Порядок проведения и оформления инвентаризации имущества. Документальное оформление инвентаризации Документирование и инвентаризация в бухгалтерском учете

Производить непосредственное наблюдение за осуществлением хозяйственных операций из-за их множества бухгалтеру невозможно, поэтому в бухгалтерском учете применяют два приема первичного наблюдения: документацию и инвентаризацию.

Документация используется для отражения результатов первичного наблюдения. Она предполагает фиксацию данных об изменениях средств и их источников. Однако на практике могут быть ошибки не только в оформлении документов, но и недокументированные изменения, поэтому наряду с документацией используется инвентаризация, которая предполагает проверку наличия объектов учета с целью установления фактического наличия активов и пассивов данным бухгалтерского учета.

Составление первичных документов является начальной стадией бухгалтерского учета. Все дальнейшие записи в учетных регистрах производятся на основе правильно оформленных первичных документов.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после ее совершения.

Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и стоимость активов и обязательств.

Каждая хозяйственная операция на предприятии оформляется документально и требует специального оформления. Любой документ является письменным доказательством совершения операции. В документах предусмотрены специальные реквизиты, которые могут меняться в зависимости от формы документа и подразделяются на обязательные и необязательные.

Путь документа от момента создания его до сдачи в архив называется документооборотом.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственных операций, а также право на ее совершение.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно - аналитическое, организационно - управленческое и экономическое значение.

Практическое значение заключается в том, что документы являются доказательством, подтверждающим поступление и расходование ценностей и помогают выявить ошибки в бухгалтерских записях.

Юридическое значение состоит в том, что документы обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности и устанавливают ответственность исполнителей за проведенные хозяйственные операции.

Контрольно - аналитическое заключается в том, что документы служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля. бухгалтерский учет инвентаризация учетный регистр

Организационно - управленческое значение состоит в том, что они являются основным источником информации для принятия управленческих решений.

Экономическое значение состоит в том, что документы играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета в организации.

Каждый документ содержит реквизит, т.е. отдельные сведения, отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение. Каждый документ должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, его номер, дата составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерители операции, подписи ответственных лиц и печать.

Все многообразие документов можно классифицировать по следующим признакам.

  • 1) по назначению
  • 1.1. распорядительные
  • 1.2. исполнительные
  • 1.3. бухгалтерские оформления
  • 1.4. комбинированные
  • 2) по месту составления

внутренние

  • 3) по порядку составления
  • 3.1. первичные документы
  • 3.2. сводные документы
  • 4) по способу использования
  • 4.1. разовые
  • 4.2. накопительные
  • 5) по количеству отражаемых объектов
  • 5.1. многосторонние
  • 5.2. односторонние
  • 6) по способу заполнения
  • 6.1. составленные вручную
  • 6.2. при помощи вычислительной техники
  • 7) по воспроизведению информации
  • 7.1. подлинники
  • 7.2. копии
  • 7.3. выписки из документов

Для снижения затрат на изготовление документов упрощения их оформления министерствами и ведомствами проводится унификация и стандартизация первичных документов.

Унификация - разработка и применение единых форм для регистрации однородных хозяйственных операций, независимо от отрасли и вида деятельности.

Стандартизация документов - централизованное установление одинаковых размеров бланков однотипных документов.

Своевременнее создание и обработка первичных документов, а также передача их в архив производится в организации соответствие с утвержденным графиком документооборота.

В архиве организации годовые отчеты хранятся 10 лет, квартальные отчеты 3 года, инвентарные карточки - 3 года, лицевые счета работников - 75 лет.

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия средств учетных данных. Проведение инвентаризации регламентируется законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

Объектами инвентаризации являются основные средства, сырье и материалы, товары, денежные средства, расчеты, а так же средства, которые находятся во временном пользовании предприятия.Расписка дается до начала проведения инвентаризации. В самой описи указывается порядковый номер (№) материальной ценности, ее наименование, фактическое наличие, цена за единицу, учетные данные, отклонение между фактическим наличием и учетными данными. В конце ставятся подписи членов комиссии. Инвентаризация бывает сплошная и выборная. Сплошная - все объекты подлежат инвентаризации. Выборочная - отдельные объект (касса). Также она бывает плановая, внеплановая и ревизия. Плановая - это сплошная инвентаризация проводится не менее одного раза в год перед составлением годового отчета, но не ранее 1-о октября. Внеплановая проводится в следующих случаях:

  • 1) при смене собственника или реорганизации предприятия;
  • 2) при смене руководителя предприятия;
  • 3) при смене материально-ответственных лиц;
  • 4) при установлении фактов хищений, ограблении и порчи ценностей;
  • 5) после пожара или стихийных бедствий;
  • 6) по решению контролирующих органов.

