Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие командировочные, административно-хозяйственные и прочие расходы. Список лиц, имеющих право получить деньги в подотчет утверждается руководителем предприятия.

При выдаче денежных средств организация обязана:

• 1. определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается
• 2. получит от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3х рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства
• 3. выдавать денежные средства работнику в подотчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам
• 4. запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Командировочные расходы объективно существуют практически в каждой организации, не редко они составляют значительные суммы и внимательно проверяются работниками контролирующих органов, так как влияют на исчисление таких налогов, как налог на прибыль, НДС, ЕСН.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места работы (ст.166 ТК РФ).

Время командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, для служебных командировок по России.

Расходы по командировке складываются из суточных, расходов по найму жилого помещения и фактических затрат, связанных с командировкой, документально подтвержденных.

Суточные - это компенсация работнику за то, что он находится вне места постоянного проживания. Они рассчитываются по нормам, установленным законодательством (от 100-до 700 рублей в сутки). День выезда, как и день приезда, считаются за полные дни.

Время нахождения в пункте назначения определяют по отметкам в командировочном удостоверении, которые должны соотноситься с датами проставленными в проездных билетах.

В командировках, при которых работник имеет возможность возвращаться ежедневно к постоянному месту жительства, суточные не начисляются.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику по оплаченным

счетам гостиницы со дня прибытия в пункт назначения по день выезда. Данные расходы принимаются к учету в полном объеме в размере документально подтвержденных фактических затрат.

При использовании для проезда к месту командировки и обратно личного транспорта существует возможность возместить работнику суммы затраченные на ГСМ. При этом с работником необходимо заключить договор об использовании личного транспорта в служебных целях.

Приказом руководителя могут быть установлены повышенные нормы суточных, оплачиваться дополнительные услуги, оказанные командированному работнику. В этом случае указанные расходы включаются в совокупный годовой доход работника и облагаются налогом на доходы физических лиц.

При направлении работников в командировки должны использоваться унифицированные формы документов, которые обязаны заполнять юридические лица всех форм собственности:

• 1. приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
• 2. приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
• 3. командировочное удостоверение
• 4. служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Лица, получившие наличные деньги в подотчет, согласно "Порядку ведения кассовых операций в РФ" утвержденному решение ЦБ РФ от 22.09.1993 г. №40 обязаны отчитаться по ним не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги. С этой целью ими составляются авансовые отчеты на основе оправдательных документов и представляются в бухгалтерию. Товарные чеки, приложенные к отчету, должны быть погашены штампом или подписью от руки "Оплачено". Остатки или перерасход по отчету вносятся в кассу (выдаются из кассы) по кассовому ордеру, о чем в авансовом отчете делается соответствующая запись.

Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты и приложенные к ним документы по форме и по существу (см. приложение 10). После проверки отчета и определения суммы он утверждается руководителем предприятия, то есть делается разноска сумм по бухгалтерским счетам и в главном-ордере №7 (см. приложение 11).

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы (см. приложение 12). Заполненный и утвержденный авансовый отчет вместе с приложенными к нему документами переплетается и сдается в текущий архив предприятия, где он хранится 5 лет.

После утверждения авансового отчета бухгалтер производит бухгалтерские записи списании подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Производится подсчет сумм, на оборотной стороне формы авансового отчета указывает суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте. Если расходы произведены в валюте, то, кроме суммы в рублях, указывается и сумма в валюте.

На лицевой стороне авансового отчета расположена таблица “Бухгалтерская запись", в которой бухгалтер записывает проводки.

В соответствии с российскими правилами бухгалтерского учета командировочные расходы в зависимости от их назначения можно списывать за счет следующих средств организации:

• 1) затрат на производство и продажу оказываемых услуг (продукции, работ), если они были связаны с текущей деятельностью организации;
• 2) первоначальной стоимости приобретенных товарно-материальных ценностей, если командировка была связана с их приобретением;
• 3) капитальных вложений при условии, что они связаны с осуществлением инвестиционной деятельности или строительством;
• 4) расходов будущих периодов с последующим равномерным списанием на счета учета затрат, если командировка связана с открытием нового производства, новых направлений работы, продвижением на рынок новых видов услуг, товаров, продукции и т.п.;
• 5) целевых источников финансирования;
• 6) прочих расходов, отражаемых на финансовых результатах, и др.

