Учет бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении отличается от учета прочей печатной продукции. Из этой статьи вы узнаете особенности учета бланков строгой отчетности (БСО), какие НПА его регулируют, а также найдете бухгалтерские проводки.

Что такое бланк строгой отчетности

Бюджетные организации часто работают со специально разработанными документами, которые имеют уникальные опознавательные данные и используются для подтверждения какой-либо хозяйственной операции (например, продажи) или подтверждают какую-либо информацию о человеке (например, свидетельство о чем-либо, диплом и т. д.). Законодатель разработал множество видов БСО для организаций, занимающихся разнообразными видами деятельности.

Эти БСО зафиксированы в приказах и письмах Минфина. Кроме того, существует возможность самостоятельной разработки бланка организации при соблюдении условий его оформления, оговоренных в п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Также существуют и требования по обращению с БСО для разных отраслей.

Примерами БСО являются:

• квитанция на прием вещей в камеру хранения;
• абонементная книжка для расчетов за питание учащихся;
• туристическая путевка;
• сертификат;
• диплом;
• больничный лист.

Каждое учреждение должно установить в учетной политике применяемые им БСО.

Бухучет бланков строгой отчетности

Бухучет в бюджетном учреждении регулируется Единым планом счетов и инструкцией, утвержденными приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, а также частным планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н. Для учета БСО предусмотрен забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности». Таким образом, БСО не приходуются привычным образом как остальные материальные запасы. Учетная политика учреждения должна предусмотреть, по какой стоимости они принимаются к учету:

• 1 рубль за 1 бланк;
• по реальной стоимости закупки.

Забалансовые счета для бюджетных учреждений работают так же, как для коммерческих, то есть приход отражается только по дебету, а выбытие только по кредиту, без корреспонденций. Кроме того, на счете 03 организуется аналитика в разрезе материально ответственных лиц, а также мест, предназначенных для хранения БСО. Такой учет необходим для контроля сохранности бланков.

Учреждение должно вести специально разработанный регистр учета — книгу учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Также важной процедурой внутреннего контроля является инвентаризация, которая проводится по имуществу и обязательствам, учитываемым на балансовых счетах, в соответствии с учетной политикой. Результаты пересчета и данные о наличии БСО согласно бухучету фиксируются в инвентаризационной описи (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Если найдены несоответствия, оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). При недостачах, обнаружении испорченных БСО на основании согласия специальной комиссии оформляется акт о списании БСО (ф. 0504816).

Указанные документы утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! БСО нельзя путать с денежными документами, хранящимися в кассе и учитываемыми на счете 0020135000 «Денежные документы». Учреждение оплачивает товары (услуги) и получает документ, по которому эти товары (услуги) могут быть получены в будущем. К денежным документам относятся марки, оплаченные талоны на получение каких-либо товаров (топливо, обеды), оплаченные путевки и т. д.

Бухучет расходов на бланки строгой отчетности

Поскольку БСО учитываются за балансом, встает вопрос, куда отнести расходы на их приобретение. Указания о порядке применения бюджетной классификации, утвержденные приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н, говорят о том, что такие расходы учитываются по аналитическому коду КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги», то есть 3 последние цифры бюджетного счета расходов будут 226. Перечислим такие счета:

• 0010960226 «Затраты на прочие работы, услуги в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»;
• 0010970226 «Накладные расходы производства готовой продукции в части прочих работ, услуг»;
• 0010980226 «Общехозяйственные расходы в части прочих работ, услуг»;
• 0010990226 «Издержки обращения в части прочих работ, услуг».

Пример:

Учреждение приобрело 10 трудовых книжек по 230 руб. БСО учитываются по фактической стоимости покупки. Из них 4 были выданы работникам, служащим в аппарате управления, в текущем месяце.

Расходы на приобретение БСО приняты к учету на сумму 2 300 руб.:

• Дт 0010980226 «Общехозяйственные расходы в части прочих работ, услуг»;
• Кт 0030226730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам».

Отражены БСО за балансом на сумму 2 300 руб.:

• Дт 03 «Бланки строгой отчетности».

Списана стоимость 4 трудовых книжек на сумму 920 руб.:

• Кт 03 «Бланки строгой отчетности».

Итоги

В государственных учреждениях, часто работающих с БСО, должен вестись строгий учет и контроль сохранности БСО. Этих целей помогает добиться своевременное и корректное отражение поступлений и выбытий БСО на счетах бухучета.

Действующие предписания отечественных актов нормотворчества допускают применение местными предприятиями и предпринимателями бланков БСО. Указанные формуляры могут использоваться хозяйствующими субъектами в строго определенных случаях и с непременным соблюдением обязательных требований по их получению и расходованию. Одним из элементов учетных процедур является составление акта на списание бланков строгой отчетности. Образец поименованного документа доступен для ознакомления по тексту ниже.

