В четыреста втором федеральном законе, который посвящен бухгалтерскому учету, четко регламентирован порядок проведения инвентаризации . Как правильно провести инвентаризацию, чтобы все требования были выполнены, а полученные результаты удовлетворяли законам, можно так же найти в положениях, регулирующих ведение самих процедур бухучета, и составление отчетных документов.

В какой последовательности следует проводить инвентаризацию, а так же с какими финансовыми обязательствами столкнется предприятие, прописано в приказе под номером сорок девять, который подписан в министерстве финансов. Отразить результаты инвентаризации следует в специальных, унифицированных документальных формах, которые установил государственный комитет статистики. Их номер – восемьдесят восемь и двадцать шесть.

Опираясь на перечисленную документальную базу, любая компания может в правильной форме составить отчет и провести работы по инвентаризации, не нарушая при этом установленные государством требования.

Регулярность проведения инвентаризации.

Законодательно регламентированы определенные ситуации, которые обязывают предприятие к проведению реструктуризации, к ним относятся следующие:

1. Ликвидация или реорганизация предприятия;
2. Стихийное бедствие, пожар или другая чрезвычайная ситуация, повлиявшая на деятельность организации;
3. В компании выявлен факт кражи, было испорчено имущество;
4. Произошли изменения в коллективе, и материальную ответственность принимает на себя другое лицо. Необходимо провести инвентаризацию только той части имущества, у которой сменился ответственный работник, полная проверка не необходима;
5. Планируется составление отчетов бухгалтера за год в ближайшее время. Необходима инвентаризация всех имущественных ресурсов, которые не были пересчитаны после первого октября текущего года.

Порядок проведения инвентаризации.

В процессе проведения проверки компания сталкивается с необходимостью провести ряд последовательных действий, которые мы рассмотрим далее пошагово.

1. На первом шаге необходимо определить состав инвентаризационной комиссии. После того, как список ее членов будет готов, он должен быть заверен подтверждающим приказным документом, который составляет руководитель компании. Это также может быть распоряжение или постановление. Стандарт такого приказа является унифицированным и не допускается возможность отступать от установленной формы, которая еще в 1998 году была заверена постановлением, как восемьдесят восьмая. Каждый сотрудник может быть принят в инвентаризационную комиссию, но чаще всего предпочтение отдается:

Представителям управленческих направлений;
Сотрудникам бухгалтерского отдела: главному бухгалтеру, его заместителю или работнику бухгалтерии, который отвечает за определенный участок;
Другим служащим компании. Это могут быть и технические рабочие, например, инженеры, и сотрудники финансового отдела, и юристы, и многие другие.

Те рабочие, которые несут материальную ответственность, не могут быть членами комиссии, но, не смотря на это, они обязаны присутствовать во время проведения проверки имущественной базы. Минимальный состав комиссии – это два лица, допускается и большее число, но никак не меньше. Приказ на инвентаризацию предусматривает указание не только самих членов комиссии, но и основания для проведения проверки, термин ее проведения, а так же перечень имущественных ресурсов, которые подлежать ревизии.

В первую очередь, документ заверяет генеральный директор, после него – все участники комиссии, не исключая председателя. После этого проходит регистрация приказного документа в журналах по контролю над исполнением распорядительных документов.

2. Для того чтобы провести инвентаризацию, понадобятся все приходные и расходные документы. Причем подготовить пакет соответствующих бумаг и тщательно их пересмотреть необходимо до того, ка начнется сам процесс проверки. После этого каждый отдельный документ будет заверять председатель, указывая дату, когда проверка будет стартовать. НА этом основании бухгалтерия сможет впредь определить, сколько имущественных ресурсов оставалось на предприятии в момент начала пересчета, согласно данным учетной документации.

3. Все лица, которые несут какую-либо материальную ответственность, должны составить расписку. Это должно быть осуществлено до начала самой инвентаризации, и все документы направлены в инвентаризационную комиссию к моменту старта ревизии. Расписка гарантирует тот факт, что все материально ответственные работники приготовили и сдали приходно-расходную документацию в бухгалтерский отел или же передали в комиссию, все ценные материалы, за которые они несут ответственность, оприходовали, а те, которые выбыли – списали.

