Авансовый отчет выступает обязательным условием . Работник должен отчитаться о совершенных тратах в положенный срок именно таким образом.

Образец заполнения авансового отчета 2019 г. подотчетным лицом относится к обязательной отчетности предприятия. Его основная цель — полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью отчетности можно не только проверить движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, но и списать произведенные траты.

Кто может стать подотчетным лицом

Подотчетные средства выдаются руководителем работнику предприятия на осуществление общепроизводственных или общехозяйственных расходов. За выданные суммы сотрудник должен отчитаться в положенный срок посредством авансового отчета. Именно поэтому служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, называется подотчетным лицом.

С 2014 года получать аванс могут не только непосредственные работники предприятия, но и внештатные служащие, которые заключили с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014).

Подотчетные средства могут быть переданы ответственным служащим не только в наличной форме, но также на банковскую карту путем безналичного перевода (Письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).

Работодатель также может определить круг подотчетных сотрудников в специальном приказе. Работники, в свою очередь, должны выразить согласие с данным назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые могут получать подотчетные средства.

Все подотчетные лица должны в обязательном порядке отчитываться о произведенных расходах, прилагая подтвердительную документацию, и предоставлять авансовый отчет в бухгалтерию в положенный срок.

Срок сдачи

Поговорим о сроках предоставления расчета. В текущем финансовом году срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом, равно как и порядок заполнения, остались прежними.

Положения п. 6.3. Указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У законодательно утверждают сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Сдача документации должна производиться в положенный срок — отчет должен быть оформлен и предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней по факту выхода сотрудника на работу.

Общие правила

Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер может оформлять авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или же разработать персональную форму отчета, издав соответствующий приказ.

Документация может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.

Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):

1. Отчет формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или же выхода работника после больничного при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
2. При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель может применить к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
3. Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
4. Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
5. К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).

Бланк отчета по унифицированной форме № АО-1

Порядок составления

Нужно отразить сведения:

• информация об учреждении, номер и дата оформляемого документа;
• о работнике, получившем авансирование;
• величина выданных денежных средств и их целевое назначение;
• фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).

В лицевой части также фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, а также главного бухгалтера и служащего, получившего требуемую сумму подотчет.

Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. После оформления и отрыва она остается у подотчетного лица.

На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов по отчету, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Так как она входит в номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

Исправления исключены! При допущении помарок и тем более ошибок придется оформлять новый бланк.

Пошаговая инструкция

Заполнение авансового отчета не составит большого труда. Его должны сформировать в положенный срок подотчетный сотрудник и бухгалтер.

Сотрудник, получивший денежные средства подотчет, заполняет лицевую сторону.

Ему необходимо указать следующую информацию:

• краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;
• реквизиты отчета — его номер и дата;
• далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
• фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
• назначение выданной подотчет суммы.

После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.

Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.

В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:

• общая сумма;
• денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
• остаток или перерасход (при наличии).

В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым будет проведен аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.

В лицевой части документа также отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.

Если по авансу образовался перерасход или же, наоборот, остаток денежных средств, это также нужно отразить в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.

После табличной части отчета ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.

В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Нужно прописывать не только их номер и дату, но также точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться данные операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.

В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая будет отрезана и передана служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О. ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ только в том случае, если отчетность предоставлена в положенный срок.

Как бухгалтеру проверить отчет

Как было сказано выше, авансовый отчет должен быть предоставлен в бухгалтерию в положенный срок. При этом компания имеет право определить свой срок для предоставления отчета, закрепив этот норматив в своих локальных правовых актах, а также в учетной политике.

После того как отчетность по выданному авансу будет предоставлена в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер должен проверить не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.

После проверки бухгалтер заполняет лицевую сторону отчета и отдает ответственному сотруднику отрывную расписку, подтверждающую сдачу авансовой отчетности.

Сроки отчета по командировке

В том случае, когда работник заполняет в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Отчетность также должна быть предоставлена в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.

Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными сотрудниками.

Авансовый отчет для индивидуальных предпринимателей

Отдельный вопрос — отчеты индивидуальных предпринимателей и сроки их подачи. Например, если ИП имеет возможность вести хозяйственный учет, то заполнение авансовых отчетов ему не требуется. В случае ведения хозяйственного учета ИП надлежит заполнять книгу учета доходов и расходов в соответствии с установленными правилами. ИП надлежит составлять финансовые отчеты для налоговой инспекции с целью корректной процедуры налогообложения. Однако стоит помнить, что вести хозяйственный учет можно, только если предприниматель оформил упрощенную систему налогообложения. В таких случаях отчеты составляются на основании фактически произведенных расходов и оформленных проводок.

Если же ИП находится на основной системе налогообложения, то авансовый отчет он составляет в том же порядке и в те же сроки, что и компании. Согласно Указаниям 3210-У, отчетность можно формировать и в специализированных бухгалтерских программах.

Порядок составления авансового отчета для ИП:

• подотчетное лицо пишет заявление о предоставлении аванса, далее на него выписывается расходный кассовый ордер;
• подотчетное лицо отчитывается о произведенных расходах, прикладывая все чеки;
• формируется авансовый отчет;
• данные о затратах вносятся в книгу учета доходов и расходов.

