выполняют необходимые для любой компании функции: фиксация, группировка, хранение информации о хозяйственных фактах. Количество наименований довольно велико, что объясняется особенностями учета различных объектов и фактов хоздеятельности при ведении бизнеса.

Категории учетных регистров и форм

Регистры бухгалтерского учета выступают базовым инструментом для обобщения данных из первичной документации, используемых в дальнейшем для внесения записей на соответствующие счета и для формирования показателей финансовых отчетов. Делая записи в регистрах бухгалтерского учета , специалист не только осуществляет обработку первичной документации, но и анализирует содержание подтверждаемых ими хозяйственных операций на предмет законности и корректности отображения фактических событий.

В зависимости от методики фиксации данных регистры бухгалтерского учета классифицируются:

• на систематические - позволяют собирать информацию в отношении бухгалтерских счетов, к таковым, в частности, можно отнести главную книгу;
• хронологические - предназначены для сплошной фиксации данных в порядке поступления документов без разбивки по направлениям учета, к ним относятся различные журналы и книги;
• комбинированные - сочетают в себе возможности группировки данных в хронологическом порядке, к ним можно отнести журналы-ордера и ведомости.

В зависимости от порядка расположения данных для регистров бухгалтерского учета предусмотрена следующая разбивка:

• заполняемые с одной или двух сторон листа;
• шахматные ведомости - с данными, расположенными в таблицах на пересечении строк (по дебету счета) и столбцов (по кредиту счета).

По характеру и методу обобщения информации выделяют следующий перечень регистров бухгалтерского учета :

• Аналитические - служат для накопления аналитической информации по счетам синтетического учета компании, с их помощью отслеживаются движение материальных ценностей, своевременность расчетов с партнерами и т. д.
• Синтетические - позволяют получать итоговые, конечные, не детализированные данные по суммам, собранным на счетах. К таковым можно отнести главную книгу.
• Совмещающие в себе функции приведенных выше видов регистров, они характерны для журнально-ордерной системы учета.

Если оценивать внешний вид учетных регистров бухгалтерского учета , то среди них можно выделить:

• Карточные бланки - представляют собой листы с напечатанными на них незаполненными таблицами, к ним относятся контокоррентные, многоколончатые и инвентарные, например карточка для учета основных средств.
• Журналы, книги - переплетенные, разграфленные листы в жесткой либо мягкой обложке, на которой, как правило, указаны название и период заполнения регистра. Страницы подобных регистров бухгалтерского учета нумеруются, прошнуровываются и скрепляются на последнем листе, где ставится подпись главбуха.
• Листы большого формата - напоминают укрупненные карточки, к ним можно отнести ведомости учета и некоторые журналы-ордера.
• Автоматизированные печатные регистры - создаются при помощи специализированных электронных учетных баз данных, на основе накопленной в них информации.

Список наиболее часто применяемых регистров

На данный момент большинство унифицированных форм регистров бухгалтерского учета не являются обязательными к использованию. Это подтверждается информацией, распространенной Минфином РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 в связи со вступлением в силу изменений закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Однако данное правило не касается отдельных бланков, введенных в действие специально уполномоченными органами. Единственным требованием в отношении регистров стало наличие перечня обязательных реквизитов в разрабатываемых компаниями формах.

Введенные в действие в пределах компании реестры, книги, карточки должны непременно упоминаться в учетной политике компании, а те бланки, которые будет использовать главный бухгалтер и его подчиненные, должны в обязательном порядке утверждаться руководителем организации. Компании, источником финансирования которых является госбюджет, а также главным акционером которых является государство, обязаны использовать формы согласно приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Коммерческие организации, в свою очередь, довольно часто создают на основе форм из приказа собственные бланки.

Для иллюстрации написанного выше мы приводим примерную выдержку из указанного приказа:

Карточки, предназначенные для учета:

· основного средства;

· группы основных средств;

Ведомости:

· оборотно-сальдовая;

· оборотная по нефинансовым активам;

· накопления данных.

· главная; · аналитического учета депонированных сумм заработной платы.

· по учету операций по различным счетам;

· по учету движения прочего имущества.

· карточек;

· передачи документов;

· учета ценных бумаг;

· депонированных сумм;

· оприходования и списания на расходы.

Карточки:

· многострочная;

· учета средств и расчетов;

· учета предоставленных в долг средств;

· контроля за движением матценностей;

· фиксации платежных документов к исполнению.

· инвентарных карточек по учету ОС;

· инвентаризационные.

Ведомости:

· отклонений по итогам инвентаризации;

· регистрации неотфактурованных поставок.

Как составить приказ об утверждении регистров - образец

Для подтверждения правомерности применения форм должен быть издан приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета компании. Основным разработчиком бланков и образцов регистров бухгалтерского учета выступает главный бухгалтер компании, а утверждает их руководитель организации.

Данный распорядительный документ в обязательном порядке потребуют контролеры из ФНС при осуществлении проверки. На основе указанных в приказе видов регистров бухгалтерского учета проверяющие запросят интересующие их формы. Хотя сегодня большинство учетных процессов осуществляются с применением электронных баз данных, в п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ содержится четкое указание на необходимость хранения регистров в распечатанном и подписанном виде либо в цифровом формате с обязательным наличием цифровой подписи. Исходя из этого, запрошенные налоговиками бланки придется формировать в бумажном виде либо в электронном формате, но с непременным наличием подписи.

В большинстве случаев конкретное наименование регистра указывается по каждому счету. Для этого создаются специальные таблицы, в которых указываются счет, название формы и лицо, которое отвечает за ее регулярное оформление. Примером может служить следующий вариант такой таблицы.

Пример закрепления регистров бухучета в приказе по организации или учетной политике

***

Наличие регистров, обеспечивающих всесторонний учет имущества и обязательств, является обязательным для полноценного функционирования бухгалтерского учета любой организации. Без них невозможно будет подготовить окончательную финансовую отчетность для всех заинтересованных пользователей. Также эти сведения используются для предоставления статистических данных, управленческого учета и текущего анализа результатов работы фирмы.

