Рассмотрим порядок оформления путевых листов на примере заполнения формы №3 «Путевой лист легкового автомобиля».

Пример
Индивидуальный предприниматель Кондрашов Сергей Иванович использует в своей деятельности легковой автомобиль «Форд Фокус Си Макс» с объемом двигателя 1,8 л. Путевые листы выписываются на неделю (5 рабочих дней).
Ответственным за эксплуатацию автомобилей приказом по организации назначен сам предприниматель (он же выполняет обязанности механика и диспетчера).
По данным предыдущего путевого листа и визуального обследования количество топлива в баке перед выездом составляло 30 литров. За время действия путевого листа водитель один раз производил заправку (40 литров). Кассовый чек АЗС был им представлен вместе с путевым листом (авансовым отчетом) по окончании его действия.
Общий пробег за время действия путевого листа составил 198 километров.
Используя данные этого примера, рассмотрим порядок оформления путевого листа.

Лицевая сторона
Одним из обязательных реквизитов документа является его номер. Порядок нумерации путевых листов разрабатывает сама организация или предприниматель. Серия указывается, как правило, в том случае, если бланки путевых листов отпечатаны типографским способом.
Обязательно также и указание даты путевого листа. Если срок его действия более одного дня, то указывается весь период – с какого по какое число действует данный путевой лист (в нашем примере он выписан на рабочую неделю с 17 по 21 мая 2010 г.)
По строке «Организация» заполняется наименование, адрес места нахождения и рабочий телефон предприятия – владельца (пользователя) автомашины. Кроме того, в кодовой части проставляются его коды ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Этот код вы можете найти в письме из Комитета статистики.
Далее в путевом листе заполняются данные на автотранспортное средство и водителя: марка автомобиля (в примере – «Форд Фокус Си Макс»). Если автомашина находится в аренде, то здесь же или в добавленной строке целесообразно указывать:
1. номер и дату договора аренды и собственника машины (арендодателя) (например, «по договору аренды №___ от «_» _______ 20___ г. с ООО «Профинфо»);
2. государственный номерной знак (в примере – Е 266 МЕ 62);
3. гаражный номер указывается в том случае, если на балансе (в пользовании) у организации несколько машин (при этом не возбраняется по данной строке приводить инвентарный номер автомобиля как основного средства. Но при этом он и не обязателен);
4. ФИО водителя и его табельный номер (если он является сотрудником этой же организации) (в примере – Кулешов Д.И., табельный номер 034);
5. ниже указывается номер водительского удостоверения водителя (либо удостоверений всех лиц, перечисленных по строке «Водитель»);
6. в числе реквизитов также предусмотрены вид, серия и номер лицензионной карточки. Однако в настоящее время лицензии выдаются только на коммерческие перевозки пассажиров более восьми человек. Соответственно, любые перевозки легковым транспортом не лицензируются. Поэтому в примере данные строки не заполняются, а виды лицензионных карточек зачеркнуты.
В подразделе «Задание водителю» указывается:
1. в чье распоряжение представляется автомашина (в примере – в распоряжение заместителя директора Денисова С.Е.). При этом строкой ниже отражается также наименование организации. Поскольку в нашем примере автомашина выдана в распоряжение сотрудника того же предпринимателя, в путевом листе указано: ИП Кондрашов Сергей Иванович. Если машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица.
Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то, скорее всего, указать конкретного пользователя будет невозможно, поскольку таких лиц может быть много. В этом случае по данной строке целесообразно указывать название самой организации (предпринимателя), а расшифровку фамилии конкретного пользователя приводить на оборотной стороне листа в графе «Подпись лица, пользовавшегося автомобилем»;
2. адрес подачи, то есть место, куда автомашина должна прибыть, выехав из гаража (с места стоянки). В нашем примере таким местом подачи является адрес места нахождения (офис) предпринимателя: г. Рязань, Первомайский проспект, д. 18;
3. ниже приводится фактическое время выезда из гаража (от места стоянки). Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то в этой же строке целесообразно указывать дату первого выезда (в нашем примере – 17.05.2010 г., 9.00);
4. задание водителю подписывает диспетчер (диспетчер – нарядчик). В примере функции диспетчера выполняет индивидуальный предприниматель.
Перед выездом все автомашины должны пройти проверку исправности основных агрегатов, сигналов, показателей заправки топливом, маслом и т.п. Если все системы автомобиля работают нормально, механиком (или иным лицом, ответственным за эксплуатацию автотранспортных средств) разрешается выезд, о чем свидетельствует подпись данного лица по строке «Выезд разрешен». В примере функции механика также выполняет предприниматель.
Приводятся показания спидометра перед выездом (в примере – 62346 километров).
Соответственно, водитель автомашины расписывается в том, что он принял автомобиль в исправном состоянии.
В левой нижней части лицевой стороны путевого листа приводятся данные при возвращении автомашины в гараж (на стоянку):
