Отражены командировочные расходы проводка. Бухучет командировочных расходов

Если в фирме сотрудники выезжают из своего города для выполнения служебных заданий, то получают в кассе деньги на командировочные расходы. Затем бухгалтерия получает отчёт командированного. Бухгалтерам полезно узнать, как этот отчёт проверить, провести по бухгалтерскому учёту и не заплатить лишних налогов, все ли расходы считать обоснованными и оплачивать сотруднику.

Что относим к командировочным расходам

Работникам зачастую приходится отправляться в другие населённые пункты по служебной надобности. Такие поездки (командировки) предусмотрены законом (ст. 166 ТК РФ) и предполагают выполнение конкретных заданий. Понятие командировки не относится к наёмным работникам, у которых вид деятельности предполагает постоянную работу в дороге (водители междугородного транспорта, проводники и т. п.).

Ст. 167 ТК РФ гарантирует сотруднику возмещение работодателем тех расходов, которые связаны со служебной командировкой.

Согласно трудовому законодательству (ст. 168 ТК РФ) работнику, направленному в командировку, необходимо оплатить:

расходы по проезду к месту командировки и обратно;
расходы по найму жилого помещения, например, оплату проживания в гостинице;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

К дополнительным расходам можно отнести, например, расходы на питание в кафе, проезд на городском транспорте в населённом пункте, куда сотрудник был командирован, оплату услуг такси. Сюда же относятся и расходы на услуги связи. Особенное внимание следует уделить согласованию между командированным сотрудником и работодателем представительских расходов.

Законодательство обязывает выдать из кассы сотруднику, направленному в командировку, аванс на оплату расходов в поездке. Важно, что все расходы сотрудника будут оплачиваться бухгалтерией на основании представленных им чеков и квитанций.

Вернувшись из командировки, сотрудник в течение трёх рабочих дней составляет отчёт, по которому работодатель проведёт по бухгалтерскому учёту расходы командированного сотрудника. Если на обоснованные и документально подтверждённые командировочные расходы сотрудник потратил личные средства, бухгалтерия возвратит человеку эти деньги. А если документально подтверждена не вся выданная из кассы сумма командировочного аванса, то неизрасходованный остаток сотрудник возвращает в кассу или эту сумму удержат из его ближайшей зарплаты.

Величина суточных при командировках устанавливается работодателем самостоятельно. Очевидно, что такая сумма должна быть экономически обоснована.

Единой нормы суточных командировочных расходов, которая была бы обязательна для всех организаций в 2018 году, не установлено. Однако законом установлен максимальный размер суточных, который для сотрудника не будет облагаться НДФЛ: для командировок по России 700 рублей в сутки, а для командировок за границу - 2500 рублей.

Видео: командировочные расходы

Какие бухгалтерские счета используются в проводках при отражении командировочных расходов

По установленному порядку сотрудник перед отъездом в командировку получает в кассе сумму на оплату командировочных расходов по расходному ордеру формы № КО-2 (). Бухгалтер работодателя подготавливает документ, а сотрудник расписывается в получении денежных средств.

Выданный аванс на командировочные расходы оформлен расходным кассовым ордером

Все более широкое распространение получают безналичные расчёты организаций со своими сотрудниками. Это относится не только к зарплате, но и к перечислению подотчётных сумм, в том числе командировочных, на зарплатные карты сотрудников (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02–03–10/37209 № 42–7.4–05/5.2–554).

На имя сотрудника разумно открыть корпоративную банковскую карту, на которую можно зачислить аванс на командировочные расходы. Это особенно удобно для сотрудников, часто выезжающих в командировку.

Вернувшийся из командировки, сотрудник составляет и предъявляет авансовый отчёт (форма № АО-1). На оборотной стороне его должны быть отображены все расходы командированного. Суточные отражают отдельной строкой. Остальные расходы (оплата за билет, плата за номер в гостинице или съёмное жильё и т. п.) отражают на основании приложенных билетов, чеков, квитанций, оформленных надлежащим образом. Эти документы должны соответствовать положениям ст. 252 НК РФ . Иначе подтвердить расходы командированному сотруднику будет невозможно. Хотя в особых случаях (например, при утере железнодорожного билета) такое возмещение производят на практике по отдельному алгоритму с составлением актов, приложением справок от транспортной организации, являющихся обоснованием расходов.

