Достоверность бухгалтерского учета обеспечивает инвентаризация имущественных ценностей и финансовых обязательств. В процессе проверки ревизуется действительное наличие имущества. Как часто следует инвентаризовать активы?

В Законе «О бухучете», в ст.12, сказано о необходимости проведения инвентаризации с целью подтверждения достоверности бухгалтерского учета организации и составляемой отчетности.

При этом упомянуто только несколько обязательных случаев выполнения инвентаризационной поверки.

Относительно иных ситуаций определено, что порядок и сроки инвентаризации устанавливаются руководителем. В какие сроки требуется проводить инвентаризацию?

Важные аспекты

Численность инвентаризационных проверок в отчетном периоде, даты их осуществления, перечень инвентаризуемых объектов определяется самой организацией, кроме случаев обязательной инвентаризации.

В обязательном порядке инвентаризуются имущественные объекты при:

Что касается прочих случаев проведения инвентаризации, то закон никак не ограничивает количество оных. Организация вправе назначить инвентаризационную проверку в любое время, руководствуясь собственной учетной политикой.

Периодичность инвентаризаций утверждается руководителем в учетных положениях ежегодно. Кроме того, возможно проведение внеплановых инвентаризаций, на основании приказа руководящего лица.

Что это такое

Инвентаризация представляет собой способ проверки фактического наличия имущества на соответствие количества учетным показателям.

Основная схема инвентаризации всегда одинакова – объекты проверки пересчитываются, и полученные показатели сравниваются с данными бухучета.

Но при этом различают разные виды инвентаризационных проверок, что оказывает влияние на сроки проведения. Инвентаризация полная предполагает проверку всех имеющихся у организации активов, имущества, обязательств.

Проводят такую проверку в преддверии создания годового отчета. Иногда полная проверка осуществляется при документальной ревизии, осуществляемой по требованию следственных или финансовых органов.

Инвентаризация периодического типа проводится в конкретные сроки, обусловленные положениями . При этом по отдельным группам имущества могут устанавливаться различные сроки инвентаризации.

Частичную инвентаризацию проводят раз в год для всякого объекта. Такой метод контроля не требует особых затрат и не мешает производственным процессам.

Допускается частично инвентаризовать различные группы объектов одного предприятия, а затем проанализировать совокупный итог всех частичных инвентаризаций для получения информации о предприятии в целом.

Выборочная инвентаризация применяется на отдельных производственных участках либо при проверке работы .

При этом процедура может проводиться с самой разной периодичностью. Если итог выборочной проверки выявляет расхождение, проводится инвентаризация полного характера.

С какой целью проводится

В определении «инвентаризации» говорится о цели ее проведения как о возможности выявления фактических остатков. Но на самом деле задачи инвентаризации гораздо обширнее.

Среди них особо выделить можно следующие:

Действующие нормативы

Сроки проведения инвентаризации кассы

Инвентаризация кассы может быть плановой и внеплановой (внезапной). Сроки определяются законодательством и учетной политикой.

То есть инвентаризация проводится во всех обязательных случаях и по заранее утвержденному графику. Внезапная проверка может проводиться в любое время.

Ее целью становится установление компетентности и ответственности сотрудника. Также внезапной инвентаризацией может выявляться обнаруженная в учете ошибка или усиливаться система внутреннего контроля.

Сроки внезапных проверок не требуют утверждения в составе учетной политике. Они проводятся в силу текущих обстоятельств на основании приказа руководителя о проведении внеплановой инвентаризации с указанием причины проверки.

В бюджетном учреждении

В п.9 Инструкции об отчетности, принятой сказано, что показатели бухгалтерской годовой отчетности бюджетных учреждений должны подтверждаться данными инвентаризации.

Сроки и случаи инвентаризации оговариваются в локальном нормативном акте в рамках формирования учетной политики учреждения.

То есть обязательной считается только годовая инвентаризация. Все прочие случаи могут перечисляться в локальном акте.

При этом закон допускает дублирование перечня случаев, приведенных в и учет требований вышестоящих структур.

Подводя итог можно отметить, что законодательно сроки инвентаризации определены лишь в отношении проверки в преддверии подготовки годового бухгалтерского отчета.

Все прочие случаи и сроки проведения проверки определяет исключительно руководство организации, основываясь на потребностях производства и наличествующих обстоятельствах.

Василенко О.Ю.

В 190 Порядок и правила проведения инвентаризации в бюджетных учреждениях: учебно-методическое пособие. – Омск:

Изд-во ОмГУ, 2006. – 20 с.

В работе определены сроки проведения инвентаризации в бюджетном учреждении, рассмотрены общие положения порядка ее проведения. Даны методические указания по инвентаризации нематериальных активов, основных средств, финансовых вложений, материальных запасов, незавершенного производства и др.

Для студентов экономического факультета, обучающихся по специальности «Бухгалтерский учет и аудит»

УДК 657.371 ББК 65.052

© Омский госуниверситет, 2006

Введение

Учет в бюджетных учреждениях как самостоятельный предмет имеет значительное количество отличий от учета в коммерческих организациях. Такие отличия, прежде всего, возникают из тех особенностей, которые имеются в бюджетном учете: все имущество, активы и обязательства бюджетного учреждения являются государственной собственностью, и право на собственность отделено от права распоряжаться этой собственностью. Поэтому государство с особой тщательностью следит за наличием своего имущества и его состоянием, прибегая к оперативному и последующему контролю бюджетных учреждений посредством контролирующих органов – Территориальных управлений Федеральной службы финансовобюджетного надзора, контрольно-ревизионных управлений и отделов при министерствах и ведомствах. Таким образом, бюджетные учреждения должны проводить инвентаризацию с особой тщательностью, соблюдая все нормативные требования, так как имущество, активы и обязательства находятся у них в оперативном управлении и являются строго контролируемыми.

