Если организация или ИП оказывает услуги населению, в этом случае они могут не применять до 1 июля 2019 года , а взамен этого при наличных расчетах оформляются бланки строгой отчетности. А поскольку БСО - это бланки с номерами, поэтому необходимо организовать учет таких бланков.

Почему нужно вести учет бланков строгой отчетности БСО?

Штрафы за нарушения учета бланков строгой отчетности БСО

В случае если книга учета бланков строгой отчетности не ведется совсем или ведется с нарушениями, то при проверке фирме или индивидуальному предпринимателю может грозить как налоговая, так и административная ответственность за нарушение порядка учета и сроков хранения бланков строгой отчетности ( , ст. 2.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Налоговая инспекция может применить Налогового кодекса РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Штраф по этой статье составляет от 10 000 до 30 000 руб.

Кроме того, по представлению налоговой инспекции суд может применить к сотруднику фирмы, ответственному за хранение документов, или к руководителю фирмы или индивидуальному предпринимателю административную ответственность в виде штрафа на сумму от 2000 до 3000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения документов ().

Поступление БСО

Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем ( , утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359).

Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:

• форму книги по учету документов строгой отчетности ОКУД 0504819;
• форму книги учета бланков строгой отчетности ОКУД 0504045.

Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.

Примечание : Пункт 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359, и письма Минфина от 31.08.2010 № 03-01-15/7-198.

Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:

• автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет ;
• при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Примечание : Пункт 11 Положения постановления № 359.

Поступление БСО оформите в тот же день актом приемки. Его можно составить, например, по форме, утвержденной протоколом ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001. Акт должен быть утвержден руководителем организации и подписан членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии по приемке БСО закрепите приказом руководителя организации.

Примечание : Пункт 15 Положения

Хранение и уничтожение БСО

Руководитель организации должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. C этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки строгой отчетности нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются.

Примечание : Пункты 14 и 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но обязательно после истечения месяца со дня последней инвентаризации копии использованных бланков уничтожьте на основании акта. Его составляет комиссия, которую назначает руководитель организации приказом. Уничтожение в зависимости от количества документов можно провести несколькими способами:

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

1. 
   ИП на ЕНВД при оказании услуг населению обязан выдать БСО или кассовый чек. Правила выдачи документов, которые можно выдать вместо кассового чека

Все хозяйственные операции фирмы требуют обязательного документального подтверждения, для чего используется целый ряд различных форм. Среди них отдельную позицию занимают бланки строгой отчетности (БСО), требующие особого внимания и контроля движения. Узнаем, как осуществляется учет БСО в предприятии, и какими бухгалтерскими записями он оформляется.

Документы строгой отчетности в бухгалтерии

К БСО относятся не только квитанции , предназначенные для проведения расчетов наличными деньгами за услуги, предоставленные населению. Это могут быть лотерейные билеты, бланки больничных листов, трудовые книжки , путевки, талоны на топливо и питание, проездные и перевозочные документы и другие формы, используемые предприятиями в зависимости от специфики производства.

Существуют правила, регламентирующие порядок выпуска, учета, обеспечения сохранности и уничтожения этих документов. Все они содержатся в Постановлении № 359 от 6.05.2008. Обязательным является способ изготовления БСО: типографской печатью, либо используя автоматизированные системы, отвечающие современным требованиям, т.е. имеющие эффективную защиту от доступа извне, присваивающие при выпуске или оформлении бланка номер и серию, и сохраняющие информацию об операциях на протяжении пяти лет.

Чаще выпуском бланков занимаются специализированные предприятия, а компании выступают в качестве заказчиков. Типографией БСО изготавливаются в 2-х, реже в 3-х экземплярах, поскольку в форме документа обязательно предусматривается наличие отрывных корешков или копий основного листа. При оформлении операции первый экземпляр передается клиенту, второй остается в кассе и подшивается к отчету кассира. Приобретая бланки, выполненные типографией, сотрудник фирмы, а чаще компетентная комиссия, тщательно проверяют наличие всех необходимых реквизитов, составляют акты приемки с указанием названия БСО, их количества, номеров, серий.

Учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии

Поскольку роль форм строгого учета весьма значительна для предприятия (а многие из них являются аналогами денежных документов), то и любая компания организовывает учет БСО, как только покупка бланков осуществилась.

Учет бланков строгой отчетности начинается с фиксации приобретенных бланков в книге учета БСО , прошитой, с пронумерованными сквозной нумерацией листами, заверенной подписями руководителя и ответственных лиц. Форму журнала можно разработать самостоятельно либо прибегнуть к утвержденному регистру ОКУД 0504045.

