Процесс оказания услуг в салонах красоты и косметологических центрах предполагает использование различных расходных материалов. Часто их стоимость напрямую зависит от курса евро или доллара. В условиях роста курса валют затраты на приобретение расходных материалов растут. Соответственно, перед директорами и управляющими центров красоты появляется новая задача: как снизить затраты на покупку расходных материалов?

Можно поднять цены на услуги, пропорционально росту цен на расходные материалы, и, таким образом, компенсировать издержки. Рост цен на услуги всегда вызывает недовольство клиентов: кто-то станет приходить реже, кто-то перейдет в другой салон или центр. Кому хочется терять клиентов? Существует ли менее болезненный способ снизить затраты на расходные материалы? Попробуем разобраться в этом вопросе.

Часть предприятий решает перейти на более дешевый расходный материал. Эта мера возможна для салонов эконом и комфорт класса. Клиенты этих салонов менее чувствительны к качеству расходных средств.

Переход на более дешевые расходные материалы в предприятиях бизнес и премиум класса недопустим. Клиенты сразу заметят низкое качество услуги и слабый эффект от процедуры. Это ударит по лояльности клиента и, в конечном итоге, приведет к мысли получать услуги в другом месте.

Итак, необходимо найти решение, позволяющее в условиях роста цен снизить издержки на закупки материалов и удержать качество услуг на прежнем уровне. Таким решением является построение четкой системы учета товаров и материалов, включающей учет поступления и списания материалов и позволяющей контролировать остатки в любой момент. Также необходимо понимать, какие материалы всегда должны быть в наличии, а какие можно приобретать под заказ. Кроме этого необходимо определить позиции товаров и материалов, которые заказываются крайне редко или не заказываются вообще.

В данной статье мы рассмотрим оптимальную систему логистики расходных материалов и розничных товаров в салоне красоты и косметологическом центре, позволяющую наиболее точно и четко производить закупки и, как следствие, снизить затратную часть бизнеса.

1. Классификация расходных материалов

Подобрать способ учета расходных материалов и составить схему первичного документооборота поможет классификация материалов по группам :

1.1 Основные расходные материалы.

Основные расходные материалы (далее основные материалы) - это материалы, которые расходуются пропорционально количеству оказываемых услуг. К основным материалам относятся краски и оксиды, используемые при оказании парикмахерских услуг; кремы, тоники, маски - косметологических; масла, средства для обертываний - массажных и СПА-процедур.

Учет расхода основных материалов ведется по нормам. На все процедуры и услуги прайс-листа составляются протоколы проведения процедур, в которых указываются наименования расходного материала и нормы его расхода. Материалы в протоколе расположены в соответствии с последовательностью нанесения.

Нормы расхода устанавливаются руководителем или управляющим. Часто рекомендации по нормам расхода материалов запрашиваются у поставщиков. В случае индивидуального подбора материалов на услугу (например, услуга - окрашивание волос, материалы - краски, оксиды), специалист указывает наименование и количество израсходованного средства и передает эти данные администратору. Администратор заполняет книгу расхода материалов или, в идеале, вносит информацию в компьютерную систему учета.

1.2 Вспомогательные расходные материалы.

Вспомогательными расходными материалами являются простыни, пеньюары, бахилы, шапочки-шарлотки и пр. Их расход не связан напрямую с количеством и стоимостью оказанных услуг. Например, клиенту косметологического кабинета были предоставлены услуги массажа лица и увлажняющий уход. На две услуги израсходована одна одноразовая простынь. Или, например, процедура коррекции мимических морщин с помощью препаратов ботулотоксина, которая предполагает использование целого ряда вспомогательных материалов: шприцы и иглы, ватные диски, перчатки и т.д. Стоимость данной услуги пропорциональна количеству единиц препарата. Расходные материалы, подлежащие списанию, не зависят от стоимости процедуры и от объема вводимого препарата.

1.3 Инвентарь и хозяйственные принадлежности.

Быстроизнашиваемые предметы, использующиеся при оказании услуг, относятся к группе инвентарь и хозяйственные принадлежности. Это маникюрные пилки, педикюрные фрезы, шпатели, кисти, емкости и пр. Инвентарь выдается в работу специалистам и, по истечении срока использования, списывается. В некоторых случаях, инвентарь списывают при выдаче в работу.

2. Документооборот в системе учета расходных материалов

2.1 Приход ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

Поступление расходных материалов от поставщика фиксируется в складских книгах, реестре документов или в компьютерной программе (в зависимости от особенностей учетной системы предприятия). При этом указывается дата поступления, наименование материала, его количество и стоимость (рис. 1). Сотрудник, принимающий товар, проверяет его качество, в т.ч. сроки годности и количество по факту. Материалы, поступившие по товарной накладной, приходуются на склад предприятия.

Рис 1. Документ «Поступление ТМЦ»

2.2 Перемещение ТМЦ.

Помимо учета на складе, необходимо учитывать выдачу материалов в работу и выкладку товаров на витрине. Для этого оформляется документ «Перемещение материалов», являющийся основанием списания материалов со склада и приходом в кабинеты специалистов или на витрину (рис. 2).

Рис. 2. «Перемещение материалов в работу»

2.3 Ведомость по остаткам товаров и материалов.

Кроме информации о приходе и перемещении обязательно нужны данные об остатках материалов. Возможности компьютерных программ позволяют автоматически формировать отчеты об остатках материалов и товаров на складах и витринах предприятия. Это значительно облегчает ведение складского учета и снижает вероятность арифметических ошибок в расчетах.

2.4 Талон-наряд на оказанные услуги.

Для учета расхода материалов на процедуры вводится документ «Талон-наряд» на оказанные услуги. Специалист обязан вносить в талон-наряд названия или коды оказанной услуги и израсходованный материал. Заполняется он по окончании каждой процедуры. Талон-наряд является внутренним документом и служит неотъемлемым звеном системы учета расходных материалов.

2.5 Списание ТМЦ.

Метод списания расходных материалов устанавливается руководителем и является пунктом учетной политики предприятия. Списание производит материально-ответственное лицо после контроля расходования материала. Как правило, списание материалов происходит по установленной себестоимости материалов.

