Вам понадобится

• распечатанные листы с ассортиментным перечнем в двух экземплярах, ручки, программа автоматизации учета

Инструкция

Закройте магазин , если ревизия проводится вечером. Отложенная на ночные часы, она рискует затянуться. Во-первых, головы присутствующих уже не такие светлые. Во-вторых, персонал будет нервничать, что не успеет на . А присутствие работников многим специалистам видится целесообразным. К тому же вечером подсознательно сильно желание все сделать быстрее, на деле приводящее к искажению цифр или товарных остатков.

Распечатайте ассортиментный товаров в двух экземплярах. Один экземпляр – у проверяющего, второй – у директора, управляющего или товароведа, в зависимости от того, кто в магазине является старшим согласно штатному расписанию. Двигайтесь не по списку, а по местам складирования . Например, в продуктовом магазине сперва провести ревизию камер глубокой заморозки. Товар на подтоварниках выносится в коридор, каждое наименование по очереди взвешивается или обсчитывается (если речь идет о штучном товаре). Все показатели фиксируются. Делать это следует быстро, иначе замороженные могут таять. Не закончив с одной камерой, не стоит приступать к другой. В таком случае можно будет что-то забыть.

Закончите с весовым товаром, переходите к штучному (в упаковках по несколько единиц) и мелкоштучному (в индивидуальных упаковках). В последнюю очередь во время ревизии продуктовом магазине обсчитывают алкогольные напитки. Как правило, к ним стоит отнестись с еще большим вниманием, чем к прочему товару. Дело в том, что некоторые недобросовестные продавцы могут приносить свой алкоголь, чтобы реализовать его через ваш магазин, а прибыль положить в собственный карман. О том, что вы упускаете выгоду даже говорить не приходится, это безусловно. Но есть еще больший минус, который может бременем лечь на вашу организацию. Речь о несоответствии дат разлива, акцизных марок и прочих маркировок с теми, которые отражены в сопроводительной документации на продукцию от вашего поставщика. Любая это сразу увидит, и вы понесете потери, не в больше, чем от упущенной выгоды. Так что во время ревизии к алкоголю стоит присмотреться внимательно…

Приступайте к введению товарных остатков в программу, которой пользуетесь в своем магазине . Как правило, крупные торговые точки имеют одну из универсальных систем автоматизации, которая после введения данных сразу готова будет выдать результат ревизии. Если системы автоматизации нет, и все придется считать вручную, имеет смысл воспользоваться следующей формулой: «результат последней ревизии плюс приход минус расход равно остаток сегодняшней ревизии». Это то, что должно получиться. Сравните с реальными данными и сами увидите, как обстоят дела в вашем магазине .

Обратите внимание

Ревизия должна проводиться с утра, если ее делать вечером, высок риск «замыливания» взгляда и некоторые виды товара рискуют остаться неучтенными.

Полезный совет

Проводите ревизию в присутствии подотчетных лиц. В противном случае высок риск повышенной напряженности со стороны последних.

Источники:

• как проводить ревизию

В современном мире предпринимательства и огромного количества торговых центров, павильонов и магазинов существует одна общая необходимая операция, которая позволяет подсчитать количество товара, находящегося на реализации и выяснить, не происходит ли со стороны недобросовестных продавцов хищение товаров.

Решение проводить ревизию принимается руководством или же она проходит в соответствии с графиком, который обозначает ревизор или ревизорская группа данной . Проводить ревизию - значит контролировать весь процесс от начала и до кона.

Для проведения ревизии необходимо сначала детально ознакомиться с книгами прихода-расхода, а также с программой, в которой расписано, товаров находится на балансе в данный момент.

После этого необходимо каждую группу товаров отдельно по их наличию, затем сравнить полученные данные с обозначенными в сводном балансе. В идеале они должны совпадать полностью. Однако на практике происходит часто так, что куда-то волшебным образом исчезают товары. Здесь могут быть несколько вариантов, но прежде всего, нужно исключить ошибку в пересчете, для этого нужно тот же ассортимент проверить поштучно еще раз и если выяснится недостача товара, начать анализ, каким образом это могло произойти.

По практике торговых фирм, сумма товара, который был утрачен, делится на всех , которые по данному направлению товара вели торговлю. Не исключен и случай кражи товара , но цель ревизии не расследовать причинно-следственные отношения, а выяснить, имеет ли место быть недостача или нет.

Для грамотного проведения ревизии необходимо составлять протокол ревизии, в котором будут подписи всех лиц, которые принимали участие в данном мероприятии во избежание несогласия насчет обозначенных цифр недостачи.