Обеспечение достоверности данных бюджетного учета и контроль за имуществом, активами и обязательствами в бюджетных учреждениях – это не только одна из основных задач бухгалтерии бюджетного учреждения. Инвентаризация имущества, активов и обязательств бюджетных учреждений – еще и средство информирования государства об эффективности инвестиций в такие значимые сферы государственного влияния, как здравоохранение, образование, культура, управление, которые выполняют социально-значимые для государства функции – защиту и обеспечение прав населения.

Пособие поможет раскрыть особенности и определить отличия учета и контроля имущества, активов и обязательств в бюджетных учреждениях от учета в коммерческих организациях.

Предназначено для студентов и слушателей экономических факультетов высших учебных заведений при изучении специального курса «Анализ и учет в бюджетных учреждениях».

Прежде чем приступить к составлению годовой отчетности, каждая организация и учреждение обязаны провести инвентаризацию своего имущества. Такая обязанность установлена ст. 12 Федерального Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Как правильно провести годовую инвентаризацию? Какими документами оформить ее результаты? Как отразить выявленные недостачи или излишки имущества в бухгалтерском учете?

Когда проводить инвентаризацию

Срок проведения инвентаризации в бюджетном учреждении перед составлением годовой бухгалтерской отчетности определяется руководителем учреждения.

Обычно ее проводят в конце отчетного года. Однако некоторые учреждения делают это заранее, уже после 1 октября, поскольку в конце года появляется много других неотложных дел. Отметим, что такую возможность им дает п. 7 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом МФ РФ от 10 февраля 2006 г. № 25н и Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом МФ РФ от 13 июня 1995 г. № 49. В частности, если инвентаризация имущества проведена после 1 октября отчетного года, то второй раз перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ее проводить уже не надо.

Порядок проведения инвентаризации

Как должна проходить инвентаризация, установлено Мето-

дическими указаниями по инвентаризации имущества и финансо-

вых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее – Методические указания).

Согласно п. 2.2 Методических указаний организация должна иметь постоянно действующую инвентаризационную комиссию, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств ею создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии. Обычно в них входят представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие специалисты (инженеры, экономисты, юрисконсульты, тех-

ники и т. д.). Кроме этого, в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита учреждения и независимых аудиторских организаций.

При комплектовании комиссии руководителю необходимо учесть следующее правило. В состав комиссии должны входить только те специалисты, которые обязательно будут присутствовать при ее проведении, поскольку отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний).

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; его сопоставление с данными бюджетного учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Перед тем как начать проверку остатков имущества, инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, а председатель инвентаризационной комиссии обязан их завизировать с указанием «до инвентаризации на “____”» (дата).

Кроме этого, материально ответственные лица учреждения должны дать расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие на их материальную ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, которым были выданы подотчетные суммы для покупки имущества или доверенности на его получение.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации комиссия определяет путем обязательного его подсчета, взвешивания, обмера. Для этого руководитель организации должен создать необходимые условия: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой и т. д.

Однако по материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, фактическое количество этих ценностей комиссия может определять на основании документов при ус-

ловии обязательной проверки в натуре (на выборку) части этих ценностей; определение веса (или объема).

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи не менее чем в двух экземплярах. Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (в редакции от 3 мая 2000 г.).

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. При ручном способе они заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если в описях допущены ошибки, то их исправление производится путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Все исправления в описях должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Инвентаризация нематериальных активов

Согласно п. 3.8 Методических указаний при инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить наличие документов, подтверждающих существование самого актива и исключительного права у учреждения на результаты интеллектуальной деятельности (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения) патента, товарного знака и т. п.).

Инвентаризация нематериальных активов проводится по местам хранения документов, материально ответственным лицам и оформляется инвентаризационной описью (форма № 401).

Инвентаризация основных средств

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 1000 рублей включительно, а также мягкого инвентаря, посуды независимо от стоимости, независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается уни-

кальный инвентарный порядковый номер (например, 1101050001).

Номер состоит из десяти знаков. Первая цифра обозначает код вида деятельности (0 – отсутствует возможность отнесения к определенному виду деятельности, 1 – бюджетная деятельность, 2 – приносящая доход деятельность; 3 – деятельность со средствами, находящимися во временном распоряжении), со второго по четвертый знак включительно – код синтетического счета Плана счетов бюджетного учета, пятый и шестой знаки – код аналитического счета Плана счетов бюджетного учета, последние четыре знака – порядковый номер предмета в группе. Например, уникальный инвентарный порядковый номер – 1101050001 обозначает: 1 – ис-

пользованы бюджетные средства, синтетический счет 101 «Основные средства», аналитический счет 05 – транспортные средства, порядковый номер объекта 0001.

Перед проведением инвентаризации основных средств проверяется наличие и состояние:

регистров аналитического учета (инвентарных карточек, инвентарных книг, описей);

технических паспортов и другой технической документа-

документов на основные средства, сданных или принятых в аренду и на хранение.

При отсутствии последних необходимо обеспечить их получение или оформление (п. 3.1 Методических указаний).

Инвентаризация проводится по местам хранения и материально ответственным лицам и оформляется инвентаризационной описью (форма № 401).

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назна-

чение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям – указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.), год постройки и др.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а амортизация определена по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и амортизации соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подверг-

ся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бюджетном учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т. п. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, проводятся в описях по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации могут находиться вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т. п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

При проведении инвентаризации основных средств в бюджетных учреждениях необходимо обращать внимание на объекты, не числящиеся в бюджетном учете. Зачастую таковыми могут быть подарки шефов или спонсоров, которые забыли поставить на баланс.

