Ревизия на предприятии. Этапы проведения ревизии

Ревизия – это процедура, которая необходима предприятию с целью проверки фактического наличия денежных средств и имущества.

Кроме того, ревизии подвергаются даже долги компании. Поэтому к данному процессу следует подходить очень грамотно и ответственно.

Особенно это касается заполнения итогового документа – ревизионного акта.

Чем отличается ревизия от инвентаризации?

Считается, что ревизия и инвентаризация – это разные процессы, один из которых (ревизия) проводится внезапно, а другой (инвентаризация) – планово.

Однако как может проводиться планово проверка в случае наступления форс-мажорных обстоятельств, например, в виде пожара или наводнения? А ведь именно в таких случаях назначается инвентаризация, т.е. внезапно и по факту обнаружения неблагоприятных последствий.

Но, тем не менее, это действительно разные процессы. И разница в них заключена не в плановости или во внезапности, а в цели:

проводится, чтобы выявить фактический остаток активов компании или ее долгов на определенную дату;
ревизия – для того, чтобы выявить правильность соблюдения ответственным лицом требований предприятия по хранению и учету активов, документов и обязательств. Данная проверка проводится в любое время, которое утверждено локальным нормативным актом. А вот для проведения инвентаризации есть свои условия, которые закреплены в законах РФ.

Так, федеральный закон от 06.12.11г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в тексте далее – закон №402-ФЗ) в своей статье 11 указывает, что условия проведения инвентаризации утверждаются самой организацией (предпринимателем):

все сроки, необходимость (случаи) и порядок проведения проверки;
документальное оформление ее результатов;
перечень тех объектов (имущества, нематериальных активов, товаров, материалов, денег, долгов и т.д.), которые подлежат инвентаризации.

Исключение составляют случаи проведения обязательной инвентаризации, которые закреплены действующим законодательством РФ. К таким случаям согласно приказу Минфина РФ №34н, утвержденного 29.07.98 г., относятся:

передача активов в аренду, при их выкупе или продаже, в случае преобразования муниципального или государственного предприятия унитарного типа;
в случае, когда происходит смена лиц, на которых возложена ;
при обнаружении фактов злоупотребления сотрудником своего положения, кражи либо порчи имущества;
в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, причиной которых стали экстремальные условия. Например, при пожарах, наводнениях и иных стихийных бедствиях;
при проведении либо компании;
перед началом составления бухгалтерской отчетности за год. Исключение составляет то имущество, по которому ревизия была 1 октября года, за который составляется отчет, или позже этой даты, но до 31 декабря этого года;
и в иных случаях, которые могут быть дополнительно предусмотрены действующим российским законодательством.

А вот о ревизии в нормативных актах ничего не сказано. Поэтому руководитель компании самостоятельно назначает условия и порядок ее проведения, помня, что ревизия проводится :

в том же порядке, что и инвентаризация;
также при наличии комиссии.

Единственное, задачей ревизии будет проверка не столько объектов, сколько тех, кто ответственен за сохранность этих объектов. Однако при этом конечная цель и ревизии, и инвентаризации одинакова – это выявление фактического наличия проверяемых активов и долгов, и сопоставление полученных в ходе проверки результатов с данными бухучета, которые содержатся в соответствующих . И выполнить это сравнение возможно только при условии правильного оформления ревизионного (инвентаризационного) акта. Таким образом, ревизию справедливо считать составляющим элементом инвентаризации.

Акт ревизии: что это такое и каким он бывает

Акт ревизии – первичный документ. Необходимость его составления продиктована целью самого процесса проверки – сопоставление и выявление реального количества имущества и обязательств компании. Поэтому ревизионный акт представляет собой , в котором на определенную дату выводится фактический остаток проверяемых объектов.

На его основе:

корректируется остаток активов и обязательств в бухучете по соответствующим счетам;
ставятся на учет выявленные в ходе проверки излишние активы или долги;
признается внереализационный налогооблагаемый доход;
или отражаются расходы в виде, например, недостачи, которые уменьшают .

Только при наличии акта ревизии можно отразить все вышеозначенные процессы. Без этого документа признать, например, недостачу и провести ее списание, в том числе и за счет материально-ответственного лица, невозможно.

Исходя из того, что ревизии подвергаются обязательства и имущество компании, ревизионный акт будет иметь свои особенности в зависимости от проверяемого объекта. В связи с этим можно сказать, что:

на каждый вид активов существует свой ревизионный акт;
либо действует единая форма, которая максимально обезличена по строкам и графам. И конкретика в такую форму вносится с учетом того, какой объект подвергается ревизии.

Таким образом, предприятие может, как самостоятельно разработать форму, так и воспользоваться уже имеющимися образцами актов.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Унифицированная или свободная форма. Какой воспользоваться?

Со вступлением в силу в 2012 году закона о бухучете №402-ФЗ требование о работе только с унифицированными формами документов осталось действительным только для тех документов, которые составляются для целей, не регулируемых указанным законом.

В связи с этим у предприятий появилась возможность самостоятельно разрабатывать или продолжать пользоваться прежними бланками.