Проводить ревизию логичнее всего в конце , так как она станет хорошим итогом и позволит помесячно анализировать наличие убытков в данном торговом секторе. О ревизии, всех участвующих в ней, необходимо . Также необходимо составлять план по магазинам такой, чтобы была возможность привлечь сотрудников в помощь ревизорам для пересчета продукции, тогда время ревизии значительно сократится, а коэффициент полезности повысится.

Ревизия - очень действенный инструмент не только контроля, но и психологического устрашения продавцов и ответственных за товар менеджеров, так как она наглядно демонстрирует, что любое хищение продукции станет дополнительной финансовой нагрузкой на всех, кто к продукции имел хоть какое-то отношение.

Видео по теме

Ревизия магазина продуктов создает определенные сложности при проведении.

Приходится выбирать один из методов:

• закрыть магазин в рабочее время;
• провести проверку во внеурочное время (ночью или в выходные);
• совместить работу и проверку единовременно;
• провести ревизию одного отдела или секции;
• сделать выборочную ревизию по нескольким группам товаров;
• использовать современные технологии, например, провести ревизию «штрих-кодов».

Каждый из этих вариантов скрывает в себе как преимущества, так и отрицательные стороны. Например, закрытие магазина даже на несколько часов снизит дневную выручку, а значит нанесет компании убытки. За проведение ревизионных мероприятий после работы членам комиссии и материально-ответственным лицам придется заплатить сверхурочные, а если совмещать торговлю с проверкой товарных остатков, пострадает точность последней.

Специально для магазинов - товароучетная и кассовая программа Бизнес.Ру Розница. Автоматизированное место кассира, поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС, работа с весовыми товарами, складской учет и аналитика продаж.

Но все же руководству организации нужно контролировать запасы материальных ценностей, а бухгалтерии - иметь актуальные и достоверные учетные данные. Поэтому выбор одного из этих способов - не прихоть, а необходимость. На практике эти способы успешно совмещаются и чередуются, что делает общую картину достоверной.

График проведения ревизий в магазине продуктов

Частота проведения ревизии в продуктовом магазине зависит от предпочтений собственников организации. Никакие отдельные нормативно-правовые акты этот вопрос не регулируют. Компания должна самостоятельно разработать график и прописать его в учетной политике на год (этот документ предусмотрен для всех компаний без исключения).

Кроме того, на практике проводят внеплановые ревизии по мере необходимости. Обязательной является только ежегодная проверка товарных ценностей, в силу Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Ее обычно проводят в конце года, но не в отдельно взятом магазине, а по всей компании.

Документальное оформление ревизии

Для объявления начала ревизионных мероприятий в магазине достаточно внутреннего приказа руководителя компании. Правильная ревизия в магазине предусматривает назначение специальной комиссии, члены которой должны быть поименно перечислены в приказе. В состав комиссии входят товароведы, представители бухгалтерии и другие сотрудники.

Все работники магазина, в том числе директор магазина, также участвуют в ревизии, но в члены комиссии не входят. Ведь они несут материальную ответственность за товар.

Для корректного подсчета товарных запасов комиссии нужна ведомость с внесенными в нее товарными учетными остатками. Остатки по бухучету бухгалтер вносит на дату проведения ревизии. Это очень важно, поскольку только таким способом возможно правильно определить излишки или недостачу.

По итогам проверки комиссия должна будет составить акт, а вот ломать голову над тем, как посчитать ревизию в магазине, будут уже представители бухгалтерии.

Полная ревизия с закрытием магазина продуктов

Рассмотрим несколько способов проведения проверки товаров в торговой точке более детально. Самый точный из них - закрыть магазин на «переучет» и все досконально посчитать.

В этом случае лучше всего подготовить ревизионную ведомость по товарным группам, например:

• молочные продукты;
• колбасы;
• бакалея;
• хлебобулочные изделия;
• кондитерские изделия и т.д.

Если сличать наличие товара в таком порядке, можно сделать это быстрее. Ведь члены комиссии могут разделиться и проверять каждый свою группу. Но можно и просто переписывать весь товар, который находится на полках и в холодильниках по порядку.

В этом случае пользоваться подготовленной ведомостью будет сложнее и номенклатуру придется писать вручную. Это увеличивает время проверки, но дает больше шансов выявить излишки. Опись необходимо составлять в двух экземплярах, попутно проверяя соответствие цен (при необходимости).