1. указывается время возвращения. Если путевой лист выписывался на срок более одного дня, то в этой строке целесообразно указывать дату приезда. В нашем примере – 21.05.2010 г. 18.00;
2. время возвращения подтверждается подписью диспетчера (диспетчера-нарядчика). Как уже говорилось выше, в примере функции диспетчера исполняет предприниматель;
3. одновременно диспетчером делаются прочие необходимые отметки (опоздания, время ожидания (к примеру, при оказании коммерческих услуг сторонним лицам), простои автомашины и т.п.);
4. водитель автомашины расписывается в том, что он автомобиль сдал.
В правой нижней части лицевой стороны путевого листа приводится информация по движению горючего:
1. марка топлива (в примере – АИ-95);
2. по строке «Выдано по заправочному листу» вообще-то указывается количество топлива, выданного в самой организации (если, к примеру, у нее есть своя заправочная станция или хранящиеся в специальном помещении запасы топлива). Но на практике по данной строке, как правило, приводят данные о заправке ГСМ на сторонних автозаправочных станциях (АЗС) с приложением кассовых чеков АЗС к путевому листу (если топливо получено, к примеру, по корпоративной пластиковой карте) или к авансовому отчету (если топливо приобреталось за наличный расчет). В нашем примере водителем было приобретено 40 литров бензина по кассовому чеку АЗС;
3. остаток горючего при выезде может определяться: по данным предыдущего путевого листа, по показаниям приборов в автомобиле (уровень топлива), в результате контрольного замера уровня топлива в баке (если позволяет конструкция бака) и т.д. В нашем примере остаток горючего при выезде определен по данным предыдущего путевого листа и сравнен с показаниями приборов в машине (30 литров);
4. остаток горючего при возвращении может быть определен только по показаниям приборов в автомобиле или в результате контрольного замера уровня топлива в баке (в примере – 50 литров);
5. фактический расход горючего определяется как разница между остатком топлива перед выездом плюс количество заправленного горючего и его остатком при возвращении. В примере: 30 л + 40 л – 50 л = 20 литров);
6. расход горючего по норме многие организации просто не заполняют, а очень зря. Конечно, налоговым законодательством не определено нормативное расходование топлива для автотранспортных средств. Однако в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы, принимаемые налогоплательщиком в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, должны быть документально подтверждены и обоснованы. Причем, обоснованность затрат в части ГСМ как раз и подтверждается нормами расхода топлива. При этом такие нормы предприятие может определить либо само (по данным технической документации к автомобилю), либо на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 г. №АМ-23-р) (далее – Методические рекомендации).
Если в представленном в Методических рекомендациях перечне автомобиль вашей организации отсутствует, то норматив можно определить по технически близкому транспортному средству (примерные габариты, одинаковый объем двигателя, похожие технические характеристики и т.п.). В нашем примере в перечне Минтранса России автомобиль «Форд Фокус Си Макс» отсутствует. Поэтому за основу взят автомобиль «Форд Фокус» с таким же объемом двигателя (1,8 л). Количество бензина на 100 километров пробега по этой норме составляет 8,1 л. В соответствии с п. 5 Методических рекомендаций данная норма увеличена на 15%, так как автомобиль эксплуатируется в основном в г. Рязани (допускается увеличение нормы до 15% в городах с населением от 250 тыс. до 1 млн. человек). Таким образом, норма расхода топлива для автомобиля в нашем примере составит 9,3 л бензина на 100 километров пробега (8,1 л + (8,1 л х 15%)).
Исходя из данного норматива, норма расхода топлива по путевому листу составит (общий пробег указывается на оборотной стороне путевого листа):
198 км: 100 х 9,3 л = 18,4 л.
Получается, что фактический расход топлива не равен нормативному. В том случае, если возникает отклонение, оно отражается соответственно по строкам «Экономия» или «Перерасход». При этом экономия никак не влияет на сумму затрат предприятия на оплату топлива для автомашины. А вот с перерасходом в каждом конкретном случае требуется отдельное разбирательство. Если перерасход небольшой (к примеру, в пределах 1 литра бензина), то у налоговиков вряд ли возникнут к организации какие-либо претензии. Но если величина перерасхода значительная или возникает постоянно, то такого рода затраты могут быть не признаны проверяющими налоговыми органами для целей налогообложения налогом на прибыль с последующими штрафными санкциями согласно ст. 122 НК РФ (20% от величины недоимки по налогу);
7. в конце приводятся показания спидометра автомашины при ее возвращении в гараж (на стоянку) (в примере: 37 000 км + 198 км = 37 198 км);
8. все указанные выше данные (время возвращения, показания спидометра, движение горючего) фиксируются и подтверждаются подписью механика, принявшего автомобиль при возвращении в гараж (на стоянку). В примере функции механика выполняет индивидуальный предприниматель.
В верхней части путевого листа ставится штамп предприятия, выписавшего данный документ (естественно, при наличии такого штампа).
Сам путевой лист скрепляется печатью организации (в левом нижнем углу).