Таким образом, наличие авансового отчета подотчетного лица индивидуального предпринимателя, находящегося на УСН, не является обязательным. Законодательством не предусмотрены нормативные документы, устанавливающие обязанность и сроки подачи отчетов по авансу для ИП на упрощенке.

Аналогичной является ситуация и для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД. Все приходные и расходные операции отражаются в книге учета доходов и расходов, и подтверждаются приходными и расходными ордерами соответственно. Вся документация и отчетность подтверждаются подписью самого ИП. Реквизиты приходных и расходных ордеров вносятся в книгу учета согласно срокам их исполнения.

Зачем нужен авансовый отчет

Авансовый отчет выступает обязательным условием процедуры выдачи денег подотчет. Работник должен отчитаться о совершенных тратах именно таким образом.

Этот документ относится к обязательной отчетности учреждения, а, следовательно, необходим к заполнению. Его основная цель - полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью такого документа можно не только проверить движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, но и списать произведенные траты.

Срок сдачи

В текущем финансовом году срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом, равно как и порядок заполнения, остались прежними.

Положения п. 6.3.

Инструкция по заполнению авансового отчета

Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У законодательно устанавливаютсроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Он должен быть оформлен и представлен в бухгалтерию в течение 3-х дней по факту выхода сотрудника на работу.

Общие правила

Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер может вести авансовую отчетность по унифицированной форме № АО-1 или же самостоятельно разработать формат, издав соответствующий приказ.

Документация может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.

Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):

1. Отчетность формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или же выхода работника после больничного, при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
2. При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель может применить к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
3. Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
4. Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
5. К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).

Бланк отчета по унифицированной форме № АО-1

Порядок составления

Нужно отразить сведения:

• информация об учреждении, номер и дата оформляемого документа;
• о работнике, получившем авансирование;
• величина выданных денежных средств и их целевое назначение;
• фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).

В лицевой части также фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, а также главного бухгалтера и лица, получившего требуемую сумму под отчет.

Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. После оформления и отрыва она остается у подотчетного лица.

На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов по отчету, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Так как она входит в номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

Исправления исключены! При допущении помарок и тем более ошибок, придется оформлять новый бланк.

Отчет по командировке

В том случае, когда работник заполняет в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Отчетность также должна быть представлена в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.

Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными лицами.

Образец заполнения авансового отчета 2018г подотчетным лицом

Авансовый отчет: инструкция по заполнению

Вероятнее всего, каждый сотрудник бюджетного учреждения хотя бы раз, но получал денежные средства под отчет. Учреждение выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды и расходы, связанные с командировками своих сотрудников. Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма N КО-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.

Учреждение может перечислить средства и безналично, например на счет, открытый работнику в банке в рамках "зарплатного проекта". Однако во избежание возникновения конфликтов с проверяющими организациями лучше оформить для подотчетных лиц специальные карточные счета в банке.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации. Для бюджетных учреждений данный срок, как правило, определен правилами ведения бюджетного учета, утвержденными вышестоящим распорядителем, самим бюджетным учреждением.

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Итак, работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Форма N АО-1 применяется с 1 января 2002 г. юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Форма авансового отчета для бюджетных учреждений утверждена Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н. Таким образом, для бюджетных учреждений применяется Авансовый отчет — форма 0504049. В данной статье пойдет речь о заполнении авансового отчета бюджетными учреждениями.

Общие правила заполнения авансового отчета

Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 — 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств и заполняются графы 7 — 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Суммы полученного аванса приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бюджетного учета.

Порядок принятия к учету авансового отчета

1. Выдача денег под отчет.

Основанием для выдачи денег под отчет в любом случае является заявление на выдачу денег, в котором подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю учреждения. После соответствующего визирования руководителем оно попадает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка) и проставить соответствующий счет аналитического учета счета 0 20800 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

Примечание. В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму. Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничений предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (100 тыс. руб.), в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является соответствующий приказ руководителя, после ознакомления с которым работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.

Существуют также особенности составления заявлений при различных ситуациях.

1. Когда расходы произведены.

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме, который следует сдать в бухгалтерию. Напоминаем, что это необходимо сделать не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

1. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.
2. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.

О первичных документах

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Авансовый отчет

По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

• подтверждающие документы подаются в оригинале;
• по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
• по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

Если оставшиеся деньги не хотят возвращать

Как мы писали выше, если сотрудником было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм он должен вернуть в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру.

По той или иной причине сотрудник может задержать возврат оставшихся у него сумм, а то и не вернуть их вовсе. В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться ст. 137 Трудового кодекса РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю. В частности, удержания могут быть произведены для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом работодатель должен принять решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что сотрудник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Принятое решение работодатель оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. При этом первоначально учреждение должно получить письменное согласие работника на удержание сумм из заработной платы. Общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы (после удержания налога на доходы физических лиц).

Заполняем авансовый отчет

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.

На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:

• наименование организации, направившей его в командировку;
• структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
• свою фамилию, имя и отчество (графа "Подотчетное лицо");
• должность;
• назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица "Бухгалтерская запись", в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А4.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам:

	Указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало их. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку
	Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа руководителя на командировку
	Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета
документу уплачено	Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное удостоверение и т.д.)
	Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д., бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: "Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета". В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: "Продолжение авансового отчета… Ф.И.О. N…".

Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.

Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

Проверка авансового отчета бухгалтером

После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета. Проверка осуществляется:

• по форме — устанавливается наличие всех подтверждающих документов и приложений к ним, заполнение реквизитов и правильность оформления авансового отчета, правильность переноса данных из документов в авансовый отчет, наличие подписи подотчетного лица;
• по содержанию — определяется соответствие поданных документов цели полученного задания, их достоверность, наличие заполненных в них реквизитов, соответствующих отметок в командировочном удостоверении, дат осуществления затрат реальному времени выполнения задания;
• арифметическая проверка — удостоверяется правильность подсчета итоговой величины средств, подлежащих погашению по данному отчету, и т.д.

Проверяется также полнота отчета подотчетного лица по полученным денежным средствам, то есть возврат данным лицом остатка неизрасходованных средств.

Выявленные бухгалтером нарушения заполнения авансового отчета указываются им на заполненном подотчетным лицом бланке данного документа. Бухгалтер имеет право при несоблюдении установленных требований к составлению авансового отчета и документам возвращать их подотчетному лицу для оформления надлежащим образом.

Отражение в бюджетном учете

В данном разделе мы приводим бухгалтерские проводки, связанные с выдачей денежных средств под отчет.

1. Работнику выдан из кассы аванс на командировку:

Дебет 0 20805 560 Кредит 0 20104 610;

Дебет 0 20802 560 Кредит 0 20104 610;

• на проживание в гостинице

Дебет 0 20809 560 Кредит 0 20104 610.

1. Работником возвращены оставшиеся средства (неизрасходованные), выданные на проживание в гостинице:

Дебет 0 20104 510 Кредит 0 20809 660.

1. Работнику выданы из кассы средства сверх потраченных сумм (перерасход) на проезд:

Дебет 0 20805 560 Кредит 0 20104 510.

О.В.Шедина

бухгалтер,

консультант ИД "Советник бухгалтера"

Главная — Документы

Авансовый отчет: форма, заполнение, выдача денег

Форма авансового отчета

Для оформления авансового отчета можно использовать:

• унифицированную форму (№ АО-1), утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 ;
• самостоятельно разработанный бланк авансового отчета, утвержденный приказом руководителя туристической компании или приложением к учетной политике. Такое правило действует с 1 января 2013 года (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом в самостоятельно разработанном документе должны присутствовать все предусмотренные законодательством реквизиты;
• электронную форму. Минфин России разрешил компаниям хранить авансовые отчеты в электронном виде. При этом авансовый отчет должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) (письмо от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250).

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Порядок выдачи денежных средств под отчет определен пунктом 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П).

В соответствии с указанным Положением выдача работнику наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, производится по расходному кассовому ордеру на основании письменного заявления подотчетного лица. Заявление составляется в произвольной форме и содержит собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Если работник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то есть по авансовому отчету есть остаток, то неизрасходованные средства он должен вернуть в кассу на следующий рабочий день после окончания срока (указанного в заявлении) или в день выхода на работу после командировки.

Если работник потратил денег больше, чем ему было выдано под отчет, то есть по авансовому отчету отражен перерасход, то после утверждения авансового отчета руководителем перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы.

Заполнение авансового отчета

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На лицевой стороне авансового отчета должны быть указаны: наименование компании (предпринимателя), подразделение, фамилия сотрудника, его должность и назначение аванса.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает номер, дату, наименование и перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки, командировочные удостоверения и другие оправдательные документы). Суммы произведенных расходов отражают в графе 5. Если же деньги выдавались в инвалюте (на командировки за рубеж), то в графе 6 сотрудник отражает еще и сумму валюты. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Если документы составлены на иностранном языке, то требуется их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой турфирмы (письмо Минфина России от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66).

Бухгалтерия турфирмы проверяет целевое использование денежных средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.

В графах 7-8 (оборотной стороны бланка) указывают суммы расходов, принятые к учету.

Счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы, указываются в графе 9.

Ошибки при оформлении авансовых отчетов

При неправильном оформлении авансового отчета может возникнуть ситуация, когда налоговые органы не примут указанные в нем расходы.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки.

1. Авансовый отчет не утвержден руководителем компании.

В соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ датой осуществления внереализационных и прочих расходов признается дата утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем, то спорным является признание расхода по нему.

2. Отсутствие обязательных реквизитов при самостоятельной разработке бланка авансового отчета.

Как уже ранее говорилось, с 1 января 2013 года документальное оформление расчетов с подотчетными лицами может осуществляться на основании самостоятельно разработанных форм при наличии в них обязательных реквизитов, установленных пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Как заполнить авансовый отчет

Таким образом, наличие обязательных реквизитов относится к документальному подтверждению расходов. В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Такое же требование (наличие обязательных реквизитов) относится и к первичным документам, приложенным к авансовому отчету, которые подтверждают произведенные расходы.

3. Отсутствие в кассовых и товарных чеках наименования товаров.

Нередко бывает, когда подотчетное лицо прикладывает только кассовый чек (товарный чек, накладная отсутствуют) с общей суммой расходов. По мнению налоговых органов, при отсутствии кассовых и товарных чеков с указанием наименования товаров такие суммы нельзя считать обоснованным расходом.

