Авансовый отчет как правильно оформить на сотрудника. Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица

Авансовый отчет выступает обязательным условием . Работник должен отчитаться о совершенных тратах в положенный срок именно таким образом.

Образец заполнения авансового отчета 2019 г. подотчетным лицом относится к обязательной отчетности предприятия. Его основная цель — полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью отчетности можно не только проверить движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, но и списать произведенные траты.

Кто может стать подотчетным лицом

Подотчетные средства выдаются руководителем работнику предприятия на осуществление общепроизводственных или общехозяйственных расходов. За выданные суммы сотрудник должен отчитаться в положенный срок посредством авансового отчета. Именно поэтому служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, называется подотчетным лицом.

С 2014 года получать аванс могут не только непосредственные работники предприятия, но и внештатные служащие, которые заключили с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014).

Подотчетные средства могут быть переданы ответственным служащим не только в наличной форме, но также на банковскую карту путем безналичного перевода (Письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).

Работодатель также может определить круг подотчетных сотрудников в специальном приказе. Работники, в свою очередь, должны выразить согласие с данным назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые могут получать подотчетные средства.

Все подотчетные лица должны в обязательном порядке отчитываться о произведенных расходах, прилагая подтвердительную документацию, и предоставлять авансовый отчет в бухгалтерию в положенный срок.

Срок сдачи

Поговорим о сроках предоставления расчета. В текущем финансовом году срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом, равно как и порядок заполнения, остались прежними.

Положения п. 6.3. Указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У законодательно утверждают сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Сдача документации должна производиться в положенный срок — отчет должен быть оформлен и предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней по факту выхода сотрудника на работу.

Общие правила

Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер может оформлять авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или же разработать персональную форму отчета, издав соответствующий приказ.

Документация может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.

Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):

Отчет формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или же выхода работника после больничного при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель может применить к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).

Бланк отчета по унифицированной форме № АО-1

Порядок составления

Нужно отразить сведения:

информация об учреждении, номер и дата оформляемого документа;
о работнике, получившем авансирование;
величина выданных денежных средств и их целевое назначение;
фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).

В лицевой части также фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, а также главного бухгалтера и служащего, получившего требуемую сумму подотчет.

Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. После оформления и отрыва она остается у подотчетного лица.

На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов по отчету, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Так как она входит в номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

Исправления исключены! При допущении помарок и тем более ошибок придется оформлять новый бланк.

Пошаговая инструкция

Заполнение авансового отчета не составит большого труда. Его должны сформировать в положенный срок подотчетный сотрудник и бухгалтер.

Сотрудник, получивший денежные средства подотчет, заполняет лицевую сторону.

Ему необходимо указать следующую информацию:

краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;
реквизиты отчета — его номер и дата;
далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
назначение выданной подотчет суммы.

После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.

Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.

В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:

общая сумма;
денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
остаток или перерасход (при наличии).

В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым будет проведен аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.

В лицевой части документа также отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.

Если по авансу образовался перерасход или же, наоборот, остаток денежных средств, это также нужно отразить в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.

После табличной части отчета ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.

В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Нужно прописывать не только их номер и дату, но также точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться данные операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.

В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая будет отрезана и передана служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О. ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ только в том случае, если отчетность предоставлена в положенный срок.

Как бухгалтеру проверить отчет

Как было сказано выше, авансовый отчет должен быть предоставлен в бухгалтерию в положенный срок. При этом компания имеет право определить свой срок для предоставления отчета, закрепив этот норматив в своих локальных правовых актах, а также в учетной политике.

После того как отчетность по выданному авансу будет предоставлена в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер должен проверить не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.

После проверки бухгалтер заполняет лицевую сторону отчета и отдает ответственному сотруднику отрывную расписку, подтверждающую сдачу авансовой отчетности.

Сроки отчета по командировке

В том случае, когда работник заполняет в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Отчетность также должна быть предоставлена в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.

Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными сотрудниками.

Авансовый отчет для индивидуальных предпринимателей

Отдельный вопрос — отчеты индивидуальных предпринимателей и сроки их подачи. Например, если ИП имеет возможность вести хозяйственный учет, то заполнение авансовых отчетов ему не требуется. В случае ведения хозяйственного учета ИП надлежит заполнять книгу учета доходов и расходов в соответствии с установленными правилами. ИП надлежит составлять финансовые отчеты для налоговой инспекции с целью корректной процедуры налогообложения. Однако стоит помнить, что вести хозяйственный учет можно, только если предприниматель оформил упрощенную систему налогообложения. В таких случаях отчеты составляются на основании фактически произведенных расходов и оформленных проводок.