Оборотная сторона путевого листа
Оборотную сторону путевого листа легкового автомобиля еще называют «маршрутным листом», так как здесь приводятся данные о маршруте и времени поездок автотранспортного средства.
Правильное заполнение оборотной стороны крайне важно для обоснованности всех расходов по содержанию и эксплуатации автомашины. Ведь именно по такого рода данным можно подтвердить экономическую целесообразность использования автотранспортного средства в производственных или управленческих целях.
Все поездки автомашины должны записываться под отдельным номером. Если автомобиль оказывает коммерческие услуги, то в целях идентификации клиентов во второй графе отражается их код. Так как в нашем примере автомобиль находится в распоряжении сотрудника индивидуального предпринимателя – владельца автотранспортного средства, то, естественно, никакого кода не указывается. Однако, поскольку путевой лист выписан на пять рабочих дней, в данной графе целесообразно приводить даты поездок (в примере: 26.10, 27.10, 28.10, 29.10 и 30.10).
Далее по каждой поездке указываются:
1. место отправления и место назначения. Иными словами, откуда машина выехала и куда она прибывает. При этом в целях обоснованности (подтверждения производственного (управленческого) назначения поездок) целесообразно в этих графах отражать не только адрес, но и организацию (учреждение), в которое данная автомашина направлялась. В нашем примере – ИФНС №2, банк, заправка, контрагенты и т.п.);
2. время выезда и возвращения. То есть время выезда из места отправления и время приезда к месту назначения.
Если путевой лист выписывается на один день, то можно указывать только время выезда из гаража (стоянки) и возвращения в гараж (на стоянку). Если же он выписан более чем на одни сутки (как в нашем примере), то желательно указывать время каждой поездки;
в графе «Пройдено, км» приводятся данные о пройденном расстоянии (причем, его целесообразно указывать по каждой поездке);
3. в последней графе расписывается лицо, пользовавшееся автомобилем. В примере – Кулешов Д.И.
В нижней части оборотной стороны путевого листа указывается общее количество пройденных километров (в примере – 198 км), а также данные, необходимые для расчета оплаты труда водителя (как правило, при сдельной форме оплаты труда) – трудочасы (всего в наряде) и сам расчет (за километраж или за часы работы).
Соответственно, расчет подписывается бухгалтером (расчетчиком).
Если данные по оплате труда не заполняются, то целесообразно указывать только итоговое количество пройденных километров.
Вот и все.
Путевые листы записываются в книгу учета путевых листов по порядку.
Н. Скворцова

В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.

Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Следовательно, если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка быть должна. А если же сотрудник добирается до основного места работы на своей собственной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи быть не может.

Путевой лист — это своего рода юридическое подтверждение того, что транспорт использовался. Первичный документ решает сразу несколько проблем:

• фиксирует пробег, чтобы работники не эксплуатировали машины в личных целях;
• регистрирует количество израсходованного топлива для предупреждения фактов краж на предприятии;
• определяет занятость водителя для начисления заработной платы за фактически отработанное время;
• подтверждает допуск водителя к управлению авто (речь идет о медицинском осмотре и наличии водительских прав, допуска у работника);
• позволяет подтвердить вышеперечисленные расходы при исчислении налогового обременения экономического субъекта.

Простыми словами, путевой лист нужно заполнять не только для того, чтобы предоставить налоговому инспектору на проверку. Путевка в первую очередь используется для порядка в самой организации. То есть чтобы не допустить хищений, подтвердить допуск, сделать верные начисления. И только потом все это зафиксировать в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Учитывайте изменения

Организации вправе не использовать унифицированные бланки первичной документации, а разработать свои документы, которые будут раскрывать все необходимые сведения. Так, к примеру, новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 года, вступившая в силу еще с 15.12.2017, утвержденная Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, не обязательна к применению. Учреждение вправе заполнять свой бланк. Однако придется учесть важные изменения, которые предусмотрели чиновники.

