Проверка первичных документов. Как проверить и исправить первичные документы

Аудит первичных учетных документов

1. Теоретические аспекты учета и аудита первичных документов

В Федеральном законе №402-ФЗ, который введен в действие с 01.01.2013 года, особое внимание уделено первичным учетным документам. В соответствии с данными нормативными документами:

каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом;

первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания .

Первичный учетный документ может быть представлен не только на бумажном носителе, но и в электронном виде с электронной подписью. На пути перехода к массовому использованию электронных документов много трудностей, в том числе отсутствие электронных подписей, но вектор задан, а проблемы постепенно будут решаться. Видимо, для переходного периода и предусмотрено следующее положение: в случае, если законодательством РФ или договором установлено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в электронном виде.

Согласно ст. 5 Закона о бухгалтерском учете к объектам бухгалтерского учета экономического субъекта относятся факты хозяйственной жизни. В свою очередь, каждый такой факт должен быть оформлен первичным учетным документом в силу п. 1 ст. 9 указанного Закона. Не должны приниматься к бухгалтерскому учету документы, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Если такой документ все-таки будет принят к бухгалтерскому учету, в учете и отчетности, по сути, будет допущена ошибка .

Факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Обязанность по утверждению форм первичных учетных документов возложена на руководителя экономического субъекта (организации). Таким образом, с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения, а вот документы, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (например, кассовые документы), продолжают оставаться обязательными для применения. При этом экономическим субъектам не запрещено использовать формы первичных учетных документов, которые предусмотрены рекомендациями в области бухгалтерского учета, принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета, и содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Разработкой форм может заняться должностное лицо организации, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, например главный бухгалтер (именно он представляет документы для утверждения руководителю). Необходимо учитывать, что первичные учетные документы, как и раньше, должны содержать обязательные реквизиты, а именно:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

подписи вышеприведенных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации таких лиц .

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105, основными этапами документооборота являются создание (получение) первичных бухгалтерских документов, принятие их к учету, обработка, передача в архив.

В указанном разделе учетной политики следует закрепить используемые формы первичной учетной документации, определить порядок контроля правильности заполнения, порядок и сроки передачи документов в бухгалтерию для обработки и на хранение и составить единый график документооборота в форме таблицы. По отдельным участкам учета, где задействовано большое число лиц, ответственных за составление и движение первичного документа, должны быть предусмотрены схемы движения, наглядно представляющие документооборот.

Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.

Отсутствие в первичном учетном документе реквизитов, определенных законодательством о бухгалтерском учете, считается нарушением правил бухгалтерского учета. Все формы первичных учетных документов, не являющихся типовыми, унифицированными, описываются в учетной политике организации (назначение, порядок составления, подписания) и прикладываются к ней.

В соответствии с п. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы наряду с регистрами бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетностью подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, подлежат хранению в течение пяти лет. Исчисление срока производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством .

1.2 Методика аудита первичных документов

Проведение аудита системы первичного учета в качестве значимой составляющей является в связи с тем, что:

первичный учет является базой бухгалтерского учёта, результаты анализа состояния первичного учёта на 70-80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учёта и систему внутреннего контроля на предприятии;

в процессе проведения аудита первичного учета в конкретных числовых показателях определяются объёмы первичной учётной документации, уровень автоматизации их создания и обработки, что позволяет оценить масштабы и характер предстоящей проверки;

выявляются наиболее слабые участки учета, что влияет на состав и содержание процедур при проведении аудиторской проверки;

исследование качеств аудиторских доказательств в значительной степени является страховкой для аудитора, проверяющего конкретный раздел учёта.

Аудитор определённо будет знать о том, с каких позиций ему подходить к предоставляемой подтверждающей документации по каждому разделу учёта и какой объём выборки достаточен при аудите конкретного участка.

Цель аудита первичных учетных документов - оценка системы бухгалтерского учёта и внутреннего контроля системы первичных учетных документов, законности и обоснованности документального оформления совершаемых хозяйственных операций.

Методика проведения аудита первичного учета позволяет решить ряд научных и практических задач:

проанализировать и оценить эффективность функционирования системы организации первичного учета на предприятии и обосновать её оптимальную структуру и задачи;

выявить влияние факторов, прямо или косвенно воздействующих на организацию первичного учета;

сформулировать основные принципы исследования состояния первичного учета на предприятии, соблюдение которых позволит обоснованно оценивать внутрихозяйственный риск, риск средств контроля, а также риск необнаружения существенных нарушений при аудите первичных документов;

раскрыть необходимость и целесообразность предварительного аудита системы организации первичного учета с выявлением в процессе аудита сбоев и нарушений в этой системе на основе аналитических процедур;

систематизировать типичные ошибки и нарушения, обнаруженные в ходе аудита первичного учёта, и предложить рекомендации по их устранению .

Методика проведения аудита первичных учетных документов по отдельным участкам учета осуществляется по алгоритму, представленному на рисунке 1.

Рисунок 1 - Алгоритм проведения аудита первичных документов

При аудите первичного учёта необходимо изучить и проанализировать законодательные акты и нормативные документы, регулирующие аудиторскую деятельность и определяющих правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

Надо отметить, что в настоящее время отсутствует системный подход к проведению аудита системы первичных документов. Теория российского аудита ограничивается анализом документооборота и правильность оформления первичных учётных документов. При этом графики документооборота (а точнее их наличие) подвергаются проверке на этапе аудита учетной политики (и прочих общих вопросов), а проверка контроля за их соблюдением и правильностью оформления первичных документов - в ходе проведения аналитических процедур по разделам бухгалтерского учёта. В результате аудит системы организации первичного учёта носит локальный характер, тогда как комплексная проверка этой системы могла бы принести гораздо больше пользы как на этапе планирования аудита, так и в ходе проведения аудиторских проверок и оказания сопутствующих аудиту услуг. Ведь помимо отсутствия графиков документооборота, их несоблюдения и неправильно оформленных документов в системе первичного учёта существует целый ряд факторов, способных оказать негативное влияние на достоверность учёта и отчётности.

Перед началом проверки аудитор должен ознакомиться с правилами оформления первичных учетных документов, содержащимися в нормативных актах.

При проведении формальной проверки документы проверяются, с точки зрения, оформления их в соответствии с установленными правилами. Обращается внимание на наличие и обоснованность подписей лиц, ответственных за оформление документов. Выявленные нарушения фиксируются в рабочем документе аудитора.

Документы, вызывающие сомнение у аудитора, должны быть проверены с особой тщательностью. Ксерокопии таких документов целесообразно прилагать к рабочему отчету аудитора.

Проверенные аудитором первичные учетные документы организации записываются в рабочие документы аудитора следующим образом:

документы, по которым выявлены нарушения и по которым у аудитора возникли в ходе аудита вопросы, записываются в рабочий документ аудитора по всем его графам;

документы, проверенные аудитором, по которым нарушения не выявлены, по которым у аудитора вопросов не возникло, записываются в рабочий документ аудитора единым пакетом однородных документов с указанием их наименования, номеров и даты составления.

