Порядок оформления инвентаризации основных средств. Правильный порядок проведения инвентаризации основных средств – сроки, правила и образцы документов. Пример проведения и оформления инвентаризации

Инвентаризация представляет собой особую процедуру, посредством которой производится сверка данных бухгалтерского учета с фактическим наличием имущества и обязательств компании. Инвентаризации должны быть подвергнуты все остатки по счетам учета, сформировавшиеся на отчетную дату.

Организация должна проверить наличие основных средств, материально-производственных запасов, товарных остатков на складах, сверить денежные средства на расчетном и валютном счетах в банках, проконтролировать задолженность перед налоговой инспекцией, внебюджетными фондами и контрагентами.

Какой может быть инвентаризация?

Различают внезапные и обязательные инвентаризации. Внезапные проверки проводятся периодически в контрольных целях по отдельным разделам учета (например: таким образом зачастую производится сверка денежной наличности в кассе предприятия).

Обязательные инвентаризации обусловлены требованиями российского законодательства. Случаи, при которых необходимо провести такие проверки, установлены действующими Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств. Это нужно сделать, в частности, в следующих ситуациях:

Перед составлением годовой отчетности. Поскольку отчетной датой для годовой бухгалтерской отчетности является 31 декабря соответствующего года, то инвентаризация должна быть проведена по состоянию на эту дату.

Однако на практике такие процедуры требуют определенного времени. В связи с этим законодатель предусматривает, что если инвентаризация проведена в 4-м квартале, т.е. после 1 октября отчетного года, то она приравнивается к годовой. Но если сверки были проведены ранее (например: летом), тогда инвентаризацию придется проводить повторно;

При смене материально-ответственного лица. К примеру, если в организации увольняется кладовщик, на которого была возложена материальная ответственность за товар на складе, то на дату передачи дел новому сотруднику необходимо провести инвентаризацию складских остатков на предмет выявления возможных недостач, пересортиц либо излишков товара;

При выявлении хищения или порчи имущества;

После стихийных бедствий: пожара, наводнения либо иных форс-мажорных обстоятельств, когда документы и имущество могли быть утрачены или повреждены;

При ликвидации или реорганизации компании.

Общие правила проведения инвентаризации

За исключением случаев обязательных проверок, указанных выше, количество инвентаризаций в течение года и периоды их проведения определяет руководитель организации, который издает соответствующий приказ.

Инвентаризационная комиссия, назначенная руководителем, является постоянно действующей и включает в себя председателя и членов комиссии. Их участие в инвентаризации является обязательным, в случае отсутствия даже одного из участников результаты инвентаризации будут считаться недействительными.

Очень важно иметь в виду, что материально-ответственные лица не должны входить в состав инвентаризационной комиссии.

Зачастую, к примеру, складские работники принимают участие в проверке товаров на складе, за сохранность которых сами несут ответственность. Таким образом, получается, что эти сотрудники проверяют сами себя, что влечет значительное снижение внутреннего контроля и формальный характер проведения инвентаризации.

Соответственно, в состав инвентаризационной комиссии должны входить независимые специалисты, например, сотрудники отдела внутреннего аудита, работники бухгалтерии, представители администрации компании.

В свою очередь, материально-ответственные лица должны сдать расписки в бухгалтерию о том, что к моменту начала инвентаризации все документы на приход и расход имущества были сданы в бухгалтерию и все движение материальных ценностей своевременно отражено в учете.

Особенности проведения инвентаризации основных средств

Методическими указаниями по проведению инвентаризации имущества и обязательств установлено, что инвентаризация ОС может проводиться реже, чем по другим видам материальных ценностей, а именно один раз в 3 года.

Организация имеет право самостоятельно принять решение о том, что она будет контролировать сохранность основных средств с указанной периодичностью, а не ежегодно и утвердить свой выбор в учетной политике.

Для отражения результатов инвентаризации следует применять инвентаризационную опись, оформленную по типовой форме № ИНВ-1.

В этом документе указывается перечень основных средств и информация по объектам (реквизиты документа на оприходование, год выпуска, инвентарный и заводской номера), а также производится сверка данных бухгалтерского учета с фактическим наличием в количественном и стоимостном выражении. Опись составляется в двух экземплярах.

В ходе инвентаризации комиссия осматривает объекты и заносит в ведомость их основные характеристики. Помимо этого осуществляется проверка наличия технических паспортов, инвентарных карточек, свидетельств о праве собственности на объекты ОС и других документов.