4. Отсутствие оправдательных документов при применении «упрощенки» с объектом налогообложения «доходы».

В письме Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198 контролирующие органы сообщают следующее.

Несмотря на то что расходы не учитываются при определении налоговой базы для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения с объектом «доходы», сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 Налогового кодекса РФ).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Исходя из этого, организации либо индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения с объектом в виде доходов, должны производить в общеустановленном порядке оформление авансовых отчетов и документов, подтверждающих расходы.

У каждого субъекта бизнеса периодически возникает необходимость в осуществлении хозяйственных расходов в целях обеспечения функционирования предприятия. В основном они производятся наличным путем через подотчетников, которые определяются в специальном распоряжении руководителя. При этом затраты должны быть осуществлены на цели, на которые были выданы деньги.

Авансовый отчет это документ, составляемый материально ответственным лицом в случае осуществления им производственных или хозяйственных расходов, на которые ранее выдавались из кассы или путем перечисления деньги фирмы.

Данный бланк обязателен к заполнению, если осуществлялась выдача средств в подотчет. Росстат рекомендует использовать документ форма АО-1.

Перечень лиц предприятия, которым разрешается выдавать деньги, определяется на специальным приказом. В нем желательно отразить поименный список подотчетников, размер сумм, которые им могут выдаваться, а также закрепить цели расходования этих средств.

Подотчетными могут быть как работающие на предприятии лица, так и привлеченные по договорам подряда люди.

Законодательство требует, чтобы работники, которым выданы средства для произведения расходов, осуществили их в установленных целях, а руководитель проверив все представленные к авансовому отчету документы, утвердил эти затраты.

Только после того как авансовый отчет прошел процедуру утверждения, эти траты могут быть включены в состав затрат предприятия. Таким образом, этот бланк является первичным документом, подтверждающим наличные расходы компании.

Внимание! Оформляя и принимая авансовый отчет надо помнить, что его при проверке обязательно будут смотреть контролирующие органы, и если он составлен с неточностями или прилагаемые документы не соответствует установленным требованиям, то расходы по этому документу исключат при налогообложении.

В каком случае применяется авансовый отчет

Выданные работнику средства должны быть использованы строго на установленные цели либо возвращены в кассу предприятия обратно. Основным документом по выплате сумм в подотчет является , на котором должна быть проставлена виза руководителя.

В локальных актах предприятии закрепляются сроки, в течение которых подотчетный работник должен отчитаться либо вернуть ранее выданные деньги. Авансовый отчет надо оформлять, если им были произведены расходы. Данный документы позволяет списать выданные суммы с подотчетника на затраты.

Составлять авансовый отчет по командировке должен каждый вернувшийся из служебной поездки работник. В связи с этим повышается его роль, так как многие составляемые ранее документы стали необязательными к заполнению. По сути авансовый отчет остался единственным отчетом, представляемым командируемым своему руководству.

Составление авансового отчета является обязательным, это правило закреплено в Порядке ведения кассовых операций. Освобождаются от составления данного документа только предприниматели, которые ведут учет по упрощенной процедуре.

бухпроффи

Важно! Однако, следует не забывать о том, что существует лимит расчетов наличными между организациями или ИП в размере 100000 рублей. Свыше этого размера, должны использоваться только безналичные платежи, что исключает подотчет.

Что можно принять к учету

Каждый специалист бухгалтерии и сам работник должны знать перечень документов, которые можно приложить в качестве подтверждения расходов к авансовому отчету.

К ним относятся:

• Товарные чеки с приложением к ним чеков ККТ. Допускается использовать эти документов без ККТ, если предприятие, оформившее их работает на вмененке. При этом в товарном чеке обязательно должны присутствовать все предусмотренные законодательством реквизиты, позволяющие идентифицировать поставщика.
• Квитанции к вместе с чеками. В этом случае также необходимы либо накладная, либо акт на работу или услугу. При этом последние документы должны быть оформлены на организацию или ИП, которые выдавили своему работнику в подотчет деньги, а не на него.
• Квитанции, наряд-заказы и иные БСО, в которых подтверждается расходование средств предприятия.
• Билеты и другие транспортные документы, выдаваемые при перевозке пассажиров или грузов. Сюда же относятся страховые полисы, которые оформляются пассажирскими компаниями и перевозчиками.

Внимание! При этом к документам могут предъявляться дополнительные требования. Например, документы, составленные на иностранном языке, следует перевести на русский язык в части, которая относится к расшифровке произведенных сотрудником расходов. Тщательной проверке подвергаются документы, которые были оформлены в выходные дни на предприятии.

Авансовый отчет бланк, образец 2018 года скачать

Образец заполнения авансового отчета в 2018 году

Рассмотрим подробнее на примере как заполнить авансовый отчет.

Лицевая сторона

Форма авансового отчета заполняется с самой верхней строки, куда вносится название компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа нужно указать , если он присвоен.

Ниже в поля, расположенные возле названия документа, вносятся порядковый номер и дата, когда он был оформлен.