Авансовый отчёт при сдаче в бухгалтерию подписывает командированный (подотчётное лицо), затем на документе появляется подпись бухгалтера, который проверил отчёт. После этого отчёт подписывает главный бухгалтер и утверждает директор.

Если сотрудник, вернувшийся из командировки, не использовал часть выданного аванса, он обязан вернуть оставшуюся сумму в кассу. Эта сумма может быть удержана из ближайшей зарплаты сотрудника. Если сотруднику в командировке не хватило полученного аванса на обоснованные расходы и он потратил собственные деньги, ему возмещаются работодателем такие расходы.

Для учёта расчётов по командировкам используют счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», где по дебету отражают выданные суммы командировочного аванса, а по кредиту - расходы командированного сотрудника.

Таблица: проводки по компенсации командировочных расходов

Дебет	Кредит	Бухгалтерская операция
71	50	Выдано под отчёт на командировку.
71	51	Перечислены командировочные на зарплатную карточку.
55	51	Перечисление аванса на специальную корпоративную карту.
71	55	Отражение расхода командированным средств со специальной карты.
50	71	Возвращены в кассу неизрасходованные суммы командировочного аванса.
70	71	Удержан из зарплаты неизрасходованный остаток аванса на командировку.
71	50	Выдана сотруднику сумма, равная личным средствам, обоснованно потраченным в командировке.

Отдельные расходы, отражённые в авансовом отчёте, работодатель может не признать обоснованными. Эти суммы удерживают из зарплаты сотрудника, либо сотрудник самостоятельно возмещает сумму непризнанных расходов.

Таблица: проводки по суммам необоснованных затрат

В бухгалтерии проверка отчёта командированного начинается с подтверждения правильности расчёта суточных. Дневную сумму суточных умножают на количество дней командировки. В эти дни всегда входят день отъезда и день приезда. Эти даты проверяют по билетам, приложенным к отчёту.

Не имеет значения время отправления и прибытия транспорта.

Если поезд отправился 17 января в 23 часа 50 минут, то 17 января следует считать днём отъезда в командировку с платой за этот день суточных (даже если днём сотрудник находился на рабочем месте). И также днём приезда из командировки (с оплатой суточных) будем считать день, в который поезд командированного прибыл, например, в 2 часа ночи.

Командированному работнику оплачиваются все дни нахождения в пути

Суточные положено выплачивать также за выходные и праздничные дни, приходящие на срок командировки, а также за дни в пути. На выплату суточных не влияет включение стоимости питания в стоимость билета (Письмо Минфина от 02.03.2017 № 03–03–07/11901).

Расходы относят на те счета учёта, которые отражают цель работы сотрудника в командировке.

Если в приложенных к авансовому отчёту документах НДС выделен надлежащим образом (в счетах-фактурах, на бланках строгой отчётности), НДС по таким документам относим на счёт 19 и предъявляем в бюджет к вычету.

Стоимость проездного документа (билета на самолёт, автобус или поезд) возмещается работодателем. Обычно выбор категории транспорта согласовывается командируемым сотрудником с руководством, поскольку от категории транспорта зависит и стоимость билета.

Длительность командировки согласовывается работодателем и сотрудником самостоятельно и обосновывается приказом руководителя, а командировочное удостоверение оформлять с 2015 года не нужно (Постановление Правительства от 29.12.2014).

Таблица: проводки по учёту расходов командированного сотрудника

Дебет	Кредит	Виды расходов
20 (23, 25, 26, 29)	71	Основная деятельность компании, занятой производством (балансовый счёт зависит от вида деятельности командированного и задания на командировку).
44	71	Основная деятельность торговой компании.
08	71	Цель командировки - покупка и/или доставка новых объектов основных средств.
10	71	Сотрудник командирован для приобретения материалов, запчастей и т. п.
28	71	Перевозка бракованной продукции или выполнение гарантийного ремонта.
19	71	Выделение НДС по документам, приложенным к авансовому отчёту.
68.НДС	19	НДС предъявлен к вычету.

Если проезд командированного оплачивает напрямую работодатель, то билет нужно приходовать на счёте 50.3 «Касса. Денежные документы».