Условно инвентаризацию можно разделить на 3 этапа:

  • 1. подготовительный
  • 2. основной (рабочий)
  • 3. заключительный

Ревизия - это внешняя инвентаризация. Любая инвентаризация происходит в присутствии материально-ответственного лица.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца в котором была завершена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском учете.

Проведение инвентаризации ОС на предприятии - это процесс проверки фактического наличия активов, результатом которого является корректировка бухгалтерских документов на сумму выявленных расхождений.

В зависимости от масштаба инвентаризация бывает следующих видов:

1. Сплошная инвентаризация. Объектами проверки являются:

  • все имущество компании;
  • финансовые обязательства.

2. Выборочная инвентаризация. Проверка распространяется на отдельную часть имущества.

Инвентаризация - это обязательный процесс для всех предприятий. Регламент проведения этого процесса прописан в ряде законодательных документов (Закон РФ No129-Ф3, Положение по бухучету от 29.07.98, Методические указания от 13.06.95), дополнения и уточнения описываются в учетной политике организации и специальных приказах руководителя.

Проводить инвентаризацию ОС нужно в следующих ситуациях:

  • продажа имущества, сдача в аренду активов;
  • реструктуризация/ликвидация компании;
  • составление отчетности за год;
  • стихийное бедствие, что спровоцировало порчу имущества;
  • подозрение на умышленную кражу основных средств;
  • переход права материальной ответственности.

В процессе инвентаризации сверяют все основные средства, что находятся на территории предприятия или принадлежат ему по документам.

Проверке подлежит:

  • собственное имущество;
  • арендованные основные средства;
  • активы, что находятся на территории компании по договору ответственного хранения.

В ходе проведения проверки возможны следующие ситуации:

  1. Выявлены основные средства, что не отображены в бухгалтерском учете компании - активы нужно оценить, определить степень износа и принять на учет.
  2. Основные средства, что учтены в бухгалтерских документах, отсутствуют или их текущее состояние не позволяет выполнять возложенные на них функции - нужно составить соответствующий акт и списать их с баланса компании за счет прочих затрат или за счет возмещения убытка виновным лицом.
  3. Объекты инвентаризации физически существуют, но на момент проверки находятся вне территории компании - нужно проверить документы, что подтверждают законность отсутствия.

В ходе инвентаризации проверяют не только факт присутствия, но и:

  • фактическое состояние объекта, степень его износа и способность выполнять функции;
  • считают количество, измеряют объем и вес.

Сроки проведения инвентаризации

Инвентаризация основных средств проводится минимум один раз в год, исключением являются библиотеки, где разрешено проводить проверку один раз на пять лет.

Ежемесячно сверяют:

  • состояние расчетов компании с ее филиалами (на 1-е число);
  • наличие денежных средств и других ценностей, документов строгой отчетности;
  • объемы сырья и материалов.

Ежеквартально проверяют:

  • количество животных на предприятиях сельского хозяйства;
  • товаротранспортные накладные;
  • сверяют расчеты с бюджетом.

Раз в полугодие (на 01.06 и 01.12) сверяют расчеты по дебиторской и кредиторской задолженности.

Ежегодно инвентаризируют:

  1. здания, оборудования, инвентарь и т. д.;
  2. другие объекты капитальных инвестиций;
  3. запасы производства;
  4. производство, что не завершено;
  5. капитальный ремонт.

Расчеты с банками сверяются по мере поступления выписок.

Как правило, инвентаризация - плановый процесс, дата, объекты, сроки проведения закреплены в учетной политике или несущественно изменяются на протяжении годов. Целесообразно иногда проводить спонтанные инвентаризации для некоторых групп активов.

Этапы проведения инвентаризации

1. Подготовительный этап:

  • определение объектов инвентаризации и сроков проведения;
  • проверка правильности документов на объекты инвентаризации - карточки объектов, акты приема-передачи, технические паспорта и т. д.;
  • определение, кто будет проводить инвентаризацию - утверждение инвентаризационной комиссии, в которую должны входить представитель администрации, бухгалтерии и другие профильные специалисты, так как иногда бывает сложно измерить реальное количество продукции или запасов (например: если нужно определить фактический вес сыпучих материалов, при этом не имея возможности реально все взвесить);
  • приказ об инвентаризации.

