Правильно заполнить расчет 6 ндфл. Бухучет инфо

Дата публикации: 30.06.2016 08:37 (архив)

В этой связи все лица, признаваемые в соответствии со статьей Налогового кодекса РФ, в том числе, с пунктом 2 статьи 226.1 НК РФ, налоговыми агентами, начиная с 1 января 2016 года, обязаны ежеквартально представлять в налоговые органы по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ.

В случае, если организация производит выплату физическим лицам только во втором квартале, то расчет по форме 6-НДФЛ представляется налоговым агентом в налоговый орган за полугодие, девять месяцев и год соответствующего налогового периода. При отсутствии выплат в третьем и четвертом кварталах, налоговым агентом заполняется только раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ за девять месяцев и год соответствующего налогового периода, раздел 2 расчета в данном случае не заполняется.

Письмом ФНС России от 11.03.2016 № БС-4-11/3989@ установлено, что организатор рекламной акции, в рамках проведения которой победителю акции в качестве приза передается подарочный сертификат, предоставляющий право на приобретение товаров у сторонней организации, выступает в качестве налогового агента.

Порядок представления расчетов 6-НДФЛ у организаций зависит от того, есть у нее обособленные подразделения или нет, а у предпринимателей - от применяемой системы налогообложения. Расчеты 6-НДФЛ представляются (пункт 2 ст. 230 НК РФ):

1) организациями без обособленных подразделений - в ИФНС по своему месту учета;

2) организациями, у которых есть обособленные подразделения (письма ФНС России от 30.12.2015 № БС-4-11/23300@, от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@; Минфина России от 19.11.2015 № 03-04-06/66970):

в ИФНС по месту нахождения каждого обособленного подразделения в отношении физических лиц, которые получили доходы от этих обособленных подразделений. Изложенный порядок применяется независимо от того, выполняются работы в таком обособленном подразделении по трудовым договорам или договорам гражданско-правового характера;
в ИФНС по месту нахождения головного подразделения (организации) в отношении физических лиц, которые получили доходы от головного подразделения. То есть, это работники, у которых в трудовых договорах в качестве места работы указано головное подразделение, а также физические лица, с которыми головное подразделение заключило договоры гражданско-правового характера.

Если какой-то сотрудник получал доходы и от головного подразделения, и от обособленного подразделения, тогда он должен фигурировать в двух разных расчетах 6-НДФЛ - по головному подразделению и обособленному подразделению соответственно.

На титульных листах расчетов 6-НДФЛ надо указывать КПП и ОКТМО каждого обособленного подразделения.

Расчет 6-НДФЛ надо сдать по каждому обособленному подразделению, даже если:

(или) все обособленные подразделения состоят на учете в одной налоговой инспекции, но находятся на территориях разных муниципальных образований (имеют разные ОКТМО). То есть, количество расчетов 6-НДФЛ будет равно количеству обособленных подразделений (письма ФНС России от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@; Минфина России от 19.11.2015 № 03-04-06/66970);
(или) все обособленные подразделения находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях, подведомственных разным инспекциям. Тогда организация может встать на учет в одной налоговой инспекции (по выбору, направив уведомление в налоговый орган по месту ее нахождения) и представлять в нее расчеты по обособленным подразделениям (пункт 4 ст. 83 НК РФ);
организациям, имеющим обособленные подразделения и отнесенным к категории крупнейших налогоплательщиков, - на выбор: либо в ИФНС по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика, либо в ИФНС по месту учета каждого обособленного подразделения; на каждое обособленное подразделение составляется отдельный расчет (письмо ФНС России от 01.02.2016 № БС-4-11/1395@);
индивидуальным предпринимателям - в ИФНС по своему месту жительства; при этом на титульном листе расчета 6-НДФЛ надо указать ОКТМО по месту жительства индивидуального предпринимателя;
индивидуальным предпринимателям, уплачивающим ЕНВД, - в ИФНС по месту ведения «вмененной» деятельности в отношении физических лиц, которые заняты в этой деятельности. В этом случае на титульном листе расчета 6-НДФЛ надо указать ОКТМО по месту учета индивидуального предпринимателя в связи с ведением «вмененной» деятельности;
индивидуальным предпринимателям, которые приобрели патент на определенный вид деятельности, - в ИФНС по месту ведения «патентной» деятельности в отношении физических лиц, которые заняты в этой деятельности. В этом случае на титульном листе расчета 6-НДФЛ надо указать ОКТМО по месту учета индивидуального предпринимателя в связи с ведением «патентной» деятельности.