Плюсы этого метода заключаются в его точности и полном отсутствии погрешности (никто не сможет купить или переместить товар во время ревизии), а минус - в необходимости закрыть магазин на длительное время.

Конечно, можно провести такой переучет ночью, когда торговая точка и так не работает, но это также создает дополнительные проблемы руководству - всем участникам мероприятия придется заплатить сверхурочные. А это, как известно, зарплата в двойном размере. Кроме того, работники должны будут дать свое письменное согласие на переработку, а этот факт нужно будет оформить отдельным приказом.

С программой для автоматизации магазина продуктов Бизнес.Ру Розница вам удастся сократить время простоя магазина из-за полной ревизии. Это достигается удобным и понятным интерфейсом который оптимизирует весь процесс ревизии в пару кликов!

Но иногда ревизия с закрытием магазина попросту невозможна.

Выборочная ревизия магазина продуктов

Если магазин работает круглосуточно, провести полную ревизию практически невозможно. Ведь она потребует закрытия не на один, а на несколько дней. Или к ней придется привлечь значительное число персонала.

Поэтому применяют метод выборочной проверки:

• по отделам;
• по группам товаров.

И тот и другой случай не дает полной картины единовременно. То есть, если даже делать поэтапную ревизию всех отделов и товарных групп, данные окажутся актуальны на разные даты.

Поэтому ведомости нужно будет подготовить по отдельному запросу именно на день проведения ревизии конкретного подразделения. А в начале проверки нужно обязательно указывать в ведомости точное время. Ведь магазин продолжает работать, а значит товар из проверяемой группы может находиться у покупателя и быть еще не оплачен к началу ревизии.

Такой способ ревизии еще называют скользящим.

Для его проведения нужно проработать несколько очень важных моментов в системе учета:

• провести аналитику на основе кассовых чеков перед началом контрольных мероприятий (изучить статистику спроса на проверяемую товарную группу в зависимости от дня недели и времени суток);
• разработать и получать оперативную сводку по кассам (спустя некоторое время после начала ревизии для исключения погрешностей);
• иметь возможность провести результаты проверки «задним числом», независимо от приходных и расходных документов;
• осуществлять оперативный учет доходов и расходов компании.

Все эти моменты непосредственно влияют на возможные итоги скользящей проверки, поэтому должны быть максимально отработаны перед ее началом. Важно понимать, что при таком методе проведения ревизии в любом случае будет присутствовать погрешность.

Задачей бухгалтеров и контролеров является ее минимизация. Для этого желательно еще на стадии подготовки к ревизии вычислить допустимый коэффициент потерь по товарной группе или возможное расхождение. Желательно рассчитать такой коэффициент по каждой группе товаров отдельно.

Он будет зависеть от параметров магазина:

• величины;
• способа обслуживания покупателей;
• спроса на товарную группу;
• планировки торгового зала;
• размеров товаров и их стоимости;
• способа выкладки;
• наличия системы видеонаблюдения в зале.

Традиционно на весовой товар коэффициент расхождения ставят больше, чем на фасованный. Некоторые магазины самообслуживания даже закладывают определенный процент потерь на кражи со стороны покупателей. И персонал возмещает недостачу только в том случае, если она окажется выше такого допустимого процента.

Современные методы ревизии

Можно контролировать остатки товаров на полках магазина, не прибегая к прямому пересчету. Для этого у каждого товара должен быть штрих-код, внесенный в учетную базу. Штрихкод-ревизию проводят с применением специальных учетных программно-аппаратных комплексов.

Например, сервис Бизнес.Ру обладает всем необходимым функционалом, который упростит сбор, классификацию и обработку данных, а также поможет составить и заполнить необходимую документацию в пару кликов. Сервис имеет совместимость с современным кассовым оборудованием что значительно расширяет его спектр применения.

Алгоритм работы достаточно прост:

1. Промаркировать весь товар специальными этикетками со штрих-кодами или использовать маркировку производителя.

2. Установить на складе и кассах специальные терминалы сбора данных, оснащенные сканером штрих-кодов.

3. Интегрировать эти терминалы с учетной системой (в идеале с программой учета остатков в бухгалтерии).

Автоматизированная система контролирует поступление товара на полки магазина, а также их реализацию поштучно. Для перепроверки остатков бухгалтеру достаточно просто отсканировать все товары на полке. Сделать это может продавец без участия бухгалтера или членов комиссии.

Данные немедленно поступают на компьютер бухгалтерии и обрабатываются. Такой метод позволяет составить отчет, соответствующий требованиям действующего законодательства и содержащий данные о количественном составе (ассортименте продукции) по учету, и о том, сколько товаров было фактически проверено. Разница между этими данными сразу видна в отчете.