Использование БСО вместо кассовых чеков

• оказания бытовых услуг населению;
• розничной продажи периодики, мороженого, разливных напитков, ценных бумаг и билетов на транспорт;
• отпуска товаров на рынках и ярмарках.

Списание БСО

Правительство Постановлением от 06.05.2008 N 359 ввело в действие Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, которым предусмотрело два возможных метода изготовления БСО:

• типографским способом на бумажном носителе;
• с помощью специализированных систем.

Важно отметить, что в случае изготовления формуляров на бумажном носителе предусмотрены некоторые особенности:

• при получении БСО;
• для списания испорченных бланков строгой отчетности.

Оприходование документов производится ответственным сотрудником, а также членами специальной комиссии, созданной приказом руководителя, и отражается в журнале учета БСО.

Для случаев списания формуляров также существует отдельная процедура, предусматривающая некоторые особенности ее оформления.

Акт списания бланков строгой отчетности

Правительство в Положении об осуществлении наличных расчетов указало на возможность уничтожения испорченных или некомплектных формуляров БСО.

При этом обязательным условием для надлежащего списания бланков строгой отчетности является их хранение не менее 5 лет, а также:

• участие в процедуре уничтожения БСО членов комиссии;
• составление акта о списании испорченных бланков строгой отчетности.

Важно отметить, что отечественная система нормотворчества не предусматривает каких-либо специальных требований при составлении описываемого акта о списании БСО коммерческими организациями.

Но Минфин РФ Приказом от 30.03.2015 N 52н ввел в оборот Акт о списании бланков строгой отчетности , являющийся обязательным для предприятий бюджетной сферы.

Официальную форму акта на списание бланков строгой отчетности

Следует особо подчеркнуть, что предписания отечественных законодательных актов не содержат запрета на использование указанного выше официального формуляра коммерческими компаниями или предпринимателями.

Каждый субъект хозяйственных отношений вправе прибегнуть к помощи утвержденного Минфином документа или утвердить свою форму, участвующую в порядке списания бланков строгой отчетности.

Непременным условием для правильного оформления описываемого акта является наличие в нем обязательных сведений:

• о наименовании предприятия и его реквизитах (организационной форме, адресе, ИНН, телефонах, руководстве);
• указание на материально ответственного сотрудника, членов комиссии и реквизитов соответствующего приказа;
• перечня подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности;
• подписей всех лиц, участвующих в описываемой процедуре;
• даты изготовления формуляра.

В качестве заключения важно отметить, что соблюдение указанных выше требований выступает непременным условием для признания процедуры уничтожения документов надлежащей.

В целях облегчения процесса заполнения описываемого формуляра по ссылке ниже можно ознакомиться с образцом акта на списание бланков строгой отчетности.

Образец заполнения акта на списание бланков строгой отчетности

Организации и предприниматели, оказывающие услуги населению, вправе вместо чеков ККТ выдавать заказчикам бланки строгой отчетности (БСО). Как правильно работать с такими бланками с момента их приобретения и до уничтожения, а также как отражать движение БСО в бухгалтерском и налоговом учете?

Форма бланка строгой отчетности зависит от вида услуг

Для того чтобы определить, какой бланк вам надо использовать, необходимо проверить, нет ли для вашего вида услуг действующей утвержденной формы. Если такая форма есть, то надо использовать именно ее, а если нет - вам придется разработать форму бланка самостоятельно (Пункты 3, 5, 7 Положения об осуществлении и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники). Напомним, что принадлежность вида деятельности к услугам населению определяется по Общероссийскому классификатору таких услуг (ОКУН).

Формы БСО, утвержденные "сверху"

Для отдельных видов услуг формы БСО могут быть разработаны и утверждены каким-либо федеральным органом власти (Пункты 5 - 7 Положения). Например, Минтранс вправе устанавливать формы авиабилета и иных документов, используемых при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, багажа, грузов (Пункт 4 ст. 105 Воздушного кодекса РФ; пп. 5.2.3 п. 5 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации).

Теперь о том, как использовать старые БСО, утвержденные еще до вступления в силу действующего сейчас Положения о наличных расчетах без ККТ (Пункт 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359):

БСО, утвержденные Минфином в период действия старого Положения о наличных расчетах без ККТ (с 12.04.2005 по 20.05.2008), должны использовать все, кто оказывает виды услуг, для которых были разработаны эти бланки (Пункт 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359; п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники);

БСО, утвержденные до 12.04.2005, можно было применять только до 01.12.2008 (Пункт 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359). Хотя и сейчас еще встречаются организации, применяющие такие устаревшие формы БСО. Например, есть гостиницы, выдающие своим постояльцам при получении от них оплаты счета по форме N 3-Г (Приказ Минфина России от 13.12.1993 N 121). Однако Минфин разъясняет, что такая форма бланка в качестве документа строгой отчетности использоваться уже не может (Письма Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400, от 19.01.2009 N 03-01-15/1-11).