2. Фактическая проверка основных средств - подсчет, взвешивание, измерения, проверка состояния и фиксирование результата в инвентаризационных описях и актах.

3. Сравнение результата проверки с данными бухгалтерских документов - формирование сличительной ведомости и актов, что объясняют расхождения.

4. Приказ о завершении инвентаризации и бухгалтерский учет ее результатов:

  • принятие на баланс выявленных объектов;
  • списание с баланса объектов, что отсутствуют;
  • списание ущерба с лиц, виновных в порче имущества.

Правила проведения инвентаризации:

  • все члены комиссии должны присутствовать;
  • обязательное присутствие материально ответственного лица или группы лиц (начальник, заместитель, работники) при коллективной ответственности;
  • если процесс инвентаризации нужно прервать, например, перенести на следующий день, то на момент отсутствия комиссии помещение опечатывается.

Отображения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете компании

При проведении инвентаризации на предприятии возможны следующие ситуации:

1. Обнаружены излишки основных средств - нужно определить текущую стоимость и сделать следующую проводку:

Дт01 Кт91.1 - учет стоимости ОС в прочих доходах.

2. Выявлены недостачи имущества, но виновные лица не уставлены - необходимо списать остаточную стоимость отсутствующих основных средств на прочие расходы:

  • Дт91.2 Кт94 - отнесение остаточной стоимости к прочим расходам.

3. Выявлена порча или хищение имущества и виновные лица установлены - нужно списать принесенный организации ущерб с виновных лиц:

  • Дт94 Кт01 - списание стоимости ОС;
  • Дт02 Кт94 - списание накопленной суммы амортизации;
  • Дт73 Кт94 - отнесение недостачи на счет виновного лица;
  • Дт50 Кт73 - погашение суммы ущерба в кассу.

"Советник бухгалтера", 2011, N 4

Продолжая разговор о формировании учетной политики, рассмотрим еще два важных вопроса, которые должны быть урегулированы в организационно-техническом разделе: тонкости постановки рационального документооборота и регламентации процедуры проведения инвентаризации.

Общие требования к первичному учету и бухгалтерским документам

Поскольку бухгалтерский учет призван осуществлять сплошное и непрерывное наблюдение за разнообразными хозяйственными операциями организации, нужно уделить особое внимание регламентации процедур на этапе сбора информации о совершенных операциях, то есть первичному учету . Ведь именно он является основным "поставщиком" информации для всех видов хозяйственного учета, для анализа деятельности предприятия, для осуществления контрольно-ревизионной работы и аудиторских проверок, для планирования и прогнозирования деятельности предприятия.

Способы первичного наблюдения включены согласно п. 2 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" (утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106) в состав совокупности способов ведения бухгалтерского учета, составляющих учетную политику организации, наряду со стоимостным измерением, текущей группировкой и итоговым обобщением фактов хозяйственной деятельности.

Первичный учет составляет основу последующей обработки исходной информации и процесса управления. По оценкам, затраты на него, как правило, составляют 40 - 60% общих затрат на обработку информации.

На стадии первичного учета первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие в кассе, на складах, в цехах и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Документ (от лат. documentum - "доказательство") - это письменное доказательство, свидетельствующее о происходящем факте. Он является подтверждением правомерности и законности совершения хозяйственной операции, ее законченности и хозяйственной целесообразности.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Обязательное оформление всех хозяйственных операций первичными документами является отличительной чертой бухгалтерского учета.

Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции, является свидетельством происшедших фактов, подтверждает юридическую силу произведенной операции и устанавливает ответственность исполнителей за выполненные ими операции.

Именно документирование создает основу для контроля за сохранностью собственности, поскольку документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности, и способствует укреплению законности операций.

Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это невозможно - непосредственно после совершения операции. На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах (счетах, журналах).

О видах первичных документов

Обратите особое внимание на то, что основанием для бухгалтерских записей могут служить только оправдательные или комбинированные учетные документы, но никак не распорядительные документы. Поясним подробнее.

Распорядительные документы, как следует из их названия, это документы, в которых содержатся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц о выполнении операций. Это, например, приказы о приеме на работу и увольнении с работы, об отпуске, платежные поручения и другие. Такие документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции. Именно потому они сами по себе не могут быть основанием для отражения операций в учете. Ведь если, например, директор приказал направить работника в командировку и выдать ему командировочные, это еще не означает, что для бухгалтера это будет основанием для отражения данной операции в учете. Или если организация подала в банк платежное поручение на перечисление денег поставщику, это еще не значит, что банк тут же его исполнил - движение (выбытие) денег по расчетному счету могло быть фактически осуществлено и на следующий день, а в случае нехватки денег на счете на момент поступления платежного поручения - спустя несколько дней (когда средств на счете будет достаточно).