Согласно письму ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@, расчет по форме 6-НДФЛ заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода. Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.

В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

Строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений статьи 223 Налогового кодекса РФ, строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 Налогового кодекса РФ, строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» заполняется с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 Налогового кодекса РФ.

Строка 030 «Сумма налоговых вычетов» заполняется согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика, утвержденным приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ « ».

В случае списания безнадежной задолженности физических лиц с баланса кредитной организации, данная сумма в форме 6-НДФЛ отражается по строке 020 раздела 1, сумма налога, не удержанная налоговым агентом, - по строке 080 раздела 1.

При наличии у налогового агента обособленных подразделений, агент обязан представлять отчетность (2-НДФЛ, 6-НДФЛ) как по месту нахождения головного подразделения, так и по месту нахождения каждого обособленного подразделения. В случае, если отчетность по формам 2-НДФЛ, 6-НДФЛ представляется с одним КПП, например и по головному подразделению и по обособленному подразделению, а налог перечисляется только по головному подразделению, у налогового органа возникает право для применения статьи 75 Налогового кодекса РФ (пени) и статьи 123 Налогового кодекса РФ (штраф за несвоевременное перечисление налога). Тот факт, что налог перечислен в полном объеме, но по другим реквизитам, не будет являться обстоятельством, смягчающим либо исключающим вину.

На основании этого, организациям предлагается рассмотреть вопрос о снятии с учета обособленных подразделений, по которым не ведется деятельность.

Согласно письму от 28 января 2015 года № БС-4-11/1208@ представление сведений в отношении доходов сотрудников обособленных подразделений, а также перечисление налога на доходы физических лиц в налоговый орган не по месту учета обособленного подразделения не допускается.

При закрытии обособленного подразделения, на налогового агента возложена обязанность представления отчетности за последний налоговый период, который будет считаться с 1 января текущего года до даты закрытия подразделения. Данную процедуру рекомендуется осуществить заранее, за неделю до осуществления процедуры снятия с учета.

Таким образом, обращаем внимание на то, что объединение в платежные поручения на перечисления НДФЛ по различным назначениям (заработная плата и отпускные), а тем более налоговым периодам (в составе одного платежного поручения перечислять НДФЛ за декабрь 2015 года и за январь 2016 года), категорически не допускается.

Вопрос заполнения строк 020 и 030 по выплатам, освобожденным от налогообложения: если выплата освобождается от налогообложения полностью, то она не отражается в строках 020 и 030; но если выплата освобождается не в полном объеме (например, материальная помощь до 4000 рублей в год), она обязательно должна отражаться.

При отражении во 2 разделе заработной платы за предыдущие налоговые периоды, необходимо правильно отражать строку 100 расчета. Если выплата декабрьской заработной платы осуществлялась в январе, то строка 100 должна равняться 31.12.2015 года. При совершении ошибки в данной строке, возможно формирование пени.

В случае обнаружения ошибок при заполнении первичного расчета 6-НДФЛ, в обязательном порядке предоставляется уточненный расчет.

6-НДФЛ как форма отчетности предоставляется предприятием ежеквартально, но есть и годовая форма 6-НДФЛ за 2018 год, составление которой имеет некоторые нюансы.

Пустой бланк 6-НДФЛ для самостоятельного заполнения можно скачать по .

Скачать несколько образцов заполнения 6-НДФЛ за год и разные кварталы можно по ссылкам:

Перед тем как приступить к рассмотрению состава отчетного документа, стоит отметить, что он не изменялся с 2015 года, а значит, форма, которая подавалась предпринимателем каждый квартал года 2018, может служить образцом заполнения 6-НДФЛ за год. Она в обязательном порядке состоит из трех частей:

Титульная часть – имеет данные о предпринимательском объекте, а также нюансах его организации и отчетного периода, за который подается.
Обобщенная часть (1 раздел) – имеет данные общего характера о налоге за прошедший период.
Конкретизирующая часть (2 раздел) – предназначена для данных по датам выплат дохода и удержанных и оплаченных из них налоговым суммам.