Блок справа начинается с фразы «Утверждаю». Он должен заполняться директором фирмы. Там записывается сумма прописью, Ф.И.О. и наименование должности руководящего лица, дата утверждения. Ниже директор должен поставить свою подпись, тем самым утверждая расходы и разрешая принять их к учету.

В следующих полях нужно проставить название структурного подразделения, где работает подотчетник, его полные Ф.И.О., название должности и номер согласно табеля.

бухпроффи

Важно! Ранее цель, указанная в авансовом отчете, должна была совпадать с целью из заявления на выдачу в подотчет. В настоящее время заявления разрешено не оформлять, поэтому цель ставится исходя из направления произведенных расходов (на сотовую связь, приобретение материалов, и т. д.).

После этого документ делится на две таблицы. Сведения в них вносит бухгалтер. В левой отражается движение подотчетных средств по работнику - остаток с предыдущей выдачи или перерасход, выданная сумма, израсходованная сумма, текущий остаток.

Внимание! С 19 августа 2017 года работник может получить суммы в подотчет, не отчитавшись за предыдущий аванс.

В правой таблице проставляются бухгалтерские проводки.

Ниже бухгалтер должен записать количество документов, которые предоставил работник, и на скольких листах они располагаются.

После выполнения проверки бухгалтер должен поставить подпись и прописью указать утвержденную сумму. Далее бланк передается главному бухгалтеру на рассмотрение.

Если у работника после предоставления отчета выявлены денежные суммы, которые ему необходимо вернуть, либо наоборот, нужно компенсировать излишне им потраченные, то реквизиты кассового документа проставляются ниже.

Внимание! На время проверки авансового отчета сотруднику выдается расписка о его принятии. В ней кратко дублируются сведения принятого документа.

Оборотная сторона

На этой стороне располагается таблица, в которую подотчетник вносит все прикладываемые документы. На каждый бланк отводится одна строка.

В графу 1 записывается порядковый номер строки. В графах 2 и 3 отражается номер и дата отчетного документа. Если номера нет, то ставится прочерк либо «Б/Н».

В графу 4 заносится название документа.

Графы 5 и 6 отводятся для указания суммы документа. В графу 5 она проставляется в рублях, а в графу 6 - в валюте (если он оформлен в ней).

Все строки, которые останутся пустыми, нужно прочеркнуть символом «Z». Далее в самой последней строке «Итого» подводится общий итог суммы по всем документам, и ниже подотчетник ставит свою подпись.

Бухгалтер при проверке смотрит на документы и обоснованность расходов, и в графы 7 и 8 заносит сумму, принимаемую по документу к учету. В графу 9 вписывается счет бухучета, на который относятся затраты.

Общие сведения из этих трех граф после полной проверки переносятся на лицевую часть документа.

Что если нет подтверждающих документов

Если работник приложил к авансовому отчету документы с неустранимыми недостатками (к примеру, поврежденные), либо не приложил их вообще (кассовый чек потерян, получить дубликат нельзя), то это не значит, что нельзя принимать авансовый отчет.

Нужно помнить, что товары или работы, на которые выдавались деньги, могут быть реально получены. В такой ситуации бухгалтеру все равно необходимо проверить поданный документ, а руководитель уже сам решает - утверждать его либо нет.

Если руководитель принимает положительное решение, и дает указание возместить подотчетному лицу затраченные средства без подтверждающих на это документов нужно помнить, что все эти затраты нельзя будет учесть при расчете налога за этот период. Если организация работает с НДС, то входной налог принять к вычету также не получится.

Бухгалтерские проводки

Проводки, производимые после заполнения авансового отчета, зависят от целей получения аванса:

Д08, 10, 41 - К71 - оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом

Если работник оставил предоплату, без фактического получения товара, то делается проводка:

Д60, 76 - К71 - внесена предоплата поставщику

Бухгалтерские проводки по результатам командировки:

Д20 - К71 - списаны расходы по командировке, целью которой было выполнение работ по договору с заказчиком;

Д44 - К71 - расходы по командировке, которая была связана с рекламой или продажей товаров компании;

Д08 - К71 - расходы по командировке, связанной с закупкой нового оборудования, машин и т. д.

Д28 - К71 - командировка была связана с возвратом брака поставщику.

Если компания применяет общий режим, то с командировочных расходов нужно выделять НДС:

Д19 - К71 - учтена сумма НДС по расходам в командировке;

Д68 - К19 - произведен зачет НДС.

Если у работника остались неиспользованный аванс по командировке, он должен его вернуть:

Д50 – К71 - неиспользованный аванс по командировке возвращен наличными в кассу используя приходный кассовый ордер;

Д51 - К71 - неиспользованный аванс переведен на расчетный счет

Д70 - К71 - неиспользованный аванс удержан из начисленной зарплаты

Под отчет (или) подотчет - как правильно называются денежные средства, выдаваемые сотрудникам для решения тех или иных производственных задач? Как оформить авансовый отчет? Можно ли выдавать денежные суммы под отчет сторонним лицам? Ответы на все эти вопросы вы найдете в данной статье.

Кому можно выдавать суммы под отчет

Для решения каких-либо производственных задач работодатель может выдать денежные средства своему работнику. Поскольку за эти денежные средства работнику нужно отчитаться, представив работодателю авансовый отчет, то считается, что они выданы под отчет.

