Первичная документация включает в себя. Первичные документы – подтверждение факта хозяйственной операции

Деятельность бухгалтерского отдела - неотъемлемая составляющая функционирования предприятия; она предполагает выполнение сотрудниками самых разных действий - от расчёта до оформления и ведения первичной документации. Сильно различается и степень ответственности компании или её непосредственного руководителя за допущенные ошибки: если они касаются сугубо внутренних проблем, не приходится говорить даже о штрафе; если же речь идёт о платёжных документах, на основании которых в дальнейшем выплачиваются налоги, нарушителю может грозить не только денежное взыскание, но и тюремное заключение. Именно поэтому хорошо организованная работа с первичкой относится к приоритетным направлениям работы юридического лица.

Термин «первичная документация», в отличие от или аналогичных, используется исключительно в бухгалтерии, что при необходимости совместного решения организационных вопросов вызывает сложности у представителей других отделов предприятия. Ниже будет рассказано, что из себя представляет первичка в целом, а также приведён ориентировочный перечень входящих в неё документов.

Что такое первичная документация в бухгалтерии?

Как ни странно, основной используемый в организации работы бухгалтерского отдела нормативный акт, Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ, принятый 6 декабря 2011 года и содержащий правки от 29 июля 2018 года, не даёт однозначного определения этого словосочетания. Согласно пункту 1 статьи 9 указанного закона, к первичной документации могут быть отнесены любые правильно оформленные и официального заверенные бумаги, в которых отражается тот или иной эпизод хозяйственной жизни предприятия.

К таким эпизодам относятся получение денежных средств в обмен на поставляемую компанией продукцию, предлагаемые услуги или выполняемые работы или, напротив, перечисление денег в счёт приобретения товарно-материальных ценностей. По желанию руководителя предприятия (пункт 4 той же статьи) в список первичных бухгалтерских документов могут быть включены и содержащие сведения о взаиморасчётах, не связанных с финансовыми транзакциями.

Важно: главный критерий первичной документации в бухгалтерии - наличие факта перехода денежных средств от одного лица (работника, индивидуального предпринимателя, фирмы) к другому. Таким образом, в список первички входить не будет при любых условиях, а вот приходный или расходный кассовый ордер - вполне.

С рок хранения первичных документов в бухгалтерии - не менее пяти лет от года оформления. Как показывает практика, чаще всего представители Федеральной налоговой службы запрашивают первичку в первые год-три; в дальнейшем бумаги можно передать на хранение в архив, а по истечении указанного срока - уничтожить в соответствии с внутренним регламентом предприятия и предписаниями отечественного законодательства.

Впрочем, поскольку в российской бюрократической практике утилизировать документы обычно сложнее, чем продолжать их хранить, ставшую ненужной первичку можно оставлять в архиве до тех пор, пока будет хватать места; никаких наказаний за это ни указанным Федеральным законом №402-ФЗ, ни другими нормативными актами не предусмотрено.

Как и , ведение первичной документации может возлагаться как на одного, так и на нескольких сотрудников предприятия, в зависимости от их квалификации и численности штата. Если же дело касается индивидуального предпринимателя, не имеющего в подчинении соответствующих специалистов, он имеет право по собственному выбору или оформлять документы самостоятельно, или привлекать к делу сторонние компании, оказывающие такие услуги.

Перечень первичных документов бухгалтерского учета

В последней редакции Федерального закона №402-ФЗ (а точнее - в пункте 4 статьи 9 документа) право определять, какая документация относится к первичной, передаётся руководителю (генеральному директору, директору) предприятия. В соответствии со сложившейся практикой он подписывает уже подготовленный главным бухгалтером перечень, хотя может взять работу (от анализа деятельности до подведения итогов) целиком на себя.

