Правила выдачи средств в подотчет изменились. Теперь для оформления выдачи подотчетных денег достаточно только приказа директора. Причем деньги могут получить даже те, кто не отчитался по предыдущим авансам.
Что такое подотчет
Подотчет — это аванс, выданный сотрудникам для выполнения служебных поручений, о расходовании которого придется отчитаться. Например, о праве компаний выдавать кассовую наличку в подотчет говорится в пункте 2 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Налоговики требуют НДФЛ и взносы с подотчетных
Налоговики уточнили, когда с подотчетных сумм нужно начислить НДФЛ и страховые взносы (письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@).
По мнению налоговиков, обязанность начислить взносы и удержать НДФЛ возникает только в одном случае. А именно: работник не вернул работодателю выданные под отчет и не истраченные по назначению суммы, а работодатель решил не удерживать с подотчетника эти деньги.
Датой возникновения у работника дохода будет считаться день, когда работодатель простил работнику долг в виде выданных под отчет денег. Если работодатель обратился в суд, чтобы вернуть неизрасходованные подотчетные, датой возникновения у работника дохода будет считаться день, с которого взыскание долга стало невозможным.
На что можно брать подотчетные средства
Большинство расходов компании оплачивают с собственного расчетного счета. Но бывают случаи, когда работникам выдают деньги под отчет:
- на хознужны (покупку товаров, работ, услуг);
- командировку (суточные, проезд, проживание);
- представительские расходы.
Основание для выдачи денег подотчет — заявление сотрудника с визой директора о том, какую сумму и на какой срок разрешено выдать, либо приказ руководителя о выдаче подотчетных денег.
Чтобы работник делал покупки от имени компании, и на документах указали ее реквизиты, вместе с подотчетными средствами выдают доверенность. В этом случае годятся формы № М-2 или № М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Для того, чтобы подписать акт о приемке работ или услуг, стоит составить доверенность в произвольной форме.
Кому можно выдавать деньги под отчет
Организация вправе выдать подотчет только собственным работникам — тому, с кем заключен либо ГПД. Это следует из пунктов 5 и 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У и подтверждено письмом Банка России от 2 октября 2014 № 29-1-1-6/7859.
То есть, аванс на предстоящие расходы разрешено выдавать не только штатным сотрудникам, но и подрядчикам. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.
Как выдать деньги в подотчет сотруднику
С 19 августа 2017 года для выдачи денег под отчет сотрудникам организации необязательны заявления. А деньги вправе получить даже те подотчетники, кто не отчитался по предыдущим авансам. Изменения в кассовый порядок Центробанк утвердил Указанием от 19 июня 2017 г. № 4416-У.
Оформление
Можете больше не собирать заявления о выдаче подотчетных с каждого работника. Новые правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора.
Как отчитаться за подотчетные деньги
Чтобы подотчет не переквалифицировали в зарплату, важно своевременно отчитываться по деньгам, полученным на нужды компании.
Срок отчета
Руководитель устанавливает срок, по истечении которого подотчетный работник отчитывается по полученному авансу. Например, бухгалтерия выдала аванс водителю в счет расходов на бензин. В течение трех рабочих дней с момента окончания этого срока или после выхода на работу сотрудник представляет отчет. На оформление отчета по командировочным расходам у работников три дня с момента возвращения (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Если подотчетные средства сотрудник получил на банковскую карту, он может отчитаться по этим средствам и позднее трехдневного срока. Дело в том, что расчеты при помощи пластиковых карт относятся к безналичным. К ним «кассовые» ограничения не применяются. Поэтому сроки отчетов стоит установить по усмотрению руководства и зафиксировать во внутреннем документе (например, в положении о выдаче подотчетных сумм или приказе). Это особенно касается случаев, когда подотчетные деньги выданы на длительный срок.
Оформление отчета о подотчетных деньгах
Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Но в 2017 году большинство унифицированных форм необязательны для применения (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Кроме того, Порядок ведения кассовых операций обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы. А авансовый отчет к ним не относится.
Получается, форму компания вправе разработать самостоятельно, утвердив ее приложением к учетной политике. Главное — документ должен содержать обязательные для первички реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Например, в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм - наличными деньгами. Поэтому в документе разрешено предусмотреть в ней иные способы выдачи денег.
Отчет о подотчетных деньгах (образец)
Если сотрудник вовремя не представил авансовый отчет, напомните о необходимости отчитаться за полученные средства. В этом случае работник либо представляет отчет и возвращает деньги, либо пишет заявление с просьбой удержать задолженность из заработной платы.