До 2014 года было принято, что получать под отчет наличные деньги следовало только из кассы работодателя и сделать это могли только его штатные работники.

С 2014 года ситуация изменилась:

• Работодатели получили возможность выдавать денежные суммы под отчет безналичным путем с помощью перевода на банковскую карту сотрудника (его лицевой счет). Это подтвердил Минфин в своем письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
• Теперь подотчетными лицами также могут быть и внештатные сотрудники, работающие по гражданским договорам. Они в п. 5 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У также именуются работниками.

Нелишним будет также установление работодателем перечня лиц, которые могут получать денежные суммы под отчет. Такой перечень утверждается приказом руководителя предприятия или приводится в учетной политике.

Лица, получившие деньги под отчет, должны составить авансовый отчет на потраченные ими денежные суммы, а также предоставить первичные документы, доказывающие расходы. Это правило осталось без изменений.

Проверка бухгалтером авансового отчета

• Окончания срока, на который ему были выданы наличные деньги. Он указывается либо в утвержденном руководителем заявлении лица на выдачу средств под отчет, которое до 19.08.2017 было единственным документом, дававшим право на получение денег, либо в распоряжении руководителя, с 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) ставшем самостоятельным документом, на основании которого могут быть выданы подотчетные суммы.
• Возвращения ответственного лица из командировки, выхода на работу после отпуска или болезни, если срок сдачи отчета закончился в этот период.

Заявление должно иметь визу руководителя предприятия о разрешении выдачи под отчет денежных сумм.

Предприятие вправе устанавливать свой срок предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию. Его необходимо отразить во внутренних локальных актах, например, в своей учетной политике или положении о командировках.

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом по форме АО-1. Можно также использовать самостоятельно разработанный и утвержденный на предприятии бланк. Он должен не противоречить требованиям закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в части обязательных реквизитов первичного учетного документа.

На оборотной стороне отчета формы АО-1 работник построчно перечисляет произведенные им расходы, указывая реквизиты оправдательных документов и суммы. Оправдательные документы нужны для каждой из строк и могут быть представлены любыми документами, содержащими указание на факт осуществления оплаты по ним.

Скачать бланк авансового отчета можно на нашем сайте по ссылке «Унифицированная форма № АО-1 - Авансовый отчет (скачать)» .

Бухгалтер проверяет правильность внесения в авансовый отчет сумм по представленным оправдательным документам, при необходимости делает их разбивку, проставляя счета бухгалтерского учета. Лицевая сторона отчета также заполняется бухгалтером. Подотчетному лицу выдается отрывная расписка о сдаче авансового отчета.

Неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены работником в кассу предприятия. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных по сданному авансовому отчету средств, с 19.08.2017 это не служит основанием для невыдачи ему денег под очередные расходы.

В случае оправданного перерасхода (работник израсходовал больше, чем было выдано, и это согласовано руководителем) денежные суммы возмещаются подотчетному лицу. Всего на авансовом отчете должно быть 4 подписи: подотчетного лица; бухгалтера, проверившего отчет; главного бухгалтера и руководителя, который его утверждает.

Образец заполнения авансового отчета вы сможете увидеть в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2019 году» .

Бухгалтерский учет авансовых отчетов

Рассмотрим некоторые бухгалтерские проводки по учету авансовых отчетов.

Пример

ООО «Загадка» под отчет из кассы выдало своему штатному сотруднику наличные средства в размере 50 000 руб. на хозяйственные расходы (приобретение строительных материалов). Авансовый отчет был сдан работником в установленный на предприятии срок, расходы подтверждены документально. Сотрудник израсходовал 38 000 руб., в том числе НДС 5 797 руб. Оставшиеся наличные деньги были возвращены им в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

• Дт 71 Кт 50 — выдача из кассы под отчет сотруднику по расходному кассовому ордеру суммы 50 000 руб.
• Дт 10 Кт 71 — оприходованы приобретенные подотчетным лицом строительные материалы по товарной накладной на сумму 32 203 руб.
• Дт 19 Кт 71 — выделен НДС по приобретенным материалам в сумме 5 797 руб.
• Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру неиспользованные подотчетным лицом денежные средства на сумму 12 000 руб.
• Дт 68 Кт 19 — НДС в сумме 5 797 руб. принят к возмещению из бюджета (в случае наличия счета-фактуры от поставщика и выделения суммы НДС отдельной строкой в кассовом/товарном чеке, приходном ордере).
• Дт 91 Кт 19 — НДС в сумме 5 797 руб. списан на прочие расходы предприятия (в случае, если он не может быть принят к возмещению из бюджета из-за отсутствия счета-фактуры).

Более подробно о правилах отражения НДС по авансовым отчетам читайте в статье «Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете» .

Итоги

Авансовый отчет представляет собой свод информации о полученных сотрудником денежных средствах, израсходованных из этих средств суммах и оставшемся неиспользованным остатке денег (или их перерасходе). Каждая из израсходованных сумм подтверждается своим оправдательным документом, на основании которого бухгалтер делает соответствующую бухгалтерскую проводку или проводки, если сумма требует разбивки (например, при выделении НДС или разделении суммы, оплаченной одновременно за материалы и за услуги).

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем.

Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.

1) Подотчетным лицом.
Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).

Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.

В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.

В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.

В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).

Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке «Итого» в графе 5 или 6.

2) Бухгалтером.

Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию.

Проводки по авансовому отчету

Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.

Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.

После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.

Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В свою очередь перерасходованная сумма должна быть выплачена подотчетному лицу в установленном порядке по расходному кассовому ордеру.

Бланк авансового отчета (унифицированная форма № АО-1)

Образец заполнения
лицевой стороны
авансового отчета

Образец заполнения оборотной
стороны авансового отчета

Любая компания, ведущая хозяйственную деятельность, сталкивается с необходимостью проводить расчеты с подотчетными лицами, будь то командировки, представительские мероприятия или банальная покупка канцелярских принадлежностей. При этом требуется соблюдение определенных правил, которые законодатели корректируют с завидной регулярностью. В данной статье рассмотрены основные этапы подотчета с учетом действующих норм, а также типичные нарушения, допускаемые на этом участке работы.

1. Выдача денег под отчет

Деньги для оплаты хозяйственных расходов, в том числе командировочных, могут выдаваться двумя способами:

• наличными;
• перечислением на карту.

В первом случае работает Положение о кассовых операциях №373-П от 12.10.11 г. (п.4.4) (далее - Положение), согласно которому, прежде чем работник получит наличные, он должен написать на имя руководителя заявление, где обязательно указать цель выдачи и сумму (форма – произвольная). Руководитель обязан завизировать заявление, от руки проставляя сумму выделяемых средств, срок выдачи, дату и подпись. В силу занятости он может передоверить согласование главбуху или уполномочить иное лицо, выписав для этого доверенность. Затем для выдачи денег составляется расходный кассовый ордер (РКО).

Следует отметить, что Положение не делает исключений для случая, когда деньги под отчет оформляет на себя директор компании. А это значит, что потребуются все вышеназванные документы.

Во втором случае процедура значительно упрощается: заявление и РКО не нужны, подотчетная сумма переводится на банковский счет сотрудника. Такой способ выдачи денег одобрил Минфин, выпустив совместно с Федеральным казначейством письмо от 10.09.13 г. №42-7.4-05/5.2-554. Единственное условие - карта должна быть получена в рамках «зарплатного» проекта.

Кроме этого, на время командировки или для покупки ТМЦ может быть выдана корпоративная пластиковая карта, которую впоследствии подотчетник возвращает обратно.

2. Авансовый отчет

По истечении срока, указанного в заявлении, работник должен представить авансовый отчет или вернуть полученную ранее сумму в кассу. На это ему отводится три рабочих дня. В некоторых случаях (болезнь, отпуск, командировка) Положение позволяет начать отсчет 3-дневного периода со дня выхода на работу.

Форма авансового отчета может быть старой унифицированной или иной, удобной для компании.

Каковы правила оформления авансовых отчетов в 2018 году?

Опросы показывают, что большинство бухгалтеров продолжают пользоваться унифицированным бланком, удалив из него столбцы с проводками и расписку. Добавляют же чаще всего информацию о курсе валют и перечислениях на «пластик». В любом случае рабочая форма должна содержать реквизиты, обязательные для любой первички, и быть закреплена в учетной политике.

В бухгалтерии представленный работником авансовый отчет проверяют следующим образом:

• сопоставляются документы, приложенные к отчету, с подотчетным заявлением, с целью убедиться, что деньги израсходованы по назначению;
• проводится счетная проверка документов, а также проверка правильности их заполнения.

3. Оправдательные документы

Состав документов, представляемых с отчетом, зависит от того, куда и с какой целью направлялся сотрудник:

1. если в розничный магазин для покупки ТМЦ, то оправдательными документами будут служить кассовый и товарный чеки (когда продавец на патенте или ЕНВД, кассовый чек может отсутствовать (Письмо Минфина от 19.01.10 г. №03-03-06/4/2));
2. документальным результатом похода в оптовую компанию должны быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО), накладная, счет-фактура (чтобы документы были выписаны на организацию, нужно заранее снабдить работника доверенностью);
3. если речь идет о работах и услугах, подтверждающими документами считаются кассовый чек или БСО (бланк строгой отчетности, изготовленный типографским способом), квитанция к ПКО, акт приемки или заказ-наряд, счет-фактура;
4. командированный сотрудник обязан подтвердить проезд авиа или ж/д билетами (при покупке через Интернет подойдут распечатки авиабилетов или контрольных купонов из автоматизированных систем управления перевозками (Письмо ФНС от 12.10.12 г. №АС-4-2/17308)). Проживание считается правильно оформленным при наличии БСО или кассового чека с приложенным дополнительным документом, в котором присутствуют все обязательные реквизиты (наименование, содержание и т.д.)

При отсутствии каких-либо подтверждающих документов или сомнении в их подлинности руководитель вправе не утверждать отчет и потребовать объяснений от подотчетного лица. Вариантов дальнейшего развития событий три:

• сотрудник доносит документы, руководитель утверждает авансовый отчет, производится окончательный расчет с сотрудником;
• отчет утверждается как есть;
• отчет не утверждается или утверждается частично.