В основном предприятия оставили старые формы. Действительно, зачем разрабатывать их, когда в них достаточно только внести специфические изменения, отражающие особенности хозяйственной деятельности компании, чтобы эти документы стали удобны?!

Таким образом, закон №402-ФЗ разрешил :

пользоваться актами инвентаризации, какие разработаны Госкомстатом РФ и им утверждены в Постановлении №88 от 18.08.98 г. Они отлично подходят и для целей ревизии;
либо самостоятельно подготовить их, руководствуясь положениями статьи 9 закона о бухучете.

Согласно данной статье любой первичный документ должен содержать в себе следующие обязательные графы:

название самого документа – например, «Акт ревизии»;
полная дата его составления, в которую входит не только число и месяц, но и год;
название компании, от лица которой составляется документ;
содержание той операции или того факта деятельности, который послужил основанием для подготовки документа;
денежное и (или) натуральное измерение операции (факта), включая указание единиц, в которых производится измерение;
название должности того лица или лиц, которые ответственны и совершили ту операцию, по которой составляется документ, и (или) ответственны за подготовку самого документа;
подписи указанных лиц с расшифровкой реквизитов, которые позволяют этих лиц идентифицировать (Ф.И.О, ИНН, и иное).

Еще одним обязательным реквизитом именно для ревизионного акта является основание проведения самой проверки , т.е. в документе необходимо отразить одноименную графу, в которую вписывается приказ (распоряжение или указ) по ревизии.

Разработанная своими силами форма должна быть закреплена в Учетной политике компании (приказом предпринимателя). Это касается и решения о применении старых форм (унифицированных).

Общие правила составления

Для проведения ревизии всегда назначается приказом комиссия , в которую входит председатель и рядовые члены комиссии, а также материально-ответственное лицо, чей участок работы будет проверяться.

Составлять акт будет то лицо, на которое такая обязанность возложена приказом по ревизии . При этом на практике очень часто встречается то, что материально-ответственное лицо параллельно ведет учет результатов проверки.

Подписывается ревизионный акт всеми участниками проверки, по окончании которой он отправляется на сверку в бухгалтерию. По итогам данной проверки в акте делается отметка о наличии или отсутствии разногласий. В случае выявления разницы между ревизионными данными и данными бухгалтерского учета, в самом акте или в виде приложения к нему будет изложено о величине возникшего отклонения и его характер (недостача или излишки). Наличие такого заключения служит основанием для дальнейшего расследования (в случае недостачи) или для последующего признания без расследования факта отклонения (в случае излишек).

Акт ревизии составляется сразу в двух идентичных экземплярах, один из которых передается комиссией, проводившей проверку, в бухгалтерию, а другой остается на руках материально-ответственного лица. При этом все экземпляры документа подписываются всеми участниками проверки.

Номер акта ставится с учетом принятой на предприятии нумерации:

либо каждый раз новая нумерация с нового года;
или непрерывная с учетом номера последнего ревизионного акта.

Составляется акт от руки. При этом допускается, что отдельные его графы заполняются на компьютере. Датой его составления является дата начала ревизии.

В случае, если ревизия предусматривает не один день проверки , тогда в документе должно быть отражено одновременно:

дата составления, которая соответствует началу ревизии;
дата начала и окончания ревизии – это указывается, как правило, в отдельной строке.

Кроме того, в зависимости от вида проверяемого актива, содержание акта ревизии будет существенно различаться.

Нюансы составления и содержания

Если проводится проверка наличия денежных средств и документов в , то в акте ревизии находят обязательное отражение следующие факты:

указывается дата, на которую выводится остаток денежных средств и денежных документов;
дается расписка прямо в тексте или дополнительно к акту (если не предусмотрено его формой) о том, что к моменту начала ревизии все деньги, денежные документы и иные ценности, которые поступили под ответственность кассира, приняты им к учету, а те, которые выбыли – списаны. Кроме того, в расписке указывается, что все кассовые и документы на момент проведения ревизии переданы в бухгалтерию компании. Данная расписка составляется материально-ответственным лицом;
указываются в акте также последние №№ приходных и расходных кассовых ордеров;
проверке подвергаются не только деньги, но и денежные документы (путевки, проездные билеты и т.д.);
всё фактическое количество денег и денежных документов выводится в рублях и копейках по видам указанных ценностей.

Если проводится ревизия товарно-материальных ценностей (материалов, товаров, запчастей, сырья и т.п. активов), то в акте должны быть обязательно отражены следующие сведения:

какие ценности подвергаются проверке – находящиеся в пути; отгруженные; принятые на ответственное хранение, или принадлежащие и фактически находящиеся в компании. Каждый вид этих активов должен оформляться своим, отдельным ревизионным актом. Такое разделение позволяет в точности выявить фактический остаток активов на предприятии;
ревизия может затянуться не на один день, поэтому в акте указывается дата ее начала и окончания;
материально-ответственное лицо должно перед началом проверки в самом акте или в приложении к нему дать расписку о том, что товарно-материальные активы (по тексту далее – ТМЦ) все оприходованы, а выбывшие – списаны; что все документы, подтверждающие приходно-расходные операции по активам сданы в бухгалтерию;
все ТМЦ в акте отражаются с указанием номенклатурных номеров; используемых единиц измерения; с указанием инвентарного номера и заводского (при наличии);
обязательно отражается фактическое наличие и общая стоимость остатка активов, включая цену за единицу. Эти стоимостные данные можно получить в бухгалтерии, либо бухгалтерия сама проставит их в акте;
итог по ревизии выводится по стоимости, по количеству отраженных в акте порядковых номеров и по количеству фактических единиц активов.