В нижней части лицевой стороны бланка помещена отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а так же сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

Суммы сверхнормативных расходов в бухгалтерском учете желательно выделить в тексте отчета. Это облегчит бухгалтеру расчет налога на прибыль в соответствии с требованиями ПБУ 18/02.

Суммы, указанные в отчете работником и принятые к бухгалтерскому учету могут расходиться. Например, руководитель может решить, что нецелесообразно возмещать командированному лицу стоимость приобретенных канцелярских товаров, медикаментов, туалетных принадлежностей в месте командировки. Поэтому суммы по отчету, отраженные работником, будут больше, чем принятые бухгалтером в качестве затрат после резолюции руководителя. Разница будет внесена наличными работником в кассу либо удержана из его заработной платы (см. приложение 13).

Регистром для учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит главный-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет и имеющий линейную форму записи. Это означает, что каждой выданной в подотчет сумме отводится в главном-ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдаче в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасходов, записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

• 50/52 - получено в кассу со специального транзитного счета.
• 71/50 - выдана в подотчет иностранная валюта на командировку.
• 08,10,25,26/71 - представлен авансовый отчет.
• 91-2/71 - отражена отрицательная курсовая разница.
• 71/91-1 - отражена положительная курсовая валюта.
• 50/71 - сдан остаток неиспользованный подотчетной суммы.
• 71/50 - из кассы выдана подотчетная сумма (выдан перерасход по авансовому отчету).
• 71/51 - перечислены денежные средства по месту нахождения подотчетного лица.
• 07,08,10,41/71 - приобретены материальные ценности за счет подотчетных сумм.
• 20,25,26/71 - списаны подотчетные суммы использованные на производственные цели.
• 19/71 - отражен НДС по приобретенным материальным ценностям, выполненным работам и услугам.
• 50/71 - в кассу внесена неиспользованная подотчетная сумма.
• 70/68 - удержан налог на доходы физ. лиц с суммы сверхнормативных суточных.
• 91-2/71 - командировочные расходы списаны на финансовые результаты.

Индивидуальное задание

Баланс означает равновесие, уравновешивание или количественное выражение отношений между сторонами какой-либо деятельности.

Балансовое обобщение информации широко применяется в учёте, анализе финансово-хозяйственной деятельности, для обоснования и принятия соответствующих управленческих решений, ориентации предприятий, организаций в рыночной экономике.

В балансе хозяйственные средства представлены, с одной стороны, по их видам, составу и функциональной роли в процессе воспроизводства совокупного общественного продукта, а с другой - по источникам их формирования и целевому назначению. Состояние хозяйственных средств и их источников показывается на определенный момент, как правило, на первое число отчетного периода в стоимостном выражении. Принимая во внимание, что их группировка и обобщение в балансе приводится и на начало года, можно утверждать, что состояние показателей приведено не только в статике, но и в динамике.

Учреждение выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды и расходы, связанные с командировками своих сотрудников. Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма N КО-2). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, 3 дня определяется руководителем организации в приказе об учетной политике

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Форма N АО-1 применяется с 1 января 2002 г. юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Руководитель организации подписывает приказ о направлении сотрудника в командировку, в котором указываются личные данные сотрудника (фамилия, имя, отчество), страна пребывания, цели и срок командировки. При командировании работника за рубеж (кроме стран СНГ) командировочное удостоверение может не оформляться. Все отметки о времени прибытия и отъезда работника осуществляются в его заграничном паспорте при пересечении границы. По возвращении работник, как и при обычной командировке, составляет отчет о выполнении поставленного задания, который утверждается руководителем организации. Все документы, подтверждающие командировочные расходы сотрудника и составленные на иностранном языке, должны быть /дословно переведены на русский.

День пересечения границы при выезде из Российской Федерации оплачивается в иностранной валюте по норме, установленной для страны въезда, день пересечения границы при возвращении на территорию Российской Федерации оплачивается в рублях. Если работник направляется в несколько стран, суточные за день переезда из одной страны в другую оплачиваются по нормам, установленным для страны въезда, в иностранной валюте .

По заграничным командировкам нормы суточных установлены Приказом Минфина России от 02.08.2004 г. № 64н «Об установлении размеров выплат суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

Порядок приобретения иностранной валюты для выдачи ее работнику, направляющемуся в зарубежную командировку. Одним из вариантов являются расчеты с применением корпоративной банковской карты.

