Сзв 4 1 образец заполнения. Сдаем индивидуальные сведения за год. Стаж работы за отчетный период

Срок подачи сведений 1 В ряде отделений ПФР специалисты просят представлять вместе с документами персонифицированного учета пояснительную записку. установлен в пункте 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Формы документов персонифицированного учета, а также Инструкция по их заполнению и представлению (далее — Инструкция) утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда от 31.07.2006 № 192п. В отделения ПФР нужно представить:

индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2; опись документов, передаваемых страхователем в ПФР по форме АДВ-6-1; ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по форме АДВ-11; список застрахованных лиц.

Рассмотрим подробно, как заполнить формы документов персонифицированного учета.

Индивидуальные сведения

Сдаем индивидуальные сведения за год. Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах подают по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2.

Форма СЗВ-4-1

Форму СЗВ-4-1 составляют отдельно на каждого сотрудника. Согласно пункту 43 Инструкции она необходима, если:

у сотрудника в расчетном периоде возникли условия для назначения досрочной трудовой пенсии (их указывают в таблице «Стаж работы за расчетный период»); появилась необходимость выделить в трудовом стаже работника отдельные периоды работы, например периоды отпуска по уходу за детьми.
Документ состоит из четырех информационных блоков:
Сведения о страхователе (в частности, им является работодатель); сведения за расчетный период о застрахованном лице; стаж работы за расчетный период; сведения за расчетный период о застрахованном лице в целом по страхователю (включая обособленные подразделения).

Рассмотрим на примере, как заполнить форму СЗВ-4-1.

Актриса СР. Преображенская работает в театре «Городская драма» (ООО «Софит») 15 лет. В 2008 году она получила право на досрочную пенсию с учетом выслуги лет (подп. 12 п. 1 ст. 28 Федерального закона от 17.12.2001 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», далее — Закон о пенсиях).

Для представления сведений в отделение ПФР по данному работнику будет составлена форма СЗВ-4-1. Как ее заполнить, если СР. Преображенская в 2008 году была на больничном с 14 по 25 апреля (12 календарных дней) и с 11 по 20 сентября (10 календарных дней), а с 26 мая по 30 июня (пять календарных дней) брала отпуск без сохранения заработной платы? На страховую часть трудовой пенсии в 2008 году были начислены страховые взносы в сумме 30 500 руб., а на накопительную — в сумме 23 008,77 руб. Страховой номер работницы — 051-730-885-99

Решение. Сначала укажем сведения о страхователе — краткое наименование и регистрационный номер в ПФР. В строке «Расчетный период» укажем 2008 год.

Графу «Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета» заполнять не нужно. Адрес указывают только в двух случаях: если индивидуальные сведения подают на работника впервые или если за истекший год его место жительства изменилось.

Суммы начисленных страховых взносов отражаем во втором столбце, при этом страховая и накопительная части трудовой пенсии должны быть указаны в отдельных графах.

Суммарная продолжительность периодов временной нетрудоспособности СР. Преображенской составляет 22 календарных дня (12 календ. дн. + 10 календ. дн.). В графе «Продолжительность периода по временной нетрудоспособности» отражают также иные периоды, учитываемые в страховом стаже работника. Они перечислены в статье 11 Закона о пенсиях. В графу «Отпуск без сохранения заработной платы» нужно вписать пять календарных дней отпуска, который сотрудница брала за свой счет. Далее необходимо указать особые сведения о стаже работы сотрудника для досрочного назначения ему трудовой пенсии, а также периоды, которые нужно выделить в трудовом стаже. В нашем примере период начинается 1 января 2008 года и заканчивается 31 декабря 2008 года.

Графа «Территориальные условия» в данном случае останется пустой. Ее заполняют организации, имеющие рабочие места в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, зонах отчуждения, отселения, проживания (с правом на отселение или со льготным социально-экономическим статусом). Перечень районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к ним 2 Если кроме территориальных условий у организации нет других оснований для досрочного назначения пенсий работникам, подают форму СЗВ-4-2 (п. 43 Инструкции). , утвержден постановлением Совета Министров СССР от 10.11.67 № 1029, а границы упомянутых зон и Перечень населенных пунктов, находящихся в них, утверждены постановлением Правительства РФ от 18.12.97 № 1582.

