Случается, что начинающие предприниматели слабо ориентируются в доступных им возможностях оптимизации ведения собственных бизнес-процессов. Одни бизнесмены по привычке продолжают работать с применением не самой для них выгодной системы налогообложения, а другие покупают кассовый аппарат и ежегодно платят за его обслуживание не зная, что их вид деятельности позволяет вместо кассовых чеков использовать бланки строгой отчётности. Знание таких нюансов позволит бизнесмену сэкономить немало сил и времени.

Что такое бланки строгой отчётности

Бланком строгой отчётности (сокращённо БСО) называют документ, применяемый при оказании услуг гражданам для соответствующего оформления факта получения от клиента оплаты за оказанную услугу наличными деньгами либо посредством платёжной карты. Иными словами, БСО представляет собой альтернативный кассовому чеку вариант подтверждения платежа. Возможность использования этого документа даёт предпринимателю выбор между использованием ККМ при оказании услуг либо применением БСО.

Важной особенностью в работе с БСО является тот факт, что подобный документ может быть выписан только при оказании услуг частным предпринимателям либо физлицам (смотри Постановление Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ No16 от 31 июля 2003 года). Организациям БСО выписаны быть не могут, а оказанные им услуги оплачиваются по безналичному расчёту.

Определить типы услуг, при оказании которых однозначно разрешается применять БСО, позволяет специальный реестр услуг под названием Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН). Однако законом, к сожалению, предусмотрены не все возможные ситуации, поэтому часто возникают судебные споры о том, разрешено ли применять БСО к тем или иным видам услуг, которые оказываются физическим лицам и ИП, но почему-то не внесены в ОКУН. К таким услугам относятся, в частности, риелторские услуги и некоторые виды юридических услуг. Неповоротливость государственной машины можно оценить также и по отсутствию в классификаторе такого востребованного сегодня вида услуг как ремонт электронных книг. Если тип оказываемых услуг отсутствует в ОКУН, бизнесмен обязан применять ККМ и выдавать клиенту кассовый чек в подтверждение платежа.

Возможность применения БСО определяет федеральный закон No 54-ФЗ от 22 мая 2003 года. Статья 2.2 названного закона сообщает, что порядок утверждения формы бланков, их учёта, хранения и ликвидации назначается Правительством РФ. БСО может иметь различные названия, которые будут зависеть от типа услуг, оказываемых населению. Так, к бланкам строгой отчётности относятся, например, различные билеты, путёвки, абонементы, квитанции и так далее. В фотогалерее далее представлены различные варианты БСО.

Фотогалерея: варианты бланков строгой отчётности

БСО служит аналогом кассового чека БСО не может быть выписан юридическому лицу БСО разрешается выписывать только индивидуальным предпринимателям и физическим лицам БСО должны производиться с использованием специальных автоматизированных систем БСО подлежат строгому учёту БСО должен заполняться от руки БСО могут оформляться различными способами

Товарный чек и БСО

Товарный чек не может служить индивидуальному предпринимателю бланком строгой отчётности. Более того, эти два документа выполняют совершенно разные функции. Товарный чек служит скорее подтверждением факта передачи товара в определённом количестве покупателю и дополняет собой кассовый чек, который, в свою очередь, свидетельствует о том, что за товар была получена некоторая сумма денег. Бухгалтерия компании и налоговые инспекторы с удовольствием примут в качестве подтверждения расходов комбинацию из кассового и товарного чеков, но будут крайне недовольны, получив лишь один из этих документов в качестве отчётного документа о покупке. Кроме того, оформление кассового чека не является унифицированным, и возможны различные варианты оформления этого документа.

БСО относится к числу первичных документов учёта и выдаётся в качестве подтверждения факта оплаты оказанных услуг. Бланк может быть сформирован в типографии либо с использованием специализированной автоматизированной системы. Заполнение бланка выполняется в момент выполнения расчёта между исполнителем услуги и её получателем. Сам процесс создания бланка строго регламентируется законодательством. Последний должен соответствовать всем требованиям, перечисленным в подробностях в разделе далее.

