Порядок проведения инвентаризации основных средств строго регламентирован. Как часто проходит инвентаризация ОС, какова ее детальная процедура, какие должны быть оформлены документы, какие следует сделать проводки в учете по результатам проверки, а также какое наказание последует, если всплывут неучтенные объекты, - читайте в статье ниже.
Что такое инвентаризация?
Инвентаризация — одна из процедур контроля над сохранностью имущества компании. Суть ее в сопоставлении фактического наличия ценностей (денег, оборудования, зданий, а также обязательств) с данными бухучета.
Порядок проведения инвентаризации основных средств регламентируется следующими законодательными актами:
- методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина от 13.06.1995 № 49);
- положением по ведению бухучета и бухотчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н);
- законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Проводить инвентаризацию компания должна не только по собственному имуществу, но и по взятому на хранение или арендованному. Инвентаризация проводится по месту нахождения имущества и в присутствии материально ответственного лица либо руководителя коллектива, если речь идет о коллективной матответственности.
Не реже какого срока должна осуществляться инвентаризация?
Инвентаризация основных средств должна осуществляться не реже 1 раза в 3 года, а библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Точные сроки проведения инвентаризаций определяются компанией самостоятельно. Как правило, инвентаризация ОС проводится перед годовой отчетностью. Однако законодательством установлены случаи, в которых компания обязана провести инвентаризацию:
- передача имущества в аренду;
- реорганизация;
- ликвидация;
- продажа имущества;
- смена материально ответственных лиц или руководителя коллектива (а также по требованию членов коллектива или при выбытии из коллектива больше половины его участников — для участников договора о коллективной ответственности);
- установление фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
- перед составлением бухотчетности за год;
- чрезвычайные ситуации.
Изучим порядок проведения инвентаризации основных средств.
Как проводится инвентаризация основных средств: основные этапы и необходимые документы по учету
Порядок инвентаризации основных средств устанавливает руководитель компании в соответствии с действующим законодательством.
Выделяют 3 основных этапа проведения инвентаризации:
1. В организации должна быть создана инвентаризационная комиссия, состав которой руководитель компании утверждает в приказе о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22 .
В инвентаризационную комиссию следует включить бухгалтеров, специалистов по ОС, руководство компании. Недопустимо отсутствие хотя бы одного члена комиссии — только при стопроцентной явке всех участников инвентаризации процедура считается состоявшейся. Помимо состава комиссии, в ИНВ-22 регистрируются сроки проведения инвентаризации, причины и объекты проверки.
Все проводимые компанией инвентаризации должны быть зафиксированы в журнале по форме ИНВ-23 .
Перед началом инвентаризации члены комиссии получают актуальные документы по ОС компании. На них делается пометка «до инвентаризации на ____ (дата)». Материально ответственные лица письменно подтверждают, что к началу процедуры все документы на ОС были переданы комиссии.
Помимо бухгалтерских документов по ОС, комиссия проверяет:
- сведения, которые подтверждают права собственности компании на здания;
- техпаспорта и иную техдокументацию;
- регистры аналитического учета;
- наличие документов на объекты природных ресурсов, принадлежащие компании.
2. Комиссия в ходе инвентаризации осматривает ОС и фиксирует в описи по форме ИНВ-1 название ОС, назначение, инвентарные номера и основные показатели объекта.
Для ТС и оборудования в описи должен быть указан заводской номер в соответствии с техпаспортом изготовителя, год выпуска, назначение, мощность.
Однотипные ОС, которые поступили в организацию одновременно и учитываются на инвентарной карточке группового учета, в описи указываются по наименованиям с указанием количества.
ОС, которые на момент инвентаризации отсутствуют в компании (кроме переданных в аренду), например, судно или железнодорожный состав отправлены в рейс, проверяются до момента их временного отсутствия.
3. Выявляются расхождения между фактическими и учетными данными. Расхождения между данными бухучета и фактическим состоянием ОС, зафиксированные в ИНВ-1, отражаются в сличительной ведомости по форме ИНВ-18 .
Ведомость составляется в 2 экземплярах: один для бухгалтерии, второй — для материально ответственных лиц, при этом комиссия запрашивает у них письменные объяснения причин расхождений.
