Проводки по проведению инвентаризации. Оформление выявленных при инвентаризации излишков имущества

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете - финальная стадия проверки активов и обязательств компании. И она чрезвычайно важна, ведь от того, правильно ли вы разнесете результаты, зависит ни много ни мало достоверность вашей отчетности. А за ее искажение предусмотрен штраф. Как оформить и отразить результаты инвентаризации, читайте в материале ниже.

Инвентаризация как метод бухгалтерского учета

Согласно п. 6 ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) бухотчетность должна давать полное и достоверное представление о финансовом состоянии компании. Для соблюдения данного требования в бухучете используется такой метод контроля — инвентаризация.

Инвентаризация — процедура сопоставления фактического наличия ценностей фирмы и ее обязательств с данными бухучета. Также в ходе инвентаризации дается оценка состояния активов компании.

Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован следующими нормативными актами:

Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финобязательств (приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49);
Положением по ведению бухучета и отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Компания должна проводить инвентаризацию по собственному, взятому в аренду или на ответственное хранение имуществу, а также по ценностям, полученным для переработки.

Фирма, согласно п. 27 Положения по ведению бухучета, обязана провести инвентаризацию в следующих случаях:

перед составлением годовой бухотчетности — за исключением имущества, которое уже было проверено после 1 октября текущего отчетного года;
при смене матответственных лиц;
при обнаружении хищений, злоупотреблений и испорченного имущества;
при передаче активов на продажу, в аренду или для выкупа;
при преобразовании компании, а также при ее ликвидации — до формирования ликвидационного баланса;
при наступлении чрезвычайных ситуаций.

Если матответственность коллективная, то инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, выбытии из коллектива более 50% участников или по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Итак, по общему правилу инвентаризация активов и обязательств фирмы проводится как минимум 1 раз в год. Исключения: ОС разрешено проверять 1 раз в 3 года, библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет, а в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним территориях) инвентаризацию ценностей на 10-м и 41-м счетах можно проводить в период наименьших остатков.

Для проведения инвентаризации руководитель компании формирует инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает в приказе по форме ИНВ-22 .

Каждую инвентаризацию заносят в журнал по форме ИНВ-23 .

До начала процедуры проверки матответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы переданы инвентаризационной комиссии.

Для каждого типа ценностей и обязательств существуют отдельные бланки инвентаризационных описей:

ИНВ-1 — для ОС;
ИНВ-3 — для ТМЦ;
ИНВ-4 — для отгруженных товаров;
ИНВ-6 — для товаров и материалов в пути;
ИНВ-15 — для наличных денежных средств;
ИНВ-16 — для ценных бумаг и БСО;
ИНВ-17 — для проверки расчетов с контрагентами.

В описях фиксируются сведения о проверяемом имуществе: наименование, количество, состояние, инвентарные номера и т. д. Данные в описи заносят вручную или с использованием вычислительной техники. Помарки не допускаются.

Если при проверке выявлено отклонение данных бухучета от реального наличия имущества, комиссия заводит сличительные ведомости по бланку:

ИНВ-18 — для ОС;
ИНВ-19 — для ТМЦ.

Такие ведомости составляются в 2 экземплярах: для бухгалтерии и матответственного лица, которое должно письменно пояснить причину расхождений.

Расхождения могут быть следующих видов:

излишки — зачисляются на сч. 91 в корреспонденции со счетом учета имущества по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухучету МПЗ, утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).
недостача — может быть в рамках естественной убыли — тогда ее относят на счета затрат. Сверхнормативная убыль списывается за счет виновных лиц. Если таковые отсутствуют или суд отказал во взыскании убытков, то недостача списывается на издержки производства (абз. 5 п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств);

ВНИМАНИЕ! Использовать нормы естественной убыли можно, только если они утверждены законодательными актами соответствующих госорганов. Списать недостачу или порчу ценностей сверх норм бухгалтер должен на основании решения суда (при отсутствии виновных или отказе на взыскивание с виновного лица) или заключения о порче имущества, выданного специализированной организацией (п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Во время инвентаризации может быть обнаружена пересортица. Тогда излишки и недостачи засчитываются между собой, а матответственные лица предоставляют комиссии письменные объяснения. Зачет может быть проведен только за один и тот же проверяемый период у одного и того же матответственного лица по одним и тем же ценностям (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Если же излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий аналогичен таковому при обнаружении недостачи.