Этот способ особенно хорош для циклической ревизии, когда каждая группа товаров проверяется по очереди, хоть каждый день. Для этого даже заводят в программу специальный график, которого будут придерживаться продавцы. Таким образом, можно проводить полную ревизию всего продуктового магазина даже несколько раз в месяц.

Итоги ревизии в продуктовом магазине

После того как мы разобрались, как провести ревизию в магазине продуктов, разберемся с тем, что делать с полученными данными.

Обычно у директора есть информация:

• исходный остаток по учету (по всем товарам или по одной группе);
• текущий учетный остаток;
• фактический остаток.

Для того чтобы определить текущий остаток по учету к исходному остатку, прибавим приход и вычтем из него расход. К последнему относятся продажи, возвраты и списание товаров. Итоговый остаток сравнивается с фактическим по каждому товару отдельно.

Таким образом, можно увидеть расхождения по каждому наименованию. Если фактический остаток меньше учетного - получилась недостача, если больше - излишек. В идеале не должно быть ни того, ни другого.

Однако на практике встречается не так уж и часто. Поэтому после проведения ревизии подводят сводный итог. Выводят общую сумму недостачи, общую сумму излишков и отнимают из большей величины меньшую. Если больше оказалось излишков, то материально-ответственные лица не пострадали, а если - недостача, то они должны будут ее возместить.

Порядок обычно прописан в договорах материальной ответственности сотрудников, которая бывает как индивидуальной, так и коллективной.

Учет итогов ревизии

Что касается товарных номенклатур, то по каждой из них по результатам ревизии нужно скорректировать остатки. Излишки оприходовать, а недостачу списать. Это задача бухгалтера, который ведет учет. Для этого ему необходим акт и решение, принятое после рассмотрения акта специальной ревизионной комиссией.

Из Закона N402-ФЗ следует, что расхождения, выявленные при ревизии, необходимо учесть в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата проведения контрольных мероприятий. Это правило действует даже в том случае, если все итоговые документы оформлены уже следующим периодом.

Например, при итоговой ревизии магазина за 2017 год, которую провели в декабре, но ведомость оформили и подписали уже в январе 2018 года, данные по бухучету бухгалтер оформляет декабрем.

.

Владельцам точки розничной торговли следует руководствоваться следующими предписаниями:

1. Законное оформление работника;

Взыскать убытки предприниматель вправе только с сотрудника, привлекаемого к труду на основании договора. Если недостача образовалась вследствие некачественного исполнения обязанностей, ее вычитают из заработной платы. Удержание производится с учетом правил, предусмотренных ТК РФ. Работодатель не вправе требовать с сотрудника суммы, превышающие среднюю оплату труда за месяц. В случае причинения имущественного вреда противоправными действиями, компенсация взыскивается в полном объеме. Такие требования предъявляются в рамках уголовного дела. Лица, работающие с предпринимателем на основании гражданско-правового договора, возмещают 100 % убытков.

1. Установление материальной ответственности;

Предъявить требования к продавцу или администратору торговой точки бизнесмен сможет при условии заключения специального договора и издания приказа. В документах устанавливается объем и тип ответственности, оговариваются случаи освобождения от нее.

1. Постановка учета товара;

Основой грамотного проведения ревизий является профессиональное оформление движения ценностей. Приемка товара на склад магазинов осуществляется только ответственным сотрудником с составлением соответствующих актов. К каждой партии прилагается накладная, по которой производится сверка по количеству и качеству. Незатаренная продукция, а также имущество со вскрытой упаковкой подлежит взвешиванию или пересчету.

В акте обязательно фиксируются все недостатки товаров, наличие излишков или недостачи. Кроме того, в документ вносятся данные о разбитой или испорченной в процессе транспортировки продукции.

В ходе торговли нередко происходит порча имущества. Такие факты должны быть отражены в учете. При обнаружении данного рода убытков продавец немедленно извещает работодателя, обеспечивает сохранность поврежденного товара. По прибытии представителя предпринимателя проводится осмотр, контрольное взвешивание, выясняются причины порчи. Все данные вносятся в протокол или акт, а затем учитываются при списании. Не стоит владельцу торговой точки забывать и о естественной убыли.

1. Постановка учета денежных средств.

Все операции с наличностью, производимые работниками торговой точки, должны фиксироваться документально. Выручка приходуется по каждой операции с применением специальных средств (как правило, ККТ). Предоставление продавцам разменной монеты отражается приходным ордером или иной бумагой, составленной с учетом правил о первичной отчетности . Выдача денег из кассы допускается только уполномоченным лицам (например, инкассаторам).

