Качественные бухгалтерские услуги необходимы всем без исключения организациям, включая малый бизнес. Однако далеко не каждая компания может позволить себе содержать полноценную бухгалтерскую службу. Николай Визер, старший юрисконсульт юридической компании «Туров и Побойкина-Сибирь», расскажет, что делать, если в компании должность главбуха отсутствует.

Утвержденные формы многих финансовых документов содержат такой реквизит, как подпись главного бухгалтера. Соответственно, отсутствие в организации этого сотрудника может создавать дополнительные трудности. Разберемся, как решить возможные проблемы.

По закону

Ситуация с отсутствием в организации бухгалтерской службы и должности главного бухгалтера довольно типична. Более того, такую возможность дает закон, она прямо предусмотрена статьей 7 ФЗ «О бухгалтерском учете». Эта норма допускает несколько вариантов организации бухгалтерского учета в зависимости от вида и размера бизнеса. Так, для малых и средних компаний наличие в штатном расписании и офисе такого сотрудника не обязательно. Тут может возникнуть вопрос - как понять, относится ли моя компания к этим типам юридических лиц? Напомню, что в России существует ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации». Он определяет критерии для отнесения организаций к субъектам малого и среднего бизнеса, среди которых: суммарная доля участия государства и субъектов крупного бизнеса (до 25%); среднегодовая численность работников (до 250 человек); размер годовой выручки (не более одного миллиарда рублей) и балансовая стоимость активов. Необходимо понимать, что установленные в законе показатели могут меняться с течением времени.

Избранный руководителем вариант бухучета нужно прописать в . В будущем его может изменить директор фирмы в любой момент. Стоит иметь в виду, что компания может превышать установленные показатели. Правда, не системно. Если нарушения критериев будут повторяться два года подряд, то фирма может утратить статус субъекта малого или среднего бизнеса, что повлечет соответствующие изменения в организации ведения бухгалтерского учета.

Штатный специалист

Большинство организаций, которые не могут позволить себе бухгалтерскую службу или не испытывают в ней необходимости, как правило, берут на работу специалиста учета, как пишут в вакансиях, «в единственном числе» или «с функцией главного». Обратите внимание: в трудовом договоре такого специалиста нужно подробно прописать его обязанности, в том числе, на подписание . Кроме того, руководителю необходимо издать соответствующий приказ, дающий этому сотруднику право подписи бумаг.

Поскольку ведение учета передано иному юридическому лицу или предпринимателю, то они вовсе не обязаны находиться по месту расположения организации, также как и ее документы и бухгалтерская база. Это порой дает возможность защитить бумаги и данные при внеплановых проверках различных государственных органов.

Что касается «автографов» на первичных документах, то статья 9 Закона «О бухгалтерском учете», требует, чтобы в таких бумагах была указана должность лица, их подписывающего. В данном случае необходимо писать «бухгалтер». Это может повлечь дополнительные трудности чисто бюрократического свойства. Те, организации, которые тщательно относятся к первичной документации, могут потребовать комплект документов, подтверждающих, что обязанность ведения учета возложена именно на этого специалиста. Такое поведение особенно характерно для государственных организаций и крупных компаний. Те, кто часто сталкиваются с подобными проблемами, всегда имеют наготове отсканированный пакет документов. Скорее всего, придется предоставлять учетную политику и приказ. Этого должно хватить, хотя некоторые предприятия с «корпоративной культурой» могут выдвигать самые невероятные требования.

Можно, конечно, оставить в бумаге название должности «главный бухгалтер». Как правило, это избавляет от ненужных вопросов, однако влечет две новые проблемы. Во-первых, нарушаются правила ведения учета, хоть и не грубо, и ответственность за них не предусмотрена. Но в ходе налоговой или аудиторской проверки ревизоры непременно обратят на это внимание. Во-вторых, такой документ не будет соответствовать предъявляемым законом формальным требованиям, что, в свою очередь, даст инспекции повод исключить данную бумагу из списка документов, позволяющих уменьшить налогооблагаемую базу.

На подряде

Организация вправе заключить договор на ведение бухгалтерского учета с индивидуальным предпринимателем или соответствующей компанией. Некоторые фирмы передают ведение учета физическому лицу, не являющемуся ИП. Однако такие действия могут повлечь негативные последствия. Инспекция вправе переквалифицировать такие отношения в трудовые. В этом случае фирму ждет доначисление всех соответствующих налогов и взносов вместе с пенями и штрафами.