Напомним, что законодательство в отношении первичной документации обязывает пользователей соблюдать определенные требования. Конкретные требования установлены в отношении обязательных реквизитов первички. То есть документ должен раскрывать конкретные сведения об операции. В противном случае бумага будет признана ничтожной, и ее нельзя будет принять к учету.

Обязательные реквизиты путевого листа

Общие требования к первичной документации закрепляет статья 9 закона № 402-ФЗ, а также пункт 25 Федерального стандарта № 256н. Только полное раскрытие следующих реквизитов дает право принять путевой лист к бухгалтерскому и налоговому учетам:

• наименование первички: «Путевой лист»;
• дата составления бумаги;
• наименование субъекта учета, составившего документ, то есть указывается наименование организации;
• содержание факта хозяйственной жизни, для путевого листа — это эксплуатация автомобиля;
• величина натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения, в путевом листе раскрывается сразу несколько показателей, это и остаток ГСМ (бензин, газ, дизельное топливо), это и нормы рабочего времени водителя (часы, смены для начисления заработной платы), это могут быть и другие показатели, в зависимости от специфики деятельности, например пройденные км;
• наименование должности работника, лица, отразившего операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности работника, лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, например указание реквизитов доверенности, на основании которой действуют доверенные лица.

Однако этих требований для бланка путевого листа легкового автомобиля 2019 недостаточно. Ведь перечислены только требования, актуальные для бухучета. А путевой лист — это специфическое разрешение на эксплуатацию транспортного средства. Следовательно, нужна дополнительная информация.

Так, Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. Приказа № 476 от 07.11.2017) закрепляет ряд специфических сведений, которые должны быть раскрыты в обязательном порядке при заполнении путевого листа. К таковым следует относить:

Сведения путевого листа	Комментарии, что и как требуется раскрыть
Наименование и номер путевого листа	Номер документа устанавливается только в хронологическом порядке. Дробных чисел (100/1) или буквенных дополнений (100а) быть не должно.
Сведения о сроке действия путевого листа	Максимум один месяц. Транспортные компании при осуществлении перевозок должны выписывать путевые листы каждый день.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства	наименование; организационно-правовую форму; местонахождение (адрес); номер телефона; ОГРН.
Сведения о транспортном средстве	Тип автомобиля, государственный регистрационный знак, показания одометра, а также дату и время выезда возвращения, дата и время проведения ТО.
Сведения о водителе	Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения, дата и время прохождения медосмотра.

Какой бланк использовать

Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 утвержден Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.

Также можно самостоятельно разработать свою форму листа путевки и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. При этом не забудьте про обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в таком бланке.

Так выглядит путевой лист легкового автомобиля, форма 3. Скачайте его в качестве образца.

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля

Бумагу следует оформлять на каждый автомобиль. Это относится как к собственному транспорту бюджетной организации, так и к арендованному, даже если работник использует собственную машину в служебных целях. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину заполнить сразу нескольких путевок для каждого водителя. Информация о выданном документе вносится в . Оформленные документы нужно хранить в течение 5 лет.

Автотранспортные предприятия заполняют путевки ежедневно. Другие могут делать это с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже чем один раз в месяц. Однако если заполняется образец путевого листа легкового автомобиля на месяц, может потребоваться его редактирование.

Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник. Это может быть диспетчер или секретарь автохозяйства. Все путевки должны быть пронумерованы.

При выезде автомобиля, а также после его возвращения в гараж, путевку должен проверить механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверить своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, а также поступление и использование ГСМ.

Показатель «Расход горючего по норме» указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в бюджетной организации приказом руководителя.

Также в обязательном порядке должны быть проставлены о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник должен сделать запись «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

На обратной стороне путевки указывается информация, куда следует автомобиль. В противном случае она не является подтверждением расходов на приобретение ГСМ.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Ответственность

За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность. А если не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, бюджетную организацию оштрафуют.

Трудовая инспекция может оштрафовать (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП):

• организацию — на сумму от 110 000 до 130 000 руб.;
• должностных лиц (например руководителя) — от 15 000 до 25 000 руб.