Каков порядок проведения ревизии?

О предстоящем контрольном мероприятии работники извещаются заблаговременно. Такое условие дает возможность сотрудникам устранить некоторые нарушения, подготовить товар к пересчету, известить постоянных покупателей о временном прекращении торговли. С момента начала ревизии обслуживание посетителей полностью останавливается, помещение закрывается, а с каждого участника берется расписка об отсутствии особых заявлений. Председателем комиссии разъясняется план проверки и ее задачи, затем проводится распределение функций.

Пересчет и взвешивание продукции, имеющейся на складе и витринах торговой точки, осуществляется совместно (не менее 3 членов комиссии). Функция фактического определения количественных показателей ложится сразу на двух человек. Один сообщает первичные результаты, второй проводит проверку достоверности подсчета. Данные по каждому товару вносятся в специальный реестр. Приостановка процедуры допускается только в строго определенных случаях (окончание рабочего дня, перерыв для принятия пищи). При этом помещение опечатывается, а в описи проставляется соответствующая пометка.

После установления точных данных о товаре, проводится оценка денежных средств, присутствующих в кассе магазина. Далее анализу подлежит документация. Специалисты должны проверить наличие накладных, актов о списании, оприходовании разменной монеты, соблюдение правил фиксации передачи выручки.

После завершения процедуры все составленные документы подписываются и передаются профессиональному бухгалтеру. Копии вручаются материально ответственным лицам. Подведение итогов ревизии осуществляется в течение 1-2 рабочих дней. Наличие расхождений, не превышающих 2%, считается нормальным. Если же недостача оказалась значительной, предприниматель вправе предъявить требования к работникам.

Юристы напоминают, что установление факта излишков также является нарушением. Это может свидетельствовать о сбыте персоналом продукции, не отраженной в накладных, пересортице, несоблюдении правил учета и прочих проступках.

Ревизия – это система контрольных действий комплексного характера. Предметом данного контрольного мероприятия являются все вопросы финансовой деятельности и денежного обращения подконтрольного субъекта. Ревизия проводится Счётной палатой РФ в отношении получателей бюджетных средств федерального бюджета, в порядке ведомственного контроля в отношении подведомственных органов и организаций, при смене материально ответственных лиц.

Проверка – единичное контрольное действие, носит тематический, узконаправленный характер. Предметом контрольного мероприятия являются отдельные вопросы финансовой деятельности и денежного обращения подконтрольного субъекта. Проверка проводится в порядке административного надзора федеральными службами, подведомственными Министерству финансов РФ.

Наблюдение (мониторинг) – это дистанционное ознакомление по документам учёта и отчетности с финансовой деятельностью и денежным обращением на постоянной основе. Мониторинг применяется Счётной палатой РФ в целях сбора и анализа информации о предмете и деятельности объекта аудита на системной и регулярной основе.

Анализ – это системное и пофакторное исследование эффективности финансовой деятельности и денежного обращения на основе предполагаемых к реализации плановых и фактически достигнутых по результатам показателей. Например, Счётной палатой РФ проводится анализ эффективности использования бюджетных средств.

Обследование – это оценка общего состояния финансовой деятельности и денежного обращения с использованием опроса и анкетирования, которые проводятся в начале аудиторской проверки, при публичных слушаниях об эффективности использования бюджетных средств в странах с сильными демократическими институтами и влиятельным гражданским обществом.

Виды ревизий и проверок:

внутренние (проводятся силами внутренних контролёров)/внешние.

документальные (по документам)/ фактические (по фактическим обстоятельствам деятельности).

Внутренняя фактическая проверка – инвентаризация, а внешняя фактическая проверка – это осмотр. В ревизии документальный и фактический контроль совмещён.

плановые (по утверждённому плану) и внеплановые (по информации о наличии подлежащих проверке обстоятельств для применения мер принуждения).

фронтальные (сплошная проверка документов и фактических обстоятельств) и выборочные.

комплексные и тематические.

Порядок проведения и оформление:

Приказ (распоряжение) либо решение о проведении (назначении) контрольного мероприятия – принимается для проведения выездной налоговой проверки. Определяет состав проверяющих, подконтрольные субъекты, предмет контрольного мероприятия, проверяемый период, метод и срок, должна быть подпись руководителя, который назначил.