При принятии основных средств к учету каждому объекту присваивается собственный инвентарный номер, который указывается в инвентарной карточке и непосредственно на самом объекте - наносится краской, наклейкой или иным способом на усмотрение организации.

В ходе инвентаризации комиссия ориентируется непосредственно по этим нанесенным номерам. Действительно, если в цехе компании находятся, к примеру, несколько одинаковых станков, то идентифицировать их без инвентарных номеров весьма затруднительно.

Арендованное имущество также подлежит инвентаризации. По каждому арендодателю следует составить инвентаризационную опись, в которой указывается перечень имущества и сроки аренды. Такие описи составляются в трех экземплярах, один из которых высылается арендодателю.

При выявлении излишек либо недостач оформляется сличительная ведомость (типовая форма № ИНВ-18).

Оформление результатов инвентаризации основных средств

В ходе инвентаризации комиссией может быть установлено полное соответствие данных бухгалтерского учета с фактическим наличием ОС, однако возможно выявление отклонений в виде:

  • излишек;
  • недостач.

Излишки основных средств - это имущество, имеющееся в наличии, но по каким-то причинам не принятое к бухгалтерскому учету.

При установлении таких объектов на основании данных сличительной ведомости бухгалтер должен их оприходовать, и отнести текущую рыночную стоимость ОС в состав прочих доходов следующей проводкой:

Дебет 01 «Основные средства» Кредит 91.01 «Прочие доходы» - содержание хозяйственной операции: оприходованы основные средства, выявленные при инвентаризации.

В налоговом учете излишки ОС включаются в состав внереализационных доходов на основании пункта 20 статьи 250 Налогового кодекса РФ.

Недостачи ОС - это объекты, отраженные в бухгалтерском учете, но фактически отсутствующие.

В таких ситуациях руководство компании выявляет причины возникновения недостачи, а также лиц, которые должны нести ответственность за пропажу имущества компании.

По результатам расследования возможны следующие варианты:

  • виновное лицо установлено;
  • виновное лицо не установлено.

Как правило, ответственность за недостачу несет сотрудник организации, на которого возложена обязанность по хранению соответствующего основного средства (материально-ответственное лицо).

Именно к нему в первую очередь будут вопросы о причинах отсутствия объекта. В этом случае руководство предприятия будет опираться на заключенный с работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если будет установлено, что в пропаже имущества виновен сотрудник компании, он должен будет возместить организации стоимость основного средства. Если виновное лицо установить не удастся, недостачу следует учитывать в составе прочих расходов.

На основании результатов сличительной ведомости бухгалтер делает следующие проводки:

- Дебет 02 «Амортизация основных средств» Кредит 01 «Основные средства» - содержание хозяйственной операции: списана амортизация отсутствующего ОС;

- Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 01 «Основные средства» - содержание хозяйственной операции: списана остаточная стоимость отсутствующего ОС.

В случае если виновное лицо установлено, недостача возлагается на него бухгалтерскими записями:

- Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - содержание хозяйственной операции: недостача списана за счет виновного лица;

- Дебет 50 «Касса» (51 «Расчетный счет») Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - содержание хозяйственной операции: виновным лицом погашена задолженность за недостачу, денежные средства внесены в кассу (на расчетный счет) предприятия.

Если виновное лицо не выявлено, необходимо сделать проводку:

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

    перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

    при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

    при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

    в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

    при ликвидации или реорганизации организации.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

    представители администрации организации;

    работники бухгалтерской службы (например, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

    другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием "до инвентаризации на "__" __________ 201_ г.", что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

    наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

    виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, ), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

    состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 - 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

    по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

    по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

    по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

    по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

    по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

    по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н):

    если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

  • если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.

Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

    или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

    или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

    или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

    или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

Выявлены излишки имущества

Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

    или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

    или отчетом независимого оценщика.

Проводка в бухгалтерском учете будет такая.

Из этой статьи вы узнаете:

Все материальные активы компании, которые она использует в своей деятельности для производства и поставок товаров, сдачи в аренду, предоставления услуг, называются основными средствами (ОС). Сюда относят здания, станки, компьютеры, скот, дороги и даже природные ресурсы. Всё это отражается «на бумаге» - в бухгалтерском учете. Чтобы определить, соответствует ли фактическое наличие ОС отчетности, нужна инвентаризация.

ЦЕЛЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

В идеальном случае, все ОС, что есть «на бумаге», должны быть в наличии. Не должно быть недостач, избытка или неучтенных активов. Но на самом деле такая ситуация редкость, характерная для небольших компаний. Для тех предприятий, которые владеют большим количеством активов, обычно всплывают ситуации с недостачами. Имущество может прийти в негодность, быть утрачено или даже украдено. Поэтому главная цель - определить, соответствует ли бухгалтерская отчетность реальному положению дел.

Еще при инвентаризации основных средств фиксируются все изменения, которые происходят с активами. К примеру, здание может быть реконструировано - надстроили дополнительный этаж. Или ситуация противоположна - часть строения снесли.

КАК ЧАСТО НУЖНО ПРОВОДИТЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ?

Периодичность проведения процедуры инвентаризации определяется руководителем организации, но не реже чем 1 раз в 3 года. Результаты используются для составления годовой отчетности, т. е. в 2018 году можно использовать данные о результатах инвентаризации основных средств 2017 или 2016 года.

Но есть несколько случаев, когда проведение процедуры обязательно - согласно п. 27

приказа Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 11.04.2018) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" (Зарегистрировано в Минюсте России 27.08.1998 N 1598):

  • если активы, относящиеся к основному имуществу компании, арендуются, выкупаются или сдаются в аренду;
  • если меняется материально ответственное лицо - человек, который юридически отвечает за имущество;
  • если обнаружен факт кражи или порчи имущества, а также злоупотребления им;
  • если произошла чрезвычайная ситуация - пожар, наводнение и т.д. - в результате которой имущество может быть утрачено или испорчено;
  • если компания ликвидируется или реорганизуется.

Если предусмотрена коллективная материальная ответственность, то проведения такого мероприятия, как инвентаризация основных средств, могут потребовать участники коллектива, из которого выбыло (были уволены или переведены) больше половины людей.

ПРАВИЛА И ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОС

На основании приказа руководителя создается инвентаризационная комиссия, которая будет контролировать порядок процесса по учету инвентаризации ОС. В такую комиссию обязательно включают представителя бухгалтерии. Проверка проходит только в присутствии ответственного за имущество лица. Причем такой сотрудник дает расписку о сдаче в бухгалтерию всех приходно-расходных документов.

Чтобы ускорить инвентаризацию, перед её началом проверяют некоторые документы:

  • договоры на хранение или аренду по объекту или имуществу, которое сдавала или принимала компания;
  • техпаспорта на машины, станки и другое оборудование;
  • описи, инвентарные книги и карточки, которые используются для того, чтобы сделать учет.

ТРИ ОСНОВНЫХ ЭТАПА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОС:

Удостоверившись в наличии, можно приступать к инвентаризации основных средств, которую делят на три этапа:

  1. Члены инвентаризационной комиссии получают в бухгалтерии актуальные документы наличия ОС компании. На них делают пометку «до инвентаризации» на определенную дату. Проходит проверка на право собственности сооружений и других объектов, находящихся на учете и в распоряжении компании.
  2. В ходе второго этапа комиссией должны быть проверены основные средства с указанием фактического инвентарного номера, показатели и их назначение.
  3. После проверки выявляются расхождения между учетными и фактическими данными в документах.

Если проверяется транспортное средство или оборудование, в ходе описи в документе указывают заводской номер, мощность, год выпуска. Есть ситуации, когда нет возможности произвести осмотр. К примеру, автомобиль находится в командировке или ж/д состав отправлен в рейс. В этом случае, проверку проводят до отсутствия ТС или по существующей накладной.

Комиссией по проведению инвентаризации основных средств может быть установлено, что работы по реконструкции или сносу зданий могут быть не отражены в бухгалтерии. В этом случае, члены определяют, увеличилась или уменьшилась балансовая стоимость, изменения отражаются в документах. Врез.

Если в ходе бухучета было установлено, что активы не пригодны для эксплуатации, составляется отдельная опись. Здесь указывают год ввода в эксплуатацию и причины, по которым дальше использовать актив невозможно.

ИЗЛИШКИ И НЕДОСТАЧА ПРИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОС

Во многих случаях комиссией обнаруживается неожиданные результаты инвентаризации ОС - недостача или отсутствие имущества, которое числится на балансе. Иногда удается сразу обнаружить причину - оборудование может храниться на другом складе, причем это должно быть подтверждено документально. В противном случае, недостача - основание для проведения служебного расследования.

