Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета.

Журнал операций по счету "Касса".

Применяется для учета движения денежных средств в кассе учреждения. Записи в указанном регистре производятся ежедневно на основании отчета кассира.

Журнал операций с безналичными денежными средствами , который является регистром учета движения средств по лицевому счету учреждения.

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами.

В нем учет ведется линейным способом по каждому подотчетному лицу в сумме выданного аванса, произведенного расхода, сданного в кассу остатка неиспользованного аванса. Записи в этом регистре производятся на основании авансовых отчетов.

Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками формируется по каждому договору с поставщиками и подрядчиками и предназначен для аналитического учета производимых с ними расчетов в сочетании с синтетическим учетом. Регистр ведется на основании счетов-фактур, товарно-транспортных накладных на получение материальных ценностей, счетов на оплату выполненных работ, оказанных услуг, актов приемки-сдачи выполненных работ и оказанных услуг по каждому поставщику и подрядчику.

Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам применяется для учета операций по начислению доходов.

Журнал операций расчетов по оплате труда составляется на основании сводных расчетно-платежных ведомостей с приложенными к ним первичными документами (табель учета рабочего времени, приказы руководителя и др.).

Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов используется для списания с бюджетного учета и внутрихозяйственного перемещения объектов основных средств, нематериальных активов, для учета сумм начисленной за отчетный период амортизации. Бухгалтерские записи в данном регистре составляются на основании соответствующих актов о списании нефинансовых активов и накопленной на дату списания суммы амортизации, отраженной в инвентарных карточках.

Журнал по санкционированию

Журнал по прочим операциям

В нем учитываются финансово-хозяйственные операции, которые не нашли отражения в других Журналах.

Все Журналы операций имеют одинаковую форму. Для того чтобы в Главной книге было видно, из какого Журнала операций занесены показатели, каждому из них присваивается порядковый номер, что должно найти отражение в приказе учреждения "Об учетной политике". Журналы операций должны быть подписаны главным бухгалтером учреждения, а также исполнителем, который составил данный Журнал операций, с указанием должности.

Ежемесячно обороты по счетам из Журналов операций записываются в Главную книгу в следующей последовательности:

1) все обороты из Журнала операций с безналичными денежными средствами переносятся в Главную книгу;
2) из Журнала операций по счету "Касса" в Главную книгу переносят все обороты. Исключение составляют получение наличных денежных средств с лицевого счета в кассу учреждения и внесение наличных денежных средств из кассы учреждения на лицевой счет;
3) из Журнала операций расчетов с подотчетными лицами в Главную книгу не переносятся обороты по выдаче и возврату подотчетных сумм, отраженные в Журнале операций по счету "Касса";
4) из Журнала операций расчетов с поставщиками и подрядчиками переносятся те обороты, которые не включают операции по оплате, отраженные в соответствующих Журналах операций;
5) из Журнала операций расчетов с дебиторами по доходам переносятся обороты, включающие операции по начислению доходов администраторами поступлений в бюджет на основании первичных документов по начислению и поступлению доходов, расчетам, предоставляемым органом, осуществляющим кассовое обслуживание исполнения бюджета;
6) из Журнала операций расчетов по оплате труда переносятся все обороты, за исключением операций с безналичными и наличными денежными средствами;
7) из Журнала операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов и Журнала по прочим операциям в Главную книгу переносятся обороты, которые не были перенесены в нее из предыдущих Журналов операций.

Правильность отражения в Главной книге оборотов из Журналов операций проверяется следующим образом:

- сумма остатков на начало соответствующего периода по дебету всех счетов должна быть равна сумме остатков по кредиту всех счетов на начало этого периода;
- сумма оборотов по дебету всех счетов за соответствующий период должна быть равна сумме оборотов по кредиту всех счетов.

Хранение документов

При организации хранения документов о деятельности учреждения помимо Закона о бухгалтерском учете необходимо руководствоваться положениями НК РФ и приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", где указаны сроки их хранения.

Например, согласно вышеназванному документу уставы, положения организации (типовые и индивидуальные) должны храниться:

а) по месту разработки и/или утверждения - постоянно;
б) в других организациях - 3 года (после замены новыми).

К документам постоянного хранения (до момента ликвидации организации) относятся: сводная годовая отчетность, аналитические документы к ней; передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; сводные годовые отчеты об исполнении бюджетной сметы; отчеты по перечислению денежных сумм в государственные внебюджетные фонды; документы о переоценке основных средств и оценке стоимости имущества; годовые налоговые декларации.