Графа «Особые условия труда» в данном случае тоже остается пустой 3 Коды, соответствующие особым условиям труда, указаны в приложении 1 к Инструкции. .

Не заполняется в нашем примере и графа «Исчисление страхового стажа». Напомним, что в первой ячейке этой графы указывают код основания для расчета страхового стажа. В приложении 1 к Инструкции поименованы четыре кода:

СЕЗОН — работа полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности; УИК104 — работа осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы; ВОДОЛАЗ — работа водолазов и других подобных специалистов; ЛЕПРО — работа в лепрозориях и противочумных учреждениях.

Во второй ячейке данной графы отражают дополнительные сведения о сотрудниках. Это периоды декретного отпуска, отпуска по уходу за ребенком, работы по договорам гражданско-правового характера, выходящие за рамки расчетного периода, работа в рамках увеличенного расчетного периодами оплачиваемые отпуска, в том числе дополнительные 4 Соответствующие указанным периодам коды поименованы в приложении 1 к Инструкции. .

Теперь заполним последнюю графу «Условия для досрочного назначения трудовой пенсии». В ячейке «Код основания» укажем код ТВОРЧ 15, так как СР. Преображенская является творческим работником. Она получила право на досрочную пенсию по выслуге лет после 15 лет непрерывной работы на сцене (приложение 1 к Инструкции).

Ячейка «Дополнительные сведения» графы «Условия для досрочного назначения трудовой пенсии» остается пустой. Напомним, что ее заполняют в том случае, если требуется уточнить количество часов и минут полетов, прыжков с парашютом, объем работ (долю ставки), выполняемых медицинскими работниками и учителями, и некоторые другие данные. Фрагмент заполнения формы СЗВ-4-1 смотрите ниже.

Форма СЗВ-4-2

Сдаем индивидуальные сведения за год. Форму СЗВ-4-2 представляют в Пенсионный фонд на тех работников, у которых в расчетном периоде не было условий для досрочного назначения трудовой пенсии.

Рассмотрим на примере, как заполнить эту форму.

В ООО «Магия» в 2008 году работало три человека. За год им были произведены следующие выплаты:

П.Р. Факировой (1975 год рождения, страховой номер 035-221-568-20) — 240 000 руб.; Л.Д. Кудесникову (1959 год рождения, страховой номер 075-568-099-55) — 252 000 руб.; К.Э. Знахаркиной (1980 год рождения, страховой номер 065-258-745-11) — 264 000 руб.

Все суммы полностью включены в базу для начисления страховых взносов в бюджет Пенсионного фонда.

П.Р. Факирова отработала календарный год полностью, при этом 10 календарных дней была на больничном. Л.Д. Кудесников устроился на работу в ООО «Магия» 20 марта 2008 года. К.Э. Захаркина уволилась 3 ноября 2008 года. Как заполнить форму СЗВ-4-2?

Решение . Вначале укажем сведения о страхователе, а именно:

регистрационный номер (в нашем примере 087-111-034525); краткое наименование (ООО «Магия»); расчетный период (2008 год).

В таблице «Сведения за расчетный период о застрахованных лицах» указываем страховой номер каждого сотрудника и его инициалы. Затем заполняем графу «Сумма начисленных страховых взносов». В ней нужно показать сумму взносов, уплаченную за каждого работника.

П.Р. Факирова 1975 года рождения, поэтому сумму взносов нужно разделить на две части:

страховую — 19 200 руб. (240 000 руб. х 8%); накопительную — 14 400 руб. (240 000 руб. х 6%).

Л.Д. Кудесников 1959 года рождения, поэтому страховые взносы, начисленные на сумму его доходов, пойдут только на страховую часть трудовой пенсии и будут равны 35 280 руб. (252 000 руб. х 14%). К.Э. Знахаркина родилась в 1980 году. Сумма взносов будет равна:

на страховую часть — 21 120 руб. (264 000 руб. х 8%); накопительную часть — 15 840 руб. (264 000 руб. х 6%).