Компаниям, не относящимся к государственному и бюджетному сектору, разрешено разрабатывать собственные формы подобных документов. Их должен утвердить руководитель организации и в них должны присутствовать все обязательные реквизиты из установленного законодательством перечня. Госкомпании обязаны использовать для этих целей унифицированные бланки, утвержденные Минфином РФ. В большинстве случаев последние служат основой для создания частными компаниями собственных учетных форм.

Вопросы: 8.1Учетные регистры, их сущность и значение.

8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация.

8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета.

8.4 Приемы исправления ошибок в учете.

8.1 Учетные регистры, их сущность и значение

Хозяйственные операции после их совершения должны быть отражены в бухгалтерском учете. Чтобы получить необходимые сведения о хозяйственной деятельности следует все данные, со­держащиеся в первичных документах, сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием по счетам. Такая запись по счетам осуществляется в учетных регистрах. Учетные регистры представляют таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций.

Регистр бухгалтерского учета – документ, в котором производятся регистрация, накопление и систематизация учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Регистры могут составляться на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие сведения: наименование регистра; наименование организации; период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций; хронологическую и (или) систематическую группировку хозяйственных операций; оценку хозяйственных операций в натуральных и стоимостных показателях; должности лиц, ответственных за ведение регистра, их фамилии, инициалы и подписи.

В регистрах бухгалтерского учета (за исключением регистров бухгалтерского учета, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления.

8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация

Учетные регистры

По внешнему виду

Карточки

Свободные листы

Машинограммы

По назначению

По объему информации

По форме графления

По признаку унификации

По материальной основе

Хронологические

Систематические

Комбинированные

Синтетические

Аналитические

Комбинированные

Односторонние

Двухсторонние

Многографные

Бумажные

Безбумажные

Отраслевые

Специализированные

Поквартальные

Помесячные

По времени ведения

Рис. 1.Классификация учетных регистров

8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета

В бухгалтерском учете для регистрации хозяйственных операций используется большое количество разнообразных учетных регистров, записи в которых могут производиться в различной последовательности и сочетании, а для учета и обработки могут применяться различные технические средства вычислительной техники.

Форма бухгалтерского учета – порядок осуществления и обобщения записей на счетах бухгалтерского учета и совокупность регистров бухгалтерского учета, в которых производятся такие записи.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:

1 – внешний вид;

2 – строение и количество регистров;

3 – назначение и содержание учетных регистров;

4 – взаимосвязь и сочетание хронологических и систематических записей, регистров синтетического и аналитического учета;

5 – последовательность учетных записей;

6 – степень использования средств автоматизации в учетном процессе.

Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации, закрепляя это в учетной политике. В процессе исторического развития на практике применялось множество разных форм.

Первую форму бухгалтерского учета называют староитальянской, в которую входили три книги – мемориал, журнал, главная книга.

Второй формой бухгалтерского учета была новоитальянская – где велись уже первые документы, произошло разграничение синтетического и аналитического учета, ведение книг для аналитического учета, ведение оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам с ежемесячной сверкой.

В настоящее время в Республике Беларусь организации могут применять одну из следующих форм учета: мемориально-ордерную, журнально-ордерную, автоматизированную и упрощенную.

При использовании мемориально-ордерной формы на каждый первичный документ или группу однородных документов, т. е. на каждую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, где указывается его номер, краткое содержание операции, дебет и кредит счетов, сумма операции.

Мемориальный ордер №____

за _____ 20__ г.

	Корреспондирующий счет			Сумма, руб.

После составления они регистрируются в хронологическом порядке в журнале, где им присваивается постоянный порядковый номер.

Регистрационный журнал

за _______________ 20__ г.

Документы, на основании которых составляется мемориальный ордер, прикрепляются к нему. Мемориальные ордера после их регистрации в регистрационном журнале используются для записи операций на синтетических счетах в Главной книге. Она имеет развернутую двухстороннюю форму. Для каждого синтетического счета в ней отводится отдельный разворот двух страниц. Данные Главной книги используются для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Аналитический учет ведется на карточках, записи в которые осуществляются на основании документов, прилагаемых к мемориальным ордерам.

Документы

Кассовая книга

Мемориальные ордера

Книги (карточки) аналитического учета

Регистрационный журнал

Главная книга

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Рис. 2. Мемориально-ордерная форма учета

Условные обозначения:

запись информации;

сверка записей.

Данная форма учета рассчитана в основном на использование ручного труда и практически не приспособлена к автоматизации.

В сельскохозяйственных организациях предполагает использование 17 журналов-ордеров, а также вспомогательных ведомостей, разработанных таблиц. Информация о совершенных операциях из первичных документов группируется в накопительной ведомости и после подсчета итоговых данных переносится в соответствующие журналы-ордера, однако данные первичных документов могут сразу же переносится в журналы-ордера. В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Первичные учетные документы

Кассовая книга

Группировочные и накопительные ведомости

Журналы-ордера

(ведомости)

Регистры аналитического учета

Главная книга

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

Рис 3. Журнально-ордерная форма учета

Некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких счетов. В журналах-ордерах, совмещающих синтетический и аналитический учет, предусмотрены необходимые статьи аналитического учета.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения их данных, а также для взаимной проверки правильности записи по счетам и для составления баланса. Главная книга открывается на год.

Для каждого счета в Главной книге отводится отдельная таблица (страница), где записывают остатки на начало месяца, оборот по кредиту одной общей суммой из соответствующего журнала-ордера. Обороты по дебету собираются из различных журналов-ордеров, т.е. Главная книга ведется по дебетовому признаку . Сумма всех дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по дебету и кредиту должны быть равны в Главной книге.