Видео: заполнение бланка

Где взять бланки строгой отчётности для ИП

Постановление Правительства РФ N 359 от 6 мая 2008 г. однозначно требует, чтобы используемые бизнесменом БСО были произведены типографским способом либо с применением особых автоматизированных систем. К упомянутой системе предъявляются следующие требования:

• система должна быть защищена от нелегального доступа;
• система должна быть способна выполнить идентификацию, фиксацию и сохранение всех операций с бланком документа на протяжении как минимум 5 лет.

Автоматизированные системы своим видом напоминают небольшие кассовые аппараты. Купить такую систему чаще всего можно в тех же центрах, что продают и ККМ. Стоимость системы для изготовления БСО в специализированных центрах составляет примерно пять тысяч рублей. Стоимость изготовления бланка в типографии колеблется в районе трёх рублей за экземпляр, при этом стоимость производства будет определяться типом бланка, размером тиража и сроками его изготовления.

Положение о применении БСО утверждено постановлением Правительства РФ №359 от 6.05.08. Этот документ диктует список обязательных реквизитов, которые должны быть указаны на бланке, а также способы его производства. Внешнее оформление бланков также будет отличаться в зависимости от типа документа (билет, путёвка, квитанция и так далее).

Информационное письмо Министерства финансов от 22 августа 2008 года позволяет организациям и индивидуальным предпринимателям применять индивидуально разработанные бланки отчётности при условии, что в них будут содержаться определённые пунктом 3 названного выше Положения реквизиты, а именно:

• наименование документа, шестизначный номер и серия;
• наименование и организационно-правовая форма - для организации, ФИО - для ИП;
• место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
• ИНН налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
• вид услуги;
• стоимость услуги в денежном выражении;
• размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платёжной карты;
• дата осуществления расчёта и составления документа;
• должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность её оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
• иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Закон запрещает использовать бланки, разработанные самостоятельно, лишь когда существуют формы БСО, утверждённые соответствующими министерствами. К числу таких форм относятся, в частности, следующие:

• форма БСО для услуг по предоставлению парковок, утвержденная приказом Минтранса от 24 июня 2014 г. № 166;
• формы «Билет», «Абонемент» и «Экскурсионная путёвка», утверждённые приказом Минкультуры от 17 декабря 2008 г. № 257.
• «Квитанция на оплату ветеринарных услуг», утверждённая приказом Минфина от 9 апреля 2008 года № 39н;
• «Залоговый билет» и «Сохранная квитанция» для услуг ломбардов, утверждённые приказом Минфина от 14 января 2008 года № 3н;
• «Туристская путёвка», утверждённая приказом Минфина от 9 июля 2007 года № 60н.

Кроме того, стандартные формы БСО приняты для всех видов билетов (железнодорожных, авиа, общественным транспортом), багажных квитанций и тому подобных документов.

Личный опыт автора данного материала показывает, что весьма рискованным может оказаться использование для выпуска БСО услуг различных сайтов, предлагающих возможность сформировать бланки онлайн с последующей распечаткой их с помощью обычного компьютера и офисной оргтехники. И хотя подобные сайты и уверяют потенциальных клиентов в законности такого метода изготовления бланков, доказать законность выпущенных этим способом бланков едва ли возможно. У предпринимателя не будет никакого шанса подтвердить, что при создании бланков использовалась система, полностью удовлетворяющая перечисленным выше требованиям закона. Автор однажды наблюдал процесс переговоров касательно природы происхождения используемых бланков строгой отчётности между налоговым инспектором и частным предпринимателем, оказывающим населению услуги такси. К сожалению, бизнесмену пришлось уплатить штраф и отказаться от дальнейшего сотрудничества с предприимчивыми онлайн-производителями бланков.

