В хозяйственной деятельности организации оформление авансовых отчетов является одним из самых распространенных действий бухгалтера. Большинство расчетов, совершаемых наличными средствами, оформляются авансовыми отчетами : это и командировочные расходы , и различные хозяйственные закупки.
Под отчет сотруднику организации выдаются наличные средства из кассы (или денежные документы, например, авиабилеты). Это оформляется расходным кассовым ордером или документом «Выдача денежных документов».
После совершения расходов сотрудник отчитывается, предоставляя в бухгалтерию документы, подтверждающие произведенные расходы, и заполняет авансовый отчет для проведения окончательных расчетов.
Рассмотрим порядок ввода документа «Авансовый отчет » на примере 1С Бухгалтерия 8.2 редакция 3.0.
Если Вы работаете в программе 1С Бухгалтерия Предприятия редакция 2.0 , то ничего страшного — документ «Авансовый отчет» в этих редакциях практически идентичен. Есть некоторая разница в , но найти документ в меню программы можно.
Открыть список документов «Авансовые отчеты» можно в разделе учета «Банк и касса», подраздел «Касса» в панели навигации, пункт «Авансовые отчеты».
Кнопкой «Создать» вводим новый документ. 
В шапке (верхней части) документа необходимо указать основные реквизиты:
- организацию (если в персональных настройках пользователя указана организация по умолчанию, что при вводе новых документов она выбирается автоматически);
- склад, на который приходуются приобретенные подотчетным лицом материальные ценности;
- физическое лицо — сотрудник организации, который отчитывается за выданные ему под отчет денежные средства (этот реквизит обязателен для заполнения).
Форма документа «Авансовый отчет» имеет пять закладок.
На закладке «Авансы» выбирается документ, которым выданы подотчетные средства. Для выбора возможны три вида документов:
- выдача денежных документов;
- расходный кассовый ордер;
- списание с расчетного счета.
Если подотчетному лицу были выданы денежные средства, то необходимо выбрать документ, которым отражена выдача.
В открывшемся списке документов выбираем уже созданный или создаем новый документ.
При вводе расходного кассового ордера из документа «Авансовый отчет» в РКО автоматически подставляется вид операции «Выдача подотчетному лицу», получатель — выбранное в авансовом отчете подотчетное лицо, и счет учета. Нам остается выбрать статью движения денежных средств и указать сумму аванса.
После проведения документа выбираем его, и в табличной части «Авансы» документа «Авансовый отчет» автоматически проставятся сумма и валюта выданного аванса.
На выданный аванс были закуплены канцтовары. Их приобретение необходимо отразить на закладке «Товары». На этой закладке вводится информация о приобретенных ТМЦ.
На закладке «Тара» заполняется информация о возвратной таре, полученной подотчетным лицом у поставщиков (например, бутылки для питьевой воды).
На закладке «Оплата» указывается информация о наличных суммах, уплаченных поставщикам за приобретенные ценности или выданные авансом в счет будущей поставки.
Закладка «Прочее» предназначена для отражения информации о командировочных расходах. Это могут быть суточные, билеты, расходы на бензин. На ней вводится название, номер, дата документа (или расхода), сумма расхода.
Товары, услуги и прочие расходы выбираются из справочника « «. В соответствующих табличных частях документа предусмотрены реквизиты «Счет учета» и «Счет учета НДС», которые заполняются автоматически, если в системе настроены счета учета номенклатуры (статья о том, как их настроить — ).
Если по расходу к отчету приложен счет-фактура, то нужно взвести флажок «СФ предъявлен», указать дату и номер счета-фактуры в соответствующих реквизитах строки, и при проведении авансового отчета система автоматически сформирует документ «Счет-фактура полученный». Такой же механизм формирования полученного счета-фактуры предусмотрен и на закладке «Товары».
После проведения документ сформирует проводки:
Из документа можно сформировать и распечатать форму АО-1 «Авансовый отчет»:
Таким образом в программе 1С Бухгалтерия 8.2 вводятся авансовые отчеты .
Видеоурок :
Авансовый отчёт является одним из документов, который командированный сотрудник обязан предъявить в течение трех рабочих дней работодателю по возвращении из командировки. Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.
Авансовые отчеты применяют для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Авансовый отчёт это документ, по которому работник отчитывается о потраченных суммах.
Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии по унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Авансовый отчет может быть составлен как на бумажном, так и на машинном носителях информации.
По какой форме заполнять авансовый отчет, можно решить самостоятельно. Такое решение утверждает руководитель приказом к учетной политике. Это может быть:
- унифицированная форма № АО-1;
- самостоятельно разработанная форма – при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Правила оформления авансового отчета
Авансовый отчет частично заполняет подотчетное лицо. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетное лицо должно пронумеровать в порядке их записи в отчете.