Если проверяется наличие документов , то такая проверка может касаться:

документов, которые подлежат уничтожению в связи с истечение их срока хранения;
документов, которые сдаются в архив на долговременное хранение, например, по оплате труда сотрудников, и т.д.

Таким образом, на каждый случай проведения проверки составляется свой акт, в котором указывается наименование документов, их номера, период их составления. При наличии серий и иных подобных идентифицирующих показателей в акте указывают и их. При этом в акте обязательно указываются по отдельным строчкам виды проверяемых документов. Например, выставленные и полученные отдельно, отдельно и т.д. Если проверка касается бланков строгой отчетности, то обязательно отражается в акте их учетная стоимость (номинальная).

Проверка достоверности бухгалтерского учета называется аудитом. Она может проводиться:

по желанию собственника компании;
или обязательно исходя из требований законодательства РФ.

Аудит может быть сплошным или проводиться по отдельным учетным участкам. Его исполнителем является специализированная компания, которая имеет право на основании закона №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» заниматься этой деятельностью. При составлении заключения об аудиторской проверке руководствуются требованиями соответствующих стандартов.

Проверка обычно осуществляется:

по текущим долгам – в виде , который, как правило, составляется по окончании каждого квартала или даже раньше;
по просроченным долгам проводится более тщательная проверка, которая начинается с выяснения срока задолженности. Необходимость такой проверки обусловлена либо попыткой взыскания через суд долгов, либо их списанием. Для этой цели составляется акт, в котором указываются реквизиты должника, номера документов, подтверждающих его долги, суммы задолженности и сроки оплаты, которые уже прошли. На основании этого акта далее оформляются акты сверки, которые рассылаются должникам.

Сама ревизия проводится и по документам, и по счетам бухгалтерского учета. Это позволяет выявить точную величину задолженности, которая числится по данным компании-кредитора.

При проведении ревизии в магазине акт может составляться:

отдельно на товары, которые находятся в торговых залах и в складских помещениях. При этом обязательно указывается место нахождения товаров;
либо в акт по соответствующим позициям добавляется количество товаров, которые находятся в торговом зале.

Но удобнее составлять отдельные документы.

Правила и порядок проверки кассы предприятия рассмотрены в следующем видеосюжете:

К основным правилам проведения ревизии относятся внезапность,

активность, непрерывность, обоснованность, гласность.

1. Внезапность. Ревизор должен применять неожиданные для

контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Важнейшим

условием достижения внезапности ревизии является неразглашение этапов ее

подготовки и начала.

2. Активность. Ревизор должен проявлять инициативу в поиске приемов и

средств проверки, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки,

так как медлительность в ревизии может позволить скрыть нарушения,

например, оформить недостающие документы, завезти и вывезти ценности,

оприходовать неучтенные ценности. Однако ревизору не нужно проявлять

опрометчивость и делать поспешные выводы.

3. Непрерывность. Начатые ревизионные действия должны вестись

активно и непрерывно до полного объяснения обнаруженных фактов,

возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е.

до выполнения намеченных в программе ревизии заданий.

4. Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии должны быть

документально обоснованы, что предполагает дополнительную проверку любого

факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание. Ревизору

нельзя игнорировать просьбы заинтересованных лиц о выполнении каких-либо

ревизионных действий, в результате которых могут быть установлены важные

обстоятельства, например, данные, оправдывающие заинтересованных лиц.

Необъективность ревизии приводит к тому, что отдельные нарушения так и

остаются до конца не выясненными. Несоблюдение правила обоснованности

является причиной повторных и дополнительных ревизий, бухгалтерских

экспертиз, возврата материалов ревизии следственными органами.

5. Гласность. Ревизоры с момента начала ревизии оповещают работников

организации о ее начале, объявляют о месте и времени приема лиц, желающих

переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты

ревизии обсуждаются с руководством обревизованной организации, затем о них

информируют непосредственного заказчика данной работы (собственника,

руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии

способствует устранению любой ошибки, допущенной ревизующими, и

ориентирует их на объективную оценку материалов.

Виды ревизии

В теории и практике контрольно-ревизионной деятельности различают

несколько видов ревизий, которые принято классифицировать по определенным

признакам:

1. По субъекту контроля:

1) ревизии государственных органов;

2) внутрихозяйственные ревизии;

3) ревизии, проводимые аудиторскими фирмами.

2. По организационному признаку:

1) плановые ревизии проводятся в соответствии с планом ревизионной работы

вышестоящей организации или органа управления, но не реже одного раза в год;

2) внеплановые ревизии и проверки проводятся в сроки не предусмотренные

планом (например, при ухудшении результатов работы по основным

производственным и финансовым показателям, при замене руководителя или

главного бухгалтера организации, по требованию правоохранительных органов).