Титульный лист

Образец заполнения 6-НДФЛ за 2018 год будет иметь данные, представленные на титульном листе. Здесь содержится полная информация по предпринимательскому объекту, форме его организации, а также принадлежности к отдельному налоговому органу. Который, кстати, наряду с отчетным периодом, а также корректировочным номером проставляется в виде кодов. Данная часть заполняется с применением правил заполнения отчетных документов, как и все остальные.

Первый раздел

Перед тем как заполнять 6-НДФЛ за год, стоит обратить внимание, что обобщенная часть этого документа содержит данные по всем суммам начисленных предприятием доходов, а также обобщенным суммам не только удержанных и проплаченных, но и возвращенных налогов, когда такое явление имеет место быть. Данный раздел отображает и налоговую ставку, которая используется при расчетах, а также суммы тех налогов, которые предпринимательскому объекту удержать не удалось.

Второй раздел 6-НДФЛ — конкретизирующий

Третья часть рассматриваемого отчета содержит конкретные данные по суммам выплаченных доходов, а также удержанных из них налогов. В виде дат указываются не только дни фактических выплат, но и дни, в которые положено сделать перевод средств в государственный бюджет. Чтобы знать, как правильно заполнить 6 НДФЛ за год, необходимо понимать, что в последней части отображаются данные за последние три месяца отчетного года, несмотря на то, что во второй части указывались годовые данные, а также то, что указывать их необходимо с соблюдением хронологического порядка.

Большой вебинар о сложных ситуациях в заполнении 6-НДФЛ смотрите в этом видео:

Отличие годовой от квартальной формы

Отчет 6-НДФЛ за год 2018 часто путают с таким же отчетом за последний квартал, но разница в этих документах очевидна и истекает даже из самого названия отчетной документации. Так, квартальная форма показывает ситуацию по обсуждаемому налогу и его уплате за квартал, а годовая, естественно, отображает данные за весь прошедший год.

Такой вид отчетности подается ежеквартально до конца месяца, идущего за кварталом отчетным, а вот сроки подачи годового отчета заметно отличаются и растягиваются до апреля 2018 года. Пользоваться для подачи отчетных документов последним сроком сдачи не всегда уместно, так как видов отчетности существует целая масса, что становится причиной путаницы и неразберих, нарушения общих сроков и, как следствие, наложением штрафных санкций. Так, последний срок для сдачи образца 6-НДФЛ за год пересекается с составлением квартальной отчетности, а значит, риск запутаться и не успеть вовремя для бухгалтера увеличивается.

Кто составляет и сдает

Как известно, с заполнением формы 6-НДФЛ за год сталкиваются те предпринимательские объекты, которые обязаны подавать ежеквартальные расчеты. Ими зачастую бывают работодатели, которые имеют в своем штате сотрудников и выплачивают им доход за определенную работу или выполнение обязанностей в рамках занимаемой должности.

Данная форма подлежит подаче налоговыми агентами, то есть теми лицами, которые от имени государства удерживают налог из непосредственного дохода физического лица и заботятся в последующем времени о своевременной передаче этих сумм в адрес государственного бюджета.

Сдавать отчетность необходимо, даже если была сделана всего одна выплата дохода физическому лицу и удержание из нее налога. Даже в том случае, когда выплаты были сделаны в подарочной или премиальной форме, если из такого дохода налог не был удержан налоговым агентом, то отчитаться по доходу все равно предстоит, равно как и уведомить физическое лицо о необходимости произведения самостоятельной уплаты налога.

Заполненная 6-НДФЛ за год подлежит сдаче в орган налогового контроля, который осуществил регистрацию предпринимательского объекта. Если им является индивидуальный предприниматель, то форма сдается по месту его прописки, а если организация – то по месту территориальной принадлежности и ведения деятельности.

Итак, 6-НДФЛ — форма отчетности, которая подается предпринимателями ежеквартально, а срок подачи годового документа — до первого апреля.

За первый квартал 2018 г. налоговые агенты будут отчитываться по новой форме 6-НДФЛ. Изменения утверждены приказом ФНС РФ от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18. Информацию о подготовке 6-НДФЛ за 1 квартал, пример заполнения вы найдете в этой статье.