Сам специалист, непосредственно занимающейся ведением учета, должен отвечать установленным законодательством требованиям. Они касаются наличия профессионального образования, стажа работы по специальности и отсутствия судимостей.

На заметку

Документ, подписанный бухгалтером «с функцией главного», не будет соответствовать предъявляемым законом формальным требованиям, что, в свою очередь, даст инспекции повод исключить данную бумагу из списка документов, позволяющих уменьшить налогооблагаемую базу.

Передача функций по ведению учета индивидуальному предпринимателю или уполномоченной бухгалтерии также должна найти отражение в учетной политике компании. В подтверждение того факта, что бухучет ведет лицо, не состоящее в штате организации, контрагент может потребовать предъявить договор с соответствующей фирмой или ИП. По этой причине в такие контракты рекомендуется либо не включать пункт о конфиденциальности, либо особо оговаривать случаи разглашения условий договора третьим лицам.

Важно понимать, что поскольку ведение учета передано иному юридическому лицу или предпринимателю, то они вовсе не обязаны находиться по месту расположения организации, также как и ее документы и бухгалтерская база. Это порой дает возможность защитить бумаги и данные при внеплановых проверках различных государственных органов.

Что касается «первички», то вместо главного бухгалтера документ может подписывать ИП либо руководитель организации, которой передано ведение учета. Вместо слов «главный бухгалтер» тогда пишется «индивидуальный предприниматель» и его ФИО. Если речь идет об фирме, то необходимо указать ее название, организационно-правовую форму, название должности руководителя и его ФИО.

Как и в предыдущем описанном случае, можно попытаться упростить жизнь себе и контрагентам, но последствия будут идентичными.

Все в одних руках

Вести учет может и руководитель фирмы. Это наименее трудоемкий и малозатратный способ. Законодательство не запрещает, директору иметь помощника, который фактически будет заниматься оформлением всех документов. Важно лишь, чтобы начальник подписывал все бухгалтерские бумаги и нес ответственность за ее содержание.

Как и в предыдущих случаях, свое решение руководитель оформляет в учетной политике организации.

При заполнении «перивички» в этом случае в поле «главный бухгалтер» указывается ФИО руководителя организации и ставится его подпись. Как правило, подобное оформление документов взывает мало вопросов и у контрагентов, и у различного рода проверяющих. Тем не менее, учитывая, что самостоятельное ведение учета допускается только для субъектов малого и среднего бизнеса, организации необходимо будет подтвердить данный статус. Для этого потребуется представить контрагенту актуальную («свежесть» каждой компанией определяется самостоятельно) выписку из ЕГРЮЛ, где будут указаны учредители, сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год (форма 1110018) за последние 2 года, а также балансы организации за такой же период.

Таким образом, действующее законодательство предоставляет достаточное количество вариантов организации бухгалтерского учета в компании. Это позволяет любому предпринимателю выбрать удобную для него форму. Важно учитывать особенности каждого варианта и не относиться к ним формально. Тогда проблемы сведутся к минимуму.

Николай Визер , старший юрисконсульт юридической компании «Туров и Побойкина-Сибирь», для журнала «Расчет»

Энциклопедия по правилам учета и налогообложения

Бератор онлайн - уникальная электронная энциклопедия, позволяющая пользоваться самой актуальной информацией для бухгалтера везде, где есть компьютер и интернет.

ПРОБЛЕМА

В компании нет главного бухгалтера, его функции выполняет Генеральный Директор. Как правильно оформить такое совмещение?

РЕШЕНИЕ

Как правило, подобная ситуация встречается в небольших компаниях, где Генеральному Директору, помимо основной работы, приходится заниматься и бухучетом. В частности, законодательство предоставляет Вам на выбор такие варианты организации учетной работы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»):

– Вы учреждаете бухгалтерскую службу и назначаете себя главным бухгалтером;

– Вы ведете бухгалтерский учет лично.

На практике это вызывает несколько вопросов, в основном они связаны с оформлением документов.