Как составить акт приёмки БСО

В большинстве случаев типография, изготавливающая бланки БСО, и заказчик являются разными хозяйствующими субъектами, поэтому факт передачи изготовленных бланков из типографии клиенту обязательно требует подтверждения посредством выпуска отдельного первичного документа, называемого актом приёмки БСО. Упомянутый акт может быть составлен в любой удобной для сторон форме. Пример подобного акта можно найти на иллюстрации ниже. При получении вновь изготовленных бланков БСО стороны должны подписать акт приёмки

С 1 июля 2018 года использование БСО, изготовленных типографским способом, а также посредством автоматизированных систем, не относящихся к контрольно-кассовой технике, будет под запретом. С этого момента разрешено будет использовать лишь бланки, изготавливаемые с помощью автоматизированных систем, приравненных к ККМ. Они должны будут соответствовать требованиям, установленным в ст. 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Образец заполнения БСО для ИП

Каждый БСО состоит из двух страниц, вторая страница является полной копией первой страницы и формируется автоматически при заполнении первой страницы благодаря пропитке её специальным составом. Также существует вариант БСО с отрывными корешками. Оригинальный заполненный листок прикрепляется к договору об оказании услуг и остаётся у предпринимателя, а копия достаётся получателю услуги вместе с его экземпляром договора, а также актом выполненных работ. Некоторые бизнесмены предпочитают оставлять себе копию, отдавая оригинал клиенту. При использовании отпечатанных в типографии бланков рекомендуется отрывать заполняемый талон и работать с ним отдельно, чтобы вновь вносимый в бланк текст не отпечатался также и на других бланках. Помарки и ошибки в бланках не допускаются. Если бланк оказался испорчен, необходимо его перечеркнуть и сохранить отдельно. Бланки БСО не требуют регистрации в налоговой, но каждый из них пронумерован, поэтому сохранённые бланки нужны, чтобы избежать вопросов от налоговиков при проверках.

Само заполнение бланка не таит в себе никаких секретов. Правила заполнения бланков одинаковы для ИП и организаций. На иллюстрации далее приведён пример заполненной первой страницы БСО. Бланк содержит реквизиты заказчика, тип оказываемой услуги, её стоимость, дату выполнения работы и подпись кассира либо материально ответственного лица, подтверждающая получение денег от клиента.
БСО может заполняться от руки в момент оказания услуги

Пример страницы-копии бланка приведён на следующей иллюстрации.
Отрывной лист БСО передаётся заказчику вместе с договором и актом выполненных работ

Порядок учёта, хранения, выдачи и списания БСО

Бланки строгой отчётности должны быть подвергнуты обязательному учёту и хранению. Способы учёта будут зависеть от того, как именно были произведены бланки (в типографии либо с помощью специальной автоматизированной системы).

Прежде всего, за все операции с типографскими бланками строгой отчётности должен отвечать специально выделенный сотрудник, которым может быть и сам индивидуальный предприниматель. С названным сотрудником заключается договор о материальной ответственности. Оприходование бланков включает в себя проверку соответствия их фактического количества, а также реквизитов (номер и серия) сведениям, указанным в сопроводительных документах. Кроме того, на предприятии выпускается приказ о формировании комиссии по приёмке БСО. После проверки соответствия составляется акт приёмки БСО, под которым должен поставить свою подпись непосредственно руководитель предприятия, а также члены заранее сформированной комиссии по приёмке БСО.

Для хранения бланков необходимо создать условия, исключающие возможности случайного повреждения либо хищения документов. Многие компании используют для хранения металлические сейфы, пожаропрочные шкафы либо и вовсе специально обустроенные помещения.

Учёт бланков осуществляется в специальной книге учёта БСО, о которой речь пойдёт в этой же статье далее.

Сотрудник заполняет бланк строгой отчётности в момент получения от клиента оплаты за услугу. Одна часть бланка передаётся получателю услуги, отрывной корешок же (либо копия) остаются на хранение у поставщика услуги и служат подтверждением факта поступления средств. На полученную от заказчика сумму выписывается приходный кассовый ордер. Собранные таким образом отрывные корешки либо копии БСО пакуются в мешки, мешки опечатываются и хранятся на протяжении пяти ближайших лет. По истечении этого срока документы уничтожаются с составлением специального акта о списании БСО. Испорченные и бракованные БСО также могут быть утилизированы лишь по истечении положенного пятилетнего срока хранения.

