При расчетах с клиентами-физическими лицами организации и ИП могут использовать бланки строгой отчетности. Эти документы подтверждают поступление денежных средств в качестве оплаты товаров и услуг. Чтобы зафиксировать их уничтожение по окончании срока хранения, оформляется акт о списании бланков строгой отчетности. Он имеет унифицированную форму 0504816 по ОКУД. Законом установлен порядок оформления этого документа. В конце статьи можно скачать форму для заполнения.

Правила работы с учетными бланками регулируются двумя основными документами: Приказом Минфина №52н от 30.03.15 г. и Постановлением Правительства РФ №359 от 6.09.08 г. Отрывные корешки листков хранятся в течение пяти лет. По истечении этого срока они списываются, что фиксируется соответствующим актом.

Форма 0504816 по ОКУД включает в себя:

1. Указание на законодательный акт, регламентирующий ее использование.
2. Сведения о руководителе организации: ФИО, должность, подпись с расшифровкой, печать (при наличии).
3. Наименование акта.
4. Порядковый номер.
5. Поле для указания кодов по ОКУД и ОКПО и даты подписания.
6. Наименование организации.
7. Материально ответственное лицо: ФИО и занимаемая должность.
8. Дебет и кредит счета.
9. Участники комиссии. В отдельной строке указывается ФИО и должность председателя, далее данные остальных членов.
10. Номер и дата издания приказа, на основании которого происходит списание БСО.
11. Период списания.
12. Таблица, содержащая информацию по уничтожаемым бумагам. В ней отражены номер и серия бланка, причина его списания и дата уничтожения.
13. Подписи членов комиссии с расшифровкой.

Акт списания бланков строгой отчетности по образцу, описанному выше, включает информацию о заполненных и об испорченных документах. Если листок был заполнен некорректно, он хранится и уничтожается вместе с использованными.

Можно ли заменить форму 0504816

Унифицированная форма акта списания является обязательной для государственных и муниципальных организаций. В то же время частные предприятия вправе применять самостоятельно разработанный шаблон. Для этого нужно закрепить выбранную форму в учетной политике организации.

Даже если на предприятии принято решение использовать самостоятельно разработанный образец, порядок списания БСО остается неизменным. Уполномоченные сотрудники руководствуются вышеупомянутым Постановлением №359. Документооборот происходит по следующим правилам:

• копии БСО или отрывные корешки хранятся на протяжении пяти лет;
• по окончании 5-летнего периода и через месяц после проведения инвентаризации списанные листки уничтожаются;
• утилизация документов выполняется на основании заполненной формы 0504816 акта о списании бланков строгой отчетности.

Напомним, что порядок хранения и уничтожения не отличается для использованных и испорченных или бракованных листков. Если при заполнении БСО была допущена ошибка, его перечеркивают и регистрируют в Книге учета.

Важно! Уничтожение использованных документов производится на основании акта списания по истечении 5-летнего срока хранения и через месяц после инвентаризации.

Регистрация испорченных листков наравне с заполненными позволяет соблюдать хронологический порядок и вести упорядоченный документооборот. При систематизированном хранении любой бланк будет доступен для исследования на протяжении всего 5-летнего срока.

Правила заполнения акта

При заполнении акта списания бланков строгой отчетности по образцу следует вносить информацию аккуратным, разборчивым почерком. Также документ можно сформировать с помощью программного обеспечения. Исправления в полях не допускаются.

Порядок списания состоит из следующих этапов:

• издание руководителем приказа о назначении комиссии;
• заполнение акта, внесение данных по списанным бумагам;
• выполнение учетных операций;
• уничтожение списанных листков.

При заполнении акта присутствует комиссия. Ее состав определяется приказом руководителя. Один из участников действует в качестве председателя. В форме отведены поля для указания их должностей и постановки подписей. Ссылка на приказ о назначении членов комиссии приводится в самом акте.