Следовательно, говорить о едином списке первичных документов не приходится; можно лишь назвать наиболее часто включаемые в этот перечень бумаги:

Договор . Наиболее спорный пункт с точки зрения принадлежности документа: довольно часто договоры хранятся не в бухгалтерии, а в юридическом отделе или даже в отделе кадров. С другой стороны, именно подписание контракта становится первым шагом к новому факту хозяйственной жизни предприятия, поэтому многие руководители своими приказами относят договоры купли-продажи, оказания услуг, выполнения работ, аренды и другие, непосредственно связанные с движением денежных потоков, к первичке. По сути адекватно составленный контракт содержит все перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ признаки первичного документа - значит, явного нарушения в этом случае нет.
Счёт . На основании предложенного счёта покупатель (потребитель) до или после получения товара или услуги перечисляет продавцу (поставщику) денежные средства. Принятие счёта может расцениваться как фактическое согласие на его оплату. Помимо всего, в этом первичном документе могут приводиться (или дублироваться в соответствии с договором) условия предоставления товарно-материальных ценностей или проведения работ, а также способы расчёта с продавцом и даже порядок возврата средств в случае неисполнения одной или обеими сторонами сделки взятых на себя обязательств.
Товарная накладная . Этот документ, неизменно включаемый в первичку, содержит полный список отпускаемых или передаваемых товарно-материальных ценностей: как готовой продукции, так и отдельных элементов или сырья. Количество экземпляров товарной накладной не регламентировано: оно должно соответствовать числу сторон сделки. И, разумеется, каждый экземпляр должен быть заверен подписями всех контрагентов; оттиски печатей или штампов в данном случае необязательны.
Акт приёма-передачи . Первичный документ, составляемый по результатам оказания услуг, проведения работ или поставки товарно-материальных ценностей. Подписывается представителями обоих контрагентов; при отказе одного из них (обычно принимающей стороны) ставить подпись бумага может быть заверена в одностороннем порядке (непременно в присутствии наблюдателей). Акт приёма-передачи может содержать также дополнительные замечания, уточнения или разъяснения, вносимые сторонами в соответствующую таблицу. Использование для заверения печатей или штампов организаций необязательно. Разновидность этого документа, также включаемая в первичку, - акт приёма-передачи основных средств (ОС-1), отражающий движение основных активов предприятия.
Расчётная ведомость . В ней приводятся данные об оплате труда всех наёмных рабочих компании, включая стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, доплаты и так далее. Заверяется это первичный документ подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия; также, в отличие от двух перечисленных выше пунктов, для подтверждения юридической силы ведомости на ней проставляется «живой» оттиск печати или штампа организации.
Кассовые документы . К ним относятся приходные и расходные ордера и кассовая книга. Именно из их содержания можно получить наиболее полное представление о движении финансовых потоков. КО-1, КО-2 и КО-4 содержат сведения относительно каждого факта хозяйственной жизни - следовательно, на них в первую очередь будут ориентироваться уполномоченные лица при проверке. Дополнительные кассовые документы, используемые с чуть меньшей интенсивностью (журнал регистрации кассовых ордеров КО-3 и книга учёта движения наличных средств КО-5), также относятся к первичной документации, оформляются и хранятся в соответствии с общими правилами.

Чаще всего первичка организуется по хронологическому принципу - от первого документа по сделке до последнего; возможны и другие варианты - по принадлежности, комбинированный и т.д.

Как оформляется первичная документация в бухгалтерии?

Необходимыми составляющими любого первичного документа являются:

заголовок в соответствии с установленной унифицированной формой;
дата подписания (составлена и распечатана бумага может быть в любое удобное время);
полное официальное наименование организации или предприятия (можно добавить и сокращённое);
описание и разъяснение эпизода движения средств, или факта хозяйственной деятельности;
стоимость сделки в натуральном (с одной стороны) и денежном (с другой) выражении с непременным указанием единиц измерения;
наименования в соответствии со внутренним распорядком предприятия или государственными стандартами должностей лиц, ответственных за заключение договора и совершение сделки;
подписи с расшифровками представителей сторон сделки, участвовавших в заключении договора.

Как следует из пункта 5 всё той же статьи, первичная документация в бухгалтерии может в настоящее время оформляться как в бумажном, так и в электронном виде; в последнем случае она заверяется с помощью квалифицированных электронно-цифровых подписей сторон и передаётся контрагентам на любом подходящем для этого носителе или отправляется по электронной почте.