Форма Расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

В новой форме совершенно не изменился состав – она состоит из титульного листа и двух частей:

Раздел 1 – обобщенные показатели доходов, начисленного, удержанного и уплаченного налога,
Раздел 2 – даты выплат и суммы доходов и удержанного с них налога.

О том, какие в новом бланке 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 изменения произошли, мы подробно рассказывали в нашей недавней публикации . Введенные новшества касаются, в основном, правопреемников реорганизованных и ликвидированных юрлиц, изменив титульный лист, и практически не затронув основные разделы формы.

Для заполнения Расчета скачать новый бланк 6-НДФЛ (1 квартал 2018 г.) можно скачать по вышеуказанной ссылке.

Напомним, что Расчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 г. следует подать в ИФНС не позднее 03.05.2018 г. Срок сдачи перенесен с 30.04.2018 г. в связи с праздничными нерабочими днями.

Правила заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал

Порядок заполнения нового Расчета 6-НДФЛ содержит приложение № 2 к приказу ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450 (с изм. от 17.01.2018).

Общие правила заполнения 6-НДФЛ 1 квартала 2018 требуют заполнять его отдельно по каждому ОКТМО. Если при заполнении разделов формы на одной странице не хватает места для всех показателей, оформляется необходимое количество страниц. Все листы Расчета нумеруются по порядку.

Нельзя при подготовке «бумажного» 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 бланк распечатывать с двух сторон листа, скреплять страницы степлером и использовать корректор для исправления ошибок. Следует печатать только черным, фиолетовым или синим цветом.

При отсутствии суммовых показателей в строке указывается «0», в пустых текстовых полях ставятся прочерки.

Ранее мы уже рассматривали новую форму Расчета, в том числе заполнение ее титульного листа: обратите внимание, что в 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 (образец смотрите в конце статьи) в поле «Период представления» указывается код «21», а налоговый период – «2018».

Показатели строк 010-050 раздела 1 заполняются по каждой ставке налога отдельно, нарастанием с начала года. Строки 060-090 заполняются только на первом листе раздела 1, суммировано по всем ставкам.

Для раздела 2 порядок заполнения 6-НДФЛ 1 квартала 2018 иной: этот раздел содержит показатели, относящиеся к последнему кварталу периода. Так, раздел 2 Расчета за 1 квартал содержит показатели 1 квартала, расчет за полугодие – показатели 2 квартала и т.д.

Пример заполнения 6-НДФЛ - 1 квартал 2018 г.

В ООО «Восход» сотрудникам выплачены следующие суммы:

09.01.2018 зарплата за декабрь 2017 г. – 332 000,00 руб. (из которых удержан НДФЛ 43160 руб.);
09.02.2018 зарплата за январь – 330 000,50 руб. и премия – 120 000,00 руб. (НДФЛ – 58 500 руб.);
12.02.2018 сотруднику выплачена матпомощь, связанная с рождением ребенка – 40 000,00 руб. (налогом матпомощь на ребенка до 50 000 руб. не облагается);
07.03.2018 зарплата за февраль – 318 000,00 руб., одновременно с зарплатой выплачен больничный – 10 230,60 руб. (НДФЛ 42 670 руб.);
15.03.2018 к юбилею сотруднику сделан подарок от фирмы стоимостью 6 000,00 руб. (НДФЛ – 260 руб.);
09.04.2018 зарплата за март – 320 000,00 руб. (НДФЛ – 41 600 руб.).

Каким будет заполнение 6-НДФЛ за 1 квартал 2018г .?

Раздел 1

Строка 010 - ставка НДФЛ 13%.

Строка 020 будет включать все перечисленные суммы дохода за исключением:

зарплаты за декабрь – она должна была отразиться в строке 020 Расчета за 2017г., поскольку дата фактического получения дохода - 31.12.2017;
матпомощи на ребенка – поскольку она не превышает допустимый необлагаемый лимит, отражать ее в 6-НДФЛ вовсе не нужно (письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).

Подробнее о заполнении строки 020 читайте в этой статье .

