Руководитель предприятия обязан обеспечить сохранность наличных денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. Для осуществления расчетов с населением наличными денежными средствами руководитель обязан оснастить аптеку ККТ (контрольно-кассовыми машинами, оснащенными фискальной памятью, ЭВМ, программно-техническими комплексами) причем только тех моделей, которые допущены к использованию на территории РФ и внесены Государственный реестр ККТ. Каждый объект ККТ имеет заводской номер, который указывается во всех документах относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге кассира - операциониста и т.д.), а также в документах, отражающих перемещение кассовой машины (отправка на ремонт и т.п.).

Также ККТ должна иметь паспорт установленного образца, в который заноситься сведения о вводе в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонте. Используемая предприятием ККТ должна быть зарегистрирована в налоговых органах, исправна, опломбирована, иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме. По каждому объекту ККТ предприятием ведется книга кассира-операциониста, которая должна быть пронумерована и прошнурована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера предприятия и печатью. Все записи в книге производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора и главного бухгалтера.

К работе с ККТ допускаются лица, освоившие правила ее эксплуатации в объеме технического минимума. С этими лицами заключается договор о материальной ответственности.

Перед началом работы на ККТ, директор обязан: вместе с кассиром снять показания счетчиков ККТ и сверить с показаниями записанными в книгу кассира-операциониста за предыдущий день.

• -убедиться в совпадении показаний и занести их в книгу кассира-операциониста за текущий день на начало работы и заверить своими подписями.
• - оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания счетчиков, заверить подписями.
• - выдать кассиру ключи от замка ККТ.
• -обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе, а также расходными материалами для данного типа машины.
• - дать указание кассиру о начале работы, убедившись в исправности ККТ.

При закрытии аптеки или по прибытии инкассатора, кассир-операционист должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру. Представитель администрации (директор, заместитель) в присутствии кассира-операциониста снимает показания счетчиков ККТ и вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту, подписывает конец ленты, указав на ней тип и номер машины, показания счетчиков, дневную выручку, дату и время окончания работы. Показания на конец рабочего дня вписывают в Книгу кассира-операциониста. По показаниям счетчиков на начало, и конец рабочего дня определяется сумма выручки, которая должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. После снятия показаний счетчиков, определения и проверке фактической суммы выручки делается запись в Книге кассира-операциониста и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

При организации расчетов за наличные денежные средства руководитель аптеки должен обеспечить:

• -соответствие марки используемых ККТ государственному реестру.
• - регистрацию ККТ в налоговых органах по месту нахождения предприятия.
• - исправность ККТ.
• -соблюдение правил эксплуатации ККТ и ведение кассовых операций.
• - ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ
• - беспрепятственный доступ к ККТ работников налоговых органов.
• -соблюдение лимита расчетов наличными между юридическими лицами.
• - соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе аптеки.

Контроль за соблюдением порядка использования ККТ, полнотой учета выручки, выдачей чеков покупателям возложен на налоговые органы.

Все кассовые операции делятся на:

• -Приходные - связанные с получением наличных денежных средств.
• -Расходные -связанные с расходованием наличных денежных средств.

Порядок введения кассовых операций в РФ устанавливается Банком России и обязателен для исполнения всеми предприятиями.

Приходные кассовые операции:

• - получение выручки от покупателей
• - возврат подотчетных сумм
• - поступления из банка
• - поступления в счет погашения недостач
• -возврат займа, ранее выданного работнику
• - другие поступления.

Расходные Кассовые операции:

• - выдача под отчет
• - выдача заработной платы
• -оплата ЛРС посуды, приобретенных у населения
• -сдача выручки в банк
• -оплата поставщикам
• - выдача займа физическому или юридическому лицу
• -другие виды расходования денежных средств.

Все кассовые операции оформляются первичными документами - приходными и расходными косовыми орденами установленной формы.