В компании создана бухгалтерская служба. В этой ситуации Вы можете взять на работу кассира, а если понадобится и рядового бухгалтера. Кроме того, Вы должны включить в штатное расписание должность главбуха, функции которого Вы будете выполнять самостоятельно. То есть речь идет о совмещении Генеральным Директором должности главбуха. Статья 60.2 Трудового кодекса позволяет Вам это сделать1. Кроме того, надо сделать следующее:

1. Генеральный Директор пишет на имя учредителя заявление о совмещении должности Генерального Директора и главного бухгалтера. Когда единственный участник общества возлагает на себя обязанности генерального директора и главного бухгалтера, это оформляется в виде решения единственного участника общества и письменного распоряжения (приказа) о возложении на себя соответствующих полномочий (ч.2 ст.273 ТК РФ). В этом случае устанавливаются гражданско-правовые отношения (ему не начисляется з/п, не предоставляются отпуска и т.д.). Также норма этой статьи трактуется и таким образом, что единственный участник заключает трудовой договор, подписывая его от имени организации и от имени себя, как физического лица, назначенного на должность генерального директора. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему прописывается совмещение должности главного бухгалтера. В этом случае ему начисляется з/п предоставляются отпуска и т.д.

2. Получив одобрение учредителя, в трудовой договор с Генеральным Директором вносят запись о совмещении должности главного бухгалтера (или оформляют дополнительное соглашение к договору). Записи в трудовом договоре (допсоглашении) могут выглядеть следующим образом:

Вариант 1. «Руководитель организации совмещает должность главного бухгалтера и выполняет трудовые обязанности, предусмотренные квалификационной характеристикой».

Вариант 2. «Руководителю организации, в связи с совмещением должности главного бухгалтера, устанавливаются следующие дополнительные трудовые функции2:

– организация работы по постановке и ведению бухгалтерского учета организации в целях получения заинтересованными внутренними и внешними пользователями полной и достоверной информации о ее финансово-хозяйственной деятельности и финансовом положении;

– формирование в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетной политики исходя из специфики условий деятельности, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей организации;

– подготовка и утверждение рабочего плана счетов бухгалтерского учета, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, форм внутренней бухгалтерской отчетности» и др.

3. В трудовом договоре указывают размер доплаты за совмещение, которую устанавливают по соглашению между учредителем и руководителем организации (ст. 151 ТК РФ). Например, можно написать так: «Руководителю организации устанавливается доплата за совмещение должности главного бухгалтера в размере ___ (прописью) рублей в месяц».

4. Генеральный Директор издает приказ за своей подписью о совмещении должности главного бухгалтера, в котором также нужно указать размер доплаты.

Сноска 1

Постановление Совета Министров СССР от 04.12.81 № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)», запрещает руководителям организаций и их заместителям устанавливать совмещение. Однако данный документ действует в части не противоречащей Трудовому кодексу РФ, поэтому Генеральный Директор, по нашему мнению, может совмещать должности руководителя и главного бухгалтера в одной компании. Отметим, такое ограничение для «руководителей структурных подразделений, отделов, цехов, служб и их заместителей», а также главных специалистов было отменено (определение Верховного Суда РФ от 25.03.2003 №КАС03-90, решение Верховного Суда РФ от 20.10.2003 № ГКПИ03-1072).

Сноска 2

Указывая в трудовом договоре Генерального Директора функции, которые он будет выполнять в качестве главбуха, можно воспользоваться Квалификационным справочником должностей (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 №37).

Генеральный Директор ведет бухгалтерский учет лично. В данной ситуации включать в штатное расписание должность главбуха не нужно. При этом факт ведения бухгалтерского учета Генеральным Директором необходимо отразить в учетной политике компании. Затем руководитель должен издать приказ следующего содержания (названия и ФИО условные): «В соответствии с решением общего собрания учредителей ООО «Элита» я, Смирнов Василий Ефимович, принимаю на себя обязанности генерального директора с 3 марта 2008 года по 3 марта 2011 года. В связи с отсутствием в штатном расписании ООО «Элита» должности главного бухгалтера его обязанности возлагаю на себя. Основание: протокол собрания учредителей»

Этот вариант ведения бухучета в отличие от совмещения Генеральным Директором должности главбуха, на наш взгляд, более легкий.

Право подписи в банковской карточке. Если Вы совмещаете должность главбуха или ведете учет лично, то в банковской карточке в поле «первая подпись» Вы должны подставить свою подпись. А в поле «вторая подпись» следует указать, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует. Наделять одного человека одновременно правом первой и второй подписи нельзя3.

В чем состоит проблема: у многих работодателей в штате есть должность главного бухгалтера, но нет подразделения «Бухгалтерская служба» и должностей других бухгалтеров. Недавно появились разъяснения контролирующих органов о том, что главный бухгалтер не может работать без создания бухгалтерской службы и подчиненных. Прочитав эти разъяснения, многие субъекты хозяйствования забеспокоились.