Затем заполним графу «Периоды работы». У П.Р. Факировой он составит год, у других работников будет иным. У Л.Д. Кудесникова — с 20 марта по 31 декабря 2008 года, а у К.Э. Знахаркиной — с 1 января по 3 ноября 2008 года. Кроме того, у П.Р. Факировой был десятидневный период временной нетрудоспособности, который нужно отразить в соответствующей ячейке. Образец заполнения формы СЗВ-4-2 смотрите ниже.

Как подготовить документы к сдаче

Формируем пачки. Заполнив документы по форме СЗВ-4-1, нужно сгруппировать их в пачки, но не более 200 документов, содержащих индивидуальные сведения, в каждой.

Пачки, в которых находятся данные по форме СЗВ-4-2, также должны содержать сведения не более чем о 200 застрахованных лицах. Такие указания даны в пункте 6 Инструкции. Поскольку данная форма является списочной, в каждом документе может быть указана информация не более чем о 10 застрахованных лицах. Соответственно в одной пачке может быть не более 20 документов по форме СЗВ-4-2. Графа «№ п/п» (порядковый номер) формы СЗВ-4-2 нумеруется в сквозном порядке в пределах пачки (п. 11 Инструкции).

Согласно пункту 10 Инструкции в одну пачку могут входить документы только одного вида. Поэтому отчеты по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, подаваемые на застрахованных лиц, относящихся к различным категориям, или сведения о работниках, выходящих на пенсию, нужно включать в отдельные пачки. Так же следует поступать с корректирующими и отменяющими сведениями. Формировать отдельные пачки по форме СЗВ-4-2 нужно и в том случае, если застрахованные лица работали в различных территориальных условиях.

Составляем опись документов (форма АДВ-6-1). Сформировав пачки, необходимо к каждой из них сделать опись документов по форме АДВ-6-1 в двух экземплярах — для себя и отделения ПФР. Согласно пункту 7 Инструкции ее нужно составить на каждую пачку, содержащую документы по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2. В этом документе кроме реквизитов страхователя (регистрационного номера в ПФР, ИНН, КПП, наименования организации или предпринимателя) указывается число листов в пачке. Если пачка сформирована из индивидуальных сведений по форме СЗВ-4-1, в описи заполняют графу «Количество документов в пачке», а графа «Количество застрахованных лиц, представленных в пачке» не заполняется.

Оформляем пачки документов . Документы необходимо прошить, расположив в следующем порядке сверху вниз:

опись (АДВ-6-1); список застрахованных лиц, составленный произвольно; документы по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2.

Пояснительную записку составляют в двух экземплярах, и пришивать ее не надо. Напомним, что ее заполняют только для тех отделений ПФР, в которых этот документ требуют.

Концы нити, скрепляющей документы, необходимо приклеить к тыльной стороне пачки и закрепить небольшим листком бумаги, на котором нужно поставить печать страхователя. На этом листке также делают запись «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов».

Все содержащиеся в пачке документы заверяют подписью руководителя и печатью организации. Если сведения подает страхователь, не являющийся юридическим лицом, он заверяет их подписью (п. 8 и 9 Инструкции). Дополнительно на описи руководитель делает надпись «Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно» (п. 12 Инструкции).

Сдаем электронный отчет . Организации могут (но не обязаны) сдавать отчетность в электронном виде. То есть к распечатанным пачкам документов можно приложить, например, дискету, содержащую эту же информацию (п. 13 Инструкции). В описях отчетности, сопровождаемой дискетой, следует указать порядковые номера пачек, по которым их можно найти в электронной версии (п. 16 Инструкции).

Если данные отчета будут заверены электронной подписью (ЭЦП), представлять в Пенсионный фонд распечатки не нужно (п. 14 Инструкции).

Ведомость уплаты страховых взносов (Форма АДВ-11)

Сдаем индивидуальные сведения за год. Форму АДВ-11 «Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование» страхователи заполняют в одном экземпляре. В ней отражают данные о начисленных и уплаченных взносах за расчетный период, а также данные о суммах задолженности по уплате страховых взносов на начало и конец этого периода. Порядок ее заполнения рассмотрен в пункте 48 Инструкции.