4. Необходимо проверить и документально подтвердить наличие состояние и оценку каждого актива и обязательства. В обязанности инвентаризационной комиссии входит также определение:

Всех наименований и количественных показателей имущественной базы – это касается финансовых ресурсов, документарных ценных бумаг, основных средств и материально-производственных запасов, которые есть на предприятии, даже если они арендованы. Осуществляется это натуральным подсчетом, при котором параллельно идет контроль состояния имущественных ресурсов, с целью определения возможности их использования;
Тех видов активов, которые нельзя отнести к материальным или вещественным группам, допустим, финансовые вложения или нематериальные активы. Для этого комиссия сверяет документы, подтверждающие право компании на владение этими активами;
Состава задолженностей по кредиту или дебиту. Для этого сверяется документация с бумагами контрагентов, проверяются бумаги, которые подтверждают наличие обязательств или требований.

Все сведения, которые были получены в процессе проведения указанных выше мероприятий, сохраняется в инвентаризационных описях, а все работники, которые несут материальную ответственность, должны заверить эту опись своей росписью, подтверждая, тем самым, факт своего присутствия.

5. Сверяются данные из отчетов бухгалтерии и полученные сведения из инвентаризационных описей. Иногда на этом этапе мешают провести инвентаризацию какие-либо несоответствия в сведениях. В таком случае понадобится сличительный документ, в который будет внесена вся информация о расхождениях – излишках или недостачах, которые показала проверка. Сюда вносится только та часть имущественной базы, в которой были отмечены несоответствия.

Чтобы правильно и понятно оформить проведение и итоговые сведения инвентаризации, чаще всего используются:

Для основных средств – инвентаризационные описи и сличительные ведомости инвентаризации оборотных средств. Формы и .
Для материальных производственных запасов – инвентаризационные описи товарных и материальных ценных вещей, акты инвентаризации этих же вещей, которые были отгружены, и сличительные ведомости. Используются формы , .
Для расхода будущего периода – Акты инвентаризаций тех затрат, которые планируются на будущий период. Форма .
Для кассы – инвентаризационные акты по кассовым финансовым ресурсам. .
Для ценных бумаг – акты инвентаризации по базе ценных бумаг, а также бланкам документации строгой отчетности. .
По расчетным операциям с клиентами, заказчиками, и другими лицами, с которыми велись дебиторские или кредитные финансовые операции – инвентаризационная опись всех расчетных операций с лицами, .

6. Порядок проведения инвентаризации включает в себя заключительный этап – подведение итогов. Собирается заседание инвентаризационной комиссии, на котором обсуждаются сведения обо всех расхождениях, недостачах и переизбытках, которые имеют место на предприятии. Также формируется различные варианты по урегулированию ситуаций, и подведения фактической материальной базы к той, которая существует, согласно данным бухучета. Это заседание протоколируется. Даже в тех случаях, когда все данные совпадают, протоколирование все равно необходимо. После того как заседание закончится, члены инвентаризационного комитета может приступать к обобщению итогов.

Существует специальная форма, под номером , которая используется специально для занесения всех сведений и итогов, которые были получены в процессе проверки. Эта ведомость была утверждена государственным комитетом статистики, и должна содержать информацию об избытках и нехватках материалов или ресурсов.

Итоговые выводы делает руководящее звено предприятия после того, как бумага с протоколом о заседании членов комитета будет передана ему лично для рассмотрения.

7. Теперь необходимо утвердить значения, которые были получены в процессе проверки. Руководитель должен получить от членов инвентаризационной комиссии ведомости по учету итогов, которые выявила ревизия, а также протокольный документ с данными о заседании. Иногда предоставляются так же и некоторые акты проверки вместе со сверяющими ведомостями. После того, как начальник ознакомиться со всей этой информацией и примет конечное решение, он должен будет оформить так же, как приказ об инвентаризации, но только с уклоном на утверждение итоговых сведений. В любом случае, приказной документ должен включать в себя требование немедленно устранить все издержки и недостатки, которые показала инвентаризация. Далее бумага отправится в отдел бухгалтерии.

