Тратить наличные средства можно только на определенные цели. Если это правило не соблюдать, то компании или предпринимателю не избежать наказания. Как узнать, на что можно потратить деньги из кассы? Тут пригодится вступившее в силу с 1 июня 2014 года. Документ закрепляет, что предприниматели и компании не вправе расходовать поступившую в их кассы «наличку». Речь идет о суммах за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги, а также о деньгах, полученных в качестве страховых премий. Исключение составляют случаи, которые закреплены в документе. Итак, тратить средства из кассы можно на:

1. выплату зарплаты и на переводы, опять же сотрудникам, социального характера;
2. выплату страховых возмещений по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
3. выдачу наличных на личные нужды коммерсанта, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
4. оплату товаров, работ, услуг, при этом ценные бумаги являются исключением;
5. выдачу денег работникам под отчет;
6. возврат за оплаченные ранее наличными и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
7. выдачу средств при осуществлении операций банковским платежным агентом.

Наличные расчеты между участниками в рамках одного договора, заключенного между ними, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 рублей.

Однако без учета этого предельного показателя расходование допускается на: выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера; личные нужды коммерсанта, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности; выдачу средств сотрудникам под отчет.

Оба списка закреплены в вышеназванном документе Банка России.

Как я уже отмечала, новое Указание вступило в силу с 1 июня. Документ существенно отличается от своего предшественника. Так, в ранее действующем приказе не было закреплено, что предприниматель без ограничения может тратить «наличку» на личные нужды. Теперь же коммерсантам «развязали руки».

Установлен также список операций, на которые организации и могут тратить наличные из кассы, если они получены с их расчетных счетов. К ним относятся: операции с ценными бумагами, платежи по договорам аренды недвижимого имущества, выдача и возврат займов, процентов по ним, деятельность по организации и проведению азартных игр.

Следует отметить, что по вышеперечисленным операциям необходимо соблюдать ограничение в те же 100 000 рублей в рамках одного договора. Исключение составляют расчеты с физическими лицами: на них названный предел не распространяется.

Как мы видим, в новом Указании закреплен закрытый перечень целей, на которые можно тратить «наличку». На любые другие операции, например, на , расходовать средства опасно. Это может привести к штрафу. Однако тут есть один нюанс: наказать компанию или предпринимателя за нарушение порядка расхода наличности налоговики могут только в том случае, если они проведут проверку в течение двух месяцев со дня, когда деньги были потрачены. Штраф для фирм составит () от 40 000 до 50 000 рублей; для руководителя компании - от 4000 до 5000 рублей. Однако коммерсанты нередко тратят наличные деньги на другие цели, как правило, по ошибке считая, что такие операции законны, хотя это не так.

Дать взаймы

Некоторые компании пытаются давать наличные деньги в долг, например, учредителям или сотрудникам. Так делать нельзя. В перечне операций, на которые можно расходовать выручку, такие сделки не упомянуты. Судебная практика по этому вопросу не на стороне бизнесменов. Однако компании «настойчиво» пытаются тратить наличку на займы. В качестве примера можно назвать постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 мая 2010 года по делу № А03-14966/2009. Судьи тогда пришли к однозначному выводу: юридические лица не вправе расходовать наличные, поступившие в их кассы, а также использовать их в качестве страховых премий на предоставление займов. Обстоятельства дела были такими: в ходе проверки налоговики установили, что компания выручку размером почти в полмиллиона рублей не сдала в банк, а выдала в качестве краткосрочного беспроцентного займа своему работнику. Инспекция привлекла общество к административной ответственности по статье 15.1 КоАП и оштрафовала на 40 000 рублей. Однако организация с санкцией не согласилась и отправилась к арбитрам. Но это оказалось бесполезно. Суд отверг все аргументы компании.

Новое Указание Банка России № 3073-У вступило в силу с 1 июня. Документ существенно отличается от своего предшественника.

Такая же ситуация обстоит и с попытками вернуть заем, например, учредителю за счет наличных из кассы. В качестве примера можно назвать решение Московского городского суда от 14 декабря 2012 года по делу № 7–2207/2012. Суд пришел к выводу, что выдача займов из наличной выручки предприятия является нарушением порядка работы с деньгами и , что образует состав административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена частью 1 статьи 15.1 КоАП РФ.

Напоследок, актуальный вопрос из жизни. Можно ли тратить «наличку» на «декретные»? Казалось бы, ответ однозначен – да, ведь выплаты социального характера четко закреплены в «разрешительном» перечне. Однако тут есть одно «но». В пункте 6 Порядка назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей (утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 года № 1012н) закреплено только два способа выплаты «декретных»: перечисление на личный счет женщины или почтовый перевод. Однако в этой ситуации бояться штрафа не стоит: Указание № 3073-У четко закрепляет, что тратить наличные деньги в этом случае можно.