Рабочие документы аудитора составляются раздельно по результатам формальной и арифметической проверок .

Характерными ошибками, выявляемыми в ходе аудита первичных документов, являются следующие.

Несвоевременная регистрация оперативного факта на носителе информации. Данные ошибки могут повлечь за собой значительные налоговые последствия в случае, когда операция, отражённая первичным документом не вовремя, относится к прошлым отчётным периодам. Почти всегда в подобных случаях приходиться корректировать бухгалтерскую и налоговую отчётность, а иногда, во избежание санкций, и уплачивать пени (в случае, если такая ошибка повлекла за собой недоначисление в соответствующем периоде каких-либо налогов).

Отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу. Отсутствие некоторых реквизитов (наименование документа, код формы, наименование должностей) не влечёт за собой каких-либо серьёзных последствий. Отсутствие любого из остальных обязательных реквизитов может привести к разногласиям с налоговыми органами и иными заинтересованными лицами.

Нарушения, допущенные при оформлении первичного документа. Заполнение документа средствами, которые не могут обеспечить его долговременное хранение, а также невыполнение формальных процедур при исправлении документов могут привести к разногласиям с налоговыми органами по поводу содержания документа, кто и что имел в виду, подписывая этот, и какая именно операция была совершена.

Отсутствие графиков документооборота. Отсутствие таких графиков само по себе не влечёт каких-либо нежелательных последствий в виде штрафов и разного рода взысканий, однако бесконтрольность в сфере документопотоков может привести к большому числу нарушений, которые в свою очередь могут повлечь негативные последствия.

Ошибки при регистрации документа (количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документов в учётные регистры). Эта группа ошибок относится, как правило, к техническим ошибкам (очень редко - намеренное искажение данных). Для организаций, где система внутреннего контроля работает эффективно, данный вид ошибок очень редкий.

Несвоевременная регистрация документа в учётном регистре (либо отсутствие данных в учётном регистре по отдельным первичным документам).

Нарушения сроков хранения документации в архиве. Данный вид ошибок может привести к серьёзным затруднениям в работе проверяющих органов, если при проверке за определённый период какие-либо документы не будут обнаружены. В этом случае предприятию грозит штраф за нарушение правил учёта доходов и расходов, а также начисление налогов исходя из обычного уровня доходов предприятия.

Уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению. Предприятие уничтожает без акта документацию с истёкшим роком хранения, поэтому негативных последствий это не несёт, но в противном случае последствия будут те же, что и в предыдущем случае.

Нарушения при оформлении дел с первичной учётной документацией (касается кассовых и банковских документов). При несоблюдении необходимых условий оформления подобных документов велика вероятность утери и злоупотреблений. Кроме того, существует возможность привлечения предприятия и должностных лиц к ответственности за несоблюдение порядка ведения кассовых операций. Рекомендации по исправлению. При возможности следует указанную первичную документацию оформить в соответствии с требованиями нормативных актов (переплести, подобрать в хронологическом порядке и т.д.).

2. Организация первичного учета в ООО «Союз»

2.1 Краткая характеристика предприятия

Объектом исследования курсовой работы является общество с ограниченной ответственностью «Союз» (сокращенное наименование ООО «Союз»). Юридический адрес предприятия: г. Красноярск, ул. Семафорная, д. 80, офис 6.

Основным видом деятельности ООО «Союз» является производство, фасовка, хранение и реализация колбасных изделий, продуктов быстрого приготовления, в том числе разработка, производство и реализация новых видов.

Уставный капитал организации составляет 135 тыс. руб. Учредителями ООО «Союз» является пищевой концерн «Вентокальдо» (25%) и физическое лицо (75%).

По ассортименту продукция учитывается ежедневно при поступлении на склад готовой продукции. Качественными показателями продукции ООО «Союз» являются процентное содержание в составе продукции начинки, надежная упаковка, правильная наклейка этикетки, полное соответствие изделий рецептуре. Качество продукции регламентируется ГОСТами и ТУ. В процессе производства качество контролируется лабораторией качества. Если изделие не соответствует этим показателям, вся партия снимается с производства, а также изымается со склада готовой продукции. Номенклатура товарной продукции включает в себя:

колбасы сырокопченые;

колбасы вареные;

сардельки, сосиски;

деликатесные продукты (пастрома, буженина).

Продажу продукции ООО «Союз» осуществляет на основании договоров, заключенных между предприятием и покупателем.

Основными поставщиками сырья и материалов в ООО «Союз» являются сельскохозяйственные объединения Красноярского края, частные фермерские хозяйства, с которыми заключаются договора на сдачу сырья, такие как ООО «Емельяновское», Березовский производственный сельхозкооператив, ООО «Зыковское».

Технологические процессы позволяют запускать в производство новые оригинальные виды пищевых полуфабрикатов, а маркетинговая система - четко планировать и грамотно проводить мероприятия по их продвижению на рынок. Основная часть производимой продукции реализуется внешним потребителям - юридически и физическим лицам.

Потребителями продукции являются оптовики и жители г. Красноярска, Красноярского края, а также других регионов.

Наиболее крупные покупатели продукции ООО «Союз» в городе Красноярске: ООО «Агросоюз», ООО «Элита - 98», ООО «Каравай», ООО «Астория».

В Красноярском крае: ООО «Талисман» (г. Боготол), ООО «Визит-М» (г. Зеленогорск), ООО «Садко» (г. Ачинск).

Генеральный директор ООО «Союз» осуществляет общее руководство деятельностью организации, обеспечивает выполнения всех принимаемых обязательств, включая обязательства перед бюджетами разных уровней и внебюджетными фондами. Заместитель директора по производству осуществляет контроль и координацию работы в производственных цехах по выпуску продукции, обеспечивает своевременную поставку сырья и материалов в цеха, контролирует выпуск продукции по объему и качеству.

Главный инженер обеспечивает нормальную работу производственного оборудования в цехах, принимает меры по устранению поломок и проведению ремонтов, осуществляет руководство транспортным подразделением. Заместитель директора по сбыту налаживает контакты с покупателями, контролирует своевременность выполнения обязательств по поставкам готовой продукции. Главный бухгалтер осуществляет руководство аппаратом бухгалтерии, контролирует учетный процесс и формирование отчетности. Организационная структура предприятия ООО «Союз» представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Организационная структура ООО «Союз»

В таблице 1 представлены технико-экономические показатели деятельности ООО «Союз» за 2010-2012 гг.