Строка 030 включает налоговый вычет – 4000,00 руб. Это часть стоимости подарка, необлагаемая налогом. Остальная часть - 2000,00 руб. (6000,00 – 4000,00) облагается по ставке 13%. Если бы стоимость подарка составляла не более 4000 руб., в строках 020 и 030 формы 6-НДФЛ 1 квартала 2018 она бы вообще отсутствовала.

По строке 040 укажем начисленный налог: разность строк 020 и 030 умножаем на 13%. Сумма НДФЛ, исчисленного в 1 квартале – 143 030 руб.

Удержанный налог по строке 070 включает все суммы, в т.ч. с зарплаты за декабрь, а вот НДФЛ с зарплаты марта в отчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 не отражается, поскольку он удержан в апреле и войдет в Расчет за полугодие 2018г. О заполнении строки 070, можно прочесть в этой статье .

Раздел 2

В 6-НДФЛ за 1 квартал 2018, пример которого мы рассматриваем, следует заполнить несколько блоков строк 100 – 140, сгруппировав показатели по датам фактического получения дохода (ст. 223 НК РФ), удержания НДФЛ и сроку его перечисления в бюджет (ст. 226 НК РФ).

По строкам 100 и 130, соответственно, отразим даты получения и суммы зарплат и премии, НДФЛ с которых удержали в 1 квартале 2018 г. (дата фактического получения – последний день месяца, за который она начислена). Учитываем, что доход в строке 130 не уменьшается на налог и вычеты из строки 030 формы 6-НДФЛ 1 квартала 2018 (примеры заполнения строки 130 можно найти в этой статье):

31.12.2017 – 332 000,00 (зарплата декабря);
31.01.2018 – 450 000,00 (зарплата января);
28.02.2018 –318 000,00 (зарплата за февраль).

С мартовской зарплаты НДФЛ удержан в апреле, поэтому она войдет в раздел 2 Расчета за полугодие, а в форме 6-НДФЛ за 1 квартал не отражается (см., например, письмо ФНС РФ от 24.10.2016 № БС-4-11/20126).

Отдельно в строках 100 и 130 покажем больничный и стоимость подарка по дате их выплаты:

07.03.2018 – 10 230,60 (подробнее об отражении больничных в 6-НДФЛ – );
15.03.2018 – 6 000,00 (стоимость подарка указываем полностью, несмотря на необлагаемый вычет).

В нашем примере днем удержания налога по всем видам доходов является день их выплаты. Эту дату отражаем в строке 110, а в строке 140 – сумму НДФЛ, удержанного из соответствующего дохода по строке 130.

Строка 120 формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2018г. – крайний срок для перечисления удержанного налога в бюджет. В примере таким сроком для налога со всех выплат является следующий день после их перечисления, кроме больничного – сроком для него будет последний день месяца выплаты (ст. 226 НК РФ). Если срок уплаты совпадает с нерабочим днем, указывается ближайший следующий за ним рабочий день.

С 1 января 2016 года для налоговых агентов введена новая ежеквартальная форма отчетности: Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (утв. ). Рассмотрим порядок заполнения формы 6-НДФЛ в конкретных ситуациях.

От привычных справок 2-НДФЛ новую форму принципиально отличает то, что заполнять ее надо в целом по всем налогоплательщикам-физлицам, получившим доход от налогового агента ().

К сожалению, порядок заполнения Расчета по форме 6-НДФЛ ( к (далее – Порядок)) не содержит ответов на все вопросы, которые могут возникнуть при ее составлении. И несмотря на то, что некоторые из них ФНС России уже разъяснила в своих письмах ( , от , от , от ), "белые пятна" еще остаются.

Давайте посмотрим, какие особенности необходимо учесть при заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ и на что следует обратить внимание при его составлении в различных ситуациях.

Основание для заполнения 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ, как и 2-НДФЛ, заполняется на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета ( ; п. 1.1 Раздела I Порядка).

Можно разработать и специальный регистр (см. образец ниже), не забыв утвердить его форму в качестве приложения к учетной политике. При этом такой регистр должен содержать всю информацию, необходимую для заполнения 6-НДФЛ (о датах начисления, перечисления и удержания НДФЛ см. справочную таблицу).