Таблица: проводки по оплате проездных документов

Налоговый учёт командировочных расходов

Российское налоговое законодательство не относит суммы, полученные от работодателя на расходы в командировке, к доходам командированного работника, поэтому такие суммы не входят в базу обложения по НДФЛ и по страховым взносам (п. 2 ст. 422 НК РФ и п. 3 ст. 217 НК РФ).

В эти необлагаемые суммы входят подтверждённые документами расходы на проезд от места расположения компании в пункт выполнения командировочного задания и обратно, а также все сопутствующие этому проезду обоснованные расходы (посадочные талоны, услуги аэропортов, оплата провоза багажа).

В состав необлагаемых сумм включены также расходы в населённом пункте, куда сотрудник был командирован. Сюда относят чеки гостиниц, чеки на оплату услуг связи.

Не облагаются налогом и суточные, но здесь установлен необлагаемый максимум: 700 рублей за день в РФ и 2500 рублей для командировки за пределы РФ. Это ограничение относится и к НДФЛ, и к страховым взносам (п. 2 ст. 422 НК РФ). Исключение для такого ограничения суточных составляют взносы по соцстраху «на травматизм» - для них необлагаемой считается вся сумма суточных, установленных в организации (Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14–03–11/08–13985).

Аналогично суточным производится налогообложение НДФЛ оплаты за наём жилого помещения в случае, когда не представлены документы (не более 700 рублей за день в РФ и не более 2 500 рублей за границей). Страховыми взносами здесь не облагается вся сумма.

В составе расходов для расчёта налога на прибыль учитывают в полном объёме фактические командировочные расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), включая суточные. Эти затраты следует относить к общим расходам.

Исключение составляют оплата обслуживания в ресторане, дополнительное обслуживание в номере гостиницы и т. п. Такие расходы либо не признаются работодателем и оплачиваются за счёт личных средств командированного, либо (при согласовании с работодателем) списываются на расходы фирмы, но облагаются налогом на прибыль.

Общим основанием для приёма НДС к вычету является наличие счёта-фактуры. Для командировочных расходов можно принимать другие документы с выделенной суммой НДС, например, железнодорожные билеты (п. 1 ст. 172 НК РФ).

С 01.01.2017 услуги железной дороги по перевозке пассажиров облагаются по ставке НДС 0% (пп. 9.3 п. 1 ст. 164 НК РФ), поэтому к вычету по НДС может быть принят с оплаты за пользованию постельными принадлежностями.

Если в билете НДС выделен одной суммой с платы за пользование постельными принадлежностями и за услуги питания, НДС нельзя принять к вычету (Письмо Минфина от 06.10.2016 № 03–07–11/58108). Эта сумма будет отражена в расходах компании, не облагаемых налогом на прибыль.

Видео: подтверждение командировочных расходов

Пример бухгалтерского и налогового учёта командировочных расходов

Менеджер Д.В. Петров работает в ООО «Альфа» в Саратове. Петров был приказом директора ООО «Альфа» от 15.01.2018 направлен в командировку в Москву для переговоров и подписания договора с поставщиком.

В ООО «Альфа» установлена приказом директора сумма суточных для командировок сотрудников в размере 1000 рублей в день.

Петрову выдали под отчёт аванс в сумме 13400 рублей из расчёта на следующие расходы:

оплата проезда из Саратова в Москву и обратно - 5200 * 2 = 10400 рублей;

19 января Д.В. Петров сдал в бухгалтерию ООО «Альфа» авансовый отчёт, в котором отражены следующие расходы:

билет на проезд из Саратова в Москву 5145 рублей, в т. ч. дополнительные услуги (постельное белье) 218 рублей;
билет на проезд из Москву в Саратов 5145 рублей, в т. ч. дополнительные услуги (постельное белье) 218 рублей;
суточные за три дня 1000 * 3 = 3000 рублей.

Итоговая сумма фактических расходов Д.В. Петрова по авансовому отчёту составила 13290 рублей.

Авансовый отчёт Петрова содержит бухгалтерские проводки по учёту расходов, сделанных им в командировке

Оборотная сторона авансового отчёта Д.В. Петрова отражает каждый вид расходов со ссылкой на приложенные документы (два железнодорожных билета).