Лицевые счета работников по расчету заработной платы и документы, подтверждающие применение льгот, подлежат хранению в течение 75 лет.

В разделе на вопрос Ув бухгалтеры, одскажите, при "подшивке" или "архивировании" доков по зарплате, какой комплект формируете? Какие заданный автором скороспелка лучший ответ это Документы по зар. плате как и документы ОК хранятся 75 лет и подшивают их архивные работники (мы нанимали женщину из архива) . По зар. плате сшиваются лицевые счета (аналогия листочков для работников) . Если в другом виде распечатываете зар. плату, то это расчетно-платежные ведомости, т. е. документы, содержащие всю информацию о начисленной и удержанной зар. плате по каждому работнику. Их сшивают по участкам (цехам, отделам) и по годам (желательно в картонные папки) с описью содержимого. Это так называемый архив предприятия. А штатные расписания, приказы по зар. плате, табели, наряды, б/листы и прочее (первичка) хранятся лет 5 и нужны лишь для проверок (срок хранения - срок возможных проверок) . Первичку подшивайте и храните так как Вам удобно (какой документооборот) . Например, больничные листы и все что относится к пособиям ФСС - в папке ФСС.

Ответ от Вровень [гуру]
В течении трех лет храните все документы по начислению зарплаты.
В течение пяти лет храните табеля, расчетные ведомости по зарплате, приказы и штатные расписания лицевые счета, налоговые карточки,
Постоянно хранение (75 лет) - приказы и штатные расписания, лицевые счета, налоговые карточки,

Ответ от Котёнок [гуру]
Я делаю так:
1) Журнал-ордер
2) Ведомость по начислению зарплаты за месяц
3) Табель учета рабочего времени
4) Начисление больничных и отпускных
5) Приказы
6) справки произвольной формы, если были какие-то перерасчеты за месяц
Каждый месяц отдельно прошиваю. Мне удобно.

Ответ от Просто Мария [гуру]
вопрос не дописан, ну и ладно. я за год пишу реестр ВСЕХ документов, которые входили в расчет зп, подшиваю все, и убираю. у меня это: табель, начисление % менеджерам, распоряжение о выплате премий, Т60 или 61об отпусках, больничные, ну, в общем все, что касается оплаты труда, ведомости начислений.

Журнал расчетов с подотчетными лицами 3 - это название формы бухгалтерского регистра, применяемого в организациях бюджетной сферы и во внебюджетных фондах. Однако такой же номер (№ 3) установлен и для журнала, в котором учитываются расчеты с подотчетниками на субъектах малого предпринимательства (СМП). Разбираемся.

Немного теории: формы бухгалтерского учета

Журналы - один из видов бухгалтерских регистров. Журнально-ордерная система учета - это один из видов организации учетной работы бухгалтерии. Напомним, что существует три вида организации бухгалтерской работы, три формы бухучета:

Простая форма учета, применяется СМП.
Журнально-ордерная форма учета.
Мемориально-ордерная система учета.

Простая форма учета предназначена для малых предприятий, число операций которых не превышает, как правило, 30 в месяц и не несет больших материальных затрат (п. 22 ст. 4.1 приказа Минфина от 21.12.1998 № 64н, далее - приказ № 64н). В этом случае основной формой учета является Книга учета операций хозяйственной деятельности. Кроме этого ведутся следующие регистры:

книга расчетов по заработной плате и по НДФЛ;
ведомость учета зарплаты (по форме № В-8);
книга по форме № К-1 для учета операций с имуществом.

Напомним, что кроме простой формы бухучета, согласно п. 8 ст. 3.1 Рекомендаций для СМП «Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» от 25.04.2013 № 4/13 (далее по тексту - протокол ИПБ РФ № 4/13), малые предприятия имеют право использовать такие виды организации учетной работы, как:

полная форма учета,
сокращенная форма учета.

Подробнее о том, как организовать бухучет упрощенцам, рекомендуем ознакомиться в статье .