Бланки, изготовленные с использованием специальной автоматизированной системы учитываются посредством этой же системы, поскольку в ней заложен специальный алгоритм, фиксирующий сведения о каждом изготовленном бланке, а также сохраняющий информацию об этих изменениях на протяжении положенных законом пяти лет. Вести книгу учёта БСО при таком подходе необходимости нет. Правила выдачи заполненных БСО заказчикам, а также порядок хранения и последующего уничтожения корешков бланков или их копий полностью идентичны с выше озвученными правилами работы с типографскими БСО.

Видео: акт о списании БСО

Как вести книгу учёта

Книга учёта БСО может называться также и журналом учёта. Современное законодательство не имеет регламента на предмет оформления книги учёта бланков для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей, поэтому предприниматели разрабатывают собственные варианты книги исходя из своих потребностей и возможностей. Страницы такой книги в обязательном порядке должны быть пронумерованы, а сама книга должна быть прошнурована и подписана руководителем компании и её главным бухгалтером либо индивидуальным предпринимателем. Если в компании используется печать, книга должна быть заверена и печатью.

Книга должна заполняться только от руки, ведение её в электронном виде недопустимо. В качестве основы для книги можно использовать самую обыкновенную канцелярскую тетрадь, расчерченную нужными полями. Можно также приобрести готовую книгу учёта в книжных либо канцелярских магазинах или вовсе заказать её изготовление в типографии, заранее оговорив, как именно книга должна быть расчерчена. В качестве основы для разработки собственной книги учёта можно использовать форму 0504045, которую обязаны использовать бюджетные организации согласно Приказу Министерства финансов № 173н.

Рассматриваемая книга заводится непосредственно перед введением в работу пронумерованных бланков, а вести её необходимо до тех пор, пока в ней не закончатся прошитые и пронумерованные листы. В ежегодном обновлении книга не нуждается, а официальных сроков хранения для неё не установлено, поэтому книгу принято хранить на протяжении пяти лет с момента внесения заключительной записи, как и содержащиеся в ней документы.

В книге или журнале учёта полагается фиксировать любые сведения об операциях над БСО, к которым относятся их покупка, выдача, возврат, списание и выведение остатков. Рассмотренный далее пример заполнения книги учёта основывается на работе вымышленной организации ООО «Усы, лапы, хвост», предоставляющей услуги ветеринарного лечения. Заполнение книги индивидуальным предпринимателем выполняется аналогично. В качестве бланка строгой отчётности рассматриваемая фирма использует квитанции на оплату ветеринарных услуг, 100 штук которых было изготовлено в типографии и получено организацией 1 марта 2015 года. Оприходованные по бухгалтерии и проведённые по всем положенным формам отчётности квитанции были приняты уполномоченным сотрудником, а затем выданы троим работникам для дальнейшего использования в количестве 10 штук на человека.

1. Допустим, на иллюстрации далее приведён первый бланк из вновь поступившей партии БСО. Красным цветом выделены порядковый номер и серия, которые должны быть внесены в книгу учёта на следующем шаге.
   Первый бланк из новой партии БСО

В соответствующих графах страницы книги зафиксируем информацию о поступлении БСО.
Фиксируем сведения о поступлении БСО

Вносим информацию о передаче некоторого количества бланков под отчёт материально ответственным сотрудникам.
Информация о передаче бланков для использования сотрудниками должна быть внесена в книгу учёта

2. Отражаем информацию о приходе неиспользованных экземпляров бланков. материально ответственные сотрудники должны отчитываться об использовании бланков на регулярной основе, а возврат неиспользованных бланков должен быть также зафиксирован в книге.

Согласно действующему законодательству, все компании, принимающие наличные деньги от физических лиц, обязаны устанавливать ККМ. Фирмы, работающие в отдельных отраслях, могут заменить кассовые чеки на бланки строгой отчетности. Эти документы могут выглядеть по-разному: абонементы, путевки, проездные билеты и т.д. Суть остается одной: они должны содержать все необходимые реквизиты, а хранение БСО и их документальное отражение должны производиться в строгом соответствии с положениями нормативно-правовых актов.