Для справки

В настоящее время действуют следующие утвержденные Минфином БСО (Пункт 3 Положения):

- квитанция на получение страховой премии (взноса);

- квитанция на оплату услуг газификации и газоснабжения;

- туристская путевка;

- залоговый билет и сохранная квитанция;

- квитанция на оплату ветеринарных услуг.

В результате тех, кто продолжает пользоваться устаревшими БСО, налоговики штрафуют по ст. 14.5 КоАП РФ за неприменение ККТ. Однако при этом они упускают из виду то, что в старых бланках обычно есть все необходимые реквизиты. Поэтому в большинстве случаев суды штраф отменяют, объясняя, что единственное требование к бланку - наличие в нем обязательных реквизитов. Правда, есть и судебное решение в пользу налоговиков. Впрочем, признав, что правонарушение было, суд все же освободил исполнителя услуг от ответственности из-за малозначительности содеянного (Статья 2.9 КоАП РФ);

Старые БСО также можно использовать, если орган власти, наделенный правом утверждать формы БСО, пока еще их не разработал.

Формы БСО, разработанные самостоятельно

Если вы выяснили, что обязательной формы БСО для ваших услуг нет (а в большинстве случаев это именно так), то с мая 2008 г. у вас есть право самостоятельно разработать форму БСО (Информационное письмо Минфина России от 22.08.2008). Важно лишь включить в БСО все обязательные реквизиты, перечисленные в Положении (Пункт 3 Положения). То есть меньше, чем указано, реквизитов быть не может, а вот добавлять дополнительные реквизиты в БСО можно (Подпункт "к" п. 3 Положения). Однако особенно усердствовать с дополнительными реквизитами все же не стоит. Ведь даже если вы, заполнив все обязательные реквизиты, не заполните дополнительно введенный вами реквизит, то суд теоретически может приравнять это к невыдаче БСО и вас оштрафуют за неприменение ККТ (Статья 14.5 КоАП РФ).

Для справки

Обязательные реквизиты БСО :

- наименование документа, его шестизначный номер и серия;

- наименование и организационно-правовая форма - для организации или Ф.И.О. - для предпринимателя;

- место нахождения постоянно действующего исполнительного органа организации, а если такового нет - иного органа или лица, которые имеют право действовать от имени организации;

- ИНН организации или предпринимателя, выдавших документ;

- вид и стоимость услуги;

- размер оплаты;

- даты расчета и составления документа;

- должность, Ф.И.О. лица, ответственного за совершение операции, его личная подпись, печать организации или предпринимателя.

Компоновка реквизитов в бланке также отдана на откуп исполнителям услуг.

Совет

Если для ваших услуг нет обязательной формы БСО, разработайте ее сами с соблюдением требований Положения и утвердите приказом по организации. За образец можно взять старую форму БСО, убрав оттуда ссылки на реквизиты нормативного документа, утвердившего форму бланка, и код ОКУД. Этим вы избавите себя от лишних судебных споров о правомерности использования старых форм БСО.

И еще одно общее для всех бланков требование: форма должна обеспечивать одновременное заполнение копии бланка либо иметь отрывную часть (Пункт 8 Положения). Кроме случаев, когда:

(или) орган власти, разработавший бланк, установил и особый порядок его заполнения (Подпункт "а" п. 8 Положения);

(или) все реквизиты БСО заполнены типографским способом при его изготовлении (Подпункт "б" п. 8 Положения);

(или) все реквизиты БСО заполнены в электронном виде (Подпункт "в" п. 8 Положения).

А может ли приходный кассовый ордер (ПКО) (Унифицированная форма N КО-1) заменить БСО?

ПКО и квитанцию к нему можно использовать в качестве БСО, если они изготовлены в типографии и в них есть все реквизиты, обязательные для БСО. Так же считают и многие суды. Правда, наличие судебных споров показывает, что подобные действия одобрения у налоговых органов не вызывают. Есть и судебное решение не в пользу организации.

К тому же если приходные кассовые ордера у вас будут не просто первичными кассовыми документами, а еще и БСО, то оформлять, хранить и учитывать их придется так же, как и бланки строгой отчетности. Так что безопаснее все-таки самостоятельно разработать бланк и пользоваться именно им.