Вероника Позднякова , для журнала «Расчет»

Развивайтесь профессионально

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в профессиональной прессе для бухгалтеров.

Наличными с другими организациями и предпринимателями, закрепленные Банком России в Указании от 7 октября 2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов». Этот документ заменил Указание Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У.

В целом порядок расходования наличности из кассы теперь понятнее. Таблица поможет быстро определить, какие суммы разрешается выплачивать без соблюдения лимита и из выручки.

На что можно расходовать наличные

Выплата	Можно ли выдать (оплатить) из наличной выручки	Можно ли выдать (оплатить) больше 100 000 руб.
Расчеты с сотрудниками
Зарплата и пособия работникам
Выдача наличных денег под отчет
Расчеты с контрагентами
Оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг
Выплата денег за возвращенный товар (невыполненную работу, неоказанную услугу), ранее оплаченный наличными
Выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по безналу
Займы, погашение займов и процентов по ним
Дивиденды
Платежи по недвижимости
Наличные предпринимателя
Деньги на личные цели, не связанные с ведением бизнеса

Рассмотрим основные правила расчетов наличными.

Правило № 1: лимит в 100 000 руб. обязателен для всех сторон договора

Лимит расчетов наличными — это 100 000 руб. по одному договору. В предельную сумму должна укладываться общая сумма наличного платежа по одной сделке. Даже если деньги одна сторона договора передает другой частями. Например, покупатель оплачивает товар в рассрочку.

В правиле о необходимости вести наличные расчеты в пределах лимита есть понятие «участники наличных расчетов». Ими считаются любые юридические лица и предприниматели. Все они имеют право рассчитываться наличкой в рамках одного договора только в пределах лимита (п. 6 Указания № 3073-У).

За превышение этого ограничения предусмотрен штраф в сумме до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Административная за сверхлимитные расчеты. Участниками наличных расчетов являются обе стороны договора. Так что налоговики вправе оштрафовать за превышение лимита и того, кто получил больше 100 000 руб., и того, кто выплатил лишнюю сумму.

С физическими лицами компании и предприниматели могут рассчитываться наличными без всяких ограничений по суммам. Например, любую наличную сумму можно заплатить частному подрядчику за работу или услугу или получить в качестве займа от работника или учредителя. Это прямо разрешает пункт 5 Указания № 3073-У.

Правило № 2: лимит 100 000 руб. действует независимо от срока договора

Платежи по одному договору - это расчеты по обязательствам, предусмотренным договором, которые исполняются как в период действия договора, так и после его окончания (п. 6 Указания № 3073-У). Таким образом, соблюдать лимит надо даже при передаче и получении наличных денег по контракту, срок действия которого истек.

Пример
Две компании оказания услуг сроком на два месяца (май—июнь). Цена договора — 150 000 руб. По условиям договора исполнитель выставляет акт на оказанные услуги и счет, который заказчик должен оплатить самое позднее 30 июня. Заказчик опоздал с оплатой: рассчитаться за услуги он смог только 10 июля. И хотя срок действия договора уже истек, заказчик вправе внести наличные только в сумме 100 000 руб. А 50 000 руб. надо перечислить по безналу. За нарушение налоговики могут оштрафовать не только заказчика, но и исполнителя.

Правило № 3: из выручки можно выдавать под отчет любые суммы

Из наличной выручки можно выдавать подотчет в любой сумме. Лимит в 100 000 руб. в таком случае не действует. Об этом теперь прямо сказано в пунктах 2 и 6 Указания № 3073-У.

Что касается соблюдения лимита в 100 000 руб., то Банк России ранее разъяснял следующее. Если работник тратит подотчетные в командировке, то придерживаться лимита при расчетах за жилье и проезд не нужно. Если же расходы подотчетника не связаны со служебной поездкой, например он покупает для компании оргтехнику, то по одному договору можно рассчитываться наличными только в пределах 100 000 руб. (письмо от 4 декабря 2007 г. № 190-Т).

В действующих правилах прямо не сказано, что командированный сотрудник имеет право тратить наличные без учета лимита. А письмо № 190-Т разъясняет нормы прежнего, а не нового Указания ЦБ РФ. Поэтому безопаснее, чтобы в служебной поездке сотрудник тоже рассчитывался по каждому такому договору только в пределах лимита. Иначе есть риск, что за сверхлимитные траты налоговики оштрафуют на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Правило № 4: нельзя выдавать займы и платить за аренду из кассы

В пункте 4 Указания № 3073-У приведен перечень операций, расплатиться по которым компания и предприниматель могут исключительно с помощью наличных, снятых с расчетного счета. Использовать наличную выручку напрямую из кассы нельзя. В этот перечень входят расчеты по договорам аренды, займам, а также по организации и проведению азартных игр.