Итоги всех инвентаризаций фиксируются в ведомости результатов по форме ИНВ-26 .

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации: проводки

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухотчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:

Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91 — оприходованы ценности, обнаруженные при инвентаризации.

Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету сч. 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей. Если это естественная убыль, то далее следует проводка:

Дт 20, 23, 44 Кт 94 — списана стоимость ТМЦ в пределах норм естественной убыли.

Если же размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:

Дт 73 Кт 94 — недостача отнесена на матответственное лицо.

Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ):

Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из зарплаты материального лица.

Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:

Дт 50 Кт 73 — материальное лицо внесло деньги в кассу для погашения долга.

Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил компании взыскивать с него деньги, делается запись:

Дт 91-2 Кт 94 — списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица или отказе от взыскания.

Итоги

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах. Излишки приходуются как прочий доход компании, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет — отражаются в учете как прочие расходы.

Уже не за горами конец года, а для бухгалтера - конец отчетного периода и составление годовой бухгалтерской отчетности. А это значит, что подходит время для проведения обязательной ежегодной инвентаризации в конце года. Рассмотрим возможные нюансы отражения результатов инвентаризации в учете.

Решение о проведении инвентаризации оформляется приказом руководителя компании, в котором указывается: сроки проведения инвентаризации; состав инвентаризационной комиссии (не менее 3 человек) и должность её председателя; сроки, в которые должны быть утверждены итоги проведения инвентаризации. Сведения о фактическом наличии имущества оформляются инвентаризационными описями или актами инвентаризации.
Результатами инвентаризации могут быть как излишки, недостачи, так и то и другое одновременно. Любые результаты должны быть отражены в учете в периоде проведения инвентаризации (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Учёт излишков
Выявленные при инвентаризации излишки не грозят бухгалтеру какими-либо трудностями. В общем-то, здесь все просто. На основании сличительной ведомости и ведомости результатов, выявленных при инвентаризации, бухгалтер должен принять на учет имущество в виде излишков. Причем следует учитывать, что на баланс имущество ставится по его рыночной стоимости на день принятия к учету. Напомним, что рыночная стоимость определяется либо самостоятельно из общедоступных источников (к примеру, СМИ) и оформляется бухгалтерской справкой, либо с помощью независимого оценщика - тогда подтверждением будет его отчет.
Если при инвентаризации выявлен неучтенный объект основных средств, то постановка на учет производится как и в случае поступления ОС, то есть следующими проводками:
Дебет 08 Кредит 91-1 - отражен доход в виде имущества;
Дебет 01 Кредит 08 - отражено ОС по рыночной стоимости на текущую дату.
В налоговом учете стоимость ОС учитывается во внереализационных доходах в полной сумме на дату проведения инвентаризации (пп. 20 ст. 250 НК РФ). Далее, в случае использования данного объекта в деятельности предприятия, начисляется амортизация в общем порядке как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. При этом помните, что при УСН расходы на амортизацию ОС не учитывают.
Выявление излишков МПЗ или товаров в бухгалтерском учете отражают проводками:
Дебет 10 (41, 43) Кредит 91-1 - отражены МПЗ по рыночной стоимости.
В бухгалтерском и налоговом учете также стоимость излишних МПЗ и товаров признаем внереализационный доход (причем вне зависимости от системы налогообложения). Расходы при списании МПЗ можно учесть только в бухгалтерском учете и при общей системе налогообложения (в качестве материальных расходов).