Как можно изготовить БСО

Бланки строгой отчетности надо изготавливать (Пункт 4 Положения):

(или) типографским способом ;

(или) с использованием автоматизированных систем .

В типографиях БСО печатались и раньше. Напомним только, что на типографском БСО должны быть дополнительно указаны сведения об изготовителе (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер и год выполнения заказа, тираж) (Пункты 4, 9 Положения).

А что же такое автоматизированная система? Вообще-то давать разъяснения по этому вопросу - компетенция Минпромторга. Он же пока никаких разъяснений не выпускал.

Положением установлены лишь требования к автоматизированной системе, согласно которым она должна (Пункт 11 Положения):

Иметь защиту от несанкционированного доступа;

Идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком не менее 5 лет;

Сохранять уникальный номер и серию бланка.

При этом контролирующие органы считают, что обычный компьютер для изготовления БСО не подходит. Причина - он не обеспечивает защиту, фиксацию и хранение сведений о бланке. По мнению Минфина и налоговых органов, автоматизированная система должна отвечать требованиям, предъявляемым к кассовой технике.

Так что по-прежнему этот вопрос остается открытым.

Покупаем, храним и уничтожаем БСО

Сначала вам нужно выбрать ответственного за БСО работника . С таким работником необходимо заключить договор о полной материальной ответственности (Статья 244 ТК РФ; п. 14 Положения). Он будет получать БСО, учитывать их в специальной книге, отвечать за их сохранность, заполнять их сам или выдавать тем работникам, которые получают в оплату услуг наличные деньги. Принимать купленные бланки ответственный работник должен в присутствии созданной по приказу руководителя комиссии, сверяя количество бланков, серии и номера с данными в накладной типографии. По результатам приемки комиссия оформляет акт приема бланков в произвольной форме, и ответственный работник фиксирует их приход в книге учета БСО (Пункты 13, 15 Положения). А передавая бланки работнику, который будет непосредственно рассчитываться с клиентами, ответственный за бланки указывает в книге учета БСО расход и остаток бланков.

Внимание! Испорченный бланк нельзя просто выбросить. Его нужно перечеркнуть и приложить к книге учета бланков (Пункт 10 Положения).

Сразу скажем, что если вы выдали БСО сразу после оказания услуги и выручка попала в кассовую книгу за этот день, то только за отсутствие книги учета БСО и актов об их приеме и уничтожении к административной ответственности вас привлечь никто не сможет (Статьи 14.5, 15.1 КоАП РФ). А поскольку акты и книга учета БСО - это не первичные документы и не учетные регистры, оштрафовать вас по ст. 120 НК РФ у налоговых органов тоже не получится.

Однако не стоит по этой причине отказываться от составления книги и акта об уничтожении БСО. Ведь в их оформлении в первую очередь заинтересована сама организация. Вам же нужно контролировать количество бланков, которые находятся у работников. А услуга - это не товар, и инвентаризацией мало что можно выявить. Тогда как по книге учета БСО сразу видно, что вы, например, передали работнику, принимающему от заказчиков деньги за услуги, 100 бланков, а вернулись к вам только 80. Значит, работнику придется объяснить, куда он дел остальные 20 бланков. По нашему мнению, чем действительно можно пренебречь, так это актом приема бланков - для приемки БСО вполне достаточно книги учета и накладной на бланки, выписанной типографией.

Унифицированной формы книги учета БСО нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно, а можно взять форму из Указаний ГМЭК (Приложение N 6 к Указаниям по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности) или воспользоваться формой книги, утвержденной Минфином для бюджетников (Приказ Минфина России от 23.09.2005 N 123н). Ее листы нужно пронумеровать, прошнуровать, проставить подписи руководителя и главного бухгалтера и скрепить печатью организации (Пункт 13 Положения).

К порядку хранения БСО сложных требований нет - достаточно, если вы будете хранить бланки в сейфе, который в конце каждого рабочего дня надо опечатывать (Пункт 16 Положения). Кроме того, инвентаризацию бланков необходимо проводить одновременно с инвентаризацией наличных в кассе (Пункт 17 Положения; п. п. 3.39, 3.40, 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Копии и корешки использованных и испорченных бланков, упакованные в опечатанные мешки, надо хранить не меньше 5 лет со дня окончания года, в котором они были использованы. Когда закончится этот срок и пройдет месяц со дня последней инвентаризации БСО, их можно будет уничтожить, создав комиссию и составив акт об уничтожении бланков (Пункт 19 Положения). Форму такого акта вы можете разработать самостоятельно или взять форму акта, разработанную для бюджетников (Приложение N 2 к Инструкции по бюджетному учету).