Если же ИП находится на основной системе налогообложения, то авансовый отчет он составляет в том же порядке и в те же сроки, что и компании. Согласно Указаниям 3210-У, отчетность можно формировать и в специализированных бухгалтерских программах.

Порядок составления авансового отчета для ИП:

подотчетное лицо пишет заявление о предоставлении аванса, далее на него выписывается расходный кассовый ордер;
подотчетное лицо отчитывается о произведенных расходах, прикладывая все чеки;
формируется авансовый отчет;
данные о затратах вносятся в книгу учета доходов и расходов.

Таким образом, наличие авансового отчета подотчетного лица индивидуального предпринимателя, находящегося на УСН, не является обязательным. Законодательством не предусмотрены нормативные документы, устанавливающие обязанность и сроки подачи отчетов по авансу для ИП на упрощенке.

Аналогичной является ситуация и для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД. Все приходные и расходные операции отражаются в книге учета доходов и расходов, и подтверждаются приходными и расходными ордерами соответственно. Вся документация и отчетность подтверждаются подписью самого ИП. Реквизиты приходных и расходных ордеров вносятся в книгу учета согласно срокам их исполнения.

При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.

Форма документа

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету

Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.

Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.

Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.

Заполняет сотрудник

Лицевая сторона.

Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Оборотная сторона.

11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:

1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
2 — дата составления чека;
3 — номер чека;
4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
в строке «Итого» указывается общая величина расходов.

12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.

Заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.

15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику

Оборотная сторона.

16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.

Лицевая сторона.

17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:

остаток или перерасход предыдущего аванса;
размер аванса, полученного из кассы предприятия;
количество потраченных денежных средств;
остаток или перерасход авансовых сумм;
бухгалтерская запись — информация берется из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.

Скачать образец можно на нашем сайте.

Приложение

Перечень документов для сдачи авансовых отчетов

Оплата льготного проезда

1. Форма АО-1 двухсторонняя. Заполнение документа производиться в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока отпуска. В авансовом отчете указать следующие реквизиты: название организации, подпись руководителя организации (директор, заведующего), должность подотчетного лица, ФИО подотчетного лица, целевое назначение выданных средств, на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (билеты, чеки, квитанции и прочие), указывает их даты, номера и суммы, .

2. Приказ о предоставлении льготного отпуска сотруднику . Оформление приказа о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм № Т-6 и Т-6а (обязательно наличие всех реквизитов: дата документа, номер документа, основание, расчетный период, льготный период , количество человек (отдельно взрослых и детей), которым оплачивается льготный проезд.

3. Заявление на выдачу аванса. Заявление пишется на имя директора (заведующей) и визируется им. В заявлении сотрудник указывает сумму аванса. Правом оплаты проезда в отпуск обладают: неработающие супруг (супруга), несовершеннолетние дети до 18 лет (родные, усыновленные), дети (родные, усыновленные), не достигшие возраста 23 лет, осваивающие образовательные программы основного общего и (или) среднего общего образования, а также начального, среднего и высшего профессионального образования по очной форме обучения в образовательных учреждениях, имеющих государственную аккредитацию . Для оплаты проезда несовершеннолетних детей кроме проездных документов (билетов, квитанций, чеков) прикладывается свидетельство о рождении. Если же ребенок старше 18-ти лет и является студентом помимо вышеперечисленных документов обязательно необходимы: справка, подтверждающая факт обучения физического лица по очной форме обучения на дату проезда, копия свидетельства лицензии и государственной аккредитации учебного заведения.

4. Заявление от сотрудника об оплате льготного проезда. Заявление пишется на имя директора (заведующей). В заявлении сотрудник обязательно указывает место отдыха (конечная точка), маршрут к месту отдыха, перечислить ФИО, даты рождения, родственную принадлежность членов семьи, которым может быть оплачен проезд к месту отдыха сотрудника. Подпись и дата.