3. По объему проверки документооборота и записей в регистрах

бухгалтерского учета ревизии делятся на:

1) сплошные ревизии, при которых изучаются все документы и регистры

бухгалтерского учета, где отражена производственная и финансовая

деятельность организации. Сплошные ревизии могут применяться не только в

целом по операциям хозяйственной деятельности организации, но и по

отдельным однородным операциям (кассовым, банковским счетам, расчетам с

поставщиками и заказчиками и т.д.). Как правило, к сплошным ревизиям

прибегают в случаях установления хищений и злоупотреблений, такие ревизии

из-за затрат на них большого количества времени проводятся сравнительно

2) выборочные ревизии, при которых исследованию подвергается часть

хозяйственных операций, документов и регистров бухгалтерского учета. При

этом некоторые хозяйственные операции проверяются не за весь ревизуемый

период, а лишь за отдельные отрезки времени. При подготовке и проведении

таких ревизий очень важно правильно выбрать отрезок времени, за который

нужно осуществлять проверку соответствующих документов и операций, а

также определить их количество. Это полностью зависит от квалификации и

опыта ревизора;

3) полные ревизии предусматривают проверку всей хозяйственной

деятельности организации;

4) частичные ревизии предусматривают проверку лишь отдельных областей

деятельности или отдельных видов хозяйственных операций организации

(ревизия товарно-материальных ценностей);

5) комбинированные ревизии представляют собой сочетание видов ревизий по

объему проверки.

4. По кругу вопросов, подлежащих проверке:

1) тематические ревизии предусматривают проверку ряда организаций по

отдельным специальным вопросам или проверку состояния отдельных участков

деятельности организации. Цель тематической ревизии – получить общую

характеристику состояния дел по данному вопросу;

2) при сквозной ревизии проверяется деятельность головной организации и

входящих в ее состав подразделений. Цель сквозной ревизии – наряду с

проверкой финансово-экономической деятельности подразделений организации

установить качество управления их деятельностью. Сквозные ревизии весьма

трудоемкие и применяются в исключительных случаях, когда имеются данные о

недостаточном уровне руководства деятельностью подразделений организации

со стороны вышестоящего органа управления;

3) комплексные ревизии обычно проводят бригады, в которые кроме

бухгалтера-ревизора входят работники планового отдела, отдела кадров и другие

специалисты. Цель комплексных ревизий – объективная, полная и правильная

проверка всех участков деятельности организации, так как одновременно с

проверкой финансово-хозяйственной деятельности проводится контроль

организации и технологии производства, изучение технической, социальной и

других сторон деятельности ревизуемого объекта.

4) некомплексные ревизии проводятся обычно одним ревизором путем

проверки хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерской

документации, учетных регистров и отчетности.

5. По способу контроля за результатами ревизионной работы:

1) дополнительные ревизии проводятся, когда имеются данные о том, что при

проведении плановой ревизии не полностью вскрыты факты нарушений

финансово-хозяйственной деятельности организации;

2) повторные ревизии проводятся другими ревизорами в случаях

некачественного проведения первичной ревизии, аргументированных

возражений ревизуемых должностных лиц и в некоторых других случаях.

Проведение ревизии - это последовательный процесс, который начинается с подготовки к проведению и заканчивается проверкой устранения нарушений и недостатков, выявленных во время предыдущей ревизии.

Ревизионная работа состоит из следующих этапов;

1) подготовка к проведению ревизии;

2) проведение ревизии в соответствии с программой;

3) подготовка и оформление результатов ревизии;

4) реализация материалов ревизии;

5) контроль за выполнением решений по результатам ревизии.

1 этап. В соответствии со сроками, предусмотренными планом, руководитель ревизующего органа заблаговременно (за 3- 5 дней до начала ревизии) назначает приказом комплексную или не комплексную ревизию деятельности предприятия. На проведение каждой ревизии выдается удостоверение, в котором указываются наименование органа, выдавшего удостоверение, фамилия, имя, отчество проверяющего, его должность, цель проверки и сроки ее проведения.

На основании задач, поставленных перед ревизией, и изучения материалов, характеризующих хозяйственно-финансовую деятельность проверяемого предприятия, руководитель ревизионной группы (ревизор) составляет программу ревизии . Программа включает перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период, за который должна быть проведена ревизия, и используемые способы и приемы контроля.

Руководитель ревизионной группы должен ознакомить всех ее членов с содержанием программы и распределить задания между ними. На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы (графики) проведения ревизии порученных им участков деятельности предприятия, которые утверждаются руководителем ревизионной группы.

В рабочем плане указываются перечень работ, подлежащих выполнению во время поведения ревизии, сроки их выполнения и способ проверки. После приезда на ревизуемое предприятие и ознакомления с конкретными условиями работы в рабочий план могут быть внесены соответствующие дополнения и изменения.