Авансовый отчёт Петрова (оборотная сторона) детализирует сумму расходов

Налогооблагаемой суммой по НДС в расходах Петрова является только стоимость пользования постельным бельём в поездах в сумме 218 * 2 = 436 рублей. Сумма НДС составляет 436 /118 * 18 = 66,51 рублей.

По командировочным расходам Д.В. Петрова бухгалтером сделаны проводки в учёте.

Таблица: проводки по учёту расходов командированного работника

Сумма	Дебет	Кредит	Операция
13 400	71	50	Выдан Петрову под отчёт из кассы аванс на командировку.
10223,49	26	71	Списаны расходы на билеты за вычетом НДС.
66,51	19	71	Выделен НДС 18% по дополнительным расходам на пользование постельными принадлежностями в ж/д билетах Петрова.
66,51	68.НДС	19	Выделенный НДС по дополнительными расходам предъявлен к вычету.
3000	26	71	Суточные Петрова списаны на затраты в полном объёме.
117	71	68.НДФЛ	Начислен НДФЛ на суточные свыше 700 рублей в сутки ((1000 – 700) рублей * 3 * 13% = 117 рублей).
110	50	71	Петров возвратил в кассу неистраченные суммы.

После возвращения из командировки сотрудник отчитывается перед работодателем в своих расходах. Бухгалтер должен знать, какой отчёт считать правильно составленным, как отразить расходы в бухгалтерии и в налоговом учёте.

Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:

учет командировочных расходов;
учет расходов на проезд;
учет расходов на проживание;
выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.

Условие задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Продолжительность командировки 5 дней.

Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС.

Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч. НДС.

Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.

Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Оплата суточных

За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда - календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.

Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц - НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей - за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.

Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.

Расходы на проживание в командировке

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).

Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.

Расходы на проживании в гостинице по условию задачи составят 5 х 3 540 = 17 700 руб. В том числе НДС 2 700 руб.

Транспортные расходы

Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.

Транспортные расходы по условию задачи составляют 5 900 руб., в том числе НДС 900 руб.

Авансовый отчёт

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии. Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.

Итоговый расчет по расходам на командировку приведен в таблице ниже.

Вид расхода	Расходы, руб. в сутки	Cутки	Расходы, руб.
Суточные	700	5	3 500
Проживание в гостинице	3 540	5	17 700 в т.ч. НДС 2 700
Проезд			5 900 в т. ч. НДС 900
ИТОГО			27 100

Проводки по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерская проводка: из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 10 000 руб.

Кт 50 "Касса" 10 000 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету начислены суточные.

Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 3 500 руб.

Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 3 500 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены расходы на проживание.

Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 15 000 руб.

Дт 19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 2 700 руб.

Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 700 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены транспортные расходы.

Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 5 000 руб.

Дт 19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 900 руб.

Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 5 900 руб.

Произведен расчет с подотчетным лицом

Как вы уже знаете, для учета расчетов с подотчетными лицами используется бухгалтерский счет учета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". После выполнения приведенных выше бухгалтерских проводок данные по этому счету выглядят следующим образом.


10 000
	3 500
	17 700
	5 900
10 000	27 100
	17 100

Как видно из рисунка по счету 71, сотрудник потратил и отчитался за большую сумму, чем ему было выдано. Бухгалтерская проводка по расчетам с подотчетным лицом в этом случае будет выглядеть следующим образом:

Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 100 руб.

Кт 50 "Касса" 17 100 руб.

Если расчет произведен полностью, то остатка по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" быть не должно.

71 "Расчеты с подотчетными лицами"
10 000
	3 500
	17 700
	5 900
17 100
27 100	27 100
	0

Вести бизнес в современных рыночных условиях без служебных командировок и представительских расходов на официальные встречи с партнерами практически невозможно, так как наличие деловых связей с другими компаниями важно для успешного развития в будущем. Как отражаются такие расходы в бухгалтерском учете, что к ним относится, как они должны быть оформлены и какие проводки по ним формируются — рассмотрим далее.

Затраты, связанные с командировочными и представительскими расходами предприятий, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

К командировочным расходам относятся:

Расходы по проезду;
Расходы по найму жилья;
Суточные расходы;
Иные расходы с разрешения работодателя.

Важно! Все командировочные расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально и экономически обоснованными.