Таблица 1 - Технико-экономические показатели ООО «Союз»

Показатели2010 год2011 год2012 годОтклонение2011 г. от 2010 г2012 г. от 2011 гВыручка от продажи продукции, тыс. руб.591126522277597611012375Себестоимость проданной продукции, тыс. руб.48125541126322559879113Среднесписочная численность работников организации, чел.40414413Среднегодовая стоимость основных средств, тыс. руб.107661011511066-651951Фондоотдача, руб./руб.5,496,457,010,960,56Производительность труда, тыс. руб.1477,801590,781763,57112,98172,79Система налогообложенияОбщий режим налогообложения

Выручка от продажи продукции ООО «Союз» в 2012 году увеличилась на 12375 тыс. руб. и составила 77597 тыс. руб. Рост выручки от продажи продукции был связан с ростом фактического объема отгрузки в связи с повышением спроса на продукцию, что заслуживает положительной оценки.

Численность работников ООО «Союз» на протяжении трех лет увеличивалась и составила в 2012 году 44 человека, что является максимальным значением. Среднегодовая стоимость основных средств ООО «Союз» в 2011 году снизилась на 651 тыс. руб. за счет продажи автомобиля и списания устаревшего оборудования., однако, в 2012 году стоимость основных средств увеличилась за счет приобретения новой производственной линии на 951 тыс. руб. В результате этого, показатель фондоотдачи вырос, что свидетельствует об эффективном использовании основных средств.

Положительное изменение эффективности использования ресурсов отмечается также в части персонала организации, поскольку производительность труда увеличилась в 2012 году на 172,79 тыс. руб.

2.2 Характеристика системы первичного учета ООО «Союз»

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) осуществляется в ООО «Союз» путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в Рабочий план счетов бухгалтерского учета предприятия, сформированный на основе Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденного Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. №94н.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными (первичными учетными) документами, на основании которых осуществляется бухгалтерский учет.

Первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных носителях информации. При составлении первичных и сводных учетных документов на машинных носителях информации выполняются копии таких документов на бумажных носителях (необходимое количество экземпляров).

В ООО «Союз» применяются унифицированные формы учета первичной бухгалтерской документации, утвержденные Госкомстатом РФ. При оформлении финансово-хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные формы, применяются самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, содержащие обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. №402-ФЗ. Право подписи первичных учетных документов устанавливается внутренними организационно - распорядительными документами.

ООО «Союз» применяет журнально-ордерную форму учета, основными особенностями которой являются:

применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета (по учету затрат в разрезе видов продукции);

объединение в журналах-ордерах систематической записи с хронологической;

отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Первичные сводные учетные документы составляются на бумажных носителях информации. Документы неунифицированных форм первичной учетной документации в ООО «Союз» не применяются.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает Руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному хранению в соответствии с установленным порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и передачу их в архив несет главный бухгалтер. Сроки хранения для отдельных видов документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г.

В целях обеспечения необходимого качества ведения бухгалтерского учета организация ведет документооборот в соответствии с графиком, утвержденным руководителем. График документооборота, применяемый в организации, приводится в Приложении к Положению об учетной политике.

Кроме того, для ведения учета применяется автоматизированная система обработки информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах. Бухгалтерский учет ведется с использованием прикладной компьютерной программы «1С: Предприятие» версия 8.0.

В регистрах бухгалтерского учета обобщается учетная информация в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления установленной бухгалтерской и налоговой отчетности.

В учете организации формируется информация о деятельности организации в целом: доходах и расходах организации (в целом по организации в поэлементном разрезе), состоянии денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженности, прочих видов расчетов, платежах в бюджет и внебюджетные фонды, о финансовых вложениях, финансовых результатах деятельности, капитале и т.п. Другими словами, в учете формируется информация по общим показателям деятельности ООО «Союз». Данные учета сводятся в финансовой отчетности и в установленном порядке предоставляются внешним пользователям: учредителям организации, налоговым органам, органам статистики, банковским и финансовым учреждениям. С этих позиций данные учета не представляют коммерческой тайны, поскольку в финансовом учете находят отражение лишь общие показатели деятельности организации.

3. Аудит первичных документов в ООО «Союз»

3.1 Общий план и программа аудита

На этапе планирования аудита основных средств в ООО «Союз» была дана оценка системы внутреннего контроля первичных документов путем проведения процедур тестирования. Процедуры тестирования заключались в оценке системы внутреннего контроля (СВК), которая состоит из среды контроля (отношение руководства к системе контроля, к созданию условий контроля), средств контроля и системы бухгалтерского учета. В таблице 2 приведены вопросы тестирования СВК и ответы на них.

Таблица 2 - Тестирование системы внутреннего контроля ООО «Союз»

ВопросОтветПредусмотрены ли в учетной политике положения по организации первичного учета?ДаПрименяет ли предприятие неунифицированные формы первичных документов?НетРазработан ли график документооборота?ДаСуществуют ли случаи нарушения графика документооборота?ДаРазработано ли на предприятии положение о документообороте?НетПервичные учетные документы оформлены в электронном варианте и на бумажных носителях?Да

Как показывают приведенные данные, в целом можно сделать положительный вывод о функционировании системы внутреннего контроля и об уровне автоматизации бухгалтерского учета.

Общий план проведения аудита первичных документов ООО «Союз» включал в себя следующие этапы:

Аудит первичных учетных документов по формальным признакам.

Аудит правильности отражения сумм в первичных учетных документах.

Аудит своевременности принятия первичных документов к учету.

Программа аудита первичных документов ООО «Союз» представлена в таблице.

первичный аудит контроль тестирование

Таблица 3 - Программа аудита первичных учетных документов ООО «Союз»

Задачи аудитаИсточник аудитаАудиторские процедурыСпособ проведения12341. Аудит первичных учетных документов по формальным признакам1.1. Проверка правильности формирования документов в соответствии с содержанием обязательных реквизитовПервичные документыИнспектированиеВыборочный1.2. Проверка надлежащего оформления документов в части необходимых подписейПервичные документыИнспектированиеВыборочный2. Аудит правильности отражения сумм в первичных учетных документах2.1. Проверка применения унифицированных форм первичной документацииПервичные документыИнспектированиеВыборочный2.2. Проверка соответствия данных синтетического учета данным, отраженным в документахПервичные документы, регистры учетаИнспектированиеВыборочный3. Аудит своевременности принятия первичных документов к учету3.1. Проверка своевременности принятия документов к учетуПервичные документы, регистры учетаИнспектированиеВыборочный

На следующем этапе аудита была проведены выборочная проверка первичных документов ООО «Союз».

3.2 Результаты аудита первичных документов ООО «Союз»

Сначала проводилась проверка правильности формирования первичной учетной документации по формальным признакам. Для этого, первичные учетные документы по основным операциям, совершаемым предприятием систематически, были подвергнуты проверке по формальным признакам, т.е. на соответствие всех необходимых реквизитов. Результаты проведенной проверки представлены в таблице 4.

