Весовая ведомость (по форме МХ-9) представляет собой бумагу, необходимую при документальном оформлении вывоза какого-либо груза из мест хранения. Она должна заполняться весовщиком или другим материально ответственным за результат погрузочных работ лицом.

ФАЙЛЫ

Составные части весовой ведомости

Документ заполняется с одной стороны и состоит из нескольких частей. Самая верхняя – шапка. В ней содержатся сведения о:

• Законных основаниях, по которым был принят стандартный бланк весовой ведомости. Ими является Постановление Госкомстата от 9 августа 1999 года. С 1 января 2000 года бланк был единственной общепринятой формой, в которой можно было оформить вывоз товарно-материальных ценностей со склада. Сейчас он утратил свою силу. Теперь каждая организация при желании может разработать свой бланк. Только далеко не все это делают. В деловой этике считается хорошим тоном применение унифицированных форм. Таким образом сам бланк весовой ведомости остался в ходу из-за своей практичности.
• Организации и структурном подразделении, в котором заполняется бумага. Эти данные указывать обязательно.
• Кодах документа. К ним относится форма по ОКУД (это значение сразу указано в бланке — 0335009). Если бланк ведомости скачивается на нашем сайте, то номер формы по ОКУД преставится автоматически. Помимо него, в маленькой таблице с кодами должны обозначиться код по ОКПО, код вида деятельности по ОКДП, код вида совершаемой операции.
• Номере и дате составления весовой ведомости.

Последняя информация располагается сразу же после названия в посередине листа. Именно она будет значиться в последующих бухгалтерских отчетах и других документах.

Вторая часть

Вторая часть ведомости представляет собой таблицу с отдельными графами. Они скомпонованы оптимальным образом и содержат следующую информацию:

• Номер строки по порядку.
• Название и код по ОКПО получателя отгружаемых товарно-материальных ценностей.
• О транспортном средстве, которое предоставлено под перевозку. Обязательно указывается его вид (название) и номер. Например, ГАЗ 2110, номер.
• О продукции, ее названии и коде. Обычно группы товарно-материальных ценностей помещаются в разные графы для удобства дальнейшей классификации и учета.
• Единицы измерения товара, код по ОКЕИ этой единицы.
• Вес. Причем эта колонка таблицы разделяется на три отдельных: масса транспортного средства без груза, затем – брутто – груженое транспортное средство и, в заключение, вес описываемого в конкретной строке товара отдельно. Масса при этом измеряется весовщиком на специализированных автомобильных весах непосредственно перед погрузкой. Такая предосторожность позволит минимизировать возможность какого-либо мошенничества по отношению перевозимым товарно-материальным средствам.
• Какое из структурных подразделений отпустило (отгрузило) продукцию. Например, склад, перевалочный пункт и пр. Если такового нет, то в этой графе указывается сама организация или ставится прочерк.
• Номер пропуска (при наличии).
• Номер и дата накладной, по которой происходила отгрузка.

Накладная при этом является первичным документом, по факту наличия которой осуществляются дальнейшие действия. Весовщик или кладовщик не имеет права отгружать какой-либо товар (подразумевается, что он имеет определенную ценность) без накладной.

Интересно, что в одной и той же весовой ведомости могут фигурировать разные получатели и разные группы товаров от одной организации. Это особенно удобно, если партии товара небольшие, а груз – сборный.

Подписи

В завершении бланка весовой ведомости предусмотрено место для подписи весовщика. Однако другие ответственные за перемещение груза лица должны расписываться с другой стороны бланка. Для этого на бумаге специально отмечено, что бланк следует печатать с оборотом. На этом обороте и следует искать печати принимающей организации, ее подписи, отметки о прохождении постов и пр.

В принципе, заполнение весовой ведомости не вызывает трудностей у опытных весовщиков. Главное, чтобы в организации были специальные весы, способные показать точную массу авто, которое должно перевозить груз. Если его нет, то придется указывать примерный вес и не заполнять две важных графы.

Обязателен ли такой бланк

Согласно закону каждая зарегистрированная компания вправе самостоятельно решить, в какой форме она указывает эти данные. Главное, чтобы на документах значились основные реквизиты и информация по грузу.

К сведению! Утверждение собственного бланка требует издания отдельного приказа руководителя организации, а также отражения факта принятия документа в учетной политике компании. Пользоваться унифицированными формами в наших условиях гораздо удобнее, да и сотрудники контролирующих органов относятся с большим доверием к знакомым бланкам бумаг.

Где регистрируется весовая ведомость

Процедура перемещения груза в разных организациях может происходить различным образом. После заполнения весовщиком один из экземпляров весовой ведомости поступает в бухгалтерию. Там его данные заносятся в общую «1С-Бухгалтерию» или другую программу для отображения доходов и расходов организации.