Помимо этого, водителя могут наказать сотрудники ГИБДД. Так, за управление транспортным средством организации без путевого листа предусмотрен штраф в сумме 500 рублей (). Однако инспекторы ГИБДД на первый раз могут ограничиться и предупреждением.

Важным сопроводительным документом, который каждый день вручается шоферам транспортных средств, является путевой лист. В нем фиксируется учет рабочего времени шофера, пробег автомобиля и его маршрут.

Предназначение путевого листа и его суть

На данный момент действует несколько образцов рассматриваемого документа. Водитель во время поездки, в случаях, которые отмечены в нормативных положениях, обязан иметь путевку при себе и предъявлять ее по требованию сотрудникам полиции.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Лист должен быть оформлен надлежащим образом . Правила составления регламентируются действующим законодательством и нормативной инструкцией «О порядке расчетов за перевозки автотранспортом». За правильное заполнение путевки для легкового авто отвечает руководитель предприятия, равно как и лицо, ответственное за эксплуатацию транспортного средства.

Путевой лист служит для отчета перед налоговой , страховой службой и прочими контрольными органами за использование материалов топливного предназначения, горючего, амортизацию автомобиля и соответствие заданному маршруту. Этот документ входит в список, который должен присутствовать у штатного водителя в любой поездке. Причем он обязан присутствовать как у управляющего легковым автотранспортом, так и шофера грузового авто.

Основные виды путевых листов

На сегодняшний день существует 8 основных видов рассматриваемого документа.

1. Форма № ЭСМ-2 (для строительной техники). Этот документ используется всеми организациями, в распоряжении которых имеются бульдозеры, тракторы, экскаваторы, автокраны, грейдеры и приравненная к ним техника. Обязанности по составлению данного типа путевки, которая определяет нормы начисления зарплаты водителю спецтехники, возлагаются на ответственное лицо компании (диспетчер, главный механик).
2. Форма № 3 . Путевой лист для легкового автомобиля, выписывается в организациях любой формы собственности, которые используют автомобильный транспорт. Заполнение бланка осуществляется уполномоченной особой в единственном экземпляре. При участии в длительной командировке, возможно оформление документа сроком до 30 календарных дней.
3. № 3-спец – аналог предыдущего документа, который выписывается в случае использования легкового спецтранспорта (санитарные, ритуальные и прочие авто).
4. № 4. Эта форма выдается в такси. Деятельность по перевозкам без соответствующе оформленного путевого листа воспрещается. Он служит основанием для начисления водителю трудового дохода и составляется ответственным лицом в 1 образце. По завершении работы, путевка возвращается особе, которая ее выдала. Руководители служб такси имеют право вносить дополнительные пункты в стандартный образец документа для более полной регулировки функционирования таксопарка.
5. Форма № 4- С. Путевой лист представленного образца служит в качестве обоснования для составления размера заработной платы водителя и выписки счетов за грузоперевозки. Этот вид документа предназначен для транспортировки грузов по сдельной тарификации.
6. № 4- П – используется в случае перевозки товаров по повременным расценкам.
7. Форма № 6 . Путевка, которая предназначена для автобусов, работающих на городском, пригородном направлении и междугородних маршрутах.
8. № 6 -спец. Документ, не предназначенный для общественного транспорта. Оформляется в случае заказа автобуса компанией или организацией.

Представленные бланки выписываются на транспорт, имеющий более 8 сидячих мест.

Любые перевозки без оформления путевки не допускаются. Лист заполняется с внесением определенных реквизитов с возможностью дополнений, на усмотрение руководителя. Выдается документ на одну смену ответственной персоной организации и является подоплекой для начисления заработка водителю.

Реквизиты, указываемые в путевом листе и процедура его заполнения

Составление документа для легковых автомобилей может производиться ответственным лицом либо в бухгалтерии без участия водителя. Все бланки должны заверяться печатями или стандартными штампами фирмы. Лист имеет две рабочие стороны, все графы которых непременно заполняются соответствующим образом.

Обязательными для отметки в путевке являются следующие реквизиты:

• Серия, № документа, дата оформления, информация о компании (юридический адрес, телефон, код ). Каждый год нумерация путевок обновляется;
• Реквизиты транспортного средства (марка, номерной знак) и водителе (№ прав и категория удостоверения);
• ФИО ответственного лица. Информация об исправности авто и сведения о том, в чье пользование он поступает;
• Время и данные спидометра при выезде и возврате;
• Объем и сорт выданного горючего, его остаток на время выезда и заезда;
• Сведения о маршруте с пометкой времени и километража при выезде и заезде.