Таблица 4 - Проверка правильности заполнения первичной учетной документации по учету основных средств

Наименование документа№ документаХарактер выявленных нарушенийАкт приема - передачи (форма ОС-1)№5 от 11.06.2012Не указаны технические характеристики объекта, нет подписи членов комиссии по приемке объекта, дата введения в эксплуатацию написана неразборчивоАкт на списание основных средств (форма ОС-4)№3 от 22.03.2012Нет подписи членов комиссии на списание объекта, а также подписи руководителя предприятия, не указана причина списания объектаАкт на списание основных средств (форма ОС-4)№6 от 18.10.2012Не указан срок эксплуатации объекта и причина списанияЛимитно-заборная карта№66 от 14.03.2013Отсутствует установленный лимит и подпись руководителя подразделения его устанавливающегоТребование-накладная№106 от 19.07.2013Нарушений не выявленоТабель учета рабочего времени№3 от 31.03.2013В табеле отсутствуют отметки и работе в выходные дниТабель учета рабочего времени№10 от 31.10.2013В табеле отсутствуют отметки о предоставлении отпуска работнику

Проведенная выборочная проверка позволила выявить случаи неправильного оформления первичных учетных документов по движению основных средств на предприятии. Так, отсутствуют обязательные реквизиты, которые указываются при оформлении операций по движению основных средств.

В результате проведенной проверки правильности документального оформления первичных учетных документов по учету рабочего времени было установлено, что табели учета рабочего времени в ООО «Союз» оформляются с нарушениями, поскольку не указываются обязательные реквизиты документов. При оформлении табелей учета рабочего времени выявлены факты отсутствия в документах отметок о периодах отпуска и временной нетрудоспособности, что в результате приводит к неверному начислению заработной платы за отработанное и неотработанное время.

Проведенная проверка позволила выявить случаи нарушения документального оформления операций по выбытию МПЗ, что является нарушением требований ФЗ «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996 г. и дает основания для признания операций, оформленных данными первичными документами, недействительными.

Дата и номер документаПо данным бухгалтераПо данным аудитораОтклонение, руб.ДебетКредитСумма, руб.ДебетКредитСумма, руб.Товарная накладная №26 от 18.01.201210-1609968010-16099000680Товарная накладная №78 от 29.03.201210-16013368010-160133680-Акт ОС-1 от 11.02.2012 №20108-4748500108-4758501000Акт ОС-1 от 30.09.2012 №70108-419880108-41988-Расчетно-платежная ведомость №7 от 31.07.201220701968502070196000850Расчетно-платежная ведомость №11 от 30.11.2012267085960267085000960

Проведенная проверка правильности формирования суммовых показателей в первичных документах операций по поступлению ценностей в ООО «Союз» выявила ряд отклонений, отраженных в первичных документах от показателей регистров синтетического учета.

Аналогичным образом проводилась проверка оформления первичных учетных документов по учету операций, связанных с выбытием ценностей, их отпуском в производство. Результаты проверки представлены в таблице 6.

Таблица 5 - Результаты проверки правильности учета операций по поступлению ценностей

Дата и номер документаПо данным бухгалтераПо данным аудитораОтклонение, руб.ДебетКредитСумма, руб.ДебетКредитСумма, руб.Требование-накладная №79 от 15.05.20122010-1635882010-1663588-Требование-накладная №201 от 14.08.20122010-1341522010-134000152Требование-накладная №236 от 11.09.20122610-536652610-5360065Акт ОС-4 №8 от 11.12.201201-201-1415201-201-14000152

Проведенная проверка первичных учетных документов, оформляемых при выбытии ценностей и их отпуске на нужды производства, установила, что имеются отклонения данных первичных документов от показателей учетных регистров.

Проверка своевременности принятия первичных документов к учету проводилась на основании данных графика документооборота предприятия. В ходе проверки сверялись даты формирования первичных документов, срок прохождения первичными документами основных этапов документооборота и отражениях их в бухгалтерии. Нарушений на данном этапе не выявлено.

3.3 Общий вывод и аудиторское заключение

Проведенная проверка позволила выявить случаи нарушения документального оформления операций по выбытию МПЗ, что является нарушением требований №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 и дает основания для признания операций, оформленных данными первичными документами, недействительными.

На основании проведенной аудиторской проверки и в соответствии с требованиями ФСАД №1/2010 «Аудиторское заключение о бухгалтерской (финансовой) отчетности и формирование мнения о ее достоверности», ФСАД №2/2010 «Модифицированное мнение в аудиторском заключении» и ФСАД №3/2010 «Дополнительная информация в аудиторском заключении» сформировано аудиторское заключение.

Аудируемое лицо: ООО «Союз»

Вид деятельности: производство

Мы провели аудит прилагаемой бухгалтерской отчетности организации ООО «Союз», состоящей из бухгалтерского баланса по состоянию на 31 декабря 2012 года и отчета о прибылях и убытках за 2012 год.

Ответственность аудируемого лица за бухгалтерскую отчетность

Руководство ООО «Союз» ответственность за составление и достоверность указанной бухгалтерской отчетности в соответствии с установленными правилами составления бухгалтерской отчетности и за систему внутреннего контроля, необходимую для составления бухгалтерской отчетности, не содержащей существенных искажений вследствие недобросовестных действий или ошибок.

Ответственность аудитора

Наша ответственность заключается в выражении мнения о достоверности бухгалтерской отчетности на основе проведенного нами аудита. Мы проводили аудит в соответствии с федеральными стандартами аудиторской деятельности. Данные стандарты требуют соблюдения применимых этических норм, а также планирования и проведения аудита таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность не содержит существенных искажений.

Аудит включал проведение аудиторских процедур, направленных на получение аудиторских доказательств, подтверждающих числовые показатели в бухгалтерской отчетности и раскрытие в ней информации. Выбор аудиторских процедур является предметом нашего суждения, которое основывается на оценке риска существенных искажений, допущенных вследствие недобросовестных действий или ошибок.

В процессе оценки данного риска нами рассмотрена система внутреннего контроля, обеспечивающая составление достоверной бухгалтерской отчетности, с целью выбора соответствующих условиям задания аудиторских процедур.

Аудит также включал оценку надлежащего характера применяемой учетной политики и обоснованности оценочных показателей, полученных руководством аудируемого лица, а также оценку представления бухгалтерской отчетности в целом.

Мы полагаем, что полученные в ходе аудита доказательства представляют достаточные основания для выражения мнения с оговоркой о достоверности бухгалтерской отчетности.

Основание для выражения мнения с оговоркой

отсутствуют обязательные реквизиты, которые указываются при оформлении операций по движению основных средств;

табели учета рабочего времени в ООО «Союз» оформляются с нарушениями, поскольку не указываются обязательные реквизиты документов. При оформлении табелей учета рабочего времени выявлены факты отсутствия в документах отметок о периодах отпуска и временной нетрудоспособности, что в результате приводит к неверному начислению заработной платы за отработанное и неотработанное время;

нарушение документального оформления операций по выбытию МПЗ;

проверка правильности формирования суммовых показателей в первичных документах операций по поступлению ценностей в ООО «Союз» выявила ряд отклонений, отраженных в первичных документах от показателей регистров синтетического учета;

проверка первичных учетных документов, оформляемых при выбытии ценностей и их отпуске на нужды производства, установила, что имеются отклонения данных первичных документов от показателей учетных регистров.