Продажа товаров с витрины является розничной продажей. При списании товара указывается ФИО покупателя. Хранение истории покупок по покупателям позволит использовать технологии продаж товаров и услуг в салоне красоты или косметологическом центре.

2.6 Акт инвентаризации ТМЦ.

Инвентаризации служат для проверки наличия расходных материалов на складах предприятия. Это основной способ фактического контроля сохранности товарно-материальных ценностей организации. Инвентаризация позволяет сличить фактическое наличие материалов с учетным. Для этого производится подсчет материалов путем пересчета, измерения и взвешивания остатков материалов на складах, в производстве и на витринах предприятия в установленные сроки.

Для проведения инвентаризаций удобно использовать возможности компьютерных программ. Это позволяет в автоматическом режиме получить учетные данные об остатках и внести данные о фактическом наличии (Рис. 3).

Рис. 3. Инвентаризация товаров и материалов.

3. Контроль списания материалов и отчетность

Прозрачность и порядок в учете материалов дает контроль расхода материалов по нормам. Часто в салонах красоты и косметологических центрах ведется учет прихода и списания материалов, при этом расход контролируется плохо, либо не контролируется вообще. Внедрение в систему учета блока контроля окупится снижением затрат на себестоимость материалов и обеспечит бесперебойную работу предприятия по предоставлению клиентам услуг, а также позволит снизить затраты на их приобретение. Иными словами, материалы расходуются более точно и четко, без перерасхода.

Отчетность по складу, как правило, несет отпечаток специфики предприятия. В большинстве случаев составляются «Ведомость по складу» и «Остатки материалов». Так, например, отчет «Остатки материалов» помогает составить заказ поставщику, учитывая имеющиеся запасы. Или, наоборот, нулевое количество материала в отчете побуждает проверить фактический остаток средства и, если есть необходимость, оперативно оформить дозаказ.

Отчет «Ведомость по складу» составляется на основании первичной документации и содержит данные обо всех движениях товарно-материальных ценностей. Т.е. отчет информирует, когда было оприходовано средство, кто принимал товар, кому выдавалось средство в работу, списание по факту расхода.

Формирование ведомостей - трудоемкий процесс, требующий немалых затрат времени. Автоматизировать этот процесс призваны компьютерные программы, которые специально разработаны для салонов красоты и косметологических центров, оснащены необходимыми возможностями для полноценного складского учета товаров и материалов.

Например, многие компьютерные программы позволяют пользователю автоматически формировать отчеты «Ведомость по складу», «Остатки материалов», «Контроль списания материалов» (рис 4).

Рис. 4. Ведомость по складу, остатки по складу, остатки материалов.

Резюмируя все вышесказаное мы говорим о том, что грамотный и системный учет расходных материалов способствует эффективной работе предприятия и значительно упрощает деятельность руководителя и ответственных лиц.

04.11.2018

Парикмахерские, СПА-центры, салоны красоты растут сегодня как грибы после дождя. Клиентов этих заведений заботит ассортимент и качество услуг. А владельцы, предоставляя то и другое, озабочены решением множества организационных вопросов, от ранжирования услуг по рентабельности до рационального распределения запасов, прибыли, грамотного ведения учета.

Последний требует особого внимания. Во-первых, потому, что является обязательным по закону. Во-вторых, грамотный учет позволяет получать точные сведения о реальном положении дел в бизнесе. А без этого, как известно, никакое развитие не спланировать.

Что учитывать в салоне?

Бухучет в салоне красоты организовывается по общим принципам, правилам. Но имеет он и определенную специфику. Что касается фокусных статей учета, в число таковых входят:

расходные материалы (косметическая продукция и т.п.);

клиентская база;

реализация по видам услуг;

реализация сопутствующих товаров;

заработная плата персонала;

Чаще всего учетные ошибки совершаются при отражении таких позиций, как материалы, препараты, сопутствующие товары. Учитывать расходники только по факту получения, постановки на приход на складе и выдачи специалистам – не лучшая идея. Такой учет объективным не назовешь. Все дело в специфике функционирования салона красоты. Как правило, здесь кроме склада имеются витрины, лаборатории, кабинеты. Если передача препаратов, косметической продукции и других расходников не фиксируется или фиксируется выборочно, следует ожидать немалых потерь. Не хотите, чтобы косметические средства исчезали в неизвестном направлении? Грамотно организуйте и постоянно ведите бухучет. Что касается документации, здесь никаких премудростей нет. Для внутреннего перемещения товаров предусмотрены соответствующие накладные.

Еще две важные статьи – списание расходников и контроль фактических остатков. Списывать, как показывает практика, удобнее с привязкой к клиентам. Контролировать остатки позволяет регулярное проведение инвентаризаций, причем как плановых, так и внеплановых выборочных.

Услуги и цены

Успешная работа салона невозможна без эффективного прайса. Цена услуг во многом определяет размер выручки. О том, что цена должна покрывать определенные расходы поставщика услуг, знает каждый. Но какие конкретно позиции входят в перечень таких расходов?

В салоне красоты, устанавливая цену на услугу, важно учитывать:

заработную плату конкретного специалиста;

зарплатные налоги, обязательные страховые взносы и прочие налоговые статьи расходов с привязкой к сотруднику;

стоимость косметической продукции, необходимой для оказания услуги;

аренду помещения;

амортизацию основных средств, оборудования;

налоги по предпринимательской деятельности (основные налоги).

Правильно установленная цена позволяет получать адекватную выручку. Последняя подлежит обязательному учету. Рационально учитывать выручку отдельно по видам деятельности. А их в салоне красоты может быть несколько. Для целей бухучета стоит использовать стандартизованные формы документов, например, карточку услуг на мастера и клиента. Особое внимание рекомендуется уделить детализации такой первички. Чем более подробной будет информация по услугам, тем точнее и достовернее бухучет.

Учет услуг в салоне должен быть автоматизирован. Без использования специального бухгалтерского программного обеспечения сегодня не обойтись.