Оформление кассовых ордеров осуществляется бухгалтером с соблюдением следующих правил:

• - подчистки, помарки или исправления не допускаются
• - в приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы
• - все кассовые ордера обязательно подписываются главным бухгалтером, а расходные кассовые ордера еще и руководителем предприятия.
• - кассовые ордера нумеруются сначала года. Отдельно приходные, отдельно расходные.
• -регистрация бухгалтером ПКО и РКО при составлении в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;
• -регистрация кассиром документов по принятию или выдаче денег в «Кассовой книге»,
• -приходные и расходные кассовые ордера действительны только в день их составления.

Следует отметить, что выдача наличных денег может производиться не только по расходному кассовому ордеру, но и по надлежаще оформленным другим документам (расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям, заявлениям на выдачу наличных денег и др.) с наложением на эти документы реквизитов РКО.

Кроме перечисленных, проводят и другие приходные и расходные операции с наличными денежными средствами предприятия. При их оформлении соблюдают все указанные выше правила.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров (или заменяющих их надлежаще оформленных документов) кассир обязан проверить:

наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной подписи руководителя предприятия. Если на прилагаемых к РКО документах имеется разрешительная надпись руководителя, то его подпись на расходном кассовом ордере необязательна;

правильность оформления документов, наличие перечисленных в документе приложений (первичных документов).

Инкассация (с итальянского «класть в ящик») -- сбор и перевозка наличных денежных средств между организациями и их подразделениями.

Правила проведения инкассации

Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.

С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.

Перед выездом в организацию инкассаторы получают:

• -- порожние сумки;
• -- доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег;
• -- штамп;
• -- ключи;
• -- явочные карточки.

По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру:

• -- документы, удостоверяющие личность;
• -- доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег);
• -- явочную карточку;
• -- порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.

Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке и квитанцию к сумке. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы. На сумку составляются препроводительная ведомость и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.

Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции.

А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке. При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.

Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки. Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.

Тема: Учёт денежных средств в аптечном учреждении. Правила отпуска лекарственных средств.

Цель занятия: научиться работать с документами, регламентирующими порядок ведения кассовых операций и работу с денежной наличностью, приобрести практический опыт по отражению в бухгалтерском учете информации о движении денежных потоков.

Обучающийся должен знать:

Порядок ведения кассовых операций

Порядок оформления приходных и расходных кассовых ордеров

Порядок составления отчетности

Порядок сдачи денежной выручки

Ведения первичной учётной документации

Порядок отпуска лекарственных средств по рецептам, сроки действия рецептов и сроки хранения их в аптеке.

Обучающийся должен уметь

Оформлять приходные и расходные кассовые ордера

Оформлять кассовую книгу и книгу кассира-операциониста

Осуществлять отпуск лекарственных средств по рецептам.

Контрольные вопросы к практическому занятию:

1. Обязанности кассира. Договор о материальной ответственности.
2. Приходные кассовые операции, их оформление.
3. Расходные кассовые операции, их оформление.
4. Требования к книге кассира-операциониста и кассовой книге, оформление.
5. Дальнейший документированный учет денежных средств.
6. Требования к контрольно-кассовой технике.
7. Санкции за нарушения ведения кассовых операций.

8. Нормативные документы, регламентирующие правила отпуска лекарственных средств по рецептам и без рецептов.

9. Какие аптечные организации имеют право осуществлять отпуск лекарственных средств по рецептам.

10. Правила отпуска наркотических, психотропных, ядовитых, сильнодействующих лекарственных средств

11. Действия фармацевта в случае завышения высшей разовой дозы лекарственных средств.

12. 5.Правила отпуска спирта.

1. Сроки действия рецептов.
2. Сроки хранения рецептов в аптеке.
3. Правила отпуска лекарственных средств по рецептам сроком действия до 1 года.
4. Правила отпуска ЛС по льготным и бесплатным рецептам.
5. Правила отпуска транквилизаторов, антигистаминных, нейролептических лекарственных средств, спиртосодержащих промышленного производства, анаболических гормонов.
6. Возможность деления упаковок при отпуске готовых лекарственных средств.