Нередко бывают и такие ситуации, когда сотрудники учреждения приносят свое имущество (телевизоры, аудиоаппаратуру и т. п.) для выполнения служебных обязанностей либо для личного пользования. Например, в силу недостаточного финансирования общеобразовательных школ учителя вынуждены использовать в учебном процессе свою аппаратуру, наглядные пособия, инвентарь

и т. п. Отметим, что если не издан приказ руководителя учреждения либо другой документ, где указано, какому лицу и какие личные материальные ценности разрешено использовать в учреждении, выявленные объекты должны считаться излишками.

Инвентаризация финансовых вложений

При инвентаризации финансовых вложений проверяются фактические затраты на ценные бумаги и краткосрочные финансовые вложения (векселя), а также предоставленные другим организациям или физическим лицам займы.

Инвентаризация финансовых вложений в ценные бумаги оформляется инвентаризационной описью (форма № 401).

При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливаются:

правильность их оформления;

реальность стоимости ценных бумаг, учтенных на балансе;

сохранность (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);

своевременность и полнота отражения в бюджетном учете полученных по ним доходов.

При хранении ценных бумаг в организации их инвентаризация проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы.

Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии бюджетного учреждения.

Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специальные организации (банк-депозитарий, специализированное хранилище ценных бумаг и др.), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бюджетного учета учреждения, с данными выписок этих специальных организаций.

Инвентаризация материальных запасов

Инвентаризация материальных запасов (МЗ) производится, как правило, в порядке их расположения в данном помещении.

При хранении МЗ в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки запасов вход в помещение не допускается (например, помещение опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие МЗ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

МЗ, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Материальные запасы, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исклю-

чительных случаях и только с письменного разрешения руково-

дителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации МЗ могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие МЗ во время инвентаризации. В расходных документах делается

отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация МЗ, находящихся в пути, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета материальных запасов, не находящихся в момент инвентаризации под отчетом у материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути – расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным – копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т. д.), по просроченным оплатой документам – с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций – сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Описи составляются отдельно на материальные запасы, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи эти предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Производственный и хозяйственный инвентарь, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Инвентаризация незавершенного производства и расходов будущих периодов

При инвентаризации незавершенного производства в бюджетных учреждениях, занятых выпуском готовой продукции, необходимо:

определить фактическое наличие заделов (бумаги, продуктов) и не законченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве;

определить фактическую комплектность незавершенного производства (заделов);

выявить остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.

В зависимости от специфики и особенностей производства перед началом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные подразделениям материалы, покупные и полуфабрикаты,

а также все детали, обработка которых на данном этапе закончена. Проверка заделов незавершенного производства производит-

ся путем фактического подсчета, взвешивания, перемеривания. Описи составляются отдельно по каждому обособленному

структурному подразделению с указанием наименования заделов, стадии или степени их готовности, количества или объема, а по строительно-монтажным работам – с указанием объема работ: по незаконченным объектам, их очередям, пусковым комплексам, конструктивным элементам и видам работ, расчеты по которым осуществляются после полного их окончания.

Сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящиеся у рабочих мест, не подвергавшиеся обработке, а также забракованная готовая продукция в опись незавершенного производства не

включаются, а инвентаризируются и фиксируются в отдельных описях.

По незавершенному капитальному строительству в описях указывается наименование объекта, а также объем выполненных работ по этому объекту и каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т. п.

При этом проверяется:

не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;

состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов.

По этим объектам, в частности, необходимо выявить причины и основание для их консервации.

На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в

действие которых не оформлены надлежащими документами, составляются особые описи. Отдельные описи составляются также на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты. В описях необходимо указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов.

На прекращенные строительством объекты, а также на про- ектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству составляются описи, в которых приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения строительства. Для этого должны использоваться соответствующая техническая документация (чертежи, сметы, смет- но-финансовые расчеты), акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах строительства и другая документация.

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 и Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.

Основными документами, которые необходимо изучить при инвентаризации кассы, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

При проверке кассовой книги необходимо установить соблюдение следующих требований:

правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована

и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, членам инвентаризационной комиссии следует применять метод взаимного контроля. Необходимо сравнить соответствие записей в Главной книге посчетам 20104510 и 20104610 «Касса» и в журнале операций по счету «Касса». В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.

Проверку оприходования наличных денег, полученных из банка, следует проводить по выпискам банка.

Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений.

Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать:

Установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в

есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;

правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;

своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.

При инвентаризации кассы необходимо проверить: заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление

и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, векселя, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бюджетного учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся на лице-

вых счетах Казначейств, на расчетном (текущем), валютном – в банках, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии бюджетного уч-

реждения, с данными выписок к счетам по работе с безналичными денежными средствами.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов с кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бюджетного учета.

Проверке должны быть подвергнуты счета 020600000 «Рас-

четы по выданным авансам», 030200000 «Расчеты с по-

ставщиками и подрядчиками» по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Они проверяются по документам в корреспонденции с соответствующими счетами.

По задолженности работникам организации (по счетам

03020000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками») выявля-

ются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм (счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» ) проверяются отчеты подот-

четных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Кроме этого, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность:

расчетов с казначействами, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

суммы задолженности по недостачам и хищениям, числящейся в бюджетном учете;

Сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы, по которым истекли сроки исковой давности.

Оформление итогов инвентаризации

Заключительным этапом при проведении инвентаризации считается процесс сравнения фактических остатков материальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Результатом такого сравнения является составление сличительных ведомостей: ф. № 401 «Сличительная ведомость» и ф. № 835 «Акт о результатах инвентаризации».

Напомним, что суммы излишков и недостач материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бюджетном учете. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Все сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной техники, так и вручную.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом отчете.

1. Федеральный Закон Российской Федерации от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» // Информационносправочная система «КонсультантПлюс».

2. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 10 февраля 2006 г. № 25н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» // Информационно-справочная система «КонсультантПлюс».

3. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» // Инфор- мационно-справочная система «КонсультантПлюс».

Введение...........................................................................................
Когда проводить инвентаризацию...............................................
Порядок проведения инвентаризации..........................................
Инвентаризация нематериальных активов................................
Инвентаризация основных средств..............................................
Инвентаризация финансовых вложений....................................
Инвентаризация материальных запасов...................................
Инвентаризация незавершенного производства
и расходов будущих периодов..........................................................
Инвентаризация денежных средств, денежных документов
и бланков документов строгой отчетности................................
Инвентаризация расчетов..........................................................
Оформление итогов инвентаризации.........................................

Учебное издание

Ольга Юрьевна Василенко

ПОРЯДОК И ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

Учебно-методическое пособие

Технический редактор Е.В. Лозовая Редактор О.М. Азеева

Дизайн обложки З.Н. Образова

Подписано в печать 14.04.2006. Формат бумаги 60х84 1/16 Печ.л. 1,3. Уч.-изд.л. 1,1. Тираж 150 экз. Заказ 147.

Издательство Омского государственного университета 644077, г.Омск, пр.Мира, 55а, госуниверситет

Из материала узнаете, что такое инвентаризация в бюджетном учреждении, как и в каком порядке ее провести и чем завершить процесс. А также – как без ошибок оформить результаты, отразить документально и в учете выявленные расхождения.

Что такое инвентаризация

В слове «инвентаризация» каждый бухгалтер услышит привычный термин «инвентарь». Однако указанный процесс - это проверка не только хозяйственных предметов или даже инвентарных объектов (далее - НФА), закрепленных за материально-ответственными лицами (далее - МОЛ). К объектам, которые необходимо инвентаризировать отнесены:

• денежные средства (наличные и безналичные);
• расчеты с дебиторами и кредиторами (причем проверка настолько важна, что Минфин России регулярно выпускает разъяснения по ее особенностям).

Инвентаризировать можно любые виды имущества и финансовых обязательств. Некоторые бюджетные учреждения (далее - БУ). Цель инвентаризации - выявление общей картины и исправление ошибок. Не менее важно устранить и негативные последствия некоторых ошибок. Соответственно необходимо: осуществить дисциплинарное наказание МОЛ; взыскать с МОЛ возмещение нанесенного БУ ущерба (например, при наличии недостачи).

Случаи проведения инвентаризации

Наступившие случаи, когда проведения инвентаризации - необходимость той или иной степени, влияют на ее формы, которые можно сгруппировать так:

• полная и частичная;
• плановая и внеплановая.

Наиболее характерна для БУ обязательная инвентаризация. Список ситуаций, делающих инвентаризацию обязательной - обширен:

• передача имущества в аренду, а также при выкупе и продаже;
• проверка активов и обязательств, предваряющая годовую отчетность, причем некоторые главные распорядители бюджетных средств (далее - ГРБС) устанавливают конкретную дату, на которую должно быть сверено имущество (финансовые активы), например, 1 октября отчетного года;
• смена МОЛ (на день приемки, а в идеале - передачи дел); факты хищений (злоупотреблений, порчи ценностей);
• ликвидация или преобразование КУ;
• пожар, стихийные бедствия или другие чрезвычайные ситуации.

Стоит выделить случай, когда ГРБС не установил конкретной даты и завершение инвентаризации произошло в следующий отрезок времени:

• после 1 октября отчетного года;
• до начала проведения годовой инвентаризации.

Такая ситуация может сложиться при смене МОЛ. Проверенное имущество повторно не инвентаризировать. К особым случаям можно отнести проверку таких объектов, как:

• кассы и медикаменты;
• основные средства (допустимо инвентаризировать раз в три года);
• товары, сырье и материалы (далее - ТМЦ), если место расположения БУ - Крайний Север и приравненных к нему местности (допустимо инвентаризировать ТМЦ не ежегодно, а в период, когда остатки ТМЦ - в наименьшем размере);
• библиотечный фонд (периодичность определяет статус фонда и может составлять от одного года до 20 лет);
• драгметаллов и драгоценных камней (включая их наличие в комплектующих деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, вооружении, военной технике, ломе и отходах).

Еще один случай обусловлен нехваткой бухгалтеров, он возникает все чаще - это восстановление бюджетного учета.

Порядок подготовки к ежегодной инвентаризации

В рамках настоящей статьи мы рассмотрим только один случай обязательной ежегодной инвентаризации - активов и обязательств. КУ, порядок подготовки, как и другие моменты инвентаризирования, устанавливает в своей учетной политике. Поскольку указанную политику необходимо согласовывать с ГРБС, то большинство БУ обычно при разработке своих порядков учитывают нормативно-правовые акты (далее - НПА), изданные соответствующими ГРБС.

БУ системы МВД РФ, ежегодно, до 15 августа представляют ГРБС перечни движимого имущества, подлежащего высвобождению. Соответственно при утверждении проведения инвентаризации необходимо предусмотреть до ее проведения формирование перечней указанного имущества. Указанные требования характерны и для других КУ, например, подведомственных:

• ГПС МЧС России;
• ФТС России;
• органам федеральной фельдъегерской связи.

Сюда же можно отнести и БУ ФСИН. Указанные структуры, которым подведомственны КУ, перечислены в пункте 3 Указа Президента РФ от 18 октября 2002 года № 1205 (далее - Указ № 1205).

НПА, принятые во исполнение Указа № 1205, действуют уже 10 и более лет. Можно предположить, вряд ли произойдут кардинальным переменам именно в 2017 году.

Порядок проверки наличия НФА

БУ создают постоянно действующие инвентаризационные комиссии (далее - комиссии). Если произошло, значительное увеличение объема работы, связанной с инвентаризированием, то БУ может дополнительно создавать рабочие комиссии. Такие дополнительные структуры действуют одновременно с постоянными.