Чем поможет решение: мы предлагаем варианты документального оформления единственного бухгалтера, чтобы у контролирующих органов не возникало лишних вопросов и не было поводов грозить вам штрафами.

Позиция госорганов и практика

Всех интересует, действительно ли наличие только главбуха - это нарушение и предусмотрены ли в таком случае штрафные санкции. Вопросы от главного бухгалтера Ларисы Василенко (Запорожье), на которые отвечает юрист Маргарита Майоренко .

Ситуация
У нас небольшое предприятие, где есть только директор и главный бухгалтер. Недавно прочитали информацию о том, что должности «Главный бухгалтер» в штате не может быть, если на предприятии нет бухгалтерской службы. В связи с этим у нас возникли вопросы, на которые просим ответить:

• Это правда, что отсутствие подчиненных у главбуха считается нарушением?
• Будет ли штраф, если на предприятии работает главный бухгалтер без бухгалтерской службы?
• Сколько минимум подчиненных должно быть у главного бухгалтера?
• Можно ли создать бухгалтерскую службу, должности в которой будут вакантны?
• Может ли единственный на предприятии бухгалтер подписывать первичные документы и отчетность, если в этих документах есть графа «Главный бухгалтер»?

Начнем с информации, из-за которой у предприятий появились вопросы и опасения.

• Минсоцполитики и Минфин неоднократно указывали, что должность «Главный бухгалтер» вводится в штат только в случае создания на предприятии бухгалтерской службы. Такое мнение, в частности, содержится в письмах:
• Минсоцполитики от 13.11.17 г. № 21929/0/2-17/13 и от 17.01.18 г. № 28/0/22-18;
• Минфина от 30.06.17 г. № 35210-07-10/17419.

В обоснование своей позиции эти госорганы приводят следующие аргументы.

Аргумент 1

Во-вторых , на основании ч. 3 ст. 64 Хозяйственного кодекса предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

перевод на другую должность считается существенным изменением условий труда. О последующем переводе сотрудника необходимо уведомить письменно за 2 месяца (абзац третий ст. 32 КЗоТ). А если сотрудник отказывается от перевода на другую должность, его через 2 месяца можно уволить на основании п. 6 ст. 36 КЗоТ .

Выводы

Если на предприятии числится один главный бухгалтер без подчиненных, то по закону это не является нарушением. Действующим законодательством не предусмотрены штрафные санкции за наличие в штате должности главного бухгалтера без бухгалтерской службы либо за наличие бухгалтерской службы, в которой все должности - вакантны.

Однако чтобы избежать лишних вопросов от контролирующих органов, предприятие может внести изменения в свое штатное расписание, а именно:

• добавить структурное подразделение «бухгалтерская служба». Количество должностей в этом подразделении и количество сотрудников предприятие определяет самостоятельно;
• ввести в штат должность бухгалтера вместо должности главного бухгалтера. В этом случае перевести главбуха на должность бухгалтера можно только с его согласия.

Общество с ограниченной ответственностью, является малым предприятием. В штате нет главного бухгалтера, есть приказ о ведении учета лично директором, он ставит подписи за главного бухгалтера. Но в тоже время в штате есть бухгалтер, который фактически ведет бухгалтерский учет. Как правильно отразить в положении об учетной политике, что ведение бух.уч. осуществляет директор, либо бухгалтером.

Если в штате нет главного бухгалтера, то ведение бухгалтерского учета руководитель может взять руководитель. В таком случае, это должно найти отражение в учетной политике и, конечно же, издать приказ о возложении на себя обязанностей главного бухгалтера. Но тогда в штатном расписании должности главного бухгалтера быть не должно. Если же в штатном расписании должность главного бухгалтера есть, то ведение учета должно быть возложено именно на него.

Исходя из Вашего вопроса, ведение бухучета возложено приказом на руководителя, который в документах расписывается за главного бухгалтера, но в то же время в штате есть бухгалтер, который фактически и ведет бухучет. В учетной политике можете прописать, что обязанности главного бухгалтера возложены на руководителя, в том числе и право расписываться за главного бухгалтера. А ответственным за ведение бухгалтерского учета является бухгалтер (иное должностное лицо) без права подписи.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Организация бухучета

Организовать ведение бухучета в малой организации надо по общим правилам . То есть организация ведения бухучета возлагается на руководителя субъекта малого предпринимательства. При этом руководитель обязан возложить ведение бухучета на главного бухгалтера или иное должностное лицо. Кроме того, руководитель вправе заключить договор об оказании услуг по ведению бухучета со сторонней организацией или может принять ведение бухучета на себя. Об этом сказано в части 3 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 3 Рекомендаций, утвержденных решением Президентского совета НП «Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» от 25 апреля 2013 г. № 4/13*.