2 этап. По прибытии на ревизуемое предприятие руководитель ревизионной группы (ревизор) предъявляет руководителю этого предприятия приказ или распоряжение о проведении ревизии. Ревизия начинается с проверки кассовой наличности (инвентаризация кассы). Далее осуществляется проведение ревизии в соответствии с программой.

3 этап. По результатам ревизии, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства в сфере экономики, составляется акт. Если нарушений нет – составляется справка.

В случае, если выявленное нарушение или злоупотребление может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющим до окончания ревизии составляется отдельный промежуточный акт.

Акт составляется руководителем ревизионной группы. В нем излагаются результаты изучения всех вопросов, которые были поставлены в программе ревизии.

Акт состоит из вступительной (общей) и результативной (исследовательской) частей. Во вступительной части указываются:

полное наименование документа (акта), дата и место его составления;

основание для проведения ревизии (дата и № приказа о назначении ревизии, название организации, издавшей приказ), ее начало и окончание;

состав ревизионной группы (должность, фамилия, имя, отчество каждого лица, осуществлявшего ревизию);

наименование ревизуемого предприятия (объединения) и период производственной и хозяйственно-финансовой деятельности, за который проводилась ревизия;

фамилии и инициалы должностных лиц ревизуемого предприятия, ответственных за его производственную и финансово-хозяйственную деятельность.

сведения о предыдущей ревизии (кем проведена и за какой период деятельности предприятия). Это позволяет установить преемственность ревизии, т. е. не был ли пропущен без контроля какой-либо период в деятельности ревизуемого предприятия.

способы документальной проверки, какие операции (кассовые, банковские, расчеты с подотчетными лицами и т.д.) проверены сплошным способом, а какие - выборочным.

Заканчивается вступительная часть акта стереотипной фразой: "Настоящей ревизией установлено следующее...", после чего следует изложение результативной части.

Результативная (исследовательская) часть акта ревизии представляет собой систематизированный перечень выявленных нарушений, недостатков и злоупотреблений в процессе производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия (объединении) или организации. Эта часть акта состоит из отдельных разделов, соответствующих числу тем программы ревизии. Построение результативной части акта ревизии строго не регламентируется.

Каждая ревизия - это отдельное самостоятельное исследование ревизора (или группы ревизоров). В акте ревизии излагаются результаты этого исследования. Следовательно, построение и содержание акта зависят от результатов ревизии, поэтому дать какие-то конкретные рекомендации о его содержании для всех случаев и всех предприятий (организаций) невозможно.

Руководитель ревизионной группы, составив акт ревизии, до его перепечатки обязан ознакомить с ним руководителя предприятия и главного бухгалтера. Все замечания или возражения должны быть тщательно проверены ревизором, в случае необходимости вносятся изменения, дополнения или уточнения в черновой вариант акта. Акт или справка подписываются ревизором, руководителем и главным бухгалтером проверяемого предприятия.

4 этап. Завершающим этапом ревизии является реализация ее материалов. Основными формами такой реализации являются:

· устранение недостатков по мере их выявления в ходе ревизии;

· обсуждение результатов ревизии на ревизуемом предприятии (объединении);

· передача дел в судебно-следственные органы;

· принятие вышестоящей организацией по результатам ревизии решения в виде письма, распоряжения или приказа.

5 этап. Эффективность ревизии зависит не только от качества ее проведения, но и от организации контроля за выполнением решения, принятого по ее результатам.

В практической работе применяются различные способы контроля за выполнением решения по результатам ревизии. К ним относятся:

· получение письменных отчетов о выполнении предложений по итогам ревизии или оперативной информации посредством технических средств связи (телефонной, телефакса и др.);

· проверка выполнения решения, принятого по результатам ревизии, по данным отчетности и другим материалам, представляемым в ревизующий орган;

· вызов руководителя и специалистов предприятия с отчетом о выполнении решения, принятого по материалам ревизии;

· проверка на месте, осуществляемая работниками ревизующей организации;

· проверка в ходе следующей ревизии и отражение ее результатов в основном акте ревизии.

Тема 1.4Планирование, учет и отчетность контрольно-ревизионной работы

Контрольно-ревизионная служба составляет перспективные и текущие планы, которые различаются продолжительностью планируемого периода.

Перспективные планы составляются на три - пять лет и более. Они включают в себя мероприятия по организации контрольно-ревизионной работы, ее совершенствованию, по внедрению передовых форм и методов хозяйственного контроля, по разработке нормативно-справочных материалов, по подготовке и повышению квалификации кадров контрольно-ревизионного аппарата.

Текущие планы составляют на предстоящий календарный год. Они отличаются большей детализацией и включают в себя перечень работ, связанных непосредственно с осуществлением контрольных функций. Годовой план контрольно-ревизионной работы состоит из 2 разделов: документальные ревизии и тематические проверки.

В годовом плане обычно указывают: наименование и местонахождение ревизуемых предприятий; сведения о предыдущей ревизии по каждому предприятию (когда, за какой срок и кем она проводилась); ревизуемый период; вид ревизии; срок проведения ревизии; продолжительность ревизии (в днях); исполнителей.

К годовому плану обычно прилагаются график отпусков, список работников, направляемых на курсы повышения квалификации, и планы проведения совещаний, семинаров и др.