На лицевой стороне авансового отчета укажите:
- наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
- подразделение;
- фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
- назначение аванса – командировочные расходы.
Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В авансовом отчете работник указывает израсходованные в связи с командировкой суммы, чтобы бухгалтерия произвела расчет по выданному перед командировкой авансу (п.4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П).
Бухгалтерия в свою очередь проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указывает суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте.
Если принимаете к вычету НДС с расходов на проезд, отразите в авансовом отчете не только общую стоимость билета, но и сумму входного НДС. Она должна быть указана в бланке строгой отчетности. Если в бланке сумма налога не выделена, принять к вычету НДС нельзя (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК). Виды БСО, подтверждающие оплату проезда, названы в приказах Минтранса от 08.11.2006 № 134, от 21.08.2012 № 322. Это такие формы:
- маршрут/квитанция электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
- контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).
Будьте внимательны: многие перевозки облагаются НДС по ставке 0 процентов. В частности, нулевую ставку НДС применяют к любым международным перевозкам (подп. 4 п. 1 ст. 164 НК), внутренним авиарейсам в Крым (подп. 4.1 п. 1 ст. 164 НК) и перевозкам пассажиров и багажа железнодорожным транспортом (подп. 9.2 и 9.3 п. 1 ст. 164 НК).
По итогам заполнения и обработки авансового отчета выявляется результат взаиморасчетов: остаток неиспользованного аванса или перерасход по авансовому отчету.
Утверждает руководитель. Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель или уполномоченное на это лицо при наличии письменного отчета командированного сотрудника о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя.
Приложения к авансовому отчету
Согласно порядку оформления документов, связанных с командированием работников к авансовому отчету в качестве оправдательных документов могут быть приложены:
- командировочное удостоверение, оформленное по форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;
- документы о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
- об иных расходах, связанных с командировкой.
Утверждение авансового отчета
Датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Учет командировочных расходов предусмотрен в 1С и различных бухгалтерских системах .
Если авансовый отчет оформлен с нарушением
Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ. Соответственно указанная в авансовом отчете сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли, как не имеющая надлежащего документального подтверждения.
Авансовый отчет от подотчетного лица оформляют , который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты .
В шапке документа нужно указать:
- от - дата составление авансового отчета;
- Подотчетное лицо - физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.
Отражение выданных ранее подотчетных сумм в авансовом отчете
17 октября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.
Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы .
Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить . Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:
- Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу , например, если или приобрела Организация и их передала подотчетному лицу.
- Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лиц у , если .
- Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу , если .
В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб.
Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет «Расчеты по прочим операциям».
Как оформить авансовый отчет при покупке материалов и ТМЦ
Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.
- чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Контур»:
- бумаги А4 - 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 18%);
Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары .
На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом осуществляется документом Авансовый отчет .
На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.
Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . При проведении документа Авансовый отче т автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.
Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС .
В результате проведения документа Авансовый отче т такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.
Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:
- приобретение ТМЦ оформлять через , когда они поступят в организацию. На в таком случае ничего не указывается;
- оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата .
Суточные и командировочные расходы в авансовом отчете
Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.
Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего - 4 200 руб.
- ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 120 руб.);
- ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 130 руб.);
- квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 18%).
Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие .
При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать - Приходный ордер (М-4) Авансового отчета.
Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал
В данной статье рассмотрены особенности нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, налоговом учете, а также порядок отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 2.0). Статья подготовлена М.С. Сучковой.
- по проезду;
- по найму жилого помещения;
Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами
В ходе своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Порядок выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным Банком РФ (Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40). Руководителем организации определяются размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании денежных средств (по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет») и приложить подтверждающие документы.
В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Постоянным местом работы признается место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором. Порядок направления работника в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику следующие расходы:
- по проезду;
- по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.
При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются расходы:
- на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- на оформление обязательной медицинской страховки;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- иные обязательные платежи и сборы.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами». По дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счетов денежных средств отражается выдача сумм денежных средств под отчет. Израсходованные подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетами затрат или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Отражение командировочных расходов в налоговом учете
В соответствии с пп. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Для целей налогообложения налога на прибыль могут учитываться следующие расходы:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
С 1 января 2009 года суммы суточных и полевого довольствия не нормируются для целей налогообложения налогом на прибыль (Федеральный закон от 22.07.2008 №158-ФЗ). Моментом признания расходов на командировочные расходы при методе начисления является дата утверждения авансового отчета (статья 272 НК РФ).
Суммы налога на добавленную стоимость (НДС), уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), подлежат вычету (п. 7 статья 171 НК РФ). Основанием для вычета сумм НДС являются счета-фактуры, либо документы, подтверждающие уплату суммы налога, удержанного налоговыми агентами (бланки строгой отчетности).