Ответственность за правильное проведение списания возложена на руководителя организации. Эта работа может быть поручена и другим работникам, например, бухгалтеру или специалисту по кадрам. Важное условие - подобные обязательства должны быть зафиксированы в трудовом договоре с сотрудником.

После заполнения и подписания членами комиссии документ передается в бухгалтерию. В отделе ведется учет списанных квитанций.

Когда можно списывать БСО

Как уже упоминалось, испорченные бумаги списываются наравне с заполненными. Если при внесении данных была допущена ошибка, листок перечеркивается и отмечается в Книге учета.

Для списания бланков строгой отчетности должны соблюдаться два условия:

1. Окончание 5-летнего срока хранения листка.
2. Истечение месяца с даты последней инвентаризации.

Все израсходованные экземпляры хранятся на предприятии и могут быть проверены в течение всего 5-летнего периода. За документооборот на предприятии отвечает главным образом его руководитель. При необходимости обязанности по систематизации, хранению и списанию листков поручаются другим ответственным работникам.

Вряд ли существует бюджетная организация, не использующая в процессе деятельности БСО. К таковым причисляется обширный спектр документации.

Что представляют в 2019 году бланки строгой отчетности в бюджетном учреждении? При исполнении уставных задач бюджетные организации применяют немало различной документации.

Отдельные виды документации создаются исключительно на бланках строгой отчетности. Конкретного определения данному типу документов закон не дает.

Но можно определить их как формы с присутствием уникальных идентификационных номеров, которые подвергаются специальному учету. Что такое в 2019 году БСО для организаций бюджетной сферы?

Основные моменты

Для каждой отдельной отрасли создаются специальные нормативные акты, касающиеся учета документации строгой отчетности.

Если проанализировать информацию о БСО в общем, то можно определить главные правила относительно бюджетного учета таких бланков.

Во-первых, требуется назначение ответственного лица по учету БСО. Также требуется формирование специальной комиссии. Ее задачей является принятие, инвентаризация, выдача и списание бланков этого типа.

Обязательным требование считается и обеспечение условий для соблюдения всех законодательно установленных требований по вопросам безопасного хранения БСО.

И все же самым важным моментом является информированность о самом понятии БСО. Нужно знать, что это такое, когда и для чего можно их применять, как учитывать и как списывать.

Определения

Бланком строгой отчетности, или кратко – БСО, именуется документ, который подтверждает получение оплаты денежными средствами.

В определенных случаях он заменяет кассовый чек. Также под понятием БСО подразумевается полиграфическая продукция, защищенная от подделок.

В бюджетных организациях строго подотчетными бланками считаются , выдаваемые для приобретения материальных ценностей или продуктов питания.

Эти документы подлежат регистрации в специальном журнале учета. Выдаваться они могут лишь под роспись ответственного лица.

К БСО в бюджетной организации относятся и документы, содержащие цифровую идентификацию или буквенную серию, утвержденные нормативами и правовыми актами органов власти.

То есть любые документы, изготавливаемые в типографии по законодательно утвержденным образцам можно считать бланками строгой отчетности.

Порядок уничтожения

Списание бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении реализовывается на основании надлежащего акта. Акт для списания БСО готовится самим учреждением.

В документе указывается:

• номер акта;
• материально ответственный сотрудник;
• название организации;
• перечень членов комиссии с указанием должностей и Ф.И.О.;
• номера бланков;
• причины уничтожения;
• даты списания.

Завершает акт указание количества бланков, подлежащих уничтожению (цифрами и прописью). Затем документ подписывают члены комиссии, подписи расшифровываются, и ставится дата.

БСО уничтожаются на основании составленного и заверенного акта. Уничтожение подразумевает материальную гибель бумаг без последующей возможности воссоздания. Можно пропустить списанные бланки через шредер либо сжечь.

Осуществление передачи

Все БСО, не прилагаемые к кассовым отчетам, передаются в бухгалтерию учреждения в сгруппированном виде вместе с предоставлением заборно-контрольных листов.

