Налогообложение НДФЛ компенсации за неиспользованный отпуск

Как показывает практика, нередко возникают ситуации, когда при увольнении сотрудника появляется необходимость либо предоставления неиспользованного отпуска с последующим увольнением, либо выплаты денежной компенсации.

О тонкостях, связанных с выплатой денежной компенсации за неиспользованный отпуск, а также об особенностях налогообложения НДФЛ суммы компенсации, мы расскажем в нижеприведенном материале.

Предоставление отпусков сотрудникам, в том числе порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска, а также порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск, регулирует глава 19 "Отпуска" Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ).

По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ), но отдельным категориям работников в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами предоставляется основной отпуск большей продолжительности.

Помимо ежегодного основного отпуска некоторые категории работников имеют право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предоставляемый в качестве компенсации за воздействия неблагоприятных факторов в процессе труда, а также в виде реализации возможностей по защите работников от неблагоприятных последствий работы в таких условиях. Кроме дополнительных отпусков, ТК РФ предусматривает ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска стимулирующего характера (например, за выслугу лет на определенных должностях, за длительный стаж работы в одной и той же организации). Право на дополнительный оплачиваемый отпуск возникает у работника одновременно с правом на основной отпуск, то есть получить дополнительный отпуск отдельно от основного отпуска нельзя.

Очевидно, что если работник имеет право на дополнительный отпуск, то продолжительность его ежегодного оплачиваемого отпуска будет превышать 28 календарных дней. В соответствии со статьей 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

Компенсацией являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (статья 164 ТК РФ).

На заявлении работника о выплате компенсации должна стоять положительная резолюция руководителя организации или иного уполномоченного им лица.

С точки зрения бухгалтерского учета более правильным является оформление компенсации специальным приказом (распоряжением), издаваемым на основании заявления работника, с резолюцией руководителя организации.

Отметим, что согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются (пункт 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ):

– наименование документа;

– дата составления документа;

– наименование экономического субъекта, составившего документ;

– величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

– наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформления свершившегося события;

– подписи должных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Таким образом, приказ должен содержать распоряжение бухгалтерии (со ссылкой на статью 126 ТК РФ) о выплате работнику компенсации за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, а также основание издания такого приказа (реквизиты заявления работника).

При решении вопроса о замене части отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией необходимо руководствоваться частью 2 статьи 126 ТК РФ, согласно которой при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Пример

Работнику организации предоставлены:

– основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней;

– дополнительный оплачиваемый отпуск 8 календарных дней.

Кроме этого, работником не был использован отпуск за предыдущий год (28 дней основного отпуска и 4 дня дополнительного отпуска).

Работник написал заявление о замене части отпуска денежной компенсации. Таким образом, работнику должна быть выплачена денежная за прошлый год за 4 дня (28 + 4 – 28), за текущий год – за 8 дней (28 + 8 – 28), а 56 дней основного отпуска работник должен отдыхать.

Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков:

– беременным женщинам;

– работникам в возрасте до восемнадцати лет;

– работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях.

Исключением являются выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск (отпуска) при увольнении, а также случаи, установленные ТК РФ (статья 127 ТК РФ).

Выплата компенсации за неиспользованный отпуск производится из расчета среднего дневного заработка, который исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней) (статья 139 ТК РФ).

Необходимо уточнить, что для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат.

При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.

ТК РФ предусмотрено, что в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.

Период, используемый для расчета средней заработной платы, организация определяет самостоятельно, причем это должно быть отражено в коллективном договоре и локальном нормативном акте. Аналогичное мнение содержится в письмах Минфина России от 30 октября 2007 года № 03-03-06/2/197 и УФНС России по городу Москве от 6 августа 2009 года № 16-15/080955.

Обратите внимание!

