателем, приобретшим продукцию, при изготовлении которой использованы материалы с неправильно установленной ценой. По нашему мнению, делать этого не следует, так как в условиях рыночной экономики цена договора определяется соотношением спроса и предложения. Проще говоря, покупатель, выразивший готовность приобрести продукцию по согласованной цене, не может рассчитывать на то, что впоследствии эта цена будет пересмотрена исходя из новых обстоятельств, не имеющих отношения к данному договору купли-продажи.

Учет недостач и порчи материалов при их хранении и использовании

После принятия приобретенных материально-производственных запасов и принятия их на хранение случаи недостач и порчи могут иметь место и по причинам, не связанным с нарушением поставщиками условий поставки.
Недостачи и порча имущества на данном этапе также могут возникать по вине сторонних юридических лиц (например, необеспечение договорных условий по поставке коммунальных услуг либо услуг по охране) или физических лиц (например, хищение).
Однако, как правило, недостачи и порча материалов при их хранении и использовании связаны с неквалифицированным или некачественным выполнением отдельными работниками своих функциональных обязанностей. Это обстоятельство обусловливает возможность и необходимость привлечения таких работников к материальной ответственности с целью возмещения нанесенного ущерба. При определенных обстоятельствах образование недостач или порчи может быть обусловлено организационными и управленческими проблемами (неправильная организация хранения, передачи запасов в производство, несвоевременное оприходование готовой продукции или возвратных отходов, а также нарушение технологии производства и документооборота). Однако и в этом случае в возникновении обстоятельств для образования недостач или порчи запасов имеется степень вины конкретных работников, которые также могут быть привлечены к материальной ответственности (в порядке и на условиях, установленных нормами трудового законодательства).
Следовательно, при списании сумм материального ущерба, нанесенного недостачей или порчей материалов, возникает необходимость использования счетов учета расчетов с работниками.
Как уже отмечалось, суммы выявленных недостач или порчи имущества предварительно относятся в дебет счета 94. Списание недостач и порчи в пределах норм естественной убыли оформляется в порядке, описанном ранее, - суммы недостач относятся на увеличение производственных затрат или расходов на продажу. В тех случаях, когда виновные лица не установлены или во взыскании отказано судом, сумма материального ущерба, нанесенного недостачей или порчей запасов, относится на увеличение прочих расходов (счет 91 "Прочие доходы и расходы").
При взыскании с работника сумм ущерба, нанесенного недостачей или порчей материально-производственных запасов, следует иметь в виду, что трудовое законодательство предусматривает два вида материальной ответственности: ограниченную и полную.
При ограниченной материальной ответственности работник возмещает ущерб в заранее установленных пределах. Таким пределом, как правило, является средний месячный заработок (при условии, что сумма ущерба превышает его). Разумеется, если сумма ущерба не более этого предела, то взысканию подлежит лишь сумма ущерба, т.е. общее правило таково: удержанию подлежит меньшая из двух сумм - размер среднего заработка работника, нанесшего ущерб, и фактическая сумма нанесенного ущерба. Средний заработок определяется в порядке, предусмотренном для исчисления сумм выплат при уходе работника в отпуск или увольнении.
При полной материальной ответственности ущерб подлежит возмещению в полном объеме без каких-либо ограничений.
Перечня случаев причинения ущерба, за которые наступает материальная ответственность в пределах среднего месячного заработка работника, ТК РФ (ст. 241) не содержит. Таким образом, можно сделать вывод, что ограниченная материальная ответственность может быть применена тогда, когда применение полной материальной ответственности не предусмотрено.
Перечень случаев, когда материальная ответственность может быть возложена в полном размере, установлен нормами ст. 243 ТК РФ. При выявлении фактов недостач и порчи имущества полная ответственность может наступить, в частности, в следующих ситуациях:
когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
в случае недостачи ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу. В данном случае, прежде всего, имеется в виду ситуация, когда с работником заключается договор о полной материальной ответственности. Однако, как можно заключить из текста ТК РФ, отсутствие такого договора отнюдь не всегда означает невозможность привлечения работника к полной материальной ответственности. Иногда для этого достаточно подписи работника в накладной или доверенности (например, в случае если недостача возникла при транспортировке или внутреннем перемещении материалов);
в случае причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда. Особенностью привлечения работника к материальной ответственности по этому основанию является то, что, как правило, факт нанесения материального ущерба организации выявляется значительно раньше, чем вступает в силу приговор суда. Так как меры материальной ответственности применяются к работнику вне зависимости от привлечения к другим формам ответственности (уголовной, дисциплинарной, административной и т.п.), в данном случае необязательно ждать окончания судебного разбирательства и вынесения приговора - при наличии достаточных оснований сумма ущерба должна быть определена и отнесена на счет виновных лиц по мере выявления факта нанесения ущерба.