Мемориально-ордерная форма учета схематично представлена на рис. 1. Как видно, основу этой формы бухучета составляют ведомости и карточки аналитического учета, главная книга, в которой сводятся данные синтетического учета, журналы регистрации операций. Эта форма учета проще для понимания, но сложнее в формировании сводных данных - формирование мемориальных ордеров для каждой операции (вручную) занимает довольно много времени. Такая форма учета имела широкое применение на предприятиях Советского Союза. Сегодня многие программные платформы для ведения бухучета строятся на базе мемориально-ордерной системы учета.

Рисунок 1. Схема организации мемориально-ордерной формы учета

Журнально-ордерная форма учета - это хронологическая регистрация хозяйственных операций в журналах-ордерах. Формируются по каждому месяцу на основании данных первичных документов или накопительных ведомостей. При журнально-ордерной системе учета регистрация операции производится по кредиту счета с одновременным отображением дебета счета-корреспондента. На рис. 2 приведена схема организации учета при журнально-ордерной форме.

Рисунок 2. Схема организации учета при журнально-ордерной форме

Журнал по учету операций расчетов с подотчетными лицами

Журнал по учету операций расчетов с подотчетными лицами является одним из регистров бухучета при журнально-ордерной системе учета. Номер этого журнала в учете может быть 3, 7 или 6. Это зависит от того:

относится ли предприятие:
- к бюджетным (журнал № 3 для бюджетных организаций),
- не бюджетным (журнал № 3, 6 или 7);
какая система бухучета применяется:
- упрощенная (журнал № 3 для СМП на упрощенной системе учета - письмо Минфина СССР от 06.06.1960 № 176, далее Письмо № 176),
- полная (журнал № 7);
к какой сфере деятельности относится (например, для аптечных предприятий используется журнал № 6 - приказ Минздрава СССР от 31.03.1987 № 468).

Для коммерческих структур, использующих полную форму бухгалтерского учета, установлен перечень регистров, в котором журнал расчетов с подотчетными лицами значится под номером 7 (Приложение № 2 к письму Минфина от 24.07.1992 № 59, далее - письмо № 59). Данная форма журнала № 7 рекомендована к применению в строительстве, на промышленных предприятиях, в науке, в организациях сферы снабжения и сбыта.

Для предприятий, относимых к числу СМП, перечень регистров, которые они могут использовать при упрощенной системе бухучета, установлен Письмом № 176. Этим же документом установлен номер журнала, в котором отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами.

Перечень журналов для бюджетных организаций установлен приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н (далее - приказ № 52н) и приказом Казначейства РФ от 08.02.2005 № 165 (далее - приказ № 165). Журнал для расчетов с подотчетными лицами в этих документах указан под номером 3.

Журнал № 3 для СМП

В приложении № 2 Письма № 176 установлено, что в журнале № 3 отражаются операции по кредиту счетов: 60, 71, 76 (61, 67, 73, 76) и 77 (77, 79). Накопление информации, переносимой в журнал, производится в соответствующих ведомостях.

Сведения о расчетах с подотчетными лицами первоначально накапливаются в ведомости № 2. Это годовая ведомость. Здесь производится аналитический учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами (включая подотчетников), за исключением расчетов по счету 60 (для этого счета создается отдельно ведомость № 1).

СПРАВКА: если предприятие относится к числу СМП, то оно может и не использовать журнально-ордерную форму учета. В этом случае необходимо руководствоваться положениями приказа № 64н и протокола ИПБ РФ №4/13.

Первичными документами для оформления записей в ведомости № 2 и последующего переноса в журнал № 3 при расчетах с подотчетными лицами являются:

Расходный кассовый ордер или платежное поручение (выдача или перечисление денег в подотчет), оформленные на основании заявления подотчетного лица. Заявление должно быть согласовано и утверждено руководством.
Авансовый отчет.
Первичные документы, подтверждающие факт целевого расхода денежных средств подотчетником.
Приходный ордер - в случае возврата части аванса (или полной его суммы) подотчетным лицом.
Расходный ордер - в случае необходимости доплаты подотчетнику, если сумма целевого расхода оказалась выше аванса.

В соответствии с целевым назначением использования выданных средств в журнале № 3 кредит 71-го счета может корреспондировать с дебетом счетов: 08, 10, 20 (23, 25, 26), 70 и др.

Такой важный аспект расчетов, как наличие у подотчетного лица задолженности по подотчетным суммам, можно увидеть только в ведомости № 2, где выводится сальдо расчетов по каждому выданному авансу и по каждому подотчетнику.