Сохраняться документы строгой отчетности, удостоверяющие прием наличных средств, должны в упакованном виде на протяжении пятнадцати дней с момента конечной инвентаризации и сверки товарного отчета.

Книги по учету БСО, товарные отчеты и прилагаемая документация строгой отчетности сохраняется в учреждении не меньше пяти лет.

После истечения периода сохранения БСО, подлежащие уничтожению, передаются по акту о списании организациям по заготовке вторсырья либо уничтожаются самостоятельным образом.

Обязательно к акту списания и передачи прикладывается документ об уничтожении БСО.

Проведение инвентаризации

Соответственно негласному правилу, списывать строго подотчетные бланки удобнее спустя месяц после проведения комплексной инвентаризации, которая предшествует созданию годового отчета.

При этом нужно инвентаризировать все имущество, относящееся к собственности организации. Такой порядок не является обязательным, но такой процесс существенно сберегает рабочее время.

В процессе комплексной инвентаризации применяются такие виды описей как инвентаризационная опись:

Инвентаризация БСО предполагает строгий порядок в действиях:

1. Руководящим лицом создается приказ о проведении инвентаризации.
2. С материально ответственных сотрудников берутся расписки о сохранности доверенного имущества и готовности его для обследования.
3. Ревизует фактическое наличие, таковое сверяется со сведениями аналитического учета.
4. Оприходуются избытки, списываются нехватки.
5. С ответственного работника берутся нужные пояснения.

Производится инвентаризация при членах комиссии. Они должны по завершении проверки подписать сверку. При инвентаризации проверяется не только соответственность учетных показателей и реального количества.

Непременно проверяется верность оформления БСО – наличие непременных реквизитов, соответствие прописанных сумм записям , отсутствие поправлений, сохранность попорченных бланков.

Также проверяется при инвентаризации ведение количественного учета, правильность оформления Книг учета. Обязательной проверке подлежит процесс хранения БСО.

Инвентаризационная опись обычно готовится в двух экземплярах. Но если происходит смена ответственного сотрудника, то требуется составлять три экземпляра .

Один предназначен – для передающего БСО работника, другой – для принимающего, а третий – для бухгалтерии.

Спустя месяц по прошествии инвентаризационной сверки может быть собрана комиссия для уничтожения БСО.

Она проверит все просроченные, подпорченные и использованные бланки, определит их точное количество и подготовит акт для списывания и уничтожения ненужной уже документации.