Когда надо удержать и перечислить НДФЛ с разных видов дохода

Заполнение Раздела 1 формы 6-НДФЛ

Раздел 1 формы 6-НДФЛ "Обобщенные показатели" условно можно разделить на два блока.

Первый из них включает строки с 010 по 050. Этот блок заполняется отдельно для каждой из ставок налога. То есть если в организации трудятся как сотрудники-резиденты, так и нерезиденты, строки с 010 по 050 необходимо заполнить два раза: и по ставке 13 процентов, и по ставке 30 процентов. Указывается соответствующая налоговая ставка (13, 15, 30 или 35%) в строке 010.

По строке 020 отражается общая сумма доходов, облагаемых по налоговой ставке, указанной в строке 010.

В строке 030 указывается общая сумма налоговых вычетов, не только стандартных, но и социальных, имущественных, профессиональных. В этой же строке учитываются суммы доходов, не облагаемые НДФЛ в силу .

По строке 040 отражается сумма исчисленного налога:

Сумма исчисленного НДФЛ = (сумма начисленного дохода (строка 020) – сумма налоговых вычетов (строка 030)) х ставку налога (строка 010)

По строке 050 указывается сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

В строках 040 и 045 указывается сумма дивидендов и НДФЛ, исчисленного с этой суммы.

Строки с 060 по 090 представляют второй блок Раздела 1 и независимо от применяемых налоговых ставок заполняются только один раз, на первой его странице (п. 3.2 Порядка).

По строке 060 указывается общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица количество физических лиц не корректируется (п. 3.3 Порядка). Если один человек получает доходы, облагаемые по разным налоговым ставкам, то в этом случае он учитывается как одно лицо.

ПРИМЕР При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал по строке 060 были заявлены 5 человек. В мае 2 человека уволились, в июне были трудоустроены 3 человека, при этом один из них – из числа ранее уволившихся. Количество физлиц, получивших доход, которое необходимо отразить в форме 6-НДФЛ за полугодие по строке 060, составит 6 человек (5 – (2 – 1) + (3 – 1)). Уволившийся и вернувшийся сотрудник в движении не учитывается.

По строке 070 нужно указать общую сумму удержанного налога.

Сумма НДФЛ, которая была исчислена, но не удержана по каким-то причинам, указывается по строке 080.

По строке 090 необходимо отразить сумму налога, которая была возвращена налогоплательщикам в соответствии со .

Заполнение Раздела 2 формы 6-НДФЛ

В отличие от Раздела 1, который заполняется нарастающим итогом с начала года, в Раздел 2 формы 6-НДФЛ "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц" включаются только те показатели, которые произведены за последние три месяца отчетного периода ().

Чтобы его правильно заполнить, необходимо учитывать следующие особенности:

строка 100 заполняется на основании (напомним, что с нового года и для зарплаты, и для командировочных это последний день месяца);
строка 110 заполняется с учетом положений и (дата, указываемая в этой строке, зависит от вида выплачиваемого дохода и должна соответствовать дню, когда следует удержать исчисленный налог ());
по строке 120 указывается дата в соответствии с положениями и , не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ (). То есть либо день, следующий за днем выплаты налогоплательщику дохода, либо последнее число месяца, в котором производились выплаты больничных и отпускных, а при выплатах по операциям с ценными бумагами – наиболее ранняя из следующих дат:

дата окончания соответствующего налогового периода;
дата истечения срока действия последнего по дате начала действия договора, на основании которого налоговый агент осуществляет выплату налогоплательщику дохода, в отношении которого он признается налоговым агентом;
дата выплаты денежных средств (передачи ценных бумаг).

Общая сумма доходов (без вычитания суммы удержанного НДФЛ) отражается по строке 130, а сумма удержанного с этого дохода налога – по строке 140.

Если в отношении разных видов доходов, имеющих одну дату фактического получения, будут различаться сроки перечисления налога, строки 100-140 должны заполняться по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Заполнение Раздела 2 в случае, когда доход начислен в одном периоде, а выплачен в другом

По общему правилу налоговый агент обязан перечислить сумму налога не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. Исключение сделано только для пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и отпускных. НДФЛ, удержанный с этих выплат, должен быть перечислен не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены ().