Нормы сохранения прописаны в соответствующих положениях Правительства РФ. Они гласят, что организация обязана вести журналы учета БСО, где фиксируется их количество. Образец оформления таких документов не установлен законодательно, поэтому юридическое лицо вправе выбирать тот формат, который будет ему удобен. Журнал должен отвечать трем основным характеристикам:

• наличие номеров страниц;
• прошивка листов;
• наличие подписи директора и оттиска печати юридического лица.

Заводя журнал, организация выпускает акт касательно правил его заполнения. В этом документе прописывается ФИО работника, ответственного за использование и сохранность БСО.

Отражение БСО в бухгалтерии предприятия

Законодательство не предусматривает единых правил бухгалтерского учета бланков, но правила их поступления в организацию и хранения изложены полно и четко.

БСО поступают в фирму вместе с сопроводительным документом (товарная накладная), в котором указано их количество, вид, серия, номер и другие детали. Прием производится комиссией, которая пересчитывает документы и сверяет их номера. Если ошибок не найдено, составляется акт о приеме в свободной форме. Он подписывается руководителем предприятия и служит основанием для принятия БСО к учету.

Существует два вида актов о приеме: временный (ответственные лица получают БСО на четко прописанный срок) и количественный (сотрудникам компании передается бессрочно определенное количество бланков). Акт обязательно содержит информацию о числе поступивших из типографии бумаг, их сериях и номерах.

В плане счетов существует отдельная группа для отражения бланков строгой отчетности. Расходы, связанные с их печатью, вычитаются из налоговой базы по налогу на прибыль. С периодичностью, установленной законодательно (чаще всего раз в месяц), проводится инвентаризация документации.

Порядок хранения документов строгой отчетности

БСО хранятся в металлических шкафах или сейфах. Для этих целей может быть использована касса, потому что она оборудована специальным образом для размещения ценностей. Если документы были напечатаны в большом количестве, их размещают в отдельные комнаты (кабинеты), в которых созданы условия, исключающие вероятность порчи или хищения.

По окончании рабочего дня сейф, в котором находятся БСО, опечатывается. Руководитель компании заключает договор с одним сотрудником, который работает с документами строгой отчетности и обеспечивает их сохранность. С этим должностным лицом подписывается договор о полной материальной ответственности.

Законодательство не ограничивает время, в течение которого действительны БСО. Можно сказать, что «срок годности» документов устанавливает сам предприниматель.

Компания, применяющая БСО, обязана хранить корешки и копии использованных бланков в течение пяти лет. По окончании этого срока она имеет право уничтожить архив. Для этого нужно выбрать день, когда с даты последней инвентаризации пройдет не менее одного месяца.

Инвентаризация БСО

Организация несет обязанность осуществлять инвентаризации бланков с периодичностью, установленной законом. В ходе проверки пересчитывается количество документов, выявляются те их них, срок хранения которых истекает. Проведение ревизии – зона ответственности инвентаризационной группы, которая выбирается руководителем предприятия из числа сотрудников.

Пересчет документов должен производиться в присутствии лица, ответственного за их хранение. По результатам проверки составляется инвентаризационная опись в двух экземплярах.

Если ревизия выявила недостачу, нужно выявить ее причины. Для начала определяется степень вины ответственного лица. Если вина была установлена, к этому сотруднику могут быть применены меры дисциплинарного взыскания.

Если недостачи в организации – частое явление, рекомендуется обратиться за помощью в правоохранительные органы.

Списание БСО

Когда срок хранения БСО, определенный предпринимателем, истекает, их нужно списать. Закон устанавливает, что предприниматель обязан сохранять не только использованные, но и испорченные документы (с ошибками в дате или в реквизитах) в течение пяти лет. По истечении этого периода от них можно избавиться.

Для списания утерянных бланков существует особый порядок. Их недостача проявляется в ходе ежемесячных ревизий. Изменение количества документов фиксируется в журнале учета БСО.