Порядок хранения, учета и использования бланков первичных учетных документов субъектами предпринимательской деятельнос-ти регламентируется Положением о порядке использования бланков строгой отчетности.
К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных докумен-тов, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов Республики Беларусь и согласованным с Министерством внутренних дел Республики Беларусь и Министерством юстиции Республики Беларусь. К таким документам относятся, в частности, бланки товарных, товарно-транспортных накладных, квитанции на прием и выдачу денег, приходные кассовые ордера, зарегистрированные в налоговой инспекции, и др.
Передача бланков строгой отчетности от одних юридических лиц или индивидуальных предпринимателей другим не допускается.
Порядок учета, хранения и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности (в частности, ТТН-1, ТН-2, приходные кассовые ордера), регламентируется Инструкцией о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности.
Поступившие бланки строгой отчетности приходуются материально-ответственным лицом. В случае расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности по установленной форме.
В акте отражается количество не оказавшихся в наличии книг с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Акт составляется в двух экземплярах: первый экземпляр направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия необходимых мер, второй - остается у юридического лица (индивидуального предпринимателя).
Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя).
Руководителем юридического лица по согласованию с главным бухгалтером (индивидуальным предпринимателем) утверждается перечень ответственных лиц, на которых возложено хранение и ведение учета бланков строгой отчетности.
Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером юридического лица (индивидуальным предпринимателем). Приходно-расходная книга ведется по установленной форме.
Бланки строгой отчетности выдаются с разрешения руководителя и главного бухгалтера юридического лица (индивидуального предпринимателя) под отчет материально-ответственным лицам по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с указанием их серий и номеров. Приходно-расходные накладные ведутся по установленной форме.
При списании с материально-ответственных лиц использованных бланков строгой отчетности составляется акт на их списание установленной формы.
Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности вместе с составленным на них реестром должны сохраняться в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
Уничтожение бланков строгой отчетности, по каким-либо причинам не подлежащих использованию, может производиться в вышеуказанный срок только по письменному разрешению руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя). Приказом руководителя назначается комиссия в составе представителей администрации, бухгалтерии (индивидуального предпринимателя), которая должна проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.
Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность без использования наемного труда, проводят проверку наличия бланков первичных учетных документов без создания комиссии.
В присутствии комиссии бланки строгой отчетности, подлежащие уничтожению, упаковывают, опечатывают (пломбируют), о чем составляется акт с указанием серий и номеров бланков, и оставляют на хранение у того же юридического лица (индивидуального предпри-нимателя).
В трехдневный срок акт на списание представляется на утверждение руководителю юридического лица, обязанному утвердить его в течение пяти дней после получения (утверждается индивидуальным предпринимателем).
После утверждения акта на списание комиссией производится фактическое уничтожение бланков строгой отчетности, составляется акт на уничтожение, который в трехдневный срок утверждается руководителем юридического лица (индивидуальным предпринимателем).
Утвержденный акт списания бланков первичных учетных документов представляется в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, которая передает сведения о бракованных, испорченных, утраченных, похищенных бланках первичных учетных документов в электронный банк данных для исключения из него номеров и серий указанных бланков в течение пяти дней со дня утверждения акта. Номера и серии бланков первичных учетных документов, исключенных из электронного банка данных, восстановлению не подлежат.
Списание уничтоженных бланков строгой отчетности производится на основании акта. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения. По мере выдачи бланков строгой отчетности их стоимость списывается на себестоимость продукции (работ, услуг).
На каждое материально-ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии юридического лица (индивидуального предпринимателя) по установленной форме ведется карточка-справка выданных и использованных бланков строгой отчетности.
Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения производится ежемесячно. Результаты инвентаризации отражаются в инвентаризационной форме № Инв-16.
В случае утраты (хищения) бланков строгой отчетности подотчетное лицо немедленно сообщает об этом руководителю юридического лица (индивидуальному предпринимателю). Назначенной приказом руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя) комиссией производится проверка и составляется акт установленной формы, в котором указываются обстоятельства утраты (хищения), количество недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю юридического лица (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения.

В приведенной ниже статье будет представлена подробная расшифровка БСО. Все организации, в том числе и индивидуальные предприниматели, осуществляющие операции с наличными средствами или расчеты при помощи банковских карт, должны владеть контрольно-кассовой техникой (ККТ).

Но разрешается не пользоваться ККТ при выполнении некоторых операций. В этом случае, при осуществлении денежных наличных расчетов с населением должны выдаваться соответствующие бланки строгой отчетности

.

Нужно понимать, что ФЗ предусматривает оказание услуг и продажу товаров именно физическим лицам. Иными словами, если заключается договор между ИП и юридическим лицом, который предусматривает оплату наличными деньгами, ККТ в таком случае обязательна.

Правительством РФ установлен порядок учета, хранения и утилизации бланков в случае проведения расчетов с их помощью.

Вид деятельности предпринимателя определяет и количество БСО, которые он должен применять в своей работе. Чаще всего это оказание определенных услуг. Предприниматель может заниматься транспортными, жилищно-коммунальными, бытовыми, туристическими услугами, у них может быть правовой характер, также ИП может трудиться в сфере образования, общественного питания и торговли. Бланки используются только при расчетах с физлицами лицами и индивидуальными предпринимателями. При взаимодействии с организациями кассовый аппарат обязателен, а вот БСО не применяется.