На счете может быть любая сумма, но по согласованию с банком организация устанавливает лимит расчетов с использованием карты. Денежные средства с корпоративной банковской карты могут быть использованы за пределами РФ только для оплаты командировочных (представительских) расходов.

Поскольку снятые с корпоративной банковской карты средства считаются выданными под отчет, у организации-работодателя нет необходимости выдавать в иностранной валюте наличные средства на командировочные расходы. Все необходимые платежи будут осуществлены командированным сотрудником через корпоративную карту. При возвращении сотрудника из командировки кроме привычных документов (проездных билетов, счетов гостиниц и т. д.) к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием корпоративной карты - квитанции банкоматов, слипы. Банк, открывший корпоративную карту, имеет право потребовать у организации подтверждение всех операций, совершенных с их использованием,

Валюту для загранкомандировки можно приобретать как с помощью валютного счета, так и через обменный пункт.

Организации необязательно выдавать при загранкомандировках аванс в иностранной валюте. Она может выплатить сотруднику рубли. А работник купит иностранную валюту в обменном пункте.

В бухгалтерском и налоговом учете все расчеты по загранкомандировке фирма переводит в рубли. При этом командировочные расходы отражаются по курсу Центробанка России на дату утверждения авансового отчета.

Пример

Иванов С.Ю., работник ООО «Виктория», направлен в загранкомандировку. 28 августа для оплаты командировочных расходов организация выплатила ему из кассы 30 000 руб. А Иванов СЮ. купил иностранную валюту в обменном пункте.

6 сентября утвержден авансовый отчет Иванова С. Ю., сумма расходов по которому составила $1000. Курс Банка России в этот день составил 29,2307 руб./USD.

В бухгалтерском учете ООО «Виктория» были сделаны следующие проводки.

Дт 71 Кт 50 30 000 руб. - выданы денежные средства командированному работнику под отчет. 6 сентября:

Дт 26 Кт 71 29 230,7 руб. (1000 USD х 29,2307 руб./USD) - учтены командировочные расходы;

Дт 50 Кт 71 769,3 руб. (30 000 руб. - 29 230,7 руб.) - остаток средств Иванов С. Ю. вернул в кассу организации.

Если у организации есть валютный счет , то она может купить иностранную валюту для загранкомандировки в безналичном порядке через обслуживающий банк. При этом купленная валюта пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату покупки и выдачи денег. В командировочные расходы отражаются по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. Кроме того, и в бухгалтерском, и в налоговом учете иностранная валюта пересчитывается на конец отчетного периода.

Пример

Предположим, что ООО «Виктория» решило выдать Иванову С. Ю. для оплаты командировочных расходов иностранную валюту - 1000 USD. Для этого организация подала в обслуживающий банк заявку на приобретение иностранной валюты. Банку перечислено 35 000 руб.

28 августа банк купил валюту по курсу 29,85 руб./USD и зачислил ее на валютный счет организации за минусом комиссионного вознаграждения в сумме 500 руб. В этот же день валюта была оприходована в кассу и выдана работнику.

6 сентября утвержден авансовый отчет Иванова С. Ю., сумма расходов по которому составила $1000.

Курс Банка России составил на:

• 28 августа - 29,2289 руб./USD;
• 31 августа - 29,2447 руб./USD;
• 6 сентября - 29,2307 руб./USD.

Дт 57 Кт 51 35 000 руб. - перечислены деньги на покупку валюты;

Дт 52 Кт 57 29,2289 руб. (1000 USD х 29,2289 руб./USD) - зачислена валюта на счет организации;

Дт 91-2 Кт 57 500 руб. - удержано банком комиссионное вознаграждение;

Дт 91-2 Кт 57 621,1 руб. (1000 USD х (29,85 руб./USD - 29,2289 руб./ USD)) - отражена разница между курсом покупки валюты и курсом Банка России;

Дт 50 субсчет «Валютная касса» Кт 52 29,2289 руб. - оприходована наличная валюта в кассе;

Дт 71 Кт 50 субсчет «Валютная касса» 29,2289 руб. - выдана валюта командированному работнику под отчет.

Дт 26 Кт 71 29,2307 руб. (1000 USD х 29,2307 руб./USD) - учтены командировочные расходы;

Дт 71 Кт 91-11,8 руб. (1000 USD х (29,2307 руб./USD - 29,2289 руб./ USD)) - учтена отрицательная курсовая разница.