Лицо, отвечающее за работу с этими бумагами, несет дисциплинарное наказание, если устанавливается его вина. Если потеря БСО сопровождалась кражей другого имущества организации или иными действиями противоправного характера, имеет смысл обратиться в органы внутренних дел.

Бланки строгой отчетности могут использовать организации и ИП, которые оказывают услуги населению и не пользуются кассовым аппаратом. Возможность использовать для расчетов с населением подобных документов указано в п.2.ст.2 Федерального закона от 22.05.03 №54-ФЗ. В данном случае они приравниваются к кассовым документам и выдаются населению вместо кассовых чеков.

Требования к бланкам строгой отчетности

Существуют формы, разработанные Правительством, их применение строго обязательно. К ним можно отнести, например, ж/д билеты, путевки, проездные документы и др.

Помимо этих утвержденных форм организация и ИП имеют право и самостоятельно их разрабатывать.

Создавая форму бланка, необходимо учитывать информацию из постановления Правительства РФ от 06.05.08 №359, которое утверждает учет бланков строгой отчетности, правила их хранения, уничтожения.

Согласно п.3 этого постановления формы, разрабатываемые организациями и ИП самостоятельно, должны содержать ряд необходимых реквизитов.

Обязательные реквизиты бланков строгой отчетности:

• Наименование документа;
• Серия;
• Номер, состоящий из 6-ти знаков;
• Наименование организации или ФИО ИП
• Вид оказываемых услуг;
• Стоимость оказываемых услуг;
• Место нахождения;
• Размер оплаты наличными средствами;
• Дата расчета и составления документа;
• Должность, ФИО, подпись ответственного лица;
• Печать (при ее наличии).

Эти реквизиты могут быть дополнены другими необходимыми сведениями в зависимости от особенностей оказываемых услуг.

Составляются данные документы в электронном виде.

Разработанные формы бланков строгой отчетности необходимо отразить в , регистрировать эти формы нигде не нужно.

Как распечатать разработанные формы бланков?

Самостоятельно печатать такие документы на принтере с компьютера нельзя.

Изготовление бланков строгой отчетности можно поручить специализированным типографиям, которые имеют право распечатывать подобные документы. Можно осуществить печать самостоятельно при наличии специальной автоматизированной системы, например, с помощью ККМ. Требования к автоматизированным системам, которые могут использовать организации и ИП, приведены в п.11 указанного выше постановления.

Учет бланков строгой отчетности

Для учета данных документов назначается ответственное лицо, с которым заключается . Данный работник осуществляет прием, хранение, учет и выдачу бланков.

Прием бланков строгой отчетности к учету производится на основании разработанного организацией акта приемки. Сверяется фактическое количество документов с указанным в прилагаемых документах. Проверяется номера и серии форм. После чего составляется акт, который утверждается руководителем организации или ИП.

Движение бланков фиксируется в книге учета бланков строгой отчетности, ведение которой обязательно. Данная книга должна быть пронумерована, прошнурована и закреплена подписями руководителя, главного бухгалтера, ответственного лица и печатью.

Типовой формы журнала учета бланков нет, поэтому организация или ИП сами разрабатывают для себя удобную форму.

Бухгалтерские проводки по учету бланков строгой отчетности

Если бланки печатаются в типографии, то их стоимость списывается проводкой Д20 (44) К60 .

Если они создаются с помощью собственной автоматизированной системы, то расходы на изготовление бланков строгой отчетности так же списываются в дебет счетов 20 и 44, в качестве расходов могут выступать бумага, чернила, амортизация ККМ.

Сами бланки принимаются к учету на 006.

По мере их использования и выдачи клиентам, они списываются со счета 006.

Хранение бланков строгой отчетности

Храниться данные документы должны в специально оборудованном помещении, должна быть обеспечена защита от кражи и порчи. Для хранения бланков подойдут металлические шкафы, сейфы.

В конце рабочего дня место хранения бланков строгой отчетности опечатывается.

Срок хранения составляет 5 лет, после чего они уничтожаются. Уничтожение бланков строгой отчетности должно быть задокументировано, должна быть организована специальная комиссия и составлен акт на уничтожения.

