1. Сдача выручки в банк.
Выручка от продажи товаров ежедневно сдается аптекой для зачисления на расчетный счет непосредственно в банк или путем перевода через отделение связи или сберегательные кассы. Сдача денежной выручки в банк через инкассатора оформляется комплектом документов, состоящих из препроводительной ведомости, накладной и копии препроводительной ведомости по форме АП-37.
Инкассационное обслуживание осуществляется на основании договора с учреждениями банка. Денежная выручка сдается в специальных сумках, которые имеют номер и надпись «Банк РФ». Аптеки должны представить в банк в 2-х экземплярах образцы пломб или сургучных печатей с четким оттиском. Один экземпляр оттиска, заверенный банком, возвращается аптеке. Он предъявляется инкассатору при вручении сумки с выручкой.
Выручку к сдаче готовит старший кассир, кассир или другое ответственное лицо. В банк сдается вся выручка сверх лимита денег в кассе, разрешенного банком.
Деньги подбираются покупюрно в пачки и перевязываются. После вложения денег и сопроводительного документа сумка закрывается, пломбируется (опечатывается сургучной печатью). При явке за выручкой инкассатор должен предъявить удостоверение личности, доверенность банка на право инкассации выручки, явочную карточку, в которой отмечают время инкассации (если выручка не готова по каким-либо причинам, это указывается в карточке), порожнюю сумку с номером, закрепленным за аптекой, комплект документов по форме АП-27 заполняется под копирку, 1 экземпляр – «Препроводительная ведомость» вкладывается в специальный карман денежной сумки, 2 экземпляр – «Накладная» – выдается на руки инкассатору при вручении сумки, 3 экземпляр – «Копия препроводительной ведомости» остается в аптеке в качестве квитанции, на нем расписывается инкассатор в получении сумки, ставит штамп банка и дату. Также этот 3-й экземпляр служит основанием для списания в расход сданной выручки в Журнал кассира-операциониста, и в кассовом отчете. В конце месяца подводятся итоги, и общая сумма выручки за месяц отражается в месячном отчете в разделе о движении денежных средств.
При сдаче денег через отделение связи выписывается квитанция, в которой наряду с суммой перевода указывается стоимость перевода. Такая квитанция дважды расходный документ по кассе.
При сдаче выручки непосредственно в дневные или вечерние отделения банка, в сберегательные кассы выписывается приходный кассовый ордер, а аптеке выдается квитанция, которая прикладывается к отчету кассира.
2. Выдача заработной платы сотрудникам.
Выплата заработной платы производится кассиром по платежной ведомости без составления расходного ордера на каждого получателя. При получении суммы работник обязан расписаться в ведомости, которая служит подтверждением выдачи денег из кассы. Не выданная заработная плата по истечении 3-х дней сдается кассиром в банк для депонирования, а на общую сумму выплаченной заработной платы оформляется расходный кассовый ордер. Платежная ведомость вместе с расходным кассовым ордером прикладывается к отчету кассира. Суммы выданной заработной платы отражаются в Журнале кассира-операциониста и кассовом отчете. В конце месяца эти суммы указываются в месячном отчете (форма АП-72) в разделе «Расход» движение денежных средств. По приказу №330 расчетно-платежная ведомость может сама выполнять роль расходного кассового ордера. Для этого необходимо поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер» и затем списать фактически выданную сумму. Разовые выдачи денег на заработную плату (например, депонированную) отдельным лицам производится, как правило, по расходным кассовым ордерам.
3. Выдача денег под отчет на командировки и другие нужды.
Под отчет наличные деньги из кассы аптеки выдаются на:
· командировочные расходы в пределах сумм, необходимых для оплаты стоимости проезда, расходов по найму жилья и суточных;
· хозяйственные расходы, производимые по месту нахождения аптеки (оплата посуды, приобретение канцтоваров и т.д.);
· расходы, выполняемые вне места нахождения аптеки в размере не более 10 дневной потребности и на срок не более 15 дней. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного расчета по ранее выданным под отчет суммам.