По окончании выездной проверки составляется справка о проведённом (оконченном) контрольном мероприятии – проверочные действия после неё не проводятся, так как дата её составления – последний день проверки.

После составления справки - акт контрольного мероприятия и иная рабочая документация. Отражают выявленные нарушения, которые подтверждаются документацией. Акт должен быть вручён проверяемому лицу под расписку (со всеми приложениями), чтобы он мог представить возражения. Акт имеет доказательственное значение – должны быть соблюдены требования об относимости и допустимости.

вводная часть – фактические данные.

описательная часть – фактические обстоятельства со ссылками на подтверждающие документы, их правовая оценка и выводы.

итоговая часть – о квалификации и денежном выражении, предложения по устранению нарушений, вопросы связанные с ознакомлением акта, о вручении акта или отправлении по почте.

Акт должен быть подписан всеми проверяющими, которые указаны в приказе и налогоплательщиком, который может отказаться от подписи – делается соответствующая оговорка в акте.

Предоставление возражений – сейчас 1 месяц

Документальная ревизия назначается руководителем предприятия организации) или руководителем вышестоящей организации по отношению к проверяемой.

В приказе о производстве ревизии указывается:

Где будет проводится ревизия;

За какой период времени деятельности предприятия и в какой срок.

Перед проведением ревизии ревизору дается письменное задание с указанием в нем вопросов, подлежащих обязательной проверке, объема ревизий и порядка проведения ревизионных действий. По общему правилу продолжительность ревизии не может превышать одного месяца. Продление срока ревизии допускается с разрешения руководителя организации назначившего ревизию.

К ним относятся:

1. Проверка законности и экономической целесообразности хозяйственных операций, произведенных, данным учреждением или хозяйственной организацией, и соблюдения финансовой, сметной, штатной дисциплины.

2. Выявление фактов ущерба организации от незаконного расходования средств и материалов. При этом ревизор обязан не только выявлять данные факты, но и выяснять причины их возникновения, устанавливать конкретных лиц виновных в нарушениях.

3. Проверка правильности постановки бухгалтерского учета доброкачественности документов, которыми оформляются отдельные хозяйственные операции и правильности ведения бухгалтерских записей.

4. Проверка правильности учета материалов на складах, условий хранения материальных ценностей, правильности документального оформления хозяйственных операций по поступлению и отпуску материальных ценностей.

На проведение каждой ревизии участвующим в ней работникам выда-ется специальное удостоверение, которое подписывается руководителем контрольно-ревизионного органа, назначившего ревизию, или лицом, им упол-номоченным, и заверяется печатью указанного органа.

Работники контрольно-ревизионного органа должны так же иметь посто-янные служебные удостоверения установленного образца. Если они посто-янно проживают и осуществляют свои служебные обязанности вне места нахождения этого органа, в исключительных случаях (значительная удален-ность, неблагоприятные погодные условия и др.) по согласованию с органом, обратившимся с просьбой провести ревизию, допускается ее проведение по их служебным удостоверениям с последующим оформлением в установлен-ном порядке.

Сроки проведения ревизии, состав ревизионной группы и ее руководи-тель (контролер-ревизор) определяются руководителем контрольно-ревизи-онного органа с учетом объема предстоящих работ, вытекающих из конкретных задач ревизии и особенностей ревизуемой организации, и, как правило, не могут превышать 45 календарных дней.

Продление первоначально установленного срока ревизии осуществля-ется руководителем контрольно-ревизионного органа по мотивированному представлению руководителя ревизионной группы (контролера-ревизора).

Конкретные вопросы ревизии определяются программой или перечнем основных вопросов ревизии.

Программа ревизии включает в себя ее тему, период, который должна охватить ревизия, перечень основных объектов и вопросов, подлежащих ре-визии, и утверждается руководителем контрольно-ревизионного органа.

Составлению программы ревизии и ее проведению должен предшество-вать подготовительный период, в ходе которого участники ревизии обязаны изучить необходимые законодательные и другие нормативные правовые акты, отчетные и статистические данные, другие имеющиеся материалы, характе-ризующие финансово-хозяйственную деятельность подлежащей ревизии орга-низации.

Руководитель ревизионной группы до начала ревизии знакомит ее уча-стников с содержанием программы ревизии и распределяет вопросы и учас-тки работы между ее исполнителями.

Программа ревизии в ходе ее проведения с учетом изучения необходи-мых документов, отчетных и статистических данных, других материалов, ха-рактеризующих ревизуемую организацию, может быть изменена и дополнена.