5. Билеты. Оплата стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно по фактическим расходам, подтвержденные проездными документами (билетами), а также документами об оплате услуг (сборов) по оформлению проездных документов, предоставления в поездах постельных принадлежностей и другие услуги, включенные в стоимость билета, но не выше стоимости проезда:

8. Билеты. Оплата стоимости проезда к месту использования учебного отпуска и обратно по фактическим расходам, подтвержденные проездными документами (билетами), а также документами об оплате услуг (сборов) по оформлению проездных документов, предоставления в поездах постельных принадлежностей и другие услуги, включенные в стоимость билета, но не выше стоимости проезда:

Железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

Водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

Воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

Автомобильным транспортом – в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии – в автобусах с мягкими откидными сиденьями.

В случае если представленные работником документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом (далее – транспортная организация), на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат.

Оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы.

Если стоимость проездных документов (с учетом взимаемых при продаже проездных документов обязательных платежей) указана в иностранной валюте, то оплата производится из курса валюты, установленного Центральным банком России на день приобретения указанных документов.

Авиабилеты:

Ж/д билеты:

При проезде за пределы РФ оплата производится только до границы РФ, поэтому необходимо предоставить справку о стоимость проезда до ближайшего к границе населенного пункта в пределах РФ.

Дата билетов может быть раньше даты начала отпуска или позже окончания только в том случае, если это были выходные или праздничные дни, а так же если есть приказ об отпуске без сохранения заработной платы на этот период.

В случае утери билетов предоставляется справка о стоимости проезда ж/д транспортом в плацкартном вагоне на дату проезда. В этом случае необходима справка с места отдыха о том, что сотрудник действительно там был.

Проезд автобусом оплачивается при наличии контрольно-кассового чека.

Проезд автомобилем:

Маршрутный лист с печатями и датами выбытия и прибытия в г. Новый Уренгой, прибытия и убытия из места отдыха;

Автомобиль должен быть зарегистрирован на сотрудника, который сдает авансовый отчет или на супруга (супругу) (в этом случае должно быть предоставлено свидетельство о браке), или если есть доверенность владельца автомобиля на сотрудника который сдает авансовый отчет (дата доверенности должна быть раньше даты начала отпуска или даты начала передвижения).

Оплата первичного медосмотра

1. Форма АО-1 двухсторонняя. обязательно ставит свою подпись .

2. Приказ об устройстве на работу. Копия, заверенная отделом кадров учреждения.

3. Заявление от сотрудника об оплате первичного медосмотра. Заявление пишется на имя директора (заведующей). Подпись и дата.

4. Договор о предоставлении медицинских услуг. Оригинал. Обязательное заполнение реквизитов стороны оказание суммы предоставленных услуг.

7. Чеки. В чеке указывается наименование медицинского учреждения, сумма.

Оплата расходов, связанных с переездом работников

из районов Крайнего Севера

2. Приказ об увольнении работника.

3. Заявление на имя директора (заведующей) с просьбой оплатить проезд и провоз багажа в связи с выездом из РКС с визой.

4. Билеты.

Авиабилеты: электронный билет, посадочный талон. Номера электронного билета и посадочного талона должны совпадать. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачиваются авиабилеты только эконом класса. Если билет бизнес класса необходимо предоставить справку о стоимости билета эконом класса на эту дату, на этот рейс. При утере посадочного талона необходимо взять справку в аэропорту о том, что этот сотрудник действительно летел этим рейсом. В справке должны быть указаны номер рейса, дата рейса и Ф. И.О. пассажира. Страховая квитанция не оплачивается, поэтому её не надо прикладывать.

Ж/д билеты: обязательно Ф. И.О. на билете должно совпадать с Ф. И.О. сотрудника. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачивается проезд только в вагонах плацкарт и купе. При наличии электронного ж/д билета (маршрут/квитанции) обязательно необходимо предоставить билет установленного образца (выдается в терминалах на ж/д вокзале в пункте отправления.

Проезд автомобилем:

Заявление от сотрудника на оплату проезда личным автотранспортом с визой директора;

ПТС, тех паспорт, справка о расходе топлива. При проезде за границу РФ к учету будут приниматься только чеки ближайшей к границе РФ АЗС.

В чеках с АЗС должна быть обязательно указана марка топлива, стоимость 1 литра и др. реквизиты. Чеки с нечетко (смазано) прописанными данными к учету не принимаются.

5. Оплата контейнера : договор, акт выполненных работ, счет-фактура в которой будет указан вес вывозимых вещей (до 5 тонн), квитанция об оплате.

6. Справка с ЖЭУ (РЭУ) о снятии с регистрационного учета (выписке из города) или штамп в паспорте о выписке (ксерокопия).