На каждый вид бланков заводят отдельную книгу. Обычно приобретенные БСО передаются под отчет сотрудникам, подписавшим с работодателем договор о материальной ответственности (кассирами, продавцами).

К заполнению БСО также предъявляются особые требования: помарки и исправления в них не допускаются. Испорченные бланки перечеркиваются и хранятся отдельно. При ревизии, проводимой ежемесячно или ежеквартально, все БСО (в наличии и испорченные) пересчитываются сплошным способом. Результат пересчета сличается с данными журнала учета БСО.

Бланки строгой отчетности: проводки

Предприятия осуществляют учет бланков строгой отчетности за балансом на счете 006. Поскольку счет забалансовый, то остатки на нем не повлияют на валюту баланса , но и не позволят забыть об имеющихся ценностях. По дебету счета отражается поступление бланков, по кредиту – расходование. Расходы по приобретению бланков фиксируются на счетах затрат.

Пример: как учитывать бланки строгой отчетности

Торговая фирма закупила партию БСО – 3000 штук по 0,2 руб. за шт. без НДС. Квитанции переданы в два отдела магазина по 1500 шт. в каждый.

По прошествии недели по данным отчетов получена информация: 1-й отдел использовал 100, квитанций, 2-й - 80.

Бухгалтер отражает операции проводками:

Операция	Счета		Сумма
Оприходованы БСО (0,2 х 3000)
Списаны квитанции, переданные в работу
Передано 1500 штук квитанций в 1-й отдел
Передано 1500 штук квитанций во 2-й отдел
Списано по отчету 1-го отдела (100 х 0,2)
Списано по отчету 2-го отдела (80 х 0,2)

Так осуществляют учет БСО. Проводки логичны и позволяют контролировать движение документов строгой отчетности.

БСО относится к такой категории документов, которые в некоторых случаях могут заменить контрольно-кассовое оборудование (ККО). Бланки строгой отчетности значительно удобнее в использовании, в отличие от ККО.

Кроме удобства в использовании нужно учитывать, что учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии является достаточно сложным занятием.

Общие сведения

Журнал учета БСО используется для ведения учета формуляров, которые должны быть напечатаны в типографии.

Книга БСО содержит в себе следующую информацию:

• количество БСО, которые были получены из типографии;
• использованные БСО;
• остаток БСО;
• списанные БСО.

В книгу учета БСО не вносятся сведения, касающиеся каждого бланка которые выдаются клиентам. Потому что журнал рассчитан на внутренний учет.

В журнал БСО вносятся только те данные, которые касаются полученных в типографии и перемещенных бланков. Сюда дополнительно входят бланки, которые выданы материально ответственным лицам, а также оставшиеся и списанные формуляры.

Учет доходов по бланкам строй отчетности производится только в .

Что нужно знать

Бланки строгой отчетности широко применяются не только организациями, но и ИП. Так как БСО может заменить обычный кассовый чек, если осуществляется расчет деньгами в наличной форме или через банковские карточки.

Использовать БСО можно исключительно в расчетах с гражданами. Если клиентом становится предприятие, то БСО уже нельзя применять.

При этом проверять статус покупателя с точки зрения закона не обязательно. Однако это может привести к проблемам с налоговыми органами, если имеется юридическим лицам.

Бланки, которые применяются при расчетах с населением:

• билеты на залог в ломбарде;
• билеты в качестве оплаты за ;
• экскурсионные, туристические путевки;
• всевозможные талоны, квитанции, абонементы.

Используется БСО только в соответствии с законами РФ. Регулирует вопрос применения бланков Постановление № 359. Однако также нужно учитывать информационные письма Минфина России.

С какой целью проводится

В основном организации предпочитают в своей деятельности применять БСО. Однако очень важно, чтобы во время проверки был правильно составлен счет учета бланков строгой отчетности.

Начинающим бизнесменам нужно знать, что такое БСО и как их правильно оформлять. Также следует разобраться, как заполнять журнал учета БСО.

В первую очередь надо выяснить, какие именно учетные бланки будет использовать бизнесмен для своей работы.

Законодательная база

Закон разрешает предпринимателям самостоятельно разрабатывать форму журнала учета БСО, которая выдается вместо кассовых чеков. Однако это допускается при условии, что в компании не используется труд .

Бизнесмен может самостоятельно вести учетный журнал, хранить и выдавать необходимые бланки. Такой порядок установлен .