Журнал № 3 для учета расчетов с подотчетниками в бюджетных организациях

В Приложении № 3 к приказу № 52н и к приказу № 165 установлено, что № 3 соответствует журналу операций расчетов с подотчетными лицами. Несмотря на совпадение основных правил работы с подотчетными суммами в коммерческих и бюджетных предприятиях, существуют все же некоторые различия.

Если для вас этот аспект учета представляет особенный интерес, рекомендуем обратиться к статье .

Журнал операций в бюджетных организациях выполняет ту же функцию, что и в общей системе бухгалтерского учета - здесь аккумулируются обороты по счету расчетов с подотчетными лицами в корреспонденции с дебетом счетов, куда производится списание суммы выданного аванса.

Счет кредита, на котором отражаются расчеты с подотчетниками в организациях бюджетной сферы, - 1 208 00 000. Кодами КОСГУ установлена классификация расходов, на основании которой производится формирование 22-го и 23-го разряда чисел в номере счета.

Так, например, суммы, выданные в подотчет на оплату транспортных расходов, отражаются на счете 1 208 22 000 (по КОСГУ код 222). Выдача денег для оплаты покупки ТМЦ отражается по счету 1 208 34 000 (код КОСГУ 340). Приказ Минфина России от 01.07.2013 № 65н (далее - приказ № 65н) - основной документ, которым пользуются для определения кода расходов или доходов в бюджетных организациях.

Зачем вести журнал № 3

Если для бюджетных организаций такой вопрос не стоит (ведение журнала № 3 предписывается нормативными документами и является обязательным), то предприятия коммерческой структуры могут задаться таким вопросом.

Насколько строго нормируется применение того или иного регистра бухучета в коммерческой сфере? Предприятие самостоятельно выбирает не только форму бухгалтерского учета. При выборе формы бухучета предприятие самостоятельно определяет, какие именно регистры оно будет формировать. Выбор этот делается исходя из принципа целесообразности. При этом необходимо обеспечить достоверность, своевременность и точность бухгалтерской информации, формируемой в регистрах бухучета.

Если у предприятия активно используется 71-й счет, то можно для отражения расчетов с подотчетными лицами использовать отдельный журнал. Если выдачи денег в подотчет нет или таких операций немного, и при этом предприятие имеет право вести упрощенный бухучет, то можно не использовать специальный регистр. Нумерация журналов тоже может отличаться от рекомендуемой.

Эти решения должны найти свое отражение в учетной политике предприятия. Напомним, что формы учетных документов организации вправе разрабатывать самостоятельно (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). При этом в журнале-ордере должны быть все обязательные реквизиты для регистров бухгалтерского учета, установленные ч. 4 ст. 10 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Итоги

Журналы - часть системы бухгалтерского учета при ведении его по журнально-ордерной форме. Операции по расчету с подотчетными лицами относятся к наиболее контролируемым со стороны проверяющих органов. Поэтому они требуют особо внимательного оформления.

Бюджетники для отражения операций по расчетам с подотчетниками используют журнал операций № 3. Принцип учета остается похожим на принцип формирования журналов-ордеров при учете в организациях, не имеющих отношения к бюджету. Суммы кредита счета расчетов с подотчетными лицами корреспондируют с дебетом счетов, куда суммы списываются.

Журнал № 3 используется и малыми предприятиями. Но в данном случае этот журнал носит комплексный характер, и в некоторых источниках его называют «Расчеты». Предприятия, относящиеся к СМП и выбравшие журнально-ордерную систему бухучета, могут использовать журнал № 3 для отражения расчетов не только по счету № 71, но и по счетам 60, 61, 67, 76, 73, 76, 77, 79.

Журнал операций расчетов по оплате труда. Журнал операций расчетов по оплате труда составляется учреждением на основании свода расчетноплатежных. В журналеордере 6 ведется как синтетический учет операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками. В 2017 году регистр по зарплате называется поновому Журнал операций расчетов по оплате труда. Аналитический учет расчетов по оплате труда и стипендиям ведется в Журнале операций расчетов по оплате труда. Таблица, где прописаны расчеты по доплатам, включает те денежные средства, которое существуют. Образцы приказов для бухучета и налогообложения. Журналы операций ОКУД Применяется при формировании учетной политики с 2015 года Утверждена Приказом Минфина РФ от N 52н Скачать форму журнала операций в MSE. ГУЦК МФ Республики Таджикистан Учет расчета по оплате труда в бюджетных учреждениях в условиях казначейского. Таким образом, повышение оплаты труда вопрос, который полностью находится в зоне свободного решения компании. Естественно, заполнять этот реквизит нужно лишь при его наличии. Срок сдачи нового расчета по страховым взносам в 2017 году до 30 числа. N 6 Журнал операций расчетов по