Зарплатный учет

Этому разделу бухучета следует уделить максимум внимания. Зарплатный учет находится на особом контроле у налоговиков и трудовиков. Ошибки в нем дорого обходятся работодателю. Да и социальный аспект здесь присутствует. Любой салон красоты делают люди – квалифицированные специалисты, опытные мастера. Именно к ним ходят клиенты, в первую очередь ключевые, приносящие салону максимум прибыли.

В зарплатном учете немало тонкостей. Но если он организован правильно, проблем не возникает. Отметить стоит один важный нюанс. И касается он уровня заработной платы продуктивных специалистов (ключевых сотрудников, мастеров). Этот уровень не должен быть ниже среднеотраслевых значений. Учитывать также следует региональный фактор. На слишком низкие зарплаты налоговики при очередной камеральной проверке обязательно обратят внимание и, конечно, потребуют объяснений.

Промо материалы, подарки клиентам должны выдаваться в соответствии с определенными условиями. Эти условия имеет смысл закрепить в соответствующем документе (например, Положении). Также вся промо продукция, подарочные наборы и единицы косметической продукции должны своевременно списываться. В противном случае хаоса в бухучете не избежать.

Какой учет вести?

Бухучет в салоне красоты может быть полным и упрощенным. Определяется тип учета актуальным режимом налогообложения. Чаще всего субъекты предпринимательства, открывая салон, выбирают УСН либо ЕНВД. Вмененка актуальна для тех салонов, которые активно занимаются продажей косметической продукции на вынос. Небольшая площадь торгового зала и другие условия, обеспечивающие возможность применения специального режима налогообложения, позволяют снизить налоговую нагрузку и упростить учет.

УСН является универсальной системой для парикмахерских, салонов красоты, СПА-центров. Режим позволяет осуществлять множество видов деятельности, вести упрощенный бухгалтерский учет, применять контрольно-кассовую технику, автоматизировать бизнес-процессы, в том числе касающиеся администрирования и бухгалтерии.

Как организовать учет и кто будет его вести?

Часто салонам красоты нерентабельно содержать непродуктивное подразделение (бухгалтерию). Кто-то нанимает внештатника, кто-то пытается вести учет самостоятельно, а тот, кто ценит свое время, деньги, передает непрофильную функцию на аутсорсинг. Такая схема является максимально эффективной и с точки зрения ресурсозатрат, и с позиции качества учета.

Аутсорсинг позволяет сосредоточиться на решении бизнес-вопросов. Внештатная полноценная бухгалтерия не требует стандартного контроля со стороны владельца салона, исключает затраты, связанные с поиском, наймом, содержанием непродуктивного персонала. Также аутсорсинг минимизирует риск получения штрафов за неисполнение обязательств налогоплательщика (несдачу, несвоевременную сдачу отчетности, непредставление уточняющих документов и т.п.), появление учетных ошибок, искажающих финансовую картину бизнес-проекта. А обходятся такие бухуслуги намного дешевле содержания штата.

Открытие салона красоты неизбежно связано с рядом проблем, которые должен решить владелец бьюти-предприятия. И одна из этих проблем – организация бухгалтерского учета. С чего начинается эта работа и как ее лучше организовать - в нашем материале.

С чего начать бухгалтерский учет в салоне красоты

С чего начать бухгалтерский учет в салоне красоты? Для начала, давайте остановимся на неких общих, универсальных рекомендациях. Не секрет, что вопросам бухгалтерского учета и налогообложения молодые предприниматели зачастую уделяют незаслуженно мало внимания, что весьма негативно сказывается впоследствии на жизни нового предприятия. На какие моменты обращаем внимание?

Выбираем организационно-правовую форму

Итак, прежде чем открывать что-то, необходимо сначала выбрать организационно-правовую форму – либо зарегистрировать ООО, либо – стать ИП (если владельцев несколько, то, конечно, здесь выбирать нечего – остается только ООО). ИП не только стать, но и быть проще. Однако есть и нюанс – по своим обязательствам ИП отвечает всем своим имуществом, тогда как владельцы ООО – лишь суммами в пределах своих вкладов. Еще один момент – если когда-либо будет принято решение продать предприятие или ввести в состав участников новых партнеров, то в ООО это сделать гораздо легче.

Выбираем систему налогообложения

Также бухгалтерский учет в салоне красоты и понимание, с чего его начать, предполагает решение следующего вопроса – какую систему налогообложения выбрать? Для розницы, на мой взгляд, выгоднее всего упрощенная система налогообложения, учета и отчетности (УСН). Но если в вашем регионе услуги салонов красоты (бытовые услуги) могут быть переведены на ЕНВД (единый налог на вмененный доход), то следует посчитать, что выгоднее. Еще стоит обратить внимание на так называемый патент. Если для данного вида деятельности его применение возможно (ответ на этот вопрос, как и на вопрос про ЕНВД, можно найти в законах того субъекта Федерации, где ваше предприятие будет работать), то нелишним будет поинтересоваться его стоимостью.

! Если вы устали терять ваших клиентов, то скорее попробуйте от «Арники» со встроенными функциями онлайн-записи клиентов и расписания занятости сотрудников. Нам доверяют более 2500 салонов красоты по всей России!

Регистрируем ККТ и ищем бухгалтера

И, если вы нанимаете бухгалтера в штат, стоит купить для него бухгалтерскую программу. Несмотря на то, что в настоящее время различных программ и даже онлайн-сервисов, позволяющих, по словам их разработчиков, делать все необходимое, достаточно много, имеет смысл остановить свой выбор на программных продуктах 1С. Это самая распространенная программа в нашей стране. Соответственно – ее знают бухгалтеры, она регулярно обновляется, программистов, готовых работать с ней в случае необходимости, много, и так далее. Единственное, чего делать не надо, так это приобретать «пиратскую» копию. Работать будет сложно, обновляться она не будет, в общем – решение возникающих проблем в конечном итоге обойдется дороже экономии при покупке.