ОС, которые во время инвентаризации находятся в ремонте, отражаются в ведомости по форме ИНВ-10 с указанием стоимости и расходов предприятия на ремонт.
На ОС, переданные в аренду или на ответственное хранение, составляется отдельная опись с указанием документов, подтверждающих принятие контрагентом имущества.
Также отдельная опись составляется на ОС, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности компании и восстановлению не подлежат: члены комиссии указывают время ввода в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться имуществом теперь невозможно.
Если в ходе реконструкции или восстановления ОС поменялось назначение объекта, то в опись следует внести новые сведения. Если в результате проведенных работ балансовая стоимость ОС изменилась, а в бухучете эти данные не зафиксированы, то этот факт следует отразить в описи.
Если инвентаризационная комиссия выявила ошибки в характеристиках объектов, то члены комиссии включают в ИНВ-1 правильные сведения и техпоказатели.
Неучтенное ОС, выявленное в ходе инвентаризации, чиновники требуют приравнивать к внереализационному доходу (п. 20 ст. 250 НК РФ) и начислять по нему впоследствии амортизацию в соответствии с рыночной стоимостью и фактическим износом, зафиксированным инвентаризационной комиссией. Сведения о стоимости ОС должны быть подтверждены документами или путем экспертизы (п. 10.3 ПБУ 9/99).
ВНИМАНИЕ! Амортизационную премию по обнаруженным в ходе инвентаризации неучтенным ОС применять нельзя.
Итоги инвентаризации фиксируются в ведомости по форме ИНВ-26 .
Проводки при инвентаризации ОС: пример
Компания ООО «Сигма» перед годовой отчетностью провела инвентаризацию основных средств. В результате сличения учетных и фактических данных выявили:
- недостачу станка гидравлического покупной стоимостью 42 тыс. руб. (28 тыс. руб. остаточная стоимость и 14 тыс. руб. амортизация);
- недостачу ноутбука (виновное лицо Самохина Л. Е.) стоимостью 52 тыс. руб. (36 тыс. руб. остаточная стоимость и 16 тыс. руб. амортизация);
- излишки насоса гидравлического рыночной стоимостью 45 тыс. руб.
В бухучете бухгалтер зафиксировал записи:
|
Сумма (тыс. руб.) |
Описание проводки |
Документы |
|||||||
|
|||||||||
|
01 выбытие |
Списана первоначальная стоимость станка гидравлического |
Акт о списании объекта ОС по форме ОС-4 |
|||||||
|
01 выбытие |
списана амортизация станка гидравлического |
||||||||
|
01 выбытие |
Списана остаточная стоимость станка гидравлического 94 |
01 выбытие |
Списана остаточная стоимость ноутбука |
||||||
|
Недостача отнесена на счет Самохиной Л. Е. |
|||||||||
|
Разница между остаточной стоимостью ноутбука и рыночной стоимостью |
|||||||||
|
Стоимость ноутбука удержана из зарплаты Самохиной Л. Е. |
|||||||||
ВНИМАНИЕ! Удержать сумму ущерба, причинного недостачей, из зарплаты сотрудника можно в рамках лимита — не более 20% месячной зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Согласно п.36 Методических рекомендаций по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина от 13.10.2013 №91н, неучтенные объекты ОС, выявленные в ходе ревизии, учитываются на счетах учета ОС по рыночной стоимости. Поэтому принять на учет насос гидравлический следует проводкой:
- Дт 08 Кт 91 — оприходован насос гидравлический, обнаруженный в ходе инвентаризации;
- Дт 01 Кт 08 - насос гидравлический введен в эксплуатацию
Итоги
Инвентаризация ОС — обязательная процедура, которая позволяет компании контролировать собственное имущество. Еще одна причина, по которой фирма должна быть заинтересована в проведении проверок фактического наличия имущества — выросшие штрафы за ошибки в учете (ст. 15.11 КоАП в редакции закона от 30.03.2016 № 77-ФЗ). Если налоговики сами в ходе проверки компании обнаружат неучтенное имущество, то это означает искажение статьи бухотчетности. Если оно составляет 10% и более, то минимальный размер штрафа — 5 000 руб.