Самостоятельная работа обучающегося

Задание №1. Оформите конспект в тетрадь

Учет наличных денежных средств в аптеке

1. Расход товаров в аптеке складывается из реализации и прочего расхода. Основной вид расхода товаров – реализация за наличный расчет (розничный товарооборот).

2. Приходные кассовые операции оформляют приходными кассовыми ордерами (ф. КО-1), которые подписывает кассир, а при сдаче отчета в бухгал- терию – главный бухгалтер. Документы, приложенные к ордеру, погашаются штампом «Получено» с указанием даты. Лицу, сдавшему деньги, выдается кви- танция к приходному кассовому ордеру.

3. Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассо- вым ордерам (ф. КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (пла- тежным ведомостям ф. Т-53, 49; приемным квитанциям ф. АП-4, счетам за мел- кие работы, услуги и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизита- ми расходного кассового ордера.

4. Обязательство на принятие напрокат медицинских товаров (форма АП-6). Обязательство заполняется под копирку в 2-х экземплярах. Первый эк- земпляр остается в аптеке вместе с пробитым чеком, второй – передается боль- ному. О продлении срока проката на обязательстве делается разрешительная надпись.

5. Журнал выдачи медицинских товаров напрокат (форма АП-7). Журнал ведется руководителем (его заместителем) аптечного учреждения или руководителем бригады при коллективной (бригадной) материальной ответст- венности.

Записи в журнале производятся сразу по мере отпуска предметов напро- кат или их возврате. Продление проката записывается отдельной строкой.

6. Журнал кассира-операциониста (форма АП-28). Перед началом ра- бочего дня (смены) старший кассир, руководитель аптечного учреждения или уполномоченное им лицо проверяют по каждому аппарату показания денежных и контрольных счетчиков, сверяет их с данными на конец предыдущего дня (смены), записывает в журнале (графа 4) и подтверждает запись своей подпи- сью (графа 6). Одновременно эти же данные подтверждаются кассиром - операционистом, приступающим к работе (графа 5). Показания каждого денеж- ного счетчика многосчетчикового кассового аппарата записываются по отдель- ной строке. В последней строке приводятся данные итогового денежного счет- чика. Данные по графам 10-15 заполняются только по этой итоговой строке.

В конце дня (смены) показания денежных кассовых счетчиков записыва- ются по соответствующим строкам графы 7. Затем вычитанием показателей графы 4 из данных графы 7 определяется сумма выручки по каждому денежно- му счетчику (включая итоговый), которая записывается в графу 8.

Одновременно кассир сдает старшему кассиру (руководителю аптечного учреждения) наличные деньги, сумма которых указывается в графе 10 и опла- ченные документы (графы 11 и 12). На общую сумму, записываемую в графу 13, кассиру выдается квитанция приходного кассового ордера.

До начала записей в отдельной строке в графе 14 указывается принятый кассиром на начало дня (смены) остаток наличных денег в кассе, подтвержденный подписью в графе 16. В конце дня (смены) в графе 14 указывается остаток денег на конец рабочего дня.

Сумма денежной выручки (графа 13 плюс остаток денег в кассе на конец дня, указанный в графе 14, минус остаток наличных денег в кассе на начало дня – первая запись в графе 14) должна соответствовать сумме, исчисленной на основании показаний денежных счетчиков (графа 8). Расхождения фиксируются в графе 15.

При расхождении суммы денежной выручки с показаниями суммирующих денежных счетчиков руководитель аптечного учреждения или его заместитель устанавливает совместно с кассиром причину расхождений, для чего под- считывается сумма выручки по контрольной кассовой ленте и по кассовым чекам.

Если обнаружена разница между показаниями суммирующих денежных счетчиков и итогом, подсчитанным по контрольной ленте, то вызывается для проверки аппарата механик, который участвует в составлении акта, фиксирую- щего разницу. Для подтверждения выручки за основу принимаются данные контрольной кассовой ленты. Факт составления акта отмечается в Журнале кассира-операциониста.

Сдача кассиром наличных денег и оплаченных документов заверяется подписями должностных лиц в графах 16 и 17.