Возможна ситуация, обратная недостаче - в процессе проведения инвентаризации ОС обнаруживаются активы, которые не состоят на балансе. В этом случае главное выяснить, откуда взялось то или иное средство. Оно может быть получено как законным способом, по форме - договор дарения, неучтенная прибыль прошлых лет, так и незаконно - если сотрудники занимаются деятельностью, не входящей в круг их обязанностей или имеют место другие нарушения законодательства. Обнаружение неучтенных средств также может стать причиной служебного расследования. Если основные средства получены законно, то они вносятся к активам компании, причем вместе с определением их рыночной стоимости, вне зависимости, рубль они стоят, тысячу или выше.

ОТРАЖЕНИЕ ИЗЛИШКОВ И НЕДОСТАЧ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Недостача или излишки ведут к изменению состояния учитываемых объектов. Чтобы отразить это в бухгалтерии, используют проводки.

При обнаружении излишков:

  • ДТ 01 КТ 91-1 - основное средство оприходовано.

Недостача, с учетом того, что виновные не найдены:

  • ДТ 02 КТ 01 - списывает амортизацию по необнаруженным средствам;
  • ДТ 94 КТ 01 - списывает остаточную стоимость;
  • ДТ 91-2 КТ 94 - отражает недостачу в прочих расходах.

Если удалось установить виновных, то:

  • ДТ 73 КТ 94 - недостача списывается за счет виновных;
  • ДТ 50 КТ 73 - сотрудником погашается сумма задолженности.

Чтобы компенсировать недостачу, у виновного работника удерживаются средства с заработанной платы, но не более 20% от неё.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОС

Нужно оформить следующие документы:

  • приказ о проведении инвентаризации основных средств - форма ИНВ-22. Здесь указывают причину, имущество, которое инвентаризируется, сроки, состав комиссии с указанием должности и ФИО;
  • все инвентаризации заносятся в журнал учета приказов - форма ИНВ-23. Здесь записаны данные о компании или структурном подразделении, где проводится проверка, ответственные за имущество лица, данные об инвентаризируемом имуществе, людях, которые входят в комиссию, фактическая дата начала и завершения процедуры, результаты, даты подведения итогов и принятых мер;
  • в опись по форме ИНВ-1 записывают данные, которые получают в ходе осмотра имущества;
  • если какие-то средства находятся в ремонте, это отражается в форме ИНВ-10. Здесь же указываются расходы на ремонт, его стоимость;
  • в ведомости ИНВ-18 фиксируют расхождения фактического количества с бухгалтерским. Документ по форме должен быть составлен в двух экземплярах - для ответственного лица и бухгалтерии.

РЕЗУЛЬТАТЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

В результате правильно проведенной процедуры компания получает четкое понимание, каким имуществом она располагает, и может распоряжаться им более грамотно для получения максимальной прибыли. К тому же ошибки ведут к неточностям в отчетности - если это будет обнаружено налоговыми органами, предприятию грозят штрафы.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ОС В LEADER TEAM

Этот процесс может занять массу времени, если подходить к нему без должного профессионализма. Но если поручить эту задачу специалистам, то можно получить быстрый результат, при этом соответствующий стандартам высокой точности.

Leader Team предлагает свои услуги, связанные с предоставлением профессионалов по инвентаризации. При обращении к нам, можете быть уверены, что данная процедура займет всего лишь за 1 день или 1 ночь - по вашему выбору. Можно провести подсчет во всех филиалах сразу - это удобно для владельцев разветвленной сети.

Для того чтобы узнать подробности - просто позвоните нам по одному из указанных на сайте телефонов, или оставьте заявку в форме быстрой связи.

Целью инвентаризации основных средств является выявление и сопоставление фактического наличия объектов основных средств с данными бухгалтерского учета.

Понятие инвентарного объекта основных средств дано в п. 6 ПБУ 6/01. Отдельным инвентарным объектом может быть признан как обособленный объект, так и комплекс конструктивно сочлененных предметов, предназначенный для выполнения определенной работы.

Организация арендует производственную площадку, где установила свой электрический счетчик и подвела к нему силовой кабель. Если использование кабеля и электрического щитка предполагается только в комплексе, они должны учитываться как единый инвентарный объект.

В соответствии с пунктом 3.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств до начала инвентаризации рекомендуется проверить:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным. Проведение инвентаризации обязательно: при выдаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации организации; в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. Если проводится инвентаризация зданий, сооружений и другой недвижимости, то комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.


В случае выявления объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

По рыночным ценам определяется и излишек основных средств. При этом если рыночная цена определяется с помощью независимых оценщиков, то расходы по независимой оценке должны быть оплачены за счет чистой прибыли организации, поскольку они непосредственно не связаны с производственной деятельностью.