Основным документом, который регулирует учет и хранение формуляров является Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с применением платежных карточек ().

Пункт 13 Положения гласит, что бланки документов, которые изготавливаются типографским способом и заносятся по их названиям, номерам и сериям в специальный журнал.

Его листы подписываются руководством и главным бухгалтером фирмы. При этом листы нужно сначала пронумеровать, затем всю документацию прошнуровать и скрепить печатью предприятия.

Там же уточняется, что форма учетного журнала с точки зрения закона не утверждена, а значит, ее можно разрабатывать самостоятельно.

Вместе с тем руководство фирмы обязано создать соответствующие условия, которые будут гарантировать сохранность данных бланков.

С сотрудником, который отвечает за получение, учет, хранение и выдачу формуляров, необходимо заключить .

Причем этот сотрудник должен принимать документацию исключительно с участием комиссии. Для этого оформляется (п.14-15 Положения).

Если нет материально ответственного сотрудника, то обязанности, связанные с регистрацией учетных бланков должен выполнять руководитель.

Что касается ревизии формуляров, то она проводится в сроки, указанные для инвентаризации финансовых средств в наличной форме, которые находятся в кассе (п.17 Положения).

Все это должно происходить с учетом Методических указаний по инвентаризации…, которые утверждены .

Порядок учета бланков строгой отчетности в организации

Очень важно правильно использовать БСО и корректно оформлять учетный журнал. Все его листы должны быть пронумерованы, прошиты шнуром, кончики которого проклеиваются листиком бумаги возле обложки и скрепляются печатью.

После чего все заверяется подписью руководства. Обязательно должно быть указано количество листов и дата, когда бланки были составлены.

Подобные меры применяются для того, чтобы нельзя было удалить или изъять страницы из журнала учета. Заполнять книгу учета надо строго по правилам.

Нужно в ней указывать все БСО, их номера, серии и названия. Наиболее оптимальный вариант для данной информации – это предоставление ее в виде таблиц.

Однако есть унифицированная форма , которой также можно пользоваться. Но это условие совсем не обязательное.

Также в документе должны быть включены сведения о зарегистрированных бланках, причем эти записи могут быть ежедневными, еженедельными и даже с более длительным сроком, в зависимости от условий деятельности компании.

Все приемы-передачи бланков должны вписываться в журнал и заверяться подписью ответственного лица.

Общие принципы ведения

Ведет журнал учета, специально назначенный руководством компании сотрудник. Обычно это лицо, которое хорошо знает бухгалтерский учет.

Порядок занесения записей в журнал и ответственное лицо должны быть закреплены в компании и подтверждены приказом руководства. Также эти сведения должны быть внесены в реестр учета.

Обычно такого рода документацию ведет один из работников бухгалтерии, например, кассир. Потому что этот специалист должен знать бухучет. Данный сотрудник должен быть включен в состав подотчетных лиц.

Индивидуальный предприниматель может вести книгу учета лично. Руководство предприятия должно заключить с сотрудником соглашение о материальной ответственности.

Договор предусматривает:

• Хранение, оприходование бланков.
• Прием финансовых средств от населения в наличной форме и выдачу клиентам формуляров.
• Внесение соответствующих записей в книгу учета.

При автоматическом режиме выпуска для самостоятельно изготовленных БСО бизнесмен должен назначить ответственное лицо.

Эта обязанность должна быть закреплена за определенным сотрудником. Для других работников предприятия доступ к документу нужно ограничить.

Потеря незаполненных бланков не может быть поводом для наказания ответственного сотрудника. Руководство может использовать дисциплинарное взыскание эквивалентное расходам на бланки.

Если нарушение будет выявлено налоговым инспектором во время проверки, то ответственное лицо будет оплачивать штрафные санкции за то, что были нарушены правила хранения документации.

Все данные систематизируются по названию, сериям и номерам бланков, которые были присвоены им в типографии или были получены в соответствующем ведомстве.

Записи в формулярах и журнале учета написанные вручную, должны быть заполнены грамотно, без помарок и подчисток. Также в учетном журнале должна отражаться информация о приеме бланков строгой отчетности и о выдаче их ответственному лицу.

Не добавляется в записи только прием финансовых средств. Операции проводятся в форме документооборота следующим образом:

Причиной списания может стать бракованная бумага, которая числиться на приходе. Сюда также относятся неправильно составленные бланки, которые не утилизируются. Они должны быть приложены к книге учета.