При переводе подотчётных сумм на карту для командировочных расходов для документального подтверждения необходимо:

В чеках отображение использования средств именно данной карты с обязательным указанием фамилии;
При оплате наличными иметь квитанции с банкомата о снятии денежных средств для командировочных расходов.

Оплата командировки производится по среднему заработку. Возможна и другая оплата, например, оклад, но не менее суммы среднего заработка. Оплата выходных, выпадающих на командировку, производится в двойном размере или предоставляется дополнительный выходной.

НДФЛ и командировочные расходы

Рассмотрим расходы, которые облагаются НДФЛ в виде схемы:

Что такое суточные расходы в командировке

Суточные расходы – это разновидность командировочных расходов, предназначенные для возмещения расходов вне места проживания в связи с служебной необходимостью.

Важно! Если командировочное лицо имеет возможность возвращаться каждый день в течении командировки на место жительство, то суточные не выплачиваются.

Выплачиваются за каждый день, а также в праздники и выходные, в том числе и дни нахождения в пути. При этом суточные выплачиваются даже в случае документально подтверждённого больничного во время командировки.

Суммы суточных прописываются в локальных нормативных документах, при этом отдельно учитываются заграничные командировки и командировки в пределах Российской Федерации.

Суточные не выплачиваются при однодневных командировках в пределах РФ и оплачиваются в половинной стоимости при выезде за границу.

Пределы суточных расходов при начислении НДФЛ (суммы меньше предела не облагаются):

Для командировок в пределах РФ – 700 руб.;
Для заграничных командировок – 2 500 руб.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Типовые проводки по командировочным и суточным расходам

Пример

Васильков И.И. командирован из Москвы в Сухум с 10 по 16 декабря. Поезд отправляется из Москвы 10 декабря в 07.44 и прибывает в Сухум 12 декабря в 09.47, при этом границу РФ пересекает 12 декабря. Васильков И.И. с 17 декабря был в отпуске по месту назначения командировки и 20 декабря выехал обратно. Локальным нормативным актом предприятия предусмотрен следующий размер суточных: 1 000,00 руб. — для командировок по России, 2 500,00 руб. — для командировок за границу.

За с 10 по 11 декабря работнику выплачиваются суточные в размере 1000,00 руб., а начиная с 12 декабря – 2 500,00 руб. за каждый день нахождения работника в иностранном государстве. Командировочные расходы учитываются в составе общехозяйственных затрат.

Следующие командировочные расходы были документально подтверждены:

Дорога – 15 000,00 руб. Москва – Сухум;
Дорога – 14 000,00 руб. Сухум — Москва;
За найм жилья – 4 дня * 1 500,00 руб. = 6 000,00 руб.
Прочие командировочные расходы, обговорённые с работодателем – 10 000,00 руб.

Облагаемые расходы НДФЛ:

Суточные – 2*300,00 руб.;
Дорога Сухум – Москва – 14 000,00 руб.;
Итого НДФЛ – 2119,00 руб.

Бухгалтер сформировал следующие проводки по командировочным расходам:

Дата	Счёт Дт	Счёт Кт	Сумма, руб.	Описание проводки	Документ-основание
09.12.2016	71	50	60 000,00	Выдача аванса на командировочные расходы	КО-2
20.12.2016	26	71	15 000,00	Дорога Москва- Сухум	Авансовый отчет
20.12.2016	26	71	6 000,00	Жилье
20.12.2016	26	71	14 600,00	Суточные
20.12.2016	26	71	10 000,00	Прочие расходы
20.12.2016	26	71	14 000,00	Дорога Сухум — Москва
20.12.2016	50	71	400,00	Возврат неизрасходованных денежных средств	КО-1
31.12.2016	70	68	2 119,00	Удержан НДФЛ с командировочных расходов

Бухгалтерский учет представительских расходов

К представительским расходам относят:

Официальные приёмы, как представителям других организаций, официальных лиц организации – налогоплательщика, так и участников совета директоров и прочих, независимо от места проведения;
Транспортное обеспечение доставки этих лиц до места официального приёма и обратно;
Буфетное обслуживание во время переговоров;
Услуги переводчиков, во время проведения официального приёма.

Перечень является закрытым и не включённые в него представительские расходы не учитываются в налоге на прибыль.

К представительским расходам не относят организации:

Развлечений;
Отдыха;
Профилактики или лечения заболеваний.