Виды БСО

Что такое БСО? По значимости и бухгалтерскому учету являются кассовым чеками:

• квитанции (например, квитанции ателье);
• билеты (железнодорожные, авиабилеты, театральные, концертные);
• проездные;
• талоны (на питание);
• путевки (санаторные, на отдых);
• абонементы (в фитнесс-залы, посещение косметических кабинетов).

Все формы утверждаются Минфином РФ. Бланки строгой отчетности также можно предлагать на рассмотрение путем подачи обращения.

Что указать в обращении?

В нем должно быть указано:

• подробное описание бланка;
• печатный эскиз;
• предложения по защите бланка от подделок;
• образец заполненного бланка с инструкцией;
• перечень услуг, для которых может применяться этот бланк.

Все утвержденные формы могут использоваться всеми организациями. Сюда же относят и индивидуальных предпринимателей, которые оказывают услуги по согласованным бланкам. Перечень БСО для ИП индивидуален, в зависимости от вида деятельности.

А вот в случае, когда бланки не утверждены для каких-либо видов деятельности, для расчетов должна использоваться кассовая техника.

Сроки действия БСО, которые утверждены Минфином, устанавливаются этим же ведомством. Определенные сроки могут быть продлены, но при условии, что бланк будет действовать на момент обращения.

Если образцы разработаны, но еще не вступили в действие, то работать следует по старым. Что такое БСО, знают далеко не все.

Обязательные пункты в бланках строгой отчетности

Утверждены следующие реквизиты в БСО:

• сведения о том, кем и когда был утвержден бланк;
• наименование бланка, серия и шестизначный номер;
• код формы бланков строгой отчетности по ОКУД;
• наименование предприятия или индивидуального предпринимателя, выдавшего бланк;
• ИНН юр. лица или ИП;
• виды оказываемых услуг;
• количественная единица измерения услуг;
• общая цена услуг в рублевом выражении;
• дата расчета;
• должность, Ф. И. О. лица, уполномоченного на совершение операции;
• место личной подписи;
• штамп организации или ИП для БСО.

Реквизиты билетов

Для билетов установлены менее строгие правила. В них должно быть прописано не так много реквизитов, которые являются обязательными. Безоговорочно в нем должны присутствовать: наименование, серия, 6-значный номер, код бланка по ОКУД, наименование организации или ИП, выдавшего бланк, вид услуги или транспорта, стоимость в денежном выражении.

Отмечено, что бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографическим способом, т. к. на них обязательно должно быть название изготовителя бланка, ИНН, адрес. Также в обязательном порядке проставляются тираж, номер заказа, год исполнения. Хотя в Положении № 171 прямого указания к этому пункту нет.

Рассмотрим, что такое БСО и как их изготавливают.

Выпуск защищенных БСО

Что касается процесса производства бланков строгой отчетности, то они могут изготавливаться обычным типографским способом. Лицензированию подлежат только защищенные от подделок БСО. Что это значит?

Защищенная полиграфическая продукция - это бумажная продукция, в том числе ценные бумаги, которые должны быть защищены нормативно-правовыми актами президента РФ, правительства РФ, постановлениями органов местного самоуправления, коллегиальными решениями лиц, сделанная с использованием типографических, голографических, микропроцессорных, информационных и иных способов защиты бумажной продукции, предотвращающих подделку таких бланков строгой отчетности.

БСО, изготовленные с различными степенями защиты, должны выпускаться только на полиграфических предприятиях или, возможно, на любых других предприятиях, имеющих лицензию Минфина РФ и соблюдающих соответствующие технические требования.

Производство бланков строгой отчетности, не защищенных от подделок

Деятельность по торговле такими бланками в соответствии с ФЗ № 128-ФЗ обязательной лицензии не требует. Бланки строгой отчетности - это продукция полиграфической отрасли. Поэтому серия и нумерация проставляются соответствующим способом.

Производство защищенной бумажной продукции - это полный цикл полиграфических работ, поэтому изготовление на других предприятиях подобной продукции не допускается. Более того, продажу защищенной документации может осуществлять только изготовитель без каких-либо посредников для заказчика или его представителя.