Учет в салоне красоты

Кроме того, бухгалтерский учет в салоне красоты и решение, с чего его начать, требует определить, как будет вестись учет на новом предприятии. Можно, конечно, ограничиться необходимым лишь для составления отчетности уровнем аналитики, но лично я рекомендовал бы с самого начала вести учет правильно и в полном объеме. Иначе с ростом бизнеса владельцу и руководителю будет все тяжелее понимать, как идут дела, сколько салон приносит денег. Отсутствие надлежащего учета может спровоцировать нечистых на руку людей на хищения, труднее будет защищать свои интересы в случае претензий налоговых органов или контрагентов.

С чего еще начать бухгалтерский учет в салоне красоты? Построение системы учета напрямую связано с определением участков. Так, для салона красоты характерны следующие крупные участки учета – расчеты с персоналом, розничная торговля и оказание услуг. И если с первыми двумя все более или менее понятно, то в части учета основной деятельности салона встречаются сложности. Так, наибольшие затруднения вызывают определение себестоимости оказываемых услуг и порядок списания расходных материалов, потребляемых в ходе оказания услуги. Конечно, на словах опытный мастер представляет себе, что именно и в каком количестве ему необходимо для работы, но этого мало. Представляется целесообразным для каждой из оказываемых услуг составить калькуляцию, учитывающую необходимые материалы, инструменты, используемое оборудование, воду, электроэнергию и так далее. Конечно, сделать это трудно. Но осуществление такого подхода позволит и правильно планировать закупки, и верно оценивать рентабельность, и видеть сверхнормативные расходы. В момент, когда в бухгалтерской программе проводится реализация услуги, сразу формируется себестоимость этой услуги, списываются по нормативам расходные материалы, начисляется сдельная часть оплаты мастеру. Если реализация услуг отражается в учете своевременно, программа позволит видеть актуальные данные об остатках материалов.

Можно связать бухгалтерскую программу с кассовым аппаратом, что позволит автоматически проводить в учете реализацию услуги в момент выдачи чека. Либо, в случае применения БСО, в момент выдачи клиенту бланка. Отдельно стоит уделить внимание учету основных средств и оборудования, а также налаживанию учета внутренних перемещений товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по местам их хранения (склад, витрина, кабинет косметолога и т.д.). Это позволит предотвратить внезапное и таинственное исчезновение тех или иных материалов и верно оценивать количество запасов. Большое значение имеет также построение системы учета заказов различной продукции у поставщиков.

В двух словах, такая система нужна для того, чтобы салон всегда имел в своем распоряжении то, что ему нужно и не покупал то, что не нужно. Очень важно сразу наладить учет клиентов – это позволит, в числе прочего, точнее планировать необходимые закупки, нагрузку на мастеров, поможет выявить тех сотрудников, чья работа наиболее востребована. Как очевидно, такая работа требует подобающей квалификации, поэтому к вопросу выбора бухгалтера стоит подходить со всей серьезностью. Вряд ли пусть даже очень старательный, но неопытный человек сможет учесть все нюансы и сразу «поставить» учет.

Ошибки обязательно будут. И даже если налоговики их и не заметят, владельцу все равно придется за них платить – снижением прибыли и ростом расходов. Да и с точки зрения принятия решений отсутствие учета приведет к тому, что в салоне постепенно управлять начнет не хозяин и не директор, а персонал, что недопустимо.

В целях привлечения клиентов предприятия индустрии красоты регулярно проводят рекламные акции для клиентов, предлагая своим клиентам подарочные сертификаты, карты постоянных клиентов, скидки и бонусы. Многие салоны выдают своим клиентам подарки из числа той продукции, которая имеется на складе. В целях бухгалтерского учета необходимо создать Положение по рекламным акциям, в котором описать условия выдачи подарков. Необходимо контролировать выдачу подарочной продукции клиентами и регулярно производить списание подарков в бухгалтерском учете. Выбор системы налогообложения. Обычно предприятия индустрии красоты предлагают своим клиентам полный спектр парикмахерских и косметологических услуг, ногтевой сервис, солярий, а также реализуют в розницу продукцию по уходу за волосами, лицом, телом, бижутерию.

Бухгалтерский учет в салоне красоты. как организовать и на что обратить внимание

Учет использования денежного аванса взамен получаемой услуги необходимо организовать таким образом, чтобы информация эта была актуальна и доступна для клиента и для специалистов салона красоты.

Эта задача решается достаточно просто, если обеспечен учет клиентской базы и на клиента ведется карточка клиента.

Внимание

Услуги салона красоты. Прейскурант цен на услуги. Для успешной работы необходимо основательно подойти к составлению прейскуранта цен на услуги салона красоты.

Почему этот документ так важен?На основании этого документа будет рассчитываться выручка салона красоты.

Учет в салоне красоты: документация, программное обеспечение и отчетность в 2018

Запрещается для фирм с посторонним долевым участием более 25 % Перейти на режим возможно лишь с начала нового года; Необходимо использование ККТ; Те же минусы, что у ЕНВД Формула для расчета ежемесячных выплат по системе ЕНВД:

• (Базовый доход) х (число сотрудников) х (единый коэффициент для РФ (в 2017 году – 1, 891) х (коэффициент региона на конкретный бизнес) х 15%.

Пример расчета:

• 20 000 тыс.
  руб. х 5 чел. х 1,891 х 0, 33 (рандомная величина) х 15% = 9 360,45 руб. – сумма налогообложения за текущий месяц.

Как видно из таблицы, для малого бизнеса больше подходит упрощенное налогообложение и ЕНВД, нежели основное, которое проектировалось по большему счету для крупных корпораций.

Инфо

Выбор между УСН и ЕНВД можно сделать, произведя примерные расчеты по ожидаемым доходам.

Если в салоне трудится небольшой коллектив, то, конечно, ЕНВД будет предпочтительнее.

Особенности бухгалтерского учёта в салонах красоты и парикмахерских

В Карточке услуг (форма БО-11) подробно расписываются все полученные клиентом услуги (каждая позиция в отдельности с указанием уточняющих характеристик) и все израсходованные материалы.
Далее в карте отражается расчет стоимости услуги. Чем подробнее фиксируется информация о каждой услуге, предоставленной клиенту, тем достовернее бухгалтерский учет в салоне красоты.
Данные каждой Карточки услуг аккуратно заносятся в бухгалтерскую программу, систематизируются в хронологической последовательности.
Существуют программы, созданные на базе 1С Бухгалтерии, которые автоматически вносят информацию по каждому клиенту в базу, в т. ч. и списывают израсходованные на него препараты. Заранее забит расход на каждую услугу (косметологом в том плане сложнее).