Как пользоваться бланками строгой отчетности?

За оказание услуги клиент расплачивается . Работник, ответственный за учет бланков, заполняет его. Если форма имеет отрывную часть, то часть бланка отрывается и передается клиенту, корешок остается в организации (ИП) и подшивается. Если отрывной части нет, то бланк должен заполняться в двух экземплярах, один отдается клиенту, копия остается в организации.

К учету полученные деньги принимаются с помощью оформления . Данная операция фиксируется в кассовой книге.

Если изготовление бланков осуществлено с применением автоматизированной системы, то журнал учета бланков строгой отчетности вести не нужно. Всю информацию по учету ведет эта система.

Все хозяйственные операции фирмы требуют обязательного документального подтверждения, для чего используется целый ряд различных форм. Среди них отдельную позицию занимают бланки строгой отчетности (БСО), требующие особого внимания и контроля движения. Узнаем, как осуществляется учет БСО в предприятии, и какими бухгалтерскими записями он оформляется.

Документы строгой отчетности в бухгалтерии

К БСО относятся не только квитанции , предназначенные для проведения расчетов наличными деньгами за услуги, предоставленные населению. Это могут быть лотерейные билеты, бланки больничных листов, трудовые книжки , путевки, талоны на топливо и питание, проездные и перевозочные документы и другие формы, используемые предприятиями в зависимости от специфики производства.

Существуют правила, регламентирующие порядок выпуска, учета, обеспечения сохранности и уничтожения этих документов. Все они содержатся в Постановлении № 359 от 6.05.2008. Обязательным является способ изготовления БСО: типографской печатью, либо используя автоматизированные системы, отвечающие современным требованиям, т.е. имеющие эффективную защиту от доступа извне, присваивающие при выпуске или оформлении бланка номер и серию, и сохраняющие информацию об операциях на протяжении пяти лет.

Чаще выпуском бланков занимаются специализированные предприятия, а компании выступают в качестве заказчиков. Типографией БСО изготавливаются в 2-х, реже в 3-х экземплярах, поскольку в форме документа обязательно предусматривается наличие отрывных корешков или копий основного листа. При оформлении операции первый экземпляр передается клиенту, второй остается в кассе и подшивается к отчету кассира. Приобретая бланки, выполненные типографией, сотрудник фирмы, а чаще компетентная комиссия, тщательно проверяют наличие всех необходимых реквизитов, составляют акты приемки с указанием названия БСО, их количества, номеров, серий.

Учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии

Поскольку роль форм строгого учета весьма значительна для предприятия (а многие из них являются аналогами денежных документов), то и любая компания организовывает учет БСО, как только покупка бланков осуществилась.

Учет бланков строгой отчетности начинается с фиксации приобретенных бланков в книге учета БСО , прошитой, с пронумерованными сквозной нумерацией листами, заверенной подписями руководителя и ответственных лиц. Форму журнала можно разработать самостоятельно либо прибегнуть к утвержденному регистру ОКУД 0504045.

На каждый вид бланков заводят отдельную книгу. Обычно приобретенные БСО передаются под отчет сотрудникам, подписавшим с работодателем договор о материальной ответственности (кассирами, продавцами).

К заполнению БСО также предъявляются особые требования: помарки и исправления в них не допускаются. Испорченные бланки перечеркиваются и хранятся отдельно. При ревизии, проводимой ежемесячно или ежеквартально, все БСО (в наличии и испорченные) пересчитываются сплошным способом. Результат пересчета сличается с данными журнала учета БСО.

Бланки строгой отчетности: проводки

Предприятия осуществляют учет бланков строгой отчетности за балансом на счете 006. Поскольку счет забалансовый, то остатки на нем не повлияют на валюту баланса , но и не позволят забыть об имеющихся ценностях. По дебету счета отражается поступление бланков, по кредиту – расходование. Расходы по приобретению бланков фиксируются на счетах затрат.