Для получения денег работник пишет заявление на имя заведующего аптекой, указывает размер и цель аванса. Заведующий аптекой визирует заявление и передает бухгалтеру для оформления расходного кассового ордера, который затем оплачивается. Оплата ордера происходит в день его выписки, в нем работник расписывается и указывает сумму прописью.
4. Оплата лекарственного растительного сырья
Производится по заготовительным ценам на основании «Приемной квитанции» по форме АП-4, второй экземпляр которой является основанием для выдачи денег из кассы.
5. Оплата аптечной посуды
Оплата за принятую аптечную посуду, бывшую в употреблении, производится в соответствии с «Инструкцией о порядке приема использованной посуды», утвержденной приказом №690 от 01.07.80 г. Прием посуды оформляется в «Ведомости покупки аптечной посуды, бывшей в употреблении» формы АП-8 в 2-х экз. Оплата производится из денег, полученных материально-ответственными лицами под отчет из кассы. Стоимость скупленной посуды отражается в товарном отчете в розничных и закупочных ценах. Прием посуды от ЛПУ оформляется накладной формы М-15.
6. Оплата транспортных и других услуг
Производится на основании соответствующих документов, подтверждающих произведенные услуги и расходных кассовых ордеров, при этом на каждом документе (счете, товарном чеке и т.д.) отмечается, что ценности в аптеку поступили, а работа выполнена и принята. После их оплаты по расходным кассовым ордерам они погашаются кассиром штампом «Оплачено» с указанием даты (год, месяц, число).
Регистрация всех приходных и расходных кассовых ордеров и документов их замещающих (приемная квитанция, расчетно-платежная ведомость, счет за мелкие работы и т.д.) производится в аптеке с начала года раздельно в «Журнале регистрации приходных и расходных ордеров» по форме КО-3 кассиром или старшим кассиром.
Все поступления и выдачи наличных денег аптека учитывает в «Кассовом отчете» по форме АП-32.
Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итоги за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, включает в отчет и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходно-расходными кассовыми документами под расписку в кассовом отчете. Оставшиеся не сданные наличные деньги хранятся в специально выделенном сейфе или его отделениях.
Бланки строгой отчетности (квитанции, доверенности, чековые книжки, накладные) регистрируются в журнале учета их выдачи по форме АП-40. Он должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя и главного бухгалтера.
Все оправдательные документы по приходу и расходу денежных средств вместе с выпиской из банка прикладывается к месячному отчету.
7. Расчеты наличными с юридическими лицами
При любых расчетах наличными деньгами с представителями юридических лиц обязательно выполнение определенных условий.
Первое условие: необходимо соблюдать предельный размер расчетов по одному платежу – 100 000 руб. (установленный указанием ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами»).
Под одним наличным платежом понимается платеж между одними и теми же юридическими лицами по одной сделке, совершенный в течение одного банковского дня, по одному или нескольким документам в сумме до 100 000 рублей. Платеж и сделка – понятия разные, поэтому в рамках одной сделки может быть произведено множество платежей, но в пределах 100 000 рублей каждый. Если сделка между юридическими лицами заключена на 360 000 рублей, а расчеты ведутся наличными деньгами в течение 4 дней по 100000 рублей первые три дня и 60 000 рублей в 4-й день, то нарушением это не является. В договоре должна быть указана форма оплаты – «наличные». Документом, подтверждающим обращение наличных денег, является расходный кассовый ордер. Рассчитываться наличными деньгами можно только через кассу.
Согласно действующим положениям выручка предприятий может использоваться только на выплату зарплаты, социальные выплаты, командировки, покупку канцтоваров, ГСМ и оплату срочных ремонтных работ. Закупка товара за наличный расчет может производиться только в том случае, если на эти цели деньги получены в банке.
Вторым условием при любых расчетах наличными с представителями юридических лиц является предоставление доверенности.
Для подтверждения факта наличных расчетов с уполномоченным представителем юридического лица необходимо оставлять доверенность, выданную юридическим лицом своему представителю на получение им денег за реализованные товары.
В аптеках имеют место следующие виды расходных операций:
1. Выплата заработной платы.