В соответствии с НК РФ в доход работника для цели расчета налога на доходы физических лиц (НДФЛ) не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, например расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения (п.3 статья 217 НК РФ). При командировке на территории РФ (заграничной командировке) при сумме суточных свыше 700 рублей (2500 рублей) в день с суммы, превышающей 700 рублей (2500 рублей) в день, необходимо начислить и уплатить НДФЛ. При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
В соответствии с п. 2 статьей 9 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировки работников, как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Ведение учета расчетов с подотчетными лицами в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 2.0)
Рассмотрим пример расчетов с подотчетным лицом при выдаче наличных денежных средств на хозяйственные нужды в программе "1С:Бухгалтерия 8". В рамках примера рассмотрим несколько возможных вариантов развития событий.
Пример 1
01.04.2011 года организация «Пример» выдала сотруднику Иванову В.Д. 10 000 рублей на покупку внешнего жесткого диска.
В программе "1С:Бухгалтерия 8" эта операция отражается документом «Расходный кассовый ордер» (пункт главного меню «Касса») с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу». В документе необходимо заполнить счет учета, в данном случае 50.01, выданную сумму 10 000 рублей. На вкладке «Реквизиты платежа» указываем «Подотчетное лицо», которое выбираем из справочника «Сотрудники», «Иванов Владимир Данилович» и статью движения денежных средств «Выдача денежных средств подотчетнику». Документ формирует проводки Дт 71.01 Кт 50.01 10 000 рублей . На рисунке 1 представлен проведенный документ «Расходный кассовый ордер» и результаты его проведения.
Рис. 1. Выдача денежных средств подотчетному лицу
Вариант 1. Авансовый отчет с неизрасходованными суммами
08.04.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 9 000 рублей. Неизрасходованные средства были возвращены в кассу.
В программе "1С:Бухгалтерия 8" формируется документ «Авансовый отчет» (пункт главного меню «Касса»). В реквизите «физ. лицо» указываем подотчетное лицо «Иванов Владимир Данилович», на вкладке «Авансы» выбираем документ, по которому были выданы денежные средства. Сначала выбираем вид документа «Расходный кассовый ордер», затем из проявившего списка выбираем нужный документ, в нашем примере это РКО №1 от 01.04.2011, остальные поля таблицы заполнятся автоматически. На вкладке «Товары» указываем «номенклатуру» купленного товара, из справочника «Номенклатура» выбираем «Внешний жесткий диск», если его нет в списке, то добавляем его в справочник. Указываем количество - 1 шт., цену, сумму - 9 000 рублей, % НДС - 18%, сумма НДС рассчитывается автоматически - 1 372,88 рублей. Для автоматического формирования счета-фактуры в программе указываем поставщика - «Розничный магазин», ставим галочку в поле «СФ предъявлен», указываем дату и номер счет фактуры. Указываем счет учета диска - 10.09 и счет учета НДС - 19.03. Пример заполнения «Авансового отчета» представлен на рисунке 2. В результате проведения документа формируются проводки:
Дебет 10.09 Кредит 71.01
- 7 627,12 рублей,
Дебет 19.03 Кредит 71.01
- 1 372,88 рублей.
Рис. 2. Пример заполнения «Авансового отчета», вкладки «Авансы» и «Товары»
Возврат неизрасходованной суммы (1 000 рублей) отражается в программе "1С:Бухгалтерия 8" с помощью документа «Приходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Возврат от подотчетного лица», где указывается возвращаемая сумма 1 000 рублей, подотчетное лицо и вид движения денежных средств. Пример заполнения ПКО приведен на рисунке 3. Документ формирует проводки:
Дебет 50.01 Кредит 71.01
- 1 000 рублей.
Рис. 3. Приходный кассовый ордер
Для того чтобы проконтролировать, что все расчеты отражены в программе правильно, можно составить оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.01 и сделать отбор по сотруднику Иванову В.Д. (рисунок 4).
Рис. 4. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 с отбором по сотруднику В.Д. Иванову
Вариант 2. Авансовый отчет с перерасходом
08.04.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 11 000 рублей. Организация возместила сумму превышения.
В данной ситуации в программе "1С:Бухгалтерия 8" формируется «Авансовый отчет», который заполняется аналогичным образом как в варианте 1 (рисунок 2), только указывается другая стоимость жесткого диска. Выдача подотчетному лицу сумму превышения расходов над выданным авансом (1 000 рублей) оформляется документом «Расходный кассовый ордер», который заполняется как на рисунке 1.