Статьей 248 ТК РФ установлено, что взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.
Таким образом, при принятии решения об обращении взыскания сумм нанесенного материального ущерба следует иметь в виду дополнительные ограничения:
если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка, то решение (приказ руководителя организации о взыскании) должно быть принято не позднее одного месяца со дня установления размера ущерба (но не со дня установления факта нанесения ущерба, как это было ранее);
если сумма ущерба превышает среднемесячный заработок, то факт нанесения ущерба должен быть зафиксирован в соответствующем распорядительном документе. При этом если работник выражает готовность добровольно возместить ущерб, то этот факт должен быть зафиксирован в письменной форме. Желательно, чтобы приказ (или иной распорядительный документ), фиксирующий факт нанесения ущерба, содержал ссылку на соответствующее заявление работника;
по прошествии месяца со дня установления ущерба он может быть взыскан только в судебном порядке. В принципе работник может дать свое согласие на добровольное возмещение и после указанного срока. Однако нарушение прямых норм трудового законодательства (в части соблюдения сроков принятия решения) здесь налицо, и, следовательно, согласие работника не отменяет его права на обращение в суд.
Кроме того, ст. 392 ТК РФ установлено, что работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (а не со дня установления его фактического размера).
При производстве удержаний следует учитывать ограничения размера удержаний из заработной платы, установленные ст. 138 ТК РФ:
при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, - 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику;
при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником, во всяком случае, должно быть сохранено 50% заработка.
Данные ограничения не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоровью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%. Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание.
Расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба учитываются на субсчете 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", открываемом к счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
Стоимость действительного материального ущерба формируется на счете 94.
В дебет счета 73 суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счета 94 и счета 98 "Доходы будущих периодов" (за недостающие товарно-материальные ценности).
По кредиту счета 73 записи производятся в корреспонденции со счетами учета денежных средств (50 "Касса" или 51 "Расчетные счета") - на суммы внесенных платежей; 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы удержаний из сумм по оплате труда; 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - на суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска.
Таким образом, схема бухгалтерских записей по удержанию с виновных лиц сумм нанесенного материального ущерба будет следующей:
Дебет 94 Кредит 10
на сумму недостачи или иного ущерба, причиненного организации неправомерными действиями работника;
Дебет 73 Кредит 94
на сумму ущерба, подлежащего взысканию с работника, - в размере суммы фактически нанесенного ущерба;
Дебет 50 Кредит 73
на сумму задолженности, погашенную работником посредством сдачи наличных денег в кассу организации по приходному кассовому ордеру;
Дебет 51 Кредит 73
на сумму задолженности, погашенную работником посредством зачисления ее на расчетный счет организации в банке (как правило, почтовым переводом). Этот порядок также можно рекомендовать, когда ущерб должны возмещать работники структурных подразделений (филиалов или представительств), которые расположены в других населенных пунктах. Суммы в возмещение ущерба, поступившие на расчетный счет от уволенных работников, должны отражаться по дебету счета 76, поскольку такая задолженность на счете 73 числиться не может;
Дебет 70 Кредит 73
на сумму задолженности, удержанную с сумм начисленной оплаты труда работника;
Дебет 94 Кредит 73
на сумму задолженности (всей или части), во взыскании которой с работника отказано судом. Данная ситуация возможна тогда, когда решение о взыскании было принято руководителем организации, а впоследствии выяснилось, что при этом он превысил свои полномочия или соответствующие документы были оформлены с нарушениями, что дало работнику основание обратиться в суд, который принял решение в его пользу. Впоследствии данные суммы могут быть отнесены на счет других работников организации (по вине которых произошел отказ во взыскании ущерба с его непосредственного виновника), на счет учета расчетов по претензиям (если будет установлено, что ущерб явился следствием противоправных действий сторонних организаций) либо списаны в состав прочих расходов - в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы".
В случае привлечения работника к полной материальной ответственности за ущерб при хищении, недостаче, умышленном уничтожении или умышленной порче материальных ценностей ущерб определяется по ценам, действующим в данной местности на день причинения ущерба. При этом сумма, обращенная во взыскание с виновного лица, может превышать балансовую стоимость недостающего имущества. В этом случае Инструкция по применению Плана счетов устанавливает схему, в соответствии с которой сумма разницы между размером ущерба и балансовой стоимостью утраченных активов относится в кредит счета 98 "Доходы будущих периодов". Соответственно, в том случае, когда во взыскании отказано судом, одновременно с бухгалтерскими записями, отражающими погашение задолженности, оформляется запись по списанию части сумм доходов будущих периодов в состав прочих доходов организации (пример 1).