Предупреди работника

Заполнение не всех реквизитов БСО приравнивается к его невыдаче, что приведет к наложению штрафа за неприменение ККТ (Статья 14.5 КоАП РФ):

- на организацию - от 30 000 до 40 000 руб.;

- на работника, в чьи должностные обязанности входит выдача БСО, - от 1500 до 2000 руб.

Учитываем БСО

В бухгалтерском учете БСО отражают на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций). Проще оценить БСО в сумме фактических затрат на их изготовление.

Раньше ГМЭК рекомендовала купленные БСО сначала учитывать на счете 10 "Материалы" по их фактической стоимости и по мере использования списывать на затратные счета (Указания по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности). Однако это, во-первых, усложняло учет. А во-вторых, вообще противоречило назначению счета 10, поскольку никакой ценности БСО сами по себе не имеют, и поэтому вряд ли их можно назвать материально-производственными запасами. По этим причинам счет 10 для учета БСО использовать неправильно. Обычно стоимость бланков сразу при их оприходовании включают в затраты проводкой: дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" (или 44 "Расходы на продажу") и кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

В налоговом учете расходы на приобретение БСО у организаций, применяющих общий режим налогообложения, будут уменьшать налогооблагаемую прибыль в составе прочих расходов (Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). А НДС по ним можно смело принимать к вычету, если есть счет-фактура типографии (Пункт 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

А организации-упрощенцы могут учесть затраты на БСО в составе либо материальных (Подпункт 6 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), либо канцелярских расходов (Подпункт 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Пример . Учет бланков строгой отчетности

Условие

ООО "Артель" ремонтирует обувь по заказам физических лиц (бытовые услуги населению).

01.08.2010 бухгалтер-кассир В.Л. Орионова получила из типографии (по накладной от 01.08.2010 N 509) 1000 квитанций (БСО), по которым общество принимает наличную выручку.

Стоимость услуг типографии - 1062 руб. (в том числе НДС 162 руб.). Серия бланков ЛХ, номера - 000001 по 001000.

На следующий день, 02.08.2010, 70 бланков переданы обувщику А.В. Меркурьеву, оказывающему услуги по ремонту обуви и принимающему оплату от заказчиков. Право обувщика получать бланки строгой отчетности в бухгалтерии предусмотрено приказом руководителя ООО от 11.01.2010 N 5. 02.08.2010 обувщик сдал пять копий квитанций на оплату услуг по ремонту обуви. Помимо этого, две квитанции обувщик испортил и также сдал их в бухгалтерию.

Решение

Для забалансового счета 006 организация открыла субсчета: 006-1 "Бланки квитанций в бухгалтерии", 006-2 "Бланки квитанций у исполнителя". Забалансовый учет БСО ведется в сумме фактических затрат. Стоимость 1 бланка - 0,9 руб.

((1062 руб. - 162 руб.) / 1000 шт.).

Прием бланков из типографии и их выдачу обувщику В.Л. Орионова отразила в книге учета БСО. Также к книге она приложила испорченные бланки.

Книга учета бланков квитанций на оказание услуг по ремонту на 2010 год

			От кого получено и кому отпущено	Основание (наименование, номер и дата документа)
					количество	серия и номер бланка	количество	серия и номер бланка	подпись лица, получившего бланки	количество	серия и номер бланка
			Типография	Товарная накладная от 01.08.2010 N 509		ЛХ 000001 - ЛХ 001000					ЛХ 000001 - ЛХ 001000
			А.В. Меркурьев	Приказ руководителя от 11.01.2010 N 5				ЛХ 000001 - ЛХ 000070	Меркурьев		ЛХ 000071 - ЛХ 001000

Давайте посмотрим, какие записи нужно сделать бухгалтеру ООО "Артель", чтобы отразить операции в бухгалтерском учете.

В день приобретения квитанций (01.08.2010)
Отражены затраты на приобретение квитанций (1062 руб. - 162 руб.)	26 "Общехозяйственные расходы"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Отражен НДС по квитанциям	19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
НДС по квитанциям принят к вычету		19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
Квитанции в условной оценке приняты к забалансовому учету (0,9 руб. x 1000 шт.)	006-1 "Бланки квитанций в бухгалтерии"
В день выдачи квитанций обувщику (02.08.2010)
Обувщику выданы квитанции (0,9 руб. x 70 шт.)		006-1 "Бланки квитанций в бухгалтерии"
	006-2 "Бланки квитанций у исполнителя"
Обувщик отчитался по использованным и испорченным квитанциям ((5 шт. + 2 шт.) x 0,9 руб.)		006-2 "Бланки квитанций у исполнителя"

Не забывайте, что даже если вы применяете ЕНВД по бытовым услугам населению и не используете при этом ККТ, то вам необходимо применять БСО (Пункты 2, 2.1 ст. 2 Закона о ККТ). Иначе налоговики могут вас оштрафовать так же, как за неприменение кассового аппарата (Статья 14.5 КоАП РФ).