__________________________

(предприятие, организация)

кассира-операциониста

Кассовый аппарат N _________

начата __________________________ окончена ____________________________

По данному образцу печатать все страницы журнала:

Дата

N счет- чика, секции

Показания

Про- чие пос- туп- ления

Сдано заведующему аптекой (ст. кассиру)

Денежный остаток на нача- ло и конец дня (смены) в кассе

Ре- зуль- тат про- верки

Подписи на конец дня (смены)

контроль- ного счетчика, регистри- рующего перевод сумм денежных счетчиков на нули

денежных счетчиков суммирующих

налич- ными

оплачен- ными доку- ментами

все- го

кассира

зав. аптекой (ст. касси- ра)

на начало дня (смены)

на конец рабо- чего дня (сме- ны)

Сумма вы- ручки за день (сме- ну)

недос- тача, излиш- ки (-, +)

коли- чест- во

на сум- му

сум- ма

подписи

деньги и оплачен. док-ты сдал

показа- тели снимал, деньги, доку- менты принял

кас- сира

зав. апте- кой (ст. кас- сира)

сумма

Подпись руководителя

В аптеках имеют место следующие виды расходных операций:

1. Выплата заработной платы.

2. Выдача денег под отчет.

3. Оплата закупаемых у населения лекарственных растений, аптечной посуды.

4. Оплата транспортных и других услуг.

5. Сдача выручки в банк.

1. 3аработная плата, пособия из средств социального страхования и другие суммы выплачиваются кассиром по платёжным ведомостям (Ф. П-53) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
На титульном (заглавном) листе платежной ведомости ставится распорядительная надпись о выдаче денег за подписями зав. аптекой и гл. бухгалтера аптеки с указанием общей суммы прописью.
По окончанию выплаты зарплаты по платежной ведомости (в течении 2-х дней) в конце ведомости делается надпись о фактически выплаченной сумме и о полученной сумме отдельными работниками аптеки. На платежной ведомости ставится штамп «Расходный кассовый ордер №....». Этот ордер регистрируется и прикладывается к отчету в бухгалтерию.
Разовые выдает денег на зарплату, отдельным лицам (уход в отпуск) проводится как правило, по расходным кассовым ордерам.

2. Выдача денег подотчёт на командировочные расходы и хозяйственные нужды. На оплату служебной командировки выдают наличные деньги, предусмотренные Положением о командировках, включающее стоимость проезда в оба конца, оплату гостиницы суточные.
Выдачу денег подотчет оформляют расходным кассовым ордером.
На расходном кассовом ордере лицо, получившее деньги, проставляет сумму полученных денет и свою подпись. При выдаче денег подотчёт на хозяйственные нужды, оформляется расходный кассовый ордер.
Лица получившие подотчёт суммы денег, должны отчитываться об их использовании в авансовом отчёте (Ф. №807), а неиспользованную сумму возвратить в кассу.

3. Покупка лекарственного растительного сырья и аптечной посуды. Прием ЛРС оформляется «Приёмной квитанцией», 1 экземпляр квитанции предъявляется в кассу для оплаты принятого сырья.
При получении денег из кассы, лицо, сдавшее лекарственное растительное сырье, указывает в квитанции сумму полученных денег и ставит свою подпись. Квитанция остается в кассе как оправдательный документ на расход денег. Принятая от населения аптечная посуда оплачивается из кассы наличными деньгами. Эта операция регистрируется в специальной ведомости, - «Ведомость покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении».

4. Оплата транспортных и других услуг оформляется расходными кассовыми ордерами.

Порядок ведения кассовой книги

Все приходные и расходные операции учитываются в Кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью аптеки. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера аптеки или вышестоящей организацией.

Записи в кассовой книге производятся в 2-х экземплярах через копирку шариковой ручкой или чернилами. Вторые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не обусловленные исправления в кассовой книге запрещается. Сделанные исправления заверяется подписями кассира, а также главного бухгалтера аптеки или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся сражу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или иным заменяющим его документам. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подбивает итоги операции за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передаёт в бухгалтерию как отчёт кассира второй отрывной лист, с приходными и расходными кассовыми документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.