Следовательно, если, например, зарплата за март 2016 года будет выплачена в апреле, соответственно, и НДФЛ будет удержан и перечислен в апреле. В связи с этим в Разделе 1 сумма начисленного дохода отразится в форме 6-НДФЛ за I квартал, а в Разделе 2 эта операция будет отражена только при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года ().

Какие даты должны быть указаны в этом случае при заполнении 6-НДФЛ, рассмотрим на примере.

ПРИМЕР 1. Заработная плата за март выплачена работникам 5 апреля, а налог на доходы физических лиц перечислен 6 апреля. Операция отражается в разделе 1 Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал, при этом налоговый агент не отражает операцию в Разделе 2 за I квартал 2016 г. Эта операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. следующим образом: – по строке 100 указывается дата 31.03.2016; – по строке 110 – 05.04.2016; – по строке 120 – 06.04.2016; – по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели. 2. Больничный за март был оплачен 5 апреля. Операция в разделе 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. будет отражена следующим образом: – по строке 100 указывается 05.04.2016; – по строке 110 – 05.04.2016; – по строке 120 – 30.04.2016; – по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Заполнение 6-НДФЛ в случае получения сотрудниками подарков и материальной помощи

Доходы, не превышающие 4000 рублей, полученные физическими лицами за налоговый период, например в виде подарков, материальной помощи (), НДФЛ не облагаются. У налогового агента в случае выплаты своим сотрудникам таких доходов в сумме, не превышающей установленный норматив, обязанности исчислить и удержать НДФЛ не возникает. Но данное обстоятельство не освобождает его от обязанности отразить указанные суммы не только в налоговом регистре, но и в 6-НДФЛ. Учитывая, что в течение года налоговый агент может неоднократно выплачивать своему работнику доходы, которые частично могут быть освобождены от налогообложения, такой учет позволит избежать ошибок при расчете суммы налога.

ПРИМЕР В феврале 2016 г. работнику была оказана материальная помощь в сумме 2000 руб. В мае 2016 г. этому же сотруднику вновь была оказана материальная помощь в сумме 10 000 руб. При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал выплаченная материальная помощь будет отражена: – по строке 020 – 2000 руб.; – по строке 030 – 2000 руб. При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие указанные выплаты будут отражены: – по строке 020 – 12 000 руб. (2000 + 10 000); – по строке 030 – 4000 руб.

При вручении подарков, стоимость которых превышает 4000 рублей, необходимо учитывать следующее.

При выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме (а подарок относится к такого рода доходам) удержание налога производится за счет любых доходов, выплачиваемых налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме ().

Учитывая подобного рода ограничения, на практике нередко бывает, что у бухгалтера нет возможности сразу в полном объеме удержать НДФЛ со стоимости подарка.

Следовательно, это нужно сделать при ближайшей денежной выплате. Если сумма налога так и не будет удержана в течение налогового периода (например, в случае увольнения работника), то в этом случае налоговый агент в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, обязан письменно сообщить об этом налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета, указав в уведомлении сумму дохода, с которого не удержан налог, и сумму неудержанного налога.

После подачи таких сведений обязанности организации как налогового агента закончатся. Обязанность по уплате налога в этом случае будет переложена на физическое лицо ( , ).

Елена Титова , эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, член Палаты налоговых консультантов

Совсем мало времени остается до окончания срока представления формы 6-НДФЛ за 2018 год. А значит, самое время освежить в памяти основные правила ее заполнения.

Порядок заполнения формы 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ состоит из следующих разделов:

Титульный лист (Стр. 001);
Раздел 1 «Обобщенные показатели»;
Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

В соответствии с правилами заполнения формы 6-НДФЛ, Расчет составляется нарастающим итогом за 1-ый квартал, полугодие, 9 месяцев и календарный год.

Общие требования по заполнению 6-НДФЛ

Чтобы снизить вероятность ошибки при заполнении 6-НДФЛ, необходимо обратиться к Инструкции по заполнению формы 6-НДФЛ, которую можно найти в приказе ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ . К общим требованиям по заполнению формы 6-НДФЛ, в частности, относятся:

заполнение текстовых и числовых полей Расчета слева направо, начиная с крайней левой ячейки;
проставление прочерков в незаполненных ячейках, при этом в незаполненных ячейках для суммовых показателей указывается ноль в крайней левой ячейке, остальные ячейки прочеркиваются;
запрет на двустороннюю печать Расчета на бумажном носителе;
использование чернил черного, фиолетового или синего цвета;
при подготовке Расчета на компьютере и последующей распечатке прочерки можно не ставить, при этом должен использоваться шрифт Courier New высотой 16 — 18 пунктов.