Важно! Представительские расходы некоммерческой организацией за счёт целевого финансирования не учитываются в налогообложении по налогу на прибыль.

Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере не превышающие 4% от расходов на оплату труда за отчётный период. На превышение представительных расходов от нормы возникает постоянная разница.

Важно! Расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными.

Типовые проводки по представительским расходам

Представительские расходы — как оформить на примере

Допустим, у предприятия фонд заработной платы – 1 500 000,00 руб. Предприятие понесло расходы на создание представительского приёма в размере 154 000,00 руб. Из них:

на проведение официального приёма 70 000,00 руб.;
на буфетное обслуживание (официальный приём) — 15 000,00 руб.;
на транспортное обслуживание – 10 000,00 руб.;
на культурно-массовое мероприятие – 14 000,00 руб.;
на экскурсию – 5 000,00 руб.;
на буфетное обслуживание (культурно-массовое мероприятие)– 20 000,00 руб.;
на приобретение подарков и сувениров – 20 000,00 руб.

Расчет представительских расходов согласно примеру:

Сумма представительских расходов входящие в перечень учитываемых при исчислении налога на прибыль: 70 000,00 + 15 000,00 +10 000,00 = 95 000,00 руб.
Из них учитывается сумма не более 4% от расходов на оплату труда – 60 000,00 руб.
Сумма прочих расходов на представительный приём, не входящий в перечень составляет: 14 000,00 + 5 000,00 + 20 000,00 + 20 000,00 = 59 000,00 руб.
В учётной политике закреплено использование директ-костинг при учёте косвенных затрат.

Учет представительских расходов проводки:

Дата	Счет Дт	Счет Кт	Сумма, руб.	Описание проводки
10.12.2016	26	60	154 000,00	Представительские расходы учтены в общехозяйственных расходах
Закрытие месяца
31.12.2016	90.08	26	154 000,00	БУ
31.12.2016	90.08	26	60 000,00	НУ
31.12.2016	90.08	26	94 000,00	ПР

Каждая компания вынуждена производить в процессе своего функционирования те или иные расходы. Существует множество их разновидностей. В настоящей статье представлена информация, раскрывающая сущность такой разновидности затрат, как командировочные расходы. Ознакомившись со статьей, Вы будете в курсе особенностей учета командировочных расходов: узнаете, как, и на каком счете, они учитываются, из чего состоят.

Термин «командировочные расходы»

Иногда возникают ситуации, при которых компании требуется направить в служебную командировку сотрудника.

Служебная командировка – это отъезд сотрудника из места работы в какое-либо другое место, предназначенное для выполнения сотрудником служебного задания, на конкретный период времени.

Совокупность затрат, направленных на организацию и осуществление процесса командирования сотрудника называется «командировочными расходами».

Какими документами оформляется командирование работника?

Период командировки не должен превышать сорока календарных дней (из расчета исключаются дни пребывания в пути).

Сотруднику, направляемому в командировку, его непосредственный руководитель должен предоставить служебное задание.

При этом руководитель должен издать распорядительный акт о направлении в командировку, с указанием определенных сведений:

Личных данных сотрудника;
Цели командировки;
Сроков командировки;
За счет каких средств организуется командировка.

Следует отметить, что до 2015 г. на командируемого работника оформлялось командировочное удостоверение, в котором должны проставляться отметки (подписи и оттиск печати) о прибытии и об убытии с места командировки. Теперь же, обязательное оформление данного документа отменено.

Состав командировочных расходов

Из чего состоят «командировочные расходы»? В совокупность таких затрат входит следующее:

Затраты, связанные с проездом;
На проживание;
Суточные;
Иные затраты.

Все вышеперечисленные затраты (кроме суточных) сотруднику необходимо подтвердить документами. Например: траты на проезд – билетами, траты на проживание – счетом из гостиницы, а иные траты – накладными, товарными и кассовыми чеками.

По окончанию командировки, в течение трех дней работник обязан предоставить бухгалтеру авансовый отчет и приложить к нему все документы, подтверждающие факт оплаты расходов. Следует помнить, что работнику, не отчитавшемуся по ранее выданным авансам, денежные средства в подотчет не выдаются.