О том, какие штрафы ожидают компанию за ошибки в учете и как правильно их исправить, читайте в материале
Сергей Разгулин , действительный государственный советник РФ 3-го класса
Инвентаризация может проводиться в добровольном или обязательном порядке.
Обязательная инвентаризация
В обязательном порядке инвентаризация проводится в таких случаях:
– при передаче имущества в аренду, его выкупе, продаже;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (при этом инвентаризацию основных средств можно проводить не ежегодно, а раз в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет);
– при смене материально-ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
– при реорганизации или ликвидации организации;
– в других случаях, предусмотренных законодательством и другими нормативно-правовыми документами (например, в случае продажи предприятия как имущественного комплекса на основании ст. 561 ГК РФ).
Такие требования содержатся пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.
Ситуация: нужно ли проводить ежегодную инвентаризацию организации, применяющей упрощенку.
Да, нужно.
Организации, применяющие упрощенку, обязаны вести бухучет в полном объеме (ст. 2, 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Таким образом, организация, применяющая упрощенку, должна проводить ежегодную инвентаризацию имущества и обязательств.
Ситуация: нужно ли проводить ежегодную инвентаризацию организации, которая платит ЕНВД
Да, нужно.
Организация, которая платит ЕНВД, обязана вести бухучет в полном объеме (ст. 2, 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
В пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности сказано, что организация обязана проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Таким образом, организация, применяющая данный спецрежим, должна проводить ежегодную инвентаризацию имущества и обязательств.
Смена главного бухгалтера
Ситуация: нужно ли проводить инвентаризацию всего имущества и обязательств организации при смене главного бухгалтера
Да, нужно, но только если с главным бухгалтером был заключен договор о полной материальной ответственности на основании статьи 243 Трудового кодекса РФ. Это объясняется тем, что организация обязана проводить инвентаризацию при смене материально-ответственного лица (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).
Если с главным бухгалтером договор о полной материальной ответственности не заключен, инвентаризацию организация проводить не обязана (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Это будет являться ее правом. В этом случае проведение инвентаризации нужно предусмотреть в учетной политике. Это следует из пункта 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 и п. 4 ПБУ 1/2008.
Добровольная инвентаризация
Случаи, сроки и порядок проведения добровольной инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих такой инвентаризации, организация определяет самостоятельно (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).
Отражение в учетной политике
Порядок проведения инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике. Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:
– график проведения инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;
– даты проведения инвентаризаций;
– перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.
Такие правила следуют из ПБУ 1/2008.
Инвентаризационная комиссия
Для проведения инвентаризации в организации нужно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Ее состав утверждает руководитель организации приказом. В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов организации. Если объем работ при проведении инвентаризации большой, можно создать еще и рабочую комиссию. Такие правила следуют из пунктов 2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Если объем работ при проведении инвентаризации небольшой и в организации есть ревизионная комиссия, то она может проводить инвентаризацию. Инвентаризационную комиссию в этом случае создавать не надо. Это следует из пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Ситуация: нужно ли создавать инвентаризационную комиссию, если в штате организации числится один директор
Нет, не нужно.
Создание комиссии предполагает, что в ее составе будет не менее двух человек – председатель и другие члены (п. 2.3 и 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Если же в штате организации числится только один директор, создать инвентаризационную комиссию не представляется возможным. В этом случае функции инвентаризационной комиссии возложите на директора организации. А именно директор должен обеспечить:
– полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемого имущества и обязательств;
– правильность и своевременность оформления данных инвентаризации.
Это следует из пункта 2.6 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Приказ о проведении инвентаризации в этом случае не предусматривает создания инвентаризационной комиссии.
Участие материально-ответственных лиц
Материально-ответственные лица обязаны участвовать в проведении инвентаризации, ревизий и иных проверок сохранности и состояния вверенного им имущества (письмо Минфина России от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Обязательное присутствие материально-ответственного лица при инвентаризации предусмотрено также условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).
Главбух советует: из типовой формы договора о коллективной материальной ответственности не следует обязанности коллектива (бригады) присутствовать при проведении инвентаризации вверенного ему имущества (приложение 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Однако в связи с разъяснениями Минфина России (письмо от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16), а также во исполнение требований, предусмотренных пунктом 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, организации целесообразно вверить данное условие в обязанности коллектива (бригады) путем изменения положений договора. Условие об участии в инвентаризации перенесите из положений договора о правах коллектива (бригады) в положения о его обязанностях (п. 6 и 7 приложения 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).