Автоматизированная форма учета основывается на применении и использовании ПЭВМ и создании автоматизированных рабочих мест (АРМ) непосредственно в бухгалтерии, что позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. При этом ввод данных производится однократно, а использование – многократно в разрезе различных уровней пользования.

Все используемые в настоящее время программные продукты («1С: Бухгалтерия», «Галактика», «Ветразь» и др.) могут отличаться формами выходных документов и приемами ввода первичных данных, но их объединяет то, что они функционируют на основе взаимо­действия элементов метода бухгалтерского учета: документации, счетов, двойной записи на счетах, баланса, инвентаризации, отчетности, оценки и калькуляции.

Особенностью данной формы учета является централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами учета: «Учет основных средств», «Учет производственных запасов», «Учет готовой продукции и ее реализации», «Учет финансово-расчетных операций», «Учет труда и заработной платы», сводный учет и составление отчетности и получения выходной информации – ма­шинограмм, которые по содержанию соответствуют регистрам синтетического и аналитического учета. Автоматизация учета ускоряет процесс обработки и получения информации.

Первичная информация по операциям

Хранение информации (баз данных)

Обработка информации по программе

Нормативно-справочная информация

Регистры

Отчетность

Документация

Рис. 4. Автоматизированные формы учета

Применяется в организациях малого бизнеса.При использовании данной формы из 66 синтетических счетовдействующего Плана счетов применяются 20-25 счетов, а все хозяйственные операции регистрируют в Книге учета хозяйственных операций по форме К-1. Книга учета хозяйственных операций является регистром синтетического и аналитического учета.

Первичные документы

Оборотная ведомость

Кассовая книга

Ведомости (В-1 до В-8)

Карточки аналитического учета

Баланс и другие формы отчетности

Шахматная ведомость (В-9)

Рис. 5. Упрощенная форма бухгалтерского учета

В организациях производственной сферы деятельности, наряду с Книгой учета хозяйственных операций и Кассовой книгой, рекомендуется использо­вать дополнительно 9 ведомостей:

Ведомость учета основных средств, начисления амортизации по ним – форма № В-1;

Ведомость учета производственных запасов и готовой продукции – форма № В-2;

Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;

Ведомость учета денежных средств и фондов – форма № В-4;.

Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-5;

Ведомость учета реализации – форма № В-6;

Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;

Ведомость учета заработной платы – № В-8;

Ведомость (шахматная) – форма № В-9.

Итоговые данные по счетам в Книге учета хозяйственных опе­раций являются основанием для составления оборотного баланса (оборотной ведомости по счетам).

Учетные регистры являются бланками или счетными таблицами определенной формы, предназначенными для группировки и регистрации данных бухучета о наличии средств и проводимых с ними операциях. Они построены в соответствии с принципом бухгалтерской группировки данных и отражают сведения о находящемся в собственности предприятия имуществе и источниках его формирования. Предприятия, уплачивающие налог на прибыль, должны также вести налоговые регистры.

Данные этих документов необходимы для получения информации о ведении предприятием своей хозяйственной деятельности. Именно регистры обеспечивают эту задачу наилучшим образом, поскольку в них все сведения экономического характера сгруппированы по содержанию.

Учетные регистры различают по многим признакам.

По внешнему виду делят учетные регистры на карточки (учета средств, инвентарные), книги (главная, кассовая), ведомости (по учету амортизации средств), машинные и цифровые носители (диски, дискеты).

Карточки - это бланки, разделенные на графы; необходимы для создания картотеки. Они удобны для группировки учетных данных. Бывают контокоррентные (например, о дебиторской задолженности), многографные (например, производственных расходов), инвентарные (учета основных средств), количественно-суммовые (учета материальных ценностей),

Ведомости (или свободные листы) применяются для учета всех видов записей, они являются основой современного бухучета.

Бухгалтерские книги - пронумерованные и прошнурованные одноформатные листы с подписью главного бухгалтера. Они имеют двусторонне строение (дебет/кредит).

По объему информации бывают аналитическими, в которых записи ведутся по счетам, с кратким описанием содержания операций (учет активов, карточки, ведомости, книги); синтетическими, в которых учет ведут в денежном выражении, не поясняя текстом (главная книга); комбинированными.

По строению разделяют учетные регистры на параллельные графы последовательные графы журналы-ордера), комбинированные (ордера, журналы).

По порядку записи документы бывают ручными (карточки) и машинными (компьютерными).

По характеру записи регистры бухгалтерского учета выделяют хронологические (фиксируют операции по времени их совершения, без группировки по счетам), систематические (группируются по определенной системе, отражают однородные по характеру операции: главная книга, ведомость учета складских остатков) и комбинированные (журналы-ордера).

По строению бывают односторонними, двусторонними, многографными, шахматными и линейными. В односторонних объединены графы дебетовых записей и кредитовых (учетные карточки). Двусторонние имеют две развернутые страницы (слева - дебет, справа - кредит), они используются для учета в книгах. Многографные регистры необходимы для возможности отражения дополнительных показателей при ведении (по предприятию в целом, подразделениям и т.д.). Шахматные - отражают дебет одного счета, кредит - другого (журналы, Главная книга). Линейные - показывают каждый аналитический счет на одной строке.

Вестись учетные регистры должны аккуратно, без исправлений и подчисток. Записи, вносимые в них, должны перепроверяться сравнением данных аналитических и синтетических учетных регистров, поскольку по ним составляется отчетность.

Сверка данных может проводиться сплошным или выборочным методом. Все выявленные ошибки должны исправляться до составления итоговой бухгалтерской отчетности. Обнаруженные ошибки допускается исправлять такими способами: корректурным, дополнительной записи и отрицательных чисел. Исправления можно делать как до подсчёта итогов, так и после него, обязательно составляя специальные справки с занесением данных в Главную книгу.