При планировании контрольно-ревизионной работы следует предусмотреть равномерную загрузку работников ревизионного аппарата. В среднем на одного ревизора планируется около 8 ревизий. Это примерно 2/3 рабочего времени ревизора. Остальное время отводится на подготовку к ревизиям, проведение внеплановых ревизий и проверок, учебу, участие в семинарах, на очередной отпуск и др.

Планируемая продолжительность ревизии (в днях) зависит от объема работы предприятия и документооборота, вида ревизии, количества и квалификации, ревизующих и не может превышать 30 дней. Продление срока ревизии допускается с разрешения руководителя органа, назначившего ревизию. Основанием для продления срока могут быть следующие причины:

· проведение ревизии за время, превышающее один год;

· изменение программы в ходе осуществления ревизии;

· необходимость сплошной проверки хозяйственных операций с целью установления полного размера причиненного материального ущерба при выявления фактов хищений, злоупотреблений и других нарушений;

· болезнь ревизора на срок до одного месяца (при болезни на срок более одного месяца рекомендуется назначить другого ревизора) и т.п.

Составляются также планы проведения тематических проверок: сохранности товарно-материальных ценностей; своевременности и правильности проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете; полноты и своевременности оприходования продукции и т.д.

На основании годовых планов контрольно-ревизионной работы каждый работник контрольно-ревизионного аппарата разрабатывает Индивидуальный план-график работы на год.

Для учета выполнения планов контрольно-ревизионной работы и результатов ревизий и проверок в министерствах и ведомствах, имеющих в штате ревизионную службу, ведется журнал регистрации проведенных ревизий и проверок и принятых по ним решений .

Владельцам точки розничной торговли следует руководствоваться следующими предписаниями:

Законное оформление работника;

Взыскать убытки предприниматель вправе только с сотрудника, привлекаемого к труду на основании договора. Если недостача образовалась вследствие некачественного исполнения обязанностей, ее вычитают из заработной платы. Удержание производится с учетом правил, предусмотренных ТК РФ. Работодатель не вправе требовать с сотрудника суммы, превышающие среднюю оплату труда за месяц. В случае причинения имущественного вреда противоправными действиями, компенсация взыскивается в полном объеме. Такие требования предъявляются в рамках уголовного дела. Лица, работающие с предпринимателем на основании гражданско-правового договора, возмещают 100 % убытков.

Установление материальной ответственности;

Предъявить требования к продавцу или администратору торговой точки бизнесмен сможет при условии заключения специального договора и издания приказа. В документах устанавливается объем и тип ответственности, оговариваются случаи освобождения от нее.

Постановка учета товара;

Основой грамотного проведения ревизий является профессиональное оформление движения ценностей. Приемка товара на склад магазинов осуществляется только ответственным сотрудником с составлением соответствующих актов. К каждой партии прилагается накладная, по которой производится сверка по количеству и качеству. Незатаренная продукция, а также имущество со вскрытой упаковкой подлежит взвешиванию или пересчету.

В акте обязательно фиксируются все недостатки товаров, наличие излишков или недостачи. Кроме того, в документ вносятся данные о разбитой или испорченной в процессе транспортировки продукции.

В ходе торговли нередко происходит порча имущества. Такие факты должны быть отражены в учете. При обнаружении данного рода убытков продавец немедленно извещает работодателя, обеспечивает сохранность поврежденного товара. По прибытии представителя предпринимателя проводится осмотр, контрольное взвешивание, выясняются причины порчи. Все данные вносятся в протокол или акт, а затем учитываются при списании. Не стоит владельцу торговой точки забывать и о естественной убыли.

Постановка учета денежных средств.

Все операции с наличностью, производимые работниками торговой точки, должны фиксироваться документально. Выручка приходуется по каждой операции с применением специальных средств (как правило, ККТ). Предоставление продавцам разменной монеты отражается приходным ордером или иной бумагой, составленной с учетом правил о первичной отчетности . Выдача денег из кассы допускается только уполномоченным лицам (например, инкассаторам).

Каков порядок проведения ревизии?

О предстоящем контрольном мероприятии работники извещаются заблаговременно. Такое условие дает возможность сотрудникам устранить некоторые нарушения, подготовить товар к пересчету, известить постоянных покупателей о временном прекращении торговли. С момента начала ревизии обслуживание посетителей полностью останавливается, помещение закрывается, а с каждого участника берется расписка об отсутствии особых заявлений. Председателем комиссии разъясняется план проверки и ее задачи, затем проводится распределение функций.

Пересчет и взвешивание продукции, имеющейся на складе и витринах торговой точки, осуществляется совместно (не менее 3 членов комиссии). Функция фактического определения количественных показателей ложится сразу на двух человек. Один сообщает первичные результаты, второй проводит проверку достоверности подсчета. Данные по каждому товару вносятся в специальный реестр. Приостановка процедуры допускается только в строго определенных случаях (окончание рабочего дня, перерыв для принятия пищи). При этом помещение опечатывается, а в описи проставляется соответствующая пометка.