Помимо затрат, за которые работник должен отчитаться, ему за каждый день пребывания в командировке выплачиваются суточные. Размер суточных администрация компании определяет самостоятельно, при этом обязательно указывает его в коллективном договоре. Однако следует учитывать, что, если суточные составляют более семи ста рублей в день (при командировке по территории Российской Федерации), то компания обязана будет начислить и уплатить на эту сумму страховые тарифные взносы во внебюджетные фонды. В случае, если командировка предусмотрена поблизости, и работник сможет каждый день самостоятельно возвращаться домой, то суточные можно не выплачивать.

Кроме того, необходимо учитывать, что на период пребывания сотрудника в служебной командировке, за ним сохраняется заработная плата в размере среднего заработка.

Учет командировочных расходов

Несмотря на форму собственности или специфику деятельности, все компании обязаны правильно осуществлять учет командировочных расходов (согласно Трудовому Кодексу). Специально для накопления сведений и учета командировочных расходов в системе счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета учитывается выдача командировочных сумм, а по кредиту – возврат неиспользованных сумм и списание затрат, совершенных подотчетным лицом. Данный счет является активно-пассивным счетом. Это означает, что конечное сальдо может отражаться как по дебету, так и по кредиту счета. Каким же образом его вычислить? Для того чтобы найти сальдо по активно-пассивному счету, необходимо выполнить следующие математические действия:

Сложить сальдо начальное и сумму оборотов отдельно по дебету и отдельно по кредиту;
Определить в какой части счета (в дебете или в кредите) сумма получилась больше:
Из большей части вычесть меньшую часть;
Записать получившийся результат в ту часть, где сумма сальдо и оборотов оказалась больше.

Каким образом фиксируются операции на данном счете? Рассмотри несколько примеров:

При выдаче работнику денежных средств для командировочных расходов из кассы компании совершают такую запись – Дебет 71, Кредит 50;
При возвращении работником в кассу фирмы неиспользованной в командировке суммы совершается обратная запись – Дебет 50, Кредит 71;
При удержании из заработной платы сотрудника невозвращенных сумм совершаются записи – Дебет 94, Кредит 71, а далее – Дебет 70, Кредит 94;
При списании иных затрат, совершенных работником в командировке (например, закупка материалов) совершают такую запись – Дебет 10, Кредит 71;
В случае, когда организация является плательщиком налога на добавленную стоимость, совершается такая запись – Дебет 19, Кредит 71.

Аналитический учет осуществляется по каждому сотруднику компании, из числа, направляемых работников в служебные командировки.

Выдачу средств сотруднику на служебную командировку из кассы оформляют расходным кассовым ордером, а возврат неиспользованных сумм – приходным кассовым ордером.

В конце периода составляется накопительный регистр – журнал — ордер по счету 71.

Для целей учета командировочных расходов удобно применять специализированное бухгалтерское компьютерное программное обеспечение (например, программное обеспечение, выпускаемое фирмами 1С или Талисман).

Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением .

Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется .

Проводки по расходам свыше выданного аванса

Дебет	Кредит	Название операции
		Выданы денежные средства под отчет
		Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу
		Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса

Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета. Затраты, связанные с культурными и развлекательными мероприятиями, учитываются в качестве внереализационных расходов.

Если по произведенным расходам выделяется и есть подтверждающие документы с выделенным в отдельной строке НДС (счет-фактуры, ), то этот НДС можно отнести на счет 19 и затем направить его к вычету (при условии, что эти расходы относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу при ).

Проводки по бухучету командировочных расходов

Дебет	Кредит	Название операции
20 (23, 25, 26, 29)		Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия.
		Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия.
		Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства
		Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов
		Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции
		Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями
		Выделен НДС по командировочным расходам
		НДС направлен к вычету

Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.

Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки:

Дебет	Кредит	Название операции
		Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя
20, 23, 25, 26, 29 (44)		Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем.
		Выделен НДС по этим расходам (если выделяется)
		НДС по командировочным расходам направлен к вычету

Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса». При этом выполняются следующие проводки:

Пример учета командировочных расходов

Проводки бухучета командировочных расходов:

Сумма	Дебет	Кредит	Название операции
			Выданы денежные средства под отчет из кассы
			Списаны расходы на билеты без учета НДС
			Выделен НДС по расходам на билеты
			НДС направлен к вычету
			Списаны расходы на гостиницу без учета НДС