Самостоятельное изготовление подобных бланков строгой отчетности с помощью известной компьютерной техники противоречит законодательным актам. Поэтому БСО с обязательными защитными составляющими допускаются к изготовлению только на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию. При этом серию бланкам самостоятельно присваивает юридическое лицо или индивидуальный предприниматель при оформлении заказа на изготовление бланк строгой отчетности (БСО) в типографии. А как насчет других данных? Номер же внутри соответствующей серии конкретного очередного бланка проставляется типографией.

При изготовлении допускается вносить изменения в документацию, которые касаются расширения или сужения некоторых граф с учетом внесения в них реквизитов.

Заполнение документов

Рассмотрим правильное применение БСО.

Бланк строгой отчетности обязателен к заполнению под копирку с не менее чем 1 копией. Также допускается наличие отрывных частей. Должны быть заполнены абсолютно все пункты, содержащиеся в бланке. Если по каким-либо причинам у юридического лица или ИП отсутствуют те или иные сведения, проставляется прочерк в соответствующей строке.

БСО должны заполняться четко, грамотно и разборчиво. Применение копировальной или самокопировальной бумаги обязательно, если в бланке не предусмотрено отрывной части. Исправления, подчистки, поправки при заполнении документов категорически не допускаются.

Учет испорченных бланков

Ранее отмечалось, что все бланки строгой отчетности пронумеровываются в полиграфической организации. Поэтому все испорченные или с ошибками в заполнении бумаги должны быть сохранены, обязательно перечеркнуты и приложены к отчетности за прошедший рабочий день, в котором их использовали.

Бланк - это первичным бухгалтерским документом только со всеми заполненными строками, со всеми реквизитами, подписанный указанным в нем должностным лицом. Иными словами, он должен иметь юридическую силу. Исключение - билеты за проезд в городском транспорте любого вида общего пользования. Чек в таких случаях можно не использовать. К нему приравниваются БСО с нумерацией.

Учет

Учет бланков обязано вести юридическое лицо и ИП по наименованию, номеру и серии документа. С этой целью открывается специальная книга по аналогии с кассовой. Называется она «Журнал учета БСО». Листы должны быть прошнурованы, пронумерованы, скреплены печатью, подписаны всеми главными лицами юридического лица или ИП. Форму книги обычно разрабатывают самостоятельно и закрепляют в учетной политике организации, так как унифицированной формы такой книги нет.

Что такое БСО в бухгалтерии?

Отражение в бухгалтерском и налоговом учете

На то, чтобы осуществить какую-либо услугу, организации или индивидуальному предпринимателю потребуется сделать некоторые затраты. Так вот, на эти же расходы и приходится приобретение бланков строгой отчетности. Пример приведем ниже.

В бухгалтерии эти затраты отражают в ПБУ 10/99. Их относят на расходы по обычным видам деятельности.

У забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности» в Плане счетов специальное предназначение - учет всей информации о наличии и движении БСО, выдаваемых под отчет или находящихся на хранении.

Все бланки, в том числе приобретенные подотчетными лицами, отражаются в оценке, например, 1 руб., которая является условной, по дебету счета 006. Это дает возможность учитывать их все, вплоть до последнего, находящегося на хранении. Точно также списание идет в условной единице, к примеру 1 рубль. Отражают эту операцию на забалансовом счете 006. Обязательно предоставление документов об использованных или испорченных бланках. Весь учет и перемещение ведут по каждому из них и по каждому месту хранения.

Налоговая база по налогу на прибыль уменьшается соразмерно расходам юридических лиц на приобретение бланков строгой отчетности. Также нужно учитывать, что суммы, потраченные на покупку БСО, должны быть сразу отнесены на расходы, не дожидаясь их постепенного использования.

По индивидуальным предпринимателям существует налоговый вычет, и он равен сумме расходов, понесенных при приобретении бланков.