2. Выдача денег под отчет.
3. Оплата закупаемых у населения лекарственных растений, аптечной посуды.
4. Оплата транспортных и других услуг.
5. Сдача выручки в банк.
1. 3аработная плата, пособия из средств социального страхования и другие суммы выплачиваются кассиром по платёжным ведомостям (Ф. П-53) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
На титульном (заглавном) листе платежной ведомости ставится распорядительная надпись о выдаче денег за подписями зав. аптекой и гл. бухгалтера аптеки с указанием общей суммы прописью.
По окончанию выплаты зарплаты по платежной ведомости (в течении 2-х дней) в конце ведомости делается надпись о фактически выплаченной сумме и о полученной сумме отдельными работниками аптеки. На платежной ведомости ставится штамп «Расходный кассовый ордер №....». Этот ордер регистрируется и прикладывается к отчету в бухгалтерию.
Разовые выдает денег на зарплату, отдельным лицам (уход в отпуск) проводится как правило, по расходным кассовым ордерам.
2. Выдача денег подотчёт на командировочные расходы и хозяйственные нужды. На оплату служебной командировки выдают наличные деньги, предусмотренные Положением о командировках, включающее стоимость проезда в оба конца, оплату гостиницы суточные.
Выдачу денег подотчет оформляют расходным кассовым ордером.
На расходном кассовом ордере лицо, получившее деньги, проставляет сумму полученных денет и свою подпись. При выдаче денег подотчёт на хозяйственные нужды, оформляется расходный кассовый ордер.
Лица получившие подотчёт суммы денег, должны отчитываться об их использовании в авансовом отчёте (Ф. №807), а неиспользованную сумму возвратить в кассу.
3. Покупка лекарственного растительного сырья и аптечной посуды. Прием ЛРС оформляется «Приёмной квитанцией», 1 экземпляр квитанции предъявляется в кассу для оплаты принятого сырья.
При получении денег из кассы, лицо, сдавшее лекарственное растительное сырье, указывает в квитанции сумму полученных денег и ставит свою подпись. Квитанция остается в кассе как оправдательный документ на расход денег. Принятая от населения аптечная посуда оплачивается из кассы наличными деньгами. Эта операция регистрируется в специальной ведомости, - «Ведомость покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении».
4. Оплата транспортных и других услуг оформляется расходными кассовыми ордерами.
Порядок ведения кассовой книги
Все приходные и расходные операции учитываются в Кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью аптеки. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера аптеки или вышестоящей организацией.
Записи в кассовой книге производятся в 2-х экземплярах через копирку шариковой ручкой или чернилами. Вторые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и не обусловленные исправления в кассовой книге запрещается. Сделанные исправления заверяется подписями кассира, а также главного бухгалтера аптеки или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся сражу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или иным заменяющим его документам. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подбивает итоги операции за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передаёт в бухгалтерию как отчёт кассира второй отрывной лист, с приходными и расходными кассовыми документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.
Кассовая книга
Касса за________________ лист________________
Остаток на конец дня
В том числе за з\п
Запись в кассовой книге проверил и документы в количестве
________________ приходных и ______________________ расходных
прописью прописью
бухгалтер__________________
подпись
Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины
Главный бухгалтер не реже 1 раза в месяц должен проверять наличие денег в кассе, составлять акт и докладывать о результатах проверки руководителю аптеки.
Руководитель аптеки несет ответственность за сохранность денежных средств правильное их использование.
В сроки установленные руководителем аптеки, но не реже одного раза в квартал, в каждой аптеке производится внезапная ревизия кассы. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя аптечного предприятия назначается комиссия. При выявлении недостачи или излишка ценностей в кассе, в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.
Комиссия проверяет денежную наличность путём полного пересчёта всех денег, которые находятся в кассе, ценных бумаг и составляет «Акт» в двух экземплярах, который подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом. Один экземпляр передаётся в бухгалтерию аптеки, другой – остаётся у материально-ответственного лица.
До начала инвентаризации от каждого материально-ответственного лица которые отвечают за сохранность денежных средств, берется расписка.
Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническое укрепление кассы, обеспечение условий сохранности денег и ценностей. Их указания по устранению причин и условий, способствующих осуществлению краж, подлежа обязательному исполнению.
Учреждения банков в соответствии с ведением кассовых операций систематически, не менее одного раза в 2 года, а в случаях выявления нарушений чаще, проверяют соблюдение кассовой дисциплины на всех предприятиях независимо от форм собственности и имеют право получить от них данные об их кассовых оборотах по источникам поступления и целевому назначению расходования денег.
Проверка соблюдения кассовой дисциплины осуществляется по данным бухгалтерского учёта организации за определённый период – квартал, полугодие, но не менее чем за 2 месяца с выделением операций за каждый месяц отдельно.
При проверке кассовой дисциплины выясняется:
1. Наличие установленного лимита остатка кассы (устанавливается учреждением банка).
2. Соответствие записей кассовой книги о суммах, подученных из банка и сданных в банк, данным банковских документов.
3. Обеспечение ежедневного соблюдения установленных банков лимитов остатков касс, сроков и порядка сдачи денежной выручки, своевременность возврата в банк неизрасходованных в установленный срок сумм заработной платы, пособий.
4. Правильность расходования наличности, полученной банке.
5. Правильность ведения кассовой книги и своевременность учета в ней приходных и расходных операции.
Результаты проверки оформляются актом с приложением к нему справки, в которой отображают состояний кассовых операций.
Если выявленные нарушения - предъявляются санкции, т. е. запрет расходования наличности из выручки на срок до трёх месяцев.
Материалы проверки могут быть переданы также налоговой инспекции или в правоохранительные органы. Проверка кассовой дисциплины осуществляется также налоговой.
Сдача выручки в банк
Денежные средства аптеки должны храниться в обслуживающем его банке.
В случае самостоятельной сдачи аптекой выторга в кассу банка заполняется объявление на внесение наличности. Верхняя часть документа остается в банке, средняя (квитанция) и нижняя (ордер) возвращаются в аптеку. На основании квитанции в аптеке оформляется расходный кассовый ордер для списания денег из кассы и записи в кассовой книге.
Сдача выторга инкассатору оформляется сопроводительной ведомостью в 3-х экземплярах через копирку: 1-й экземпляр – в инкассаторскую сумку, 2-й – инкассатору, 3-й остается в кассе аптеки. На обратной стороне 1-го и 2-го экземпляров проставляется покупюрная опись денег.
Ведение кассовых операций
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (гашение) может производиться только при вводе в эксплуатацию новой машины и инвентаризации, а при крайне важно сти и в случае ремонта денежных счетчиков, - в мастерской только по согласованию с налоговыми органами, с обязательным участием их представителя.
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков, контроль счетчиков до и после их перевода на нули оформляются актом по форме № 26 (приложение 1 к Типовым правилам) в двух экземплярах, один из которых (как контрольный) передается в бухгалтерию контролирующей организации, а второй остается в аптеке.
Передача машины в другое аптечное предприятие или мастерскую для ремонта и обратно производится по накладной и оформляется актом по форме № 27 (приложение 2 к Типовым правилам), в котором фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков (регистров). Под секциями подразумеваются отделы аптеки: ОГЛФ, РПО и т.п. Накладная и акт не позднее следующего дня сдаются в бухгалтерию аптеки. Соответствующая отметка об этом делается в Журнале кассира-операциониста в конце записи за день. Вместе с машиной передается и ее паспорт, в который вносится соответствующая запись.
При ремонте денежных счетчиков непосредственно в аптеке также составляется акт по форме № 27 с описью показаний денежных и контрольных счетчиков до и после ремонта.
Движение денежных средств через кассу предусматривает поступление денег в кассу или приходные кассовые операции и выдачу денег из кассы или расходные кассовые операции.
К приходным кассовым операциям относятся:
1. Выручка за проданные товары.
2. Выручка, поступившая от мелкорозничной сети.
3. Возврат подотчетных сумм.
4. Поступление денег из банка на зарплату.