Большинство первичных документов выпускается на основе унифицированных бланков, не подлежащих модификации; к исключениям относятся договоры, акты приёма-передачи и ряд других бумаг, разработкой формы и структуры которых занимается непосредственно субъект хозяйственной деятельности.

Несколько советов по оформлению первичной документации:

Вносить записи в бланк от руки разрешается шариковыми и гелевыми ручками с пастой синего или чёрного цвета; для внесения же исправлений используются красные чернила. Для заполнения первичной документации в электронном виде допустимо применять любые электронно-вычислительные машины, подходящие с технологической точки зрения.
Каждый из входящих в перечень первички документов должен быть оформлен в свой срок. Заполнение и подписание бумаг задним числом при обоюдном согласии сторон вполне возможно, но ставить в известность об этом контролирующие органы крайне не рекомендуется.
Если процедура внесения данных в бланк подразумевает дублирование числовой информации (например, суммы платежа) письменной, ни той, ни другой составляющей пренебрегать нельзя, иначе документ может быть признан недействительным.
При оформлении документа первичной отчётности нельзя оставлять пустых полей. Если в них нечего вписать, следует применить прочерк, а лучше - универсальный знак, представляющий собой дважды перечёркнутую латинскую букву Z.

Важно: использовать для исправления ошибок корректирующие полоски, жидкость, бритвы или просто зачёркивать неверно внесённые данные до невозможности их прочитать в первичной документации в бухгалтерии не допускается. В зависимости от ситуации можно использовать контурное исправление, дополняющие основной текст записи и сторнировку. В первом случае ошибочная информация перечёркивается тонкой линией, поверх неё делается запись, отражающая реальное положение дел, а сбоку на странице - надпись «Исправленному (можно) верить», сопровождаемая подписью ответственного лица и оттиском печати или штампа организации. Во втором - уже имеющиеся сведения дополняются новыми, необходимыми для получения исчерпывающего представления о сделке. В третьем, особенно часто применяемом при нахождении в первичке преувеличенных сведений, - не соответствующие действительности данные дублируются красной пастой, а рядом с ними, уже обычной, приводятся верные. Заверяющая подпись в этом случае также необходима.

Первичка, как и другие документы, должна быть оформлена чётко, разборчиво и красиво. Это поможет в будущем при возникновении спорных ситуаций быстрее установить истину, доказать свою правоту в судебном процессе или проконтролировать работу уполномоченных лиц. А дополнительным стимулом к добросовестному и своевременному выпуску документации послужит пункт 3 статьи 327 Уголовного кодекса России, согласно которому использование подложных бумаг наказывается штрафом до 80 тысяч рублей или вплоть до полугодового заработка виновного, арестом на срок до полугода, обязательными или исправительными работами на срок до 480 часов и 24 месяцев соответственно.

Доказать свою невиновность или отсутствие состава преступления сложно и отнимает значительно больше времени и нервов, чем качественное оформление первичной документации.

Подводим итоги

К первичке относятся документы, отражающие эпизоды хозяйственной деятельности предприятия или организации. Их оформлением занимаются сотрудники бухгалтерского отдела, а если такового нет - сам предприниматель или оказывающие подобные услуги компании. Полный перечень используемой в деятельности компании первичной документации утверждает её руководитель, а составляет обычно главный бухгалтер.

Обычно к первичке относятся договоры, счета, акты приёма-передачи, в том числе и основных средств, кассовые документы и иные бумаги. Они должны включать в себя блоки, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ. Делать исправления в документах допускается строго определёнными способами: сторнировкой, контурными или дополняющими надписями.

Первичные документы необходимы для подтверждения осуществления хозяйственных операций. По сути, это источник данных для ведения бухучета в компании. Наличие и корректное оформление первички – это залог успешного прохождения налоговых проверок, аудита и верного отражения оборотов на счетах бухгалтерского учета, а соответственно и точного .

Требования, которым должны соответствовать первичные документы, изложены в статье 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете». Согласно ей обязательными являются следующие реквизиты:

название документа
дата составления
наименование предприятия или ИП
описание, отражающее суть хозяйственной операции
денежное и/или натуральное значение хозяйственной операции
единицы измерения
с расшифровкой и указанием должностей

Чаще всего, документу присваивается номер, во многих бланках его проставление обязательно. Нумерация, как правило, ведется с начала года.