Дополнительно к списанию могут быть отнесены те формы, которые не используются в работе компании и копии БСО с истекшим сроком архивации.

Когда заканчивается сроки хранения, то вся бракованная документация утилизируется по акту. Данная процедура предусматривает наличие комиссии, состав которой должен быть утвержден приказом по компании.

Документальное оформление движения

Бланк строгой отчетности – это документ, который печатается типографским способом. Также любой предприниматель или предприятие, на основании законодательства имеет права самостоятельно разрабатывать удобную для своей деятельности модель учетной книги.

В обязательном порядке журнал должен быть прошит и пронумерован. Также материально ответственный работник, бухгалтер, руководство организации должны скрепить документ печатью и поставить свои подписи.

Учет в журнале БСО должен вестись по наименованию, серийному номеру и номеру бланка. В документе должна быть указана дата и количество поступивших формуляров, а также их реквизиты.

Регламентируется учетный журнал на местном уровне с помощью издания акта, в котором будет указано лицо ответственное за ведение журнала.

Руководство компании и ответственный сотрудник, подписывающие соглашение о материальной ответственности, в документе прописывают обязательства касающееся создания необходимых для сохранности БСО условий.

БСО, которые выпускаются при помощи автоматизированных систем, не нуждаются в ведении учетной книги. Доступ к системе нужно ограничить, а у каждого бланка должно быть своя серия и номер.

Использование специальной программы

Согласно новому Положению, которое вступило в силу 21.05.2008 г. бланк строгой отчетности может быть изготовлен не только в типографии, но и при помощи специальной автоматизированной системы (АС).

Ранее законодательство не предусматривало такой возможности как изготовление бланков при помощи компьютеров.

Поэтому Министерство финансов указывало, что такого рода документация должна была изготавливаться только типографическим способом. Однако в новом Положении нет точного определения автоматизированной системы.

Здесь сказано, что в процессе использования АС необходимо обеспечение выполнений определенных правил:

Если представители фискального органа или организаций будут требовать информацию, хранящуюся в автоматизированных системах, касающуюся выпущенных документов, то предприниматели или руководство организации обязаны ее предоставлять.

Правила хранения документов

Поскольку БСО требуют учета, то соответственно организация их хранения потребует особого внимания.

Так, законом предусмотрено, что хранение учетных бланков должно исключить любую возможность их получить лицам, с ограниченным доступом.

Поэтому такого рода документация должна храниться в сейфе или специализированном помещении, которое подлежит ежедневному опечатыванию.

Сроки хранения формуляров регламентируются законом. Это касается также копий использованных документов и их корешков. Храниться они должны как минимум 5 лет.

Их утилизация возможна только по истечении 30 дней со дня проведения граничной инвентаризации. Что касается неиспользованных бланков, то сроки их хранения законом не предусмотрены.

Особенности оформления учета применения

Особенности организационно-правовых форм ООО касаются не только порядка учета и оплаты налогов, но и регистрации.

Основной нюанс процедуры открытия и регистрации ООО заключается в количестве собственников. Регистрация ООО может происходить даже с одним человеком.

В ООО

Чтобы зарегистрировать ООО, необходимо собрать большое количество документов. К их числу относятся:

1. Документы, касающиеся учреждения организации (например, или собрания участников).
2. Чек об оплате госпошлины за регистрацию организации.
3. Чек об оплате уставного капитала.
4. Копии паспортов всех учредителей.

Организации или ИП при расчетах с физическими лицами могут использовать бланки строгой отчетности (БСО). Операции предприятий по договорам с юридическими лицами или ИП таким образом не оформляются. Используют БСО преимущественно в сфере услуг, оказываемых населению. Бланки выдают при оплате туристических путевок, билетов на транспортные перевозки, квитанций ломбарда, иных квитанций, при оформлении которых законодательно разрешено не применять ККТ.

Документ заменяет кассовый чек и оформляется в строгом соответствии с требованиями законодательства. Заполненная форма должна содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать компанию, вид услуги, ее стоимость, ответственное лицо и дату составления.

Учет БСО осуществляется с применением книги специальной формы. Предприятия могут использовать форму 0504045 , утвержденную для бюджетных учреждений. Бланк принят приказом Минфина РФ от 15.12.2010г. за № 173н. Допускается самостоятельная разработка книги с обязательным утверждением ее формы в учетной политике. В ИФНС заверять журнал не требуется.