Данное ограничение касается не только расчетов между компаниями, предпринимателями или компанией и предпринимателем. Оно относится и к их расчетам с физлицами.

При этом лимит в 100 000 руб. надо соблюдать только по договорам, заключенным либо между двумя компаниями, либо между компанией и предпринимателем, либо между двумя предпринимателями. Если одна из сторон договора — физлицо, то лимит не применяется (п. 5 Указания № 3073-У). Рассмотрим подробнее правила по аренде и займам.

Аренда. Чтобы рассчитаться наличными за аренду недвижимого имущества, надо снять их со счета. Использовать выручку из кассы компания не вправе. Причем независимо от того, с кем заключен договор — с другой организацией, с предпринимателем или с частным лицом.

Данное правило компании и бизнесмены должны соблюдать независимо от того, оплачивают они наличкой именно аренду или, к примеру, погашают штрафы и неустойки либо вносят задаток. Кроме того, ограничение распространяется как на арендаторов, так и на арендодателей. В большинстве случаев наличными деньгами рассчитывается арендатор, когда вносит в кассу арендодателя платеж за использование недвижимости Но возможен и другой вариант. Например, арендодатель может вернуть арендатору переплату по договору. Для этого тоже нужно использовать наличность, снятую со счета. Ведь в Указании № 3073-У речь идет обо всех операциях по договору аренды.

В то же время на аренду данное ограничение не распространяется. Компания, которая арендует, например, автомобиль, имеет право погасить очередной платеж и из наличной выручки. Необязательно сначала вносить ее на счет, а потом снимать, чтобы рассчитаться.

Заем . Запрет на использование наличной выручки из кассы распространяется как на выдачу займов, так и на их возврат и погашение процентов. То есть касается обеих сторон договора — и заимодавца, и заемщика. Кроме того, запрет на расходование выручки распространяется не только на договоры, заключенные между двумя компаниями или компанией и предпринимателем, но и на контракты, подписанные с физлицом. Это может быть, например, учредитель, который дал своей компании взаймы. Или который, наоборот, получил от организации заем. Также не важно, какой заем получен или выдан — процентный или беспроцентный.

Правило № 5: ИП вправе забрать себе хоть всю выручку из кассы

У предпринимателей есть возможность без всякой опаски забирать выручку из кассы. Чтобы истратить вырученную наличку на свои личные цели, бизнесмену не надо сначала сдавать их в а потом снимать со счета. Выдача предпринимателю денег на личные нужды, не связанные с его деятельностью, теперь прямо поименована в перечне целей, на которые разрешается тратить выручку из кассы (п. 2 Указания № 3073-У).

Ограничений по сумме тоже нет — предприниматель вправе забрать из кассы всю накопившуюся наличную выручку. На эту операцию лимит в 100 000 руб. не распространяется.

Бизнесмен ничем не рискует, если по расходнику получит из кассы всю наличность, которая там есть, включая выручку за проданные товары. Главное написать в расходнике, что деньги выданы предпринимателю на личные нужды.

Расход денежных средств из кассы осуществляется по кредиту счета 50 на основании РКО. Кассир выдает денежные средства только после того, как руководитель подписал РКО.На предприятиях возможны следующие варианты расходования наличных денежных средств из кассы (табл. 1.6).

Таблица 1.6 - Расходование денежных средств из кассы организаций

	Направление движения поступлений
Внутреннее перемещение	1) передача наличных на расчетный и другие банковские счета;
Поставщикам и подрядчикам	1) оплата за основные средства, МПЗ, иные активы, работы и услуги; 2) выплата кредиторской задолженности;
Покупателям и заказчикам	1) выплатаденежных средств покупателям за возврат продукции, товаров,отказ от услуг/предоставление некачественных услуг; 2) выплата компенсаций, штрафов, пеней, неустоек.
Сотрудникам	1) выплата заработной платы и социальных платежей; 2) выдача под авансовый отчет; 3) выдача займов.
Учредителям	1) выплатыдивидендов учредителям предприятия; 2) выдача вклада в уставный капитал при выходе участника.
Прочие контрагентам	1) возврат займов, выплата процентов по ним; 2) оплата государственных пошлин; 3) выплата компенсаций, штрафов, пеней, неустоек.
Прочие поступления	1) выявление недостачи в результате инвентаризации кассы; 2) отрицательные курсовые разницы; 3) прочие выплаты.

Рассмотрим основные направления учета расходования денежных средств из кассы.