Помимо общих реквизитов страхователя в форме АДВ-11 нужно указать число пачек документов по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, общую численность работников и дату представления данных персонифицированного учета в отделение ПФР. Кроме того, следует проставить коды основного и дополнительного тарифов 5 Установлен единственный код дополнительного тарифа — АВИА. Его указывают в документах, заполняемых на членов летного экипажа воздушных судов гражданской авиации (приложение 1 к Инструкции). . Первый совпадает с кодом категории застрахованного лица (НР или СХ), второй — с кодом одноименной графы описи 6 Коды категорий застрахованных лиц указаны в приложении 1 к Инструкции. . Напомним, что код дополнительного тарифа указывают лишь те организации, которые уплачивают по нему взносы.

Таблицу «Задолженность по уплате страховых взносов на начало расчетного периода» заполняют те работодатели, у которых есть задолженность за прошлые годы, независимо от того, просрочена она или нет. Данные о задолженности указывают отдельно за каждый год.

В таблице «Начислено страховых взносов за расчетный период» отражают суммы страховых взносов, начисленных за 2008 год. Здесь же указывают признак тарифа, по которому данные взносы начислялись, — Р.

С 2005 года указывается только Р. Это значит, что взносы в ПФР уплачивались в соответствии с регрессивной шкалой.

В следующей таблице отражают все перечисленные в течение 2008 года в Пенсионный фонд страховые взносы: как за расчетный период, так и в счет погашения задолженности прошлых лет. Данные об уплате взносов указывают, как и в первой таблице, отдельно по каждому году.

В последней таблице подводят итоги расчетов с ПФР. Здесь указывают остаток задолженности на конец расчетного периода, в том числе задолженность, которая образовалась из-за того, что страховые взносы за декабрь, как правило, страхователи перечисляют в январе будущего года.

Суммы, отражаемые в таблицах, указывают в полных рублях с разбивкой по взносам на финансирование страховой и накопительной частей трудовой пенсии, а также по дополнительному тарифу. Если для этого не хватает предусмотренных формой строк, можно добавить дополнительные строки.

Рассмотрим на примере, как заполнить форму АДВ-11.

Воспользуемся данными примера 2. Допустим, размер задолженности по уплате страховых взносов за 2007 год, не погашенной по состоянию на 1 января 2008 года, составил у ООО «Магия» 12 250 руб., в том числе:

на страховую часть трудовой пенсии — 8450 руб.; накопительную часть трудовой пенсии — 3800 руб. Задолженность в полном объеме была погашена в 2008 году.

В течение 2008 года на страховую часть были начислены страховые взносы в сумме 75 600 руб., а на накопительную часть — 30 240 руб. По состоянию на 31 декабря 2008 года организация не уплатила страховые взносы, начисленные за декабрь. За фирмой числится непро-сроченная задолженность по уплате взносов:

на страховую часть трудовой пенсии — 6300 руб.; накопительную часть трудовой пенсии — 2520 руб. Теперь заполним форму АДВ-11.

Решение. Вначале укажем реквизиты страхователя. Затем впишем в соответствующие графы суммы задолженности за 2007 год, начисленные страховые взносы за 2008 год и остаток на конец года. Образец заполнения формы АДВ-11 смотрите ниже.

Индивидуальные сведения по форме СЗВ-4-2 (списочная форма) представляются страхователем на застрахованных лиц, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, либо отдельных периодов работы (например, работа по договорам), периодов ухода за детьми (наличие в течении расчетного периода отпуска по беременности и родам и (или) отпуска по уходу за ребенком) и т.д.

Число застрахованных лиц, представленных в пачке, содержащей формы СЗВ-4-2, не должно превышать 200.

Заполняется по следующим правилам:

1. Код по ОКУД временно не указывается.

2. Сведения о страхователе:

Регистрационный номер ПФР: заполняется обязательно. Указывается номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик взносов в ПФР, с указанием кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР.