Хранение и списание БСО

Хранение, получение, выдача бланков строгой отчетности должно возлагаться на работника юридического лица или ИП, с которым необходимо заключать договор, согласно нормативно-правовому законодательству Российской Федерации. Обычно это соглашение о материальной ответственности. Полностью весь учет возлагается на материальное лицо по договору. На кассире остаются обязанности по выдаче бланков строгой отчетности. Это касается и их приема, хранения.

В день поступления бланков строгой отчетности руководитель организации или индивидуальный предприниматель должен назначить своим приказом комиссию по приемке БСО, а ответственный по договору работник должен их принять. Задача всех членов комиссии - проверить, насколько соответствует фактическое количество бланков строгой отчетности, их серии и номерам внутри серий. Сверить данные приемки с данными в документах изготовителя. После приемки коллегиально составляют акт, утверждаемый и подписываемый руководителем или ИП. Затем на основании этого акта лицо, ответственное за бланки по договору о материальной ответственности, ставит на учет принятые бланки.

Обеспечение сохранности

На предприятиях у индивидуального предпринимателя для работника, у которого имеется ответственность за хранение, приемку и выдачу бланков строгой отчетности, непременно должны быть созданы максимально возможные условия для обеспечения сохранности бланков. Обычно специально для этих целей закупаются особые металлические шкафы и (или) сейфы, в которых они хранятся. При этом ключи находятся у материально ответственного за бланки лица и у главного бухгалтера.

В некоторых случаях есть и специально оборудованные помещения. Здесь бланки хранятся в больших количествах, и сейфов недостаточно. Соблюдаются и другие правила. Если бланки хранятся в сейфах или металлических шкафах, то они должны быть опечатаны в конце рабочего дня. Если же выделены специальные помещения, то они должны быть еще и опломбированы.

При проведении строго по графику контроля за использованием бланков по назначению, в первую очередь проверяют наличие копий (через копировальную бумагу) и корешков бланков. Также обращают внимание на отсутствие исправлений и подчисток. Комиссионно проверяют, чтобы суммы, указанные в копиях и корешках, строго соответствовали суммам, учтенным в реестрах и ведомостях, которые сдают в бухгалтерию организации или передают бухгалтеру индивидуального предпринимателя.

Стоит отметить, что нельзя возложить контролирование использования бланков строгой отчетности на лиц, которые выдают эти бланки. Исключение - ответственное лицо: индивидуальный предприниматель, главный бухгалтер или директор организации.

Сроки хранения

5 лет - таков срок хранения корешков и копий использованных бланков. Здесь также есть свои нюансы. Перед сдачей в архив на хранение все корешки от бланков хорошо упаковывают в мешки, которые впоследствии опечатывают. По истечении месяца (минимальный срок хранения), но обязательно должна предшествовать инвентаризация, корешки от бланков и сами бланки уничтожаются. Документация списывается на основании акта о списании (уничтожении) бланков с истекшим сроком хранения. Акт составляется и подписывается комиссией. Точно также в неиспользованном виде уничтожаются некомплектные бланки или те, что уже испорчены.

Итак, что такое БСО? Это документ, который выписывается, если организации или индивидуальному предпринимателю разрешается не использовать контрольно-кассовую технику. Он может быть как в обычном виде, так и в защищенном. Учитывается на 006 забалансовом счете. Для учета и хранения по договору назначается лицо. Оно будет являться материально ответственным. Ведется строгий учет и списание в установленном коллегиальном порядке всех бланков строгой отчетности.

Учет бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении отличается от учета прочей печатной продукции. Из этой статьи вы узнаете особенности учета бланков строгой отчетности (БСО), какие НПА его регулируют, а также найдете бухгалтерские проводки.

Что такое бланк строгой отчетности

Бюджетные организации часто работают со специально разработанными документами, которые имеют уникальные опознавательные данные и используются для подтверждения какой-либо хозяйственной операции (например, продажи) или подтверждают какую-либо информацию о человеке (например, свидетельство о чем-либо, диплом и т. д.). Законодатель разработал множество видов БСО для организаций, занимающихся разнообразными видами деятельности.