Должны проверяться по форме и по содержанию. Проверка по форме предполагает контроль полноты и правильности оформления документации, а также правильность заполнения реквизитов. Проверка по содержанию - правомерность фиксируемых операций, логическая взаимосвязь между отдельными показателями. После этого проводится регистрация и группировка данных по синтетическим и аналитическим счетам: информация о проведенных хозяйственных операциях из первичных или сводных документов переносится в учетные регистры.

Учетные регистры представляют собой счетные таблицы стандартизированной формы, формируемые по принципу экономической группировки данных об имуществе предприятия и источниках его появления. С помощью регистров финансово-хозяйственные операции находят отображение на бухгалтерских счетах.

Учетные регистры можно классифицировать по 3-м признакам : назначение; обобщение данных; по внешнему виду.

По назначению учетные регистры бывают хронологические; систематические; комбинированные (синхронистические). В хронологических регистрах запись о проводимых операциях проводится по мере проведения операций, без использования дополнительной систематизации (журналы, реестры и т.п.). Систематические регистры предполагают фиксацию операций по принципу счетов. При этом надо следить, чтобы записи в хронологических и систематических регистрах дополняли друг друга, и сумма оборотов одного типа регистров всегда совпадала с суммой оборотов другого. Если же в одном регистре проводить оба вида записей - хронологическую и систематическую - тогда получим комбинированный (синхронистический) регистр. Классический пример комбинированного регистра - «журнал - главная».

По обобщению данных регистры можно разделить на интегрированные и дифференцированные . Отличие их заключается в следующем: если рассмотрение регистра проводится индуктивно - от первичных документов до отчетности - то получаем интегрированный учетный регистр; если же рассмотрение проводится дедуктивно - от общей отчетности к первичным документам - тогда будем иметь дело с дифференцированным регистром.

По внешнему виду учетные регистры можно разделить на , карточки учета, свободные листы или находящиеся на цифровом носителе.

Регистр в виде книги представляет собой разграфленный специфическим образом, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером документ.

Карточка - это бланк, оформленный в виде таблицы.

Свободный лист - это находящаяся на бланке таблица, которая подлежит брошюровке. Это некий «усредненный вариант» между книгами и карточками. В принципе, сводные листы можно считать карточками, но напечатанными на тонкой бумаге значительного большего размера, чем обычные карточки. И если карточка находится в картотеке, то свободные листы брошюруются и хранятся в папках. По карточкам и свободным листам необходимо вести соответствующие реестры (перечни этих документов).

Задача реестра - контроль над учетной документацией. Таким образом исключается подмена карточки, а если даже карточка утеряется, то можно легко установить, какая именно была утеряна.

Используемые карточки могут иметь различный внешний вид. Но самые популярные такие: контокоррентные; инвентарные; многоколончатые.

Контокоррентные характеризуются односторонней формой, поскольку колонки дебета и кредита находятся рядом. Такое позиционирование данных позволяет легко контролировать финансовое состояние предприятия.

Инвентарные карточки используются при учете материальных ценностей. В них добавлена колонка «Остаток», где отображается остаток конкретного вида ценностей по завершению конкретной операции. В итоге имеем 3 колонки: приход; расход; остаток. Каждая из них разделяется еще на 2 половинки: количество и сумма. В заглавии карточки указывается лимит запаса, в результате чего наглядно видно: есть ли у предприятия конкретных материальных ценностей больше, чем надо, или же при появлении недостачи определенного имущества она сразу же станет заметна.

Многоколончатые карточки учета хозяйственных операций предполагают выделение в колонках определенных показателей. Когда одна операция фиксируется комплексными суммами, например, оплата расходов.

Машинные носители могут различаться по технической структуре. Размещение информации происходит, конечно же, не на бумаге, а на магнитном носителе. Порядок размещения бухгалтерской информации будет зависеть от типа носителя.

За достоверность отображаемой в учетных регистрах информации несут ответственность лица, подписавшие бухгалтерский отчет.

Хранение регистров бухучета должно проводиться так, чтобы исключалась возможность незаконного исправления данных. Если же такие исправления потребуются, то они должны подкрепляться подписью лица, сделавшего исправление, с указанием даты, согласно ст. 10 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно данному закону, информация в учетном регистре относится к категории коммерческой тайны, и лица, обладающие доступом к данной информации, обязаны соблюдать данную тайну. В противном случае может наступить ответственность согласно действующего законодательства РФ.

Виды учетных регистров.

Рассмотрим более детально выбор формы бухгалтерского учета в контексте использования различных носителей информации и способом фиксации в них учетных данных.

С целью классификации и накопления учетной информации, находящейся в первичных учетных документах, и последующего отражения ее на счетах бухгалтерских ведомостей используют регистры бухгалтерского учета

Синтетические учетные регистры - это такой вид регистров, где операции отображаются в обобщенном виде в денежном эквиваленте. Вся информация о проводимых операциях в таких регистрах указывается в ракурсе синтетических счетов. Пример такого регистра - Главная книга.

Аналитические учетные регистры подразумевают отображение информации по отдельным аналитическим счетам, при этом происходит детализация записей каждого синтетического счета. Записи в такие регистры будут более подробными, чем в синтетические, поскольку цифры сопровождаются текстовыми пояснениями, а рядом с ценой, при необходимости, может быть указан натуральный или трудовой эквивалент.

В последнее время все большую популярность набирают комплексные учетные регистры , объединяющие в себе указанные выше виды регистров, а также 2 вида записей - хронологическую и систематическую. Комплексные регистры актуальны при журнально-ордерной учетной форме. При комбинировании разных видов учета достигается безупречное совпадение данным по счетам, а в использовании оборотных ведомостей для сверки информации потребность автоматически исчезает. Процесс записи финансово-хозяйственных операций из первичных документов в учетные регистры называется разноской операций. Подобные записи выполняются на основе котировок, то есть с указанием дебета и кредита счета по операциям.

Чтобы не допустить дублирования регистрируемой информации в учетном регистре с одного и того же документа, на документе ставится отметка об уже сделанной разноске в виде значка >>, иногда обозначается страница регистра, куда внесена запись о данной операции. Указание отметок о разноске операций будет важно для дальнейшей проверки правильности записей.