Кассовая книга

Касса за________________ лист________________

Остаток на конец дня

В том числе за з\п

Запись в кассовой книге проверил и документы в количестве
________________ приходных и ______________________ расходных
прописью прописью
бухгалтер__________________
подпись

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Главный бухгалтер не реже 1 раза в месяц должен проверять наличие денег в кассе, составлять акт и докладывать о результатах проверки руководителю аптеки.

Руководитель аптеки несет ответственность за сохранность денежных средств правильное их использование.

В сроки установленные руководителем аптеки, но не реже одного раза в квартал, в каждой аптеке производится внезапная ревизия кассы. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя аптечного предприятия назначается комиссия. При выявлении недостачи или излишка ценностей в кассе, в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

Комиссия проверяет денежную наличность путём полного пересчёта всех денег, которые находятся в кассе, ценных бумаг и составляет «Акт» в двух экземплярах, который подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом. Один экземпляр передаётся в бухгалтерию аптеки, другой – остаётся у материально-ответственного лица.

До начала инвентаризации от каждого материально-ответственного лица которые отвечают за сохранность денежных средств, берется расписка.

Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническое укрепление кассы, обеспечение условий сохранности денег и ценностей. Их указания по устранению причин и условий, способствующих осуществлению краж, подлежа обязательному исполнению.

Учреждения банков в соответствии с ведением кассовых операций систематически, не менее одного раза в 2 года, а в случаях выявления нарушений чаще, проверяют соблюдение кассовой дисциплины на всех предприятиях независимо от форм собственности и имеют право получить от них данные об их кассовых оборотах по источникам поступления и целевому назначению расходования денег.

Проверка соблюдения кассовой дисциплины осуществляется по данным бухгалтерского учёта организации за определённый период – квартал, полугодие, но не менее чем за 2 месяца с выделением операций за каждый месяц отдельно.

При проверке кассовой дисциплины выясняется:

1. Наличие установленного лимита остатка кассы (устанавливается учреждением банка).

2. Соответствие записей кассовой книги о суммах, подученных из банка и сданных в банк, данным банковских документов.

3. Обеспечение ежедневного соблюдения установленных банков лимитов остатков касс, сроков и порядка сдачи денежной выручки, своевременность возврата в банк неизрасходованных в установленный срок сумм заработной платы, пособий.

4. Правильность расходования наличности, полученной банке.

5. Правильность ведения кассовой книги и своевременность учета в ней приходных и расходных операции.

Результаты проверки оформляются актом с приложением к нему справки, в которой отображают состояний кассовых операций.
Если выявленные нарушения - предъявляются санкции, т. е. запрет расходования наличности из выручки на срок до трёх месяцев.
Материалы проверки могут быть переданы также налоговой инспекции или в правоохранительные органы. Проверка кассовой дисциплины осуществляется также налоговой.

Сдача выручки в банк

Денежные средства аптеки должны храниться в обслуживающем его банке.

В случае самостоятельной сдачи аптекой выторга в кассу банка заполняется объявление на внесение наличности. Верхняя часть документа остается в банке, средняя (квитанция) и нижняя (ордер) возвращаются в аптеку. На основании квитанции в аптеке оформляется расходный кассовый ордер для списания денег из кассы и записи в кассовой книге.

Сдача выторга инкассатору оформляется сопроводительной ведомостью в 3-х экземплярах через копирку: 1-й экземпляр – в инкассаторскую сумку, 2-й – инкассатору, 3-й остается в кассе аптеки. На обратной стороне 1-го и 2-го экземпляров проставляется покупюрная опись денег.

возникают в компании, когда в расчетах участвуют наличные деньги. Как правильно организовать учет и оформление указанных операций, а также какие особенности при этом нужно учесть, расскажем в нашей статье.

Наличные расчеты в нашей жизни

В повседневной жизни мы привыкли иметь дело с наличными деньгами - они считаются одним из лучших средств расчетов. Мы оплачиваем ими продукты в супермаркете, проезд в автобусе, лечение зубов в стоматологии и все остальные расходы. Деньги востребованы всегда, даже в век безналичных расчетов и пластиковых карт.