Удержать деньги можно на основании внутреннего приказа руководителя. Но не позднее чем через месяц с даты предполагаемого возврата сотрудником средств (ст. 248 ТК РФ). И только если подотчетная сумма не превышает средний месячный заработок. В противном случае для возврата денег придется обращаться в суд. Если по истечении срока исковой давности работник не вернул деньги и взыскать их не удалось, задолженность можно отнести на убытки.
Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.
В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3.
Новые правила подотчета:
- получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
- для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
- выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.
Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет
Новые правила подотчета 2019 представляют собой следующий порядок последовательных действий:
- Сотрудник предоставляет в бухгалтерию за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
- Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
- Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги (бухгалтер ).
- Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.
Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, можно утвердить запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.
Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.
Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту
Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе об разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.
Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета
С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.
Если работник потратил свои деньги
Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.
Если работник потратил свои деньги, это не является подотчетом!
Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.
Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ. Однако письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 разъясняет подобные ситуации следующим образом: в действиях сотрудника исключена экономическая выгода, а соответственно, и налогооблагаемая база.
Новые образцы для подотчета
Подотчётные средства выдаются сотруднику на расходы, напрямую связаны с работой организации, где он состоит в штате. К примеру, это могут быть командировочные деньги либо финансы, выделяющиеся ежемесячно на покупку канцтоваров, или оплату полиграфических материалов.
Выдача денег в подотчёт производится в определённом порядке, требующем соблюдения всех правил. В первую очередь должно быть написано заявление от подотчётного лица о необходимости выделить ему средства на производственные расходы. Заявление также составляется, когда средства нужны руководителю предприятия, так как данные расходы обязательно подлежат бухгалтерской проводке.
Получать подотчётные средства можно как наличными в кассе предприятия, так и на карту банка. Что касательно срока, на который выдаются деньги, то определяется он руководителем фирмы.
Как происходит процесс выдачи средств подотчёт? О каких нюансах должны знать сотрудники предприятия? И как осуществляется проверка по затратам?
Центральные детали
Все подотчётные лица, получившие деньга на производственные расходы, обязаны в установленный срок подавать полный отчёт того, на что были потрачены средства компании. Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр.
Правила оформления выдачи подотчётных денег, а также дальнейшей отчётности по затратам, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, согласно им, предприятия имеют право выдавать подотчётные средства не только сотрудникам основного офиса, но и филиалам, не состоящим на самостоятельном .
Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее:
- выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки);
- лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
- сотрудники организации, ранее не отчитавшиеся за предыдущие выданные им подотчётные деньги, не могут получить новые средства.
Что касательно передачи выданных денег третьему лицу, то подотчётное лицо не имеет права совершать подобные сделки.
Главное основание для выдачи подотчётных средств - распоряжение директора предприятия. Однако без согласия сотрудника на получение денег, бухгалтерия не вправе выписать их сотруднику.
Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи.
Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.
Общие моменты
Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения.
То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.
Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.
Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных сотрудников определяется руководителем организации и им же утверждается.
Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.
Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.
Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их получения.
Приказ и документы
Основой процедуры выдачи подотчётных средств является составление приказа вышестоящего руководства. Только на его основании бухгалтерия организации вправе списать с основного счёта предприятия оговариваемую сумму на производственные расходы. Бланк приказа можно скачать в интернете либо составить его в свободной форме, пример которой также с лёгкостью найти на просторах интернета.
Распоряжение должно содержать такую информацию:
- перечень лиц, которым полагается выдача подотчётных средств;
- должности сотрудников;
- суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
- срок использования средств;
- дата подачи авансовой отчётности.
Все сотрудники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, должны в обязательном порядке ознакомиться с приказом и поставить свои подписи, тем самым подтверждая факт того, что они прочитали распоряжение и дают согласие на получение средств.
Также с данными лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправляться в кассу для получения наличности.
Какие документы нужны для оформления подотчётных расходов?
Законодательством РФ о ведении кассовых дел установлен перечень документов, необходимых к предоставлению при выдаче денег под отчёт:
- , содержащая в себе причину выдачи средств, а также данные об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором является директор предприятия);
- , который составляет и заверяет руководитель;
Если средства списываются со счёта организации на производственные расходы, связанные с трудовыми поручениями, то для получения наличности может дополнительно понадобиться один из следующих документов:
- командировочное удостоверение;
- книга регистрации командировочных сотрудников;
- рабочее задание;
- доверенность на оплату расходов от лица компании;
- книга учётов имеющихся доверенностей.
Зачем и основные цели
Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия. Выдаются данные средства как сотрудникам фирмы, так и подрядчикам, предоставившим организации свои услуги.
Законодательством установлен перечень основных затрат, которые предприятие вправе компенсировать подотчётными деньгами.