Бухгалтерская практика содержит в себе разные варианты осуществления счетных записей в учетных регистрах. По одной из классификаций такие записи могут быть простыми и копировальными. Копирование записей проводится в случаях, когда возникает потребность в оттиске или копии записи.

Также запись в регистры может проводиться линейно-позиционным и шахматным способами.

Линейно-позиционный способ заключается в том, чтобы дебет и кредит записывать в одну линию. Это очень удобно для учета всевозможных расчетов, а также становится удобным контроль за погашением дебиторской и кредиторской задолженности. Отличительная особенность линейно-позиционного способа - совмещение в учетных регистрах синтетического и аналитического счетов, благодаря чему процедура бухгалтерского учета становится намного проще и к тому же достоверней.

Шахматный принцип записи операций в учетных регистрах сводится к одновременной записи суммы хозяйственных операций по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При этом повышается наглядность и хорошо высвечивается внутреннее содержание счетов. Шахматная запись хорошо подходит для формирования регистров при журнально-ордерной форме учета.

Документирование хозяйственных операций.

В бухгалтерском учете документирование используется в качестве первичной регистрации и юридической оформления проводимых операций. Другими словами, это способ отображения влияния произошедших фактов хозяйственной деятельности на состояние предприятия. На данном этапе все данные должны отражаться правдиво и иметь доказательную базу. Учетный документ пишется в момент совершения операции, но если такое действие осуществить невозможно, то документ учета должен быть составлен после завершения операции.

Классифицировать учетные документы можно по форме и по показателям, от которых будут зависеть отображаемые в них операции. Главным показателем документа, определяющим суть записанных в ней операций, называется реквизитом.

Реквизит - это некий информационный элемент, содержащий в себе смысловую нагрузку (к примеру, вид материала, измерительная единица и т.п.). Реквизиты можно разделить на качественные и содержательные (еще называют, соответственно, признаки и показатели). В качественных реквизитах отражается объект учета (это может быть стройматериал и т.п.); содержательные реквизиты определяют характеристику учетного объекта (сорт, габариты стройматериала и т.п).

Специфика использования реквизитов будет определяться, конечно же, формой и содержанием документа. Чтобы обработка документов проходила проще, проводят их группировку по однотипным признакам. Основные признаки классификации документации являются: назначение; количество отображаемых в документе операций; способ применения документа; место составления.

По назначению учетные документы классифицируют на: распорядительные; исполнительные; бухгалтерского назначения; комбинированные.

Распорядительные документы - тип документов, включающих в себя приказ, распоряжение или предписание определенной хозяйственной операции. Например, письменные приказы и распоряжения руководителя предприятия и структурных подразделений; доверенность на получение материальных средств для организации; чеки на определенные денежные сумма, которые надо обналичить в банке и т.п. Особенность распорядительных документов в том, что они являются лишь основанием для выполнения конкретной хозяйственной операции, но не имеют подтверждения фактов проведения операций.

Исполнительные документы - служат подтверждением конкретного факта проведенной операции. Сюда входят накладные на получение-сдачу товара; приходные ордера для оформления материалов на склад; квитанции, подтверждающие факт приема материальных ценностей и т.п. Составление исполнительных документов проводится в момент совершения операции, данный тип документов служит основанием для внесения учетной записи.

Документы бухгалтерского оформления сами по себе не имеют никакого значения. Составляются они на основе распорядительных и исполнительных документов и служат вспомогательным средством для систематизации учетных записей.

Также к данной категории относятся документы, составленные бухгалтером с целью формирования и упрощения учетных записей и дальнейшего использования в учетном процессе (это могут быть бухгалтерские справки, расчеты). Ценность такие документы будут представлять только для бухгалтерии предприятия. Смысл и форма документов бухгалтерского назначения определяются техническими средствами, применяемыми в работе, а также составом и списком показателей синтетического и аналитического учетов.

Комбинированные документы будут содержать в себе признаки нескольких ранее указанных документов. Например, признаки распорядительных документов - предписывающих выполнение определенной хозяйственной операции, исполнительных - подтверждающих факт проведения операции. Кассовый ордер содержит в себе признаки нескольких видов документов: распорядительного, исполнительного и документа бухгалтерского учета. Комбинированные документы нашли широкое применение в практике бухучета.

По объему отражаемых хозяйственных операций учетные документы разделаются на первичные и сводные .

Первичные - тип документов, которые составляются в момент совершения финансово-хозяйственной операции. Первичные документы представляют собой самое первое «звено» учетной линии деятельности предприятия. Эти документы служат основой для первичного учета, поскольку именно в них фиксируется факт хозяйственной операции с помощью предварительного наблюдения и измерения. Стоит отметить, что большинство учетных документов относятся как раз к категории первичных (приходные/расходные кассовые ордера, накладные, акты приема товара и т.п.)

Сводные документы содержат в себе факты хозяйственых операций из нескольких первичных документов. Потребность в сводных документах возникла в связи с необходимостью обобщения информации из первичных документов и получения интегрированных показателей или вспомогательных данных об исследуемой хозяйственной операции и дальнейшего ее отражения в бухучете. Типичные примеры сводных документов: отчеты кассира (или кассовые отчеты), включающие в себя обобщенные данные о приходных и расходных кассовых ордерах, а также дополнительные документы; товарные отчеты, формируемые на основе первичных приходно/расходных документов и т.п.

Первичные и сводные документы могут быть составлены на обычной бумаге или на машинном носителе. В последнем случае также требуется бумажная копия документа. Это требование остается и в случае востребования документа контролирующими или правоохранительными органами.

По способу использования различают разовые и накопительные документы .

Разовые - это документы, используемые лишь для однократного отображения хозяйственных операций. Примеры: ордера прихода/расхода имущества; требование на отгрузку материалов со склада и т.п.