Руководитель ревизионной группы (контролер-ревизор) должен предъя-вить руководителю ревизуемой организации удостоверение на право проведения ревизии, ознакомить его с основными задачами, представить уча-ствующих в ревизии работников, решить организационно-технические вопро-сы проведения ревизии и составить рабочий план.

По требованию руководителя ревизионной группы (контролера-ревизора) при выявлении фактов злоупотребления или порчи имущества руководитель ревизуемой организации в соответствии с действующим законодательством обязан организовать проведение инвентаризации денежных средств и мате-риальных ценностей. Дата проведения и участки (объем) инвентаризации устанавливаются руководителем ревизионной группы (контролером-ревизо-ром) по согласованию с руководителем ревизуемой организации.

Получив задание на проведение ревизии, ревизор, прежде чем приступить к проверке, обязательно подготовится к ее проведению. Для этого он должен изучить акты предшествующих ревизий, материалы отчетности. На основе изученных материалов ревизор составляет программу (план) предстоящей ревизии. При подготовке к проведению ревизии ревизор может снимать копии отчетных документов, которые может брать с собой, так как возможна их подмена (нередки случаи, когда в вышестоящую инстанцию организации представляют один вариант отчетности, а ревизору дают другой).

Подготовка к проведению ревизии для ревизора обычно совпадает с изданием приказа о назначении ревизии, в котором определяется ревизионная группа и сроки проведения ревизией. При проведении ревизии ревизор руководствуется законодательством постановлениями правительства, а также приказами, инструкциями и иными нормативными актами, действующими в системе соответствующего ведомства.

Ревизор обязан:

Разработать конкретную программу на каждую ревизию с указани-ем основных вопросов и сроков их выполнения. При подготовке программы следует использовать сметы расходов, штатные рас-писания, бухгалтерские отчеты и заключения по ним, приказы, оперативные и статистические данные, имеющиеся в других управлениях и отделах, акты предыдущих ревизий и заключения по ним. Программа составляется председателем комиссии (ревизором), утверждается руководителем или заместителем руководителя министерства;

Проводить документальные ревизии в строгом соответствии с действующим законодательством, инструкциями, положениями, относящимися к финансовой деятельности и бухгалтерскому учету; по прибытии в ревизуемую организацию предъявить полномочия (приказ или распоряжение) на проведение ревизии; добиваться, чтобы все нарушения по мере их обнаружения были устранены. Если это невозможно, то ревизор на основании акта, с учетом объяснений составляет проект предложений по устране-нию выявленных недостатков в ходе ревизии и представляет его вместе со всеми материалами по ревизии на рассмотрение руко-водителю, назначившему ревизию;

Кроме этого ревизор во время проведения ревизии обязан не только выявлять, факты нарушений, но и оказывать всемерную помощь проверяемой организации в устранении вскрытых недостатков и нарушений;

При ревизии централизованной бухгалтерии проводить проверки в службах судебных приставов и нотариальных конторах по вопро-сам достоверности предоставления соответствующих документов и др.

В процессе проведения ревизии ревизор не должен, давать оценку действиям соответствующих должностных лиц, а тем более угрожать им наказанием. Кроме того, ревизор не должен допускать неделовых отношений с сотрудниками проверяемой организации. При осуществлении своих функций ревизор может привлекать актив и общественность данного предприятия.

Наряду с обязанностями, ревизор наделен широкими правами.

Права ревизора обычно оговаривают в уставе организации. Как правило, ревизор, проводящий ревизию, имеет право:

1. Осматривать все помещения, склады, хранилища, в которых находятся денежные, имущественные, товарно-материальные и другие ценности ревизуемой организации, а также проводить инвентаризации товарно-материальных ценностей и денежных средств, и применять все другие методы фактического контроля.

2. В случаях обнаружения хищений и злоупотреблений по согласованию с руководителем ревизуемой организации опечатывать помещения.

3. Требовать от ревизуемых организаций представления первичной бухгалтерской документации, составления необходимых справок и расчетов, а также брать письменные и устные объяснения от работников проверяемого предприятия по вопросам, вытекающим из проводимой проверки.

4. Ревизор имеет право опечатывать места хранения документов ревизуемой организации, а также изымать документы, содержащие подтверждение выявленных фактов нарушений и злоупотреблений, оформляя изъятие двухсторонним актом и оставляя в делах предприятия копии изъятых документов, подписанным главным бухгалтером и ревизором.

5. Знакомиться с подлинниками документов, находящихся в других организациях, связанных с ревизуемой, а также запрашивать из смежных организаций заверенные копии необходимых документов.