8. Все инвентаризационные итоги будут внесены в отчеты. Кроме того, бухгалтерский учет непременно должен учесть все сведения о нехватке фактических ресурсов или их переизбытке, и отразить их в том промежутке времени, когда проводилась инвентаризация. Если же проверка проводилась ежегодная, то результаты можно внести в учет бухгалтерского учета за год. Если в процессе проверки были обнаружены неработающие ресурсы, те, которые уже не подлежат использованию или просто устарели, то их следует списать с учета в принципе. То же самое касается и задолженностей, у которой истек термин давности – ее тоже спишут.

Что делать, если проявились недостачи?

Каждая недостача должна быть записана под той датой, когда была проведена ревизия на предприятии. Если приобретались материальные и производственные запасы, то финансы, которые потратили на них, относят за затратную базу. Есть несколько проводок, которые желательно знать:

Д94-К10(41,43) – списание стоимостей утраченных долей имущественной базы;
Д20(25,26,44)-К94 – списание недостач, которые не нарушают предел нормы естественных убытков;

Если говорить о стоимости недостачи материальных и производственных запасов не согласованных с нормой, превышающих естественный убыток, или же о нехватке основных средств, финансов, инструмента и так далее, то последствия следующие:

Лица, которые виноваты в том, что возник недостаток в материальной базе, были установлены – все убытки предприятия будут взысканы с них;
Если не установили личности виноватых за убыток, то он переноситься в статью прочих расходов.

Еще несколько проводок, которые используются для списания:

1. Д94-К01(10,41,43,50) – списывается цена утерянной части имущественной базы;
2. Д73(76)-К94 – списывается недостача, виновные в которой установлены и она относиться к ним;
3. Дт50(51,70)-К73(76) – списывается недостача, которая взыскивается с виноватых личностей;
4. Д91-К94 – недостачи, которые превышают нормативные, и направляются в расходную статью.

С целью выплаты налоговых обязательств, которыми облагается прибыль, лучше учитывать цену покупки тех материальных и технических запасов, которых недоставало, как материальные расходы в промежутке, когда были выявлены убытки, не превышающие утвержденные нормы естественных убытков.

Инструкция о порядке проведения инвентаризация включает также и правила, согласно которым учитываются недостатки материальных производственных запасов, не зависимо от того, имеют ли они утвержденные нормы естественных убытков, или нет. То же самое касается и основных средств, хотя в большинстве случаев приходится ориентироваться на ситуацию.

Например, если провести инвентаризацию, в ходе которой были установлены определенные недостающие части материальной базы, но при этом обнаружить и того, кто виновен в факте недостатков, то стоимость этих убытков следует отнести к материальным расходам:

Если работник добровольно признал свою вину и согласен возместить урон, тогда датой станет день заключения договора между предприятием и сотрудником о компенсации урона на добровольных основаниях;
Если работник отказывается признавать свою вину и предприятие действует через суд, то датой станет день, когда решение суда вступит в силу.

Сразу необходимо указать размер ущерба, и его стоимость, которую признает либо суд, либо сам сотрудник.

Или другая ситуация. На предприятии решили провести инвентаризацию, в ходе которой в итоге установлены несоответствия между бухгалтерскими данными и ревизией – недостаток материалов. Однако виновника данного факта установить не удалось. Недостача будет учтена в документальном отчете:

Это может быть постановление с просьбой остановить предварительное следствие по делу, на основании того, что виноватый работник не может быть установлен;
Или же документ из компетентных органов, который подтвердит, что убытки появились в виду чрезвычайных обстоятельств.

Если проявились лишние материалы.

Предприятие решило провести инвентаризацию, а в процессе оказалось, что материалов и ресурсов больше, чем указано в бухгалтерских отчетах. Необходимо оценить рыночную стоимость переизбытка, и включить ее в бухгалтерский и налоговый учет, как часть состава дохода относительно той даты, когда проводилась проверка. Для подтверждения рыночной стоимости этой части материальной базы следует использовать одну из бумаг:

Справку, которую составит само предприятие, опираясь на доступную информацию касательно цен на аналогичные продукты;
Отчет от независимых оценщиков.
Что касается проводки, то для отражения излишков, которые показывает инвентаризация, используют: Д01(10,41,43,50)-К(91).

Именно так выглядит примерный порядок проведения инвентаризации. Как правильно провести инвентаризацию можно также узнать из бухгалтерской литературы или на тематических сайтах.