5. Получение сумм за прокат или товары, выданные для временного пользования населению (костыли, трости, кислородные подушки и прочее).
6. Оплата за изготовление и ремонт очков (если имеется отдел оптики).
7. Погашение недостачи.
К расходным кассовым операциям относятся:
1. Сдача выручки в банк.
2. Выплата заработной платы сотрудникам аптеки.
3. Выдача денег под отчет, на командировки и др.
4. Оплата лекарственного растительного сырья.
5. Оплата аптекарской посуды.
6. Оплата транспортных и других услуᴦ.
7. Возврат залоговых сумм.
8. Оплата строительных работ.
А) Выручка за проданные товары отражается в:
Рецептурном журнале;
Журнале учета рецептуры;
Конце дня на основании показания счетчиков кассового аппарата производятся записи в Журнале кассира-операциониста по форме АП-28.
Затем данные переносятся в кассовый отчет формы АП-32, который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписями заведующего аптекой и бухгалтера. Каждый лист кассового отчета перед заполнением сгибается пополам по линии отреза. Левая часть остается, а правая, заполняется под копирку, отрывается и служит отчетом кассира.
Вместе с тем, ежедневно ведется ʼʼРегистрация розничных оборотовʼʼ в отчете аптеки о финансово-хозяйственной деятельности аптеки (форма АП-72), где по дням месяца отражаются данные о количестве и стоимости экстемпоральных и готовых лекарственных средств, товарооборот по безрецептурному отпуску, выручка по видам мелкорозничной сети, всего розничного оборота.
Итоговые данные ʼʼРегистрации розничных оборотовʼʼ за месяц служат основанием для определения:
1. Сумм реализованных товаров (розничный товарооборот), которые регистрируются в товарном отчете в разделе ʼʼрасходʼʼ.
2. Суммы выручки аптеки, которая регистрируется в Реестре денежных средств и инкассации выручки (приход).
Б) Выручка от мелкорозничной сети
Прием выручки от мелкорозничной сети оформляется выпиской приходного кассового ордера по форме КО-1 кассиром. Лицу, сдавшему деньги, в подтверждение приемки денег выдается квитанция к ордеру.
В) Возврат подотчетных сумм
Возврат неиспользованных подотчетных сумм оформляется приходным кассовым ордером.
Также оформляют суммы, полученные аптекой в счёт ущерба, причиненного аптеке, погашение недостачи, выявленные во время инвентаризации и др.
Размещено на реф.рф
поступления.
Г) Поступление денег из банка на зарплату
Проводятся по кассе приходным кассовым ордером.
Д) Получение сумм за прокат или товары, выданные для временного пользования населению (костыли, трости, кислородные подушки и прочее)
Выдача предметов санитарии, гигиены, физиотерапии по уходу за больными оформляется обязательством по форме АП-6 в 2-х экземплярах.
С получателя предметов взимают только стоимость проката. Стоимость проката оплачивается в кассе аптеки, и чек вместе с обязательствами хранится в отделе, выдавшим эти предметы.
Для учета выдачи товаров напрокат ведется ʼʼЖурнал выдачи медицинских товаров напрокатʼʼ по форме АП-7, который ведется заведующим аптекой или заместителем заведующего аптекой. Записи производятся сразу по мере отпуска предметов напрокат и при их возврате.
Сумма проката устанавливается по действующим прейскурантам. Предметы для проката должны иметь пломбу или надпись с указанием, что это предметы проката. Из товара они актом переводятся в основные средства и учитываются на счете 10 ʼʼИнвентарь и хозяйственные принадлежностиʼʼ.
В некоторых случаях в аптеках установлен другой порядок оплаты предметов напрокат. В этом случае в кассу вносится залоговая сумма, равная стоимости получаемых предметов. Оформляется приходный кассовый ордер, на котором ставится штамп ʼʼЗалог за предметы прокатаʼʼ.
В первом случае, при несвоевременном возврате предметов проката с пользователя взыскивают доплату в двойном размере за дни просрочки, при возврате неисправных или поврежденных предметов – стоимость расходов по их ремонту. В случае если взятые предметы не подлежат ремонту, то с пользователя взыскивается полная стоимость за вычетом стоимости износа. А если была взята залоговая стоимость, то все вычеты производят из нее.