Персональный состав любой из названных комиссий утверждает руководитель КУ. Распорядительный документ может быть оформлен в виде приказа (постановления, распоряжение). Регистрируют указанные распорядительные документы обычно отдельно от других. В книге контроля за выполнением распорядительных документов о проведении инвентаризации.

Комиссии имеет смысл начать свою работу с запросов, если выяснилось, что необходимо восстановление (частичное восстановление) бюджетного учета. Так, для того, чтобы повысить достоверность проверки движимых основных средств и недвижимости целесообразно получить информацию из регистрирующих органов, из:

• Росреестра (недвижимость и земельные участки);
• ГИБДД (транспортные средства);
• ГИМС (маломерные суда).

Важный момент - комиссии обязательно должны привлекать к своей работе МОЛ. Конечно, запросы можно сделать и без них, а вот осуществлять фактическую проверку, оформлять инвентаризационные описи - можно только в присутствии МОЛ. Причем это присутствие должна подтверждать подпись МОЛ на различных инвентаризационных документах (их перечень зависит от порядка, утвержденного КУ).

Отметим, что обязательный документ для подписания МОЛ - акт о результатах инвентаризации (далее - Акт). В противном случае, при обнаружении недостач МОЛ может требовать признать Акты незаконными. Некоторые МОЛ требуют признать недействующими и приказы о наложении дисциплинарных взысканий (апелляционное определение Нижегородского областного суда от 28 июня 2016 года № 33-7695/2016).

Какие документы оформить по результатам инвентаризации

Процесс инвентаризирования сопровождается оформлением различных видов описей, однако завершение указанного процесса, как и всякой другой проверки требует оформления акта. Акт, завершающий инвентаризацию - один из обязательных регистров, применяемых КУ. Поэтому его форма утверждена приказом Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н (далее - Приказ № 52н).

Порядок заполнения Акта не содержит таких обязательных требований, как:

• постраничное указание числа порядковых номеров ТМЦ;
• подведение общих итогов количественных показателей в натуре.

Нет необходимости и отмечать на последней странице Акта завершение таких действий комиссии (комиссий), как:

• проверка цен и таксировке;
• подсчет итогов.

Возможность отказа от перечисленных действий подтверждена Письмом Минфина России от 27 ноября 2015 года 02-06-10/69491 (далее - Письмо № 02-06-10/69491). Разъяснения финансового ведомства потребовались из-за наличия некоторых расхождений в части оформления итоговых документов, если сравнивать:

• Приказ № 52н;
• Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49 (далее - Методические указания № 49).

Как пояснило финансовое ведомство Методические указания № 49:

• не отнесены к НПА (носят рекомендательный характер);
• применимы исключительно в той части, которая не противоречит законодательству о бухучете и подзаконным ему НПА.

Поскольку положение о проведении инвентаризации утверждает само учреждение, то оно все же может предусмотреть дополнительные: показатели итоговых документов; сами формы итоговых документов и любых других. Так, отсутствие актов обмера ткани стало одной из причин того, что БУ УФСИН не смогло удержать с МОЛ ущерб, вызванный недостачей ткани на складе. Указанная ситуация рассмотрена в апелляционном определении Свердловского областного суда от 14 августа 2015 года по делу № 33-11467/2015 (далее - Определение № 33-11467/2015).

Как оформить движение НФА в период инвентаризации

В Определении № 33-11467/2015 упомянут и другой момент инвентаризации, не позволивший удержать с МОЛ ущерб. Представитель МОЛ пояснил, что в период инвентаризации:

• работа склада не была приостановлена;
• производился отпуск, в том числе, спорной ткани.

К тому же МОЛ в принципе отсутствовал во время проведения проверки на рабочем месте. Причины отсутствия - уважительные:

• подтвержденная временная нетрудоспособность;
• дни отдыха, вполне официально предоставленные ему самим БУ за ранее отработанное время.

Указанные обстоятельства были расценены судом как свидетельствующие о том, что кроме МОЛ доступ к складированной ткани имели и другие лица. Суду не были представлены документы учета движения, в том числе, спорной ткани на складе в период проведения проверки. БУ могло исполнить пункты 3.18, 3.19 Методических указаний № 49 и оформить во время проверки отдельные описи по ТМЦ, которые во время инвентаризации поступили или, наоборот, были отпущены.

Учитывая разъяснения, данные в Письме № 02-06-10/69491 о Методических указаниях № 49, сложно предположить, что суд настаивал бы на соблюдении рекомендованной формы описей. Однако иных доказательств БУ УФСИН также не представило.

Стоит отметить, что некоторые суды все же считают Методические рекомендации № 49 не рекомендательными, а обязательными для КУ. Такой вывод следует, например, из апелляционного определения Ставропольского краевого суда от 3 июля 2015 года по делу № 33-4065/2015 (далее - Определение № 33-4065/2015).

Учитывая принцип единообразия судебной практики, возможно БУ в 2017 году не раз придется отстаивать правоту выводов, сделанных в Письме № 02-06-10/69491. С другой стороны именно судебная практика помогаем выявить частые ошибки при инвентаризации. Рассмотрим более подробно некоторые из них. И начнем с Определение № 33-4065/2015.

Ошибки оформления

Тезис Определения № 33-4065/2015 о том, что Методические рекомендации № 49 - обязательны для применения вполне можно оспорить. При этом трудно не согласиться с судом, когда КУ, ссылаясь на ведомственный регламент проведения инвентаризации, заявило, что подтверждением присутствия МОЛ при инвентаризации, служит журнал учета посещения складов.

Нельзя возлагать ответственность только на одного МОЛ из трех, при наличии заключенного со всеми тремя договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности для случаев:

• обнаружения нарушений обеспечения сохранности имущества, вверенного группе МОЛ;
• возникшего у работодателя ущерба, в том числе из-за недостачи.