Данные Карточки услуг будут использованы для начисления заработной платы продуктивному персоналу салона красоты.

Бухучет в салоне красоты

После оказания каждой услуги мастер обязан вписать в бланк отчетности количество израсходованных материалов.

Нормы расходования по умолчанию можно задать двумя способами:

• указанные производителем. Например, изготовитель рекомендует 2 тюбика (2х300 гр.) краски на среднюю длину волос – работник записывает в строку расходов, что он использовал 600 гр.
  окрашивающего средства.

  Естественно, нормы в инструкциях берутся далеко не минимальные, а немного завышенные;

• установленные в стенах салона.

  Фиксируются самостоятельно в наблюдении за процессом работы мастера. Конечно, это занимает немало времени, но и отдачу дает соответствующую.

Вспомогательные: накидки, шапочки, бахилы, салфетки.
Их расход никак не связан с количеством и стоимостью услуг. Даже для оказания одной и той же услуги разным клиентам может потребоваться различное количество материалов. Хоз.

Бухгалтерский учет в салоне красоты: с чего начать

Изучая на бухгалтерских форумах проблемы, которые волнуют бухгалтеров, занимающихся учетом в салоне красоты, неожиданно выяснилось одно обстоятельство. Оказывается, собственники такого трудоемкого и непростого бизнеса (непростого, потому, что большое движение материалов, потому, что это- люди, а работа с людьми никогда не была простой) готовы доверить бухгалтерский учет в салоне красоты специалистам, для таких целей совсем неподготовленным. На форумах эти специалисты задают вопросы, которые не может задавать специалист, хоть сколько-то знакомый с теорией бухгалтерского учета.Девочка согласились вести учет в салоне, а сама спрашивает на форуме, какие ей делать проводки, как считать налоги и что это за налоги такие. Специалист и понятия не имеет, где, в каком документе, написано то, что составляет основу ее профессии и за что, в конечном итоге, она и получит заработную плату.

Бухгалтерское обслуживание организаций и предпринимателей

Также формирует отчетные документы для ФНС Продукт создан для представителей сферы услуг – объединяет такие категории как: Кадры, склад, зарплата, касса, договоры; Допустимо использование как на одном ПК, так и в локальной сети Поддержка как российского, так и международного законодательства; Гибкая настройка «аналитики» Сфера применения: Касса, продукция, материалы, заказчики, налоги, прибыль, расходы.
Сумма списания – это средняя стоимость данной категории товара. Списанные материалы отображаются в книге бухучета следующим образом: Дт 20, 23, 25, 26 – Кт 10.

Учет - одна из самых "проблемных" составляющих салонного бизнесена. Все знают для чего он нужен, но на практике в большинстве салонов красоты отсутствует отлаженная система контроля за деятельностью предприятия. С чем же это связано и так ли важно правильное ведени учета? Попробуем ответить на эти вопросы.

Что такое учет?

Существует два отличающихся друг от друга направления учета – бухгалтерский и управленческий. В салонной практике мы зачастую наблюдаем либо подмену этих понятий либо же вообще недопонимание основ управленческого учета как такового. Поскольку тонкости бухгалтерии все-таки чаще всего остаются на попечении людей соответствующей квалификации(то есть непосредственно бухгалтеров) , мы будем рассматривать принципы учетной политики именно с точки зрения управленческого учета.
Корень различий учета бухгалтерского и управленческого лежит в перечне задач, на решение которых они направлены. Бухгалтерский учет в первую очередь отражает финансовые результаты работы предприятия и основная цель, которую мы преследуем оформляя учетные документы для бухгалтерии – это формирование отчетов о прибылях и убытках для внешних структур(налоговых органов, различных инспекций и т. п.)
Управленческий же учет направлен на детальное изучение всех технологических процессов в салоне для внутренних нужд предприятия. При правильной постановке управленческий учет позволяет руководителю сформировать базис для дальнейшего принятия безошибочных управленческих решений по всем направлениям работы!
Результатом эффективного управленческого учета должны стать статистические данные,
открывающие перед руководителем завесу тайны над такими актуальными вопросами как:
- какой объем косметических препаратов и расходных материалов необходим для
эффективного функционирования салона;
- как безошибочно спрогнозировать необходимый объем закупок;
- как обнаружить непредвиденный перерасход продукции;
- как рационально распределить складские запасы;
- какие услуги наиболее рентабельны;
- какие источники рекламы наиболее эффективно привлекают потребителей;
- какие тенденции наблюдаются среди клиентов салона;
- какие специалисты приносят наибольший доход салону
- какие клиенты являются для салона ключевыми;
и многое многое другое!
Если даже бегло взглянуть на вышеуказанный список, то можно сразу констатировать, что вот она панацея от всех салонных бед! Если бы у всех владельцев салонов были под рукой ответы на эти вопросы, то и успешное развитие салона было предопределено! Так что же делать для того, чтобы эти ответы появились на Вашем столе, изложенные в максимально доступной форме? - Надо сказать, что для этого необходимо приложить довольно много усилий и потратить немало времени на организацию процессов учета! Но очевидно, что игра стоит свеч!
Тогда начнем разбираться в правилах! Для начала разберем структуру салонного учета. То есть ответим на вопрос, что же собственно, мы должны учитывать для того чтобы разрозненные крупицы информационной мозаики сложились в четкую картинку!

Аспекты учета.

Все аспекты учета можно условно разделить на 5 основных направлений. Это склад, клиенты, услуги, документация и реклама. По каждому из направлений мы собираем определенную информацию и фиксируем ее документально.