Для чего нужна данная книга на предприятии

Обязанность по ведению книги учета БСО установлена законодательством. Требование утверждено Постановлением Правительства от 06.05.2008г. за № 359. В п. 13 Постановления четко указано, что обязанность распространяется только на формы, изготовленные типографским способом.

Журнал подлежит постраничной нумерации. Форма прошивается и подписывается руководителем с последующим заверением печатью. Начиная с 07 апреля 2015 года печать в организации может не использоваться . При внесении соответствующих изменений в Устав об отказе от применения печати компания может удостоверять книгу только подписью. Для ИП обязанность применения печати на документах всегда реализовывалась на усмотрение предпринимателя.

Предприятие может применять БСО:

• Заказанные в типографии. Книга учета ведется в обязательном порядке.
• Самостоятельно разработанные компанией. Требование по ведению журнала отсутствует.

Предприятие, самостоятельно разрабатывающее БСО, ведет учет движения документов в автоматическом режиме. Документооборот формируется в разрезе аналитики. В случае самостоятельной разработки формы бланка организацией учет ведется по номерам, принятым в компании для БСО. Собственные бланки необходимо утвердить в учетной политике. Учет ведется в автоматическом режиме. Обязанности по ведению книги в данном случае не возникает.

Внутренний контроль за ведением учета осуществляется в период инвентаризации одновременно с проверкой кассовых остатков. Внешняя проверка инициируется ИФНС. Результат отражается в акте. Отказ от обязанности по ведению книги предусматривает наложение штрафа в соответствии со ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП.

Кто ее ведет

Ведение книги учета поручается назначенному руководителем работнику компании. Порядок внесения записи и ответственное лицо закрепляются в учетной политике предприятия, утвержденной приказом руководителя. Традиционно ведение формы поручается работнику бухгалтерии – кассиру . Ответственный работник включается в состав подотчетных лиц. ИП при отсутствии сотрудников ведет книгу самостоятельно.

Руководитель предприятия заключает с сотрудником договор материальной ответственности. Он предусматривает:

• оприходование, хранение БСО;
• прием наличных денег от населения и выдачу бланка;
• внесение записей в книгу учета.

При автоматическом режиме обработки самостоятельно разработанных БСО руководитель аналогично назначает ответственное лицо. Обязанность закрепляется за конкретным сотрудником с одновременным ограничением доступа иных работников к документообороту.

Утеря незаполненных бланков строгого учета не влечет наказания ответственному сотруднику. Руководитель может применить меры дисциплинарного характера и взыскать с работника стоимость бланков. Если нарушение выявит инспектор ИФНС при проверке, на ответственное лицо может быть наложен штраф за нарушение правил хранения документов.

Порядок заполнения

Систематизация данных осуществляется по наименованию, номерам, сериям бланков, присвоенных им при заказе в типографии или полученных от отраслевого ведомства. Записи в БСО и журнале при ручном способе заполнения ведутся без помарок и подчисток.

В журнале отражаются данные о приеме БСО и выдаче их ответственному лицу . Записи о приеме денежных средств в форму не вносятся. Операции ведутся в разрезе движения документов:

• Поступления . Указывается дата приема бланков, их наименование, номер, серия и количество, а также данные и подпись ответственного лица.
• Выбытия . Операция имеет документооборот, аналогичный приему.
• Списания . Заносятся сведения о причинах списания, документе (акте), на основании которого осуществляется операция.

Операция списания производится в отношении бракованных бумаг, числящихся на приходе. Ошибочно составленные бланки не выбрасываются, а прилагаются к книге учета. Списанию подлежат также формы, не используемые в деятельности, и копии БСО с истекшим сроком архивации. По окончании срока хранения бракованные документы уничтожаются по акту. Для процедуры выбирается комиссия, состав которой утверждается приказом по предприятию.

Процесс формирования книги в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Сколько она хранится

Порядок хранения неиспользованных БСО и журнала учета соответствует форме сохранности кассовой наличности или ценных бумаг. Для защиты от хищения выделяется специальная комната или сейф, опечатываемый по окончании рабочего дня. Копии использованных бланков подлежат архивации в течение срока, установленного для первичных документов.

Срок хранения журнала законодательством четко не установлен. Предприятие может самостоятельно определить период хранения и закрепить его в учетной политике. Время архивации не может быть меньше срока, установленного для БСО. Первичные документы бухгалтерского учета подлежат сохранности не менее 5-ти лет .