Впоследствии все три МОЛ были уволены, но на момент проверки ТМЦ, все объекты находились на ответственном хранении у всех МОЛ - членов коллектива. Члены комиссии допустили отсутствие подписи одного из МОЛ в различных описях.

До начала сличения фактического наличия имущества с учетными показателями ни с одного из МОЛ не были взяты расписки по факту сдачи всех расходных и приходных документов. Важность указанного действия - в определении остатков имущества к началу проверки.

Отсутствие же указанных расписок оставило лишь один возможные вариант для определения остатков имущества на начало проверки. Члены комиссии должны были изучить данные товарных отчетов. Однако этого сделано не было.

Пропуск срока подачи иска

Результативность инвентаризации определяют по тому, насколько максимально получилось у БУ устранить негативные последствия. Одно из таких действий - удержание ущерба с МОЛ. При необходимости судебного разбирательства важно соблюсти сроки.

Как следует из Апелляционного определения Алтайского краевого суда от 27 апреля 2016 года по делу № 33-4715/2016 в возмещении ущерба БУ УФСИН было отказано только по причине несоблюдения сроков подачи иска. Несмотря на особый статус КУ, законодательство не предусматривает какое-либо специальное правовое регулирование отношений, возникающих в связи с привлечением сотрудников (работников) БУ к материальной ответственности. Указанные правоотношения регулирует исключительно ТК РФ:

• работодатель имеет право на обращение в суд, если не истек год со дня обнаружения причиненного ущерба;
• допустим пропуск установленных сроков при наличии уважительных причин.

Если уважительных причин, позволяющих суду восстановить сроки, не нашлось, то наличие пропуска - вполне самостоятельное и достаточное основание для отказа в удовлетворении требований.

Как отразить документально и в учете выявленные расхождения

Наибольшее количество вопросов после инвентаризации возникает, если БУ обнаруживает не учтенные объекты НФА. Нужно ли отражать их в регистрах налогового учета и, соответственно начислять налог на прибыль организаций (далее - НПР)? Нет, не нужно. Такой однозначный ответ дан в Письме Минфина России от 4 марта 2016 года № 03-03-05/12532.

Основание для вывода финансового ведомства - подпункт 14 пункта 1 статьи 251 НК РФ. Указанным пунктом установлено, что при определении налоговой базы по НПР не подлежат учету доходы в виде имущества, полученного в рамках целевого финансирования. К такому имуществу отнесены доведенные в установленном порядке до КУ:

• доходы в виде лимитов бюджетных обязательств (далее - ЛБО);
• бюджетных ассигнований.

К указанному исключению, по мнению финансового ведомства, необходимо относить и ошибки в порядке учета имущества, приобретенного (созданного) за счет ЛБО и бюджетных ассигнований. Соответственно отражать расхождения необходимо только в бюджетном учете.

Основания, порядок и сроки проведения инвентаризации в бюджетном учреждении установите в учетной политике. Из статьи вы узнаете, когда проводить обязательную и добровольную инвентаризацию, какие объекты проверять и как оформить результаты.

Когда проводить инвентаризацию в бюджетном учреждении

Инвентаризацию нужно проводить для того, чтобы проверить фактическое наличие имущества и его состояние на установленную дату с данными бухучета. А если при проверке обнаружены ошибки, исправить их в отчетном периоде. Инвентаризация бывает двух видов: обязательная и добровольная.

Случаи добровольной инвентаризации закрепите в учетной политике. Например:

• внезапные проверки кассы;
• инвентаризация имущества у вновь нанятых ответственных сотрудников;
• инвентаризация имущества, если нарушены правила его хранения, приемки, реализации, а также другие случаи.

Внезапные проверки проводите по отдельному распоряжению руководителя. Плановые – утвердите в графике инвентаризаций.

Ежегодно перед годовой отчетностью проводите обязательную инвентаризацию всех объектов бухучета, в том числе и на забалансе. Делайте это в период с 1 октября по 31 декабря. Ревизия нужна для того, чтобы подтвердить достоверность данных годовой отчетности. Также инвентаризация обязательна, когда учреждение:

• передает имущество в аренду, управление, безвозмездное пользование или на хранение;
• выкупает или продает имущество – комплекс объектов учета;
• меняет ответственных, материально ответственных сотрудников;
• выявляет кражу, злоупотребление или порчу имущества;
• после стихийных бедствий, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
• реорганизуют или ликвидируют учреждение. Инвентаризацию нужно будет провести перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс;
• в других случаях, установленных законодательством или по решению вышестоящего органа. Например, федеральные учреждения инвентаризируют дебиторку по расходам и капвложения .

Какой порядок проведения инвентаризации

Обратите внимание! В 2018 году порядок проведения инвентаризации изменился, пошаговую инструкцию по новым правилам смотрите в рекомендации Системы Госфинансы Далее мы рассмотрим только общие правила проведения инвентаризации.

Есть три способа, как закрепить порядок проведения обязательной и добровольной инвентаризации.

1. Раздел единого текста учетной политики;
2. Отдельное приложение к учетной политике;
3. Локальный акт учреждения со ссылкой на него в учетной политике.

Чаще всего учреждения используют второй вариант. Независимо от выбранного способа в документе нужно прописать:

• график инвентаризаций в отчетном году. Для ежегодной инвентаризации установите конкретные даты;
• сроки инвентаризаций;
• перечень имущества, обязательств, финансовых активов и других объектов для проверки.

Инвентаризация проходит в несколько этапов (таблица 1). На каждом этапе нужно подготовить соответствующий документ.