В последней ситуации недостающая сумма подлежит удержанию из зарплаты сотрудника с учетом ограничений, накладываемых статьей 138 ТК (не более 20% в месяц). Согласно ст. 137 ТК приказ на удержание должен быть издан не позднее 1 месяца, который отсчитывается со дня окончания срока возврата подотчета.

4. Типичные нарушения и ответственность

Самым массовым нарушением, которое фиксируют проверяющие последние два года, является отсутствие заявлений на выдачу подотчетных денег. Бухгалтера считают, что это не наказуемо, налоговики видят в этом нарушение порядка работы с наличностью, штраф за которое составляет 40-50 тыс. руб. (ч.1 ст.15.1 КоАП). Рассуждают фискалы так: нет заявления - нет подотчета, значит, деньги должны лежать в кассе. Далее следует проверка лимита кассы с учетом неправомерно выданной суммы. Если будет превышение - это еще один штраф по той же самой статье КоАП.

Аналогичным образом рассуждают инспектора при отсутствии на заявлении срока, на который выданы деньги, или имеется виза не уполномоченного специальной доверенностью лица.

Следующим по частоте нарушением считается выдача денег сотруднику, не отчитавшемуся за предыдущий аванс. В Положении №373-П содержится прямой запрет на совершение таких действий. Штраф - 40-50 тыс. руб. (ч.1 ст.15.1 КоАП). Вдобавок ФНС России недавно распространило по инспекциям письмо о включении подотчетных сумм в налоговую базу по НДФЛ при отсутствии доказательств их расходования (Письмо ФНС от 24.12.13 г. № СА-4-7/23263 (ч.8)).

Не внушающая доверия первичка – распространенная «головная боль» главбуха. Легче не отражать ее в налоговом учете, чем отстоять расходы по налогу на прибыль. Инспектора, пользуясь возможностями Интернета пробивают поставщиков («Проверь себя и контрагента» сайт nalog.ru), выявляют поддельные кассовые чеки (сайт kpkcheck.ru). Добрый совет: воспользоваться электронными сервисами первыми, чтобы трезво оценить ситуацию.

Не редко грамотно выстроенная защита помогает отстоять расходы в суде. Однако перспектива судебного разбирательства сама по себе не может обрадовать ни одного руководителя. Поэтому лучше предпринять все возможное для недопущения ошибок и недочетов.

Вообще в организации целесообразно разработать регламент по работе с подотчетными лицами (положение, приказ по предприятию), где прописать сроки, порядок действий, состав документов и другие важные моменты и ознакомить с ним заинтересованных лиц. Это дисциплинирует сотрудников, в том числе позволит более ответственно подходить к сбору оправдательной первички.

Главная » Увольнение » Назначение аванса в авансовом отчете примеры

Авансовый отчет — образец заполнения учет перерасхода

Заполняем авансовый отчет ibuh бухгалтерия — первый портал

О том, что такое авансовый отчет и правила его заполнения с помощью 1с8. Форму бланка заполняет подотчетное лицо, прикрепив к отчету документы, подтверждающие расходы. На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса, а также дату составления.

Подотчетным лицом вписываются на лицевой стороне бланка назначение авансовых сумм (на хозпотребности или представительские затраты). Последняя должна содержать фамилию, имя и отчество подотчетного лица, номер и дату авансового отчета, сумму документально подтвержденных расходов прописью, количество прилагаемых документов и листов в этих документах. Этот документ может быть использован для подтверждения расходов наравне с кассовым чеком и бланком строгой отчетности. Авансовый отчет может быть оформлен, как на бумажном носителе от руки или выведен на бумажный носитель с помощью программного обеспечения, так и в электронном виде.

В графе 9 вписываются номера счетов бухгалтерии, что будут дебетированы на сумму издержек.

Авансовый отчет

Информация о том, как сделать авансовый отчет по командировочным расходам в программке 1с.Как верно работать с авансовым отчетом в программке 1с бухгалтерия 3. Хранится этот документ, как правило, в бухгалтерии и не наименее 5-ти лет.

По поводу проводок в авансовых отчетах указывают суммы издержек по всем операциям, дебет счетов, субсчета.

Заполняем авансовый отчет в рф по примеру образцу на 2017

Фамлибою и инициалы, профессию (должность), предназначение аванса, а также дату составления.Сумму ндс (пример дизайна авансового отчета этим методом см.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является. Если были выявлены перерасход средств либо остатки, из ранее приобретенного либо сегодняшнего авансового платежа и по операциям их учета, тогда бухгалтер проставляет отметки на первой страничке формы отчета.

Авансовый отчет правила и образец заполнения в том числе и в 1с

Ао, по факту принятия документа бухгалтер должен непременно заполнить отрывную расписку и передать ее подотчетному лицу. Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. поэтому что они могут быть начислены только на выплаты в пользу физических лиц и их вознаграждений.

1суправление торговлей 8 в вопросах и ответах. Да, он должен расписаться два раза, и за кассира предприятия, и за головного бухгалтера. В 2017 году такие сведения можно набирать на индивидуальном компьютере. предназначение аванса должно совпадать с предпредназначением в приказе на.И, кстати, при израсходовании подотчетной суммы на хозяйственные потребности, стоит заполнить отдельные ао-1. А означает, компания имеет право на свое усмотрение производить ведение отдельной нумерации в головных отделениях и обособленном подразделении.

Похожие статьи