Регистр синтетического и аналитического учета (совмещен) - журнал-ордер № 7. Аналитические счета открываются на каждое подотчетное лицо отдельной строкой.

При использовании организацией автоматизированной формы учета с применением программного продукта «1С: Предприятие » регистрами синтетического учета являются обороты счета 71 (Главная книга), анализ счета 71, оборотно-сальдовая ведомость и др. Регистрами аналитического учета выступают оборотно-сальдовая ведомость по счету 71, анализ счета 71 по субконто, обороты между субконто, карточки счета 71, карточка счета 71 по субконто и др.

Основные корреспонденции по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Содержание операций	Дебет	Кредит
Денежные средства выданы под отчет	71	50,51
Оприходованы ценности, приобретенные подотчетными лицами	07, 08, 10, 15,41	71
Оплачены подотчетными лицами расходы на хозяйственные нужды и командировочные расходы	20, 23, 25, 26	71
Учтен НДС по приобретенным ценностям и суммам расходов	19	71
Налоговый вычет по НДС	68	19
Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены в кассу, на расчетный счет	50,51	71
Отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма	94	71
Невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника или	70	94
относится на счет 73, если она не может быть удержана из зарплаты	73	94

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При отсутствии у организации своей кассы им разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы учреждения банка .

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет установленной Госкомстатом РФ формы. Авансовый отчет должен быть подписан подотчетным лицом, бухгалтером (главным бухгалтером) и утвержден руководителем организации. К авансовому отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие факт израсходования полученных денежных сумм (кассовые и товарные чеки, квитанции к приходным ордерам, проездные билеты, оплаченные счета гостиниц, оплаченные багажные квитанции и прочие оплаченные документы строгой отчетности). Первичные документы должны быть установленной формы, иметь все обязательные реквизиты. Квитанции, счета на оплату должны быть выписаны на подотчетное лицо . С работниками, которые включены в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности.

Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются:

в качестве аванса на командировочные расходы;

на оплату представительских расходов;

на хозяйственные нужды.

Выдавая деньги под отчет, соблюдайте требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает:

выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;

передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЭС, оплате мелкого ремонта и т.п. Подотчетные лица могут приобретать товарно-материальные ценности на рынках, у населения, а также у других юридических лиц. При осуществлении расчетов с юридическими лицами установлен предельный размер расчета наличными деньгами . Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.

С 21 ноября 2001 г. предельный размер расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке установлен в размере 100 тыс, рублей. Если работник нарушит установленный лимит расчетов, то организация может быть оштрафована. Сумма штрафа - от 40000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен штраф от 4 000 до 5 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Подотчетное лицо, приобретающее товарно-материальные ценности, действует от имени предприятия, и, соответственно, подсчет производится также в пределах установленных размеров.

При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих приобретение и потраченные на них суммы, должны быть приложены документы, подтверждающие их оприходование на склад (это может быть приходный ордер, приходная накладная). Если материалы были сразу израсходованы, отнесены на общехозяйственные расходы (например, канцтовары в небольшом количестве), то к авансовому отчету должны прилагаться требования с распиской получателей либо другие документы, подтверждающие расход.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. В бухгалтерском учете командировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размере.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс, На командировочные расходы выдача наличных денег в под отчет производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией самостоятельно .

Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах Российской Федерации, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие документально подтвержденные расходы:

по получению виз и загранпаспорта;

по прописке загранпаспорта при необходимости;

по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;

оплата за провоз багажа.

Работники, получившие денежные суммы под отчет на хозрасходы, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение трех дней по окончании срока, на который они были выданы. Работники, получившие деньги под отчет для целей командирования обязаны отчитаться об их израсходовании в течение трех дней по возвращении из командировки и внести в кассу неизрасходованный остаток .

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 ПК РФ. Согласно данной статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам .

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам в учете отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса», Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер 7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы учета, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем, эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника . Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В этом случае вы будете обязаны исчислить материальную выгоду, полученную работником от использования заемных средств.

Если долг будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в совокупный доход работника (ст. 209 НК РФ).

Если же сумма списанного долга уменьшит налогооблагаемую прибыль организации (например, если долг будет признан нереальным для взыскания), то на эту сумму придется еще начислить и единый социальный налог.

Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные нужды, установлен не был, оснований для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника не имеется.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рубленом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи. По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 91 «Прочие доходы и расходы»:

положительную - дебет счета 71, кредит счета 91-1,

отрицательную - дебет счета 91-2, кредит счета 71 .

Таким образом, организация аналитического и синтетического учета по расчетам с подотчетными лицами заключается в том, что в бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками предприятий по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. Аналитический учет по данному счету ведется по каждой сумме, выданной подотчет. Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм служит журнал-ордер 7, который сочетает в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными лицами признаются все без исключения штатные работники организации (работающие по трудовому договору), получившие авансом денежные средства из кассы. Как правило, в подотчет выдаются наличные деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных канцелярских, почтовых расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. Кроме того, подотчетные денежные средства не могут быть отнесены к доходам физического лица - работника общества. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета.

Расчеты с подотчетными лицами предполагают, во-первых, незначительные по своему размеру денежные суммы, вверяемые работникам в целях реализации опосредующих функций организации, во-вторых, невозможность их осуществления в безналичном порядке. Все операции по расчетам с подотчетными лицами характеризуются ограниченным, заранее известным перечнем и довольно высокой степенью регулярности их совершения.

В числе внутриорганизационных документов, используемых в расчетах с подотчетными лицами, состоят утвержденные руководством предприятия списки подотчетных лиц, сметы представительских расходов, приказы об утверждении данных смет, авансовые отчеты, а также журналы регистрации отчетов. Кроме того, если на предприятии имели место факты направления работников в командировки, должны присутствовать в наличии и соответствующие приказы руководства. В свою очередь система внутреннего контроля, помимо всего прочего, в обязательном порядке должна включать в себя основополагающие начала, определяющие порядок совершения расчетов, формально закрепленные в учетной политике организации.

Кассовые операции здесь оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам унифицированной формы N КО-2 или надлежаще оформленным другим документам, в том числе платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и счетам, с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия или иными уполномоченными на это лицами. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.

По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов за купленный товар. В число оправдательных документов входят товарные чеки и проездные билеты, которые представляются бухгалтеру. Если купленный товар не оприходован, подотчетную сумму зачитывают в совокупный годовой доход подотчетного лица. При этом сам порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации.

Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Форма авансового отчета является унифицированной и приведена в Постановлении Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет". Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отчет проверяется бухгалтерией.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Система внутриорганизационного контроля над совершением расчетов предполагает наличие утвержденного руководителем списка работников, имеющих право на получение подотчетных денежных средств, утвержденного порядка подачи письменных заявлений на выдачу денежных средств с указанием причин такой выдачи и соблюдение работниками предприятия установленных сроков отчета по выданным суммам, а также сроков возврата оставшихся средств.

Кроме того, о каком-либо контроле можно говорить только в том случае, если на предприятии наблюдается отсутствие просроченной задолженности по подотчетным средствам, соблюдение запрета на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам, аналитический учет командировочных и представительских расходов, оформление надлежащих оправдательных документов, прилагаемых к авансовым отчетам, а также визирование авансовых отчетов.

Теперь что касается командировок. Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В случае, когда гражданин направляется в поездку предприятием, с которым он не состоит в трудовых отношениях и, следовательно, не находится в административном подчинении у руководителя этого предприятия, такая поездка не может считаться командировкой. Направление работника в командировку оформляется выдачей ему командировочного удостоверения, оформленного на основании приказа.

Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством и формируют расходы по обычным видам деятельности. Признание командировочных расходов расходами, произведенными организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, осуществляется на основании Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. То есть, не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

При этом такой же порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации (при наличии трудового договора), а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Следует помнить, что суммы расходов по проезду к месту командировки и обратно включаются в расходы организации без НДС. К командировочным расходам, в частности, относятся расходы по проезду к месту командировки и обратно воздушным, морским, железнодорожным, автомобильным транспортом, включая стоимость услуг по предварительной продаже билетов и плату за пользование постельными принадлежностями и расходы по найму жилого помещения. Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров и услуг и подтверждающих фактическую уплату сумм налога. Кроме того, суммы налога подлежат возмещению в пределах установленных законодательством норм.

В рассматриваемом случае указанные вычеты производятся на основании проездных документов установленного образца. Проездной билет, в котором сумма налога выделена отдельной строкой, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, уплаченных по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно, без наличия счета-фактуры. Авиакомпании здесь не должны выставлять счета-фактуры.