Накопительные - тип документов, применяемых для многократного отображения в них однотипных хозяйственных операций на протяжении определенного периода времени (неделя, месяц, квартал, декада и др.). Сюда относятся лимитные и лимитно-заборные карты, оформляемые при отгрузке материалов со склада для одного и того же получателя - цеха, участка; декадные рапорта о выработке продукции и т.п. Благодаря накопительным документам можно существенно сократить объем используемой документации.

По месту составления документы можно классифицировать на внешние и внутренние

Внешние - документы, составляемые за пределами предприятия, то есть те, которые приходят извне: платежные требования поставщиков; судебные исполнительные листы; банковские выписки по расчетным счетам и т.п.

Внутренние - документы, составляемые внутри предприятия (независимо от назначения).

Для учета могут быть использованы только те документы, которые оформлены унифицированно и правильно, согласно всех требований действующего законодательства.

Унифицированным считается такой учетный документ, который прошел утверждение в установленном порядке и используется для отображения однотипных хозяйственных операций для всех субъектов хоз. деятельности: приходные/расходные ордера; авансовые счета; платежные требования и т.п. Применение такой документации является обязательным для всех типов предприятий, независимо от вида деятельности.

Благодаря унификации документов достигается их упорядочивание. Попутно должен решаться вопрос со стандартизацией документов (разработка бланков одинаковых размеров для определенного документа).

Унификация первичной документации играет большую роль для улучшения учетного процесса, поскольку таким образом устанавливаются и утверждаются стандартные требования к документальной фиксации хозяйственных операций. Унифицированные формы первичных учетных документов могут быть составлены как на бумажном, так и на машинном информационном носителе. Постановление Правительства РФ № 835 «О первичных учетных документах» возлагает на Государственный комитет статистики РФ функции по разработке, утверждению и последующему распространению унифицированных форм первичной учетной документации, а также их электронных версий. Если документ оформлен на машинном носителе, то для его подтверждения требуется распечатка копий на бумаге с последующей постановкой подписей уполномоченными должностными лицами (определяемыми соответствующей формой документа). Подтвердить законность документа, который был создан, хранился или передавался с помощью информационных и телекоммуникационных устройств, можно электронной цифровой подписью, согласно действующего законодательства. Если же форма такого документа отсутствует в альбомах унифицированных форм, доказать его юридическую силу можно с помощью обязательных реквизитов, перечень которых регламентируется ФЗ «О бухгалтерском учете».

При фиксации любой хозяйственной операции требуется составление качественного подтверждающего документа, где будет реальное описание проведенной операции (сроки, объемы). Ответственность за достоверность данных в таком документе несут лица, поставившие в нем подпись.

Если документ заполняется вручную, то почерк должен быть четким и разборчивым. Запрещаются подчистки и недопустимые способы исправления внесенных данных. Если необходимо исправить ошибку, то неправильный символ зачеркивается одной чертой (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое), а сверху пишутся правильные данные. Исправление должны подтвердить лица, ранее подписавшие документ, указав при этом дату исправления и поставив повторно свою подпись.

Определенные документы - кассовые, банковские - не допускают внесение исправлений любым способом. Порядок оформления таких специфических документов регламентируется Порядком ведения кассовых операций на территории РФ, который утверждался Центробанком страны. К примеру, согласно данного Порядка в учетных документах на прием и выдачу денежных средств сумма должны быть зафиксирована не только цифрами, но и прописными буквами, начиная с заглавной первой буквы (таким образом исключаются приписки). Этот же Порядок является обязательным и при заполнении документации по отгрузке материалов.

С целью установления контроля за рядом учетных документов, могут заполняться корешки чеков, квитанций, выписок под копирку. Такой контроль позволяет избежать всевозможных ошибок или неправомерных операций, не допустить непредвиденные растраты, кражи и любые злоупотребления служебным положением.

Чтобы не допустить двойного использования одного и того же документа, данный документ может быть обязательно погашен (доверенности, кассовые ордера и т.п.). Для их погашения надо поставить соответствующий штамп или надпись: «Получено», «Оплачено» и т.п., с фиксацией даты. Наличие штампа о погашении аннулирует действие всех банковских документов, а также документов, по которым начисляется и выплачивается заработная плата.

Составленные должным образом учетные документы подлежат передаче в бухгалтерию для последующей обработки и занесения в бухгалтерский учет обозначенных в документах операций. После этого учетные документы отправляют в архив.

Документооборот - это процесс перемещения учетных документов от момента выписки (или составления, распечатывания), использования, обработки бухгалтерией, внесения в учетные регистры и до самой сдачи на хранение в архив.

Документооборот предусматривает внедрение схем и графиков перемещения учетных документов. Графики будут содержать в себе примечания с указанием: перечня документов; какое должностное лицо занимается составлением конкретного документа; кому затем передается документ; информация про обработку и распределение документов.

Сразу после поступления в бухгалтерию учетные документы должны проверяться по существу операции и соответствия требованиям оформления.

Проверка по существу операции сводится к проверке соответствия проведенной операции, которая указана в документе, требованиям действующего законодательства. Этот вид проверки является одним из важнейших факторов контроля законности и целесообразности операции, осуществляемый работниками бухгалтерии.

Проверка правильности оформления документов ставит задачу выяснить: соответствует ли документ утвержденной законодательством форме; достоверны ли указанные в нем реквизиты; правильно ли исправлялись ошибки; действительно ли подписи поставлены указанными должностными лицами и пр. При выявлении нарушений в указанных пунктах, документ подлежит возврату на дооформление.

Если учетный документ прошел проверки, он поступает в бухгатерию для учетной обработки. Такая обработка подготовит документ к внесению в учетные регистры. Объем бухгалтерской обработки документов будет зависеть от количества и качества операций, указанных в конкретном документе. Например, если в них нет денежного измерителя, то вначале будет проведена расценка или таксировка (количественные показатели умножают на цену одно единицы). Если же требуется систематизировать и собрать вместе находящиеся в документах данные, их группируют по экономической сути обозначенных финансово-хозяйственных операций, применяя группировочные и накопительные ведомости.