Отметим, что необходимость оформления тех или иных бланков зависит от специфики деятельности, формы налогообложения и особенностей учетной политики конкретной организации.

Оформление первички

Документальное оформление фактов хозяйственной деятельности происходит в момент их совершения или сразу по окончании на бумажном и/или электронном носителе. Бланки документов фирма может разработать самостоятельно, за исключением государственных организаций, которые обязаны использовать законодательно утвержденные бланки. Важно помнить, что унифицированные документы, применение которых предусмотрено законодательно, обязательны к заполнению.

В случае необходимости внести правки, их нужно заверить подписью ответственного лица, также нужно указать дату. Есть документы, внесение исправлений в которые законодательно запрещено.

Разного назначения отличаются, чаще всего он составляет не менее пяти лет. Большинство документов, касающихся заработной платы, хранятся до 75 лет.

Первичные документы по месту своего формирования делятся на внешние и внутренние, а по назначению – на распорядительные и оправдательные. Примером распорядительного документа является . Оправдательный документ подтверждает конкретную операцию, пример – акт приемки выполненных работ. Существуют документы, сочетающие в себе и распорядительные и оправдательные свойства, т.е. комбинированные, примером является справка-расчет отпускных.

Документы по учету ОС и ТМЦ

Товарная накладная (ТН) – документ, фиксирующий продажу или отпуск . Продавец составляет два бланка ТН, один оставляет себе в качестве основания для списания, а другой передает покупателю, которому данный бланк дает право на принятие ТМЦ к учету.

Унифицированная форма ТН – ТОРГ-12. Правый верхний угол содержит коды статистики. Если отгрузка происходит из филиала, его адрес должен быть указан в графе «фактический адрес». Также в ТН прописываются все сведения о товаре – название, артикулы, код товара, форма упаковки, количество мест в партии, единица измерения и ее код, масса в одном месте и общая, масса нетто и брутто, цена и общая стоимость. Если ТМЦ , он также должен быть отражен в ТН. В ТН есть графы с итогами по столбцам, где это необходимо. Фиксируется число листов ТН, если их несколько. В нижней части необходимо вписать данные ответственных лиц.

Оформление операций в учете ОС

Оформление операций в учете материалов

Документы по учету услуг

Оформляется актом, который может называться по-разному – оказанных услуг, выполненных работ, приема-сдачи работ; важно, чтобы соответствующая формулировка была прописана в договоре на эти услуги. Один экземпляр бланка получает заказчик, а другой остается у исполнителя. Унифицированного бланка акта не существует.

В акте, помимо других обязательных реквизитов, обязательно должен быть зафиксирован период, за который были оказаны услуги, в случае, если они оказываются с определенной периодичностью. Пример записи: «Оказание услуг по уборке помещения за январь 2018 года».

Кассовые документы

Документы по учету банковских операций

Документы по заработной плате

Основные документы, служащие основанием для расчета оплаты труда, перечислены ниже:

Документы по учету налогов и сборов

Большинство описанных выше документов являются первичными для налогового учета. Например, суммы по актам оказанных услуг и товарным накладным входят в расчет налога на прибыль, а на основании документов по оплате труда рассчитывается и взносы в фонды.

Отдельно хотелось бы сказать о счет-фактуре. Это форма, которая служит для расчета НДС. Критичным является корректность и полнота заполнения всех реквизитов данного документа, в противном случае налоговые органы могут отказать в принятии суммы к вычету. Важная деталь – если отгрузку делает филиал, необходимо указывать именно его КПП, а не головной организации. Один экземпляр документа остается у исполнителя (продавца), второй хранится у покупателя.

Внимание к оформлению первичных бухгалтерских документов – залог корректного формирования бухгалтерских регистров.

Бухгалтерские регистры

Регистры бухгалтерского учета – это средства систематизации и упорядочивания данных о хозяйственной деятельности компании, полученных из первичных документов. Требования к регистрам регламентированы статьей 10 ФЗ №402. Предприятие может утверждать самостоятельно, какие виды регистров применять. Ведение может осуществляться на бумажном носителе или электронном с применением электронной подписи. Эти сведения фиксируются в учетной политике.