Формат: XXX-XXX-XXXXXX.

Наименование (краткое): заполняется обязательно. Указывается краткое наименование организации.

3. Расчетный период: заполняется обязательно. Указывается год, за который подаются сведения.

4. Сведения за расчетный период о застрахованных лицах:

Страховой номер: заполняется обязательно. Указывается страховой номер, содержащийся в страховом свидетельстве застрахованного лица.

Формат: XXX-XXX-XXX XX

Фамилия, Имя, Отчество: Фамилия и Имя заполняются обязательно. Реквизиты указываются в именительном падеже. Заполнение производится только заглавными русскими буквами.

Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета: заполняется при первом представлении СЗВ-4-2, а также при изменении и уточнении указанного реквизита. Указывается полный почтовый адрес, по которому следует направлять информацию о состоянии лицевого счета застрахованного лица. Заполнение элементов адреса производится только заглавными русскими буквами и начинается со смысловой части элемента, а затем записывается сокращенное наименование типа элемента. Точки в конце сокращений (кроме д. и кв.) не допускаются.

5. Сумма начисленных страховых взносов:

на страховую часть трудовой пенсии: заполняется обязательно. Указывается сумма начисленного взноса в ПФР за расчетный период на страховую часть трудовой пенсии (в рублях и копейках);
на накопительную часть трудовой пенсии: заполняется обязательно. Указывается сумма начисленного взноса в ПФР за расчетный период на накопительную часть трудовой пенсии (в рублях и копейках);
по дополнительному тарифу: заполняется обязательно для лиц, уплачивающих взносы по дополнительному тарифу. Указывается сумма начисленного взноса в ПФР за расчетный период по дополнительному тарифу на дополнительное пенсионное обеспечение (в рублях и копейках).

6. Период работы с (дд.мм.гггг) по (дд.мм.гггг): указываются даты в пределах расчетного периода (не более одной записи).

по временной нетрудоспособности (мес. дн.): заполняется в случае наличия в течение расчетного года периодов временной нетрудоспособности. Суммарное время в месяцах и днях периодов временной нетрудоспособности рассчитывается по следующему алгоритму:

условные обозначения

Гн Мн Дн – дата начала периода

Гк Мк Дк – дата конца периода

Г М Д – суммарное время

Гк Мк Дк - Гн Мн Дн + 1 день = Г М Д+ 1 день

При этом 1. Д = Дк – Дн, если Д < 0, то Д = Д + 30 и Мк = Мк – 1

2. М = Мк – Мн

Конец периода по – начало периода по больничному листку + 1 день (30 дней округляются до 1 месяца).

6. Реквизиты: Наименование должности руководителя, Подпись, Расшифровка подписи заполняются обязательно.

7. Дата: заполняется обязательно (ДД наименование месяца ГГГГ).

8. М.П.: печать ставится обязательно. (Может не ставить печать страхователь, не являющийся юридическим лицом).

Форма СЗВ-4-2 формировалась в следующих случаях:

при представлении сведений о застрахованных лицах, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, присутствует только одна запись о начале и конце периода работы. Если у работников присутствуют территориальные условия труда, то данные работники группируются в одну пачку форм СЗВ-4-2 по виду территориальных условий. Данный реквизит указывается в поле «Территориальные условия» формы АДВ-6-1 к конкретной пачке форм СЗВ-4-2.

Правила заполнения формы СЗВ-4-2 «Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица»

При представлении сведений за периоды с 2002 г. по 2009 г. страхователем (работодателем) заполнялась форма СЗВ-4-2 (списочная форма) при представлении сведений о застрахованных лицах, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме указываемых в реквизите «Территориальные условия» формы АДВ-6-1.