Большинство современных компаний вынуждено регулярно проводить инвентаризацию собственных материально-технических ценностей с целью обеспечения их сохранности и создания достоверных данных бухгалтерского учета. Как правило, данная процедура осуществляется в сроки, установленные законодательством, и в обязательном присутствии лиц, материально ответственных за имущество предприятия.

Порядок инвентаризации

Схематично порядок такого процесса, как инвентаризация, выглядит следующим образом:

1. Руководитель компании издает письменный приказ о необходимости проведения проверки материального имущества, имеющегося в распоряжении организации (форма № ИНВ-22). При этом в документе достоверно должны быть указаны сроки проведения проверки, а также утвержден состав инвентаризационной комиссии, в которую обязательно включают и заведующего складом.

2. К началу проведения проверки все ценности должны быть разложены по сортам, размерам, видам или другим отличительным признакам.

3. Осмотр и сверка наименований проводится в строго определенной последовательности в каждом месте хранения. Это значит, что если в собственности предприятия находятся несколько складов с имуществом, то инвентаризация осуществляется отдельно в каждом здании.

4. Наличие ценностей, как правило, устанавливается путем подсчета, взвешивания, обмера и т. д. Предметы в неповрежденной запечатанной упаковке от изготовителя допускается не пересчитывать.

5. Выявленные данные в обязательном порядке заносятся в специально утвержденную инвентаризационную опись (форма № ИНВ-3), которую подписывают все члены комиссии. Параллельно материально-ответственное лицо письменно соглашается с тем, что проверка полностью проходила в его присутствии.

6. Все выявленные расхождения записываются в сличительной ведомости (форма № ИНВ-19), после чего выясняются причины недостач (излишков) и берется письменное объяснение с материально-ответственного лица. Не выявленные или непригодные к употреблению товары оформляются в специальный акт о списании (форма № ТОРГ-16).

7. На завершающей стадии проверки ее результаты утверждаются руководителем предприятия, а вся требуемая отчетность отдается на хранение в архив.

Документальное оформление инвентаризации

Инвентаризация в обязательном порядке предусматривает наличие строго установленных форм документов, по которым ведется сверка продукции и без которых легитимность и обоснованность процедуры будет полностью утрачена.

Их принято классифицировать по нескольким категориям:

• Форма ИНВ-3 , которая применяется для фактического отражения товарно-материальных ценностей, существующих на складе в момент ревизии;
• Форма ИНВ-4 , использующаяся для отражения фактической стоимости ценностей, находящихся в момент проверки на складе;
• Форма ИНВ-5 , которая применяется для инвентаризации товарно-материальных ресурсов, принятых на хранение;
• Форма ИНВ-6 , использующаяся в тех случаях, когда на момент ревизии проверяемые ценности находятся в пути;
• Форма ИНВ-19 , в которой отражаются расхождения в наличии товарно-материальных ценностей с имеющимися учетными данными;
• Форма ИНВ-22 - это не что иное, как первоначальный приказ руководителя предприятия о предстоящей проверке;
• Форма ИНВ-26 представляет собой акт, где отражены отклонения результатов инвентаризации от исходных значений. Данный документ является своеобразным итогом проведенной проверки, который исследуется руководящими органами компании в первую очередь.

Таким образом, инвентаризация - это кропотливый, но необходимый процесс, который позволяет руководству предприятия оценить материально-ресурсную базу организации и вовремя предотвратить факты хищения имущества. Упростить данный процесс поможет программа складского учета онлайн Класс365.

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы
• Вести учет готовой продукции и ее реализации

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, в т.ч. бизнесом в оптовой торговле , с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Специальная программа для малого бизнеса

Инвентаризация... Звучит устрашающе. На самом деле если внимательно разобраться с тонкостями работы, то все окажется гораздо проще, чем вы думали. Совокупность действий, направленных на выявление расхождений данных, отраженных в бухгалтерском учете, с фактическим наличием, мониторинг условий хранения имущества — все это можно назвать одним словом «инвентаризация».

Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован законом. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств отражены в Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 .