Согласно действующему законодательству, все компании, принимающие наличные деньги от физических лиц, обязаны устанавливать ККМ. Фирмы, работающие в отдельных отраслях, могут заменить кассовые чеки на бланки строгой отчетности. Эти документы могут выглядеть по-разному: абонементы, путевки, проездные билеты и т.д. Суть остается одной: они должны содержать все необходимые реквизиты, а хранение БСО и их документальное отражение должны производиться в строгом соответствии с положениями нормативно-правовых актов.

Нормы сохранения прописаны в соответствующих положениях Правительства РФ. Они гласят, что организация обязана вести журналы учета БСО, где фиксируется их количество. Образец оформления таких документов не установлен законодательно, поэтому юридическое лицо вправе выбирать тот формат, который будет ему удобен. Журнал должен отвечать трем основным характеристикам:

• наличие номеров страниц;
• прошивка листов;
• наличие подписи директора и оттиска печати юридического лица.

Заводя журнал, организация выпускает акт касательно правил его заполнения. В этом документе прописывается ФИО работника, ответственного за использование и сохранность БСО.

Отражение БСО в бухгалтерии предприятия

Законодательство не предусматривает единых правил бухгалтерского учета бланков, но правила их поступления в организацию и хранения изложены полно и четко.

БСО поступают в фирму вместе с сопроводительным документом (товарная накладная), в котором указано их количество, вид, серия, номер и другие детали. Прием производится комиссией, которая пересчитывает документы и сверяет их номера. Если ошибок не найдено, составляется акт о приеме в свободной форме. Он подписывается руководителем предприятия и служит основанием для принятия БСО к учету.

Существует два вида актов о приеме: временный (ответственные лица получают БСО на четко прописанный срок) и количественный (сотрудникам компании передается бессрочно определенное количество бланков). Акт обязательно содержит информацию о числе поступивших из типографии бумаг, их сериях и номерах.

В плане счетов существует отдельная группа для отражения бланков строгой отчетности. Расходы, связанные с их печатью, вычитаются из налоговой базы по налогу на прибыль. С периодичностью, установленной законодательно (чаще всего раз в месяц), проводится инвентаризация документации.

Порядок хранения документов строгой отчетности

БСО хранятся в металлических шкафах или сейфах. Для этих целей может быть использована касса, потому что она оборудована специальным образом для размещения ценностей. Если документы были напечатаны в большом количестве, их размещают в отдельные комнаты (кабинеты), в которых созданы условия, исключающие вероятность порчи или хищения.

По окончании рабочего дня сейф, в котором находятся БСО, опечатывается. Руководитель компании заключает договор с одним сотрудником, который работает с документами строгой отчетности и обеспечивает их сохранность. С этим должностным лицом подписывается договор о полной материальной ответственности.

Законодательство не ограничивает время, в течение которого действительны БСО. Можно сказать, что «срок годности» документов устанавливает сам предприниматель.

Компания, применяющая БСО, обязана хранить корешки и копии использованных бланков в течение пяти лет. По окончании этого срока она имеет право уничтожить архив. Для этого нужно выбрать день, когда с даты последней инвентаризации пройдет не менее одного месяца.

Инвентаризация БСО

Организация несет обязанность осуществлять инвентаризации бланков с периодичностью, установленной законом. В ходе проверки пересчитывается количество документов, выявляются те их них, срок хранения которых истекает. Проведение ревизии – зона ответственности инвентаризационной группы, которая выбирается руководителем предприятия из числа сотрудников.

Пересчет документов должен производиться в присутствии лица, ответственного за их хранение. По результатам проверки составляется инвентаризационная опись в двух экземплярах.

Если ревизия выявила недостачу, нужно выявить ее причины. Для начала определяется степень вины ответственного лица. Если вина была установлена, к этому сотруднику могут быть применены меры дисциплинарного взыскания.

Если недостачи в организации – частое явление, рекомендуется обратиться за помощью в правоохранительные органы.

Списание БСО

Когда срок хранения БСО, определенный предпринимателем, истекает, их нужно списать. Закон устанавливает, что предприниматель обязан сохранять не только использованные, но и испорченные документы (с ошибками в дате или в реквизитах) в течение пяти лет. По истечении этого периода от них можно избавиться.

Для списания утерянных бланков существует особый порядок. Их недостача проявляется в ходе ежемесячных ревизий. Изменение количества документов фиксируется в журнале учета БСО.

Лицо, отвечающее за работу с этими бумагами, несет дисциплинарное наказание, если устанавливается его вина. Если потеря БСО сопровождалась кражей другого имущества организации или иными действиями противоправного характера, имеет смысл обратиться в органы внутренних дел.

Похожие статьи