Учёт недостач
В случае выявления недостач существуют некоторые нюансы.
Рассмотрим сначала учет недостачи МПЗ и товаров. Выявленные недостачи списываются на счет 94 и отражаются проводкой:
Дебет 94 Кредит 10 (41, 43) .
Проводка делается на основании сличительной ведомости и ведомости учета результатов, выявленных при инвентаризации. Дальнейшие действия бухгалтера зависят от следующих нюансов. Во-первых, бухгалтеру необходимо определить, укладывается ли сумма недостачи в нормы естественной убыли, которые утверждены законодательством. Суммы недостач в пределах данных норм списываются на счета учета затрат на производство или продажу на основании решения руководителя (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
То есть в таком случае делается проводка:
Дебет 20 (44) Кредит 94 - списана сумма недостач.
Суммы недостач сверх норм относятся на виновных лиц. Для выявления виновного лица компания должна провести служебное расследование. Если «виновник» найден и не отказывается возмещать ущерб, то в бухгалтерском учёте стоимость недостающего имущества списывается на счет 73 (если виновное лицо является работником организации), либо на счет 76 (в иных случаях). Если виновное лицо - сотрудник вносит оплату в счет недостачи в кассу, делается проводка:
Дебет 50 Кредит 73 - внесена оплату в счет недостачи.
Если сумма удерживается из зарплаты сотрудника, то в учете это отражается проводкой:
Дебет 70 Кредит 73 - произведено удержание из зарплаты сотрудника.
При этом следует учитывать еще один нюанс. Сумма возмещения может быть как больше суммы недостачи, так и меньше ее. Объясняется это тем, что возмещению подлежит действительная сумма ущерба, в том числе и расходы, связанные с восстановлением испорченного имущества или покупку нового. Поэтому в случае превышении суммы возмещаемого ущерба над стоимостью недостающего имущества в бухгалтерском учете признается прочий доход в размере превышения, а в обратной ситуации - прочий расход. При этом делаются проводки Дебет 73 (76) Кредит 91-1 и Дебет 91-2 Кредит 94 соответственно. Однако может так случиться, что виновное лицо не найдено, либо организация приняла решение не взыскивать ущерб с виновного лица. В таком случае сумма недостачи списывается на прочие расходы на основании решения руководителя проводкой Дебет 91-2 Кредит 73 .
Что касается налогового учета, то недостачи учитываются в материальных расходах как при ОСНО, так и при УСН, но только в пределах норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Недостачи сверх данных норм упрощенцы в расходах учесть не смогут. А вот при ОСНО списание расходов от недостач сверх нормы зависит от ситуации. При наличии виновного лица расходы учитываются либо на дату признания им ущерба, либо на дату вступления в силу судебного решения о признании лица виновным и взыскании с него суммы ущерба. Одновременно в доходах компания должна признать сумму возмещения, которая подлежит уплате виновным лицом. Если виновное лицо не установлено, то признать расходы можно либо на основании постановления о приостановлении следствия, либо на основании документа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием. В других случаях признать в расходах сумму недостачи не получится.
В случае выявления недостачи основного средства, порядок действий бухгалтера будет аналогичным, за исключением лишь только отражения проводок. В таком случае выявленный объект недостачи списывается со счета 01 на счет 94. При этом на счете 01 нужно открыть субсчет для отражения выбытия основных средств, предположим, это субсчет 01-2. Затем в дебет этого субсчета отнести первоначальную стоимость ОС, а в кредит - начисленную амортизацию. Таким образом на субсчете 01-2 определится остаточная стоимость, которую и нужно будет списать на 91 счет.
Результатом инвентаризации может стать еще одна ситуация - пересортица. Возникает она в случае, когда при проведении инвентаризации были выявлены как недостачи, так и излишки имущества. Тогда в бухгалтерском учете можно произвести зачет в части, в которой излишки перекрывают недостачу. Но возможно это только по решению руководителя и в случае обнаружения пересортицы в одном и том же периоде и у одного и того же материально ответственного лица. Причем наименование товаров или МПЗ тоже должно быть одинаково, но могут различаться, к примеру, сорта (п. 5.3 Методуказаний по инвентаризации). В таком случае бухгалтер может отразить зачет проводкой:
Дебет 10 (41, 43) Кредит 10 (41,43) - проведен зачет по пересортице.
Тогда излишки и недостачи в бухгалтерском учете учитываются вышеописанными способами только в части, непокрытой пересортицей. Кроме того, обращаем ваше внимание, что такой зачет может производиться только в бухгалтерском учете. Против зачета в налоговом учете, выступают не только налоговые ведомства, но и некоторые суды. Поэтому в налоговом учете даже при наличии пересортицы недостачи и излишки учитываются в общем порядке, описанном нами выше.