С одной стороны, конечно, удобно, выходя из дома, положить в карман карточку и не думать о том, хватит ли наличности для оплаты всех запланированных расходов. Однако расплатиться картой можно не везде - например, можно остаться без приглянувшейся на колхозном рынке домашней колбасы, если в кармане отсутствуют наличные купюры. Или лечь спать голодным, если в ночном супермаркете, где вы привыкли закупать готовую домашнюю еду на ужин, вдруг отключилась связь с банком, и расплатиться картой невозможно, а денег при себе нет.

Другое дело - коммерсанты. Они тоже не обходятся без наличных расчетов, но их приходные и расходные кассовые операции требуют особой организации. К примеру, простой гражданин может хранить под подушкой несколько лет миллион рублей или иной валюты, а потом расплатиться этими деньгами за автомобиль - никто ему претензий не предъявит. А коммерсанта в наличных расчетах государство жестко ограничивает, устанавливая специальные правила кассовых расчетов и разного рода лимиты. Нарушение этих ограничений практически всегда грозит штрафами.

Приходные и расходные кассовые операции на примере

В том, что простой гражданин может без особых хлопот купить за наличку автомобиль, сомнений нет. Посмотрим, удастся ли также без проблем осуществить эту операцию коммерсанту.

ООО «Премьера» занимается строительством коммерческой недвижимости. За построенные офисы и торговые центры крупные заказчики расплачиваются безналичным путем, а мелким торгово-розничным коммерсантам удобнее вносить оплату наличными деньгами в кассу компании.

Важно! При работе с наличными деньгами необходимо выполнять требования закона № 54-ФЗ о применении ККТ при наличных расчетах и соблюдать Порядок ведения кассовых операций, утвержденный указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У.

Приход выручки в кассу оформляется в компании приходным кассовым ордером (пп. 4.1-5.3 указания № 3210-У), и кассир пробивает кассовый чек (п. 1 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Для выезда специалистов компании на строительные объекты руководством было принято решение о приобретении легкового автомобиля. Для экономии средств решили, что для таких целей подойдет подержанный автомобиль стоимостью 350 тыс. руб., который в срочном порядке был выставлен на продажу одним из подрядчиков компании.

Чтобы не упустить выгодное по цене предложение, был оформлен договор купли-продажи и из кассы компании подотчетному лицу выдана необходимая сумма. Выдача денег производилась по заявлению подотчетного лица - в нем была указана сумма наличных и срок, на который они выдаются (п. 6.3 указания № 3210-У). На заявлении руководитель поставил свою подпись и дату.

О последствиях этой кассовой операции расскажем далее.

Поспешил - попал на штрафы

Выдача подотчетных денег была оформлена расходным кассовым ордером (п. 6 указания № 3210-У). Так как офис подрядчика располагался в этом же здании, операция оплаты автомобиля не отняла у обеих сторон много времени.

Однако радость обеих компаний была недолгой - пришедший в этот же день налоговый инспектор оштрафовал обе компании по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за расчеты наличными деньгами с другими компаниями сверх установленного лимита.

Важно! В настоящее время действует ограничение в расчетах наличными деньгами между коммерсантами: не более 100 000 руб. по одному договору (п. 6 указания Банка России от 07.10.13 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).

Подробнее о том, кто проверяет кассовую дисциплину и какие могут грозить штрафы, см. материал

Штраф настиг обе компании, потому что ответственность за превышение ограничения в 100 000 руб. предусмотрена ст. 15.1 КоАП для участников наличных расчетов, которыми являются и продавец, и покупатель.

Если бы компании не спешили с расчетом наличными и заранее изучили законодательную базу, непредвиденных штрафных санкций в размере 50 000 руб. для каждой компании и 5 000 руб. - для их руководителей можно было бы избежать. В случае если инспектор пришел бы с проверкой спустя 2 месяца - штрафа бы не последовало, так как для такого нарушения установлен 2-месячный срок давности (п. 1 ст. 4.5 КоАП).