По разделу склад на каждом этапе работы со складской продукцией рекомендуется заполнять определенные документальные формы. Зачастую в салонах перечень позиций на складе отражается лишь по факту их приемки и по факту списания. Этого было бы быть вполне достаточно, если бы вся продукция действительно хранилась на складе до момента израсходования последнего грамма каждого тюбика. Однако, все не так просто. Ведь в салоне помимо склада есть еще кабинеты, витрины, лаборатории и прочее. Именно в процессе расхождения материалов по витринам-кабинетам чаще всего и происходит утечка продукции в неизвестном направлении. Классический случай, когда приход продукта отмечен, списание еще не отмечено, так как позиция в работе израсходована не до конца. Ведь мы же не вырабатываем тубу крема за один сеанс! И на этом моменте риторический вопрос « А где это и кто за это отвечает?» повисает в воздухе! Для того чтобы картина использования материалов была достоверной и понятной в любой момент, на каждый кабинет, витрину и лабораторию заводятся отдельные листы учета! В накладной же, по которой мы получали весь спектр полученных продуктов, отмечается перемещение каждой позиции. То есть накладная должна быть отредактирована так, чтобы при взгляде на нее было сразу ясно: вот этот крем у нас в продаже на витрине в кабинете косметологии, вот тот в лаборатории парикмахерского зала. При таком положении дел не составит труда как сверка всех используемых в работе материалов, так и отслеживание концов в случае каких-то недостач! По крайней мере, Вы всегда в курсе, кто в ответе за использование и сохранность той или иной позиции! В случаях же сверки продуктов только с первичными накладными, как правило, отследить процесс расхода материалов шансы невелики. И дело здесь даже не в том, что таким образом мы предотвращаем возможность воровства! Просто так всем спиться (в смысле работается) намного спокойнее. Ведь зачастую продукцию никто и не ворует, просто-напросто шампунь, закупленный в работу, отправляют на продажу. И возникает неразбериха, которая нервирует не только руководителя, но и его подчиненных. Ведь никому не хочется чувствовать себя заочно подозреваемым! Поэтому на этапе « распределения продукции» рекомендуем фиксировать все товарные движения!

Естественно, документируем факт списания продукции на стадии расхода! Для максимальной наглядности расходов проще всего привязывать списание продуктов к конкретному клиенту! При таком варианте учета Вы всегда сможете получить ответ не только на вопрос: «Когда были потрачены материалы?» , но и так же на куда более конкретную формулировку этого вопроса
« На какую именно услугу", а проще говоря, "на кого они были потрачены?»

На стадии формирования заказов тоже целесообразно вести определенную документацию. Во-первых, она необходима для того, чтобы заранее делать какие-то заметки на предстоящие заказы. Предположим, постоянная клиентка запланировала в следующем месяце подкраситься в некий креативный цвет, которого в данный момент нет на складе. Заказывать один-два тюбика отдельно от общего заказа никто не станет. А в тот самый знаменательный день, когда мастера будут составлять общий заказ, велика вероятность, что об этом нюансе никто и не вспомнит! Поэтому во избежание подобных накладок целесообразно вести тетрадь заказов, в которой делать постоянные отметки в процессе работы!

Во-вторых, тетрадь заказов актуальна в связи с тем, что поставщики далеко не всегда доставляют весь перечень заказанных продуктов. Когда привезенная продукция сверяется с полученной накладной, там, само собой, все четко. Написано 5 тюбиков – 5 и положили! А ведь возможно, что заказывали вовсе не 5, а все 7! Просто у поставщика на складе столько не оказалось. В итоге этих двух позиций все-таки кому-то не хватит! Не сверившись на этом этапе со своей тетрадью заказов, а сосредоточившись на привезенной накладной, опять же этого никто не заметит. А это чревато накладками в работе! Ведь цель складского учета состоит отнюдь не только в том, чтобы мастера случайно не разнесли краску по домам! В первую очередь весь этот кропотливый процесс нацелен на то, чтобы своевременно и полноценно удовлетворять потребности клиентов! А на практике, к сожалению, приходилось наблюдать извинения перед клиентом: «Извините, этого цвета сейчас у нас нет!» Стоит ли говорить о том как пагубно сказываются подобные вещи на репутации салона!

Клиенты.

Второй раздел учета предполагает сбор информации о клиентах. Максимум подробностей о посетителях салона необходим для того, чтобы эффективно работать с клиентской базой, а не просто принимать пришедших посетителей! Фиксируя каждый визит клиента со ссылкой на его ФИО, мы имеем возможность отследить тенденции роста или спада его покупательской активности по отношению к салону! В то же время, имея его координаты, мы всегда можем откорректировать какую-либо негативную ситуацию, напрямую связавшись с ним! Необходимость фиксировать рекламные источники, по которым клиент узнал о салоне, наверняка уже для всех очевидна! Ведь как иначе оценивать эффективность рекламы и окупаемость затрат на рекламную кампанию? Более доступных способов, чем подсчет откликнувшихся клиентов пока не изобрели!

В следующем поле структуры учета речь пойдет непосредственно об оказываемых услугах. Чем подробнее фиксируется информация о каждой услуге, тем ближе салон к успешному решению всех задач учетной политики! Карточки услуг в большинстве своем встречаются в двух вариантах: общая карточка на мастера или карточка на каждого клиента.

Очевидно, что для более подробного описании услуги второй вариант предпочтительней! В карточке оформленной на мастера чаще всего учитывается только финансовый результат услуги, то есть наименование услуги и конечная сумма, а то и несколько услуг сразу и общая сумма за все. Учет расходуемых в процессе материалов в таком случае если и ведется, то где-то отдельно. При необходимости же увязать одно с другим будет практически нереально, особенно при большом потоке клиентов!
В идеале в карточке клиента расписываются подробно все полученные клиентом услуги. А еще более рациональный с точки зрения учета вариант – на каждую услугу отдельная карта! Там же целесообразно фиксировать подробно перечень услуг(то есть если это окрашивание, стрижка и укладка, то пишется не одно окрашивание, а каждая позиция в отдельности с указанием уточняющих характеристик!) и все израсходованные материалы.
Далее в карте услуги расписывается расчет стоимости услуги. И здесь акцент стоит на том, что не просто стоимость, а именно расчет. Общая стоимость подразумевает оговорку конечной суммы и при этом слагаемые, из которых возникла эта сумма, остаются за кадром. А это в корне неверно! Четкая фиксация этих моментов актуальна не только для руководителя. Помимо прочего это позволяет избежать необъяснимых скачков цен в глазах клиентов. Администратор всегда может сверить предыдущие чеки за однотипные услуги и понять, по какому принципу производился расчет клиента, даже если его рассчитывал другой специалист и другой администратор! Ситуации, когда один мастер посчитал одну и ту же укладку на средние волосы, а другой на длинные происходят сплошь и рядом! Согласитесь, в глазах клиентки это должно быть странно…В лучшем случае она решит, что в Вашем салоне какая-то путаница с прейскурантом. В худшем же вполне может предположить, что специалисты кладут финансовую разницу себе в карман. Предполагаем, что здесь все могут представить себя на месте клиента…Приятного мало!