Еще раз подчеркнем: основанием для отражения операций в учете являются оправдательные (исполнительные) документы . Именно они удостоверяют факт совершения хозяйственных операций для целей бухгалтерского учета. Например , это могут быть приходные ордера, накладные, акты приемки товарно-материальных ценностей, акты о приеме-передаче основных средств и многие другие документы. Они составляются в момент совершения операции и подписываются лицами, ответственными за выполнение операций и за правильность их оформления в документах.

В некоторых случаях - например, когда для отражения той или иной операции нет унифицированных форм документов или когда бухгалтеру нужно обобщить ряд оправдательных и распорядительных документов для подготовки учетных записей - работники бухгалтерии составляют документы бухгалтерского оформления . Такие документы обычно составляются на основании ранее оформленных оправдательных или распорядительных документов для отражения операций в регистрах, поэтому в этих документах может не быть распоряжений на проведение операций или подтверждения факта их совершения. Примерами таких документов могут служить расчеты сумм претензий по искам, расчет амортизации основных средств и нематериальных активов, расчет товарных потерь и т.д. Кроме того, к документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки , которые составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.д.

На практике нередко встречаются также комбинированные документы, одновременно являющиеся и распорядительными, и исполнительными. Например , приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия, авансовые отчеты и т.д. В них одновременно отражается и распоряжение на совершение операции (например, когда директор подписывает заголовочную часть расчетно-платежной ведомости, приказывая тем самым выплатить зарплату работникам по данной ведомости), и фактическое исполнение данной операции (когда работники расписываются в ведомости по мере получения зарплаты). Использование комбинированных документов позволяет уменьшить количество документов и снизить вероятность ошибок и описок в документах.

О формах первичных документов

Первичные учетные документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по установленной форме.

В соответствии с п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" при формировании и утверждении учетной политики должны быть утверждены в том числе и формы первичных учетных документов, а также регистров бухгалтерского учета и документов для внутренней бухгалтерской отчетности.

Однако это не означает, что каждая организация вправе самостоятельно разрабатывать все формы первичных документов, которые она планирует применять. Ведь согласно п. 3 ст. 6 и п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ составлять первичные учетные документы нужно по типовым (унифицированным) формам первичной учетной документации.

Иными словами, для оформления большинства хозяйственных операций существуют унифицированные формы, обязательные к применению всеми организациями. И если существует унифицированная форма, организации обязаны применять именно ее и не имеют право самостоятельно разрабатывать альтернативную форму взамен унифицированной.

Впрочем, в некоторых случаях выбор все-таки есть - бывает, что одна и та же операция может быть оформлена одним из нескольких видов унифицированных первичных документов, и организация может самостоятельно решить, какую именно форму использовать. Например , отпуск материалов со склада в производственный цех может оформляться либо требованием-накладной, либо лимитно-заборной картой.

Такой выбор должен быть зафиксирован в учетной политике. Иными словами, имеет смысл предусмотреть в ней - по тексту или в качестве отдельного приложения - конкретный перечень первичных документов, для которых установлены унифицированные формы, которые будут применяться в данной организации с учетом специфики ее деятельности.

И лишь в случае, если альбомами унифицированных документов не предусмотрены формы документов для отражения каких-то операций, организация получает право самостоятельно разработать бланк (форму) такого документа.

Например , нет унифицированной формы акта приемки-передачи нематериальных активов, в то время как существующая форма НМА-1 "Карточка учета нематериальных активов" (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а) является скорее регистром аналитического учета, чем первичным оправдательным документом. Значит, организация, которая имеет на балансе нематериальные активы (или, по крайней мере, планирует их создавать или приобретать), должна самостоятельно разработать собственную форму Акта о приеме-передаче нематериального актива, в котором будут, в частности, фиксироваться первоначальная стоимость и срок полезного использования объекта - та информация, которая необходима и в бухгалтерском, и в налоговом учете для подтверждения обоснованности начисления амортизации по объекту. При этом за основу можно взять унифицированные формы Актов о приеме-передаче основных средств (например, форму ОС-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7), соответственно, модифицировав их показатели.