Мнение с оговоркой

По нашему мнению, за исключением влияния на бухгалтерскую отчетность обстоятельств, изложенных в части, содержащей основание для выражения мнения с оговоркой, бухгалтерская отчетность отражает достоверно во всех существенных отношениях финансовое положение организации ООО «Союз» по состоянию на 31 декабря 2012 года, результаты ее финансово-хозяйственной деятельности за 2012 год в соответствии с установленными правилами составления бухгалтерской отчетности.

Заключение

Объектом исследования курсовой работы являлось ООО «Союз», основной вид деятельности производство, фасовка, хранение и реализация колбасных изделий, продуктов быстрого приготовления, в том числе разработка, производство и реализация новых видов.

В ходе проведенной аудиторской проверки первичных документов в ООО «Союз» были выявлены следующие недостатки:

Проверка правильности формирования суммовых показателей в первичных документах операций по поступлению ценностей в ООО «Союз» выявила ряд отклонений, отраженных в первичных документах от показателей регистров синтетического учета.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Список источников

1.Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (принят ГД ФС РФ 23.02.1996): [Электронный ресурс]: Режим доступа. - www.consultant-plus.

2.Федеральный закон «Об аудиторской деятельности»: федер. закон от 30.12.2008 г. №307-ФЗ // Режим доступа. - www.consultant-plus.

.Приказ Минфина РФ от 06.10.2008 №106н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008)»: [Электронный ресурс]: Режим доступа. - www.consultant-plus.

.Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 №34н (в ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ»: [Электронный ресурс]: Режим доступа. - www.consultant-plus.

.Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 №94н (в ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и Инструкции по его применению»: [Электронный ресурс]: Режим доступа. - www.consultant-plus.

.Приказ Минфина РФ от 02.07.2011 №66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» [Электронный ресурс]: Режим доступа. - www.consultant-plus.

.Российская Федерация. Правительство РФ. Постановление «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности»: утвержденное Постановлением Правительства РФ от 23.009.2002 г. №696 (в ред. от 19.11.2008 №863) // Режим доступа. - www.consultant-plus.

.Аудит: учебник / под ред. В.И. Подольского.-М.: Экономистъ, 2008. - 494 с.

.Васильев Ю.А. К вопросы о первичных документах / Ю.А. Васильев // Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение. - 2013. - №8. - С. 9-11.

.Грищенко Ю. Новый Закон о бухгалтерском учете / Ю. Грищенко // Аудит и налогообложение. - 2012. - №3. - С. 7-11.

.Давыдова О.В. Фрагменты учетной политики для промышленников / О.В. Давыдова // Промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение. - 2012. - №7. - С. 35-37.

.Захарьин Р. Комментарий к новому Закону о бухгалтерском учете (общий и постатейный) / Р. Захарьин // Экономико-правовой бюллетень. - 2012. - №9. - С. 34-37.

.Ермишина О.Ф. Современные подходы к формированию учетной политики для целей налогового учета / О.Ф. Ермишина // Все для бухгалтера. - 2012. - №5. - С. 25-29.

.Карпова Е.В. Учетная политика: сегодня и завтра / Е.В. Карпова // Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения. - 2012. - №11. - С. 6-8.

.Лебедева Н.В. Основные положения нового Закона о бухгалтерском учете / Н.В. Лебедева // Промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение. - 2012. - №4. - С. 18-22.

.Снегирев А.Г. О первичных учетных документах / А.Г. Снегирев // Промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение. - 2013. - №4. - С. 22-26.

.Терехова В.А. Новые требования к бухгалтерскому учету / В.А. Терехова // Все для бухгалтера. - 2012. - №4. - С. 13-16.

.Шишкоедова Н.Н. Рабочий план счетов и прочие аспекты учетной политики / Н.Н. Шишкоедова // Советник бухгалтера. - 2011. - №5. - С. 22-26.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

1.Порядок проведения проверок первичной бухгалтерской документации. Виды проверок первичных бухгалтерских документов: формальная, по существу, арифметическая

2. Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах

3.Порядок проведения таксировки и контировки первичных бухгалтерских документов

4. Принципы и признаки группировки первичных бухгалтерских документови регистров бухгалтерского учета

5. Правила и сроки хранения первичных бухгалтерских документов

1. Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны

подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу . Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа. Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем, заключительном этапе, проводится :

-группировка документов - процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;

-арифметическая проверка , состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;

-таксировка, заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

-контировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

2. Если какой-либо первичный документ оформлен неверно, у бухгалтера

возникает желание внести в документ исправления. Исправлять первичный документ целесообразно в том случае, если он еще не обработан, то есть, не отражен в бухучете.

Существуют правила внесения исправлений в первичные учетные документы.

Внести исправления в кассовые и банковские документы нельзя, это установлено пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Подчистки, помарки или исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п. 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 № 40). Эти документы, созданные организацией, придется оформить заново.

В первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских) исправления вносятся "корректурном способом": неправильный текст (сумма) аккуратно зачеркивается одной тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать. Сверху надписывается правильный текст (сумма).

Нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре. Например, если вместо суммы "79 руб. 58 коп." было записано "79 руб. 48 коп.", то при исправлении нужно зачеркнуть все цифры и написать сверху правильную сумму.

Затем здесь же на полях против соответствующей строки внесенные изменения специально оговариваются и подтверждаются подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Это требование установлено в пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" - исправление в первичные документы могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, подписавшими первоначальный документ. При необходимости подписи заверяются печатью организации. Исправления сопровождаются фразой: "Написанному в исправление верить", в которой также пишется новый текст или сумма, а потом ставится подпись.

Таким способом чаще всего исправляются свои рукописные первичные документы. Если в организации применяется компьютерный учет, и есть возможность заменить документ, его выводят на печать вновь в исправленном виде и подписывают повторно.

Способ дополнительной записи (проводки) применяется, если при отражении в учете использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма хозяйственной операции была ошибочно занижена.

ПРИМЕР 1. Бухгалтер ООО «Феникс» 14 сентября 2012 года обнаружил, что стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, оказанных ЗАО «Автосервис» в апреле того же года, отражена в бухгалтерском учете в сумме 5000 руб. вместо 6000 руб. (без учета НДС). То есть сумма хозяйственной операции ошибочно занижена на 1000 руб.

ДЕБЕТ 25 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 1000 руб. – учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2012 года.

Метод «красное сторно» универсален. Чаще всего его применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов или при завышении суммы хозяйственной операции. Смысл сторнирования заключается в следующем. Ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму.