Общие правила проведения инвентаризации

Очередность и сроки проведения инвентаризации прописаны в Федеральном законе о бухгалтерском учете № 129-ФЗ и Приказе Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации". Регламент проведения должен быть закреплен в учетной политике предприятия. Сроки проведения инвентаризации руководитель определяет самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации установлено законодательно:

• при передаче имущества (продаже, аренде);
• при реорганизации или ликвидации организации;
• при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при возникновении стихийных бедствий или чрезвычайных обстоятельств;
• при выявлении фактов хищения или порчи имущества.

Кроме плановых инвентаризаций организация может осуществлять и внеочередные инвентаризации ТМЦ, они называются внезапными и служат для усиления внутреннего контроля в компании.

Проведенные действия усиливают контроль за ведением инвентаризационной документации, повышают качество отслеживания процесса, служат механизмом выработки новых приемов проверки по отдельным секторам работы мониторинга.

Следует различать виды и принципы инвентаризации. Сплошная инвентаризация — процесс проверки всех объектов бухгалтерского учета, включая арендуемое имущество. Выборочная или сегментная инвентаризация проверяет только его часть, например, имущество, полученное для переработки.

Технология проведения инвентаризации

I. Подготовительные мероприятия.

1. Руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентаризации с указанием сроков и участков инвентаризируемого имущества, состава ревизионной комиссии.
2. Создаются и утверждаются акты, подтверждающие готовность организации. Первичные документы на имущество направляются в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности должны быть оприходованы, а брак списан. На время проведения инвентаризации все операции по приему или отпуску ТМЦ должны быть приостановлены.

II. Основной период.

1. Проводятся опись имущества, подсчет ТМЦ, денежных средств и других финансовых активов, проверяется правильность оценки и обоснованности определения указанной стоимости в бухгалтерском учете с занесением данных в графу «Фактическое наличие» инвентаризационной описи.
2. Оформляется инвентаризационная опись в 2-х экземплярах со сквозной нумерацией с обязательным подведением итогов на каждой из страниц. Проставляются подписи лиц, проводивших проверку, подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.
3. Оформленная инвентаризационная опись передается в бухгалтерию.

III. Аналитический период.

1. Анализ результатов инвентаризации.

Производится сверка полученных документов с имеющимися данными в бухгалтерском учете, составляется сличительная ведомость. В качестве анализа устанавливаются фактическое местонахождение недостач и возможные причины. Выделяется пересортица. Формируются данные об излишках, определяется их рыночная стоимость. Формируются данные о недостачах излишков.

В некоторых случаях инвентаризация, а следовательно, и ее результаты могут быть признаны недействительными или оспорены при нарушении следующих обязательных норм:

• нарушение правил оформления документов;
• присутствие не всех членов комиссии и материально ответственных лиц;
• нахождение посторонних лиц на территории проведения инвентаризации;
• сокрытие фактов недостач или хищения имущества, внесение недостоверных сведений в инвентаризационную опись.

2. Отдельными документами оформляется инвентаризация имущества, находящегося на ответственном хранении, арендованного или полученного для переработки. Владельцам ТМЦ предоставляются справка о результатах проведенной работы и копия инвентаризационной описи.

3. Заполняются акты и другие документы, поясняющие расхождения между фактическим и учетным остатками товаров.

4. Принимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц.

5. Председатель комиссии утверждает итоги инвентаризации. Издается приказ (распоряжение) руководителя об утверждении результатов и итогов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения записей в регистры бухгалтерского учета.

Бухгалтерские проводки

Вывод: Правильно выполненные инвентаризационные процедуры способствуют выработке внутренней дисциплины на предприятии, развивают навыки сегментной проверки, повышают качество ведения внутренней документации.

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель - найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы - время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек - вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц - для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем - качество или отсутствие на складе - оформить соответствующие акты, а далее - передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .

Этап	Действия	Документ (форма)
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии	Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.	Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах. С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы. Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Сергей Разгулин , действительный государственный советник РФ 3-го класса

Инвентаризация может проводиться в добровольном или обязательном порядке.

Обязательная инвентаризация

В обязательном порядке инвентаризация проводится в таких случаях:
– при передаче имущества в аренду, его выкупе, продаже;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (при этом инвентаризацию основных средств можно проводить не ежегодно, а раз в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет);
– при смене материально-ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
– при реорганизации или ликвидации организации;
– в других случаях, предусмотренных законодательством и другими нормативно-правовыми документами (например, в случае продажи предприятия как имущественного комплекса на основании ст. 561 ГК РФ).

