Дискуссии об отмене трудовых книжек ведутся не первый год. Уже с 2017 г. предлагалось отменить трудовые книжки на мелких предприятиях, а позднее распространить отмену и на остальных работодателей: зачем нужна трудовая книжка, если существует персонифицированный учет, благодаря которому в ПФР поступают данные о стаже работников? Но до сих пор этот законопроект не принят, и вполне вероятно, что с бумажным документом мы расстанемся еще не скоро. В этой статье расскажем о трудовых книжках и их заполнении.

Для чего нужна трудовая книжка

Каждый новый сотрудник при поступлении на работу предъявляет работодателю свою трудовую книжку, если до этого он уже где-либо работал. Трудовая книжка – это основной документ о стаже, отражающий всю трудовую деятельность работника (ст. 66 ТК РФ). Если стажа у устраивающегося на работу нет, и он уже проработал свыше 5 дней, работодатель обязан завести на него трудовую книжку.

На сегодня наличие трудовых книжек удобно как для работодателя, так и для самого работника:

• Поскольку в трудовую книжку вносятся сведения окаждом месте работы и должностях сотрудника, о поощрениях за успехи и о причинах увольнения, работодатель может оценить профессиональный опыт кандидата и его трудовой путь, чтобы принять решение о приеме его на работу. Без этого документа информацию о профдеятельности и опыте работника можно будет увидеть лишь из резюме и рекомендаций, полученных с предыдущих мест работы, которые могут быть далеко не объективными.
• Трудовая книжка работника является официальным «бумажным» документом, который подтверждает его трудовой стаж. При электронном документообороте возможны технические сбои, которые ведут к потере данных, а значит, работнику придется доказывать свой стаж заново.

Бланк трудовой книжки

Форма трудовой книжки устанавливается Правительством РФ. Сегодня в ходу как старые, так и новые бланки трудовых книжек , с какого года они действуют, не имеет значения. Это бланки, утвержденные в 1938г., в 1975 г. и в 2003 г. Последний вариант утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое содержит форму трудовой книжки и вкладыша к ней, правила ее ведения, хранения, а также формы журналов для учета прихода-расхода бланков и их движения.

Работодателю необходимо иметь в запасе пустой бланк трудовой книжки на случай оформления сотрудника, ранее нигде не работавшего. Трудовая книжка заводится один раз, а если места для новых записей в ней уже нет, то заполняется специальный вкладыш. Работодатель сам обеспечивает себя такими бланками, приобретая их в розничной торговле. Поскольку каждая книжка имеет свой уникальный номер и полиграфическую защиту и только «Гознаку» принадлежит право печатать трудовые книжки, бланк скачать в интернете можно лишь в ознакомительных целях, но использовать его в работе, как документ, нельзя.

Трудовая книжка (образец записи о приеме на работу)

Все записи в трудовую книжку вносятся согласно Правилам, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 и Инструкцией, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Бланк трудовой книжки заполняется вручную, черными или синими чернилами, на русском языке. Не допускаются сокращения, зачеркивания ранее внесенных записей и исправления.

В новой трудовой книжке сначала заполняется титульный лист, в который вносятся:

• Ф.И.О. работника как указано в его паспорте, без сокращений,
• дата рождения,
• образование (не заполняется, если обучение еще продолжается),
• профессия и специальность как в дипломе.

Титульная страница формы трудовой книжки (бланка) заверяется самим работником и подписывается лицом, отвечающим за выдачу трудовых книжек, ставится печать организации или кадровой службы.

Изменения внесенных в титул данных (например, фамилии) оформляется зачеркиванием прежних данных (кроме данных об образовании) и внесением новых, а на внутренней стороне обложки указывается и заверяется работодателем основание изменений.

Раздел «Сведения о работе»:

• сначала в виде заголовка указывается наименование работодателя (организации или ИП) в графе 3; если наименование меняется, то об этом делается отдельная запись с указанием нового названия, даты переименования и приказа;
• графа 1 – порядковый номер записи; последовательная нумерация должна проходить через все записи раздела;
• графа 2 – дата приема работника (арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг.);
• графа 3 – запись о приеме, или назначении на работу, в какое структурное подразделение, наименование должности, специальности и т.п.;
• графа 4 - реквизиты приказа, на основании которого сделана запись.

По желанию работника в трудовую книжку можно внести запись о его работе по совместительству, если об этом есть подтверждающий документ (ст. 66 ТК РФ). Такую запись делает работодатель по основному месту работы, причем ее дата может быть более ранней, чем уже имеющиеся в книжке записи. Например, устроившись на основную работу в 2017г., работник просит внести запись о работе по совместительству, на которой он трудился в 2015-2016г. Хронология записей в трудовой книжке при этом будет нарушена, но указаний о внесении записей в трудовую книжку исключительно в хронологическом порядке нормативные акты не содержат.

Трудовая книжка – обязательный документ кадрового учета, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы), так и ИП. Исключение сделано лишь для работодателей-физических лиц (не зарегистрированных в качестве ИП).

Трудовые книжки необходимо оформлять по каждому сотруднику, в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной. Для сотрудника, принятого на работу впервые, трудовая книжка открывается не позднее 7 дней с даты трудоустройства.

В трудовую книжку вносятся вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.

Бланк трудовой книжки и вкладыша

В настоящие время действуют две формы трудовых книжек:

• нового образца (2004 год).
• старого образца (1973 год).

Если у сотрудника книжка старого образца, она все равно считается действительной и не подлежит замене на новую (образца 2004 года). Все книжки (как старого, так и нового образца) заполняются по новым правилам .

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Основания для заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:

• приказ о приеме на работу , переводе, поощрении, увольнении;
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• диплом, аттестат, сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника.

Требования к заполнению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

• язык заполнения – русский;
• даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
• сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета;
• не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);
• не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;

  Примечание : если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

• со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке, в которой также дублируются все сведения;
• в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
• записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.

Особенности заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

• Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
• После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
• В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
• В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
• В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

Примечание : ознакомится с подробной инструкцией по заполнению трудовой книжки можно здесь.

Образец заполнения трудовой книжки

Образцы заполнения записей в трудовой книжке вы можете посмотреть на этой странице .

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (скачать бланк);
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (скачать бланк).

Примечание : в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.

Хранение, ведение и выдача трудовых книжек

Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).

Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.

Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2017 году?

Обратите внимание , что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2017 год сохранена. Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации. Напомним, что ранее обсуждалась возможность отказа указанных субъектов от ведения трудовых книжек, но из последней редакции документа данное положение было исключено.

Похожие статьи