Согласно пункту 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 года № 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" (далее – Положение), при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

– за работником сохранился средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;

– работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

– работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

– работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

– работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

– работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случаях выплаты компенсации при увольнении за неиспользованные отпуска работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, компенсация считается из расчета два рабочих дня за месяц работы (статья 291 ТК РФ).

Минздравсоцразвития России в своем письме от 5 марта 2008 года № 535-17 разъясняет, что в соответствии с пунктом 11 Положения, средний дневной заработок для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска в случаях, предусмотренных статьей 291 ТК РФ, исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за период трудового договора на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время в период действия трудового договора.

Если работником рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. При этом излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца (письмо Роструда от 23 июня 2006 года № 944-6).

Пример

Работник принят в организацию 19 ноября 2014 года, а 10 апреля 2015 года он увольняется по собственному желанию.

В организации для расчета средней заработной платы используется период 12 месяцев. На один отработанный день приходится: 28 дней / 12 месяцев = 2,33 дня.

Работник отработал 4 полных месяца и 19 дней.

Согласно пункту 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 года № 169, излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца, следовательно, работнику положена компенсация за 5 месяцев.

Предположим, сумма начисленной заработной платы составляет 120 000 рублей.

Среднедневной заработок работника составит: 120 000 рублей / 114 дней = 1 052,63 рубля.

Работнику выплачивается компенсация за 5 месяцев: 2,33 дня х 5 месяцев = 11,65 дня. Сумма компенсации составит: 1 052,63 рубля х 11,65 = 12 263,14 рубля.

Налог на доходы физических лиц

Компенсация, выплачиваемая работнику за неиспользованный отпуск, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке (подпункт 6 пункта 1 статьи 208, статья 209, пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ)).

УФНС России по городу Москве в письме от 18 января 2007 года № 21-11/003925@ уточняет, что при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц в соответствии со статьей 210 НК РФ, учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с увольнением работников, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск.

Таким образом, денежная компенсация, выплаченная работнику за неиспользованный отпуск на основании письменного заявления в порядке, установленном статьей 126 ТК РФ, и на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке. Такое же мнение изложено в письмах Минфина России от 18 апреля 2012 года № 03-04-05/9-526, ФНС России от 13 марта 2006 года № 04-1-03/133 "О налогообложении доходов физических лиц".

Этой позиции придерживаются и судебные органы (постановление ФАС Северо-Западного округа от 6 апреля 2006 года по делу № А05-8258/05-29).

Это быстро и бесплатно!

Компенсационная выплата, назначаемая работнику за отпускное время, не использованное им в срок, подлежит налогообложению.

Важно! Работодатель обязан удержать НДФЛ с начисленной суммы компенсации по ставке 13% .

Законодательная база, подтверждающая тот факт, что денежную выплату за неиспользованный отпуск нужно облагать налогом, включает в себя п. 3 ст.217 НК РФ . В седьмом абзаце указанного пункта написано, что компенсация является исключением из списка необлагаемых доходов физического лица.

Сроки перечисления

Работник может запросить компенсировать неотгулянные дополнительные дни отпуска в любое время. Работодатель при своем согласии рассчитывает денежную выплату и выдает ее в любой день месяца. Не обязательно при этом ждать дня выдачи зарплаты. Часто это событие происходит при уходе в основной отпуск. Возникает вопрос, когда нужно перечислить в бюджет подоходный налог с данной суммы?

Для отпускных, назначаемых при уходе работника в ежегодный основной или дополнительный отпуск, уплату НДФЛ нужно совершить до конца текущего месяца. Распространяется ли это правило на компенсацию дополнительного отдыха?

Данный доход работника не является отпускной выплатой, а потому к ней данное правило не относится.

Срок удержания НДФЛ с компенсации дополнительных отпускных дней — непосредственно день выдачи денежных средств работнику на руки или день их перечисления на карту. Именно в этот день нужно посчитать 13 процентов от начисленной суммы, после чего удержать их и перечислить в ФНС.

