Основным бланком, оформляемым при выдаче наличности из кассы компании, является расходный кассовый ордер (РКО). Его необходимо заполнять каждый раз, когда осуществляется расходование денег в ходе осуществления хозяйственной или иной деятельности. Порядок ведения операций по кассе разрешает не применять РКО только предпринимателям, ведущим учет в упрощенном варианте.

Вступивший с 2014 года нормативный акт определяет, что применять можно не только стандартную форму КО-02, но и разработанные с учетом нужд и особенностей деятельности собственные бланки.

Расходный ордер может составляться бухгалтером, в том числе главным, кассиром, руководителем фирмы (при отсутствии на предприятии бухгалтерии) или наемным специалистом, привлеченным по договору подряда. В этом случае все необходимые подписи проставляет директор организации.

Может использоваться бланк, приобретенный в типографии, а также заполненный с помощью специализированных программ. Расходник не должен содержать никаких исправлений, в противном случае он признается недействительным. Если же ошибка допущена, документ необходимо перевыпустить в правильном варианте.

Основание для расходования денег, за исключением зарплаты, служит заявление работника, подписанное директором фирмы с указанием направления расходования.

Выписанный бланк предъявляется кассиру, который принимает его, проверяет правильность заполнения, наличие всех необходимых подписей. Далее он фиксирует его в журнале регистрации.

Перед выдачей наличных должностное лицо должно затребовать у их получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним кассир в соответствующие графы вписывает реквизиты паспорта или иного документа. Затем работник кассы передает денежные средства их получателю, которому нужно их пересчитать и при правильности суммы расписаться в расходнике.

Важно! Если выдача денег осуществляется доверенному лицу, то вместе с паспортом проверяется и доверенность, после чего ее прикладывают к РКО.

Работникам зарплата может выдаваться по расчетно-платежным или платежным ведомостям. В этом случае при их закрытии также составляются расходные ордера на итоговые суммы. Затем документ передается кассиру, который на нем ставит штамп «Оплачено». Вместе с отчетом кассира в конце дня РКО сдается в бухгалтерию.

Обращаем внимание! Сотрудники, которым выдавались деньги на или на осуществление хозяйственных расходов должны отчитаться по по факту их расходования. Прием денег в кассу осуществляется на основании .

Расходный кассовый ордер образец заполнения

Рассмотрим образец заполнения РКО.

В верхней части документа пишется название фирмы и ее код согласно справочнику ОКПО. Если бланк относится к какому-либо определенному подразделению, то его название нужно указать ниже. В противном случае здесь ставится «-».

Справа от названия документа «Расходный кассовый ордер» записывается порядковый номер и дата его оформления. Последняя должна иметь вид ДД.ММ.ГГГГ.

В следующую таблицу вносятся данные бухгалтерского учета - корреспондирующие счета по дебету и кредиту, коды структурных подразделений и аналитического учета - если они используются на предприятии. Затем записывается сумма РКО цифрами. Поле «Код целевого назначения» должно заполняться только в том случае, если на фирме разработана и используется необходимая система кодирования.

В поле «Выдать» записываются полные Ф.И.О. человека, которому отпускаются денежные средства из кассы. Не допускается сюда вписывать название предприятия.

В поле «Основание» указываются причины, по которой производится выдача денег. К примеру «Зарплата», «Сдача в банк», «Суточные» и т. д.

В поле «Сумма» записывается сумма документа прописью.

В поле «Приложение » указываются наименования документов, на основании которых производится данная операция - заявление работника, платежная ведомость, квитанция и т. д.

Затем документ подписывается руководителем компании и главным бухгалтером, которые ставят свою личную подпись.

Важно! Ниже получатель денежных средств должен написать вручную получаемую сумму прописью и без сокращений, поставить дату получения и личную подпись. Затем указываются полные реквизиты документа, удостоверяющего личность - паспорта, загранпаспорта, военного билета и т. д.

Кассовый ордер подписывает работник кассы. Далее все расходные и приходные денежные операции заносятся в .

Нюансы

Если денежные средства выдаются юридическому лицу, то в поле «Выдать» указываются личные данные работника - представителя. В поле «Приложение» нужно записать реквизиты доверенности на получение денег, которая прикладывается к расходному ордеру.

При сдаче наличных средств в банк в поле «Выдать» нельзя писать «Сдача выручки», поскольку это противоречит порядку ведения кассовых операций. Там нужно указывать Ф.И.О. работника, который выполняет данное действие, он же расписывается в документе в получении денег.