При разработке собственных форм необходимо проследить, чтобы в ней содержались все обязательные реквизиты, а именно:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Обратите внимание, что печать не является обязательным реквизитом. Поэтому на многих документах, используемых бухгалтером, печать не ставится. Однако существуют и такие документы, на которые печать ставится в обязательном порядке, например счета-фактуры, доверенности и т.д.

Для документов, формы которых организация разрабатывает самостоятельно, необходимо не только указать в учетной политике наименования (перечень) таких документов, но и привести в приложениях к учетной политике образцы (бланки) этих форм. Более того, желательно также включить в приложения и указания (рекомендации) по заполнению таких собственных форм. Это особенно актуально для крупных организаций, чтобы обеспечить единообразие оформления первичных документов всеми сотрудниками (в том числе сотрудниками удаленных подразделений, филиалов и т.д.).

Основные требования к составлению первичных документов

Бухгалтерская документация должна отвечать следующим требованиям:

1) быть точной (соответствовать фактически произведенным операциям по их характеру, количественному и денежному выражению);

2) быть простой и ясной, понятной не только работникам бухгалтерии, но и пользователям (работникам налоговой инспекции, банков, менеджерам, учредителям и т.д.);

3) быть своевременно оформленной и ориентированной на обработку в условиях автоматизации учетного процесса;

4) быть качественной и эффективной (формироваться с наименьшими затратами труда и времени).

Исходя из этих требований, можно сформулировать основные правила составления первичных учетных документов :

1. Документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день на основании Z-отчета ККМ (информации о пробитых за день кассовых чеках).

2. Документы должны составляться в соответствии с унифицированными формами документов, а если унифицированной формы не существует, организация обязана самостоятельно разработать форму документа, включающую все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом о бухгалтерском учете.

3. Первичные документы необходимо составлять на бланках установленной формы в необходимом количестве экземпляров с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, свободные строки обязательно прочеркиваются.

4. Записи в документах должны быть сделаны чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах, то есть таким способом, который оставляет четкий нестирающийся след, что должно обеспечить сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Использовать для записей в документе простой карандаш запрещается.

5. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации; в последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

6. Текст документа должен быть конкретным, четким, не допускающим возможности двойного чтения. Документы необходимо оформлять аккуратно, текст и цифры писать четко и разборчиво, итоговые данные следует указывать цифрами и прописью (с заглавной буквы).

7. Если в документе была допущена ошибка, ее исправляют корректурным способом - неправильно записанные текст или цифры зачеркивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать написанное, и надписывают сверху правильный текст или сумму, затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ (то есть указывают, что и на сколько было исправлено цифрами и прописью).

8. В кассовых и банковских документах исправления делать не разрешается. В случае если такой документ испорчен, его перечеркивают крест-накрест, прилагают к вновь выписанному документу и хранят как неиспорченный документ, чтобы можно было доказать обоснованно пропущенный номер документа (например, испорченный чек перечеркивают крест-накрест и оставляют в чековой книжке, а затем выписывают новый (следующий) чек).

9. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

10. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

О праве подписи документов

Согласно п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть утвержден руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, в обязательном порядке подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Логично включить такой перечень в состав учетной политики фирмы. Хотя формально не запрещено издать отдельный приказ об утверждении этого перечня.

При разработке такого перечня, конечно же, следует указывать наименования должностей лиц, имеющих право подписи первичных документов, а не Ф.И.О. конкретных сотрудников, ведь работники могут меняться (кто-то увольняется, кто-то идет на повышение и т.д.), а штатное расписание является более стабильным.

График документооборота

Полноту и своевременность получения информации обеспечивает четкая организация документооборота - прохождения (движения) документа от момента составления или поступления от других организаций и лиц до сдачи на хранение в архив.

В п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" предусмотрено, что частью учетной политики должна стать регламентация правил документооборота и технологии обработки учетной информации.

На практике это требование реализуется путем составления и включения в состав учетной политики графика документооборота - обычно в качестве приложения, оформляемого в табличной форме. Значит, график документооборота разрабатывается главным бухгалтером, а утверждается и вводится в действие приказом руководителя.

В соответствии с действующим законодательством требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации, а не только для сотрудников бухгалтерии. Поэтому необходимо предусмотреть, чтобы каждый исполнитель, то есть каждый сотрудник, который по долгу службы должен будет иметь дело с теми или иными первичными документами, получал выписку из графика документооборота. Удобнее вручать ее сотруднику при приеме на работу (или переводе на новую должность) вместе с должностной инструкцией, в которой, кстати, тоже следует прописывать, что в обязанности сотрудника входит соблюдение правил (графика) документооборота. Тогда у работника не будет оснований оправдываться тем, что он не имел представления о требованиях к его участию в документообороте.