Выдача денежных средств из кассы для внесения на расчетный счет оформляется РКО записью дебет 51 кредит 50. Сдача денежной наличности организацией в кассу банка производится по объявлению на взнос наличными по форме 0402001. Кассир банка, приняв от организации деньги по объявлению, ставит на квитанции оттиск штампа кассы и печать, затем выдает ее организации. Ордер с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к банковской выписке с расчетного счета организации. Объявление остается в банке. Квитанция подшивается к расходному кассовому ордеру, которым оформлялось выбытие денег из кассы.

В соответствии с Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У, лимит расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами в рамках одного договора составляет 100 тыс. рублей . На практике возникают 2 варианты оплаты поставщикам наличных денежных средств:

1) непосредственно из кассы представителю или курьеру поставщика;

2) через подотчетное лицо.

В случае непосредственной оплаты из кассы бухгалтер делает запись дебет 60 (76) кредит 50 (учтена передача аванса (оплаты) поставщику из кассы организации . Также данной проводкой оформляется оплата кредиторской задолженности. При получении денег за отгруженные товары поставщик должен пробить кассовый чек (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ) . Идеальный вариант - если сотрудник привез с собой мобильную ККТ. Тогда время на чеке и момент расчетов будут совпадать и у инспекторов не возникнет претензий (письмо ФНС России от 10.07.13 № АС-4-2/12406@) .На практике мобильные кассы есть не у всех организаций. Поэтому можно пробить чек заранее или сразу же, как только представитель вернется в офис с деньгами. Главное, чтобы чек был выбит в тот же день, когда покупатель принял деньги. Иначе инспекторы на проверке могут оштрафовать поставщика на 40 тыс. рублей (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ) .

При выдаче денег из кассы надо потребовать у представителя поставщика доверенность на получение денег по конкретному договору или накладной (п. 6.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У) . А оригинал документа приложить к РКО. Доверенность подтвердит, что организация выдала деньги физическому лицу, у которого есть полномочия на их получение. Документ не нужен, только если деньги из кассы забирает лично руководитель организации-поставщика. В РКО нужно записать, что деньги из кассы организация выдает поставщику, но через представителя. И обязательно внести его Ф. И. О. и паспортные данные. Также надо записать реквизиты договора и доверенности. Апредставитель должен записать сумму, которую получил, и поставить подпись. Кассовый чек, который выдаст поставщик, не обязательно прикладывать к РКО. Его можно хранить вместе с накладной на отгрузку .

Подотчетное лицо для отражения операции в учете составляет авансовый отчет с приложением к нему кассовых, товарных чеков, подтверждающие оплату, а также иные документы от поставщика (товарная накладная либо акт выполненных работ, счет-фактуру при наличии). В учете будут сформированы следующие записи: дебет 71 кредит 55 (на сумму денежных средств, снятых с корпоративной карты на основании банковской выписки), дебет 60 (76) кредит 55 (на сумму оплаты по корпоративной карте в случае платежа картой), (дебет 60 (76) кредит 71 (на сумму оплаты поставщику наличными) .

Выплаты компенсаций, штрафов, пеней, неустоек корреспондируют посчетом 76 с соответствующим субсчетом: дебет 76 кредит 50 .

Существует несколько важных правил при выплате денежных средств при возврате продукции (товаров). Если возврат товара происходит в день покупки, деньги выдаются из операционной кассы, то есть прямо из денежного ящика рабочего кассового узла. Это в том случае, если покупатель заплатил наличными деньгами. В конце рабочей смены нужно оформить акт возврата денежных средств КМ-3 и дневную выручку кассы уменьшить на сумму возвратов за день.

Акт о возврате денег по неиспользованным кассовым чекам составляют тогда, когда приходится возвращать покупателям деньги из операционной кассы. Это происходит, если:

покупатель вернул товар, приобретенный в день покупки;

кассовый чек пробит ошибочно.

Если покупатель пришел возвращать товар через некоторое время (не в день покупки), деньги надо взять из главной кассы. При этом делается запись дебет 62 кредит 50. Если возврат булл куплен в одном отчетном периоде, а возвращен в другом, при этом годовой отчет уже закрыт, то процедура оформления такого возврата несколько усложняется. Возврат товаров, реализованных в прошлом году и другие расходы производится записью дебет 91-02 кредит 62. Затем производится отображение долга перед покупателем за вернувшийся товар записью дебет 62 кредит 76. И только после этого можно вернуть деньги из кассы записью дебет 76 кредит 50 (возврат денег покупателю) .

На сумму выплаченной заработной платы в бухгалтерии делают запись дебет 70 кредит 50 (выплачена из кассы заработная плата работникам организации) . Если не все работники получили заработную плату, то оставшиеся невыплаченные суммы депонируются и сдаются на расчетный счет в банк.