7. Принимать в процессе ревизий и проверок совместно с руководи-телями ревизуемых организаций меры по устранению выявленных нарушений финансовой деятельности и неэффективного исполь-зования средств, а также давать обязательные указания об устра-нении этих нарушений, о возмещении причиненного ущерба и привлечении к ответственности виновных лиц.

8. Привлекать в установленном порядке для участия в проведении ревизий и проверок специалистов других организаций.

9. Направлять предложения об ограничении, приостановлении или прекращении финансировании ревизуемых организаций при выявлении нецелевого использования бюджетных средств, а так-же в случае непредставления или бухгалтерских и финансовых до-кументов, связанных с использованием этих средств.

10. Вносить по результатам ревизии и проверки предложения о взыс-кании с организаций бюджетных средств, израсходованных не по целевому назначению, и доходов от их использования.

11. В случаях выявления нарушения законодательства, фактов хище-ния денежных средств и материальных ценностей, а также злоупотреблений ставить вопрос об отстранении от работ должностных лиц, виновных в этих нарушениях, передавать материалы ревизий и проверок в правоохранительные органы.

12. Информировать вышестоящие органы ревизуемых организаций о выявленных в ходе ревизий и проверок нарушениях и ставить воп-рос о принятии мер по устранению этих нарушений и их послед-ствий, а также наказанию виновных лиц.

13. Ревизор, на его усмотрение, в ходе проведения ревизии может применять все доступные ему методы исследования учетных документов.

В процессе проведения ревизии и после ее окончания, ревизор может нести как дисциплинарную, так и уголовную ответственность.

Дисциплинарную ответственность ревизор несет за полноту и качество ревизии и инвентаризации, проведения их в установленные сроки, правильность и объективность изложенных в актах ревизии фактов и обоснованность выводов ревизии.

Ревизор может нести уголовную ответственность при сокрытии в процессе ревизии фактов хищения имущества и денеж-ных средств путем внесения в акт ревизии ложных сведений или исправле-ний, искажающих содержание документов (например, ст.292 УК РФ - служебный подлог и др.).

По прибытии на место проверки ревизор немедленно организует проведение инвентаризации денежных средств и товарно-материальных ценностей. В первую очередь он проверяет фактическое наличие денег и ценных бумаг в кассе, а затем остатки других ценностей. После проведения инвентаризации денежных средств и материальных ценностей ревизор приступает к проверке хозяйственной деятельности предприятия.

Путем анализа счетов синтетического и аналитического учета он изучает данные последнего бухгалтерского баланса, а также первичные документы; проверяет их доброкачественность как по форме, так и по существу отраженных в них операций. Результаты своей деятельности ревизор оформляет актом документальной ревизии.

Руководитель ревизуемой организации обязан создавать надлежащие условия для проведения участниками ревизионной группы (контролером-ре-визором) ревизии: предоставить необходимое помещение, оргтехнику, услу-ги связи, канцелярские принадлежности, обеспечить машинописными работами и т.п.

В случае отказа работниками ревизуемой организации предоставить не-обходимые документы либо возникновения иных препятствий, не позволяю-щих провести ревизию, руководитель ревизионной группы (контролер-ревизор), а в необходимых случаях руководитель контрольно-ревизионного органа сооб-щает об этих фактах в орган, по поручению которого проводится ревизия.

При отсутствии или запущенности бухгалтерского учета в ревизуемой организации руководителем ревизионной группы (контролером-ревизором) составляется об этом соответствующий акт и докладывается руководителю контрольно-ревизионного органа. Последний направляет руководителю ре-визуемой организации и (или) в вышестоящую организацию либо органу, осу-ществляющему общее руководство деятельностью ревизуемой организации, письменное предписание о восстановлении бухгалтерского учета в проверя-емой организации. Дальнейшее проведение ревизии возможно только после восстановления в ревизуемой организации бухгалтерского учета.

Руководитель контрольно-ревизионного органа по предоставлению ма-териалов ревизии в срок не более 10 календарных дней определяет порядок их реализации. По результатам проведенной ревизии проверенной органи-зации направляется представление для принятия мер по пресечению выяв-ленных нарушений, возмещению причиненного государству ущерба и привлечения к ответственности виновных лиц.

Организация контроля за выполнением представления по результатам ревизии, проводимой в рамках финансового контроля, не только заключи-тельный этап проверочных мероприятий, но и важный участок контрольно-ревизионной работы, который способствует своевременному устранению выявленных недостатков и способствует эффективности хозяйственной дея-тельности.

Похожие статьи