Суммы НДС, уплаченные при перевозке работников организации железнодорожным транспортом при вахтовом способе организации работ, принимаются к вычету на основании железнодорожных билетов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. То же самое касается и электронных проездных билетов. Однако, здесь необходимо учесть, что вычет возможен лишь в том случае, если НДС именно выделен из общей стоимости билета и представлен в цифрах. В тех же случаях, когда об НДС в билете просто упоминается (включая НДС) с получением вычета могут возникнуть серьезные трудности.

Другим распространенным видом расчетов с подотчетными лицами являются расчеты по представительским расходам. К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров.

В состав представительских расходов относят расходы на проведение официального приема для указанных лиц, доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика. Не относятся сюда расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. При этом представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период.

Регистрами синтетического учета, где происходит отражение операций с подотчетными суммами, являются главная книга, отчет о движении денежных средств по форме № 4 и строка бухгалтерского баланса “прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев”, журнал-ордер № 7 и другие регистры учета по счету 71.

Согласно Приказу Минфина № 94н от 31октября 2000 года, утвердившему План счетов бухгалтерского учета и Инструкцию по его применению, аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись по каждой сумме, выданной под отчет.

Для этого, в целях обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, организациями используется счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Их списание со счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” производится либо в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, либо в дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, если возможность удержание из заработной платы работника отсутствует.

Основной задачей учета подотчетных сумму является обобщение информации о состоянии расчетов с работниками предприятия, получившими аванс на хозяйственные, командировочные или операционные расходы.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Каждая компания в России наделена правом расплачиваться за товары и услуги, выплачивать зарплату служащим и авансовые суммы командировочным наличными деньгами. Но, для оплаты товароматериальных ценностей и командировок сотрудников все расчеты должны оформляться через счет учета подотчетных лиц – балансовый счет 71.

Данный счет всегда находится под строгим контролем руководства любой компании. Чем крупнее компания, тем больший объем наличных расчетов может проходить именно здесь. Учет должен быть правильным, своевременным, прозрачным и соответствовать нормам и правилам бухучета и законов РФ.

К контролю целевого использования выданной работникам наличности в подотчет на предприятиях относятся серьезно. Каждая сумма, полученная работником, выдается ему с конкретным распоряжением руководства:

1. произвести расчет за какую-то определенную услугу;
2. купить канцтовары и конверты;
3. бензин и другие горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля;
4. купить билеты для поездки в командировку и оплатить гостиницу;
5. закупить офисную технику и т.д.

Работник, чтобы получить деньги в подотчет пишет заявление с указанием суммы и цел расходования. Круг подотчетных лиц должен быть четко очерчен приказом руководителя или управляющего фирмы. В данном перечне указываются сотрудники, которые могут получать в кассе наличные деньги, для выполнения какой-то определенной задачи.

В списке указывают все данные сотрудника, должность, цель и сумму денежных средств, больше которой ему не имеют права выдавать.

Командировочные могут получать любые сотрудники, если они получили приказ отправиться в командировку, либо на обучение для повышения квалификации от компании.

В перечень сотрудников включают только тех, с кем заключен договор о материальной ответственности. Такой договор заключается с руководителями компаний, их заместителями, начальниками отделов и служб, завхозами, кладовщиками, снабженцами, и т.д. Работники, которые еще не достигли совершеннолетия, не могут работать на должностях, на которых предполагается нести материальную ответственность. И поэтому они также не могут быть подотчетными лицами.

После выполнения поставленной задачи сотрудник обязан отчитаться, о проделанной работе, и сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех финансовых документов, подтверждающих полной или частичное расходование аванса.

Основные аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

Эффективная модель учета включает в себя несколько основных принципов, которыми руководствуются при совершении операций:

1. Наличные денежные средства должны выдаваться только определенным руководством предприятия сотрудникам. Запрещено выдавать деньги лицам, не работающим в компании.
2. Суммы, полученные работником не должны превышать лимит, утвержденный для него.
3. Прежде чем получить новую сумму в свое распоряжение, подотчетное лицо обязано отчитаться по ранее полученной сумме.
4. Данные расчеты используются только в том случае, если другим способом нужных целей достичь невозможно, например, если из кассы разрешено выдать заработную плату наличными, то неправомерно ее выдавать через 71 счет.
5. Руководитель компании должен утверждать целесообразность совершенных расходных операций.
6. Учет должен производиться в полном объеме и своевременно, все сроки, прописанные в нормативных документах должны неукоснительно соблюдаться.
7. Главный бухгалтер организации должен контролировать целевое использование подотчетных сумм.