ПРИМЕР 2. В июне 2012 года ООО «Стемп» были приобретены товары на сумму 25 000 руб. (без учета НДС). Бухгалтер ошибочно оприходовал их на счете 10 «Материалы» на сумму 35 000 руб. В августе при продаже этих товаров ошибку обнаружили. Для ее исправления в августе в бухгалтерском учете были сделаны проводки:

ДЕБЕТ 10 «Материалы» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 35 000 руб. - сторнирована ошибочная проводка за июнь 2004 года;

ДЕБЕТ 41 «Товары» КРЕДИТ 60 – 25 000 руб. – отражена стоимость товаров, приобретенных в июне 2012 года (корректировочная запись).

Внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Кроме того, необходимо оформить бухгалтерскую справку, в которой указать, какие исправления, когда, по какой причине и кем были внесены в тот или иной документ. Справка служит оправдательным документом (обоснованием) для корректировочной записи.

Унифицированной формы бухгалтерской справки нет. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве приложения к учетной политике по бухучету.

3. Все документы, проверенные и принятые бухгалтерией, подвергают

обработке, которая включает таксировку (расценку), группировку и контировку.

Таксировка (расценка) – арифметическая проверка показателей документов, т.е. пересчет данных по каждой позиции учетного документа и подсчет общей суммы (итога).

Группировка – подбор однородных документов, который позволяет делать записи данных общими итогами. На основании такой группировки составляют сводные документы.

Контировка – определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе.

4. Таким образом, все бухгалтерские операции после их проверки и

подсчета должны быть зарегистрированы в определенной последовательности на основании первичных документов. Совокупность специально разграфленных листов бумаги, приспособленных для регистрации бухгалтерских проводок и записей по счетам, называется учетным регистром. В учетном регистре производится группировка данных первичных документов по однородным признакам, которые используются для ведения бухгалтерского учета и управления хозяйственной деятельностью предприятия.

Существует несколько признаков группировки учетных регистров:

-по характеру бухгалтерских записей:

хронологические (на них отражаются хозяйственные операции по мере их совершения; если в первичных документах отражена корреспонденция счетов, то она находит отражение в регистрах хронологического учета),

-систематические (в них группируются однородные по экономическому содержанию операции; такая систематическая группировка осуществляется на счетах синтетического и аналитического учета.

-по внешнему виду : книги (скрепленные листы бумаги одного формата,

на переплете книги пишут ее наименование и название предприятия; бухгалтерские книги используются как для ведения синтетического, так и аналитического учета; страницы книги должны быть пронумерованы, книга должна быть прошнурована, на последней странице указывается общее количество страниц и ставится роспись главного бухгалтера и печать), карточки (таблицы на бланках стандартных размеров, применяемые для отражения аналитических данных по каждой номенклатуре учета), свободные листы (таблицы специального формата со специальным графлением; на них ведутся различные ведомости и журналы; они используются также для ведения синтетического и аналитического учета).

-по объемам содержания: регистры синтетического учета, регистры аналитического учета, комбинированные.

Под формой бухгалтерского учета подразумевают технологию и организацию учетного процесса соответствующими способами, техникой документирования и учетной регистрации. Основными признаками форм бухгалтерского учета являются: количество применяемых учетных регистров, их назначение, содержание, форма, внешний вид, последовательность записей, взаимосвязь синтетического и аналитического учета.

Применяются следующие формы бухгалтерского учета.

При мемориально-ордерной форме учета на основании первичных документов, сгруппированных по отдельному признаку, составляются мемориальные ордера, в которых проставляется корреспонденция счетов. По мере составления мемориальные ордера записываются в регистрационный журнал. Данные мемориальных ордеров используются для записей на синтетических счетах в Главной книге. Мемориально-ордерная форма учета используется в бюджетных учреждениях. Недостатки мемориально-ордерной формы учета: дублирование записей, большой объем мемориальных ордеров, слабая приспособленность регистров к составлению отчетности.

При журнально-ордерной форме учета основными видами учетной регистрации являются журналы-ордера. Все ЖО построены так, что в них постепенно накапливаются подсчитываются данные для перенесения в отчетные формы. Все ЖО построены по кредитовому признаку, по отдельным синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов. Дебетовые обороты по синтетическому счету учитываются в нескольких ЖО. Ежемесячно ЖО закрываются, их итоги переносятся в Главную книгу, открываемую на год.

Упрощенная форма применяется для малых предприятий и субъектов малого предпринимательства, т.к. они имеют простой хозяйственный процесс, незначительное количество хозяйственных операций и т.д.

Автоматизированная – позволяет одновременно вести взаимосвязанные участки учета, а руководство фирмы имеет возможность оперативного доступа к информации для принятия управленческих решений.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ);

2. Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее - Перечень);

4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете - утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.

Из всех вышеперечисленных нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню, поскольку именно он "предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)" (п. 1.4. Указаний по применению Перечня).

Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 "Учет и отчетность", содержащий подразделы 4.1. "Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2. "Статистический учет и отчетность".

Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Сроки хранения

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет , ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно.

Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет.

Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д.

Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.

На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов.

В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

Похожая информация.

Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее необходимая информация для лиц, принимающих решение.

В бухгалтерском учете порядок создания, принятия и отражения первичных документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным МФ СССР от 29.07.83 № 105.

Документ это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материальноответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетноплатежной дисциплины.

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом. Главные бухгалтера предприятий (особенно вновь созданных) должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуации, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуем обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Тема 5.2. Классификация бухгалтерских документов

Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

по назначению;
по содержанию хозяйственных операций;
по объему отраженных в них операций;
по способу использования;
по числу учитываемых операций;
по месту составления;
по способу заполнения.

Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

организационно-распорядительные;
оправдательные (исполнительные);
комбинированные;
документы бухгалтерского оформления.

К организационнораспорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

Тема 5.3. Правила проверки первичных документов
и исправления ошибок в них

Проверка первичных документов контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счетафактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачиприемки, гарантийные письма и пр.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

по причинам возникновения небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
по месту возникновения в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
по значению локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;
отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
исправления в кассовых документах;
записи простым карандашом;
отсутствие прочерков в свободных строках;
отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
арифметические ошибки при таксировке документов.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

Тема 5.4. Порядок изъятия
первичных документов у предприятия

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Порядок проведения налоговых проверок изложен в Налоговом кодексе (часть первая) главе 14 «Налоговый контроль». Выемка документов производится в соответствии со статьей 94 НК РФ и с требованиями, изложенными в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26.07.91 № 16/176 «О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан».

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Руководителю предприятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции предъявляется постановление о производстве изъятия документов.

При изъятии документов оформляется протокол и одновременно составляется специальная опись изъятых документов и производится фиксация их содержания, а в необходимых случаях оформляются копии изъятых документов, о чем указывается в Протоколе изъятия. Копия описи изъятых документов вручается должностным лицам предприятия под роспись.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Тема 5.5. Специализированные исследования
учетных документов и записей,
и их юридический анализ

Организация финансового контроля в Российской Федерации. Виды контроля. Ревизия, виды ревизий, отличия плановой ревизии от ревизии, проводимой по инициативе правоохранительных органов. Документальна ревизия и аудит, их отличия.