Реквизит	Правила заполнения	Обязательность заполнения
Сведения о страхователе:
Регистрационный номер ПФР ИНН КПП Наименование (краткое)	Заполняются в соответствии с правилами заполнения формы "Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР"	Заполнять обязательно
Расчетный период	Указывается год, за который подаются сведения	Заполнять обязательно
Заполнение строки таблицы «Сведения за расчетный период о застрахованных лицах»
Страховой номер	Указывается страховой номер индивидуального лицевого счета, содержащийся в страховом свидетельстве данного застрахованного лица	Заполнять обязательно
Фамилия Имя Отчество	Фамилия Имя Отчество указываются в именительном падеже	Фамилию и Имя заполнять обязательно
Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета	Указывается полный почтовый адрес, по которому следует направлять информацию о состоянии лицевого счета застрахованного лица. Допускается использование всех общепринятых сокращений	Заполнять при первом представлении СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, а также при изменении указанного реквизита
Сумма начисленных страховых взносов
Страховая часть трудовой пенсии	Указывается сумма начисленных страховых взносов за расчетный период на страховую часть трудовой пенсии, в рублях и копейках	Заполнять обязательно
Накопительная часть трудовой пенсии	Указывается сумма начисленных страховых взносов за расчетный период на накопительную часть трудовой пенсии, в рублях и копейках	Заполнять обязательно
По дополнительному тарифу	Указывается сумма начисленных страховых взносов за расчетный период по дополнительному тарифу на дополнительное пенсионное обеспечение, в рублях и копейках	Заполнять обязательно для лиц, уплачивающих страховые взносы по дополнительному тарифу
Период работы
С (дд.мм.гггг) По (дд.мм.гггг)	Даты должны находиться в пределах расчетного периода	Заполнять обязательно
По временной нетрудоспособности (мес. дн.)	Указывается суммарная продолжительность периодов временной нетрудоспособности и иных периодов неуплаты страховых взносов, включаемых (засчитываемых) в страховой стаж, в месяцах и днях.
Отпуск без сохранения заработной платы (мес. дн.)	Указывается суммарная продолжительность отпусков без сохранения заработной платы и других аналогичных периодов, за которые работнику не начислялась заработная плата, в месяцах и днях.	Заполнять в случае наличия в течение расчетного года указанных периодов

Индивидуальные сведения о стаже и начисленных взносах по форме СЗВ-4-1 формируется в следующих ситуациях:

если у застрахованного лица в расчетном периоде (в отчетном году) были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии, которые отражаются в таблице "Стаж работы за отчетный период", либо при необходимости выделения отдельных периодов ухода за детьми и т.д.;
если у застрахованного лица в расчетном периоде (в отчетном году) было несколько периодов работы на данном предприятии, т.е. работник принимался на работу и увольнялся с работы несколько раз.

Если у работника нет вышеуказанных условий, то данные работники группируются в единую форму - форму СЗВ-4-2 (списочная форма).

Общие правила заполнения формы СЗВ-4-1:

Регистрационный номер ПФР - указывается номер, под которым работодатель зарегистрирован как плательщик взносов в ПФР, с указанием кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР.

ИНН, КПП - указывается идентификационный номер налогоплательщика работодателя и код причины постановки на учет в соответствии со Свидетельством постановки на учет.

Наименование (краткое) - указывается краткое наименование организации. В инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета нет требований к порядку указания наименования организации, но территориальные органы ПФР требуют указания наименования организации без кавычек, и с проставлением организационно-правовой формы после названия, например: Управляющая компания Стратегия ООО.

Расчетный период - указывается отчетный год.

Страховой номер - указывается страховой номер индивидуального лицевого счета, содержащийся в страховом свидетельстве данного застрахованного лица.

Фамилия, Имя, Отчество - заполняется в именительном падеже. Обязательно заполнение фамилии и имени.
Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета - указывается полный почтовый адрес, по которому следует направлять информацию о состоянии лицевого счета застрахованного лица. Допускается использование всех общепринятых сокращений. Этот реквизит обязателен для заполнения по всем работникам.

Сумма начисленных страховых взносов - указывается сумма начисленных взносов в ПФР по данному работнику за отчетный год. Сумма взносов разбивается на две части:

Страховая часть трудовой пенсии - указывается сумма начисленного взноса в ПФР за расчетный период на страховую часть трудовой пенсии, в рублях и копейках
Накопительная часть трудовой пенсии - указывается сумма начисленного взноса в ПФР за расчетный период на накопительную часть трудовой пенсии, в рублях и копейках
По дополнительному тарифу - указывается сумма начисленного взноса в ПФР за расчетный период по дополнительному тарифу на дополнительное пенсионное обеспечение, в рублях и копейках. Это поле заполняется в случае, если работнику, помимо основной категории НР, присвоена категория по дополнительному тарифу - АВИА.