Расходный кассовый ордер является первичным документом, который в обязательном порядке оформляется при выдаче из кассы. Расходник имеет унифицированную форму КО-2. Как правильно заполнить расходный кассовый ордер? Скачать бланк форма КО-2 можно в конце статьи. Предлагаем также вашему внимание пример оформления документа, скачать который можно по ссылке внизу статьи.

Расходный кассовый ордер форма КО-2

Документу присваивается индивидуальный номер согласно журналу регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, ставится дата заполнения бланка, которая равна дате выдачи денег из кассы.

Вверху формы пишется наименование организации и ее код ОКПО.

Далее нужно указать корреспондирующие счета бухгалтерского учета, которые участвуют в операции выдачи наличных средств. В графе «дебет» ставится номер счета в зависимости от назначения выдачи денег из кассы (счет 71 при выдаче средств подотчетному лицу, счет 70 - при выдаче зарплаты сотрудникам, счет 76 (60) - при оплате услуг, работ, ТМЦ сторонним организациям). Если по указанному счету ведется аналитический учет, то его также нужно указать в соответствующей графе бланка. В графе «кредит» пишем счет 50 «Касса».

В графе «сумма» – пишется выдаваемая сумма денежных средств цифрами.

Графы «код структурного подразделения» и «код целевого назначения» заполняются в том случае, если на предприятии есть соответствующие системы кодирования.

Под таблицей в строке «выдать» пишем ФИО лица, которому выдаются деньги по данному бланку ордера.

«Основание» – указываем содержание операции.

«Сумма» – прописью, с большой буквы пишется выдаваемая сумма, оставшееся пустое место заполняется прочерком, копейки цифрами.

В «Приложении» к бланку ордера указываются документы, прилагаемые к бланку расходного кассового ордера и служащие обоснованием выдачи наличных.

Подписывает расходник главный бухгалтер, руководитель предприятия. Скачать образец заполнения ордера можно ниже.

Теперь на основании заполненного таким образом бланка формы КО-2 можно выдать деньги из кассы. После чего сотрудник компании либо представитель сторонней организации, получивший деньги, должен подтвердить факт выдачи суммы, для этого он заполняет строки «получил», «дата», «подпись».

В строке «по» пишутся реквизиты документов, которые подтверждают его личность (например, паспорт).

Внизу расходного кассового ордера КО-2 кассир, выдавший деньги, ставит свою подпись.

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Расходный кассовый ордер (РКО) используется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы организации.

Выдача наличных денег по данным ордерам может производиться только в день их составления.

При составлении РКО ему присваивается очередной порядковый номер и до передачи в кассу он регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Унифицированная форма № КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить форму КО-2

Расходный кассовый ордер выписывается бухгалтером в одном экземпляре. Его подписывает руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченное лицо).

Обратите внимание! В случае, когда к ордеру прилагается документ (заявление, счет и т.п.), имеющий разрешительную надпись руководителя, его подпись на расходном ордере не ставится.

При получении расходного ордера кассир обязан проверить:
- наличие подписи главного бухгалтера и руководителя;
- правильность оформления полученных документов;
- наличие прилагаемых документов.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Начиная с 2012 года проверкой соблюдения кассовой дисциплины занимаются налоговые службы. Как показывает практика, наличие нужных документов и их правильное оформление - залог успешных проверок. К денежным документам относится и расходный кассовый ордер. Помимо того, что он фиксирует выдачу денежных средств из кассы, РКО дополнительно является связующим звеном бухгалтерских проводок. Приведём образец правильного заполнения расходного кассового ордера и расскажем о нюансах его использования.

РКО - бланк для выдачи денег из кассы

В 2017 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту - РКО) обязаны только юридические лица (в т. ч. и ИП, если на него открыто юридическое лицо).

ИП без оформления юридического лица не обязаны заполнять бланки РКО, ПКО и вести кассовую книгу (такая привилегия введена с 01.06.2014).

Расходный кассовый ордер в законодательстве РФ называется так:

«Унифицированная форма № КО-2.
Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88»

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель).

Особенности работы с наличными у ИП

На документе ставятся подписи трёх сотрудников: руководителя, главного бухгалтера и кассира. В некоторых организациях (ИП) должности могут совмещаться, например, руководитель может исполнять обязанности главного бухгалтера, бухгалтер исполнять обязанности кассира. В таком случае подписи ставятся согласно выполняемым обязанностям: главный бухгалтер расписывается и за себя, и за кассира; директор расписывается и за себя, и за главного бухгалтера (кассира).