В бухгалтерском учете данная операция отражается следующим образом:

Дебет 26 Кредит 60

Отражены расходы по оплате услуг независимого оценщика по оценке стоимости излишка основных средств, выявленных при проведении инвентаризации. Данные суммы не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль;

Дебет 60 Кредит 51

Оплачены услуги независимого оценщика.

Сумма недостачи основных средств рассчитывается на основании их остаточной стоимости. Для этого из первоначальной стоимости надо вычесть сумму начисленной амортизации.

В ходе инвентаризации основных средств в ЗАО "Комета" была выявлена недостача объекта основных средств - мобильного телефона. Его первоначальная стоимость - 12 000 руб., а сумма начисленной амортизации - 2000 руб. Сумма НДС, принятая к вычету по этому объекту основных средств, составила 2400 руб.

За сохранность пропавшего телефона отвечал финансовый директор ЗАО "Комета" Ложкин А.А. В своих объяснениях по поводу недостачи он заявил, что мобильный телефон был утерян по его вине. Поэтому он добровольно согласился возместить рыночную стоимость телефона, которая составила 12 500 руб.

В бухгалтерском учете ЗАО "Комета" были сделаны следующие записи:

Дебет 01 субсчет "Выбытие основных средств" Кредит 01 субсчет "Основные средства в организации"

12 000 руб. - списана первоначальная стоимость мобильного телефона;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств"

2000 руб. - списана сумма начисленной амортизации;

Дебет 94 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств"

10 000 руб. - списана остаточная стоимость основных средств;

Дебет 94 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

2000 руб. (10 000 руб. x 20%) - восстановлена предъявленная к вычету сумма НДС, соответствующая остаточной стоимости телефона;

Дебет 73 Кредит 94

12 000 руб. - сумма недостачи основного средства по остаточной стоимости отнесена на виновное лицо;

Дебет 73 Кредит 98

500 руб. (12 500 руб. - 12 000 руб.) - отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью основного средства.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Объект, подвергшийся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вследствие чего изменилось основное его назначение, вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, приводятся в описях по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризируются до момента временного их выбытия.

На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.) (пункт 3.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

При проведении инвентаризации по основным средствам применяются следующие формы инвентаризационных описей:

инвентаризационная опись основных средств (форма N ИНВ-1);

инвентаризационная опись многолетних насаждений (форма N ИНВ-22 АПК);

инвентаризационная опись рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей (форма N ИНВ-21 АПК);

сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма N ИНВ-18). Применяется для отражения результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов, по которым выявлены отклонения от данных бухгалтерского учета;

акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма N ИНВ-10). Применяется при инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования и других объектов основных средств.

Инвентаризационные описи, сличительные ведомости и акты инвентаризации составляются в двух экземплярах и подписываются ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту нахождения объектов и лицом, ответственным за сохранность объекта. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. Инвентаризация завершается составлением протокола. В нем указываются сведения о выявленных недостачах или излишках, в том числе о причинах их возникновения с указанием виновных лиц и мер, которые следует к ним применить. Протокол утверждает руководитель организации.

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении, и арендованные основные средства. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

ООО "Крокус" проводит инвентаризацию основных средств.

Всю информацию по основным средствам инвентаризационная комиссия записывает в опись (форма N ИНВ-1). Объекты вносятся в опись в соответствии с их прямым назначением. ООО "Крокус" имеет основное средство, которое было реконструировано, после чего изменилось его назначение, поэтому данный объект вносится в опись в соответствии с новым назначением.

У ООО "Крокус" есть группа однотипных объектов (станки, инструмент, хозяйственный инвентарь и т.д.), которая записана в карточку группового учета. В описи приводится наименование этой группы и указывается количество предметов в ней.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием их заводских номеров (по техпаспорту изготовителя), года выпуска, назначения, мощности и т.д.

При ревизии обнаружены основные средства, которые пришли в негодность и их нельзя восстановить, по ним составляется отдельная опись. В ней указываются время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые привели его в негодность (порча, полный износ и т.д.).

По основным средствам производственного и непроизводственного назначения также составляются отдельные описи. Кроме того, отдельно оформляется опись по не принадлежащим фирме основным средствам (арендованным или находящимся на ответственном хранении). В ней делаются ссылки на документы, по которым эти основные средства находятся у организации.



Похожие статьи