Каждый раз, когда организация выдает работнику деньги под отчет, необходимо предоставление от последнего письменного заявления на выдачу денег под отчет. На все суммы наличных, которые выданы под авансовый отчет, необходимо составлять отдельный расходный кассовый ордер на основании такого заявления (п. 6.3 Указаний № 3210-У).Выдать любому сотруднику деньги под отчет можно только при условии, что он отчитался по всем ранее выданным суммам (абз. 3 п. 6.3 Указаний № 3210-У) . На дату выдачи денег оформляется РКО. В бухгалтерском учете на момент выдачи денег делается запись дебет 71 кредит 50 (выданы сотруднику деньги под отчет) .

Чтобы выдать наличные в качестве займа, организация должна снять средства с расчетного счета и сначала провести сумму через кассу. Поэтому в бухгалтерском учете надо сначала оприходовать деньги в кассу проводкой дебет 50 Кредит 51.Из кассы выдают заем наличными деньгами по РКО и отражают в бухгалтерском учете записью Дебет 58-03 Кредит 50 (выдан возмездный заем наличными денежными средствами).При выдаче беспроцентного займа другой организации, предпринимателю или физическим лицам, не являющимся работниками предприятия, в учете будет сделана запись дебет 76 кредит 50 (выдан беспроцентный заем).При выдаче займа работникам предприятия в бухгалтерском учете делают запись дебет 73 кредит 50 (выдан заем работнику) .

Для учета расчетов с учредителями организации по выплате доходов к счету 75 открывают субсчет 75-02 «Расчеты по выплате доходов». Если доходы (дивиденды) выплачены в денежной форме через кассу, отражается это так: дебет 75-2 (70) Кредит 50 - выплачены доходы (дивиденды) учредителям (за минусом суммы удержанного налога) .

Рассчитаться с учредителем (участником) можно как деньгами, так и имуществом (с его согласия). Сделать это нужно в течение трех месяцев со дня подачи участником заявления о выходе из общества, если иной срок не предусмотрен в уставе (п. 6.1 ст. 23 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах в ограниченной ответственностью». Выплата действительной стоимости доли (акций) отражается записью дебет 75 субсчет «Участник» кредит 50 - выплачена действительная стоимость доли участника за вычетом удержанного НДФЛ.

При уплате государственной пошлины представителем организации-плательщика в платежном документе на перечисление суммы государственной пошлины в бюджет должно быть указано, что плательщик действует от имени представляемого.При уплате государственной пошлины физическим лицом от имени представляемой организации наличными денежными средствами к платежному документу (чеку-ордеру) должны быть приложены доказательства принадлежности уплаченных денежных средств организации, обратившейся в соответствующий государственный орган за совершением юридически значимого действия, т.е. должно быть указано, что физическое лицо - представитель действует на основании доверенности или учредительных документов с приложением расходного кассового ордера или иного документа, подтверждающего выдачу ему денежных средств на уплату государственной пошлины. Следовательно, уплата государственной пошлины из кассы должны сопровождаться записями дебет 71 кредит 50 (выдано из кассы на уплаты госпошлины), дебет 91-02 кредит 71 (представителем перечислена госпошлина) .

Инвентаризация кассы зафиксировала недостачу денег. Если с кассиром заключен договор материальной ответственности, тогда организация вправе взыскать всю сумму ущерба с кассира. Даже если сотрудник откажется полностью возмещать недостающую сумму добровольно, организация сможет добиться этого через суд. Если договор о материальной ответственности с кассиром не заключен, тогда взыскать удастся лишь сумму ущерба, не превышающую среднемесячный заработок этого работника. Хотя если кассира по суду признают виновным в недостаче денег (другими словами, он умышленно похитил какую-то сумму денег из кассы), тогда, организация вправе будете требовать возместить ущерб полностью. В любом случае в учете делают запись дебет 94 кредит 50 (отражена недостача наличных) .

Если кассу ограбили, то необходимо провести инвентаризацию наличности и составить акт (можно по типовой форме № ИНВ-15). В день оформления акта делается запись дебет 94 кредит 50 (отражена недостача наличных денег, возникшая вследствие ограбления кассы) .

Отрицательная курсовая разница учитывается на основании справки-расчета (которая подшивается к РКО) и делается запись дебет 91-01 Кредит 50.

Таким образом, расход наличных денег из кассы отражают по кредиту счета 50 на основании РКО. Возможная корреспонденция счетов при списании денежных средств из кассы организации отражена в Приложении 6.