Можно ли было избежать наказания?

Как видно из примера, правильно оформить приходные и расходные кассовые операции недостаточно - важно владеть полной информацией о требованиях нормативных документов при совершении тех или иных хозопераций, в том числе об установленных законом ограничениях при работе с наличными денежными средствами.

Надеяться на то, что налоговики не успеют проверить компанию за время срока давности, можно. Однако игнорирование требований законодательства не может положительно сказаться на репутации компании.

Подробнее об ответственности за налоговые правонарушения см. материал

Чтобы не упустить выгодную сделку и при этом не нарушить закон, компания могла оплатить наличкой 100 000 руб. в качестве предоплаты, а остальные деньги перечислить с расчетного счета в первый же банковский день.

При большом и разнообразном обороте наличных денег в компании специалистам финансовой и (или) бухгалтерской службы лучше заранее подстраховаться - разработать специальную внутреннюю инструкцию по приходным и расходным кассовым операциям. В ней подробно описать действия кассовых работников в различных ситуациях и указать возможные санкции, грозящие компании при нарушении закона. Закрепить ответственного работника, в обязанности которого будет входить своевременное обновление кассовых нюансов при изменении законодательства. Тогда кассовая работа не будет доставлять лишних проблем и не вызовет незапланированных расходов.

Итоги

У компании может совсем не быть приходных и расходных кассовых операций - если все расчеты она проводит в безналичном порядке. Если же без наличных денег не обойтись, специалистам компании нужно отлично ориентироваться в законодательной базе, связанной с ведением кассовых операций, иначе не избежать санкций за их нарушение.

Ведение кассовых операций

Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули

Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (гаше­ние) может производиться только при вводе в эксплуатацию новой машины и инвентаризации, а при необходимости и в случае ремонта денежных счетчи­ков, - в мастерской только по согласованию с налоговыми органами, с обяза­тельным участием их представителя.

Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков, контроль счет­чиков до и после их перевода на нули оформляются актом по форме № 26 (приложение 1 к Типовым правилам) в двух экземплярах, один из которых (как контрольный) передается в бухгалтерию контролирующей организации, а второй остается в аптеке.

Передача машины в другое аптечное предприятие или мастерскую для ремонта и обратно производится по накладной и оформляется актом по форме № 27 (приложение 2 к Типовым правилам), в котором фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков (регистров). Под секциями подразуме­ваются отделы аптеки: ОГЛФ, РПО и т.п. Накладная и акт не позднее сле­дующего дня сдаются в бухгалтерию аптеки. Соответствующая отметка об этом делается в Журнале кассира-операциониста в конце записи за день. Вместе с машиной передается и ее паспорт, в который вносится соответствующая за­пись.

При ремонте денежных счетчиков непосредственно в аптеке также составляется акт по форме № 27 с описью показаний денежных и контрольных счетчиков до и после ремонта.

Движение денежных средств через кассу предусматривает поступление денег в кассу или приходные кассовые операции и выдачу денег из кассы или расходные кассовые операции.

К приходным кассовым операциям относятся:

1. Выручка за проданные товары.

2. Выручка, поступившая от мелкорозничной сети.

3. Возврат подотчетных сумм.

4. Поступление денег из банка на зарплату.

5. Получение сумм за прокат или товары, выданные для временного пользования населению (костыли, трости, кислородные подушки и прочее).

6. Оплата за изготовление и ремонт очков (если имеется отдел оптики).

7. Погашение недостачи.

К расходным кассовым операциям относятся:

1. Сдача выручки в банк.

2. Выплата заработной платы сотрудникам аптеки.

3. Выдача денег под отчет, на командировки и др.

4. Оплата лекарственного растительного сырья.

5. Оплата аптекарской посуды.

6. Оплата транспортных и других услуг.

7. Возврат залоговых сумм.

8. Оплата строительных работ.

А) Выручка за проданные товары отражается в:

Рецептурном журнале;

Журнале учета рецептуры;

Конце дня на основании показания счетчиков кассового аппарата производятся записи в Журнале кассира-операциониста по форме АП-28.