Период работы - в данном случае выделено два периода работы:

По временной нетрудоспособности (мес. дн.)- указывается суммарное время в месяцах и днях периодов временной нетрудоспособности за отчетный год
Отпуск без сохранения заработной платы (мес. дн.) - указывается суммарное время в месяцах и днях нахождения в отпусках без сохранения заработной платы. Период неоплачиваемой нетрудоспособности также включается в период отпуска без сохранения заработной платы.

Стаж работы за расчетный период – указываются периоды работы в отчетном году. "Стаж работы за отчетный период" может содержать несколько строк в следующих случаях:

если работник в течение отчетного периода увольнялся и вновь нанимался на работу у одного и того же работодателя;
если менялись условия труда и изменения были оформлены соответствующими документами;
если застрахованное лицо по роду работы имеет различные условия труда, причем невозможно выделить календарный период работы в особых или вредных условиях труда. В этом случае реквизиты "Начало периода" и "Конец периода" указываются только в первой строке, относящейся к этому календарному периоду;
если законодательство предусматривает льготный порядок исчисления стажа в соответствии с помесячным учетом фактически отработанного времени (например, для водолазов и других работников, занятых работой под водой (тренер морских животных), а также в условиях повышенного атмосферного давления (например, в барокамере), данное время указывается с помесячной разбивкой.

В случае если при заполнении формы сведения о стаже застрахованного лица не умещаются в установленное формой количество строк, заполнение формы продолжается на оборотной стороне листа. При этом:

на лицевой стороне листа внизу справа делается отметка "продолжение на обороте";
подпись руководителя организации и печать организации располагаются на оборотной стороне после таблицы "Стаж работы за отчетный период".

Начало периода, Конец периода - даты указываются следующим образом: ДД.ММ.ГГГГ. Даты колонок "Начало периода" и "Конец периода" должны находиться в пределах отчетного периода. Порядковый номер присваивается только строкам, содержащим даты "Начало периода" и "Конец периода".

Территориальные условия (код) - заполняется, если организация имеет рабочие места, которые находятся в районе, входящем в перечень районов Крайнего Севера, местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, зоны отчуждения, зоны отселения, зоны проживания с правом на отселение, зоны проживания с льготным социально – экономическим статусом. Перечень кодов территориальных условий предусмотрен одноименным классификатором.

Особые условия труда (код) - указываются в соответствии с одноименным классификатором параметров только для особых условий труда. Данный параметр не заполняется, если особые условия труда не подтверждены документально, либо когда занятость работника в этих условиях не соответствует требованиям действующих нормативных правовых актов.

Если работник пользуется правом на льготное пенсионное обеспечение в соответствии со Списками № 1 и 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, утвержденными постановлением Кабинета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 (или пользуется правом на льготное пенсионное обеспечение в соответствии со ст.78 Закона Российской Федерации "О государственных пенсиях в Российской Федерации") код соответствующей позиции Списка (или код профессии) указывается в следующей строке, начиная с колонки "Особые условия труда", запись кода не ограничена шириной графы.

Исчисление страхового стажа

основание (код) - заполняется в соответствии с одноименным классификатором для отдельных категорий работников.
дополнительные сведения - заполняется либо в соответствии с одноименным классификатором параметров, либо указывается:
фактически отработанное время (месяцев, дней) – количество календарных месяцев и дней, отработанных в особых условиях труда. Например: 2 м. 20 дн. Заполнять только в случае, если застрахованное лицо было занято на работах с особыми условиями труда не каждый день в течение календарного периода, ограниченного датами "Начало периода" и "Конец периода", когда законодательство предусматривает исчисление стажа в льготном порядке застрахованному лицу при условии, если указанный работник постоянно на этих работах не занят (например, работники специализированных ремонтных организаций, цехов, участков)
стаж работы осужденных лиц (месяцев, дней) – количество засчитанных в трудовой стаж календарных месяцев и дней работы осужденного застрахованного лица. Заполнять только для осужденных застрахованных лиц, отбывающих наказание в местах лишения свободы
время пребывания водолаза под водой (часов, минут) - заполнять только для водолазов.