Е) Оплата за изготовление и ремонт очков (если имеется отдел оптики)
Учёт этих поступлений ведется на отдельном счетчике, как за проданные товары. Заказ на ремонт и изготовление очков оформляют квитанцией по форме №315 и регистрируют в ведомости учета заказов на очковую оптику. В конце дня первый экземпляр ведомости сдается вместе с копиями квитанций в бухгалтерию, второй у приемщика. После выдачи всех заказов второй экземпляр ведомости вместе с оригиналами квитанций передается в бухгалтерию. Стоимость услуг по ремонту и изготовлению очковой оптики заносится в приход в месячном отчете, т.к. увеличивает товарные запасы.
Ж) Погашение недостач
Оформляется приходным кассовым ордером.
Кассовые операции на территории РФ подразумевают любое перемещение денежных средств (поступление денег, выплаты, хозяйственные расходы и так далее) юридического лица (индивидуального предпринимателя, руководителя общества с ограниченной ответственностью и так далее).
Кассовые операции у ИП – понятие, виды и документация
Если говорить языком учебников, то понятие кассовых операций включает совокупность материально-технических процедур по приему, хранению и выдаче наличных денег. Дело в том, что по законодательству юридические лица обязаны хранить свои средства в банках и осуществлять все платежи по безналичному расчету, но для осуществления выплат работникам и прочих текущих наличных расходов допускается хранение некоторой суммы в специально оборудованной кассе.
То есть осуществление наличного расчета и любых других операций с наличностью возможно только при наличии кассы, а касса на предприятии может существовать только при выполнении всех требований закона.
Нормативно правовое регулирование кассовых операций
Проведение кассовых операций регулируется Положением Центрального банка о «Порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011 года № 373-П.
Закон о кассовых операциях вступил в силу первого января 2012 года. С этого периода ведение учета кассовых операций стало обязательным для всех предпринимателей.
Документация кассовых операций
Так что же такое кассовые операции на живом примере? Это все те выплаты и расходы, а также получения средств, которые предприниматель осуществляет наличными деньгами. Основные кассовые операции отражают в специальных документах:
- кассовой книге;
- приходных ордерах;
- расходных ордерах;
- книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (журнал кассовых операций);
- расчетно-платежной ведомости;
- платежной ведомости;
Бланки документов должны быть установленной формы (перед использованием необходимо проверить, не является ли эта форма устаревшей). Каждый документ должен быть заполнен разборчиво и без помарок (вручную или на компьютере), должен быть подписан уполномоченным лицом (перечень таких лиц устанавливает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером).
Положение о кассовых операциях предусматривает, что вести кассовые документы должен кассир, главный (старший) бухгалтер предприятия, руководитель или же любой другой работник, назначенный специальным приказом. Такой работник должен быть ознакомлен с положениями кассовой дисциплины и должен подписать договор о полной материальной ответственности. По желанию руководства такой договор можно и не подписывать, но лучше перестраховаться.
Виды и суть кассовых операций
Виды кассовых операций делятся на:
- приходные;
- расходные.
Рассмотрим несколько подробнее сущность кассовых операций. К ним относятся:
- прием наличных средств в кассу, выдача наличных из кассы и оформление вышеуказанных кассовых документов;
- оприходование наличных средств в кассу;
- хранение наличных средств и ценностей предприятия;
- порядок использования выручки, а также наличности, полученной из банка;
- соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег в банк.
Приходные и расходные кассовые операции
Как уж было сказано выше, любые поступления наличности и любая выдача наличности на предприятии являются кассовыми операциями. Оформляться они должны соответственно: с заполнением приходных и расходных ордеров и отметками в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов». При этом на всех ордерах должен проставляться штамп «Оплачено» (либо же эта надпись делается от руки) и стоять дата погашения ордера, а записи в реестре должны быть подтверждены подписью главного бухгалтера.
Приходные кассовые операции
Приходные кассовые операции – это поступление в кассу предприятия наличных средств.