Так, назначение платежа может быть следующим:
- оплата служебных поездок (командировка);
- наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
- на приобретение товарно-материальных ценностей;
- представительские расходы;
- оплата работ и услуг, выполненных для организации;
- покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.
Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей.
Установленные сроки
Обязательное условие подотчётных выплат - предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах. следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.
Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководство фирмы. Каждое предприятие самостоятельно определяет не только сумму, но и длительность использования денег под отчёт.
Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств. Организации могут выдать их, к примеру, как на три дня, так и полгода. Для каждого сотрудника директор сам определяет время подачи отчётности.
Деньги под отчёт предприятие вправе выдавать как сотрудникам, состоящим в их штате, так и подрядным организациям. Однако с последними из них могут возникнуть проблемы, связанные с подачей авансового отчёта.
Дело в том, что нередко бывают случаи найма недобросовестных подрядчиков, которые зная, что не числятся в компании и с них никаких средств удержать не могут, попросту не выполняют обязательства по предъявлении отчёта по затратам, из-за чего в бухгалтерии фирмы возникают проблемы.
Что делать в этом случае? Выдавать средства при работе предприятия, не состоящего в штате, следует только после того, как подрядчик подпишет бумаги о материальной ответственности перед фирмой. Также руководство организации с целью перестраховки вправе внести в договор некоторые изменения, к примеру, указать, что при несвоевременной подаче отчёта, на сумму, выданную подрядчику, будет начислять пеня в размере 1% за каждый просроченный день.
Кроме того, выдавая средства под отчёт, необходимо придерживать следующих правил:
- при перечислении денег на банковскую карту бухгалтеру нужно указывать назначение платежка, как подотчётный;
- заявление на получение средств должно содержать информацию касательно формы выдачи: наличная либо безналичная;
- проинструктировать работника касательно того, что полученные им средства нельзя передавать другим сотрудникам, иначе при проверке не избежать сложностей;
- не выписывать деньги без предварительно составленного подотчётным лицом заявления, в противном случае предприятию будет грозить штраф в размере 50 тыс. руб.;
- деньги, затраченные в иностранной валюте, при отчётности следует переводить в рубли.
В последнем случае сотруднику для более точного подсчёта расходов необходимо иметь документ, подтверждающий курс валют, по которому он производил обмен. Если такого документа нет, то бухгалтерия конвертирует валюту в рубли по текущему курсу ЦБ РФ.
Нюансы процедуры
Выдавать новые подотчётные деньги можно только после авансового отчёта работника за ранее полученные средства на расходы. Если у сотрудника имеются незакрытые долги по данному факту, то выписав ему деньги, компания нарушит кассовую дисциплину, что наказывается штрафом.
Что касательно подачи отчёта, то она осуществляется в письменном виде. Законодательством предусмотрена специальная форма бланка, подлежащего к заполнению, а также перечень обязательных документов, необходимых к предъявлению, чтобы доказать факт произведённых затрат.
Авансовый отчёт сдаётся сотрудником в течение трёх дней со дня окончания командировки либо срока, указанного в заявлении на выдачу.
Что стоит помнить
Требовать от сотрудника отчёт по затратам за полученные средства нужно, только если деньги на расходы он получил заранее. Если же он тратил личные деньги, которые компания потом возместила, выдав подотчётные, то авансовый отчёт он подавать не должен. В этом случае достаточно перед выдачей денег взять у работника заявление на компенсацию расходов в интересах предприятия и документы, подтверждающие их: квитанции, чеки, накладные и пр.
Если сотрудник не предъявит соответствующие документы, то при проверке подотчётные средства будут восприниматься налоговиками, как доходные и на них начислят НДФЛ.
Что касательно возврата оставшихся средств, то вернуть работник их вправе любым удобным для него способом:
- наличными в кассу;
- на расчётный счёт компании.
Однако в этом случае может возникнуть проблема с самим банком. Так, некоторые финансовые учреждения отказываются принимать наличные, если предприятие выдавало их в электронном виде.
Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат. Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.
Спорные моменты и проверка
Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте. Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением.