Пример: как учитывать бланки строгой отчетности

Торговая фирма закупила партию БСО – 3000 штук по 0,2 руб. за шт. без НДС. Квитанции переданы в два отдела магазина по 1500 шт. в каждый.

По прошествии недели по данным отчетов получена информация: 1-й отдел использовал 100, квитанций, 2-й - 80.

Бухгалтер отражает операции проводками:

Операция	Счета		Сумма
Оприходованы БСО (0,2 х 3000)
Списаны квитанции, переданные в работу
Передано 1500 штук квитанций в 1-й отдел
Передано 1500 штук квитанций во 2-й отдел
Списано по отчету 1-го отдела (100 х 0,2)
Списано по отчету 2-го отдела (80 х 0,2)

Так осуществляют учет БСО. Проводки логичны и позволяют контролировать движение документов строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности подлежат учету. Специально для такого учета законодательством утверждены обязательные правила. Учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии должен также быть подчинен установленному порядку. Такой порядок должен обеспечивать сохранность рассматриваемой документации. В частности, для учета и хранения таких бланков надлежит вменить соответствующие обязанности ответственному лицу.

Бланки строгой отчетности

На основании ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ (далее - Закон о ККТ) бланки строгой отчетности — это первичные учетные бланки, значимость которых соответствует кассовому чеку. Такие бланки формируются в электронной форме и (или) выдаются на печать с использованием специальной автоматизированной системы при осуществлении расчетов за услуги.

Содержит подробный перечень требований к бланку строгой отчетности и состав его реквизитов. Они аналогичны требованиям, которые законодательство предъявляет к кассовому чеку. В частности, бланки, выданные на бумажном носителе, должны легко поддаваться чтению и не терять этого свойства не менее полугода.

Согласно действующей в 2017 году редакции Закона о ККТ при осуществлении расчета следует выдавать бланк на бумажном носителе и (или) направить БСО в электронной форме на предоставленный клиентом абонентский номер или адрес электронной почты. Подобный направленный и распечатанный БСО приравнивается к БСО на бумажном носителе при условии, что сведения, указанные в бумажном бланке, идентичны сведениям в бланке, направленном покупателю в электронной форме.

Для того чтобы узнать, как учитывать бланки строгой отчетности, следует обратиться к другому НПА, а именно к Порядку, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Постановление № 359).

Учет документов строгой отчетности

Порядок учета, хранения и заполнения соответствующей документации содержится в п.п. 13 — 20 Постановления № 359 . Именно указанные нормы регулируют, как именно вести учет БСО.

В частности, руководству для надлежащего учета необходимо:

• назначить материально ответственное за БСО должностное лицо;
• принять меры для создания соответствующих условий для хранения БСО (в сейфах, специальных опечатываемых помещениях и т.п., дающих возможность избежать кражи или повреждения документов);
• вести учет БСО в специальной книге, заполняемой в установленном порядке (должна быть пронумерована, прошнурована, подписана уполномоченными должностными лицами и заверена печатью);
• создать специальную комиссию для приемки приобретенных на стороне бланков строгой отчетности, сопровождающейся заполнением соответствующего акта;
• с целью надлежащего учета бланков строгой отчетности в установленных случаях проводить их инвентаризацию;
• хранить не менее пяти лет;
• уничтожать бланки и их корешки по достижении предельного срока хранения на основании акта под контролем специально созданной комиссии.

Учет БСО (проводки)

Для того чтобы определиться с проводками, следует обратиться к Инструкции , утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н. Этот НПА, в частности, отвечает на вопрос о том, на каком именно счете следует учитывать документы строгой отчетности в бухгалтерии.

Согласно указанному нормативному акту для учета сведений о наличии и движении бланков строгой отчетности открывается забалансовый счет 006. Для учета бланков применяется условная оценка. Аналитический учет осуществляется отдельно по каждому виду рассматриваемой документации.

Для списания в бухгалтерском учете БСО и стоимости их изготовления на стороне можно использовать 20 или 44 счет. При самостоятельном изготовлении соответствующие расходы также можно отнести на указанные счета.

Похожие статьи