Условия для досрочного назначения трудовой пенсии

основание (код) - заполняется в соответствии с одноименным классификатором параметров для отдельных категорий работников.
дополнительные сведения:
налет часов – налет часов для летного состава гражданской авиации (часов, минут). Заполняется только в случае, если в графе "основание (код)" указано одно из значений: САМОЛЕТ, СПЕЦАВ
налет часов – налет часов испытательного полета (часов, минут). Заполняется только в случае, если в графе "основание (код)" указано одно из значений: ИТСИСП, ИТСМАВ, ИНСПЕКТ, ЛЕТИСП
количество прыжков с парашютом - заполняется только в случае, если в графе "основание (код)" указано одно из значений: НОРМАПР, РЕАКТИВН
количество спусков (подъемов) - заполняется только в случае, если в графе "основание (код)" указано одно из значений: НОРМСП
фактически отработанное время (месяцев, дней) – количество календарных месяцев и дней, фактически отработанных в должностях инженерно–технического состава авиации или при управлении воздушным движением. Заполнять только в случае, если застрахованное лицо было занято на указанных работах не каждый день в течение календарного периода, ограниченного датами "Начало периода" и "Конец периода", когда законодательство предусматривает исчисление стажа в льготном порядке застрахованному лицу при условии, если указанный работник постоянно на этих работах не занят
объем работ (доля ставки) по занимаемой должности, выполняемой медицинскими работниками – заполняется, если в графе "основание (код)" указано одно из значений: 28-СМ, 28-ГД, 28-СМХР, 28-ГДХР.
доля ставки, отработанной педагогами в школах и других учреждениях для детей - количество учебных часов, отработанных педагогами в школах и других учреждениях для детей (кроме учителей начальных классов и директоров (начальников, заведующих) детских домов, санаторных детских домов и специальных (коррекционных) детских домов для детей с отклонениями в развитии) - заполняется, если в графе "основание (код)" указано одно из значений: 28-ПД (указание доли ставки обязательно; указание количества учебных часов необязательно); 28-ПДРК (доля ставки не указывается; указание количества часов обязательно).

Для того чтобы заполнить в системе форму СЗВ-4-1 (4-2), выполните следующие действия:

На главной странице нажмите Создать другие отчеты . В разделе Формы до 2009 года выберите Годовая отчетность (до 2009 г.) СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-11.

Укажите год, за который подаются сведения, и код категории.

Нажмите Продолжить .

Проверьте реквизиты страхователя, которые попадут в отчет. При необходимости внесите исправления.

Откроется страница со списком сотрудников.

На странице со списком сотрудников:

Если сотрудник есть в списке, проверьте актуальность его данных (особенно информацию о страховом стаже и начисленных страховых взносах). При необходимости исправьте неверные значения в личной карточке сотрудника. Способ заполнения описан ниже.
Если сотрудника в списке нет, добавьте его. Для этого нажмите на кнопку Новый сотрудник . Откроется его личная карточка.

Следующие поля должны быть заполнены обязательно:

Отпуск без сохранения заработной платы . Введите количество календарных дней, если отпуск был.

По временной нетрудоспособности . Введите количество календарных дней, если больничный был.

Периоды стажа . По умолчанию даты начала и конца соответствуют отчетному периоду.

Если в отчетном периоде у сотрудника не было особых условий труда, перейдите к следующему пункту.
Если в отчетном периоде у сотрудника было одно из нижеописанных условий, укажите это:

Заполните карточки всех сотрудников, которые включаются в отчет.

В списке сотрудников установите флажки рядом с фамилиями всех сотрудников, которые включаются в отчет. Чтобы отметить всех сотрудников в списке, установите флажок над всем списком.