Выполнение всех правил совершения операций гарантирует создание правильной системы их учета.

Нормативная база учета сумм, выданных в подотчет

Нормативными документами, регламентирующими расчеты:

• ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.02.2011 №402-ФЗ,
• Положение о бухучете, в части 10/99 «Расходы организации»,
• План счетов бухучета организаций и инструкция по его применению, принятые Министерством финансов РФ,
• Положения, приказы и регламенты самого предприятия

ФЗ о «Бухучете»

Несмотря на широкие возможности в расходовании своих средств, компании могут расходовать средства из выручки только на определенные цели (Указание № 3073-У от 07.10.2013г. п.2 Центрального Банка РФ). В том числе и на выдачу наличных денег в подотчет.

Указанием № 3210-У ЦБ РФ определены принципы работы кассы предприятия. Обязательное утверждение и соблюдение лимита кассы. В документообороте кассы используются приходные и расходные кассовые ордера, утвержденные Государственным комитетом статистики РФ (Постановление №88 от 18.08.1998)

Сам учет, как уже упоминалось выше, ведется на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицам», здесь аккумулируются все данные об операциях.

Остаток на счете отражает – это либо задолженность, либо сумма перерасхода, которая подлежит возврату подотчетному лицу. Денежные средства выдаются на основании приказа руководства компании, заверенного главным бухгалтером. Сумма определяется из соображений целесообразности, в пределах заранее произведенного расчета. Порядок выдачи денег на совершение операционных, командировочных или хозяйственных расходов регламентирует учетная политика компании.

Операционные и хозяйственные расходы – это расходы на канцтовары, расходы на оплату коммунальных услуг, покупку основных средству, материальных ценностей, оплата почтовых расходов, выплата зарплаты. Сумма командировочных расходов определяется, исходя из учетной политики компании. Представительские расходы могут быть не предусмотрены правилами организации.

Учет операций подотчетных лиц

Выдачу подотчетных сумм и возмещение перерасхода проводят по дебету 71 счета, операции оформляются расходным кассовым ордером.

В таблице представлены возможные проводки по счету 71 «Учет подотчетных сумм»

Сотрудники, получившие аванс денежных средств на определенные приказом руководства цели обязаны отчитаться, об использовании полученной суммы, представив в бухгалтерию авансовый отчет с приложением все платежных квитанций и чеков об оплате товаров и услуг. Если срок задания, на которое выдавалось финансирование, закончен, работник отчитывается на следующий рабочий день. На обороте отчета перечисляются все прилагаемые оправдательные документы (чеки, счета-фактуры), даты и суммы операций.

Сотрудники, получившие командировочные обязаны отчитаться о полученных и потраченных суммах не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Для этого также составляется авансовый отчет с приложением билетов за проезд, счет об оплате жилого помещения, докладная о проделанной работе, и командировочное удостоверение.

Целесообразность совершенных расходов утверждается непосредственным начальником подотчетного лица, в зависимости от подтверждения, или не подтверждения целевого использования суммы.

Бухгалтерия проверяет, правильно ли оформлен авансовый отчет, подлинные ли приложены чеки и документы, и отдает его на утверждение руководителю компании. На купленные, на основании товарных чеков основные средства оформляется накладная по приходу, и все закупленные товарно-материальные ценности сдаются на склад.

Неизрасходованные средства сдаются в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру одновременно с авансовым отчетом. Работник не может передавать другому работнику, выданную ему сумму. Если работник помимо аванса израсходовало собственные денежные средства для оплаты товара, ему возмещаются расходы в сумме перерасхода.

Если оправдательные документы не будут признаны подлинными, или к чекам не прилагается товар, купленный подотчетным сотрудником, то сумма, полученная работником, будет считаться его доходом и подлежать налогообложению.

Заключение

Для предприятий система учета расходования подотчетных денежных средств имеет огромное значение. Правильное и четкое оформление всех документов, четкое следование инструкциям и нормативным документам, прозрачность совершаемых операций – это принципы, соблюдение которых поставят уровень учета на должный уровень.

Вконтакте

Похожие статьи