Такие требования содержатся пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Ситуация: нужно ли проводить ежегодную инвентаризацию организации, применяющей упрощенку.

Да, нужно.

Организации, применяющие упрощенку, обязаны вести бухучет в полном объеме (ст. 2, 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Таким образом, организация, применяющая упрощенку, должна проводить ежегодную инвентаризацию имущества и обязательств.

Ситуация: нужно ли проводить ежегодную инвентаризацию организации, которая платит ЕНВД

Да, нужно.

Организация, которая платит ЕНВД, обязана вести бухучет в полном объеме (ст. 2, 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности сказано, что организация обязана проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Таким образом, организация, применяющая данный спецрежим, должна проводить ежегодную инвентаризацию имущества и обязательств.

Смена главного бухгалтера

Ситуация: нужно ли проводить инвентаризацию всего имущества и обязательств организации при смене главного бухгалтера

Да, нужно, но только если с главным бухгалтером был заключен договор о полной материальной ответственности на основании статьи 243 Трудового кодекса РФ. Это объясняется тем, что организация обязана проводить инвентаризацию при смене материально-ответственного лица (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).

Если с главным бухгалтером договор о полной материальной ответственности не заключен, инвентаризацию организация проводить не обязана (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Это будет являться ее правом. В этом случае проведение инвентаризации нужно предусмотреть в учетной политике. Это следует из пункта 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 и п. 4 ПБУ 1/2008.

Добровольная инвентаризация

Случаи, сроки и порядок проведения добровольной инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих такой инвентаризации, организация определяет самостоятельно (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Отражение в учетной политике

Порядок проведения инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике. Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:
– график проведения инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;
– даты проведения инвентаризаций;
– перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.

Такие правила следуют из ПБУ 1/2008.

Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации в организации нужно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Ее состав утверждает руководитель организации приказом. В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов организации. Если объем работ при проведении инвентаризации большой, можно создать еще и рабочую комиссию. Такие правила следуют из пунктов 2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Если объем работ при проведении инвентаризации небольшой и в организации есть ревизионная комиссия, то она может проводить инвентаризацию. Инвентаризационную комиссию в этом случае создавать не надо. Это следует из пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Ситуация: нужно ли создавать инвентаризационную комиссию, если в штате организации числится один директор

Нет, не нужно.

Создание комиссии предполагает, что в ее составе будет не менее двух человек – председатель и другие члены (п. 2.3 и 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Если же в штате организации числится только один директор, создать инвентаризационную комиссию не представляется возможным. В этом случае функции инвентаризационной комиссии возложите на директора организации. А именно директор должен обеспечить:
– полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемого имущества и обязательств;
– правильность и своевременность оформления данных инвентаризации.

Это следует из пункта 2.6 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Приказ о проведении инвентаризации в этом случае не предусматривает создания инвентаризационной комиссии.

Участие материально-ответственных лиц

Материально-ответственные лица обязаны участвовать в проведении инвентаризации, ревизий и иных проверок сохранности и состояния вверенного им имущества (письмо Минфина России от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Обязательное присутствие материально-ответственного лица при инвентаризации предусмотрено также условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Главбух советует: из типовой формы договора о коллективной материальной ответственности не следует обязанности коллектива (бригады) присутствовать при проведении инвентаризации вверенного ему имущества (приложение 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Однако в связи с разъяснениями Минфина России (письмо от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16), а также во исполнение требований, предусмотренных пунктом 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, организации целесообразно вверить данное условие в обязанности коллектива (бригады) путем изменения положений договора. Условие об участии в инвентаризации перенесите из положений договора о правах коллектива (бригады) в положения о его обязанностях (п. 6 и 7 приложения 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Подготовка к инвентаризации

Перед проведением инвентаризации:
– подготовьте приказ о проведении инвентаризации;
– соберите расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. Для этого предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).

Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Приказ о проведении инвентаризации можно составить:
– либо по форме, разработанной организацией самостоятельно и утвержденной руководителем;
– либо по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

В нем укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дату начала и окончания инвентаризации. Утвердить приказ должен руководитель организации. После этого он передается председателю инвентаризационной комиссии.

Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации.