Затем данные переносятся в кассовый отчет формы АП-32, который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписями заведующего аптекой и бухгалтера. Каждый лист кассового отчета перед заполнением сгибается пополам по линии отреза. Левая часть остается, а правая, заполняется под копирку, отрывается и служит отчетом кассира.

Кроме того, ежедневно ведется «Регистрация розничных оборотов» в отчете аптеки о финансово-хозяйственной деятельности аптеки (форма АП-72), где по дням месяца отражаются данные о количестве и стоимости экстемпоральных и готовых лекарственных средств, товарооборот по безрецептурному отпуску, выручка по видам мелкорозничной сети, всего розничного оборота.

Итоговые данные «Регистрации розничных оборотов» за месяц служат основанием для определения:

1. Сумм реализованных товаров (розничный товарооборот), которые регистрируются в товарном отчете в разделе «расход».

2. Суммы выручки аптеки, которая регистрируется в Реестре денежных средств и инкассации выручки (приход).

Б) Выручка от мелкорозничной сети

Прием выручки от мелкорозничной сети оформляется выпиской приходного кассового ордера по форме КО-1 кассиром. Лицу, сдавшему деньги, в подтверждение приемки денег выдается квитанция к ордеру.

В) Возврат подотчетных сумм

Возврат неиспользованных подотчетных сумм оформляется приходным кассовым ордером. Также оформляют суммы, полученные аптекой в счет ущерба, причиненного аптеке, погашение недостачи, выявленные во время инвентаризации и др. поступления.

Г) Поступление денег из банка на зарплату

Проводятся по кассе приходным кассовым ордером.

Д) Получение сумм за прокат или товары, выданные для временного пользования населению (костыли, трости, кислородные подушки и прочее)

Выдача предметов санитарии, гигиены, физиотерапии по уходу за больными оформляется обязательством по форме АП-6 в 2-х экземплярах.

С получателя предметов взимают только стоимость проката. Стоимость проката оплачивается в кассе аптеки, и чек вместе с обязательствами хранится в отделе, выдавшим эти предметы.

Для учета выдачи товаров напрокат ведется «Журнал выдачи медицинских товаров напрокат» по форме АП-7, который ведется заведующим аптекой или заместителем заведующего аптекой. Записи производятся сразу по мере отпуска предметов напрокат и при их возврате.

Сумма проката устанавливается по действующим прейскурантам. Предметы для проката должны иметь пломбу или надпись с указанием, что это предметы проката. Из товара они актом переводятся в основные средства и учитываются на счете 10 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

В некоторых случаях в аптеках установлен другой порядок оплаты предметов напрокат. В этом случае в кассу вносится залоговая сумма, равная стоимости получаемых предметов. Оформляется приходный кассовый ордер, на котором ставится штамп «Залог за предметы проката».

В первом случае, при несвоевременном возврате предметов проката с пользователя взыскивают доплату в двойном размере за дни просрочки, при возврате неисправных или поврежденных предметов – стоимость расходов по их ремонту. Если взятые предметы не подлежат ремонту, то с пользователя взыскивается полная стоимость за вычетом стоимости износа. А если была взята залоговая стоимость, то все вычеты производят из нее.

Е) Оплата за изготовление и ремонт очков (если имеется отдел оптики)

Учет этих поступлений ведется на отдельном счетчике, как за проданные товары. Заказ на ремонт и изготовление очков оформляют квитанцией по форме №315 и регистрируют в ведомости учета заказов на очковую оптику. В конце дня первый экземпляр ведомости сдается вместе с копиями квитанций в бухгалтерию, второй у приемщика. После выдачи всех заказов второй экземпляр ведомости вместе с оригиналами квитанций передается в бухгалтерию. Стоимость услуг по ремонту и изготовлению очковой оптики заносится в приход в месячном отчете, т.к. увеличивает товарные запасы.

Ж) Погашение недостач

Оформляется приходным кассовым ордером.

Похожие статьи