200 Инструкции 157н. Журнал хозяйственных операций за январь В Главную книгу ф. У меня не формируется отчет журнала операций расчетов по оплате труда! Отчет Журнал операций расчетов по оплате труда не формируется. Так, в 2017 году законодатель не. Ответьте, пожалуйста, нужно ли подшивать приказы, касающиеся заработной платы, к журналу операций 6? Расходы бюджетов бюджетной системы. Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы. Журнал операций расчетов по оплате труда ф. Для заполнения следует нажать на. Учет операций по данному счету ведется в соответствии с содержанием хозяйственной операции п. Об утверждении форм первичных учетных. Если образовательное учреждение имеет филиалы, следует помнить, что перечислять НДФЛ в бюджет надо отдельными платежными. ФСС Укрупненный алгоритм действий бухгалтера, отражающий порядок операций по оплате труда и связанных с нею расчетов, в. Оплата труда в 2017 году в примерах

В плане на 2017 год учитывают гранты из бюджета и гранты от физлиц. Вопрос по кассовым операциям на предприятии! Выписка операций по расчету с бюджетом образец. Записи в Журнале операций по счету Касса. Инструкции N Сверка расчетов по платежам в бюджет. В третьей главе работы представлены ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УЧТА РАСЧЕТОВ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА В. В 2017 году совокупный тариф на уплату страховых взносов во внебюджетные фонды в рамках предельной величины базы. Таким образом, к Журналу операций 6 могут подшиваться как сами. Операции по начислению расходов за. Редакция газеты Оплата труда это уникальный коллектив авторов публикаций и комментариев по теме расчета различных выплат по оплате. Чтото надо указывать дополнительно? Расчеты за результаты работы организация может производить индивидуально или коллективно, например, на.

Рекомендации по оформлению операций расчетов по оплате труда.

Статьей 129 Трудового Кодекса Российской Федерации определено, что заработная плата (оплата труда работника) – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

В соответствии с п. 3 приложения № 5 к приказу Минфина РФ от 15.12.2010 года № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и методических указаний по их применению» учет операций по начислению и выплате заработной платы сотрудникам должен вестись в журнале операций № 6 «Расчеты по оплате труда» (форма по ОКУД 0504071).

Журнал операций расчетов по оплате труда (ф. 0504071) составляется учреждением на основании свода расчетно-платежных ведомостей (расчетных ведомостей) с приложением первичных документов: табелей учета использования рабочего времени, приказов (выписок) о зачислении, увольнении, перемещении, отпусках (для штатных сотрудников); документов, подтверждающих право на получение государственных пособий, пенсий, выплат, компенсаций. Свод ведомостей составляется раздельно по операциям за счет различных источников финансового обеспечения.

В соответствии с п. 2 приложения № 5 к приказу Минфина РФ от 15.12.2010 года № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и методических указаний по их применению» для отражения начислений по оплате труда работникам учреждения, выплат, произведенных работникам учреждения в течение месяца, и суммы, причитающейся к выплате в окончательный расчет, а также отражения налогов, удержанных из сумм начислений по оплате труда и иных сумм удержаний применяется расчетно-платежная ведомость (форма по ОКУД 0504401).

Основанием для начисления заработной платы служат:

Приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденным штатным расписанием (утвержденными штатами) и ставками (тарифами) заработной платы;

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма по ОКУД 0504421) (табель учета рабочего времени (форма по ОКУД 0301008));

Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (форма по ОКУД 0504425);

Другие учетные документы по учету труда и его оплаты.

Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401) составляется по учреждению (структурным (обособленным) подразделениям, филиалам учреждения), подписывается исполнителем, ответственным за формирование (расчет) ведомости, и лицом, проверившим ее.

Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

К журналам операций № 6 расчетов по оплате труда должны прилагаться расчетно-платежные ведомости (ф. 0504401) по начислению заработной платы сотрудникам, подписанные главным бухгалтером и утвержденные руководителем учреждения.