РКО остается в кассе предприятия. Он составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия. Сначала кассир подготавливает необходимую сумму к выдаче и передает получателю. Получатель должен написать ручкой (синей или черной пастой) расписку в кассовом ордере в получении денежных средств и ставит подпись и дату. Кассир пересчитывает сумму к выдаче и выдает получателю. Получатель под наблюдением кассира считает деньги. Кассир подписывает бланк РКО. Порядок оформления РКО отражен в Приложении 10.

Рассмотрим примеры отражения расходных кассовых операций в ПАО «Завод «Красное Сормово» за 12 октября 2015 г. Расход наличных из кассы отражены следующими записями (табл.1.7).

Таблица 1.7 - Корреспонденция счетов по учету в расходных операций из кассы в ПАО «Завод «Красное Сормово» 12 октября 2015 г.

По окончании рабочего дня кассир формирует кассовую книгу (Приложение 14). Кассовая книга - это документ, в котором ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег из кассы организации. Записи в нее вносятся на основании каждого ПКО и РКО. Если приходные (расходные) операции не совершались в какие-то дни, то и книгу заполнять не нужно за эти даты.

Аналитический учет кассовых операций ведется по тому же счету, что и синтетический учет кассовых операций, по журналу-ордеру и ведомости, которые открывают на месяц.Бухгалтер вносит в журнал-ордер данные на основании ежедневных кассовых отчетов, а в конце месяца подсчитывает общее сальдо (на основании итогов каждого счета и оборотов по дебиту и кредиту). Также бухгалтер сверяет данные всех журналов-ордеров и только потом вносит полученные данные в главную книгу и оборотную ведомость. Пример регистра учета по счету 50 приведен в Приложении 15.

Остатки денежных средств в кассе находят свое отражение в бухгалтерском балансе в строке 1250 «Денежные средства и денежные эквиваленты». Движение денежной средств в целом можно проследить в Отчете о движении денежных средств. П0ступление и направление денежных средств прив0дятся в разрезе текущей, инвестици0нной и финансовой деятельн0сти. Их 0пределение дано в п.15 Указаний о п0рядке составления и представления бухгалтерск0й отчетности, утвержденных приказ0м Минфина РФ от 2 июля 2010 г. № 66н .

На что можно потратить наличные деньги в кассе

На что можно потратить наличные из кассы, прописано в указаниях Центробанка. За нецелевое использование денег компанию могут оштрафовать налоговики и обслуживающий банк. Штрафы ИФНС можно оспорить.

Если организация не продает товары за наличный расчет, она вправе работать без кассового аппарата. Несмотря на это большинство организаций так или иначе сталкивается с наличными деньгами в процессе своей деятельности. Из кассы выдают авансы подотчетным лицам, материальную помощь работникам, нередко и заработную плату. Рассмотрим, все ли расходные операции с наличкой правомерны.

Один из способов пополнения кассы — снятие денег с расчетного счета организации. Торговые компании чаще всего получают наличку от покупателей. Кроме того, деньги в кассу предприятия могут поступить от подотчетных лиц в виде возврата денежного аванса или от учредителей в качестве займа.

На что можно потратить наличные: законные направления расходования денег

Чтобы правомерно выдать наличные деньги из кассы, нужно определиться с источником их поступления. С осторожностью стоит расходовать торговую выручку: деньги от продажи товаров, работ, услуг закон разрешает выдавать из кассы лишь на определенные цели (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Смотрите, на что можно потратить наличные из выручки:

• выдать зарплату, социальные выплаты (материальная помощь, оплата проезда и путевок), аванс подотчетному лицу;
• закрыть задолженность перед поставщиком;
• выплатить деньги покупателю за возвращенный товар, невыполненные работы (услуги) — если покупатель ранее приобрел материальные ценности (услуги) за наличные средства;
• выплатить страховку по договорам физическим лицам, которые внесли страховые премии наличными деньгами;
• выдать наличные деньги по операциям банковского платежного агента (субагента) в соответствии с требованиями статьи 14 Федерального закона от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ .

Приведенное правило расходования наличности распространяется как на юридические лица, так и на ИП. Индивидуальные предприниматели также вправе брать деньги из выручки на личные нужды.

Выдать заработную плату

Существует два способа выплаты зарплаты: перевод на банковский счет сотрудника или выдача из кассы (ст. Трудового кодекса РФ). Зарплату можно выдать даже из наличной выручки. Если же выручки нет или ее недостаточно, компания может снять деньги с расчетного счета для последующей выплаты зарплаты из кассы.

Если работник компании не является резидентом России, то выдавать ему зарплату из кассы нужно с осторожностью. Дело в том, что расчеты с нерезидентами признаются валютными операциями, это устанавливает Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». В законе приведен перечень операций по расчетам между компанией-резидентом и сотрудниками-нерезидентами. В этом перечне нет операции по выдаче зарплаты нерезиденту наличными средствами. В то же время закон не содержит прямого запрета на выдачу зарплаты из кассы. Нет подобных ограничений и в Трудовом кодексе.