Одним из обязательных для формирования документов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей является БСО. Данный документ представляет собой бумагу строгой отчетности.

При этом использовать её необходимо в строго установленных государством случаях. При этом необходимо обязательно хранить журнал учета БСО, а также сами бланки строгой отчетности в течение определенного периода времени.

По истечении определенного периода времени необходимо будет соответствующим образом списывать данный документ. Процедура данная имеет свои особенности и нюансы.

Со всеми ними стоит ознакомиться заблаговременно. Это позволит избежать штрафов и других осложнений с законодательством, контролирующими органами.

Необходимые сведения

Сегодня практически все без исключения предприятия обязаны использовать ККМ – контрольно-кассовые механизмы. Данные устройства применяются для формирования специальных чеков.

Причем как в случае наличного, так и безналичного расчета. Но в отдельных случаях подобные документы могут быть заменены специальными БСО – бланками строгой отчетности.

Такие документы также являются подтверждением осуществления оплаты и заранее печатаются в типографии. Впоследствии в них вносятся все необходимые данные.

При этом существуют определенные стандарты составления и хранения. Их необходимо обязательно соблюдать. Важно помнить о формате составления само журнала.

БСО можно использовать в следующих случаях:

Важно помнить о недопустимости использования таких бланков в следующих случаях:

• при расчетах между юридическими лицами;
• если за наличные средства реализуются товары.

Имеются определенные правила списания бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении, а также коммерческом.

К наиболее важным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заблаговременно в целях исключения сложностей с контролирующими органами, можно отнести:

• базовые определения;
• возможные причины;
• правовая база.

Базовые определения

Существует достаточно обширная нормативная база, регулирующая применение бланков этого вида, а также их списание, утилизацию. Но для верной трактовки всей отраженной в ней информации требуется понимать значение терминов.

К наиболее существенным на данный момент относятся следующие:

• наличие и безналичные денежные расчеты;
• фискальный режим/память/данные;
• государственный реестр ККМ;
• платежный терминал/банкомат;
• журнал учета БСО;
• приказ на списание, акт.

Аббревиатура ККМ расшифровывается как контрольно кассовый механизм. Данным термином обозначается большое количество самого разного оборудования. В первую очередь это кассовые аппараты, банкоматы, платежные терминалы.

Банкоматы и платежные терминалы позволяют осуществлять всевозможные операции по оплате услуг, товаров, а также приобретению товаров. Главной особенностью является отсутствие необходимости в присутствии оператора.

Наличные денежный расчет	Операция, когда деньги передаются непосредственно наличными средствами. Безналичный расчет – оплата при помощи специальной банковской карты. В независимости от способа перечисления средств необходимо выдавать платежный документ. Он может быть различного типа
Фискальная память	Энергозависимая память, применяемая в машинах ККМ. Используется для регистрации различных данных при осуществлении денежных операций. Фискальный режим – режим, в котором осуществляется регистрация всех данных на обозначенную выше память. Вся техника, применяемая для регистрации денежных операций, обязательно регистрируется в специальном государственном реестре
БСО	Документ, в котором отражаются данные при осуществлении оплаты за услуги, товары. Сама аббревиатура расшифровывается как «бланк строгой отчетности»
Журнал учета БСО	Реестр в бумажном формате, ведется на предприятии или же у ИП (индивидуальном предпринимателе). Приказ на списание, акт – документ, составляемый когда подходит срок утилизации БСО. Данный момент отражается в действующем на территории законодательстве

Возможные причины

Сама процедура списания бланков такого рода осуществляется только при соблюдении определенных, установленных законодательством условий.

Списание необходимо будет осуществлять в следующих случаях:

Важно помнить о наличии разницы между процедурой списания и уничтожения бланков. Важно помнить, что списание также осуществляется в случае отказа клиента от услуги/товара когда документ уже заполнен.

В таком случае ни в коем случае нельзя просто выбрасывать документ. Требуется сдать БСО в полной комплектации (два экземпляра) или же номера корешков. Обязательно совпадение серий и номеров.

Важно помнить, что существует установленные законодательством формат как БСО, так и , приказов списания бланков строгой отчетности.

Важно придерживаться всех правил, отраженных в действующих законодательных нормативах.

Пример приказа на списание БСО старого образца можно найти в интернете или же в налоговой . Работники данного учреждения обязательно должны дать необходимую консультацию.

Правовая база

Процесс составления как самих бланков строгой отчетности, так и актов для их списания отражается в специальных законодательных нормах.