7. Трудовая книжка (стаж работы не менее 3-х лет) все страницы заверенные специалистом ОК организации (копия).

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа членов семьи сохраняется в течение одного года со дня расторжения работником трудового договора с организацией, финансируемой из бюджета муниципального образования город Новый Уренгой.

Так же сотрудник имеет право оплачивать проезд неработающему супругу (супруге). В этом случае должна быть предоставлена трудовая книжка, в которой отсутствует запись о работе в настоящее время и свидетельство о браке заверенная отделом кадров. Уволенным работникам в связи с выходом на пенсию проезд не оплачивается.

2. Приказ о командировании работника должен быть заранее принесен специалистом ОК для своевременной выдачи аванса на командировочные расходы.

3. Командировочное удостоверение обязательно должно содержать все необходимые реквизиты: дату документа, номер документа, количество дней нахождения в командировке, номер приказа о командировании сотрудника, паспортные данные, печати прибытия к месту командировки и выбытия из места командировки с датами прибытия и убытия.

4. Служебное задание обязательно должно содержать все необходимые реквизиты: номер документа, дату документа, даты начала и конца командировки, место командировки, цели и конкретно выполненную в командировке работу или задачи, обязательна отметка о выполнении (невыполнении) задания, виза руководителя организации, подпись подотчетного лица.

5. Смета расходов. Если целью командировки является сопровождение детей, то необходима ведомость на питание, в которой указываются суточные на детей. Сумма суточных определяется сметой составленной организацией, которое отправляет детей.

6. Билеты.

В проезде за пределы РФ оплата производится только до границы РФ, поэтому необходимо предоставить справку о стоимость проезда до ближайшего к границе населенного пункта в пределах РФ.

Проезд автомобилем:

Заявление от сотрудника на оплату проезда личным автотранспортом с визой директора;

Маршрутный лист с печатями и датами выбытия из г. Новый Уренгой;

По всем интересующим вопросам обращаться по телефонам:

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:

истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
возвращения работника из командировки.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

«Работник опять задержал первичку? Накажите рублем» .

Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)» .

Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
Утверждается руководителем.
В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью» .

Авансовые отчеты в 2019 году: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Изменений по авансовым отчетам в 2019 году (равно как и в 2017-2018 гг.) не было - этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2019 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.

Бухгалтерский документ, подтверждающий расходование денежных средств, выдаваемых сотруднику авансом, значится как авансовый отчет – бланк, состоящий из двух сторон: лицевой и оборотной.

Форму бланка заполняет подотчетное лицо, прикрепив к отчету документы, подтверждающие расходы.

Бухгалтер, получив комплект документов, проверяет их и фиксирует в бланке авансового отчета в местах, отведенных для заполнения бухгалтерам.

Отчет следует подписать у руководителя, списать подотчетные суммы

В последующем отчет располагают в альбоме унифицированных форм, учитывая в качестве кассовых операций, приведенных к единой форме № АО-1.

Авансовые средства выдаются сотрудникам на предприятии, если планируются представительские или хозяйственные расходы.

Для выдачи определенной суммы денег требуется приказ руководителя о подотчетных лицах, где указан список лиц и причины для выдачи.

Подотчетное лицо – это сотрудники, которым полагается сумма для будущих расходов под отчет.

Есть определенные сроки, в которые лицо обязано составить авансовый отчет об израсходованных средствах.

Cоставление авансового отчета,примеры

Пишем авансовый отчет на примере отправления сотрудника в командировку.

Бухгалтерия и отдел кадров собирают и оформляют необходимые документы по командировке:

подтверждение направления сотрудника в командировку,
служебное задание.
С подотчетным лицом рекомендуется составить договор о материальной ответственности, если это утверждено в Учетной политике организации.

При предъявлении приказа и при наличии расходного кассового ордера, подотчетному лицу выдаются средства из кассы. При определенных растратах, сотрудник обязательно сохраняет подтверждающие документы.

После возвращения сотрудника из командировки, ему необходимо в этот же день составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию.

Бухгалтер, проверив отчет, переводит его в специальную программу и производит списание, подтверждает обоснованность растрат.

Если имеется неизрасходованная сумма, сотрудник вносит остаток средств в кассу, или, в обратном случае, средства могут быть перерасходованы, тогда подотчетному лицу делают возврат.