После установления точных данных о товаре, проводится оценка денежных средств, присутствующих в кассе магазина. Далее анализу подлежит документация. Специалисты должны проверить наличие накладных, актов о списании, оприходовании разменной монеты, соблюдение правил фиксации передачи выручки.

После завершения процедуры все составленные документы подписываются и передаются профессиональному бухгалтеру. Копии вручаются материально ответственным лицам. Подведение итогов ревизии осуществляется в течение 1-2 рабочих дней. Наличие расхождений, не превышающих 2%, считается нормальным. Если же недостача оказалась значительной, предприниматель вправе предъявить требования к работникам.

Юристы напоминают, что установление факта излишков также является нарушением. Это может свидетельствовать о сбыте персоналом продукции, не отраженной в накладных, пересортице, несоблюдении правил учета и прочих проступках.

Проведение ревизии на предприятии - это последовательный процесс, который начинается с подготовки к проведению и заканчивается проверкой устранения нарушений и недостатков, выявленных во время предыдущей ревизии.

Ревизионная работа состоит из следующих этапов: *

подготовка к проведению ревизии; *

проведение ревизии в соответствии с программой; *

подготовка и оформление результатов ревизии; *

реализация материалов ревизии; *

контроль за выполнением решений по результатам ревизии.

При необходимости ревизии проводятся по постановлениям органов предварительного следствия или определениям судов. Конкретный перечень подлежащих проверке вопросов в этих случаях согласовывается с органом, назначившим ревизию.

В соответствии со сроками, предусмотренными планом, руководитель ревизующего органа за 3 - 5 дней до начала ревизии назначает своим приказом ревизию проверки финансово-хозяйственной деятельности. В приказе указываются полное наименование ревизуемого предприятия, вид ревизии, период, за который проводится ревизия, срок проведения ревизии, состав ревизионной группы, в том числе руководитель группы, цель проверки и сроки ее проведения. На проведение ревизии ее членам выдается удостоверение, в котором указываются наименование органа, выдавшего удостоверение, фамилия, имя, отчество и должность удостоверяемого.

До проведения проверки ревизор (члены ревизионной группы) проводят подготовительную работу, связанную с изучением данного предприятия, подготовкой плана и программы проведения ревизии (приложение 5 и 6). При этом изучаются нормативные акты, касающиеся особенностей деятельности проверяемого объекта.

Изучение деятельности предприятия осуществляется по данным годовой и промежуточной бухгалтерской и статистической отчетности, актам ревизий, проведенных в предыдущие периоды, приказам и постановлениям вышестоящих органов, докладным запискам, объяснениям и заявлениям должностных и других лиц ревизуемого предприятия и вышестоящего органа. В ходе изучения указанных материалов работники контрольно-ревизионных служб получают определенное представление о размере и характере деятельности проверяемого предприятия, устанавливают недостатки в его производственной и финансово-хозяйственной деятельности, которые впоследствии проверяются в ходе ревизии.

План ревизии утверждается руководителем контрольно-ревизионного аппарата организации, назначившей ревизию. Один экземпляр документов вручается руководителю ревизионной группы (ревизору), а второй остается в делах организации.

На основании плана, задач, поставленных перед ревизией и изучения материалов, характеризующих хозяйственно-финансовую деятельность проверяемого предприятия, руководитель ревизионной группы (ревизор) составляет программу ревизии. Программа включает перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период, за который должна быть проведена ревизия, и используемые способы и приемы контроля. Она составляется при проведении комплексных, тематических и внеплановых ревизий.

Руководитель ревизионной группы должен ознакомить всех ее членов с содержанием плана и программы и распределить задания между ними. На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы (графики) проведения ревизии, порученных им участков деятельности предприятия, которые утверждаются руководителем ревизионной группы.

При проведении некомплексной ревизии и отсутствии данных о недостатках в работе ревизуемого предприятия осуществляется проверка всей его финансовой и хозяйственной деятельности. В таких случаях программа ревизии не составляется, а ревизор руководствуется типовой программой. Вопросы, подлежащие проверке, определяются и конкретизируются им самостоятельно исходя из данных, полученных в ходе ревизии. Однако рабочий план проведения ревизии должен быть составлен, так как он обеспечивает более рациональное использование времени, вносит в работу ревизора четкость и организованность.

Ревизор должен оповестить работников ревизуемого предприятия о начавшейся ревизии и ее сроках.

По прибытии на ревизуемое предприятие руководитель ревизионной группы (ревизор) предъявляет руководителю этого предприятия приказ или распоряжение о проведении ревизии. После этого производится проверка кассовой наличности (инвентаризация кассы). При отсутствии кассира помещение кассы опечатывается.

Руководитель ревизуемого предприятия предоставляет рабочее помещение, транспорт.

Когда имеются сведения, сигналы о хищении материальных ценностей или нарушении правил их отпуска, ревизию следует начинать с инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Руководитель ревизуемого предприятия издает распоряжение, согласно которому работники обязаны предъявлять по требованию ревизора денежные средства и товарно-материальные ценности для их фактической проверки, а также первичные документы, учетные регистры, отчеты, сметы, служебную переписку и другие документы; давать в устной и письменной форме необходимые объяснения и справки; своевременно принимать необходимые меры для устранения выявленных недостатков и нарушений и т.д. При проведении комплексной ревизии руководитель предприятия обязан созвать совещание с руководителями отделов, служб и структурных подразделений, на котором руководитель ревизионной группы представляет всех ее членов, сообщает о цели, задачах и программе ревизии.