Понятие судебноэкономических экспертиз. Виды судебноэкономических экспертиз. Судебнобухгалтерская экспертиза. Содержание заключения экспертабухгалтера.

1. Порядок проведения проверок первичной бухгалтерской документации.

Виды проверок первичных бухгалтерских документов: формальная, по существу, арифметическая.

2. Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах.

Порядок проведения таксировки, контировки первичных бухгалтерских документов

3. Принципы и признаки группировки первичных бухгалтерских документов.

Формирование регистров бухгалтерского учета с использованием первичных бухгалтерских документов. Правила и сроки хранения первичных бухгалтерских документов.

1. Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу . Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа.

Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем , заключительном этапе, проводится:

-группировка документов - процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;
-арифметическая проверка , состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;
-таксировка, заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;
-контировка - процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

2. Причины возникновения ошибок в бухгалтерском учете разные. Иногда бухгалтеры ошибаются в арифметических расчетах, неправильно переносят данные из первичных документов в учетные регистры либо применяют неверную корреспонденцию счетов. Это ошибки технического характера. Но бывают ошибки и более серьезные. Они возникают вследствие незнания либо неправильного применения норм бухгалтерского законодательства. Выявить их намного сложнее, чем технические ошибки. Здесь мало быть только внимательным, надо еще хорошо знать и понимать правила бухучета.

Какой бы характер ни носили допущенные ошибки, они, как правило, приводят к искажению финансового результата в бухгалтерском учете, неправильному формированию налоговой базы и неверно исчисленной сумме налогов. Поэтому бухгалтер, обнаружив ошибку в бухгалтерском или налоговом учете, должен ее исправить. Если ошибка будет выявлена во время налоговой проверки, то за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета организации грозит ответственность по статье 120 НК РФ, а должностные лица (директор или главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ.

Следует помнить, что исправления не разрешается вносить только в кассовые и банковские документы. Если в них обнаружена ошибка, бухгалтер оформляет их заново.

В остальные первичные документы исправления вносятся по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления подтверждаются подписями тех же лиц, которые подписывали данные документы в момент составления. Кроме того, в документах необходимо указывать дату внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное.

Сведения о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, систематизируются путем составления бухгалтерских проводок и формирования регистров бухгалтерского учета. Бухгалтер, обнаружив ошибки в бухгалтерской проводке, прежде всего, должен решить вопрос о дате внесения исправления в бухучет. Эта дата зависит от того, в какой момент обнаружена ошибка - до или после утверждения бухгалтерской отчетности за год, к которому относится ошибка.

Бухгалтер должен твердо знать, что никакие изменения в бухгалтерскую отчетность после ее утверждения в установленном порядке не вносятся и уточненные формы бухгалтерской отчетности не составляются. Исправления делаются путем внесения корректировочных записей в бухучет.

Существует несколько способов внесения корректировок в бухгалтерский учет .

1) способ дополнительной записи (проводки).
2) метод «красного сторно» и др.

Способ дополнительной записи (проводки) применяется, если при отражении в учете использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма хозяйственной операции была ошибочно занижена. В этом случае для исправления ошибки выполняют такую же проводку, но только на недостающую сумму.

Метод «красное сторно» универсален. Чаще всего его применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов или при завышении суммы хозяйственной операции. Смысл сторнирования заключается в следующем. Ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму.

Таблица 1

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете

Период, в котором совершена ошибка	Момент обнаружения ошибки	Порядок исправления ошибки
Текущий отчетный год	До окончания отчетного года	Исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда была обнаружена ошибка
Предыдущий отчетный год	После завершения отчетного года, но до утверждения годовой бухгалтерской отчетности	Исправления производятся записями декабря того года, за который подготавливается годовая бухгалтерская отчетность
Предыдущий отчетный год	После завершения отчетного года, за который годовая отчетность уже утверждена	Исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год не вносятся. Корректировочные записи производятся в бухучете за текущий год (в момент обнаружения ошибки)

Бухгалтер ООО «Феникс» 14 сентября 2013 года обнаружил, что стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, оказанных ЗАО «Автосервис» в апреле того же года, отражена в бухгалтерском учете в сумме 5000 руб. вместо 6000 руб. (без учета НДС). То есть сумма хозяйственной операции ошибочно занижена на 1000 руб.

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 1000 руб. - учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2013 года.

В июне 2013 года ООО «Стемп» были приобретены товары на сумму 25 000 руб. (без учета НДС). Бухгалтер ошибочно оприходовал их на счете 10 «Материалы» на сумму 35 000 руб. В августе при продаже этих товаров ошибку обнаружили. Для ее исправления в августе в бухгалтерском учете были сделаны проводки:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» - 35 000 руб. - сторнирована ошибочная проводка за июнь 2004 года;

Дебет 41 «Товары» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками»- 25 000 руб. - отражена стоимость товаров, приобретенных в июне 2013 года (корректировочная запись).

Для каждого случая исправления ошибочных записей должна составляться бухгалтерская справка. Она служит оправдательным документом (обоснованием) для корректировочной проводки, в ней есть подпись ответственного лица, внесшего исправления, и дата внесения корректировок.

Унифицированной формы справки бухгалтера нет. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве приложения к учетной политике по бухучету.

Организация ООО «Феникс»

Согласно акту приемки-сдачи услуг от 20 апреля 2013 года № 13, полученному от ЗАО «Автосервис», стоимость оказанных услуг по текущему ремонту автомобиля составила 6000 рублей (без НДС).

Дебет 25 Кредит 60 - 1000 руб. - учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля.

При этом бухгалтер допустил техническую ошибку, занизив стоимость работ на 1000 рублей (одну тысячу рублей).

Для исправления допущенной ошибки 14 сентября 2013 года в бухгалтерском учете произведена дополнительная запись на счетах бухгалтерского учета на сумму 1000 рублей (одна тысяча рублей).

Дебет 25 Кредит 60 - 1000 руб. - учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2013 года.

Главный бухгалтер Потапова И.М.Потапова

Таксировка - это определение денежной оценки хозяйственных операций зафиксированных в документе. Для проведения таксировки в документах проставляются цены, определяют суммы. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.

Контировка - это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операции по счетам в учетные регистры. От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правильное отражение операций в бухгалтерском учете и получение достоверной информации о хозяйственной деятельности предприятия.

3. Третьим этапом бухгалтерской обработки и подготовки первичных документов является их группировка и подсчет данных. Данный этап необходим для формирования сводной информации за определенный временной период внутри отчетного месяца по данным первичных документов: смену, день, пятидневку, декаду. Документы группируются по определенным признакам (по содержанию хозяйственной операции, по датам, по материально ответственным лицам и др.). По каждой группе первичных документов подсчитывают итоговые данные.

Подсчитанные данные используют для составления сводных документов: группировочных и накопительных ведомостей, а также ведомостей, содержащих установленную совокупность учетных показателей, для оперативного контроля и принятия управленческих решений.