Таблица 1. Этапы инвентаризации

Этап	Описание
Подготовительный	Подготовьте имущества к инвентаризации; подготовьте документы, необходимые для инвентаризации; издайте приказ о проведении инвентаризации; создайте инвентаризационную комиссию; распечатайте инвентаризационные описи материальных ценностей отдельно на каждое материально-ответственное лицо.
Фактический	Комиссия проверяет фактическое наличие имущества и составляет инвентаризационные описи
Сличительный	Комиссия сличает данные фактического и бухгалтерского учета. Если обнаружено отклонение, то она составляет сличительные ведомости и выявляет причины расхождений
Заключительный	Комиссия формирует результаты инвентаризации и вносит предложения по усовершенствованию учета, руководитель издает приказ о результатах инвентаризации и привлечении виновных лиц к ответственности.

Как подготовится к проверке

Перед началом инвентаризацией сделайте следующее:

1. Определите, какие объекты будут подвержены проверке. Это могут быть:

• основные средства,
• материальные запасы,
• расчеты с подотчетными лицами,
• денежные средства в наличной и безналичной форме,
• расчеты с поставщиками или подрядчиками.

Важно запомнить!

При обязательной инвентаризации проверяйте все объекты учета, а при внеплановой - только те, которые требуют более пристального и тщательного анализа

2. Издайте приказ о проведении инвентаризации.

4. Получите от материально-ответственных лиц расписки о том, что к началу инвентаризации:

• они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество и отчеты о движении материальных ценностей и денег,
• оприходовали и списали в расход все ценности, поступившие под их ответственность.

5. Проверьте договора о материальной ответственности и сроки их действия.

Какие функции возложены на инвентаризационную комиссию

Инвентаризацию проводит постоянно действующая комиссия, состав которой утвержден руководителем. Порядок формирования комиссии, пропишите в учетной политике. Включите в ее состав сотрудников:

• из администрации;
• бухгалтерии, службы внутреннего контроля или аудита;
• специалистов других служб и отделов учреждения: инженер, экономист, техник.

В состав комиссии можете включить независимого консультанта, например аудитора из другой компании.

Инвентаризационная комиссия отвечает:

• за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя,
• за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках материальных ценностей,
• за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации.

До начала инвентаризации комиссия должна:

• получить из бухгалтерии учётные данные по наличию проверяемых материальных ценностей,
• проверить весовое и измерительное оборудование,
• опечатать все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе),
• предложить материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы. Председатель комиссии должен расписаться на каждом из этих документов.

Все члены комиссии должны присутствовать во время инвентаризации. Если будет отсутствовать хотя бы один человек, то результаты ревизии могут признать недействительными. Если в учетной политике прописано, что инвентаризировать имущество можно путем онлайн видео- и фотофиксации, то присутствовать лично на проверке не надо. Основание - письмо Минфина № 02-07-10/77499 от 23 декабря 2016 г.

Как оформить результаты инвентаризации

Результаты инвентаризации оформите документально. Комиссия должна на всех инвентаризационных описях на титульной странице поставить свое заключение. После этого все члены комиссии подписывают документы. Ответственный сотрудник также подтверждает своей подписью, что у него нет претензий к членам комиссии и инвентаризация проведена в его присутствии.

На основании инвентаризационных описей составьте акт о результатах инвентаризации (). Подпишите его у комиссии, а затем утвердите руководителем.

Если во время инвентаризации нашли отклонения с учетом, то к акту приложите ведомость расхождений по форме 0504092 .

Если во время инвентаризации поступили новые товары, оформите их отдельной описью и оприходуйте товары после инвентаризации. На сопроводительных документах сделайте отметку «после инвентаризации» и укажите реквизиты описи.

Результаты инвентаризации отразите:

• в учете и отчетности того месяца, когда ее закончили;
• в годовой отчетности – для инвентаризации по итогам года;
• в учете на дату ликвидации или реорганизации – для учреждений, которые ликвидируют или реорганизуют.

Документы до и после проведения инвентаризации

Все основные документы, которые нужно составить к инвентаризации и после ее проведения, приведены в таблице 2.

Таблица 2. Документы до и после проведения инвентаризации

Документ	Форма	Описание
Приказ руководителя о проведение инвентаризации	утвержденная (ф. ИНВ-22), произвольная	Можете использовать любую из форм. Главное издать приказ за 10 дней до начала проверки. Пропишите в нем основные моменты по ревизии (причину и сроки проведения, состав комиссии, какое имущество или обязательства подлежат проверке)
Инвентаризационные описи	инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081); инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504087); инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088); инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089); инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091).	Сформируйте по данным фактического пересчета и переписи имущества учреждения. Проверьте наименование, инвентарные номера (при наличии) и количественное выражение объектов
Акт о результатах инвентаризации	Акт о результатах инвентаризации ()	Составьте его после того, как проверите все объекты и закроете описи.
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации	Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).	Подготовьте документ, если данные фактического и бухгалтерского учета расходятся по каким-либо объектам ревизии
Дополнительные документы	Произвольная форма	Используйте, если нужно дополнительно расшифровать данные или составить пояснения
Приказ руководителя по результатам инвентаризации	Произвольная форма	На основании всех документов по инвентаризации руководитель издает приказ. В нем он прописывает порядок устранения расхождений, а также об ответственности всех установленных виновных лиц.

Показатели, отраженные в годовой бухгалтерской отчетности образовательной организации, должны быть подтверждены результатами инвентаризации активов и обязательств.

Инвентаризация имущества, активов и обязательств проводится в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с законодательством РФ Это пунктом 20 Инструкции к Единому плану счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н.

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций определены статьей 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Требования детализированы в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее - Методические указания). В соответствии с пунктом 6 Инструкции № 157н порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств должен быть закреплен в учетной учреждения.

Объекты инвентаризации

Инвентаризации подлежат все активы и обязательства учреждений (в том числе учитываемые на забалансовых счетах). Наиболее крупной группой из них является инвентаризация Она проводится посредством документальной проверки обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, а также полноты и своевременности отражения в учете результатов отдельных хозопераций.