При имеющихся недостачах с прошлого авансового отчета у сотрудника, следующий аванс запрещен к выдаче.

Сотрудник не имеет право передавать аванс другому лицу

Все документы должны быть оформлены в соответствии требованиям, установленным законодательством (Федеральный закон “О бухгалтерском учете”), чтобы избежать претензий налоговых органов, последующих штрафов.

Бланки авансового отчета заполняются только по унифицированной форме № АО-1, их можно скачать из официальных источников в интернете.

Инструкции по заполнению авансового отчета, примеры

Имеется несколько способов заполнения: с помощью специальных бухгалтерских программ или электронного файла в формате (Еxcel), который можно скачать из интернета. Одна часть оформляется подотчетным лицом, а другая – бухгалтером.

На первой странице формы отчета сотрудник обязан указать требуемые реквизиты:

наименование фирмы,
дату составления отчета,
должность и инициалы.

Цели, на которые были выданы средства, указываются в графе назначение аванса.

На оборотной стороне указывается весь список оправдательных документов. Необходимые колонки для заполнения – с 1 по 6.

Последовательность указания перечня осуществляется по порядку, в том числе и в самом отчете с указанием документов.

Проводки в авансовом отчете: последовательно указываются суммы расхода по каждой операции, дебет счета, субсчета.

После указания всех итоговых сумм, форма подписывается и расшифровывается. На лицевой стороне вписываются суммы в графу «израсходовано», те, что обозначаются на предыдущей стороне в графе «итого».

После приема документа на проверку авансового отчета, бухгалтер должен составить расписку о получении и отдать подотчетному лицу.

Бухгалтер сверяет проводки и принятые суммы, номера счетов, по которым ведется дебет расходов, и указывает их на обратной стороне формы.

Если были выявлены перерасход средств или остатки, из ранее полученного или нынешнего авансового платежа и по операциям их учета, тогда бухгалтер проставляет отметки на первой странице формы отчета.

В случае расходования средств на хозяйственные нужды, рекомендуется заполнять отдельный авансовый отчет

Документы на иностранном языке необходимо перевести на русский язык, в соответствии с положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

После всех необходимых формальностей и проверок бухгалтера, авансовый отчет передается на утверждение руководителю организации.

Руководитель прописывает на лицевой части формы должность, ставит подпись с расшифровкой и дату утверждения. Только после этого отчет будет принят к учету.

Несоблюдение сроков сдачи авансового отчета

В случае не предоставления авансового отчета в срок, устанавливается нарушение по кассовой дисциплине.

Чтобы рассмотреть возможные случаи несоблюдения сроков предоставления авансового отчета, можно обратиться за помощью к статье 15.1 КоАП РФ.

Следует учесть, что ответственность за авансовый отчет не устанавливается, но нарушение фиксируется. Поэтому организация может не ожидать штрафных санкций от налоговых органов.

Контролировать выделенные средства для расходов – задача, поставленная для организации, так как это сугубо внутренний контроль руководства.

В случае невозврата суммы подотчетным лицом, организация имеет право списать их с заработной платы сотрудника, только имеются ограничения по суммам удержания (ст. 137 ТК РФ). Если сотрудник не соглашается с мерами работодателя, ситуация разрешается через суд.

Так как директор – ответственное лицо за все денежные средства кассы, долг по невозврату подотчетных средств может числиться не за сотрудником, а за директором. И тогда бухгалтер теряется: что делать с тем авансом, по которому директор не дал отчета?

Требуется выяснить, куда включить сумму аванса, по которой нет авансового отчета (от сотрудника или директора).

Как быть с тем фактом, что сотрудник вовремя не предоставляет авансовый отчет?

Ранее налоговой службой было сказано, что с подобных подотчетных сумм списывается налог на доход. Но, как оказалось, это утверждение не является нормой законодательства.

Так как денежные средства числятся за сотрудником как долг перед организацией, но не являются его доходом.

Сотрудник, предоставивший авансовый отчет после, погашает долг. Соответственно, НДФЛ с этого дохода не списывается.

Неправомерно говорить о том, что в ту минуту, когда сотрудник не предоставил отчет, он автоматически получил доход. Следуя этим мерам, начислять страховые взносы не требуется.

Потому что они могут быть начислены только на выплаты в пользу физических лиц и их вознаграждений. Следовательно, за сотрудником будет числиться долг, и никаких начислений не происходит.

Образец бланка авансового отчета, скачать