В графике документооборота указываются наименования документов, перечень исполнителей, сроки поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников, сроки обработки документов и т.д. Например , график документооборота может иметь такой вид:

Создание документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив
Наименование
документа 		Количество
экземпляров 		Ответственный
за выписку 		Ответственный
за оформление 		Ответственный
за исполнение 		Срок
исполнения 		Ответственный
за проверку 		Кто
представляет 		Порядок
представления 		Срок
исполнения 		Кто
исполняет 		Срок
исполнения 		Кто
исполняет 		Срок
исполнения
Требование-
накладная 		2 Цех ОМТС,
бухгалтерия 		Склад Ежедневно Бухгалтерия 1 экз. -
цех,
2 экз. -
склад 		При отчете Ежедневно Бухгалтерия Ежедневно Бухгалтерия По
истечении
квартала

При составлении графика следует соблюдать следующие принципы :

  • в график не включается прохождение документа по инстанции, где документ только визируется;
  • время продвижения документа от одного исполнителя к другому должно быть по возможности равномерным;
  • объем обработки документов каждому исполнителю должен даваться в соответствии с его способностями и знаниями;
  • необходимо планировать обработку документа в один рабочий прием, так как многократное возвращение к одному и тому же документу приводит к ошибкам.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации учета, специфики работы, величины предприятия, степени компьютеризации учетных работ и т.д.

Однако для всех документов существуют общие этапы движения :

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту их сдачи;

3) проверка принятых документов (по форме, по содержанию, арифметическая);

4) обработка документов (группировка, контировка, запись сумм в учетные регистры);

5) сдача документов в архив на хранение после составления учетных регистров и форм отчетности.

Инвентаризация в учетной политике

В организационно-техническом разделе учетной политики нужно также прописать вопросы, связанные с организацией и проведением инвентаризаций.

Ведь согласно п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" в рамках учетной политики подлежит утверждению и порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

Важность этого метода бухгалтерского учета объясняется тем, что даже если учетные данные полностью соответствуют содержанию первичных учетных документов, это не всегда означает, что при документировании фактов хозяйственной деятельности и их отражении в учете в бухгалтерском учете не было допущено нарушений. Фактически имеющееся у организации имущество (активы) может не соответствовать данным бухгалтерского учета в силу ряда причин:

  • материальные ценности могут быть подвергнуты естественным природным воздействиям, вследствие чего их количество и стоимость может существенно уменьшиться (естественная убыль);
  • возможны прямые злоупотребления при учете (хищения, обвесы и т.д.);
  • возможны ошибки в учетных записях, в том числе при оприходовании ценностей;
  • и так далее.

Поэтому в целях обеспечения полноты и достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности все организации должны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

По сути, инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности. Она способствует реализации контрольной функции бухгалтерского учета, позволяя выявлять случаи необоснованного уменьшения капитала, вложенного в различные виды имущества.

Порядок проведения инвентаризаций регламентируется следующими нормативными актами:

1) Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";

2) Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н;

3) Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств основными целями инвентаризации являются:

  • выявление фактического наличия имущества;
  • сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
  • проверка полноты отражения в учете обязательств.

Конечно, нет необходимости дублировать в своей учетной политике требования вышеупомянутых нормативных документов. По общему правилу в учетной политике надо отражать только те вопросы, в отношении которых нормативными актами предусмотрена возможность выбора из нескольких вариантов либо вообще не регламентированы процедуры учета.

А вот количество инвентаризаций в отчетном году, даты (сроки) их проведения, а также перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются именно руководством организации, в рамках учетной политики.

В соответствии с Федеральным законом о бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета проведение инвентаризаций обязательно в следующих случаях :

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года (инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет);
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Министерства финансов РФ;
  • а при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Выбора, проводить или не проводить инвентаризацию в таких случаях, у организации нет. Однако и тут существует некоторый простор для творчества - например, имеет смысл разработать четкий план-график проведения ежегодных инвентаризаций, чтобы не делать их аврально под конец декабря текущего года или вообще задним числом, а осуществлять их планомерно в течение всего четвертого квартала. Это позволит обеспечить более высокое качество проведения инвентаризаций и достоверность их результатов, а также даст бухгалтеру время спокойно и планомерно урегулировать выявленные расхождения до начала напряженного "бухгалтерского сезона", когда у него будет масса работы по закрытию года и подготовке годовой отчетности.