Кассир при выдаче денег из кассы должен следовать пунктам инструкции. Перечислим моменты, на которые стоит обратить внимание:

• Кассир не имеет права выдать деньги без предварительных подписей директора и главного бухгалтера.
• Кассир обязан сверить документ (паспорт) лица, получающего деньги, с данными в «расходнике».
• Обязательно проверяется весь комплект документов, перечисленный в РКО.
• Стоит убедиться, что получатель денег внимательно пересчитал полученную наличность в присутствии кассира.

Только теперь кассир со спокойной совестью может поставить свою подпись в РКО о выдаче денег.

Если деньги из кассы выдаются по доверенности, то кассир обязан приложить к РКО заверенную копию доверенности.

РКО выписывается бухгалтерией в единственном экземпляре. Регистрация выданных РКО производится в специально журнале (форма КО-3).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов обязателен для всех юридических лиц.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере

Проставлять печать (штамп) на РКО не нужно . Графы «Основание» и «Приложение» в заполненном бланке КО-2 подразумевают наличие документов с печатями. Таким образом, бланк РКО имеет полную юридическую силу без печати.

Учимся заполнять РКО: алгоритм для бухгалтера (таблица)

Поле	Что содержит
«Организация»	Наименование организации, оформившей РКО.
«Номер документа»	Порядковый номер расходного кассового ордера. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация.
«Дата составления»	Дата оформления расходного кассового ордера.
«Код структурного подразделения»	Код подразделения, из которого расходуются денежные средства. Имеет смысл заполнять это поле, если указано структурное подразделение.
«Корреспондирующий счёт, субсчет»	Дебетовый счёт бухгалтерской операции, формируемой на основании расходного ордера.
«Код аналитического учёта»	Объект аналитического учёта корреспондирующего счёта.
«Кредит»	Счёт по кредиту бухгалтерской операции, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счёт 50 - «Касса».
«Сумма, руб. коп.»	Расходуемая из кассы сумма цифрами.
«Выдать»	Лицо (Ф. И. О. полностью), которому выдаются наличные денежные средства.
«Основание»	Назначение использования выдаваемых денежных средств, например, на выплату зарплаты.
«Сумма»	Указывается с начала строки с заглавной буквы сумма выдачи прописью в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если сумма расхода номинирована в валюте «рубль» заменяется на наименование валюты.
«Приложение»	Перечень прилагаемых документов с указанием их реквизитов.
«Получил»	Сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняет лицо, получившее денежные средства по расходному кассовому ордеру. Сумма указывается с начала строки с заглавной буквы прописью в рублях и копейках.
«По»	Наименование, номер, дата и место выдачи удостоверяющего личность получателя документа.

Примеры заполнения РКО организацией

Выдача денег под отчёт

Выдача денежных средств под отчёт из кассы с оформлением РКО делается согласно правилам:

1. Выдавать деньги под отчёт сотруднику (либо другому лицу) только в случае полного отчёта по ранее взятым из кассы средствам;
2. Обязательное наличие заявления от подотчётного лица на выдачу денег на неотложные нужды, где сумма должна быть указана цифрами и прописью. Это заявление впоследствии прикладывается к РКО.

Выплата заработной платы из кассы предприятия

При выдаче заработной платы стоит придерживаться простой инструкции:

• предварительная подготовка необходимой денежной суммы и расчётной ведомости;
• перед выдачей денег сотрудник обязан расписаться в расчётной ведомости;
• подсчёт кассиром в присутствии сотрудника нужной суммы;
• выдача денег сотруднику;
• обязательная фиксация в расчётной ведомости выданной и депонированной сумм (при её наличии);
• выданная сумма отражается в бланке РКО (оформляется один на всю расчётную ведомость);
• все кассовые документы скрепляются и хранятся вместе.

Ошибки в РКО, как и в других кассовых документах, недопустимы. Исправление ошибок допускается только в виде правильно переделанного бланка КО-2.

Если ошибка замечена слишком поздно, и исправить её не представляется возможным (например, перепутан порядковый номер РКО), то вся надежда на срок исковой давности (3 года).

Можно ли править РКО

Перечислим типовые нарушения в оформлении РКО:

• выдача денег из кассы без должных подписей в бланке РКО (штраф 2–3 тыс. за каждый выявленный факт);
• незаверенная копия доверенности либо её отсутствие (штраф 2–3 тыс. на должностное лицо).

Если выявленный факт ошибки повлёк за собой снижение налоговой базы, то на виновное лицо выписывается штраф от 10 тыс. рублей.