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья: Как быть с бухгалтерской учетной политикой

Таблица Положения учетной политики для бухгалтерского учета на 2015 год

«Упрощенка». Годовой отчет – 2014

ООО является субъектом малого предпринимательства. В штатном расписании есть должность главного бухгалтера (возможно, она будет исключена в будущем), а также должности еще трех бухгалтеров. Сейчас главный бухгалтер переводится на должность финансового директора.
Годовая отчетность ООО не подлежит обязательному аудиту.
Возможно ли в данной ситуации возложить обязанности (ведение учета, ответственность за регистры, управление бухгалтерией и т.д.) главного бухгалтера на генерального директора? Если да, то кто и как должен это сделать?

1. В соответствии с Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) ведение бухгалтерского учета юридическим лицом организуется его руководителем. При этом руководитель обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо организации либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель экономического субъекта, который в соответствии с данным законом вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также руководитель субъекта среднего предпринимательства, за исключением экономических субъектов, указанных в Закона N 402-ФЗ, могут принять ведение бухгалтерского учета на себя.
В анализируемой ситуации ООО является субъектом малого предпринимательства и не подлежит обязательному аудиту. Следовательно, оно вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность ( Закона N 402-ФЗ). Поэтому руководитель ООО (генеральный директор) может принять ведение бухгалтерского учета на себя.
Заметим, однако, что в Закона N 402-ФЗ речь идет о ведении бухгалтерского учета руководителем организации, а не об исполнении руководителем обязанностей главного бухгалтера. По смыслу законодательства ведение бухгалтерского учета руководителем (не считая случаев совмещения должностей) возможно, если в штатном расписании организации отсутствует (или вакантна) должность главного бухгалтера. Об этом косвенно свидетельствует и судебная практика, которая в качестве одного из обоснований того, что ведение бухгалтерского учета в организации осуществляется ее руководителем, рассматривает отсутствие в штатном расписании этой организации должности главного бухгалтера или ее вакантность (смотрите Президиума ВАС РФ от 16.01.2007 N 11871/06, ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2000 N А42-5001/99-7, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 16.11.2012 N 04АП-5034/11).
Полагаем, что ведение бухгалтерского учета лично руководителем будет в полной мере соответствовать положениям законодательства только в том случае, если в структуре ООО отсутствует бухгалтерия, а в штатном расписании отсутствуют как должность главного бухгалтера, так и должности бухгалтеров. К сожалению, разъяснений компетентных органов или судебной практики по данному вопросу нами не обнаружено.
Отметим, что хотя в Закона N 402-ФЗ внесены изменения, п. 7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение N 34н), не претерпел изменений. Согласно указанной норме руководитель организации может в зависимости от объема учетной работы:
а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.
Случаи, предусмотренные в подпунктах "б", "в" и "г" п. 7 Положения N 34н, рекомендуется применять в организациях, относящихся по законодательству РФ к субъектам малого предпринимательства (с учетом формулировок Закона N 402-ФЗ). По нашему мнению, из указанной нормы Положения N 34н следует, что руководитель ООО (относящегося к субъектам, которые в соответствии с N 402-ФЗ вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, в данном случае - к субъектам малого предпринимательства) может вести бухгалтерский учет лично при небольшом объеме учетной работы. При наличии в штате организации хотя бы одного бухгалтера выполнение функций по ведению бухгалтерского учета руководителем формально не соответствует требованиям законодательства (хотя и не является, на наш взгляд, основанием для привлечения организации или ее должностных лиц к какой-либо ответственности).
При этом отметим, что при наличии в ООО вакантной должности главного бухгалтера обязанности главного бухгалтера могут быть возложены и на руководителя в порядке совмещения должностей или совместительства.
2. В настоящее время законодательство прямо не предусматривает порядка документального оформления принятия генеральным директором на себя обязанностей по ведению бухгалтерского учета, равно как и порядка возложения ведения этого учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо организации. Поскольку генеральный директор ООО является его единоличным исполнительным органом и руководителем, в компетенцию которого входит в том числе представительство от имени общества без доверенности, издание приказов о назначении на должности работников общества, их переводе и увольнении, осуществление иных полномочий, не отнесенных законом или уставом общества к компетенции иных органов общества (. Обязательный аудит годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Похожие статьи