Любая недостача материальных ценностей на предприятии будет рано или поздно выявлена. Основной задачей таких мероприятий есть выявление отсутствия товара на складе или другого имущества предприятия. Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки по списанию недостачи материалов выявленных в ходе .

Для проведения инвентаризации создается специальная опись и комиссия, которая будет проводить мероприятие. Инвентаризация может проводиться на складах или внутри любого помещения.

Проводки:

Счет Дт

Счет Кт

Описание проводки

Сумма проводки

Документ-основание

Выявление недостачи материалов

Сумма недостачи

Инвентаризационная опись ИНВ-3

Сличительная ведомость ИНВ-19

Бухгалтерская справка-расчет

Проводки по потере материалов в границах нормы

Некоторая готовая продукция имеет свойство уменьшаться в своем весе или объеме. Например, для колбасы существует своя нома усушки, которая берется во внимание при учете. Для компенсации таких потерь на некоторых предприятиях существуют специальные фонды.

Проводки:

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
		Списание недостачи в пределах норм, когда существует резерв на списание потерь		Бухгалтерская справка-расчет
		Списание недостачи в пределах норм, когда отсутствует резерв на списание потерь	Сумма недостачи в пределах норм	Бухгалтерская справка-расчет

Отражение недостачи сверх нормы на виновное лицо

При хранении товара списание может возникать в результате лома, потери или боя. Такая убыль также подлежит списанию, но при возмещении виновным лицом.

Проводки:

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
		Списание потери материалов за счет виновного лица сверх нормы в пределах балансовой стоимости	Сумма недостачи в пределах балансовой стоимости материалов	Бухгалтерская справка-расчет
		за счет виновного лица сверх нормы в пределах балансовой стоимости, когда сумма ко взысканию больше рыночной стоимости потерь	Разница между объемом взыскания и стоимостью в балансе	Бухгалтерская справка-расчет

Убыток ТМЦ при неустановленных виновниках

Когда потери были вызваны, например, чрезвычайной ситуацией (пожар, стихийные бедствия) расходы переносятся на будущий подотчетный период.

Каждое предприятие должно периодически проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Об инвентаризации основных средств подробно написано в . Здесь же подробнее остановимся на инвентаризации материалов. Каков порядок проведения инвентаризации ТМЦ, какие документы заполняются, как этот процесс отражается в бухгалтерском учете.

Инвентаризации должны подвергаться все материалы, имеющиеся у предприятия. Помимо материалов, хранящихся на складах, сюда также относятся материалы, переданные на хранение или переработку на другие предприятия, а также отгруженные, но не оплаченные покупателям, и материалы, находящиеся в пути, то есть купленные и оплаченные у поставщиков, но не дошедшие еще до организации.

Инвентаризация материалов (ТМЦ) – это сравнение фактического наличия материалов с учетными данными. Причины инвентаризации ТМЦ могут быть различны: как смена материально ответственного лица, так и плановая очередная проверка. Инвентаризация материалов может проводиться как в середине года при необходимости, так и в конце.

Документальное оформление инвентаризации материалов (ТМЦ)

– в этой описи отражаются данные о материалах, находящихся на складах предприятия;
– здесь указываются сведения об , но оплата за которые еще не поступила, данные для заполнения формы берутся из документов, подтверждающих отгрузку;
– данная форма предназначена для отражения данных о материалах, переданных на хранение на склады других организаций, данные для заполнения берутся из документов, подтверждающих передачу на ответственное хранение;
– форма предназначена для учета , но еще не полученных от поставщика, сведения берутся из документов, подтверждающих оплату и покупку ценностей.