Статьей 9 Федерального закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. определено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 г. № 157н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению» определено:

«Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным, согласно законодательству Российской Федерации, правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти ….

Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа ….

В целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни (результатов операций) субъект учета формирует первичный учетный документ в момент совершения факта хозяйственной жизни ….

Данные проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций) и (или) группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета накопительным способом с отражением в следующих регистрах бухгалтерского учета: …Журнал операций расчетов по оплате труда ….

По истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим Журналам операций, хронологически подбираются и сброшюровываются. На обложке указывается: наименование субъекта учета; название и порядковый номер папки (дела); период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (Журнал операций), с указанием года и месяца (числа); наименование регистра бухгалтерского учета (Журнала операций), с указанием при наличии его номера; количества листов в папке (деле)».

Первичные бухгалтерские документы по начислению и выплате заработной платы за соответствующий календарный месяц должны прилагаться к соответствующим журналам операций. Журналы операций № 6 «Расчеты по оплате труда» должны распечатываться ежемесячно, формироваться вместе с первичными бухгалтерскими документами по начислению заработной платы в тома и подшиваться помесячно. В соответствии с п. 3 приложения 5 к приказу Минфина РФ от 15.12.2010 года № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и методических указаний по их применению» журналы операций должны быть подписаны главным бухгалтером учреждения или его заместителем и исполнителем, составившим журнал операций.

Начисление заработной платы сотрудникам должно осуществляться в соответствии с утвержденным штатным расписанием, трудовыми договорами и дополнительными соглашениями к трудовым договорам, заключенными с сотрудниками, и применяться оклады, соответствующие занимаемой должности.

Статьей 91 Трудового Кодекса Российской Федерации определено, что рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности…. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы сотрудникам должен применяться табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421).

Табель (ф. 0504421) ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.) обособленных подразделений (филиалов).

Табель (ф. 0504421) открывается ежемесячно за 2 – 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля (ф. 0504421) за прошлый месяц.

Записи в табель (ф. 0504421) работников учреждения, их исключение из табеля (ф. 0504421) производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда).

Заполненный табель (ф. 0504421) подписывается лицом, на которого возложено ведение табеля (ф. 0504421).

К журналам операций расчетов по оплате труда № 6 при начислении заработной платы в обязательном порядке для обоснованности расчетов должны прилагаться табеля учета использования рабочего времени, утвержденные руководителем учреждения (главным распорядителем бюджетных средств).

В соответствии со ст. 9 Федерального закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г., ст. 91 Трудового Кодекса Российской Федерации, ст. 129 Трудового Кодекса Российской Федерации начисление и выплата заработной платы должна производиться с учетом фактически отработанного времени.

При предоставлении сотрудникам отпусков (очередные ежегодные, учебные) и начислении сумм отпускных к журналам операций № 6 расчетов по оплате труда должны подшиваться копии приказов о предоставлении отпусков сотрудникам с приложением к ним записок-расчетов об исчислении среднего заработка при предоставлении отпусков, увольнении и других случаях (ф. 0504425).

Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (ф. 0504425) применяется для расчета среднего заработка для определения сумм оплаты за отпуск, компенсации при увольнении и других случаях в соответствии с действующим законодательством.

Номер записки-расчета (ф. 0504425) должен соответствовать номеру приказа (распоряжения) учреждения о предоставлении отпуска работнику. На основании приказа заполняются сведения о виде отпуска, дате начала и окончания отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, а также период времени, в котором работнику предоставляется отпуск.

В таблице «Количество расчетных дней» следует указывать количество дней основного, дополнительного или (в свободной графе) иного вида отпуска.

Таблица «Заработная плата по месяцам» заполняется на основании карточки-справки (форма по ОКУД 0504417).

Статьями 173 Трудового Кодекса РФ и 17 Федерального закона от 22.08.1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» определено, что работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования независимо от их организационно-правовых форм по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения, успешно обучающимся в этих учреждениях, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением средней заработной платы.

При предоставлении сотрудникам учебных отпусков и начислении сумм отпускных к копиям приказов о предоставлении отпусков и запискам-расчетам по исчислению среднего заработка и начислению сумм отпускных должны прилагаться справка-вызов и справка-подтверждение установленного образца, выданные сотруднику образовательным учреждением.