Такой порядок следует из абзаца 1 пункта 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Порядок проведения инвентаризации зависит от того, что является ее объектом (раздел 3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Особенности проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств организации приведены в таблице.

Документальное оформление

Чтобы оформить результаты инвентаризации, составьте инвентаризационную опись (п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Организация может использовать унифицированные формы описей. При этом для каждого вида имущества заполните свою форму (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Опись заполните вручную или на компьютере. При заполнении любой инвентаризационной описи соблюдайте следующие правила:
– наименования и количество инвентаризуемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
– на каждой странице описи указывайте прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны;
– исправляя ошибки, зачеркивайте неправильные записи и проставляйте над зачеркнутыми правильные (при этом исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами);
– в описях не оставляйте незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркивайте;
– на последней странице описи сделайте отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Заполненная опись должна быть подписана членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом (лицами). В конце описи материально-ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Такой порядок предусмотрен в пунктах 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Ситуация: нужно ли при проведении инвентаризации составлять инвентаризационные описи по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование) другим организациям

Нет, не нужно.

По общему правилу инвентаризации подлежит все имущество организации. При этом она проводится по его местонахождению и материально-ответственным лицам. Об этом сказано в пункте 1.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Для оформления результатов инвентаризации составляются инвентаризационные описи (п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Организация может использовать унифицированные формы описей. При этом для каждого вида имущества заполните свою форму (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Опись заполняется по материально-ответственным лицам с отражением в ней, в частности, следующей информации:
– места и даты проведения инвентаризации;
– должности материально-ответственного лица, расшифровки его подписи и т. д.

Это следует из пунктов 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Операции по предоставлению имущества в аренду (безвозмездное пользование) должны быть оформлены документами, свидетельствующими о такой передаче (например, актом приема-передачи). В отношении недвижимого имущества такое требование прямо предусмотрено в пункте 1 статьи 655 Гражданского кодекса РФ. В отношении прочих объектов (движимого имущества) из положений части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ следует, что все факты хозяйственной жизни должны быть оформлены первичными документами. На основании этих документов имущество передается арендатору (ссудополучателю). С этого момента он отвечает за его сохранность (ст. 606, 689 ГК РФ).

В соответствии с законодательством инвентаризацию арендованного (полученного в безвозмездное пользование) имущества обязан проводить арендатор (ссудополучатель) (п. 1.3, 3.7 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). По результатам инвентаризации он составляет отдельную опись (в трех экземплярах) на полученное имущество (п. 2.11 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Один экземпляр этой описи арендатор (ссудополучатель) должен передать арендодателю (ссудодателю) (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Таким образом, при проведении инвентаризации составлять инвентаризационные описи по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование) другим организациям, не нужно. Описи по данному имуществу должен составить арендатор (ссудополучатель) и представить их арендодателю (ссудодателю).

Главбух советует: в целях обеспечения управленческого учета, а также для предоставления информации проверяющим по результатам инвентаризации организация может составить акт по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование).
Акт составьте в произвольной форме.

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или обнаружена недостача, оформите сличительную ведомость. Сличительную ведомость составьте только по тому имуществу, по которому выявлены отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Сличительные ведомости составьте:
– либо по формам, утвержденным пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88;
– либо по формам, разработанным организацией самостоятельно.

Несвоевременное проведение обязательной инвентаризации

Ситуация: может ли налоговая инспекция оштрафовать организацию за несвоевременное проведение обязательной инвентаризации

Нет, не может.

Ответственность за непроведение инвентаризации законодательством не предусмотрена.

Однако инвентаризацию организация должна проводить, чтобы обеспечить достоверность данных о своем имуществе и обязательствах (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Отсутствие регулярных проверок может привести к тому, что бухгалтерская отчетность организации в какой-то момент окажется неправильной. А за это правонарушение предусмотрена ответственность как для самой организации, так и для ее должностных лиц (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ).

Внимание: если в порядке проведения инвентаризации либо при оформлении ее результатов допущены нарушения, то эти результаты могут быть признаны недействительными, а данные бухгалтерской отчетности – недостоверными.

Эта ситуация может возникнуть, например, при проведении аудиторской проверки или обращении организации в суд о взыскании ущерба с материально-ответственного лица.

По материалам БСС «Система Главбух»

Похожие статьи