В организационном разделе учетной политики нужно также предусмотреть не только плановые инвентаризации (как обязательные, так и проводимые по решению руководства), но и внезапные инвентаризации. Ведь именно они позволяют выявлять факты злоупотреблений и недобросовестности со стороны материально ответственных лиц (МОЛ). Конечно, в отношении внезапных инвентаризаций нет смысла прописывать в учетной политике конкретные даты или сроки их проведения (например, каждый третий вторник месяца), ведь тогда МОЛ-нарушители смогут заранее готовиться к проверкам и скрывать свои нарушения.

Для внезапных инвентаризаций логичнее установить минимальную периодичность их проведения - скажем, прописать, что инвентаризационная комиссия должна проводить внезапную инвентаризацию кассы не реже одного раза в две недели.

Кстати, о комиссиях. По правилам для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия , в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.), могут также включаться представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии . При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав комиссий утверждается руководителем организации. В частности, персональный состав рабочей инвентаризационной комиссии фиксируется в приказе (постановлении, распоряжении) о проведении инвентаризации, унифицированной формы N ИНВ-22 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88), который следует регистрировать в Книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Однако имеет смысл и в учетной политике зафиксировать или, по крайней мере, прописать правила формирования состава постоянно действующей инвентаризационной комиссии (с указанием должностей, без Ф.И.О. конкретных работников, занимающих эти должности на момент утверждения учетной политики).

Н.Н.Шишкоедова

Консультант-эксперт

Издательского Дома "Советник бухгалтера"

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель - найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы - время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек - вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц - для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем - качество или отсутствие на складе - оформить соответствующие акты, а далее - передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .

Этап Действия Документ (форма)

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах.

С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы.

Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Методы бухгалтерского учета

Соответствие классификации имущества структуре баланса.

Представленная классификация имущества находит отражение в построении структуры баланса.

Основная формула баланса А=П

Сформировать таблицу баланса при следующем наборе видов имущества:

Основные средства 20 ед.;

Уставный капитал 80 ед.;

Резервный капитал 10 ед.;

Материалы 15 ед.;

Прибыль 20 ед.;

НЗП 15 ед.;

Расчетный счет 60 ед.;

Кредиты 20 ед.;

Касса 20 ед.

Методы бухгалтерского учета это совокупность способов и приемов ведения учета.

Различают 4 метода:

1. Документация и инвентаризация;

2. Счета и двойная запись;

3. Оценка и калькуляция;

4. Баланс и отчетность.

Документация - письменное подтверждение произведенной хозяйственной операции, придающее ей юридическую силу и подтверждающее факт свершения и целесообразности операции. Первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации (формы первичных документов утверждаются Госкомстатом РФ). Первичные документы должны составляться в момент совершения операции или непосредственно по ее окончании (правилом бухгалтера должно стать: «Нет документа – нет записи»).

Требования к оформлению документов:

Наименование организации и документа;

Дата заполнения документа;

Измерители операции;

В незаполненных реквизитах должны быть прочерки;

Подпись лица, ответственного за заполнение документа.

Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Классификация реквизитов:

Качественные (реквизиты - признаки) и образования реквизитов (показатели);

Постоянные (никогда или длительное время не меняющиеся, это наименование, адрес организации и др.) и переменные.



Прежде чем ввести первичные документы в учетные регистры, их проверяют по форме (с точки зрения законности выполняемых операций), по содержанию (заполнению всех необходимых реквизитов) и правильности арифметических расчетов. После данной проверки проставляется корреспонденция счетов (проводка). В результате анализа содержания бухгалтерских документов выполняются три основных бухгалтерских действия: стоимостная оценка, идентификация по времени, классификация по номенклатуре счетов (корреспонденция). Исправления в первичных документах, кроме кассовых и банковских, допускается (перечеркивание тонкой линией и простановка подписи).

Классификация документов

По назначению документы делятся:

Организационно - распорядительные, составляемые до свершения операции и содержащие разрешение на выполнение хозяйственной операции (приказы о приеме, увольнении, банковские чеки, требование на отпуск материалов и др.) и не служат основанием для учетных записей;

Оправдательные документы, подтверждают необходимость свершения операции, а для материально-ответственных лиц являются оправданием (товаро - транспортные накладные, приходно-кассовый ордер и др.);

Документы бухгалтерского оформления, используемые для упрощения и ускорения учетного процесса и составляемые на основе распорядительных или оправдательных документов для систематизации учетных записей и определения корреспонденции счетов (начисление амортизации и др.);

Исполнительные документы, составляемые в момент свершения операции и содержащие сведения о ней (накладные, платежные требования и др.);

Комбинированные документы, имеющие признаки нескольких документов (командировочное удостоверение, авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость и др.).