На фронтальной стороне в самой верхней части указываются:

• Номер, серия документа, дата его выдачи;
• Название организации, кодовые значения по ОКПО, ОКУД;
• Марка авто, номерной шифр;
• ФИО водителя, номер и серия удостоверения водителя.

Затем размещен пункт «Задание водителю». В нем фиксируется адрес фирмы и точка назначения. В случае если автомобиль используется по различным заданиям на продолжении рабочей смены, в этой графе указываются населенные пункты или области, по которым предстоит передвижение.

Графы, особо важные для водителя транспортного средства:

• «Автомобиль исправен технически». Данный пункт требует подписи после убеждения в том, что авто действительно в порядке;
• Показания спидометра и внесенный километраж должны соответствовать;
• «Движение топлива». Отмечается количество горючего на период выезда, дозаправки в пути и остаток при возвращении;
• «Отметки» – простой и его причина во время работы (например, стоянка в заторе с 11.00 до 11.30).
• Прием средства механиком по окончаним рабочего дня. Его подпись свидетельствует о надлежащем техническом стоянии авто или вносятся пометки о характере поломки и требуемых ремонтных работах.

Все указанные сведения сверяются подписями, квитанциями и чеками.

Задняя часть путевого листа оформлена в идее таблицы. Сюда вносится каждый конкретный пункт посещения, время прибытия и уезда, фактический километраж на момент приезда в назначенную точку. В случае доставки легковым авто каких-либо грузов, получающая сторона должна подтвердить правильность информации письменно с печатным штампом.

Нижняя часть оборотной стороны документа содержит графы, в которых отмечается общее время, проведенное работником за рулем, общий пройденный километраж. Там же, осуществляется расчет заработной платы, в зависимости от способа ее начисления (по километражу или почасовая оплата), проставляется размер суммы.

Корректно заполненный путевой лист с соблюдением всех правил является ценным документом для водителя, так как от этого фактора зависит его трудовой доход.

Срок действия и ответственность за отсутствие путевки

Путевой документ для легкового авто выдается на 1 рабочую смену. При оформлении командировки более чем на одни сутки, лист может быть оформлен на период в 30 календарных дней. Допускается выдача путевого листа сроком действия на длительность командировки, если она носит затяжной характер с поездкой в другие регионы.

За отсутствие рассматриваемого документа на водителя накладываются штрафные санкции от 500 рублей и выше. В определенных случаях, штрафы могут применяться к ответственному лицу, если в нарушении по выдаче документа явно просматривается его вина. Сумму штрафа определяет суд.

Кроме путевки, водитель легкового транспортного средства обязан иметь:

• Водительское удостоверение;
• Свидетельство о регистрации машины;
• Разрешение на осуществление грузоперевозок и транспортную накладную.

Необязательным наличием путевого листа формы № 3 для водителей, работающих на предпринимателей (функционирующих по упрощенной налоговой схеме). Также, это не принципиально для тех юридических лиц, износ авто и расход горючего, для которых малозначимы.

Учет документации ведется в регистрации путевых листов, которые хранятся на протяжении 5 лет.

Образец заполнения

Любая поездка транспортного средства должна отмечаться отдельным номером. В обязательном порядке указываются точка отправления и место назначения. Каждый водитель, пользующийся автомобилем, должен поставить собственную подпись напротив соответствующей записи.

Стандартный образец листа путевого содержит поля обязанные для заполнения. Кроме того, на усмотрение руководства, в документе могут быть произведены определенные корректировки. В случае использования транспорта посменно разными водителями, запись в журнале фиксируется по бланку первого водителя, который выехал (показания спидометра, времени и даты убытия).

Аналогичные параметры фиксируются в бланке водителя, который последним заехал в ангар или гараж.

Заключение

Путевой лист является важнейшим документом. Его наличие и правильное оформление позволяют регулировать отношения между организацией с налоговыми и прочими контролирующими органами.

Кроме того, документ позволяет фиксировать внутри компании расход ГСМ, амортизацию машины, прочие нюансы.

Путевой лист легкового автомобиля - это первичный документ, который отражает результаты работы транспорта в конкретной организации. Более того, этот документ необходим для расчета заработной платы водителям. Как оформить путевой лист легкового автомобиля, вы узнаете из статьи ниже.

Что такое путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист является документом строгой отчетности и необходим для фиксирования расхода ГСМ, расчета заработной платы водителям, начисления амортизации на автомобиль, учета затрат на автопарк и т. д. То есть его потребность аргументируется экономической стороной вопроса. Больше всего он нужен бухгалтерии и сотрудникам налоговой инспекции.