Помимо данного закона необходимо также использовать следующие НПД:

Помимо актов законодательного характера существует также достаточно обширный перечень различного типа иных материалов вспомогательного характера.

Они дадут ответы на большинство возникающих вопросов. При отсутствии должного опыта следует обратиться именно к материалам дополнительного характера.

Порядок списания БСО в бюджете

Процедура списания бланков строгой отчетности связана с множеством самых разных нюансов. Не допускаются различного рода нарушения формата документов.

Контролирующие организации в лице Федеральной налоговой службы и иных уделяют максимально пристальное внимание актам сдачи, .

Основные вопросы, раскрыть которые требуется перед тем, как приступить к самой операции списания документов строгой отчетности:

• документальное оформление — заполнение акта, формирование приказов, образец заполнения;
• отражение проводками.

Документальное оформление

В первую очередь необходимо уделить внимание именно документальному оформлению. Особенно это важно в случае возникновения различных вопросов со стороны контролирующих органов.

Например, если имеет место какой-либо криминал, прокуратура проверяет БСО при их наличии, а также специальный акты утилизации.

Заполнение акта

Рассматриваемого типа акт в обязательном порядке включает в себя следующие компоненты:

• порядковый номер акта;
• наименование учреждения;
• индивидуальный налоговый номер;
• дебет счета;
• комиссия в составе;
• форма по ОКУД;
• в правой части обязательно указываются специальные коды (ОКПО, КПП, кредит счета);
• обозначаются лица, которые входят в специальную экспертную комиссию;
• обозначить приказ, которым осуществляется само назначение;
• указывается период, в течение которого осуществляется списание.

После всех обозначенных элементов необходимо будет составить специальную таблицу. В ней перечисляются все документы строгой отчетности, которые необходимо будет обязательно списать.

Сама таблица включает в себя следующие разделы:

• бланк строгой отчетности — номер, серия;
• причина списания;
• дата уничтожения.

После таблицы в обязательном порядке будут проставлены подписи с расшифровкой. Требуются подписи следующих лиц:

• руководителя предприятия;
• иных членов комиссии (не менее 3).

В нижней части рассматриваемого акта проставляется дата формирования документа. Важно помнить, что она не должна быть ранее, чем окончится срок хранения бланка строгой отчетности.

Формирование приказов

Прежде, чем включить документ в специальный акт, необходимо будет обязательно проставить приказ.

Данный документ обязательно включает в себя следующие основные разделы:

Отражается состав комиссии	Которая в обязательном порядке должна проверить процесс движения бланков строгой отчетности
Устанавливается полный перечень документов	Который относится к бланкам строгой отчетности
Устанавливается перечень работников	Которые ответственны за учет, а также сохранность, составление бланков
Определяется место постоянного хранения бланков рассматриваемого вида	Например, это может быть сейф бухгалтерии
Обозначается лицо, ответственное за исполнение всех приказов	Составленных относительно хранения, списания и утилизации БСО

Бланки строгой отчетности должны быть обязательно пронумерованы. Существуют определеннее стандарты их составления. Не допускается печатать их на обычном ПК.

Для составления данных документов требуется использовать:

• специальные средства автоматизации;
• средства типографии.

В то же время акт списания и приказ составляются на персональном компьютере. Процедура составления приказа, в отличие от акта, законодательством не регламентирована. Потому формироваться он может в произвольном формате.

Но имеются определенные регламенты работы с подобного рода документами. Необходимо отражать в них установленные законодательством данные.

Образец заполнения

Рассматриваемого типа документы имеют большое количество самых разных особенностей. По возможности стоит обязательно со всеми ними ознакомиться.

Проще всего заранее обзавестись верно составленными образцами. Найти их можно на авторитетных ресурсах в интернете.

Отражение проводки

При осуществлении различных операций с БСО обязательно необходимо соответствующим образом отражать все нюансы в бухгалтерской отчетности.

Для этого используются проводки вида:

Процесс отражения ликвидации, порчи или же списания полностью стандартен и является идентичным вне зависимости от того, каким образом реализуется процедура бухгалтерского учета (1С/вручную). По возможности стоит изучить все моменты заранее.

Налоговая при проведении как и иных проверок всегда пристальное внимание уделяет именно проводкам с БСО. Так как через такую документацию нередко реализуются всевозможные коррупционные схемы.

Списание бланков строгой отчетности должно обязательно происходит в соответствии с действующими законодательными нормами.

В противном случае возможно наложение административной ответственности со стороны контролирующих организаций. Важно помнить о правилах написания приказа о создании акта.