Затем идет следующий этап бухгалтерской обработки учетных документов - контировка (или разметка), в ходе которого указывают корреспондирующие счета, по которым проводились операции, ставшие причиной выписки данных документов.

Современное специализированное программное обеспечение дает возможность создать некую систему электронного товарооборота. При этом размещение проводится не в файлах и директориях, а в электронных папках, шкафах, на полках и секциях (как и обыкновенные документы). И чтобы найти нужный документ, применяется специальная поисковая система, в которой ключевыми точками могут выступать: дата создания документа; определенные словосочетания; название организации и еще некоторые параметры.

После использования документы подлежат сдаче в архив. А хранящиеся в архиве документы могут выступать подтверждением при ревизионных, аудиторских проверках; в качестве доказательства при решении спорных вопросов в суде; в виде справок. Поэтому хранение документов должно проводиться так, чтобы обеспечивалась надежная сохранность вместе с высоким уровнем скорости нахождения.

После полной обработки бухгалтерией документы хранятся в архиве бухгалтерии, а потом перемещаются в архив предприятия. Перед сдачей в архив проводиться группировка документов по папкам согласно хронологии появления и по видам операций. Факт передачи документа в архив предприятия регистрируется в архивной книге.

Срок хранения учетных документов в архиве предприятия определяется Федеральной архивной службой, и составляет такой срок минимум 5 лет. Для отдельных видов документов устанавливаются определенные сроки: лицевые счета работников предприятия должны храниться в течение 75 лет; доверенность на получение денег или иного ценного имущества - 3 года и т.п.

По завершению сроков хранения особо важные документы должны передаваться в Государственный (по месту нахождения предприятия), а остальные виды - уничтожаются. В случае передачи определенных документов в Госархив, в архивной книге делается соответствующая запись и ссылка на документ, подтверждающий передачу.

Изъять первичные документы у предприятия могут: органы следствия, дознания, прокуратуры, суда, налоговой инспекции по постановлениям указанных органов и согласно действующего Уголовно-процессуального кодекса РФ. При изъятии учетных документов составляется протокол, копия протокола имеют право получить директор и главный бухгалтер предприятия. Также указанные должностные лица (или другие уполномоченные лица) могут снять ксерокопию изымаемых документов в присутствии представителей органов, производящих изъятие. На копиях ставится дата и причина изъятия.

Если учетные документ незаконно исчезает или уничтожается, директор предприятия назначает комиссию для расследования данного факта. При необходимости могут быть приглашены представители правоохранительных органов, сотрудники охраны или МЧС (о чем в конкретном приказе делается оговорка). По результатам проверки комиссия составляет акт, утверждаемый директором предприятия.

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

— это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид.

По назначению учетные регистры можно разделить на хронологические, систематические и комбинированные синхронистические. К хронологическим относятся регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.). В систематических регистрах запись выполняется в разрезе группировочных признаков — счетов. Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров. Если водном регистре выполнять как хронологическую, так и систематическую запись, то такой регистр будет комбинированным (синхронистическим). Самый типичный пример такого регистра — «Журнал-Главная».

По обобщению данных регистры делятся на интегрированные и дифференцированные. Каждый регистр может рассматриваться индуктивно — от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно — от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором — их дифференциация.

По внешнему виду все учетные регистры имеют форму книги, карточки, свободного листа или машинного носителя.

Книга — разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.

Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы.

Свободным листом называется таблица, помещенная на бланке, подлежащем брошюровке. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками. Свободные листы — это те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов).

Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.

Внешний вид применяемых на практике карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В связи с этим вводится новая графа «Остаток», в которой отражается остаток средств данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни, таким образом, в каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма. В заголовке карточки проставляется лимит (норматив) запаса; наличие норматива позволяет легко выяснить, не имеет ли предприятие данных средств больше, чем ему нужно, а если меньше, то в какой степени.

Многоколончатые карточки предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих. В частности, в тех случаях, когда один факт отражается комплексными суммами, т.е. фиксируется, например оплата различных расходов предприятия.

Машинные носители отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Виды учетных регистров в бухгалтерском учете

Поэтому далее остановимся лишь на характеристике такого элемента, как выбор формы бухгалтерского учета как совокупности используемых носителей информации (учетных регистров) и адекватною отражения в них учетного процесса.

Для систематизации и накопления учетной информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, и отражения на счетах бухгалтерского учета ФХЖ используются регистры бухгалтерского учета.

Это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» дается перечень возможных видов регистров бухгалтерского учета в виде бумажных и машинных носителей информации, применение которых в организациях обусловливается объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки информации и т.п.

Для уяснения сущности учетных регистров их принято классифицировать по определенным признакам, основными из которых являются внешний вид. содержание и характер записей.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой бухгалтерские книги, карточки, свободные листы, машинные носители.

Бухгалтерские книги

Бухгалтерские книги - это таблицы, разграфленные определенным образом для регистрации фактов хозяйственной жизни (хозяйственных операций) в зависимости от специфики объектов бухгалтерского наблюдения, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, заключены в отдельный переплет; на обороте последней страницы указывается количество страниц в книге, затем проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя и печать организации. Книги, как правило, используются в качестве учетных регистров, когда перечень учитываемых объектов в организации незначителен. Однако по некоторым объектам учета (например, кассовые операции) все организации ведут учет регистрации операций в книгах (кассовая книга). Обобщение движения всех объектов бухгалтерского учета ведется в Главной книге.