Согласно существующим нормам законодательства ведомость в заполненном виде вполне может оставаться и у весовщика. Но при соблюдении ряда условий:

• Бухгалтерский отдел должен иметь полный доступ к информации, содержащейся в документах. Причем в любое удобное для него рабочее время.
• Ведомости не подвергаются риску уничтожения. Они сохраняются в достойных условиях.
• Весовщик должен хранить отдельно взятую ведомость не менее пяти лет.

Последнее требование связано со сроками хранения документа. За 5 лет даже не в очень крупной организации наверняка наберется великое множество весовых ведомостей по форме МХ-9, так что удобнее всего направлять заполненные бланки ведомости в бухгалтерию, а затем (при желании) – в архив или другую службу предприятия.

Перед составлением отчетности данные обо всех хозяйственных операциях обобщаются в сводных документах – регистрах бухгалтерского учета . Один из таких сводных регистров, по которому можно рассчитать итоговые обороты за отчетный период, – шахматная ведомость.

Шахматная ведомость – что это такое и когда используется?

Ведомость полностью отражает свое название и представляет собой таблицу:

• по вертикали и горизонтали – перечень используемых счетов (ведомостей) бухучета;
• каждая операция – корреспонденция двух бух/счетов – заносится в клетку на пересечении строки и столбца счетов из корреспонденции;
• итоги – суммы по строкам и столбцам – итоговые дебетовые и кредитовые обороты счетов бухучета.

Такое «шахматное» разнесение операций в ведомости позволяет контролировать правильность учета: принцип двойной записи здесь соблюдается сам собой, и достаточно легко выявляются ошибки.

Малые предприятия могут вести бухгалтерский учет в упрощенной форме . Один из способов, рекомендованный Минфином для малого бизнеса, – это учет с использованием регистров. В качестве сводного регистра в нем применяется «шахматка».

Шахматная ведомость: пример заполнения формы для малого предприятия

Организации малого бизнеса могут использовать сокращенный план счетов и отражать все операции всего в нескольких ведомостях. Например, производственным предприятиям для ведения учета можно обойтись 8 ведомостями, которые рекомендует Минфин в gриказе 64н.

Шахматная ведомость: пример заполнения по данным бухгалтерского учета

Рассмотрим заполнение формы №В-9 на примере операций по поступлению материалов и оплате задолженности поставщикам.

Пример

В ООО «Альта» в апреле от поставщика ООО «Калина» поступило 40 т цемента по цене 5 руб./кг; от ООО «Омега» – 1000 л акриловой грунтовки по цене 79 руб./л.

Вся поступившая грунтовка 1000 л по 79 руб./л, а также цемент (включая складские запасы) 44,2 т по 5 руб./кг, переданы в производство.

С поставщиками произведены расчеты за апрельские поставки.

Записи в форме №В-7 «Ведомость учета расчетов с поставщиками» – отражена задолженность в корреспонденции с дебетом счета 10:

Записи в форме №В-4 «Ведомость учета денежных средств и фондов по счету N51» в корреспонденции с дебетом счета 60:

Записи в форме №В-2 «Ведомость учета производственных запасов» в корреспонденции с дебетом счета 20:

Сводный регистр – шахматная ведомость – содержит итоговые обороты ведомостей за месяц в разрезе корреспондирующих счетов.

После разнесения всех сумм подсчитываются все дебетовые и кредитовые обороты (суммы по столбцам и строкам «шахматки») и сверяется общий итог.

Наличие в организации товарно-материальных ценностей предполагает построение системы качественного складского учета, которая, с одной стороны, создаст условия для сохранности ТМЦ и предотвращения фактов хищения, а, с другой, обеспечит всех заинтересованных пользователей необходимой информацией. Предусматривается множество форм, позволяющих организовать систему учета максимально эффективно. Большая их часть разработана Госкомстатом и представляет собой унифицированные бланки. Одним из документов, служащих для контроля сохранности ценностей, является весовая ведомость МХ-9. В статье расскажем, как заполняется форма МХ-9 “Весовая ведомость”, дадим ее образец.

Что собой представляет весовая ведомость и каково ее предназначение

Ведомость по форме МХ-9 представляет собой унифицированный бланк, разработанный и утвержденный постановлением Госкомстата РФ № 66 от 09.08.99г. и предназначается для контроля над вывозом товарно-материальных ценностей с территории баз, складов и иных мест хранения.

Утвержденный документ не является обязательным к применению в соответствие с Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Каждая компания может самостоятельно разработать и утвердить форму бланка, учитывая специфику деятельности, конкретные потребности в информации, а также форму ее представления.

Важно! Главным требованием при разработке собственных учетных форм является наличие в документе обязательных реквизитов, которые содержатся в унифицированном бланке.