Примеры учетных регистров — главная книга, реестр выданных счет-фактур и т.п.

В регистрах указываются следующие реквизиты:

название регистра
период
наименование организации
хронологическая и/или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета (даты, названия статей затрат, подразделения и т.п.)
единицы измерения
подпись ответственного лица/лиц и их должности

Существует несколько классификаций бухгалтерских регистров:

По характеру записей:

Хронологические – данные отражаются по мере совершения хозяйственных операций (пример – реестры).
Систематические – сведения группируются на основании отнесения к конкретным счетам бухгалтерского учета (анализ субконто).
Комбинированные – запись ведется на основании систематического принципа в хронологическом порядке, объединяя первые два пункта (пример — главная книга).

По внешнему виду:

Книги.
Свободные листы.
Карточки.

Проблема с первичкой сейчас связана прежде всего с тем, что значительное место в обороте занимают операции с физическими лицами и ИП, выдаваемые которыми документальные свидетельства часто не унифицированы, большим подспорьем здесь являются специальные бухгалтерские программы, но их себе может позволить не каждый предприниматель.

Ответить

Банки Сегодня Лайв

Статьи, отмеченные данным знаком всегда актуальны . Мы следим за этим

А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи.

Первичные документы бухгалтерского отчета – важнейшее звено в документообороте любой компании. Без них не получится не только правильно посчитать все приходы-расходы и поступления, но и правильно посчитать (а тем более – подтвердить налоговой) отчисления в налоговую инспекцию. Какой бывает «первичка» и какие требования к ней предъявляются? Давайте разбираться.

Необходимо разобраться, что вообще понимают под этим определением. Итак, первичные документы бухгалтерского учёта – это подтверждение проведенных хозяйственных сделок на предприятии, принесших какой-либо экономический эффект. Это подтверждающий документ – например, какая-нибудь накладная.

Эти документы важны не только для учета в сфере бухгалтерии. Они необходимы для соблюдения налогового законодательства и подтверждения всех проводимых операций. С помощью первичных документов можно определить объем обязательств компании перед государством. Налоговая будет требовать эти справки, чтобы проверить правильность подсчетов.

Первичные документы должны оформляться непосредственно в момент проведения операции, либо же сразу после ее окончания. Но последнее – только в том случае, если нет возможности заниматься оформлением документов в процессе.

И стоит помнить, что такие оттягивания очень не рекомендуются и позволяются только в исключительных ситуациях.

Что такое «первичка»

Таким типом документов называются те, которые подтверждают уже осуществленные действия хозяйственного характера. Например, покупку нового токарного станка. Без первичной документации, способной подтвердить то или иное действие, невозможно занести расход/доход или поступление чего-либо в книгу учета.

Первичные документы могут быть и электронными, и бумажными – разницы нет. Единственная особенность такого электронного документооборота: для подтверждения необходима электронная подпись. Впрочем, некоторые предприятия могут ограничивать использование цифровых возможностей. По условию договора или в некоторых случаях, регулируемых законом, можно требовать предоставления только бумажной «первички».

В первичном документе бухгалтерского учета обязательно должна быть вся необходимая информация для учета хозяйственной деятельности. В противном случае могут возникнуть проблемы, связанные с налоговой. Если не получится подтвердить какой-либо расход или доход – сумма вычетов может увеличиться.

Такой документ – доказательство того факта, что в хозяйстве организации было совершено какое-либо действие, повлиявшее на экономическое состояние.

Перечень документов бухгалтерского учета

Интересно, что законодательством не регламентируются конкретные документы, поэтому можно выбирать из множества приемлемых вариантов. Это позволит отрегулировать удобство ведения отчетности. Но какая «первичка» вообще бывает?