Вариант 3. Авансовый отчет с невозвращенными суммами
Иванов В.Д. представил авансовый отчет 08.04.2011 года. В приказе руководителя было указано, что сумма на покупку внешнего жесткого диска предоставляется на период с 01.04.2011 по 07.04.2011. Денежные средства, оставшиеся после покупки внешнего жесткого диска, Иванов В.Д. не вернул. Приказом руководителя было принято решение об удержании оставшихся денежных средств из зарплаты сотрудника.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками вовремя, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей. Далее они списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
В программе "1С:Бухгалтерия 8" операция по принятию к учету внешнего жесткого диска отражается документом «Авансовый отчет» (рисунок 2). Операции по отражению недостач отражаются в документе «Операции, введенные вручную». Для данного примера должны быть сформированы следующие поводки:
Дебет 94 Кредит 71.01
- 1 000 рублей - отражение недостачи;
Дебет 73 Кредит 94
- 1 000 рублей - списание задолженности по недостачи на сотрудника;
Дебет 70 Кредит 73
- 1 000 рублей - удержание невозвращенной суммы из зарплаты.
Рис. 5 - Списание невозвращенной подотчетной суммы на недостачи
Пример 2
Авансовый отчет на командировку
Иванов В.Д. был направлен в командировку на 3 дня в Москву для заключения договора о поставке товаров (с 23.05.2011 по 25.05.2011). Иванову В.Д. был выдан аванс в размере 30 000 рублей, в расчете суточные 2 700 рублей (900 рублей*3 дня), расходы по найму жилья 12 000 рублей (4 000 рублей*3 дня), билеты на самолет 15 300 рублей.
27.05.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет, командировочное удостоверение, отчет о выполнении служебного задания и подтверждающие документы: счет за проживание в гостинице по форме N 3-Г на сумму 13 500 рублей (4 500 рублей*3 дня) и чек по оплате проживания; авиабилеты на сумму 14 000 рублей. Суммы уплаченного НДС в документах выделены отдельной строкой.
Порядок отражения операций в программе "1С:Бухгалтерия 8":
1. 20.05.2011 формируется документ «Расходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу» (рисунок 6). Документ формирует проводку:
Дебет 71.01 Кредит 50.01
- 30 000 рублей .
Рис. 6. Выдача денежных средств подотчетному лицу на командировочные расходы
2. 27.05.2011 формируется документ «Авансовый отчет». На вкладке «Авансы» указывается документ, по которому был выдан аванс «Расходный кассовый ордер». На вкладке «Прочее» указываются суточные, расходы по найму жилья, расходы на проезд (Рисунок 7). Документ сформирует следующие проводки:
Дебет 44.01 Кредит 71. 01
- 2 700 рублей - суточные;
Дебет 44.01 Кредит 71. 01
- 11 440,68 рублей - расходы по найму жилья;
Дебет 19.04 Кредит 71.01
- 2 059,32 рублей - НДС с расходов по найму жилья;
Дебет 44.01 Кредит 71. 01
- 11 864,41 рублей - расходы на проезд;
Дебет 19.04 Кредит 71.01
- 2 135,59 рублей - НДС с расходов на проезд.
Рис. 7. Отражение командировочных расходов в документе «Авансовый отчет»
3. 27.05.2011 формируется документ «Расходный кассовый ордер» для отражения компенсации перерасхода по авансовому отчету на сумму 200 рублей. Документ формирует проводку:
Дебет 71.01 Кредит 50.01
- 200 рублей.
4. 31.05.2011 необходимо отразить начисление НДФЛ с суммы превышающей нормы по суточным. Сумма превышения составляет: (900 рублей - 700 рублей)*3 дня = 600 рублей. Сумма НДФЛ составляет: 600*13%=78 рублей. В программе "1С:Бухгалтерия 8" операция начисления суммы НДФЛ отражается следующим образом:
- В документе «Операция, введенная вручную» указывается проводка Дебет 70 Кредит 68 на 78 рублей.
- Если учет заработной платы ведется в программе "1С:Бухгалтерия 8", то для целей расчета заработной платы и формирования отчетов по НДФЛ, сумму доходов с превышения и сумму НДФЛ необходимо ввести документом "Ввод доходов, НДФЛ и налогов (взносов) с ФОТ", причем
- сумма дохода (600 рублей) указывается на закладке "НДФЛ: доходы и налоги" (рисунок 8),
- сумму НДФЛ (78 рублей) необходимо указать на закладках "НДФЛ по ставке 13%", "НДФЛ удержанный" (рисунок 9, рисунок 10).
Рис. 8. Отражение суммы дохода с превышения норм суточных по НДФЛ
Рис. 9. Отражение суммы НДФЛ
Рис. 10. Отражение суммы удержанного НДФЛ
Похожие статьи