По исчисленным данным в сводных и накопительных документах, а также непосредственно в самих первичных документах составляют бухгалтерские проводки.

Рисунок 1 Составление бухгалтерских проводок

Для удобства составления бухгалтерских проводок в первичных, сводных и накопительных документах предусматриваются специальные графы для указания дебетуемого и кредитуемого счетов, а также суммы по отдельной хозяйственной операции или их совокупности. Возможно составление бухгалтерских проводок на основании записей в учетные регистры аналитического и синтетического учетов либо в регистры, совмещающие записи в аналитическом и синтетическом разрезах.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, при использовании электронных вычислительных машин - оттиск соответствующего штампа.

Бумаги, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

-документы налогового учета и отчетности;
-документы бухгалтерского учета и отчетности.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры. Сюда же можно отнести и бумаги, служащие основанием для расчетов по НДС (счета-фактуры, книги покупок и продаж). Документы бухучета (отчетности) делятся на три основные группы:

-формы бухгалтерской отчетности;
-регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и т. п.);
-первичные документы, фиксирующие факт хозяйственных операций.

Кроме того, к бухгалтерским документам относятся и иные бумаги, не включенные в указанные группы (доверенности на получение денег и ценностей, бухгалтерские справки, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности, лицевые счета работников и т. п.)

Рассмотрим, в течение какого срока следует хранить те или иные бухгалтерские (налоговые) документы.

Требования законодательства

Согласно статье 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ) требует в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату и удержание налогов).

Как видно, сроки, установленные бухгалтерским и налоговым законодательством, не совпадают. Кроме того, период хранения каждого конкретного документа нужно определять в соответствии с Перечнем, утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 г. (далее -- Перечень).

Однако, не все сроки, установленные в нем, соответствуют требованиям законодательства. Например, срок, предусмотренный для хранения месячной бухгалтерской отчетности, составляет не менее одного года (ст. 135 Перечня).

Чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных законодательством, надо хранить документы:

-не менее пяти лет, если Перечнем установлены меньшие сроки хранения;
-в течение сроков, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов

За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель учреждения, а их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность - штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.

Согласно статье 170 Перечня, годовую налоговую отчетность следует хранить постоянно. Квартальные отчеты по налогам хранят пять лет, а при отсутствии годовых (например, по налогу на добавленную стоимость) - постоянно. Срок хранения ежемесячных налоговых деклараций (расчетов) составляет пять лет. Сводные годовые и годовые отчеты об исполнении сметы расходов также хранят постоянно (ст. 140 Перечня). Квартальные - в течение пяти лет, а при отсутствии годовых - постоянно.

К документам постоянного хранения относятся и сводная годовая, и годовая бухгалтерская отчетности (ст. 135 Перечня). Квартальную и месячную отчетности положено хранить пять лет, а при отсутствии годовых (квартальных) отчетов - постоянно.

Обратите внимание: учреждения, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, могут хранить документы постоянного срока не менее 10 лет (п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня). Исключение из данного порядка составляет, в частности, сводная годовая бухгалтерская отчетность. Ее положено хранить до момента ликвидации организации.

Срок хранения первичных документов и прочих регистров бухгалтерского учета составляет пять лет, в частности, для:

-бухгалтерских учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости и т. п.);
-«первички», служащей основанием для бухгалтерских проводок (накладные, акты, кассовые и банковские документы и т. п.).

Отметим также : пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание -- пункт 150 Перечня.

Лицевые счета работников положено хранить в течение 75 лет (п. 153 Перечня). Срок хранения расчетно-платежных ведомостей на выдачу зарплаты составляет пять лет (п. 155 Перечня). Однако при отсутствии лицевых счетов такие ведомости следует хранить в течение 75 лет.

По общему правилу началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).

Однако , для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего.

Так, например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (пять лет) определяют с даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в пунктах 15 и 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Особый порядок исчисления сроков предусмотрен и в самом Перечне. В частности, пятилетний период хранения начинает течь:

-для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) - с момента истечения срока действия;
- для договора о материальной ответственности - с момента увольнения материально ответственного лица;
-для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции - с момента снятия организации с налогового учета.

Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. В частности, бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах. Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Чтобы обеспечить условия для хранения документов бухгалтерии, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в бухгалтерии до их уничтожения. Основание -- пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Уничтожению документов с истекшим сроком хранения предшествует их экспертиза, на которой выделяют документы постоянного, временного хранения и подлежащие уничтожению. Указанные мероприятия в учреждении осуществляет экспертная комиссия, назначенная приказом руководителя.

Уничтожить документы можно двумя способами.

1. Воспользовавшись услугами специализированной организации. В указанной ситуации передача документов на уничтожение оформляется приемосдаточным актом или накладной, где указываются дата их передачи, количество сдаваемых дел и их вес. Передача бумаг на утилизацию должна проходить под контролем работника, ответственного за обеспечение сохранности документов.
2. Уничтожить документы самостоятельно. К примеру, путем сожжения либо воспользовавшись уничтожителем бумаг. В этом случае факт уничтожения устаревших документов должна зафиксировать экспертная комиссия, составив соответствующий акт. В связи с отсутствием унифицированной формы указанного акта он составляется в произвольной форме (пример в приложении).

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Государственный технический университет»

Акт об уничтожении документов

Экспертная комиссия в составе:

председателя комиссии -- заместителя руководителя учреждения Третьяковой Т.Я., членов комиссии:

-- главного бухгалтера Ивановой Г.М.;
-- главного специалиста отдела учета Петровой И.А.;
-- ведущего бухгалтера отдела учета Сидоровой М.Е.

составила настоящий акт об уничтожении документов, перечень которых утвержден актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, от 25 декабря 2009 г. № 64.

Документы подлежат уничтожению в связи с истечением сроков их хранения по состоянию на 1 января 2010 года.

Указанные документы были уничтожены путем сожжения в присутствии членов комиссии.

Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой доку-мента реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантий-ные письма и пр.
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:
по причинам возникновения –
небрежность, бухгалтер-ская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
по месту возникновения –
в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
по значению –
локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.
Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в от-дельности.
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных ре-квизитов;
отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;
наличие подчисток и помарок в документах;
нарушение правила исправления ошибок в документах;
исправления в кассовых документах;
записи простым карандашом;
отсутствие прочерков в свободных строках;
отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
арифметические ошибки при таксировке документов.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
После приемки инфор-мация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом докумен-те делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного исполь-зования.

Еще по теме 3.6. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них:

6.5. Способы исправления ошибок в документах и учетных регистрах
6.8. Инструкция о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок
6.3. Последствия исправления ошибок в налоговых декларациях: штрафы и пени
4.10. Порядок выявления и исправления ошибок по налогу на добавленную стоимость (НДС)
Глава 2. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАПИТАЛЬНОМУ СТРОИТЕЛЬСТВУ
4.9. Порядок выявления и исправления ошибок, допущенных при формировании финансовых результатов деятельности предприятия