Оформляются они приходным кассовым ордером (ПКО) по форме N КО-1. Такой ордер выписывается в единственном экземпляре, заверяется главным бухгалтером или заменяющим его лицом и содержит сведения о сути хозяйственной операции.
Как только в кассу поступают наличные средства, выписывается квитанция ПКО, фиксируется в журнале приходных и расходных кассовых документов. Квитанция передается лицу, предоставившему ордер, а сам ордер остается в кассе.
Расходные кассовые операции
p>Включают в себя выдачу наличных средств на хозяйственные нужды предприятия, передачу денег в банк, выплаты сотрудникам и так далее – любое действие по изъятию наличных денежных средств из кассы. Расходные кассовые операции оформляются в первую очередь расходным кассовым ордером (РКО) по форме N КО-2. Такой ордер также выписывается в единственном экземпляре, заверяется главным бухгалтером или заменяющим его лицом и фиксируется в журнале приходных и расходных кассовых документов. К расходному ордеру обязательно должен прилагаться сопроводительный документ: платежная ведомость, заявление, счет из банка и так далее. Иногда такой документ может заменять РКО. Если на сопроводительном документе уже стоит подпись руководителя или главного бухгалтера, то расписываться ещё и на ордере не требуется.
Журнал кассовых операций
Этот документ ведется по форме N КО-3, заполняется бухгалтером, а затем передается в кассу. В журнале регистрируются ПКО и РКО, а также заменяющие их документы: заявления, расчетно-платежные ведомости и так далее. На заменяющие документы все равно выписываются РКО, но только после выдачи платежей.
Кассовые операции в иностранной валюте
Часто предприятие сотрудничает с иностранными партнерами, поэтому возникает необходимость в ведении учета валютных операций (до передачи денежных средств в банк или партнеру). Валютные операции регламентируются Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10 декабря 2003 года № 173-ФЗ, порядок ведения кассовых операций с валютой определен Центральным банком. Согласно нормам все валютные операции должны быть отражены в эквиваленте национальной валюты. То есть, получив, например, 100 долларов, кассир должен уточнить курс валюты в Центральном банке на день совершения операции и перевести эту сумму в рубли (с учетом курсовой разницы).
В остальном документация по валютным поступлениям и расходам ведется так же, как и для наличности в рублях.
Регламент кассовых операций
Регламент (или порядок) кассовых операций включает в себя не только ведение документации и обучение кассира или лица, его заменяющего. Согласно Положению Центрального банка от 12 октября 2011 года № 373-П для кассы необязательно оборудовать отдельное помещение, но доступ к кассе посторонним лицам должен быть заблокирован. Также руководитель предприятия должен обеспечить безопасность кассы и хранящихся в ней средств и ценностей (меры должны быть прописаны в отдельном приказе или Положении).
Руководитель предприятия прописывает также порядок проведения проверок кассовых операций, самостоятельно устанавливает лимит денежных средств, который может храниться в кассе (банк об этом можно не извещать). Хранить в кассе средства сверх установленного лимита (например, для выдачи заработной платы) можно не более трех рабочих дней (то есть выходные и праздничные дни не учитываются). Все поступившие в кассу средства необходимо передавать в банк в течение недели.
Автоматизация кассовых операций
Сталкиваясь с проведением кассовых операций на предприятии, каждый тут же понимает, что большую часть времени отнимает заполнение различной документации (в которой к тому же, согласно Положению Центрального банка, не должно быть помарок и исправлений). Естественно, лучшим решением будет автоматизировать этот процесс на всех стадиях: начиная с выписки ордеров и заканчивая кассовой книгой.
На сегодняшний день существуют специальные программы, существенно облегчающие жизнь бухгалтерам и кассирам, например, 1С: бухгалтерия.
Анализ кассовых операций
Такой анализ проводится на основе данных ревизии кассовых операций и позволяет увидеть объективную картину: откуда поступает значительное количество средств, как и куда расходуется наличность, не превышается ли лимит по кассе (а также выяснить причины происходящего).
Похожие статьи