Договор . Содержит конкретные условия хозяйственной сделки. В нем перечислены все финансовые нюансы и ответственность всех задействованных сторон за выполнение.
Товарная накладная . Перечисление всех оказанных услуг или передаваемых товаров. Сохраняется у каждого участника сделки – нужно будет сделать копии.
Акт приема-передачи . Подтверждает, что услуга была выполнена в полном объеме, а ее качество удовлетворяет оговоренному. Этот акт подтверждает прием выполненной работы и, соответственно, полное одобрение заказчика.
Акт приема-передачи № ОС-1 . В отличие от предыдущего документа, используется в фиксации мероприятий с вводом-выводом основных средств.
Счет . Подтверждение готовности оплатить товар или услугу. В счете могут быть перечислены дополнительные условия и прайс на предоставляемые услуги. Также этот документ позволяет вернуть деньги.
Расчетная ведомость . Используется при решении хозяйственных задач, связанных с персоналом. То есть в этих ведомостях учитываются все ситуации по оплате труда. В расчетную ведомость необходимо включать не только, собственно, зарплату. Но и все премии, сверхурочные, стимулирующие и прочие денежные «вливания» в работника.
Кассовые документы . Необходимы для учета финансовых сделок по реализации товара или услуги. В эту категорию входит не только кассовая книга, но и ордеры прихода-расхода.

Классификация документов «первички»

Существует несколько способов разделения бухгалтерской документации по категориям. Это заметно упрощает определение и непосредственно документооборот Группировка происходит по определенным принципам и особенностям.

Итак, первичные документы подразделяются:

По назначению . Выделяются распорядительные – доверенности и платежные поручения; исполнительные/оправдательные – платежные ведомости и акты выполненных работ; документы бухгалтерского оформления – ведомости, расчеты и справки; комбинированные – кассовые ордеры, авансовые отчеты и требования; и бланки строгой отчетности – абонементы, квитанционные книжки и так далее.
По объему содержания данных . Включены собственно первичные документы – кассовые ордеры и чеки; и сводные первичные документы – кассовые отчеты за определенный период и ведомости.
По способу отражения хозяйственных операций . Выделяются разовые – кассовые отчеты; и накопительные – ведомости и лимитно-заборные карты.
По месту составления . Разделены на внутренние (все, оформляемые организацией) и внешние (полученные от поставщиков, аутсорсеров и так далее).

Эта исчерпывающая классификация отражает практически все первичные документы, с которыми может столкнуться бухгалтерия при оформлении отчетности.

Учетные регистры для первички

Каждый поступивший в бухгалтерию первичный документ должен быть поставлен на учет. Поэтому существуют специальные учетные регистры. Это специальные счетные таблицы, сделанные по определенной форме. Они необходимы, чтобы собрать информацию о хозяйственных операциях на счетах и не запутаться в куче справок, накладных и так далее.

Учетные регистры бывают разные. Как правило, их подразделяют на следующие категории:

По назначению. Сюда входят хронологические (записываются документы по мере их появления), систематические (первичка записывается с учетом ее группировочных признаков). Комбинация этих двух типов называется синхронистическими регистрами – в идеале именно их и должна делать бухгалтерия.
По обобщению данных. В эту категорию попадают интегрированные (от частного к общему) и дифференцированные (от общего к частному) регистры.
По внешнему виду. Все очень просто – разделяются по физической форме регистра. Он может быть в виде карточки, книжки, электронного носителя и так далее.

Правильное ведение учетных регистров заметно упростит задачу и предохранит от множества проблем.

Требования к первичной документации

Поскольку первичка является важной частью бухгалтерского документооборота, необходимо внимательнейшим образом относиться к ее ведению и заполнению. Существуют определенные требования, нормы и стандарты, которых придется придерживаться.

Что должно быть в первичке

Первичные бухгалтерские документы должны создаваться по определенным стандартам, чтобы налоговая без проблем приняла их, и в дальнейшем ни у кого не возникало проблем. Поэтому в первичке обязательно нужно указать следующую информацию:

Название конкретного документа.
Дата составления.
Название субъекта, который (или от имени которого) проводится то или иное действие.
В чем суть хозяйственной операции.
Измерители хозяйственной операции. Бывают денежные либо натуральные. Если натуральные – надо указать, чем измеряется.
Лица, ответственные за правильное проведение операции и подготовку документов по ней. Обязательно указывать должности.
Подписи фигурантов, их ФИО и другой информации, которая поможет идентифицировать их.