При расчетах с клиентами-физическими лицами организации и ИП могут использовать бланки строгой отчетности. Эти документы подтверждают поступление денежных средств в качестве оплаты товаров и услуг. Чтобы зафиксировать их уничтожение по окончании срока хранения, оформляется акт о списании бланков строгой отчетности. Он имеет унифицированную форму 0504816 по ОКУД. Законом установлен порядок оформления этого документа. В конце статьи можно скачать форму для заполнения.

Правила работы с учетными бланками регулируются двумя основными документами: Приказом Минфина №52н от 30.03.15 г. и Постановлением Правительства РФ №359 от 6.09.08 г. Отрывные корешки листков хранятся в течение пяти лет. По истечении этого срока они списываются, что фиксируется соответствующим актом.

Форма 0504816 по ОКУД включает в себя:

1. Указание на законодательный акт, регламентирующий ее использование.
2. Сведения о руководителе организации: ФИО, должность, подпись с расшифровкой, печать (при наличии).
3. Наименование акта.
4. Порядковый номер.
5. Поле для указания кодов по ОКУД и ОКПО и даты подписания.
6. Наименование организации.
7. Материально ответственное лицо: ФИО и занимаемая должность.
8. Дебет и кредит счета.
9. Участники комиссии. В отдельной строке указывается ФИО и должность председателя, далее данные остальных членов.
10. Номер и дата издания приказа, на основании которого происходит списание БСО.
11. Период списания.
12. Таблица, содержащая информацию по уничтожаемым бумагам. В ней отражены номер и серия бланка, причина его списания и дата уничтожения.
13. Подписи членов комиссии с расшифровкой.

Акт списания бланков строгой отчетности по образцу, описанному выше, включает информацию о заполненных и об испорченных документах. Если листок был заполнен некорректно, он хранится и уничтожается вместе с использованными.

Можно ли заменить форму 0504816

Унифицированная форма акта списания является обязательной для государственных и муниципальных организаций. В то же время частные предприятия вправе применять самостоятельно разработанный шаблон. Для этого нужно закрепить выбранную форму в учетной политике организации.

Даже если на предприятии принято решение использовать самостоятельно разработанный образец, порядок списания БСО остается неизменным. Уполномоченные сотрудники руководствуются вышеупомянутым Постановлением №359. Документооборот происходит по следующим правилам:

• копии БСО или отрывные корешки хранятся на протяжении пяти лет;
• по окончании 5-летнего периода и через месяц после проведения инвентаризации списанные листки уничтожаются;
• утилизация документов выполняется на основании заполненной формы 0504816 акта о списании бланков строгой отчетности.

Напомним, что порядок хранения и уничтожения не отличается для использованных и испорченных или бракованных листков. Если при заполнении БСО была допущена ошибка, его перечеркивают и регистрируют в Книге учета.

Важно! Уничтожение использованных документов производится на основании акта списания по истечении 5-летнего срока хранения и через месяц после инвентаризации.

Регистрация испорченных листков наравне с заполненными позволяет соблюдать хронологический порядок и вести упорядоченный документооборот. При систематизированном хранении любой бланк будет доступен для исследования на протяжении всего 5-летнего срока.

Правила заполнения акта

При заполнении акта списания бланков строгой отчетности по образцу следует вносить информацию аккуратным, разборчивым почерком. Также документ можно сформировать с помощью программного обеспечения. Исправления в полях не допускаются.

Порядок списания состоит из следующих этапов:

• издание руководителем приказа о назначении комиссии;
• заполнение акта, внесение данных по списанным бумагам;
• выполнение учетных операций;
• уничтожение списанных листков.

При заполнении акта присутствует комиссия. Ее состав определяется приказом руководителя. Один из участников действует в качестве председателя. В форме отведены поля для указания их должностей и постановки подписей. Ссылка на приказ о назначении членов комиссии приводится в самом акте.

Ответственность за правильное проведение списания возложена на руководителя организации. Эта работа может быть поручена и другим работникам, например, бухгалтеру или специалисту по кадрам. Важное условие - подобные обязательства должны быть зафиксированы в трудовом договоре с сотрудником.

После заполнения и подписания членами комиссии документ передается в бухгалтерию. В отделе ведется учет списанных квитанций.

Когда можно списывать БСО

Как уже упоминалось, испорченные бумаги списываются наравне с заполненными. Если при внесении данных была допущена ошибка, листок перечеркивается и отмечается в Книге учета.

Для списания бланков строгой отчетности должны соблюдаться два условия:

1. Окончание 5-летнего срока хранения листка.
2. Истечение месяца с даты последней инвентаризации.

Все израсходованные экземпляры хранятся на предприятии и могут быть проверены в течение всего 5-летнего периода. За документооборот на предприятии отвечает главным образом его руководитель. При необходимости обязанности по систематизации, хранению и списанию листков поручаются другим ответственным работникам.

Похожие статьи