Подготовка к инвентаризации
Перед проведением инвентаризации:
– подготовьте приказ о проведении инвентаризации;
– соберите расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. Для этого предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).
Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Приказ о проведении инвентаризации можно составить:
– либо по форме, разработанной организацией самостоятельно и утвержденной руководителем;
– либо по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
В нем укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дату начала и окончания инвентаризации. Утвердить приказ должен руководитель организации. После этого он передается председателю инвентаризационной комиссии.
Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации.
Такой порядок следует из абзаца 1 пункта 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Порядок проведения инвентаризации зависит от того, что является ее объектом (раздел 3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Особенности проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств организации приведены в таблице.
Документальное оформление
Чтобы оформить результаты инвентаризации, составьте инвентаризационную опись (п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Организация может использовать унифицированные формы описей. При этом для каждого вида имущества заполните свою форму (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).
Опись заполните вручную или на компьютере. При заполнении любой инвентаризационной описи соблюдайте следующие правила:
– наименования и количество инвентаризуемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
– на каждой странице описи указывайте прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны;
– исправляя ошибки, зачеркивайте неправильные записи и проставляйте над зачеркнутыми правильные (при этом исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами);
– в описях не оставляйте незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркивайте;
– на последней странице описи сделайте отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Заполненная опись должна быть подписана членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом (лицами). В конце описи материально-ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Такой порядок предусмотрен в пунктах 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Ситуация: нужно ли при проведении инвентаризации составлять инвентаризационные описи по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование) другим организациям
Нет, не нужно.
По общему правилу инвентаризации подлежит все имущество организации. При этом она проводится по его местонахождению и материально-ответственным лицам. Об этом сказано в пункте 1.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Для оформления результатов инвентаризации составляются инвентаризационные описи (п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Организация может использовать унифицированные формы описей. При этом для каждого вида имущества заполните свою форму (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).
Опись заполняется по материально-ответственным лицам с отражением в ней, в частности, следующей информации:
– места и даты проведения инвентаризации;
– должности материально-ответственного лица, расшифровки его подписи и т. д.
Это следует из пунктов 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Операции по предоставлению имущества в аренду (безвозмездное пользование) должны быть оформлены документами, свидетельствующими о такой передаче (например, актом приема-передачи). В отношении недвижимого имущества такое требование прямо предусмотрено в пункте 1 статьи 655 Гражданского кодекса РФ. В отношении прочих объектов (движимого имущества) из положений части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ следует, что все факты хозяйственной жизни должны быть оформлены первичными документами. На основании этих документов имущество передается арендатору (ссудополучателю). С этого момента он отвечает за его сохранность (ст. 606, 689 ГК РФ).
В соответствии с законодательством инвентаризацию арендованного (полученного в безвозмездное пользование) имущества обязан проводить арендатор (ссудополучатель) (п. 1.3, 3.7 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). По результатам инвентаризации он составляет отдельную опись (в трех экземплярах) на полученное имущество (п. 2.11 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Один экземпляр этой описи арендатор (ссудополучатель) должен передать арендодателю (ссудодателю) (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).
Таким образом, при проведении инвентаризации составлять инвентаризационные описи по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование) другим организациям, не нужно. Описи по данному имуществу должен составить арендатор (ссудополучатель) и представить их арендодателю (ссудодателю).
Главбух советует: в целях обеспечения управленческого учета, а также для предоставления информации проверяющим по результатам инвентаризации организация может составить акт по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование).
Акт составьте в произвольной форме.
Если в результате инвентаризации выявлены излишки или обнаружена недостача, оформите сличительную ведомость. Сличительную ведомость составьте только по тому имуществу, по которому выявлены отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Сличительные ведомости составьте:
– либо по формам, утвержденным пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88;
– либо по формам, разработанным организацией самостоятельно.
Несвоевременное проведение обязательной инвентаризации
Ситуация: может ли налоговая инспекция оштрафовать организацию за несвоевременное проведение обязательной инвентаризации
Нет, не может.