Некоторые контролирующие органы считают, что нерезиденту выдавать зарплату из кассы нельзя (к примеру, информационное письмо Федеральной службы финансово-бюджетного надзора от 7 августа 2014 года). Суды обычно встают на сторону работодателя, не усматривая противоправных действий в выплате зарплаты наличкой (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2014 г. № А69-3060/2013 , определение ВАС РФ от 27 января 2014 г. № ВАС-19914/13).

Совет . Если работодатель не готов отстаивать свою позицию в суде, то зарплату сотруднику-нерезиденту безопаснее перечислять на банковский счет.

Выдать деньги под отчет

Выдать деньги под отчет можно из любой наличности, которая есть в кассе. Это относится и к торговой выручке.

• отчитаться по предыдущему авансу;
• написать заявление с указанием цели получения денег, суммы и срока.

С 19 августа заявление на выдачу подотчета стало необязательным, теперь достаточно приказа. А условие о необходимости отчитаться о предыдущем авансе отменено. Такой порядок следует из Указания ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. № 4416-У , который изменил Порядок ведения кассовых операций.

Выдавать наличку под отчет компания вправе на любой срок, который закреплен в учетной политике. Законодательство не ограничивает также и сумму, которую можно выдать подотчетному лицу.

Оказать материальную помощь сотрудникам

Выплату материальной помощи чаще всего нельзя спланировать заранее. Компания оказывает материальную помощь своим сотрудникам в связи со смертью родственников, рождением детей, свадьбой и другими событиями, которые сложно прогнозировать. Именно поэтому очень часто материальную помощь выдают из кассы.

Выдать материальную помощь организация вправе из торговой выручки, находящейся в кассе предприятия. Центральный банк в своих Указаниях от 7 октября 2013 г. № 3073-У разрешает расходовать выручку на социальные выплаты. Материальная помощь как раз относится к социальным выплатам (п. 90 Приказа Росстата от 26 октября 2015 г. № 498).

Вернуть долг поставщику

Оплатить задолженность поставщику можно, выдав его представителю деньги из кассы предприятия. Наличная выручка подходит для этих целей.

Исключение составляет только арендный платеж: такую задолженность за недвижимость оплатить арендодателю из наличной выручки нельзя (п. 4. Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Для погашения долга придется заказать деньги в банке, оприходовать их в кассу и только потом рассчитаться с арендодателем.

Чтобы у налоговиков не было претензий, при расчете наличными с поставщиком соблюдайте такие несложные правила:

• Требуйте от представителя поставщика доверенность на получение денег.
• Не превышайте лимит расчета наличными деньгами. По одному договору можно выдать не более 100 000 рублей (п. 6 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
• Попросите у поставщика кассовый чек на полученную им оплату.

Выдать заем и выплатить дивиденды

Если компания решит предоставить заем наличными сотруднику, учредителю или юридическому лицу, придется снять деньги на эти цели с банковского счета. Выдавать земные средства из наличной выручки законом запрещено (п. 4 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Дивиденды в 2017 году также не входят в список разрешенных наличных расходов компании (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Таким образом, выплатить дивиденды учредителям из наличной выручки нельзя, но доходы можно выдать из других наличных средств. Например, заказать деньги в банке или выдать дивиденды из налички, возвращенной подотчетным лицом.

Из этого правила есть важное исключение. Акционерным обществам запрещено выдавать дивиденды из кассы независимо от того, из какого источника поступили наличные деньги (п. 8 ст. 42 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Выдать деньги на личные нужды директора

Все доходы компании считаются ее собственностью. Руководитель, даже если он является учредителем компании, не может изымать наличность и тратить деньги на личные нужды. Все расходы предприятия должны быть обоснованы. Это касается любых расходов, оплаченных наличными средствами, а также безналичных расчетов.

У индивидуального предпринимателя подобных ограничений нет. ИП вправе брать деньги из кассы и расходовать их на личные нужды (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Здесь подойдет любая наличность, в том числе и выручка бизнесмена.

Как накажут за нарушение кассовой дисциплины

Компанию нельзя привлечь к ответственности за выдачу наличности не по назначению. В КоАП есть статья, которая предусматривает штрафы за нарушение работы с наличностью. Но перечень возможных нарушений строго ограничен. Поэтому если налоговики попытаются привлечь нарушителя за нецелевое расходование наличной выручки по статье 15.1 КоАП, решение ИФНС можно оспорить в суде.