Документы.

Следующий аспект учета – это документооборот. Все входящие, исходящие и циркулирующие внутри салона документы должны заполняться в соответствии с требуемыми нормами и подотчетно передаваться из смены в смену администратором. Вряд ли стоит заострять внимание на том, какие проблемы могут грозить предприятию из-за отсутствия или неправильного оформления каких-либо документов.

Последний пункт в перечне объектов учета- все, что касается рекламы. Получение и структурирование информации о рекламе позволяет объективно оценить эффективность вложений в те или иные рекламные носители. Чаще всего в салонах мы сталкиваемся с довольно абстрактными методами оценки эффективности рекламной кампании.
К примеру, работает Интренет, несколько публикаций и наружная реклама. Общий поток клиентов увеличивается и это всех устраивает. Таким образом, на стадии привлечения клиентов все и заканчивается. Хотя логически салон должен для себя сделать выводы, что именно привлекло ту или иную аудиторию, какие рекламные носители работают эффективнее. Для этого разумно проводить точные подсчеты сколько клиентов и сколько прибыли приносит конкретная рекламная акция. Обычно, одно из направлений работает в два-три раза эффективнее, чем остальные. Если такой мониторинг проводится регулярно, то для принятия управленческих решений о затратах на рекламу уже будет готовый базис. Вопрос о том, куда стоит вкладываться максимально, будет решаться не на основе догадок, а на основе четких финансовых показателей.
В идеале необходимо фиксировать не только информацию о пришедших клиентах, привлеченных рекламой, но и о поступающих звонках. Бывает так, что звонков более чем достаточно, но большинство из позвонивших не доходит до салона. Здесь стоит задуматься о том, насколько адекватно сформировано рекламное предложение и в чем могут быть причины отказов.

Направления учета.

Учет в общем можно поделить на два глобальных направления. Первое - все, что связано с клиентами и услугами. Вторая- все что относится к складу. Основная ошибка большинства программ учета в салонах красоты заключается в том, что эти два направления оторваны друг от друга или как минимум их взаимосвязь не так очевидна, как хотелось бы.
Очевидный минус подхода к учету, в котором эта взаимосвязь отсутствует, состоит в том, что процесс учета стабильно идет, но в случае каких-то дырок свести концы с концами и найти причины, например, перерасхода очень сложно. В таком случае получается, что система учета не выполняет своей самой главной функции! Она не дает ответа на вопросы:
«Какие расходы мы несем в процессе создания каждой конкретной услуги, где проходят границы перерасхода и почему?».

В идеале система учета не должна иметь линейных направлений, оторванных друг от друга. Каждая полученная услуга должна в прямом смысле иметь лицо. Важно фиксировать каждого пришедшего клиента с координатами. Клиенты должны быть центральным звеном учета. И все материалы, которые мы списываем должны быть не списаны в пустоту, а привязаны к этому конкретному клиенту. Вариант: у нас ушло 20 гр краски ни о чем не говорит. Мы должны знать, что 20 гр краски ушло на клиентку Иванову, которую покрасила мастер Петрова и каждый месяц она стабильно ходит и получает такую же услугу. В таком случае, когда на нее вдруг уйдет 40 грамм а не 20 будет возможность понять куда они ушли и почему. При списании материалов только в виде цифр без привязки к клиенту смысл списания и учета теряется вообще.

Для того чтобы в принципе определить, эффективность системы учета существует фактически всего один общий критерий:
Это полнота и доступность информации за любой период работы салона, которую можно получить и обработать в максимально короткие сроки.
То есть если Вы можете в течении 10 минут найти описание какой-то конкретной услуги, оказанной, скажем, полгода назад с подробностями обо всех использованных материалах и расчетом цены – определенно, учет ведется грамотно. Если же для этого Вам придется поднимать несколько различных ведомостей и проводить их сравнительный анализ – очевидно, над учетом еще стоит поработать!

Безусловно, такой кропотливый многогранный процесс учета требует определенных временных затрат. В связи с этим в салонах часто приходится наблюдать некий парадокс интенсивности ведения учетной политики. Он заключается в том, что чем активнее работа салона вцелом, тем меньше внимания уделяется учету! Когда с салоне 5-7 клиентов за день, безусловно, и администратор и руководитель имеют массу свободного времени на то чтобы по несколько раз сверять каждый 10 грамм краски и скрупулезно заполнять складские ведомости. Когда же поток клиентов прибавляется, на первый план выходят другие приоритеты: надо просто успеть всех обслужить, тут уж не до бумажек. С точки зрения, например, физических возможностей администратора это вполне логично, однако теоретически с точки зрения учета все должно быть совсем наоборот! В том случае, когда проходимость в салоне небольшая, вероятность каких-то недочетов, недостач и перерасходов сведена к минимуму. Вся работа на виду, порой даже по памяти можно восстановить процесс обслуживания того или иного клиента. Когда же посещаемость в салоне высокая – вот тут-то и происходят постоянные накладки.

Обязанности администратора.

Остановимся подробнее на том, кто же должен взвалить на себя этот непомерный груз обязанностей по учету. Разумеется, в большинстве случаев это администратор. На самом деле вариант, когда это кладовщик, отдельно занимающийся складом, более рационален с точки зрения учета. Однако с точки зрения затрат на содержания второй административной единицы это рационально не всегда, точнее не везде!