Ответственность за непроведение инвентаризации законодательством не предусмотрена.
Однако инвентаризацию организация должна проводить, чтобы обеспечить достоверность данных о своем имуществе и обязательствах (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Отсутствие регулярных проверок может привести к тому, что бухгалтерская отчетность организации в какой-то момент окажется неправильной. А за это правонарушение предусмотрена ответственность как для самой организации, так и для ее должностных лиц (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ).
Внимание: если в порядке проведения инвентаризации либо при оформлении ее результатов допущены нарушения, то эти результаты могут быть признаны недействительными, а данные бухгалтерской отчетности – недостоверными.
Эта ситуация может возникнуть, например, при проведении аудиторской проверки или обращении организации в суд о взыскании ущерба с материально-ответственного лица.
По материалам БСС «Система Главбух»
Инвентаризация: шаг за шагом
Инвентаризация – это «фотография» товарного запаса.
Мероприятие трудоемкое, масштабное, но преследующее очень важную цель – убедиться в правильности и точности учета имущества предприятия в складской системе
Количество инвентаризаций в отчетном году и даты их проведения определяются руководителем организации.
Однако вне зависимости от принятой учетной политики, согласно пункту 2 статьи 12 Закона «О бухгалтерском учете», проведение инвентаризации является обязательным (см. врезку «Нормативные документы»).
В соответствии с пунктом 1.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира) или увольнении более 50% сотрудников бригады, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
Таким образом, в течение года на складе должна быть проведена как минимум одна инвентаризация – перед составлением годовой отчетности. Естественно, чем чаще проводятся инвентаризации, тем точнее данные учета и четче «фотография» имущественного положения предприятия. Тем не менее стоит иметь в виду, что процесс этот дорогостоящий, связанный с напряженной и монотонной работой большого количества сотрудников (и не только работников склада). Более того, зачастую проведение инвентаризации очень затрудняет, а то и вовсе парализует работу склада. Поэтому, хотя эффективность инвентаризации как инструмента товарного учета никем под сомнение не ставится, применять ее все же следует с осторожностью.
|
Нормативные документы Статья 12 Закона «О бухгалтерском учете». Проведение инвентаризации является обязательным в следующих случаях: · при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; · перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; · при смене материально-ответственных лиц; · после выявления фактов хищения, злоупотребления или порчи товара; · в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; · при реорганизации предприятия. |
Помимо самой инвентаризации проводятся и контрольные проверки ее результатов. Необходимость в этой не менее сложной процедуре возникает, когда кто-то из заинтересованных лиц не согласен с результатами инвентаризации или когда инициатива проверки исходит со стороны (к примеру, по требованию головной организации холдинга).
Очень часто под инвентаризацией подразумевают оперативную, выборочную проверку товара, например, при разборе претензии клиента о недостаче при поставке. Такого рода инвентаризации – не менее интересная тема, требующая особого внимания. Однако в нашей статье нас будут интересовать только инвентаризации товара, которые проводятся по распоряжению руководителя, и проверки по результатам такой инвентаризации.
Подготовка к инвентаризации
В ходе организации инвентаризации и контрольных проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, поскольку склады подразделений предприятия могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера (или бухгалтера – при отсутствии в штате должности главного бухгалтера). В подразделениях, чьи склады не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация на складах производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства.
|
Для справки Инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств данным бухгалтерского учета. Цель проведения инвентаризации – обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Кроме того, это один из наиболее действенных механизмов внутреннего контроля за сохранностью имущества организаций, полнотой и своевременностью осуществления расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам по уплате налогов и сборов, соблюдением требований законодательства при осуществлении и учете финансово-хозяйственной деятельности, своевременным выявлением ошибок в учете и внесением исправлений в данные бухгалтерского учета и отчетности. |
Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание инвентаризационной комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии), главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. Также в состав комиссии включаются представители службы безопасности, технологи (логистики) и другие специалисты. Как вариант, к проведению инвентаризации могут быть приглашены сотрудники службы внутреннего аудита предприятия либо же независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Работает такая комиссия постоянно, в том числе и в межинвентаризационный период, обеспечивая полноту и точность отражения данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, внесенных в инвентаризационные описи и акты. В задачи комиссий входит и определение конкретных наименований, видов, групп запасов товаров, подлежащих проверке, а также сроки проведения проверки.