Как правильно заполнить форму 6-НДФЛ

Если заполнение титульного листа не вызывает особых трудностей, порядок заполнения Раздела 1 «Обобщенные показатели» может вызвать вопросы.

Если в течение года применялись разные налоговые ставки, то строки 010-050 заполняются отдельно для каждой налоговой ставки. При этом показатели приводятся суммарно по всем физическим лицам, к доходам которых применяется каждая конкретная ставка.

Строки 010-090 заполняются суммарно с начала года.

По строке 010 «Ставка налога, %» указывается применяемая в отчетном периоде ставка налога.

Строки 020-050 заполняются применительно к каждой конкретной ставке, указанной по строке 010.

По строке 020 «Сумма начисленного дохода» указывается сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода.

Если в налоговом периоде начислялись дивиденды, то их сумму налоговый агент отражает еще раз по строке 025 «В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов».

По строке 030 «Сумма налоговых вычетов» отражается сумма налоговых вычетов, которая уменьшает доход, подлежащий налогообложению. В этой строке отражаются, в частности, стандартные налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ , а также вычеты в размерах, предусмотренных ст. 217 НК РФ (например, вычет из стоимости подарков или материальной помощи). Полный перечень вычетов можно найти в приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ .

Сумма исчисленного НДФЛ отражается по строке 040 «Сумма исчисленного налога».

В строке 045 «В том числе сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов» нужно указать сумму НДФЛ с дивидендов, отраженных ранее по строке 025.

Если у организации или ИП трудится иностранец, который имеет патент и самостоятельно уплачивает НДФЛ, то налоговый агент может уменьшить исчисленный НДФЛ таких работников на сумму перечисленных ими фиксированных платежей по НДФЛ. Сумма, на которую налоговый агент уменьшает исчисленный НДФЛ, отражается по строке 050 «Сумма фиксированного авансового платежа».

По строке 060 «Количество физических лиц, получивших доход» налоговый агент должен указать общее количество физлиц, которые получили от него доход в налоговом периоде. Если в течение года одно и то же физическое лицо было уволено и вновь принято на работу, по строке 060 оно указывается только один раз.

По строке 070 «Сумма удержанного налога» отражается сумма НДФЛ, которая была удержана налоговым агентом.

По строке 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» отражается та сумма НДФЛ, которую налоговый агент не смог удержать из доходов физлица.

По строке 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом» нужно показать сумму НДФЛ, которая была возвращена налоговым агентом в соответствии со ст. 231 НК РФ .

Строки 060-090 заполняются суммарно по всем налоговым ставкам и обязательно на первой странице Раздела 1.

Как заполнить Раздел 2 формы 6-НДФЛ, мы рассматривали .

Как проверить правильность заполнения формы 6-НДФЛ

Для проверки правильности заполнения Расчета можно воспользоваться Контрольными соотношениями, подготовленными ФНС для внутреннего пользования (письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@ ).

Пример заполнения формы 6-НДФЛ

Несмотря на то что сама форма несколько изменилась (были внесены изменения в Титульный лист), общий принцип заполнения 6-НДФЛ остался прежним. Поэтому приведенный нами пример заполнения 6-НДФЛ в 2017 году актуален и сейчас.

Приведем пример заполнения Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 года. Данные для заполнения представим в таблице. Для упрощения предположим, что других начислений и выплат в 2017 г. не было. Все получатели дохода (15 человек) являются налоговыми резидентами РФ в целях НДФЛ.

Обращаем внимание, что сумма НДФЛ с заработной платы за июнь в размере 92 335 руб., которая будет удержана 05.07.2017 г., в Разделе 2 не отражается. Следовательно, между показателями строк 040 «Сумма исчисленного налога» и 070 «Сумма удержанного налога» Раздела 1 образуется разница в размере исчисленного, но неудержанного на 30.06.2017 НДФЛ.