Эти БСО зафиксированы в приказах и письмах Минфина. Кроме того, существует возможность самостоятельной разработки бланка организации при соблюдении условий его оформления, оговоренных в п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Также существуют и требования по обращению с БСО для разных отраслей.

Примерами БСО являются:

• квитанция на прием вещей в камеру хранения;
• абонементная книжка для расчетов за питание учащихся;
• туристическая путевка;
• сертификат;
• диплом;
• больничный лист.

Каждое учреждение должно установить в учетной политике применяемые им БСО.

Бухучет бланков строгой отчетности

Бухучет в бюджетном учреждении регулируется Единым планом счетов и инструкцией, утвержденными приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, а также частным планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н. Для учета БСО предусмотрен забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности». Таким образом, БСО не приходуются привычным образом как остальные материальные запасы. Учетная политика учреждения должна предусмотреть, по какой стоимости они принимаются к учету:

• 1 рубль за 1 бланк;
• по реальной стоимости закупки.

Забалансовые счета для бюджетных учреждений работают так же, как для коммерческих, то есть приход отражается только по дебету, а выбытие только по кредиту, без корреспонденций. Кроме того, на счете 03 организуется аналитика в разрезе материально ответственных лиц, а также мест, предназначенных для хранения БСО. Такой учет необходим для контроля сохранности бланков.

Учреждение должно вести специально разработанный регистр учета — книгу учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Также важной процедурой внутреннего контроля является инвентаризация, которая проводится по имуществу и обязательствам, учитываемым на балансовых счетах, в соответствии с учетной политикой. Результаты пересчета и данные о наличии БСО согласно бухучету фиксируются в инвентаризационной описи (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Если найдены несоответствия, оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). При недостачах, обнаружении испорченных БСО на основании согласия специальной комиссии оформляется акт о списании БСО (ф. 0504816).

Указанные документы утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! БСО нельзя путать с денежными документами, хранящимися в кассе и учитываемыми на счете 0020135000 «Денежные документы». Учреждение оплачивает товары (услуги) и получает документ, по которому эти товары (услуги) могут быть получены в будущем. К денежным документам относятся марки, оплаченные талоны на получение каких-либо товаров (топливо, обеды), оплаченные путевки и т. д.

Бухучет расходов на бланки строгой отчетности

Поскольку БСО учитываются за балансом, встает вопрос, куда отнести расходы на их приобретение. Указания о порядке применения бюджетной классификации, утвержденные приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н, говорят о том, что такие расходы учитываются по аналитическому коду КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги», то есть 3 последние цифры бюджетного счета расходов будут 226. Перечислим такие счета:

• 0010960226 «Затраты на прочие работы, услуги в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»;
• 0010970226 «Накладные расходы производства готовой продукции в части прочих работ, услуг»;
• 0010980226 «Общехозяйственные расходы в части прочих работ, услуг»;
• 0010990226 «Издержки обращения в части прочих работ, услуг».

Пример:

Учреждение приобрело 10 трудовых книжек по 230 руб. БСО учитываются по фактической стоимости покупки. Из них 4 были выданы работникам, служащим в аппарате управления, в текущем месяце.

Расходы на приобретение БСО приняты к учету на сумму 2 300 руб.:

• Дт 0010980226 «Общехозяйственные расходы в части прочих работ, услуг»;
• Кт 0030226730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам».

Отражены БСО за балансом на сумму 2 300 руб.:

• Дт 03 «Бланки строгой отчетности».

Списана стоимость 4 трудовых книжек на сумму 920 руб.:

• Кт 03 «Бланки строгой отчетности».

Итоги

В государственных учреждениях, часто работающих с БСО, должен вестись строгий учет и контроль сохранности БСО. Этих целей помогает добиться своевременное и корректное отражение поступлений и выбытий БСО на счетах бухучета.

Похожие статьи