Важно! Крайний срок уплаты подоходного налога с компенсации — следующий день за моментом удержания . То есть перечисление нужно совершить либо непосредственно в ведь выплаты дохода, либо на следующий.

Пример:

Работнику на руки выдана компенсация дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день 8 февраля 2018 года. Значит, перечислить НДФЛ нужно не позднее 9 февраля 2018 года.

День уплаты при увольнении

Аналогичное правило действует при увольнении.

Днем удержания подоходного налога признается последний рабочий день сотрудника, когда с ним проводится полный расчет.

В этот день ему выдаются остатки зарплаты, а также компенсация за все дни неисользованного отпуска, из которой уже вычтен НДФЛ.

Срок уплаты денежных средств — либо в день удержания (то есть в день увольнения), либо на следующий день . Более поздний срок уже считается нарушением.

Если работник уходит в , то полный расчет он получает в день перед началом отдыха. Тогда же оформляются все необходимые документы и выдается на руки трудовая книжка.

Если сотруднику при этом начислена компенсация за неиспользованные дни, то уплатить с нее НДФЛ нужно либо в день перед отпуском, либо на следующий день.

Пример расчета суммы удержания

Условия:

С сотрудником расторгается трудовой договор за прогулы. Дата увольнения — 15 марта 2018 года. У работника осталось 10 неиспользованных дней отпуска, за которые ему начислена компенсация в размере 8500 руб. Задача работодателя — посчитать с этом суммы НДФЛ и вовремя уплатить его в ФНС.

Решение:

1. НДФЛ = 8500 * 13% = 1105.
2. Компенсационная сумма после налогообложения = 8500 — 1105 = 7395.
3. Срок выплаты после обложения подоходным налогом — 15.03.2018.
4. Срок перечисления НДФЛ — 15.03.2018 (крайний срок 16.03.2018).

Полезное видео

О том, как компенсация облагается НДФЛ, смотрите в видео.

Очень распространенной является ситуация, когда сотрудники компании увольняются, а у них остаются неиспользованные дни отпуска. В таких случаях законодательство предусматривает возможность предоставления работникам на основании их личного заявления соответствующей денежной компенсации. В данной статье мы разъясним, облагается ли НДФЛ компенсация за неиспользованный отпуск и в какие сроки требуется его перечислять.

Когда компенсация положена, а когда нет

Предусмотрено несколько вариантов перечисления НДФЛ. Они определяются в зависимости от способа, который использовался для выплаты:

• В случае, когда компенсационная сумма была получена наличными деньгами в банке, НДФЛ перечисляется не позже даты их получения увольняющимся сотрудником.
• В случае зачисления суммы компенсации на банковский счет увольняющегося работника НДФЛ перечисляется не позже даты перечисления денег.
• При получении компенсации наличными деньгами НДФЛ перечисляется не позже даты, следующей за днем выплаты суммы из кассы предприятия или организации.

Другие взносы

Законодательством предусмотрены и иные виды перечислений. Так, в соответствии со ст. 217 НК РФ, выплачиваемая компенсация отпуска при увольнении должна учитываться при начислении страховых взносов. Они направляются в различные социальные фонды и рассчитываются на основании общих правил, предусмотренных для всех других облагаемых выплат, производимых организациями работнику.

Страховые взносы необходимо уплатить не позже 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором было произведено начисление взносов.

Иные предусмотренные действующим законодательством не подлежат обложению НДФЛ и страхвзносами, но при условии, что их размер не превышает трехкратной величины средней зарплаты сотрудника (для некоторых районов страны величина необлагаемой компенсации составляет шесть величин средней заработной платы).

Разница, превышающая установленные предельные размеры компенсаций, облагается НДФЛ и взносами в страховые фонды.

Облагается ли НДФЛ компенсация отпуска при увольнении , вы узнаете из нашей статьи. Также же вы найдете в ней информацию о том, облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск взносами (страховыми).