Наличие всех этих данных необходимо не только для подтверждения, что операция действительно проводилась. Информация, указанная в документе, позволит в случае необходимости сверить все показатели, обратиться к действующим лицам и уточнить некоторые моменты.

Правила оформления первичной документации

Важно помнить, что при создании подобных документов недостаточно просто учесть данные, которые она должна нести. Нормами установлены определенные правила ведения и создания таких бумаг. Если они будут нарушены, или у налоговых инспекторов возникнут сомнения – придется не просто переделать документ, но и заплатить крупный штраф. Особенно если нарушение – не первое.

Писать строго без ошибок (в том числе и пунктуационных) и помарок. Не допускать опечатки в электронных документах.
Использовать можно любые ручки. Но желательно подобрать такие, которые не будут мазать при написании – это разведет грязь на бумаге, что недопустимо.
Составлять документы нужно уже в случае предположений, что какая-то хозяйственная операция будет произведена. В крайнем случае (что очень не рекомендуется) можно составить и оформить первичку сразу после операции.
Абсолютно все расчетные данные, представленные в цифровой форме, необходимо дублировать прописью.
Если каких-то данных для заполнения реквизитов в бланке первички нет, необходимо поставить там прочерк. Пустые строки оставлять категорически запрещено.

Важно помнить, что чем ответственней бухгалтер будет относиться к заполнению первичных документов, тем меньше в будущем у организации будет проблем.

Что делать, если ошибка уже допущена?

В ситуации, когда необходимо подправить тот или иной первичный документ, необходимо знать, что можно и нельзя делать. Итак, при исправлении ошибок можно:

Зачеркнуть неверные данные и указать правильные рядом. Обязательно поставить подпись человека, который поправил информацию, а также указание «Исправленному верить» и конкретная дата, когда была внесена правка.
Сделать дополнительные записи. Применяется, если суммарные значения сделок были оформлены, но в результате оказались несколько выше. В таком случае необходимо остатки записать в новый документ и учесть их в текущем либо следующем отчетном периоде.
Провести сторнирование. То есть исправить запись с применением отрицательных значений: прописать неверные данные красной пастой, после чего указать рядом правильные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
дата составления;
наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

ТОРГ-12;
Товарный ярлык;
Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
КО-4 «Кассовая книга»;
КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п.

Первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах.

Первичный бухгалтерский документ — это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Первичный бухгалтерский документ должен иметь:

наименование — финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;
название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;
дату составления. При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;
содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме;
измерители осуществляемой хозяйственной операции. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;
подписи ответственных лиц — директора организации и главного бухгалтера.

Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или с применением вычислительной техники.

Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.

Если произошла ошибка во внутрихозяйственных учетных записях, то можно применить способ отрицательной или сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартными цветами (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку.

Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делают правильную запись. Возможен способ исправления ошибок в учетных записях путем зачеркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачеркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки).

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.

В работе с любым документом бухгалтер опирается на определенные принципы и методологические основы, закрепленные в официальных документах.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а также на дисках, дискетах и других носителях.

Учетные документы бывают внешними и внутренними

Внешние документы поступают в организацию со стороны — из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и др., они составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить , платежное требование-поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика и др.

Внутренние документы составляются непосредственно в организации.

Различают следующие виды внутренних документов:

распорядительные;
оправдательные (исполнительные);
комбинированные;
бухгалтерского оформления.

Распорядительные — это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К ним относятся распоряжения руководителя организации и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п.

Комбинированные документы являются одновременно и распорядительными и исполнительными. Сюда входят приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам организации, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, а также при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. Это справки, ведомости распределения и др.

Бухгалтерские документы подразделяются также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы используются при оформлении каждой хозяйственной операции. Накопительные документы составляются в течение определенного периода постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов служат двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов организации и т. п.

Учетные документы подразделяются на первичные и сводные

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Примером таких документов являются накладные на отпуск материалов со складов организации в цехи.

Сводные документы составляются на основе первичных документов, например, расчетно-платежная ведомость.