Персональный состав постоянно действующей инвентаризационной и рабочих (счетных) комиссий утверждает руководитель предприятия, о чем издается распорядительный документ по форме ИНВ-22 – Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируется в Журнале учета контроля над выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации по форме ИНВ-23.
На плечи руководителя организации также ложится обязанность создать условия для точного и полного подсчета фактического наличия товара в установленные сроки, предоставить в распоряжение комиссии сотрудников и технику для перевешивания, пересчета и перемещения товаров. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а результаты годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности.
Проведение инвентаризации
До начала проверки фактического наличия имущества комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товара и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков товара к началу инвентаризации по учетным данным.
|
На заметку Составляем сличительные ведомости Сличительные ведомости составляются по товару, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных (ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей»). В таких ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и по данным инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На товарные ценности, не принадлежащие предприятию, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную. |
Согласно все тем же Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, материально-ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товар сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и весь товар, поступивший на их ответственность, оприходован, а выбывшие ценности списаны в расход. Форма расписки должна быть приложена к формам описей. Проверка фактического наличия товара производится только при непосредственном участии материально-ответственных лиц.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов рабочей (счетной) комиссии и материально-ответственное лицо (формы ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» или ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение»). Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых товаров, их количество и срок годности указывают в описях по номенклатуре, причем в единицах измерения, принятых в учете.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Все сделанные исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами счетной комиссии и материально-ответственными лицами. Обратите внимание, что в описях ни в коем случае нельзя оставлять незаполненные строки (на последних страницах такие строки прочеркиваются).
|
Нормативные документы При подготовке и проведении инвентаризации руководствуйтесь следующими документами: 1. Приказ Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов». Во время проведения инвентаризации запрещается перемещать товар между складами и переставлять на другие ячейки хранения. Товарно-материальные ценности, поступающие в ходе работы комиссии, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов этой комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Такие товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации» (форма ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей»). В этой описи указываются: · дата поступления; · наименование поставщика; · дата и номер приходного документа; · наименование товара, его количество, цена и общая сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по поручению председателя либо члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности. При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера компании в процессе проверки товар может отпускаться клиентам в присутствии членов комиссии. На этот товар должна быть заполнена форма ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык», в которой отмечается количество товара до и после отпуска. Более того, после отгрузки на отпущенный товар составляется форма ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных». В расходных документах делается отметка за подписью председателя комиссии или, по его поручению, члена комиссии.
Для отгруженных, не оплаченных в срок, хранящихся на складах других компаний или находящихся в пути товаров составляются отдельные описи. В описях каждой отдельной отправки все еще «путешествующего» товара указываются наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета (форма ИНВ-6 «Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути»). В описях на отгруженный и не оплаченный в срок товар по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, перечисление товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа (форма ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных»). Товары, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в опись на основании документов, подтверждающих их сдачу на ответственное хранение. В описях на такие ТМЦ указываются наименования товаров, количество, сорта, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов (ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, сданных на ответственное хранение»). Дмитрий Медведев Ведущий специалист по анализу бизнес-процессов ЗАО «ЦВ “Протек”» Оксана Абрамова Менеджер департамента логистики и бизнес-технологий ООО «Сухаревка» См. |
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Проведение инвентаризации может быть обязательным ввиду следующих событий:
- при смене материально ответственных лиц;
- перед составлением ;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- или ликвидации компании;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- в иных предусмотренных законодательством случаях (ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Федеральный закон № 129-ФЗ).
Напомним, что проведение инвентаризации регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:
- Федеральным законом № 129-ФЗ;
- Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, далее - Положение);
- Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, далее - Методические указания).
Предположим, в компании увольняется материально ответственное лицо. В таком случае проведение инвентаризации обязательно. Рассмотрим, какие действия должен предпринять бухгалтер.
Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В нее входят представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (к примеру, инженеры или экономисты).
Важно знать
Инвентаризации подлежит все имущество организации: нематериальные активы, основные средства, денежные средства и прочие активы. А также арендованное или взятое на хранение имущество и имуще-ство, не учтенное по каким-либо причинам.