О выплатах при увольнении

В ч. 1 ст. 127 ТК России указывается, что при расторжении трудового договора сотруднику положены компенсационные выплаты за все не использованные им в свое время отпускные дни. Согласно ч. 1 ст. 140 ТК расчет с увольняемым (в т. ч. по компенсационным выплатам) производится в последний его день на работе.

Выяснив, какие выплаты положены увольняемому и каков срок расчета, необходимо определиться с налогообложением компенсации за неиспользованный отпуск . Ведь несвоевременное и неполное удержание всех причитающихся налогов и взносов может повлечь наложение серьезных штрафов на предприятие-работодателя. Разберемся, облагается ли НДФЛ компенсация за неиспользованный отпуск и удерживаются ли страховые взносы с этого дохода работника (застрахованного).

Налогообложение при начислении компенсации за неиспользованный отпуск

При выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении НДФЛ работодатель должен удержать. Этот вид компенсационных выплат является исключением из числа не облагаемых налогом доходов физлиц (абз. 7 п. 3 ст. 217 НК России).

Момент удержания НДФЛ

Как указывается в подп. 1 п. 1 ст. 223 НК России, моментом получения облагаемого налогом дохода считается дата выдачи денежных средств через кассу предприятия либо их перевода на банковский счет работника. Предприятие-работодатель, которое удерживает налог с дохода сотрудника, выполняет функцию налогового агента. Согласно п. 4 ст. 226 НК, НДФЛ удерживается в момент произведения фактической выплаты.

Таким образом, если такие выплаты производятся в самый последний день работы перед выходом сотрудника в отпуск с увольнением после его завершения, удержание налога производится в день расчета. Сотрудник при этом получает на руки уже «очищенный» от налога положенный ему доход.

Какие страховые взносы удерживаются с компенсации отпуска?

Как указывается в подп. «д» п. 2 ч. 1 ст. 9 закона «О страховых взносах…» от 24.07.2009 № 212-ФЗ, компенсация за неотгулянный отпуск — это исключение из общих правил для доходов страхователей в части освобождения от обложения страховыми взносами. Таким образом, на этот вид дохода сотрудников начисляются взносы как в фонды социального и обязательного медицинского страхования, так и в пенсионный фонд.

Код и вид дохода с компенсации в отчетности по налогу

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ , поэтому налоговый агент, которым выступает предприятие-работодатель, обязан указать удержанный из компенсационных выплат налог в специальном отчетном документе — справке формы 2‑НДФЛ. Данная справка представляется по итогам налогового периода компанией-налогоплательщиком, удержавшей НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск своего увольняемого работника.

Для того чтобы внести все необходимые данные в отчетный документ, требуется знать, какие использовать коды доходов (с ними можно ознакомиться в таблице приложения № 1 к приказу ФНС «Об утверждении кодов…» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@). Правда, данному доходу (компенсационные платежи за неиспользованный отпуск) отдельного кода не присвоено.

Как рекомендовано Федеральной налоговой службой России в письме от 19.09.2016 № БС-4-11/17537, компенсацию следует отнести к иным доходам. Согласно же приложению № 1 к указанному выше приказу ФНС, таким выплатам соответствует код дохода компенсации отпуска при увольнении 4800. Вместе с тем данные компенсационные выплаты можно отнести также к доходам по оплате труда (код 2000) или отпускным (код 2012). Однако для заполнения отчетной формы по НДФЛ, учитывая разъяснения ФНС в указанном выше письме (и других аналогичных разъяснениях), правильным будет именно использование кода 4800.

Итак, выплаты, производимые в форме компенсаций за неиспользованный ранее отпуск, облагаются и налогом с доходов физлиц, и страховыми взносами. Компания-работодатель при расчете с увольняемым сотрудником должна произвести все необходимые удержания и выплатить зарплату и компенсационные платежи в его последний день на работе.

Выплачивается работнику в случае его увольнения из компании. Такая выплата является обязательной и рассчитывается по определённым правилам. Особого внимания заслуживает льготное налогообложение такого расчёта.