В таблице ниже приведены примеры спорных моментов, возникающих довольно часто:
| Ситуация | Решение |
| Сотруднику срочно потребовались подотчётные, а руководителя нет на работе. | Оформить приказ может заместитель директора или бухгалтер, но только при наличии доверенности на проведение данной процедуры. |
| Руководитель в устной форме попросил выделить ему деньги под дальнейший отчёт. | Выдача подотчётных осуществляется исключительно при наличии письменного заявления и директор не исключение. |
| Сотруднику необходима сумма больше установленного лимита в 100 тыс. | Оформить сделку возможно только в наличной форме. Если деньги необходимо перевести на карту банка, то превышение лимита будет считаться нарушением кассового ведения. |
| Деньги выписываются подрядчику из кассы для покупки стройматериалов по . | В 2019 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Поэтому выдача подотчётных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины. |
| В бухгалтерии настаивают на подписании договора о материальной ответственности. | Если сотрудник состоит в штате организации, то подписание такового договора не является обязательным. В случае невозврата средств долг можно будет удержать из его заработной платы. |
Наличные из кассы
Чтобы предприятие могло осуществлять выдачу наличных средств под отчёт оно должно иметь кассу. По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную .
Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:
- данные сотрудника, получившего деньги;
- сумма;
- целевое назначение;
- номер приказа;
- срок использования;
- дата выдачи.
Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия. Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника.
Схема для директора
Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками. Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все.
Процедура оформления, как и в общих случаях, начинается с составления приказа и написания заявления. Отличие только в том, что в заявлении не нужно писать «Директору ООО…», достаточно указать наименование компании и заверить документ подписью и печатью.
Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс. за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.
Алгоритм
Для начисления подотчётных средств в законодательстве установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:
- проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
- составление заявления;
- оформление расходного ордера;
- проводка ордера в кассе;
- проверка кассовой книги.
Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия и лично сотрудником, на которого будут выделяться деньги. В нём обязательно указывается сумма наличности и срок использования.
Расходный ордер оформляется главным бухгалтером, кассиром либо управляющим компании. Подписывает его так же бухгалтер или директор, в зависимости от того, кто из них есть на рабочем месте.
Перед выдачей средств кассир обязан проверить полученный расходник, а также удостовериться в личности подотчётного лица, затребовав паспорт или иной документ.
После в кассовую книгу производится запись о полученном ордере и выданных средствах под отчёт. Ответственным за данный процесс является бухгалтер либо главный бухгалтер, если они отсутствуют на рабочем месте, то запись вносит директор.
Отражение в бухучёте
Все денежные расходы фирмы отражаются в бухгалтерском отчёте. Кроме того, каждая финансовая операция имеет свою кодировку, установленную Налоговым Кодексом РФ.
Так, если подотчётные были выданы для канцелярских либо бытовых расходов, либо на оплату ремонтных работ для предприятия, то в налоговом бухгалтерском отчёте данная операция проводится по 44-фз - Федеральный закон, относящийся к сфере продаж, услуг и работ по обеспечению муниципальных и государственных нужд.
Бухгалтерская проводка по выдаче денег под отчёт производится в день списания средств с общего счёта компании. Если в налоговом отчёте не указать данные средства, как подотчётные, то ФНС примет это за нарушение. Кроме того, за получение этих денег с подотчётного лица будет изъят налоговый сбор.
Все бухгалтерские отчёты предприятия ведутся в программе 1С, подотчётные средства не являются исключением. В случае невозврата остатка денег или отчёта по тратам в установленные сроки, недостающую сумму отражают как по кредиту — расчёт с подотчётными лицами, так и по дебету — недостачи и потери.
В дальнейшем недостающие суммы списываются и вносятся в программу, как оплата труда персоналу либо расчёты за прочие расходные операции. Сам неизрасходованный аванс удерживается из заработной платы подотчётного лица, что также подлежит бухгалтерской проводке.
Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью работодателя.
Кто является подотчетным лицом
При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).
Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет
При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.
Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ - инструкция по расчетам с подотчетными лицами, так и раздел в положении о документообороте в организации.
Оформление операции по выдаче денежных средств под отчет
Для выдачи денег бухгалтерия оформляет по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (п. 6 Указания N 3210-У).
Отметим, что Форма N КО-2 расходного кассового ордера обязательна к применению.
Срок выдачи денежных средств под отчет
Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено.
Как правило, его фиксируют в ЛНА (например, в упомянутых ранее положении о документообороте в организации или инструкции по составлению авансового отчета). Сформулировать норму об этом можно так.
Пример. Ограничение срока, на который выдаются деньги под отчет, в ЛНА.
Лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки.
Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней.
Подотчетные деньги и "зарплатные" налоги
Выданные под отчет деньги не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Однако на практике все не так просто.
Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В609, от 19.12.2014 N 17-3/В-618).
В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.
Что касается НДФЛ, включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов).
К таким выводам пришел Президиум ВАС в Постановлениях от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011, N 13510/12 по делу N А53-270/11.
В Определении ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450 арбитры также пришли к выводу, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника.
К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф "Количество", "Цена товара", "Подпись продавца".
Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.
В частности, в Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012 указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.
Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.
На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил .
В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:
Страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609);
НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО от 19.02.2014 N А45-25321/2012).
Если организация на УСН
Для плательщиков УСН с объектом "доходы минус расходы" в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы.
При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.
Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.
Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.
Это подтверждает также Минфин России в Письме от 17.01.2012 N 03-11-11/4.
Как отмечено в Письме Минфина России от 17 января 2012 г. N 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.
Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Подотчетные лица: подробности для бухгалтера
- Расчеты с подотчетными лицами с использованием карты «Мир»
На основании заявления сотрудника учреждения – подотчетного лица. Заявление должно содержать: назначение аванса... ; сумму денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели. Кроме того... производится при условии отсутствия за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, ... счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п... руб. для приобретения подотчетным лицом поздравительных открыток и сувенирной продукции...
- Осуществляем контроль расчетов с подотчетными лицами
Проверка правильности оформления расчетов с подотчетными лицами. Указанная проверка осуществляется с целью... производиться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. ... учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет... , при проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо обратить внимание: на... разрезе каждого подотчетного лица; на правильность отражения операций с подотчетными лицами в бухучете...
- Расчеты с подотчетными лицами
Расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также доказательств, подтверждающих оприходование... . Несвоевременный возврат подотчетным лицом неизрасходованной суммы. Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не возвращает в... . Несвоевременный возврат учреждением подотчетному лицу перерасхода. Срок выплаты подотчетному лицу перерасхода устанавливается руководителем учреждения...
- Изменения в учете расчетов с подотчетными лицами
... (ф. 0504833). Если подотчетное лицо признано неплатежеспособным Приказом Минфина РФ... неплатежеспособным дебитором может быть и подотчетное лицо, имеющее просроченную задолженность перед... балансом. Списание дебиторской задолженности подотчетных лиц с баланса отражается следующей бухгалтерской... связанных с отражением расчетов с подотчетными лицами, можно выделить следующее: изменение... подотчетного лица, признанного неплатежеспособным; введение проводок для отражения расчетов с подотчетными лицами...
- Важные вопросы о выдаче авансов подотчетным лицам
Актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы основные... актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы... бухгалтерия имеет право выдать аванс подотчетному лицу. Сотрудник, получивший под отчет... счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Важно также отметить, что... Организация может выдать наличные средства подотчетному лицу несколькими способами: наличными в... компании на зарплатную банковскую карту подотчетного лица. Такая возможность прописана в...
- Когда и как применять онлайн-кассу в учреждении?
ККТ при выдаче денежных средств подотчетному лицу? Выдача денежных средств работнику... средства выдаются подотчетному лицу без применения онлайн-ККТ. Вопрос: Подотчетное лицо приобретает за... разным. Если в момент покупки подотчетное лицо идентифицировано как представитель организации (им... организаций. Если доверенность у покупателя (подотчетного лица) отсутствует, он выступает как физическое... На период служебной командировки для подотчетного лица автономного учреждения была арендована квартира...
- Анализ изменений, внесенных в Инструкцию № 191н
Не показывается Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возврату предоставленных им средств... задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в... 000 «Расчеты с подотчетными лицами» выявлена задолженность (дебетовый остаток) подотчетного лица, отношения с... сроков перечисления (выдачи) средств подотчетному лицу в соответствии с порядком, установленным... учета. Кредиторская задолженность перед подотчетным лицом заявительного характера к просроченной задолженности...
- Учет расчетов с применением платежных карт
Физические лица – подотчетники. Обеспечение подотчетных лиц учреждения денежными средствами с использованием... уполномоченным работникам (то есть подотчетным лицам). На основании таких заявлений... денежных средств с карты подотчетным лицом учреждения Уполномоченное (подотчетное лицо) учреждения, на которое...) на карту подотчетным лицом неиспользованных сумм При возврате подотчетным лицом неиспользованных средств на... 10н) Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт, ...
- Разъяснения по представлению бюджетной отчетности в 2018 году
Кредиторская задолженность субъекта учета перед подотчетными лицами, отраженная по соответствующим счетам... учреждения). Кредиторская задолженность перед подотчетным лицом заявительного характера к просроченной... «Расчеты с подотчетными лицами» числится задолженность (дебетовый остаток) подотчетного лица, которое не... погашения задолженности. Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возвратам предоставленных им... задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в...
- Командирование работников в 2019 году: какие новшества учесть?
... ». С учетом изложенного расчеты с подотчетными лицами необходимо отражать: по выплате суточных... 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»; по оплате... 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг... 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг». }
Похожие статьи