Проведению документальной ревизии должно предшествовать обследование ревизуемого предприятия.

Для этого ревизионная группа (ревизор) изучает размещение аппарата управления, отдельных служб, цехов и других структурных подразделений, места хранения оборудования и товарно-материальных ценностей, подъездные пути и т.п.

Ревизионное обследование является первым этапом проверки непосредственно на месте, и оно позволяет членам ревизионной группы (ревизору) установить недостатки в работе предприятия и отдельных его служб, в хранении и использовании оборудования, техники, материальных ценностей и других объектов контроля.

Во время обследования предприятия руководитель ревизионной группы (ревизор) должен решить, где и какие товарно-материальные ценности следует подвергнуть контрольной инвентаризации.

Контрольные инвентаризации проводятся, как правило, в начале ревизии. Вместе с тем они широко применяются и в ходе ее осуществления, когда выявляются те или иные нарушения, недостатки или расхождения в документальных данных и возникает необходимость в использовании данного приема фактического контроля.

До начала проведения документальной ревизии следует ознакомиться с состоянием бухгалтерского учета. Если имеется отставание в учете, то руководитель ревизионной группы (ревизор) совместно с руководителем и главным бухгалтером ревизуемого предприятия должен наметить мероприятия по его ликвидации. Одновременно с этим следует выслать всем поставщикам и покупателям, прочим дебиторам и кредиторам извещения о проводимой ревизии с просьбой сообщить о состоянии расчетов и имеющихся претензиях к ревизуемому предприятию.

После проведения подготовительной организационной работы на предприятии ревизор приступает к непосредственной ревизии, в ходе которой используются способы и приемы документального и фактического контроля.

Ревизия финансово-хозяйственной деятельности предприятия проводится посредством: *

изучения действующей на проверяемом предприятии системы внутрихозяйственного учета, контроля и экономического анализа; *

проверки документов в целях установления законности и целесообразности произведенных хозяйственных и финансовых операций; *

проверки действительности совершения сделок, получения или выдачи в указанных документах денежных средств и материальных ценностей, оказания услуг; *

сопоставления бухгалтерских записей по учету с оправдательными документами, данных бухгалтерского учета с данными отчетности, данных учета и отчетности с соответствующими плановыми данными (сметой, балансом доходов и расходов и другими); *

проведения встречных проверок, т.е. сличения имеющихся на ревизуемом предприятии записей, документов и данных с соответствующими записями, документами и данными, находящимися в тех организациях, от которых получены или которым выданы денежные средства, материальные ценности и документы; *

сличения в необходимых случаях и в установленном законодательством порядке имеющихся на ревизуемом предприятии выписок банка по расчетным, валютным и другим счетам с подлинными записями по этим счетам в банке, а также путем ознакомления с документами, являющимися основанием для производства указанных записей; *

сличения в установленных законодательством случаях и порядке копий платежных документов, имеющихся в ревизуемой организации, с платежными документами, хранящимися в банке; *

контрольных обмеров объемов выполненных работ; *

взвешивания и обмера сырья, материалов, полуфабрикатов и готовых изделий; *

контрольных запусков сырья и материалов в производство, контрольных анализов сырья, материалов и готовой продукции для установления действительных расходов сырья и материалов и соответствия продукции государственным стандартам, правильности списания на производство сырья и материалов, а также установления норм их расходов; *

проверки полноты оприходования готовой продукции, соблюдения норм естественной убыли при хранении и транспортировке материальных ценностей; *

проверки соблюдения установленного порядка ведения бухгалтерского учета денежных средств и материальных ценностей, организации их охраны, состояния пропускной системы.

Для систематизации материалов ревизии ревизор должен регистрировать вскрытые факты нарушений, злоупотреблений и другие недостатки в работе предприятия в своих рабочих документах. Регистрация установленных фактов в документах должна производиться по отдельным разделам ревизии в соответствии со структурой (содержанием) основного акта документальной ревизии. Такой порядок накапливания материалов ревизии позволяет быстрее и логичнее оформить основной акт ревизии, полнее изложить недостатки, нарушения и злоупотребления, установленные ревизией.

На последующих этапах ревизионного процесса оформляются материалы ревизии, реализуются материалы ревизии и организуется контроль за выполнением решений, принятых по результатам ревизии.

Изъятия ревизорами необходимых подлинных документов, когда сохранность их в ревизуемом предприятии не гарантируется, а также в случаях выявления фиктивных документов, совершения подделок и подлогов производится на основании письменного распоряжения судебно-следственных и других органов, имеющих на это право. Взамен изъятых документов в делах ревизуемого предприятия представляются копии или описи изъятых документов, заверенные подписями ревизующего и главного бухгалтера или другого ответственного лица ревизуемого предприятия.