Руководитель компании издает и вручает его инвентаризационной комиссии. В приказе, как правило, конкретизируется порядок, какие объекты подлежат проверке, сроки проведения инвентаризации объекта, причину, по которой она проводится, состав комиссии и иные сведения.
Результаты инвентаризации оформляются:
- сличительной ведомостью по форме № ИНВ-18 . В ней отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и инвентаризационной описью. Отображаются характеристики ОС, их паспортные данные, год выпуска, номер. Она составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным лицам;
- итоговой ведомостью учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26 .
В конце статьи приведен пример заполнения данных форм.
Материально ответственное лицо
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии (п. 2.8 Методических указаний). При этом такие сотрудники дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 2.4 Методических указаний).
Правила проведения инвентаризации основных средств
а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.
При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.
При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.
Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.
При выявлении ошибок в регистрах бухгалтерского учета по инвентаризируемым основным средствам необходимо указать это в . В опись также включаются сведения по объектам, которые не приняты на учет.
Например, по таким объектам указывается следующая информация:
- по зданиям - назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, общая полезная площадь, число этажей (без подвалов и полуподвалов), год постройки;
- по мостам - местонахождение, использованные материалы и размеры;
- по дорогам - тип (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, а также ширина полотна. Износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с отражением этих данных в соответствующих актах.
Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его прямое назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если комиссия установит, что работа капитального характера (к примеру, надстройка этажей или пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений (например, слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.
На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись. В ней указывают время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порчу, полный износ и т. д.). В отдельной описи комиссия указывает также основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.
Особые правила
По общему правилу инвентаризация имущества обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме тех объектов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года (п. 27 Положения).
Имущество, переданное в аренду, продолжает оставаться собственностью арендодателя. В течение срока аренды оно учитывается на балансе арендодателя. Инвентаризационная комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость.
Оприходование ОС, выявленных при инвентаризации
В бухгалтерском учете основные средства, которые были выявлены во время инвентаризации, учитываются по текущей рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счетом прибылей и убытков в качестве прочих доходов (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).
Что касается налогового учета, то стоимость объектов основных средств, выявленных в период инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов. Данное положение закреплено . При этом они принимаются к учету по рыночным ценам и в дальнейшем подлежат амортизации. Такое мнение высказывают чиновники финансового ведомства в письмах от 10 июня 2009 г. № 03-03-06/1/392, от 6 июня 2008 г. № 03-03-06/4/42.
Если во время инвентаризации выявлена , то ее можно отразить одним из следующих способов:
- во внереализационных расходах, если виновное лицо не обнаружено (на дату получения соответствующих документов от органов государственной власти об отсутствии виновных лиц ());
- во внереализационных расходах, если виновное лицо обнаружено. Однако одновременно необходимо отразить возвращенную недостачу во внереализационных доходах.
Бухгалтерский учет
Выявленные излишки основных средств отражаются в бухгалтерском учете следующей проводкой:
ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 91-1
Оприходовано основное средство.
При недостаче основных средств проводки выглядят следующим образом (если виновное лицо не установлено):
ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01
Списана амортизация по недостающим ОС;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01
Списана остаточная стоимость ОС;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94
Отражена в составе прочих расходов недостача. Если при недостаче выявлены виновные лица, то проводки будут такие:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
Списана недостача за счет виновных лиц;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73
Работником погашена сумма задолженности.
Пример
В компании ООО «Астра», торгующей компьютерной оргтехникой, в связи с увольнением заведующей складом И.И. Ивановой была проведена инвентаризация. В результате проводимых действий было обнаружено:
Излишек - ноутбук стоимостью 45 000 руб.;
Недостача - принтер стоимостью 45 000 руб.
Как надо заполнять инвентаризационную опись ОС (форма № ИНВ-1) и сличительную ведомость результатов инвентаризации ОС и НМА (форма № ИНВ-18) (скачать пример )
Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт
Практическая бухгалтерия
Универсальный бератор, в котором собрана полная и достоверная информация о правилах учета. Исчерпывающая информация о работе фирмы от создания до распределения прибыли.
Похожие статьи