В процессе заполнения указанных выше форм указываются следующие данные:

наименование материалов;
номенклатурный номер, артикул;
количество;
стоимость;
другие необходимые сведения.

После того, как описи заполнены, данные из них переносятся в сличительные ведомости. Существует «Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ», в ней происходит сравнение фактических данных и данных бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет инвентаризации материалов

В процессе сравнения может быть выявлена недостача или излишки. Выявленные расхождения подлежат обязательному отражению в бухгалтерском учете.

Учет излишек, выявленных при инвентаризации материалов

Излишки приходуются на счет учета материалов по рыночной стоимости и относятся к прочим доходам предприятия.

Проводки по учету излишек

Учет недостачи материалов

Недостача списывается со счета учета материалов по учетной стоимости на «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если сумма недостачи не значительна, в пределах установленных норм, то она списывается в расходы на производство, либо на продажу.

Если выявлен виновник возникновения недостачи, то она списывается на его счет и возмещается либо из зарплаты виновника, либо путем внесения им денег за недостачу в кассу предприятия.

Если виновник не выявлен либо судом не признан таковым, то недостача списывается в прочие расходы предприятия.

Проводки по учету недостачи

Дебет	Кредит	Название операции
		Отражена недостача материалов в бухучете
		Недостача списана на затраты на производство
		Недостача списана на затраты на продажу
		Недостача списана в прочие расходы
		Недостача списана на счет виновника
		Недостача удержана из заработной платы виновного лица
		Возмещение недостачи путем внесения виновником наличных денег в кассу предприятия

Понятие инвентаризации, а также случаи, когда ее проведение обязательно. А какие делаются проводки по результатам инвентаризации?

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации

Итоги инвентаризации оформляются первичными учетными документами, форму которых организация может разработать самостоятельно и закрепить в своей . А можно воспользоваться формами, приведенными в Постановлениях Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 , от 27.03.2000 № 26 .

Так, например, по основным средствам результаты инвентаризации оформляются следующими бухгалтерскими документами по формам, утвержденным Госкомстатом РФ:

Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1) - на все проверяемые основные средства;
Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (форма № ИНВ-18), Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26) - на основные средства, по которым выявлены отклонения от данных учета.

Отражение инвентаризации в бухгалтерском учете

Напомним, что выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке (п. 28 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н):

Тип расхождения	Порядок бухгалтерского учета
Излишек	Оприходование по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации с отнесением на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации
Недостача в пределах норм естественной убыли	Отнесение на издержки производства или обращения (расходы)
Недостача сверх норм естественной убыли	Отнесение за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации

Инвентаризация: бухгалтерские проводки

В случае, если выявлены излишки при инвентаризации, проводки формируются следующие:

Если, например, выявлены излишки в кассе, проводка будет следующая:

Дебет счета 50 «Касса» — Кредит счета 91-1

Таким образом, если выявляются излишки проводка строится как дебет счетов учета имущества, на которых оно учитывается, и кредит счета 91-1.

Бухгалтерские проводки по инвентаризации в случае выявления недостач:

Операция	Дебет счета	Кредит счета
Выявлена недостача материалов в результате инвентаризации	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	10 «Материалы»
При инвентаризации выявлена недостача основных средств		01 «Основные средства»
Выявлена недостача готовой продукции при инвентаризации		43 «Готовая продукция»
Списана недостача в пределах норм естественной убыли	20 «Основное производство» 25 «Общепроизводственные расходы» 44 «Расходы на продажу» и др.	94
Списана недостача ценностей сверх норм убыли при наличии виновных лиц	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Списана недостача ценностей сверх норм убыли, если виновные лица не установлены или во взыскании с них отказано судом	91-2 «Прочие расходы»