Карточки

Карточки - это бланки, отпечатанные в виде таблицы. Карточки можно легко сортировать, они нагляднее, удобнее, доступнее в обращении, чем книги. Внешний вид карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные, многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки дебета и кредита помещаются рядом. Такие карточки используются для учета расчетов с юридическими и физическими лицами. Наличие параллельных колонок дебета и кредита позволяет четко видеть состояние расчетов, т.е. кто, кому, за что и сколько должен.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В таких карточках вводится графа «Остаток», где указывается остаток данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции), по приходу и расходу данного вида ценностей. В этих карточках обязательно присутствуют три графы: приход, расход и остаток. При этом каждая графа делится на две колонки: количество и сумма. Для учета материалов, сырья и т.п. в таких карточках указывается лимит (норматив) запаса, что позволяет осуществлять контроль за обеспеченностью организации этими ценностями для бесперебойной работы.

Многоколончатые карточки предназначены для учета производственных затрат в постатейном разрезе (по статьям калькуляции), связанных с выпуском продукции, выполнением работ и услуг. Совокупность данных по этим статьям позволяет исчислять себестоимость конкретных видов продукции (работ, услуг), так как эти карточки ведутся по каждому виду выпускаемой продукции, выполняемым работам, услугам.

В течение всего отчетного года карточки хранятся в специальных ящиках. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой. Карточки в картотеке располагаются по номерам счетов, алфавиту, номенклатурным номерам и другим признакам. Применение особых разделителей и индикаторов (металлические пластинки с обозначением букв алфавита, обозначения счетов и т.д.) облегчает их быстрое нахождение. Карточки в основном применяются для учетной регистрации по аналитическим счетам. С целыо обеспечения сохранности карточек их регистрируют в специальных регистрах, где им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность проверять их наличие и тем самым осуществлять контроль за их сохранностью.

Свободные листы

Свободные листы, так же как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. В бухгалтерской практике это главным образом различные ведомости. Такие учетные регистры используются для обобщения однородной информации, например начисления амортизации основных средств, ведомость отгрузки (отпуска) продукции и т.п. В целях контроля за сохранностью этих видов учетных регистров их хранят в отдельных папках. Использование в качестве учетных регистров карточек и свободных листов предоставляет большие возможности для разделения труда учетных работников и заполнения их средствами вычислительной техники.

Машинные носители

Машинные носители как учетные регистры размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе (магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и т.д.). Особенности машинных носителей информации диктуют и порядок ее расположения. При использовании машинных носителей в качестве учетных регистров организация обязана изготовлять копии таких регистров на бумажных носителях (равно как и первичных документов), в том числе и по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

По характеру записей бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими называют учетные регистры, в которых информацию о хозяйственных операциях записывают в последовательном порядке поступления и обработки первичных документов. Никакой группировки регистрируемых данных в этих регистрах не производится. Примерами хронологических регистров являются журнал регистрации операций, книга продаж и книга покупок, где ведется регистрация счетов-фактур соответственно на отгруженную продукцию и приобретенные ценности.

Систематическими называют учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций группируется по определенным (установленным) признакам, например группировка информации непосредственно по счетам синтетического и аналитического учета. Примеры таких регистров — ведомость остатков материалов на складе (сальдовая ведомость), Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам.

Записи в хронологических и систематических учетных регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических учетных регистров (так называемое правило Мендеса):

Если в одном регистре выполняются хронологическая и систематическая записи, то такой регистр будет называться комбинированным. Типичными примерами такого регистра являются «Журнал-Главная», многие журналы-ордера. Применение комбинированных учетных регистров позволяет сделать учетные записи более наглядными, при этом сокращается и количество учетных записей.

Синтетическими называют регистры, в которых все операции отражаются в обобщенном виде в денежном измерителе. Информация о хозяйственных операциях в этих учетных регистрах отражается в разрезе синтетических счетов. Примером такого учетного регистра является Гчавная книга.

Аналитическими называют учетные регистры, в которых информация отражается по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. Записи в аналитические регистры должны быть более подробными, чем записи в синтетические регистры: приводится пояснительный текст и наряду со стоимостными указываются в необходимых случаях натуральные или трудовые измерители.

В настоящее время большое распространение получают комплексные учетные регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, а также хронологическую и систематическую записи. Они применяются, например, при журналыю-ордерной форме учета. Совмещение синтетического и аналитического учета обеспечивает автоматическое совпадение итогов по синтетическим и аналитическим счетам и освобождает от необходимости составления оборотных ведомостей для сверки данных.

Для формирования достоверной и своевременной информации о деятельности предприятия и предоставления ее пользователям важное значение имеет техника учетной регистрации. Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании документов называется разноской операций. Эти записи осуществляются на основе котировки (т.е. указания дебетуемого и кредитуемого счетов по хозяйственной операции).

В целях исключения повторной регистрации информации в учетном регистре по одному и тому же документу на документах делается соответствующая отметка о разноске операции в виде знака ». Часто на документе указывается страница учетного регистра, где произведена запись поданной хозяйственной операции, оформленной этим документом. Проставление отметок в документах о разноске операций имеет также значение для последующей проверки правильности произведенных записей.

В практике бухгалтерского учета применяются различные способы счетных записей в учетные регистры. Записи в учетных регистрах бывают простыми и копировальными. Копирование записей применяется в тех случаях, когда необходимо иметь оттиск или копию записи.

Записи в учетные регистры могут осуществляться линейно-пози- ционным и шахматным способами.

Сущность линейно-позиционной записи состоит в том, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что особенно удобно для ведения учета разного рода расчетов. Применение такого способа учетных записей обеспечивает наблюдение за своевременностью погашения дебиторской и кредиторской задолженности.

Преимущество использования линейно-позиционной записи состоит в том, что в учетных регистрах, как правило, совмещаются синтетический и аналитический учет. Тем самым упрощается техника ведения бухгалтерского учета и повышается его достоверность.

Шахматный принцип записи в учетных регистрах заключается в том, что за один прием в учетном регистре отражается сумма хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При таком способе регистрации учетных данных возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов. Такой порядок записи используется в построении многих регистров (журналов-ордеров) при журнально-ордерной форме учета.

Похожие статьи