Пример 1. Предположим, что в результате инвентаризации на складе материалов выявлена недостача запасных частей, приобретенных в 2008 г., фактической себестоимостью приобретения 10 000 руб. Рыночная стоимость запасных частей на момент выявления недостачи составила 25 000 руб. Таким образом, всего к взысканию подлежит сумма в 25 000 руб. Ежемесячно с работника с учетом других удержаний может быть взыскано (удержано) с сумм начисленной оплаты труда 2500 руб.
Если по данным материалам НДС, уплаченный при приобретении, был предъявлен к зачету (вычету), то он должен быть восстановлен в учете. Сумма налога относится на увеличение задолженности работника только в том случае, когда рыночные цены меньше, чем балансовые с учетом НДС. Для условий примера предположим, что уплаченный НДС в размере 1800 руб. был предъявлен к вычету после оприходования запасных частей.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
Дебет 94 Кредит 10
10 000 руб. - на сумму фактического ущерба без учета НДС;
Дебет 68 Кредит счета 19 (сторно) и
Дебет 94 Кредит 19
1800 руб. - на сумму восстановленного НДС;
Дебет 73 Кредит 94
11 800 руб. - на сумму ущерба, подлежащего взысканию с работника;
Дебет 73 Кредит 98
13 200 руб. (25 000 руб. - 11 800 руб.) - на сумму, превышающую размер фактического ущерба, но также подлежащую взысканию с работника;
Дебет 70 Кредит 73
2500 руб. - на сумму, удержанную с начисленной заработной платы (запись оформляется ежемесячно до полного взыскания задолженности);
Дебет 98 Кредит 91
1320 руб. - на сумму превышения сумм, взыскиваемых с работника, над размером фактического ущерба. Запись делается одновременно с предыдущей и в течение того же периода.

Если работник увольняется до момента полного погашения задолженности по суммам нанесенного материального ущерба, на него оформляется исполнительная надпись или иной документ о взыскании в соответствии с требованиями исполнительного производства, а сумма задолженности переводится на счет 76:
Дебет 76 Кредит 73.
Непосредственно к вопросам учета недостач и порчи материалов примыкают вопросы учета страховых платежей и страховых возмещений - в том случае, когда стоимость материалов застрахована.
Схема бухгалтерских записей по учету расчетов со страховыми организациями остается достаточно прозрачной - по кредиту счета 76, субсчет 1 "Расчеты по имущественному и личному страхованию", отражаются суммы начисленных страховых взносов, подлежащих перечислению, и суммы поступлений от страховых компаний в возмещение утрат по страховым случаям, а по дебету - суммы перечисленных взносов и стоимость ущерба от страховых случаев. В последнем случае разница между дебетовыми и кредитовыми оборотами относится на счет прибылей и убытков.
Таким образом, в бухгалтерском учете будут оформлены следующие записи:
Дебет 26 Кредит 76
на сумму начисленных страховых взносов (в пределах установленных норм);
Дебет 76 Кредит 51 (50)
на сумму произведенных перечислений страховых взносов;
Дебет 94 Кредит 10 и
Дебет 76 Кредит 94
на сумму стоимости имущества, утраченного в результате страховых случаев. Двойная бухгалтерская запись обусловлена тем, что между фактом оценки ущерба и оформлением документов, необходимых для истребования страхового возмещения, как правило, проходит определенный промежуток времени;
Дебет 51 Кредит 76
на сумму страхового возмещения;
Дебет 99 Кредит 76
на сумму потерь от страховых случаев, не компенсируемых страховыми компаниями.
Превышение суммы возмещений над суммами потерь в соответствии с законодательством о страховании невозможно в принципе (пример 2).