Чем же занимается администратор в процессе учета? В непосредственные обязанности администратора логично включить:
1 Составление подробной клиентской базы.
2 Ведение статистики по рекламе.
3 Учет приобретенной в работу продукции (косметики и материалов).
4 Распределение продукции в кабинетах и залах.
5 Выдача продукции, контроль использования.
6 Заполнение документации, связанной с расходом и списанием
косметики и материалов.
7 Заполнение кассовых документов, снятие отчетов по кассе.
8 Заполнение подробных карточек услуг.
9 Учет продаж.
10 Учет подарков и бонусов, предоставляемых клиентам.
11 Контроль за остатками на складе, составление заказов или заявок
на приобретение продукции

В связи с этим на долю администратора выпадает определенный перечень «листов учета»:
1. График работы специалистов
2. Список клиентов
3. Листы учета продукции для кабинетов
4. Листы списания продукции
5. Карточки услуг
6 . Отчеты по рекламе

Если учесть все вышеперечисленное, получается, что это достаточно большой объем работы. А администратор должен еще и успевать при этом работать с клиентами! Именно здесь чаще всего и сокрыта проблематика учетной политики в салоне. Основная проблема в том, что человек, отвечающий за учет, просто физически не успевает выполнять все возложенные на него функции. Администратор по сути своей является некой универсальной единицей. Во многих предприятиях из других отраслей обработка документации и общение с клиентами – это два разных направления и в них задействованы разные люди. В индустрии красоты администратор выполняет все функции одновременно.
Он и оператор на телефоне, и менеджер по продажам, и кладовщик в одном лице. Не говоря уже о том, что в большинстве салонов администратор попутно подрабатывает в роли официанта. При таком положении вещей очень проблематично распределить обязанности администратора таким образом, чтобы он работал в полную силу по всем направлениям. Но как бы не стремилось руководство салона к идеальной системе учета, стоит признать, что администратор сидящий за бумажками в присутствии скучающего клиента или, и того лучше, - администратор постоянно бегающий на склад, оставляющий пустой ресепшн и клиентов на произвол судьбы – вещи недопустимые!

Тут уже каждый салон решает эту проблему для себя по-своему. Теоретически в случае перегрузки администратора логично подключить к работе вторую административную единицу. Либо это будет помощник администратора, либо непосредственно кладовщик. Однако с точки зрения финансовой целесообразности иногда гораздо выгоднее недоглядеть один – два тюбика, чем ежемесячно платить кому-то внушительный оклад!

Формат документов.

Еще одна вечно актуальная тема в разрезе проблем салонного – учета - формат ведения документов. Довольно большое число салонов до сих пор используют только рукописные варианты разнообразных складских листов и карточек услуг. Безусловно, электронный вариант учета куда больше отвечает потребностям предприятия и позволяет организовать более мобильную систему.
Постоянное складирование большого количества бумаг, во-первых, неудобно само по себе. Во-вторых, для получения необходимой аналитической информации нужно затратить массу времени на составление всевозможных отчетностей. В случае подключения к работе специализированных программ, адаптированных для учета именно в салоне красоты, все эти моменты автоматизируются и разом решается очень большое число проблем! Электронные версии программ учета в салоне дают нам возможности:

1. Возможность оперативного получения информации за любой период
Пользуясь электронными механизмами, Вы всегда сможете найти информацию о какой- то услуге, мастере или клиенте за считанные секунды. Тогда как при рукописном учете пришлось бы поднять кучу бумаг в поисках нужных документов.

2. Возможность ограничения доступа только для определенных лиц. Во-первых, никто кроме администратора не сможет оставлять или править записи в электронном журнале записей в отличии от рукописного, где всегда обнаруживаются накладки, виновников которых очень сложно найти. Для каждого пользователя возможно создание отдельного входа в систему под своим паролем. В этом случае каждая запись будет отображать ее источник. То есть всегда можно отследить, например. Когда именно был записан клиент и кто именно его записывал. Такое положение вещей очень дисциплинирует администраторов по отношению к записи. Число возможных накладок резко снижается.

3. Возможность моментально увидеть остатки продукции. Вывести отдельным отчетом все остатки по складу и проверить наличие тех или иных продуктов становится делом одной минуты. Без участия же компьютерных технологий на инвентаризацию остатков склада ушло бы пару дней.

4. Возможность ведения статистики. Благодаря специальной системе составления отчетов Вы всегда сможете проводить аналитические исследования по мастерам, клиентам, выручкам и прочее. Можно, например, сформировать отчет по клиентам и выяснить, кто из них принес Вам за эти полгода самую большую прибыль. Можно просмотреть в одном окне перечень всех работ одного мастера либо составить рейтинг мастеров на предмет выяснения того, кто же приносит салону максимальную прибыль.

5. Возможность отследить историю посещений каждого клиента. Вся информация о клиенте доступна Вам и администратору становится доступна руководству салона и администратору в любой момент времени. Гораздо проще сформировать актуальное предложение для клиента, точно зная, какие услуги он получал, каковы его предпочтения, какие продукты он чаще всего покупает и т. д.

6. Возможность создавать системы накопительных скидок. Благодаря опять же полной картине информации о клиентах можно просчитывать финансовую отдачу каждого клиента и создавать системы накопительных скидок, различные в зависимости от приобретаемого объема услуг и потраченных клиентом сумм. Как известно, такие системы скидок гораздо более эффективны, чем разовые скидки, раздаваемые наобум или всем подряд!

7. Возможность избежать расхождения в ценах. Администратор всегда сможет определить, по каким принципам для клиента была посчитана полученная услуга во время его визита в другую смену.

8. Возможность автоматически формировать заказы. Грамотно настроенные параметры складской программы позволяют не только оперативно получать информацию об остатках на складе, но и задавать критерии после которых списанные продукты автоматически выводятся в рекомендацию к заказу. Например, можно поставить отметку, что когда данная позиция остается на складе менее чем в трех экземплярах она автоматом включается в поле необходимых заказов!

Ведение документации в электронном виде не только отвечает потребностям современного предприятия, но и позволяет сделать систему учета более прозрачной, удобной и эффективной.

Похожие статьи