Статьей 17 Федерального закона от 22.08.1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» определено, что форма справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнительного отпуска и других гарантий, связанных с обучением в высшем учебном заведении, которые имеют государственную аккредитацию, утверждается федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования.

При прекращении трудовых отношений (увольнении) работников также прилагаются копии приказов о прекращении действия (расторжения) трудовых договоров с работниками с приложением к ним записок-расчетов при прекращении (расторжении) трудовых договоров с работниками (увольнении).

Записки-расчеты по исчислению среднего заработка при предоставлении отпусков, увольнении и других случаях не должны подшиваться вместе с приказами в отдельные тома.

При начислении и выплате сотрудникам премий и иных стимулирующих выплат в расчетном периоде к журналам операций № 6 расчетов по оплате труда должны быть приложены соответствующие приказы (распоряжения) работодателя о выплате премиального вознаграждения либо иных стимулирующих выплат с приложением расчетов премиального вознаграждения либо стимулирующих выплат сотрудникам, оформленных соответствующим образом.

В случаях оказания и выплаты работнику материальной помощи к журналу операций № 6 расчетов по оплате труда также должны подшиваться приказы (распоряжения) работодателя о принятии решения о соответствующей выплате.

В соответствии со ст. 145 Трудового Кодекса Российской Федерации оплата труда руководителей организаций, их заместителей и главных бухгалтеров в организациях, финансируемых из федерального бюджета, производится в порядке и размерах, которые определяются Правительством Российской Федерации, в организациях, финансируемых из бюджета субъекта Российской федерации, - органами государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации, а в организациях, финансируемых из местного бюджета, - органами местного самоуправления. Размеры оплаты труда руководителей иных организаций, их заместителей и главных бухгалтеров определяются по соглашению сторон трудового договора.

Приказы (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику, о временном возложении обязанностей руководителя на период отпуска и приказы (распоряжения) о премировании в отношении руководителя учреждения должны издаваться работодателем, а не самим руководителем.

При установлении сотрудникам различного рода доплат (за замещение, совмещение и т.п.) к журналам операций № 6 расчетов по оплате труда прилагать соответствующие приказы (распоряжения) об установлении данных выплат, в соответствии с действующим законодательством и внутренними нормативно-правовыми актами учреждения.

При произведении расчетов по оплате труда безналичным путем (перечисление заработной платы, отпускных, премий и иных видов выплат в пользу сотрудников учреждения на банковские пластиковые карты) к платежным поручениям должны прилагаться ведомости на зачисление денежных средств на счета работников (списки сотрудников с указанием лицевых счетов и зачисляемых сумм) с подписями главных распорядителей бюджетных средств и отметками банка о принятии данных ведомостей на зачисление денежных средств на счета работников.

В соответствии с п. 2 приложения № 5 к приказу Минфина РФ от 15.12.2010 года № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и методических указаний по их применению» для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения применяется карточка-справка (код формы 0504417), в которой, помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) суммы начисленной заработной платы (оплаты труда) по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.

Карточка-справка (ф. 0504417) заполняется на основании расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), расчетной ведомости (ф. 0301010).

Учреждение вправе использовать карточку-справку (ф. 0504417) для обобщения сведений о суммах вознаграждения, начисленного (выплаченного) физическому лицу – исполнителю работ (услуг) по гражданско-правовым договорам, заключенным учреждением.

Лицевые счета и карточки-справки (ф. 0504417) на сотрудников учреждения вместе с расчетными листами сотрудников по окончании каждого календарного года должны распечатываться на бумажном носителе, формироваться и сшиваться в отдельные тома. В лицевых счетах и карточках-справках (ф. 0504417) должны быть указаны все имеющиеся сведения о сотруднике и заполнены соответствующие графы. В карточках-справках (лист 2 и 3) должны быть отражены все начисления по видам выплат, соответствующие расчетным листам сотрудников. Карточки-справки должны быть подписаны ответственным исполнителем. Расчетные листы на сотрудников учреждения должны подклеиваться к лицевым счетам и карточкам-справкам (ф. 0504417), а не прилагаться помесячно к журналам операций № 6 «Расчеты по оплате труда».

При предоставлении сотрудниками учреждений листов временной нетрудоспособности оформляются соответствующие записки-расчеты, которые вместе с листами нетрудоспособности формируются в течение года в хронологической последовательности в отдельную папку и сшиваются по окончании календарного года в отдельный том.