Пошаговая инструкция по заполнению МХ-9

Утвержденный бланк весовой ведомости не вызывает сложностей при заполнении. Документ условно можно разделить на две части:

1. Шапка бланка, служащая для отражения сведений об организации и составляемом документе;
2. Табличная часть, раскрывающая информацию о передаваемых ценностях, их получателе и основании для перемещения.

Рассмотрим, порядок заполнения весовой ведомости более подробно. Шапка формы МХ-9 должна отражать следующую информацию:

• Наименование организации и ее структурного подразделения;
• Коды ОКПО и ОКДП в соответствии с принятым классификатором;
• Номер и дата составления ведомости МХ-9.

Вся информация о передаваемых ценностях и лице их получающем находит свое отражение в табличной части документа:

• Порядковый номер;
• Данные о получателе (наименование и код ОКПО);
• Сведения о транспортном средстве: его вид и регистрационный номер;
• Наименование ценностей, подлежащих передаче, с указанием кода для учета в организации;
• Наименование единицы измерения и ее код в соответствии с классификатором ОКЕИ;
• Масса транспортного средства с грузом, без груза и в отдельной графе масса самого груза (ТМЦ);
• Подразделение компании, которое отпустило продукцию;
• Номер пропуска;
• Сведения о документе, являющимся основанием для передачи ТМЦ: номер и дата накладной. Читайте также статью: → « ».

В нижней части документа должна стоять подпись и расшифровка уполномоченного на заполнение формы лица компании.

Весовая ведомость должна быть заполнена весовщиком, который по окончании смены сдает составленный документ в отдел бухгалтерии. Сведения о массе транспортного средства с грузом и без груза должны быть установлены на основании результатов взвешивания на автомобильных весах.

Типичные ошибки при составлении

Рассмотрим в таблице типичные нарушения, с которыми сталкиваются лица, ответственные за заполнение и проверку ведомости МХ-9.

п/п	Типичные нарушения, выявленные в весовой ведомости МХ-9
	Нарушение	Метод корректировки
1	Весовщик, ответственный за заполнение документа по форме МХ-9 допустил ошибку в числовом показателе, отражающем массу груженого и порожнего транспортного средства, перепутав графы. Нарушение было выявлено ответственным лицом при заполнении.	При выявлении нарушении такого рода, внести корректировки в документ следует, использую общую методику исправления первичных учетных документов. Для этого следует аккуратно зачеркнуть ошибочно сделанные записи, рядом указать верные значения ячеек и заверить произведенные исправления подписью ответственного за заполнение документа лица и фразой «Исправленному верить».
2	Весовая ведомость не содержит в себе подписи ответственного за выдачу лица (весовщика)	Как применение унифицированного образца бланка, так и самостоятельно разработанных учетных форм требует заполнения всех обязательных реквизитов. В случае отсутствия хотя бы одного из них документ автоматически относится к категории составленных с нарушениями, и его правомерность вызывает сомнения.
3	В весовой ведомости не указан документ-основание для выдачи материальных ценностей.	Бланк по форме МХ-9 служит лишь для отражения самого факта передачи товара со складов. Однако причина, по которой ценности передаются получателю, должны быть отражены в документе-основании на передачу, например в накладной. Данные этого документа (номер и дата) в обязательном порядке должны быть списаны в 15 и 16 графы формы МХ-9.

В каких программах можно оформить МХ-9

В настоящее время заполнение бланков первичной документации от руки производится очень редко. Это связно с повсеместным внедрением специализированного программного обеспечения, позволяющего вести автоматизированный учет.

Важно! В зависимости от направления и вида учета, компании могут применять разные виды ПО.

Ответим на вопрос о том, в каких программах можно сформировать документ МХ-9 в виде таблицы.

В каких программах можно составить ведомость МХ-9
п/п	Программа	Возможно	Невозможно
1	1С:Бухгалтерия	+	–
2	1с:Управление торговлей	+	–
3	Контур	–	+

Рейтинг самых задаваемых вопросов

Вопрос №1. Компания, имеющая несколько складов, организовала систему учета таким образом, что все заполненные весовые ведомости подлежат хранению на складах. Весовщики отвечают за сохранность ведомостей. Разрешено ли организациям не передавать документы на хранение в бухгалтерию?

Вопрос №2. Организация самостоятельно разработала бланк ведомости, который включает все обязательные реквизиты. Должна ли она как-то отразить в учете применение неунифицированного бланка?

Да, применение самостоятельно разработанных бланков должно быть утверждено приказом руководителя. Необходимо также, чтобы бланк в качестве приложения был зафиксирован в учетной политике компании на текущий год.

Вопрос №3. Каков срок хранения весовых ведомостей в компании?

Особых указаний насчет бланков МХ-9 не предусматривается, соответственно, хранить этот документ необходимо в течение пяти лет.

Похожие статьи