Путевые листы в организации должны выдаваться на все автомобили, которые она использует, включая арендованные.

Говоря об организации в контексте данной статьи, мы имеем в виду и ИП, так как они также могут являться владельцами автопарка.

Путевой лист выписывается, как правило, на смену или на один рабочий день. Однако законодатель предусмотрел вариант оформления документа на месяц, например в случае командировки водителя.

Более того, если одним автомобилем управляют несколько водителей, то на каждого должен быть выписан свой маршрутный лист.

Исходя из вышеизложенного, делаем вывод о том, что путевой лист нужен только на те автомобили, которые используются в интересах организации и относятся к ее автопарку. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и применяется только в личных целях, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.

Кроме того, управление транспортным средством без путевого листа запрещается в следующих случаях:

1. При перевозке граждан с багажом.
2. При транспортировке грузов автобусом, трамваем, троллейбусом, легковым или грузовым автомобилями.

Путевой лист также вправе запросить сотрудники ГИБДД. За отсутствие документа у водителя ч. 2 ст. 12.13 КоАП предусмотрено предупреждение или штраф - 500 рублей.

Несмотря на то что форма утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, в нем есть оговорка о том, что эту форму организации применять не обязаны - они вправе разработать свой образец и использовать его для учета расхода ГСМ.

Кроме того, постановлением № 78 не утверждается форма листа для ИП, она рекомендована только юридическим лицам. ИП разрабатывают свою форму самостоятельно.

Однако утвержденный в организации образец путевого листа автомобиля должен содержать в себе обязательные реквизиты:

• название и номер документа;
• информацию о сроках действия;
• информацию о водителе;
• сведения о легковом автомобиле;
• сведения о владельце автомобиля.

Разработчики могут помимо обязательных реквизитов включить в путевой лист другую информацию, которая учитывает особенности эксплуатации легкового автомобиля на конкретном предприятии.

Минфин разъяснил, что применение «самовольного» путевого листа возможно только для легковых автомобилей, и то если они не транспортируют груз или пассажиров.

Образец путевого листа легкового автомобиля

В качестве образца путевого листа предлагаем вашему вниманию утвержденную Форму № 3.

Итак, путевой лист легкового автомобиля содержит в себе 2 стороны одного документа - лицевую и оборотную. Как правило, путевой лист изготавливается в типографии.

Лицевая сторона включает в себя следующие реквизиты:

• серия, номер и дата оформления документа;
• наименование организации;
• марка машины и госномер;
• данные водителя и его прав;
• информация о задании водителю;
• сведения о технической исправности автомобиля.

Оборотная сторона путевого листа легкового автомобиля состоит из таблицы, в которой имеется 6 граф:

• номер по порядку;
• код заказчика;
• место отправления/назначения;
• время выезда/возвращения;
• пройденный километраж;
• подпись водителя.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц (образец)?

Путевой лист должен оформляться на каждый автомобиль, который используется в организации. Законодатель предусмотрел, что документ может быть заполнен как на один день, так и на месяц.

Документ заполняется уполномоченным лицом. Водитель допускается к записям только в части, его касающейся.

В наименовании листа должен быть указан тип транспортного средства, например легковой автомобиль. Далее уполномоченное лицо организации проставляет порядковый номер и ставит штамп организации.

Как правило, время выезда и заезда автомобиля в парк, а также его километраж проставляются все тем же уполномоченным лицом за его подписью.

Несколько слов о назначении ответственных лиц. Приказом руководителя организации конкретному работнику вменяются обязанности по управлению автомобильным парком. Может быть введена специальная должность, например механик или начальник гаража. Наименование должности роли не играет - главное, чтобы в должностной инструкции работника были детально прописаны его обязанности, в том числе о предосмотре автомобиля перед выездом и заполнении путевых листов.

Срок хранения путевых листов - 5 лет.

На предприятии должен вестись журнал учета движения путевых листов. Он состоит из следующих граф:

• порядковый номер документа;
• дата его оформления;
• ФИО и табельный номер водителя;
• гаражный номер автомобиля;
• подписи водителя, уполномоченного лица и бухгалтера;
• примечания.

Все путевые листы, выданные в организации, должны быть записаны в данном журнале.

Таким образом, путевой лист должен выдаваться на все автомобили, имеющиеся в автопарке конкретной организации. Документ оформляется на один день (смену) или на месяц. Если автомобилем управляют несколько водителей, то путевой лист выписывается на каждого. Бланки подлежат строгой отчетности , сведения о них заносятся в специальный журнал.