Пример 2. Предположим, что организацией начислены и перечислены страховые взносы по страхованию материально-производственных запасов от пожара в сумме 100 000 руб. (для упрощения предполагается, что это было сделано одним платежом, хотя на практике страховые взносы начисляются и перечисляются ежемесячно). В результате пожара утрачены материалы на сумму 120 000 руб. В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи (бухгалтерские записи, связанные с НДС, опущены):
Дебет 26 Кредит 76
100 000 руб. - на сумму начисленных страховых взносов;
Дебет 76 Кредит 51
100 000 руб. - на сумму уплаченных страховых взносов;
Дебет 94 Кредит 10
120 000 руб. и
Дебет 76 Кредит 94
120 000 руб. - на сумму потерь от пожара;
Дебет 51 Кредит 76
100 000 руб. - на сумму поступившего страхового возмещения;
Дебет 99 Кредит 76
20 000 руб. - на сумму невозмещаемого ущерба.

Налоговые последствия недостач и хищений материалов

Особенности расчетов по НДС при списании сумм недостач или порчи (в зависимости от того, находится ли сумма списания в пределах норм естественной убыли) были рассмотрены ранее.
Так как утраченные или испорченные активы не могут быть использованы в деятельности, облагаемой налогом, ранее произведенные налоговые вычеты должны быть восстановлены в учете.
При формировании налоговой базы по налогу на прибыль необходимо учитывать следующие особенности.
В том случае, когда сумма ущерба, вызванного недостачей или порчей материально-производственных запасов, возмещается виновным лицом или организацией, оснований для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль (на сумму недостачи), по нашему мнению, не имеется. В других случаях необходимо руководствоваться следующим.
В соответствии с пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.
Таким образом, в налоговом учете такие убытки могут быть приняты к уменьшению налоговой базы. Основанием для принятия их к налоговому учету является любой документ, выданный соответствующим органом государственной власти, - в зависимости от того, что именно явилось причиной недостачи. Например, в том случае, когда факт недостачи был обусловлен пожаром на территории, прилегающей к складу или производству, следует получить справку в пожарной службе, если наводнением или ураганом - в местном подразделении МЧС России и т.п. Обращаем внимание на то, что в данном случае речь идет не об убытках, нанесенных непосредственно стихийными явлениями, а о недостачах, этими явлениями обусловленных. В качестве примера можно привести ситуацию, когда в результате пожара или наводнения была нарушена система охранной сигнализации или целостности стен (перекрытий) помещений для хранения товаров. В этом случае ответственность за хищение, которое стало возможным в результате повреждения охранной системы, должны нести непосредственные его виновники. В составе чрезвычайных расходов в данном случае могут быть приняты только стоимость испорченного имущества и (или) расходы по его ремонту или восстановлению.
В случае если ущерб нанесен хищением, основанием для списания является копия постановления о возбуждении уголовного дела по данному факту, выданного органом, возбудившим уголовное дело (МВД России, органами прокуратуры и т.п.). По нашему мнению, в данной ситуации ожидать окончания расследования и судебной процедуры нет необходимости. Если впоследствии виновные лица будут найдены и нанесенный материальный ущерб возмещен, то сумма возмещения в налоговом учете будет включена в налоговую базу по налогу на прибыль.
Напомним, что в случае списания товаров или иных материально-производственных запасов в результате недостачи или хищения суммы налогового вычета по НДС должны быть восстановлены. При этом не имеет значения, принято ли решение о взыскании сумм ущерба с виновных лиц либо организаций или сумма недостачи учтена в составе убытков. На означенную сумму увеличивается размер нанесенного ущерба и, соответственно, уменьшается налоговая база по налогу на прибыль.