Помимо инспекторов, порядок работы с наличными средствами может проверить обслуживающий банк. Если в договоре на банковское обслуживание предусмотрены взыскания за кассовые нарушения, то организации придется заплатить штраф банку.

КоАП предусматривает следующие штрафные санкции:

• от 4 000 до 5 000 рублей — на должностных лиц;
• от 40 000 до 50 000 рублей — на юридических лиц.

Такие же штрафы придется заплатить, если ИФНС обнаружит следующие нарушения:

• превышен лимит расчетов наличными (100 000 рублей);
• деньги не оприходованы в кассу;
• превышен лимит кассы.

Эксперт сервиса Контур.Норматив компании СКБ Контур

Елена Рогачева

Дата публикации: 20.05.2014 13:00

В конце апреля Минюст России зарегистрировал указание Центробанка от 07.10.13 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» . В данном документе уточнен список целей, на которые допустимо расходовать наличную выручку, и названы случаи, когда лимит расчетов наличными можно не соблюдать.

В частности, предпринимателям разрешили тратить любые суммы на личные цели, а кассирам позволили не соблюдать лимит при выдаче денег под отчет. Документ вступает в силу с 1 июня.

Цели, на которые можно расходовать наличную выручку

Прежний порядок

До вступления в силу документа перечень целей, на которые разрешено расходовать наличную выручку, следует искать в указании Центробанка от 20.06.07 № 1843-У (далее — Указание № 1843-У). Данный перечень является закрытым и в него входят:
зарплата и иные выплаты работникам (в том числе социального характера);

• командировочные расходы;
• оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ и услуг;
• возврат полученной ранее наличной оплаты в случае возврата товара, неоказания услуг или невыполнения работ;
• выплаты страховых возмещений по договорам страхования физических лиц.

Что изменилось для организаций

Указание Центробанка корректирует список целей, на которые можно тратить наличную выручку. Вместо «зарплаты и иных выплат работникам» в списке теперь значатся «выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера». А на смену командировочным расходам пришло более широкое понятие — «выдача подотчетных сумм работникам». Все прочие пункты остались неизменными.

Отдельно оговорено, как нужно поступать, если организации понадобилось рассчитаться наличными за ценные бумаги, оплатить аренду недвижимости, выдать или вернуть займы и проценты по ним, либо внести плату за организацию и проведение азартных игр. Из пункта 4 указания следует, что в этом случае бухгалтерия должна сначала сдать выручку в банк, а затем снять ее и направить на перечисленные цели.

Что изменилось для предпринимателей

Все вышеперечисленные новшества, установленные для юридических лиц, распространятся и на индивидуальных предпринимателей. Плюс к этому для индивидуальных предпринимателей предусмотрена еще одна цель расходования наличной выручки. Указание Центробанка предоставляет индивидуальному предпринимателю полное право тратить наличные деньги на личные (потребительские) нужды, не связанные с предпринимательской деятельностью.

Заметим, что ранее вопрос о расходовании наличности на личные нужды индивидуального предпринимателя не был полностью урегулирован. Многие специалисты полагали, что предприниматель и прежде мог беспрепятственно забрать из кассы любую сумму и потратить ее на любые цели, в том числе на домашние, семейные и проч. При этом ни заявление на выдачу денег под отчет, ни авансовый отчет не требовался. Единственное, что нужно было сделать, это оформить расходный ордер и создать запись в кассовой книге.

Ответственность за нецелевое использование наличной выручки

В общем случае за нарушение порядка работы с денежной наличностью налоговики могут оштрафовать компанию или предпринимателя на основании статьи 15.1 КоАП РФ . Но под санкцию подпадают не любые нарушения, а лишь те, что упомянуты в данной статье Кодекса. Нецелевое расходование наличной выручки там не упомянуто.

Следовательно, привлекать к административной ответственности за такую провинность инспекторы не станут. Наказание в рамках иных законов также не предусмотрено.

Лимит наличных расчетов по одной сделке
Прежний порядок

До начала действия нового документа лимит наличных расчетов будет регламентироваться Указанием № 1843-У . В нем говорится, что наличные расчеты между двумя юридическими лицами, двумя ИП, либо между юридическим лицом и ИП, не могут превышать 100 000 рублей по одному договору. При этом из текста Указания № 1843-У нельзя сделать однозначного вывода, распространяется ли аналогичное ограничение на выплату заработной платы и на выдачу подотчетных сумм.

При выдаче зарплаты, стипендий и иных выплат сотрудникам лимит применять не нужно. Во время командировки сотрудник вправе оплачивать любые услуги от своего имени без соблюдения лимита. Но если речь идет о расчетах по договорам, заключенным от имени работодателя, то соблюдение лимита становится непременным условием.

Похожие статьи