Наличие автомобиля у юридического лица налагает определенные обязательства по ведению учета при использовании машины. Одним из документов, необходимых в такой ситуации является путевой лист легкового автомобиля форма-3.

Необходимость в путевых листах

Документ является обязательным во время организации перевозок транспортом компании. Он необходим при планировании, учете и проведении любых транспортных операций. Общий список обязательных документов, которые необходимы штатному водителю, состоят из таких пунктов:

• регистрационные документы на автомобиль и при необходимости на прицеп;
• водительское удостоверение с актуальной категорией;
• товарно-транспортная накладная, в которой указываются параметры перевозимого груза (по форме №1-Т);
• спецразрешение во время перемещения опасных, крупногабаритных либо тяжеловесных грузов;
• заполненный бланк путевого листа (форма №3).

На основании последнего проводится учет топливных ресурсов по предприятию, а также параметр влияет на заработок штатных водителей. Такие расходы напрямую влияют на уровень налогообложения. Исходя из такой зависимости, путевой лист принято относить к главным первичным документам.

Правильное ведение и учет

Действующее законодательство подразумевает наличие следующих актуальных типовых форм:

• № 3 спец. и №3 – форма путевого листа легкового автомобиля;
• №4 – применяется с легковыми такси;
• №4-П и №4-С – в случаях с грузовыми автомобилями;
• №6 спец. и №6 – используется для автобусов.

Все эти листы должны заполняться по определенным правилам, оговоренным Приказом № 152 профильного министерства от 18.09.2008 г. Нормативный акт предполагает выписку документа на текущую смену либо рабочий день. Однако, практика показывает, что часто требуются документы на более длительный срок, например, для дальних служебных командировок или длительных переездов.

Ответственные сотрудники могут готовить для себя образец путевого листа на месяц, что не запрещено законом. Это максимальный срок, допускаемый законом. В документе обязательно указываются даты выбытия/прибытия в гараж. Разрешение оформляется на основании приказа первого руководителя.

Контроль над ведением путевых листов на предприятии проводится при помощи регистрации их в прошнурованном журнале. Каждая страница этой книги нумеруется от руки, а «хвосты» от шнуровки заклеиваются бумажным квадратом, имеющим оттиск печати. Внутри ведутся такие графы:

• номер по порядку;
• название документа;
• компания, предоставляющая транспортное средство;
• параметры автомобиля (госномер, марка и т.д.);
• номер водительского удостоверения и ФИО водителя;
• параметры лицензионных документов, если таковые предусмотрены для конкретной перевозки;
• водительское поручение (задание).

Автомобиль может эксплуатироваться на протяжении не одной, а нескольких смен подряд. Для такой ситуации предусмотрено выписывание нескольких путевых листов. Поле с временем выезда устанавливается в первом из них, а информация о заезде в гараж будет присутствовать только в последнем из них. Для каждой путевки необходимо вносить показания одометра.

Медосмотры для водителей

В каждой путевке должны присутствовать отметки о состоянии здоровья водителя. Они подтверждаются соответствующим штампом и подписью выпускающего сотрудника. Таким образом осуществляется верификация отсутствия алкогольного или наркотического опьянения, и дается допуск к работе.

Если в путевом листе нет подтверждения от медработника, то это относится к грубым нарушениям КЗоТ.

С 2015 года вступил в силу более жесткий регламент, по которому нужно отмечаться у медработника дважды: перед сменой и после нее. По закону осмотру подвергаются не только наемные сотрудники, но и ИП, которые на рейс выходят самостоятельно. Стоимость всех процедур, связанных с медосмотрами, ложится на водителя или автовладельца.

Небольшие компании считают нерентабельными содержание отдельной штатной единицы с медобразованием, а также оснащение и оборудование отдельного кабинета для подобных операций. В большинстве случаев заключается отдельный договор на обслуживание с медорганизацией, имеющий все разрешительные документы .

Нужно знать, что отсутствие оттиска штампа о медосмотре в путевом листе, делает данный документ недействительным для сотрудника ГИБДД.

Взаимоотношения с налоговыми структурами

Заполнять путевой лист необходимо правильно, иначе его могут не принять к сведению налоговые органы, что послужит исключением затрат, описанных в нем, из налогового учета. Даже суд будет на стороне ревизоров, ведь только правильные документы принимаются на производстве в качестве доказательства использования ТС по назначению.

Похожие статьи