В каком случае сотруднику положены за неиспользованный отпуск

Сотруднику, решившему поменять своё место работы, при условии наличия невостребованных дней отпуска работодатель обязан заплатить денежную компенсацию. Бухгалтеры довольно часто рассчитывают такую выплату, так как на день увольнения практически у всех остаются отпускные дни.

При увольнении начисляется не в последний день месяца, как принято рассчитывать заработную плату, а в срок увольнения сотрудника. Естественно, выплачивается такой расчёт также в день ухода работника. Размер компенсационных выплат напрямую зависит от количества дней всех накопившихся отпусков и не зависит от причины увольнения.

От каких налогов освобождены компенсационные выплаты

Компенсация за неиспользованный является особым доходом сотрудника, поэтому такое начисление попадает под частичное налогообложение. По действующему законодательству компенсационная выплата за неиспользованные дни отпуска освобождается от начисления страховых взносов в пенсионный и медицинский фонды. Также расчёт не входит в налогооблагаемую базу фонда социального страхования и не участвует в начислении взносов на страхование от травматизма.

В связи с такой льготой контролирующие органы пристально следят за тем, чтобы начисление компенсации производилось только в случае частичной замены сверхнормативных дней отпуска или при увольнении сотрудника. В других ситуациях замена отпуска компенсацией запрещена.

Какие налоги всё-таки придётся начислить

Приступая к расчёту компенсационной выплаты, многие бухгалтеры задаются вопросом о том, облагается ли компенсация при увольнении НДФЛ. В НК РФ (ст.217 п.3) говорится о том, что такой заработок на доходы на общих основаниях, независимо от того, по какой причине была начислена выплата - в связи с заменой дополнительного отпуска или увольнением.

Компенсация за невостребованный отпуск также попадает в расчётную базу по налогу на прибыль. Сумма расчёта включается полностью, даже при условии наличия резерва для оплаты отпусков. Если компания применяет упрощённую систему налогообложения со ставкой 15%, то компенсация также попадает в статью расходов в полном размере (НК РФ ст.346.16).

Как отразить начисление налога в расчёте 6-НДФЛ

Несмотря на то что бланк 6-НДФЛ содержит всего пару листов, его заполнение вызывает у бухгалтеров массу вопросов. Компенсация при увольнении в 6 НДФЛ отражается по общим правилам заполнения формы. Но в данной ситуации следует обратить пристальное внимание на то, что в отчётном периоде придётся вносить данные по двум начислениям: заработной плате и компенсации за отпуск. Сложность состоит в том, что эти два начисления могут быть рассчитаны и выплачены в разный период времени. Например, НДФЛ при компенсации при увольнении начисляется в последний рабочий день увольняющегося сотрудника (НК РФ ст.223), а с зарплаты - по итогам месяца.

Выплата за неиспользованный отпуск записывается в 6-НДФЛ в два раздела. В первом она указывается в сумме начисленного дохода по строке 020 (налог по строкам 040 и 070). В том случае если компенсация выплачивается обособленно от других начислений, то её вписывают отдельной строкой в расчёте 6-НДФЛ. Во втором разделе расчёта по строкам 100 и 110 нужно проставить именно ту дату, которая отражает момент выплаты компенсации сотруднику.

На основании данных внесённых в бланк 6-НДФЛ в дальнейшем будет заполнена форма 2-НДФЛ. Для этого в справке предусмотрен код 4800, а НДФЛ при компенсации при увольнении будет указан в общей сумме налога.

Дата перечисления НДФЛ при компенсации при увольнении

Так как компенсация облагается необходимую сумму нужно своевременно перечислить в бюджет. Компенсационная выплата не является оплатой труда, а начисляется работнику вместо неиспользованного отпуска, поэтому НДФЛ при компенсации при увольнении нужно перечислить в день отправки денежных средств на счёт сотрудника или в момент наличной выплаты (НК РФ ст.226).

Похожие статьи