При инвентаризации расчетов с работниками учреждения необходимо проверить правомерность образования и депонентской задолженности по состоянию на конец отчетного года, состояние расчетов по возмещению нанесенного учреждению ущерба, а также правомерность образования дебиторской задолженности по подотчетным суммам, не погашенным по состоянию на отчетную дату.

Также целесообразно провести тщательную проверку полноты, правомерности и своевременности изменений, внесенных в коллективные и трудовые договоры, локальные нормативные акты учреждений, регулирующие трудовые отношения (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании и прочие), в связи со вступлением в силу нового закона об образовании.

Особенности инвентаризации расчетов в учреждениях различных типов обусловливаются их правовым статусом, законодательным и нормативным регулированием специфики осуществления отдельных хозяйственных операций. Правовой статус бюджетных и автономных учреждений (в части особенностей отражения в учете отдельных расчетных операций) отличается непринципиально. Поэтому ниже мы подробно остановимся только на отличиях в организации и проведении инвентаризации отдельных групп расчетов в казенных и бюджетных учреждениях.

Особенности инвентаризации расчетов в казенных учреждениях

Основные отличия определяются одной из целей, которые должны достигаться при инвентаризации расчетов в государственных и муниципальных учреждениях - полнота и правомерность использования выделенных бюджетных средств, а также средств учреждений, полученных ими в рамках приносящей доход деятельности. Таким образом, при проведении инвентаризации расчетов в казенных учреждениях следует установить:

• обеспеченность переходящих остатков кредиторской задолженности лимитами бюджетных ассигнований;
• правомерность перечисления сумм предварительной оплаты (авансов) поставщикам и подрядчикам;
• правомерность заключения и своевременность оплаты казенным учреждением государственных (муниципальных) контрактов, иных договоров, подлежащих исполнению за счет бюджетных средств (в частности, проверка обеспеченности заключенных контрактов лимитам бюджетных обязательств с учетом принятых и неисполненных обязательств);
• своевременность и полнота оформления документов, служащих основанием для отражения дебиторской задолженности покупателей и заказчиков (при осуществлении казенным учреждением приносящей доход деятельности);

Так как казенные учреждения являются участниками бюджетного процесса, при проведении инвентаризации расчетов необходимо провести тщательный анализ всех операций, совершенных в отчетном году, на предмет выявления фактов нецелевого использования бюджетных средств и иных бюджетных нарушений. Направления проверки следует соотнести с перечнем видов указанных нарушений, содержащихся в новой главе 30 Бюджетного кодекса РФ.

Отличительные черты инвентаризации расчетов в бюджетных учреждениях

При проведении инвентаризации расчетов в бюджетных учреждениях необходимо обратить внимание на следующие особенности.

1. В отличие от казенных учреждений бюджетные учреждения не являются участниками бюджетного процесса, а финансирование получают в виде субсидий на выполнение госзадания, на иные цели, а также на цели капвложений. При этом остатки средств субсидий на выполнение задания могут переходить на следующий год, остатки субсидий на иные цели подлежат возврату в соответствующий бюджет, а условиями предоставления субсидий на капвложения могут быть установлены сроки, выходящие за пределы одного календарного года. Таким образом, целесообразно все расчеты инвентаризовать в разрезе источников финансирования расходов и затрат - по каждому виду субсидий.

2. Еще одна особенность расчетов бюджетных учреждений связана со статусом финансовых активов, находящихся на балансе (в оперативном управлении). Здесь также имеет смысл дифференцировать объекты инвентаризации в зависимости от статуса имущества - недвижимое, особо ценное, иное и лизинговое. При этом будет нелишним проверить правильность отнесения имущества к различным группам - в частности, к категории иного имущества (которым учреждение может распоряжаться самостоятельно). Указанная группировка объектов инвентаризации может иметь место как при инвентаризации кредиторской задолженности (при приобретении или создании нефинансовых активов), так и при инвентаризации расчетов с дебиторами (при реализации или ином выбытии имущества).

3. Особое внимание необходимо обратить на сумму и условия сделок, связанных с движением нефинансовых активов, в результате которых образуется дебиторская или кредиторская задолженность. Целью такой проверки является выявление возможных случаев осуществления крупных сделок или сделок с заинтересованностью без согласования с учредителем.

4. В отличие от казенных учреждений бюджетным и автономным учреждениям законодательство не запрещает выдавать и привлекать заемные средства. Поэтому отдельно должны быть проверены расчеты с кредитными организациями (выдавшими кредиты), иными кредиторами по суммам полученных займов, а также расчеты с юридическими и физлицами, получившими займы от учреждения. При этом должно быть проверено не только соответствие данных бухучета фактическим остаткам задолженности, но также законность (включая документальное оформление) выдачи и привлечения заемных средств, выявлены возможные случаи нарушения расчетов как по выданным, так и по привлеченным займам и кредитам. Если подобные нарушения будут выявлены, необходимо провести дополнительную проверку своевременности и полноты мер, принятых к лицам, допустившим просрочку погашения займов, а также найти причины просрочки погашения задолженности по привлеченным заемным средствам и правомерности возмещения примененных к учреждению финансовых санкций.

5. При проверке расчетов с потребителями платных образовательных услуг целесообразно проверить правомерность формирования цены на услуги и структуру затрат, включаемых в себестоимость услуг.

6. При реализации услуг в виде сдачи в аренду временно свободных зданий и помещений, находящихся в оперативном управлении учреждения, проверяется правильность определения размера арендной платы, полноты и своевременности ее взимания. Кроме того, надо проверить правомерность списания расходов по содержанию переданного в аренду имущества (на предмет выявления случаев возмещения указанных затрат за счет средств субсидии на выполнение госзадания).

В. Захарьин ,
эксперт по бюджетному учету

Похожие статьи