Статья 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях и статья 120 Налогового кодекса РФ.

Актуально в 2016 году.

Образцы заполнения бланков РКО

При выплате заработной платы группе сотрудников оформляется один бланк РКО. В случае когда основание получения отличается у разных сотрудников, целесообразнее оформить разные РКО.

Организация работающая с наличными денежными средствами обязана документировать данные операции, как при приеме денег, так и при выдаче. Основанием для выдачи денег является расходный кассовый ордер, оформляемый по унифицированному бланку формы № КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России. Документ составляется в одном экземпляре бухгалтером-кассиром или ответственным на это действие лицом. Рассмотрим образец заполнения расходного кассового ордера.

Заполнение ордера начинается с указания наименования организации выдающей денежные средства и его структурного подразделения, если такое имеется. Код по ОКУД берется из справки статистики. Номер документа ставится в соответствии с очередным порядковым номером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, установленная форма документа КО-3. С начала каждого года нумерация документов в журнале начинается с нуля и производится по порядку.

«Расходник» составляется тем же днем, когда была произведена выдача наличных денежных средств с указанием соответствующей даты. Указывается арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ, например, если деньги выданы 7 сентября 2015 года, записывается как 07.09.2015.

Заполнение строки Дебет и Кредит

Данная строка заполняется бухгалтером, ответственным за ведение первичных кассовых документов. При наличии отдельного структурного подразделения указывается его код, если денежные средства списывается с их кассы (например, в случае конкретной торговой точки или магазина). Если такого подразделения нет ставится прочерк.

В графе Дебет ставится номер корреспондирующего счета, а при необходимости указывается субсчет. По дебету отражается основание выдачи денег из кассы организации. При наличии кодов аналитического учета в организации указывается его код, если нет – ставится прочерк. Например, в случае выдачи разницы, возникшей в результате перерасхода денег подотчетным лицом согласно , ставится Д71 счета, а в случае оплаты поставщику Д60.

В графе «Кредит» отражается номер корреспондирующего счета указывается факт выдачи денежных средств из кассы, по кредиту которого они выдаются, например, указывается К50 счета (касса), а при необходимости указывается субсчет.

В графе “Сумма” записывается точная сумма цифрами, которую выдают из кассы, например, 2500-00 означает выдачу 2500 рублей 00 копеек. При наличии системы кодирования указывается код назначения хозяйственной операции, в соответствии с которой выдавались деньги.

В графе «Выдать» указывается в дательном ФИО лица, которому выдаются из кассы денежные средства. Строка «Основание» содержит финансовую операцию, к примеру, «на хозяйственный нужды». Графа сумма заполняется также, как и в приходном кассовом ордере – начинается запись с заглавной буквы и пишется сумма рублей прописью, а копейки цифрами по окончании записи до конца поля ставится прочерк. Например, выдали «Сорок пять тысяч рублей 00 копеек».

В графе «Приложение» необходимо перечислить первичные или иные документы, которые служат основанием для выдачи денег из кассы предприятия. При выдачи денег сотруднику сторонней организации он должен предоставить доверенность на право совершения им подобных операций, ее как приложение прикрепляют к расходнику.

Оформленный РКО проходит регистрацию в журнале кассовых документов КО-3.Подписывается главным бухгалтером или уполномоченным на это действие лицом и руководителем организации. Если на подтверждающих проведение данной операции присутствует разрешающая резолюция руководителя, то на расходном ордере его подпись не обязательна. После бланк передается кассиру для проверки правки правильность составления документа.

Графа «Получил» заполняется лицом, получающим деньги из кассы организации. В этой строке необходимо указать точную получаемую сумму, по такому же принципу, как заполняли выше строчку «Сумма». В конце документа гражданин расписывается в получении средств и ставит текущую дату.

При выдаче денежных средств отдельному лицу, кассиру необходимо сверить его личность с документов удостоверяющим личность гражданина (паспорт или иной официальный документ на котором присутствует фотография и подпись владельца). В графе «По» указывается серия, номер, место и дата выдачи, и кем был выдан предъявляемый удостоверяющий документ.

Документ удостоверяющий личность указывается в любом случае, как для работника своей организации, так и для сторонней, в данном случае исключений нет.

После выдачи денег по РКО кассир указывает в бланке свое ФИО и ставит подпись, подтверждая выдачу средств. На приложенных к РКО документах кассир ставит штамп (или надпись «Оплачено») с указанием на них даты совершения операции.

Похожие статьи