По степени обобщения (порядку составления) документы делятся на:

Первичные, фиксирующие и отражающие хозяйственные операции в момент их свершения (приемные акты, счета-фактуры, кассовые ордера и др.);

Вторичные (сводные), формируемые на основе первичных документов (материальный отчет склада на основе приходных и расходных документов, авансовый отчет).

По объему содержания (способу охвата фактов хозяйственной жизни) документы делятся на:

Разовые, то есть на одну хозяйственную операцию (приходные и расходные кассовые ордера и др.);

Накопительные (лимитные карты, отражающие многократный отпуск материалов и др.).

По месту составления документы делятся:

Документы внутреннего пользования (первичные документы-требования, накладные, кассовые ордера). Отдельные из них выходят за пределы организации (платежные поручения, требования и др.)

Документы внешние (выписка с расчетного счета, счета-фактуры поставщиков и др.).

По количеству учетных позиций документы бывают:

Однострочные (содержащие одну позицию);

Многострочные (счет и др.).

По характеру фактов хозяйственной жизни:

Материальные;

Денежные;

Служебные;

По степени типизации:

Стандартные;

Нестандартные.

По сроку исполнения:

Срочные;

Несрочные.

По подлинности составления:

Подлинные;

Путь прохождения документов от момента их составления до сдачи в архив, включая все этапы обработки (проверка, группировка, регистрация и запись в учетных регистрах) называется документооборотом (составляется главным бухгалтером предприятия).

Технология обработки документов :

1. Проверка первичных документов, заключающаяся в проверке заполнения документа, правильности арифметических действий и проверке по существу;

2. Таксировка, то есть перевод количественных измерителей в денежные;

3. Группировка, то есть подготовка документов для записей в соответствующие учетные регистры;

4. Регистрация и запись документов в учетные регистры - сводные документы;

5. Балансовое обобщение, то есть формирование отчетных документов.

Требования к хранению документов:

1. Все группы документов (первичные документы, учетные регистры, документы балансового обобщения) должны храниться раздельно;

2. Доступ посторонних лиц к бухгалтерским документам запрещен;

3. По истечении срока хранения документов часть документов должна быть уничтожена при участии специально созданной комиссии. Документы длительного пользования сдаются в архив.

За документарный фонд предприятия несет ответственность руководитель организации.

Инвентаризация (от латинского слова – нахожу, обнаруживаю) проводится с целью приведения в соответствие данных бухгалтерского учета фактическому наличию материальных ценностей.

Расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей могут быть вызваны естественными потерями (усушка, распылка), в результате просчетов, промеров и арифметических ошибок в расчетах. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственным лицам. Количество, дата проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем. Различают полную (охватывает все категории средств, в том числе и принятые на ответственное хранение) и частичную инвентаризацию (для отдельных категорий имущества). Для проведения инвентаризации создаются инвентаризационные комиссии, а именно: постоянно - действующая во главе с руководителем и рабочие комиссии.

Инвентаризация проводится в несколько этапов:

Обязательный подсчет, взвешивание, обмер материальных ценностей, оформление инвентаризационных ведомостей (при инвентаризации ДЗ и КЗ составляются контокоррентные выписки) ;

Оценка выявленных, подсчитанных и описанных средств по первоначальной или измененной оценке (в результате ухудшения качества);

Выявление расхождений фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

Оформление результатов инвентаризации и отражение расхождений в учете и отчетности.

По результатам инвентаризации составляются инвентарные списки (акты снятия фактических остатков) и сличительные ведомости для тех позиций материальных ценностей, по которым выявлены отклонения, то есть излишки либо недостача. Выявленные излишки оприходуются по рыночным ценам и зачисляются на финансовые результаты, выявленная недостача по фактической себестоимости в пределах норм убыли списывается на затраты, а сверхнормативная – на виновное лицо (при его наличии) или на финансовые результаты.

Проведение инвентаризации производится в соответствие с планами их проведения, внеплановые инвентаризации осуществляются при смене материально-ответственного лица, при выявлении фактов хищения имущества, при реорганизации предприятия, при смене руководства и др.



Похожие статьи