В момент фиксации данных в первичных документах возникает бухгалтерская информация, которая не регистрируется автоматически. Все количественные и качественные ее характеристики подвергаются логическому, арифметическому и юридическому контролю перед составлением первичных документов. Такой контроль осуществляется как работниками, занимающимися ведением первичного учета, так и работниками служб управления.

Подписывая приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения и требования, иные банковские документы, руководитель организации подвергает тщательному анализу каждую хозяйственную операцию.

В процессе получения бухгалтерской информации выделяются следующие этапы:

предварительная работа перед составлением первичных документов;
составление первичных документов;
утверждение первичных документов;
работа бухгалтерии по составлению и обработке первичных документов.

Сбор бухгалтерской информации предполагает соответствующую работу различных служб организации. Для этой стадии характерен наивысший уровень аналитичности и оперативности учета.

Второй стадией учетного процесса является обработка бухгалтерской информации. Она предполагает непосредственное участие в получении бухгалтерской информации работников функциональных служб управления. Так, при учете товарно-материальных ценностей на основании первичных документов предусматриваются группировка и обобщение данных в карточках складского учета материалов. Ежемесячно из карточек и книг данные переносятся в отчеты о движении материальных ценностей. В установленные сроки заведующие складами и руководители подразделений представляют эти отчеты в бухгалтерию организации.

Руководящие работники принимают участие и в обработке данных. Так, с помощью работников различных служб управления устанавливаются виновники недостач и потерь.

После проверки арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных хозяйственных операций бухгалтерские документы регистрируются, а затем осуществляется экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета путем записи в учетных регистрах.

Учетные регистры представляют собой счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на .

Учетные регистры в зависимости от строения делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения. Систематические учетные регистры служат для группировки хозяйственных операций по установленным признакам.

Учетные регистры ведутся в форме бухгалтерских книг, карточек, ведомостей, журналов, а также машинных носителей.

Синтетический учет осуществляется в систематических регистрах, а аналитический учет — в аналитических регистрах. Записи в регистрах осуществляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.

В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывают число и заверяют ее подписями уполномоченных лиц. В некоторых книгах, например, кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Бухгалтерские книги применяют для синтетического и аналитического учета.

Карточки изготавливают из плотной бумаги или неплотного картона, не скрепляя между собой. Их хранят в специальных ящиках — картотеках. Карточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.

Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами. Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал.

Записи в учетных регистрах должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи систематических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах

Существуют три способа исправления ошибочных записей в учетных регистрах : корректурный, дополнительной записи, сторнировочный.

Корректурный способ может быть применен только в том случае, если ошибки были обнаружены до составления баланса или же они имели место в учетных регистрах, не затрагивая корреспонденции счетов. Этот способ состоит в зачеркивании тонкой чертой неправильного текста, цифры, суммы и надписи рядом или выше правильного текста или суммы с соответствующей оговоркой.

Например, если вместо 100 руб. отражено 200 руб., то следует зачеркнуть 200 руб. и написать сверху "100 руб.", а сбоку указать: "зачеркнуто 200 руб. и сверху написано 100 руб., исправленному верить (дата, подпись)".

На денежных документах никаких исправлений и помарок не допускается, даже оговоренных, особенно в цифрах.

Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операции ошибочно занижена. Например, поставщиком с расчетного счета перечислены 150 руб. Данная хозяйственная операция отражена правильной корреспонденцией счетов, но сумма ее занижена до 100 руб. Была сделана следующая бухгалтерская запись: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 100 руб.

Но поскольку поставщикам следует перечислить 150 руб., то на недостающую сумму в 50 руб. необходимо составить дополнительную проводку: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 50 руб.

Дополнительные проводки делаются в текущем или следующем месяце. Это правило исправления ошибок применяется в двух случаях: если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре ошибочно заниженной суммы хозяйственной операции.

Сторнировочный способ состоит в том, что неправильная запись, в основном цифровая, устраняется отрицательным числом, т. е. повторяются неправильная корреспонденция и сумма красными чернилами. Одновременно составляется правильная запись обыкновенными чернилами. Сторнировки имеют место при неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы.

При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются.