Налоги с матпомощи работникам: начислите правильно
Сотрудник (член семьи сотрудника) может обратиться к организации с письменной просьбой в форме заявления о выплате ему материальной помощи.

К членам семьи относятся супруги, родители и дети (в том числе усыновленные). Это определяет статья 2 Семейного кодекса РФ и подтверждает письмо от 3 августа 2006 г. № 03-05-01-04/234.

Разумеется, организация вправе отказать сотруднику (члену семьи сотрудника) в выдаче материальной помощи. Или выплатить меньше, чем просит работник.

Правила бухучета

В бухучете начисление и выплату материальной помощи отразите проводками:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73 (76)

Начислена материальная помощь сотруднику (или члену семьи сотрудника);

ДЕБЕТ 73 (76) КРЕДИТ 50 (51)

Выплачена материальная помощь сотруднику (или члену семьи сотрудника) из кассы или в безналичном порядке (например, на зарплатную карту).

Такой порядок учета следует из Инструкции к Плану счетов (счета 50, 51, 73, 76, 91 субсчет «Прочие расходы», абз. 9 Инструкции к Плану счетов).

Пример

4 февраля 2015 года секретарь ООО «Альфа» Иванова Е. В. написала заявление с просьбой оказать ей материальную помощь. 11 февраля 2015 года «Альфы» издал приказ о выдаче Ивановой 4000 руб. материальной помощи из кассы. В тот же день деньги были выплачены.

4000 руб. - начислена материальная помощь сотруднице;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50

4000 руб. - выплачена материальная помощь сотруднице из кассы.

Ситуация: можно ли выдать материальную помощь сотруднику (члену семьи сотрудника) имуществом

Да, можно. Запрета на это законодательство не содержит.

В бухучете выдачу материальной помощи имуществом отразите проводкой:

ДЕБЕТ 73 (76) КРЕДИТ 41 (10, 01, 58)

Оказана материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника) имуществом.

Расчет НДФЛ

НДФЛ с сумм материальной помощи, оказанной сотрудникам, начисляйте в следующем порядке.

Не нужно удерживать НДФЛ:

с материальной помощи, не превышающей 4000 руб. за налоговый период на одного сотрудника (бывшего сотрудника, который уволился в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту) (п. 28 ст. 217 НК РФ);
с единовременной материальной помощи, выплаченной в течение первого года в связи с рождением (усыновлением, удочерением) ребенка родителям (усыновителям, опекунам), в размере не более 50 000 руб. на каждого ребенка (абз. 7 п. 8 ст. 217 НК РФ).

А если на матпомощь по случаю рождения ребенка претендуют оба родителя? Нужно ли не облагаемую НДФЛ сумму в 50 000 руб. делить между папой и мамой? По мнению специалистов из Минфина России, да, нужно (письмо от 26 декабря 2012 г. № 03-04-06/6-367).

Необлагаемый лимит в полной сумме 50 000 руб. можно применить лишь к доходам одного из супругов по их выбору. Либо надо разделить льготу между ними.

Значит, от второго родителя нужна справка, которая либо подтвердит, что матпомощь папе (или маме) не выплачивалась, либо покажет, какая сумма была ему (или ей) начислена.

Особых требований к этому документу у чиновников нет. В Минфине России отмечали, что нужно оформлять 2-НДФЛ (письмо Минфина России от 1 июля 2013 г. № 03-04-06/24978). Но налоговики пришли к выводу, что 2-НДФЛ от второго родителя необязательна. Он может просто написать заявление о том, что не получал помощь (письмо от 28 ноября 2013 г. № БС-4-11/21330). Однако во избежание лишних со стороны ИФНС мы все же советуем завизировать заявление в бухгалтерии.

А что будет, если при проверке такого документа у вас не окажется, а НДФЛ с матпомощи вы не удерживали? Надо сказать, что Налоговый кодекс РФ вовсе не предписывает делить 50 000 руб. между родителями. Соответственно, нет в нем и обязанности требовать от работника подтверждения того, что второй родитель не получал такую же матпомощь у себя на работе. Поэтому претензии инспекторов можно оспорить.

Однако попросить такую бумагу совсем несложно. Тем более что суммарная выплата обычно не превышает 50 000 руб., а значит, и удерживать ничего не придется.

Ситуация: можно ли при НДФЛ с материальной помощи, выплаченной сотрудникам в течение первого года при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка, учесть вычет в сумме 4000 руб., если сумма выплаты превышает 50 000 руб.

Нет, нельзя.

Связано это с тем, что данные лимиты (4000 руб. и 50 000 руб.) для разных видов материальной помощи. Материальная помощь, выплачиваемая в течение первого года при рождении ребенка, является единовременной выплатой, которая связана с определенным событием. Она освобождается от НДФЛ в сумме не более 50 000 руб. (абз. 7 п. 8 ст. 217 НК РФ). Помимо этой единовременной выплаты организация может выдать сотруднику материальную помощь по любому другому основанию.

Такая матпомощь не облагается НДФЛ в пределах 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Эти выплаты являются разными видами материальной помощи. Поэтому нельзя одновременно применить правила абзаца 7 пункта 8 и пункта 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Не нужно удерживать НДФЛ с единовременной материальной помощи (независимо от ее размера) по следующим основаниям:

возмещение материального ущерба или вреда здоровью человека в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством. Факт наступления чрезвычайной ситуации должен быть подтвержден документально (например, справкой из санэпидемстанции или от пожарной службы);
в связи со смертью члена семьи сотрудника (самого сотрудника, если материальная помощь была оказана членам его семьи). Подтверждающим документом для выдачи такой материальной помощи является свидетельство о смерти. Также для подтверждения родства граждан (например, при разных фамилиях у супругов) могут потребоваться свидетельства о браке или рождении;
пострадавшим (родственникам погибших) от террористических актов на территории России. Документом, подтверждающим факт совершения террористического акта, является, например, справка из милиции.

Полный перечень оснований, когда НДФЛ с материальной помощи удерживать не нужно, приведен в пункте 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Удержание НДФЛ в бухгалтерском учете отразите следующей проводкой:

ДЕБЕТ 73 (76) КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

Удержан НДФЛ с суммы материальной помощи сотруднику (члену семьи сотрудника).

Пример

4 февраля секретарь ООО «Альфа» Иванова Е. В. написала заявление на имя руководителя организации с просьбой оказать ей материальную помощь к отпуску.

11 февраля руководитель «Альфы» издал приказ о выдаче Ивановой 6000 руб. материальной помощи за счет прибыли текущего года. В этот же день кассир организации выдал Ивановой эту сумму из кассы.

Сумма материальной помощи включена в налоговую базу по НДФЛ за февраль. Выданная сумма - это первая выплата Ивановой материальной помощи с начала года.

Поэтому бухгалтер удержал НДФЛ с суммы, которая превышает 4000 руб., - это 2000 руб. (6000 - 4000). Стандартные налоговые вычеты Ивановой не предоставляются.

НДФЛ с материальной помощи Ивановой составил:

2000 руб. x 13% = 260 руб.

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73

6000 руб. - отнесена на прочие расходы сумма материальной помощи;

260 руб. - удержан НДФЛ с суммы материальной помощи, превышающей 4000 руб.;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50

5740 руб. (6000 - 260) - выплачена материальная помощь Ивановой.

Страховые взносы

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на материальную помощь, оказанную сотруднику, начисляйте так.

Не нужно начислять страховые взносы:

на материальную помощь, не превышающую 4000 руб. за расчетный период на одного сотрудника (п. 11 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
на единовременную материальную помощь, выплаченную в течение первого года со дня рождения (усыновления, удочерения) ребенка родителям (усыновителям, опекунам), в размере не более 50 000 руб. на каждого ребенка (подп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Причем в данном случае делить сумму в 50 000 руб. между родителями не нужно. Даже если и папа, и мама получат по 50 000 руб. каждый, начислять взносы не нужно на всю сумму матпомощи. И в Минтруде с этим полностью согласны.

Кроме того, не нужно начислять страховые взносы на единовременную материальную помощь (независимо от ее размера) по следующим основаниям:

в возмещение материального ущерба или вреда здоровью человека в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством;
в связи со смертью члена семьи сотрудника;
пострадавшим от террористических актов на территории России.

Во всех остальных случаях страховые взносы на суммы материальной помощи, оказанной сотруднику, начислить нужно. Так считают чиновники.

Есть аргументы, позволяющие не начислять взносы на материальную помощь. Дело в том, что страховыми взносами облагаются выплаты, произведенные «в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров». Давайте проанализируем само понятие «трудовые отношения».

В Законе № 212-ФЗ о нем ничего не говорится, поэтому обратимся к статье 15 Трудового кодекса РФ. В ней сказано, что трудовые отношения основаны на соглашении между работодателем и работником о том, что последний за плату будет выполнять свои трудовые функции.

Между тем матпомощь вознаграждением за труд никак быть не может и с тем, выполняет работник свои обязанности или нет, никак не связана (постановление Президиума ВАС РФ от 14 мая 2013 г. № 17744/12). Если, конечно, выплата матпомощи не зависит от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы.

Иными словами, сам по себе факт трудовых отношений между компанией и ее работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые организация начисляет работникам, представляют собой оплату их труда. И хотя данное решение судей касается 2010 года, его выводы справедливы и сейчас.

Таким образом, получается, что любая матпомощь, даже та, сумма которой превышает 4000 руб. в год на одного работника, взносами не облагается.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний нужно начислять по тем же правилам, что и взносы на социальное страхование.

Налоги с матпомощи

Налог на прибыль. При расчете материальную помощь, оказанную сотрудникам (членам семьи сотрудника), в налоговой базе не отражайте. Эти суммы не относятся к экономически оправданным расходам организации (п. 1 ст. 252, п. 23 ст. 270 НК РФ).

Ситуация: можно ли оформить выдачу материальной помощи сотруднику как выплату стимулирующего характера и списать ее сумму в расходы на оплату труда при расчете налога на прибыль? Организация применяет общую систему налогообложения

Нет, нельзя. Материальная помощь прямо поименована в списке расходов, не учитываемых при расчете налога на прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Подтверждает такую позицию Минфин России (письма от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/1/549, от 7 мая 2009 г. № 03-03-06/1/309, от 11 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/49). Рассматривая вопрос налогового учета материальной помощи, выплачиваемой к отпуску сотруднику, ведомство указало, что такие расходы налогооблагаемую прибыль не уменьшают.

Аналогичного мнения придерживается ФНС России в отношении материальной помощи, выплачиваемой при увольнении сотрудника в связи с выходом на пенсию. В письме от 27 апреля 2010 г. № ШС-37-3/698 налоговое ведомство указало, что материальная помощь выдается сотруднику для личных нужд и не является оплатой труда за фактически отработанное время.

Такая выплата носит социальный характер и не включается в состав налоговых расходов на основании пункта 23 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Есть аргументы, позволяющие организации учесть материальную помощь в составе расходов на оплату труда. Они заключаются в следующем. Если в трудовом (коллективном) договоре указать, что организация обязана оказывать материальную помощь, то ее можно отнести к расходам на оплату труда, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 22 октября 2013 г. № 03-03-06/4/44144).

Такой вывод можно сделать на основании статьи 255 Налогового кодекса РФ (перечень расходов на оплату труда открыт). При этом выплата материальной помощи должна быть экономически обоснована (в частности, связана с деятельностью, направленной на получение дохода) (п. 1 ст. 252 НК РФ). Например, в трудовом (коллективном) договоре можно указать, что материальная помощь к отпуску не выплачивается сотрудникам, у которых имеются дисциплинарные проступки. Поэтому такая выплата связана с повышением заинтересованности сотрудников в результатах производственной деятельности. Подтверждает такую позицию арбитражная практика (см., например, определения ВАС РФ от 31 октября 2008 г. № 13946/08, от 22 сентября 2008 г. № 12092/08). Однако бесспорно учесть материальную помощь в расходах при расчете налога на прибыль можно, если оформить ее выплату как выдачу производственной премии (предусмотренной трудовым договором). Ее сумма уменьшит налогооблагаемую прибыль организации (п. 2 ст. 255 НК РФ).

НДС. Теперь о расчете НДС, если материальная помощь выдается сотруднику (члену семьи сотрудника) имуществом. Передача ценностей в счет материальной помощи признается реализацией, и на этом основании вам придется исчислить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). НДС, который надо заплатить со стоимости имущества, переданного в счет материальной помощи, определите так:

Так как передача имущества в счет материальной помощи считается реализацией, то НДС, заплаченный поставщикам при его приобретении, можно принять к вычету (п. 2 ст. 171 НК РФ). Для этого потребуется счет-фактура (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Пример

В связи с этим событием организация решила выделить сотруднице единовременную материальную помощь в размере 52 000 руб.

Бухгалтер отразил операции в учете так:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73

52 000 руб. - начислена материальная помощь сотруднице;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

260 руб. ((52 000 руб. - 50 000 руб.) x 13%) - удержан НДФЛ с суммы материальной помощи, превышающей 50 000 руб.;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»

4 руб. ((52 000 руб. - 50 000 руб.) x 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы материальной помощи сверх 50 000 руб.;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР»

440 руб. ((52 000 руб. - 50 000 руб.) x 22%) - начислены взносы на пенсионное страхование;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»

58 руб. ((52 000 руб. - 50 000 руб.) x 2,9%) - начислены страховые взносы в ФСС РФ;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»

102 руб. ((52 000 руб. - 50 000 руб.) x 5,1%) - начислены страховые взносы в ФФОМС;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50

51 740 руб. (52 000 - 260) - выдана из кассы материальная помощь в связи с рождением ребенка.

В налоговом учете бухгалтер включил начисленные взносы в расходы:

4 руб. 440 руб. 58 руб. 102 руб. = 604 руб.

Если компания на спецрежиме

Упрощенка. Если организация на упрощенке платит единый налог с доходов, то учесть расходы, в том числе в виде оказанной сотруднику (члену семьи сотрудника) материальной помощи, нельзя. Это связано с тем, что при таком объекте налогообложения не учитываются никакие расходы (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога при упрощенке сумму материальной помощи. Организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами

Нет, нельзя. Материальная помощь прямо поименована в списке расходов, не учитываемых при расчете налога на прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ). Подтверждает такую позицию Минфин России (письма от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/1/549, от 7 мая 2009 г. № 03-03-06/1/309, от 11 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/49). Рассматривая вопрос налогового учета материальной помощи, выплачиваемой к отпуску сотруднику, финансовое ведомство указало, что такие расходы налогооблагаемую прибыль не уменьшают.

Аналогичного мнения придерживается ФНС России в отношении материальной помощи, выплачиваемой при увольнении сотрудника в связи с выходом на пенсию.

В письме от 27 апреля 2010 г. № ШС-37-3/698 налоговое ведомство указало, что материальная помощь выдается сотруднику для личных нужд и не является оплатой труда за фактически отработанное время. Такая выплата носит социальный характер и не включается в состав налоговых расходов на основании пункта 23 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Правила, установленные статьей 270 Налогового кодекса РФ, распространяются и на организации на упрощенке (п. 1 ст. 346.16, ст. 252 НК РФ). Поэтому суммы материальной помощи, оказанной сотруднику, в расходах при расчете единого упрощенного налога не учитывайте.

Есть аргументы, позволяющие организации учесть материальную помощь в составе расходов на оплату труда. Они заключаются в следующем. Если в трудовом (коллективном) договоре указать, что организация обязана оказывать материальную помощь сотрудникам, то ее можно отнести к расходам на оплату труда (письмо Минфина России от 22 октября 2013 г. № 03-03-06/4/44144).

Такой вывод можно сделать на основании статьи 255 и подпункта 6 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ (перечень расходов на оплату труда открыт). При этом выплата материальной помощи должна быть экономически обоснована (в частности, связана с деятельностью, направленной на получение дохода) (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Например, в трудовом (коллективном) договоре можно указать, что материальная помощь к отпуску не выплачивается сотрудникам, у которых имеются дисциплинарные проступки. Поэтому такая выплата связана с повышением заинтересованности сотрудников в результатах производственной деятельности. Однако бесспорно учесть материальную помощь в расходах можно, если оформить ее выплату как выдачу производственной премии (предусмотренной трудовым договором). Ее сумма уменьшит базу по единому налогу (п. 2 ст. 255, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы сумма материальной помощи, оказанной сотрудникам (членам семьи сотрудника), не повлияет.

Общий режим ЕНВД. Организации, которые совмещают общую и ЕНВД, должны вести раздельный учет доходов и расходов, полученных от разных видов деятельности (п. 9 ст. 274 НК РФ).

Однако суммы материальной помощи, оказанной сотрудникам (членам семьи сотрудников), при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 1 ст. 252, п. 23 ст. 270 НК РФ). Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Расходы организации на расчет этого налога также не влияют. Таким образом, для целей налогообложения распределять расходы, связанные с оказанием материальной помощи сотрудникам (членам семьи сотрудников), между различными видами деятельности, как правило, не нужно.

Исключением является случай, когда организация выдает материальную помощь сотрудникам, занятым в обоих видах деятельности, и на ее стоимость начисляет взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Сумму взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование рассчитывайте отдельно в зависимости от того, к какому виду деятельности относятся выплаты, получаемые сотрудником.

Не облагаемая налогом материальная помощь 2016-2017 — радость для трудящегося, столкнувшегося с ситуацией, требующей незапланированных и порой существенных расходов. Однако далеко не каждая выплата может быть освобождена от налога, а перечень случаев, при которых можно получить налоговые льготы, строго ограничен законодательством.

Матпомощь и налоги

Администрация организации вправе оказывать своим сотрудникам дополнительную (помимо зарплаты) финансовую или вещественную помощь. Порядок и перечень ситуаций, когда возможно оказание такой помощи, нормами трудового и налогового законодательства РФ не регулируются, а потому этот вопрос полностью оставлен на усмотрение конкретного работодателя.

Однако налогообложение выплат, проходящих как материальная помощь, осуществляется в том же общем порядке, как и заработной платы, премий и прочих выплат организации своим сотрудникам в силу требований подп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 421 НК РФ.

Говоря проще, материальная помощь облагается подоходным налогом, а также учитывается при расчете страховых взносов в ФСС, ПФР и ФОМС. Однако существует и не облагаемая налогами матпомощь (это касаетсякак НДФЛ, так и страховых взносов). Критерии для установления подобных льгот закреплены в п. 8 ст. 217 и подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Не облагаемая налогом матпомощь (сумма и основания)

Необходимо отметить, что основания для льготного налогообложения НДФЛ и освобождения от внесения страховых взносов различны. Связано это не только со спецификой их начисления, но и с более жесткими требованиями к уплате страховых взносов. Поэтому для удобства восприятия распишем льготы по НДФЛ и страховым взносам отдельно.

Согласно подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ страховые взносы не платятся с матпомощи, выделенной на следующие цели:

для возмещения имущественного ущерба и в качестве компенсации полученного вреда здоровью при стихийных бедствиях (чрезвычайных ситуациях) или терактах сотрудникам или их родственникам;
в случае смерти члена семьи сотрудника.

Согласно п. 8 ст. 217 от НДФЛ освобождается матпомощь, направляемая на следующие цели:

родственникам в случае смерти сотрудника (бывшего сотрудника-пенсионера), а также сотруднику (бывшему сотруднику-пенсионеру) в случае смерти члена его семьи;
сотрудникам либо членам их семей, пострадавшим от стихийных бедствий (чрезвычайных ситуаций), терактов, а также в случае гибели в перечисленных случаях работников или их близких родственников.

Единственным общим основанием, когда можно быть освобожденным от уплаты и взносов, и НДФЛ, является рождение (усыновление) ребенка. В этом случае в течение 1 года после данного события можно не платить НДФЛ и взносы на сумму до 50 000 руб.

Между тем существует судебная практика, согласно которой подлежат освобождению от страховых взносов не только указанные выше выплаты. Верховный суд Российской Федерации в определении от 19.02.2016 № 307-КГ15-19614 указал, что матпомощь на лечение, выплачиваемая на основании коллективного договора, не связана с выполнением трудящимися их непосредственных обязанностей, несмотря на то что у работника и начальства складываются трудовые отношения. Она не является ни стимулирующими, ни компенсационными выплатами и не связана с оплатой труда, а потому никаких оснований включать ее в базу по страховым взносам нет.

Льготы по налогообложению на размер матпомощи до 4000 руб.

П. 28 ст. 217 НК РФ предусмотрена еще одна льгота, которая предоставляется с учетом ограничения предела суммы матпомощи в 4 000 руб. Согласно данной норме при оказании работнику (бывшему работнику-пенсионеру) материальной помощи от НДФЛ ежегодно может быть освобождена сумма в пределах 4 000 руб.

При этом не имеет значения, на какие цели будет выделена данная помощь (к отпуску, в связи с юбилеем и т. д.).

Также не платить НДФЛ можно и при оказании целевой матпомощи (не более 4 000 руб. в год), например с сумм, направленных на оплату лекарств работнику либо членам его семьи, если у работника или его родственника имеется документ, подтверждающий, что такие препараты назначены ему врачом по медицинским показаниям.

Таким образом, НК РФ предусмотрен ряд оснований для освобождения матпомощи от налогов, а также от необходимости начисления на нее страховых взносов.

В 2019 году порядок налогообложения и уплаты страховых взносов с материальной помощи зависит от того, превышает сумма выплат 4000 рублей или нет. В статье вы узнаете правила уплаты налогов и страховых взносов с материальной помощи.

Сравнивайте матпомощь с двумя лимитами, когда считаете взносы и НДФЛ :

Материальная помощь и НДФЛ

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы сотрудника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ ). Матпомощь, выданная сотруднику, также является его доходом. Однако налогообложение материальной помощи сотруднику обычно зависит от того, о какой сумме идет речь.

Начисление налога с матпомощи

По общему правилу независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, материальная помощь сотруднику входит в налоговую базу по НДФЛ. Однако к выплате можно применить вычет в размере 4000 рублей (п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ). В результате НДФЛ с матпомощи, которая не превышает 4000 рублей, не удерживается и в бюджет не перечисляется.

Лимит необлагаемой суммы в размере 4000 рублей распространяется на одного сотрудника в год. Если помощь на одного сотрудника за год окажется больше этого предела, то удержать НДФЛ нужно с суммы, превышающей лимит.

В исключительных случаях НДФЛ не начисляют, даже если финансовая поддержка больше лимита:

у работника родился ребенок. В такой ситуации налог не платят с единовременной материальной помощи в пределах 50 000 рублей на малыша. При этом важно, чтобы деньги были выплачены в течение первого года;
деньги выплачены в связи со стихийным бедствием, другим чрезвычайным обстоятельством на территории России. Не важно единовременно или нет;
единовременная матпомощь выплачена членам семьи умершего сотрудника. Также не облагается помощь сотруднику в связи со смертью члена его семьи.

Обратите внимание, единовременной материальной помощью считается выплата на определенные цели, начисленная не более одного раза в год по одному основанию, то есть по одному приказу (письмо ФНС России от 18 августа 2011 № АС-4-3/13508). Как человек получит деньги — сразу всей суммой или частями в течение года — значения не имеет (письмо Минфина России от 27 августа 2012 № 03-04-05/6-1006).

Пример удержания НДФЛ при выплате сотруднику материальной помощи свыше 4000 рублей за год

9 января секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова написала заявление на имя руководителя организации с просьбой оказать ей материальную помощь к отпуску.

10 января руководитель «Альфы» издал приказ о выдаче Ивановой 6000 руб. материальной помощи за счет прибыли текущего года. В этот же день кассир организации выдал Ивановой эту сумму из кассы.

Материальная помощь в размере 4000 рублей в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ

В расчете 6-НДФЛ материальную помощь запишите по строке 020 укажите, а сумму вычета в размере 4000 рублей запишите по строке 030. Аналогичным способом заполните данные в справке 2-НДФЛ:

в поле «Сумма дохода» запишите сумму выплаты с кодом дохода 2710;
в поле «Сумма вычета» укажите сумму вычета с кодом 503.

В случае, если вы не укажете материальную помощь в размере 4000 рублей отчетах, то штрафов не будет. Ведь компания не удерживает налог с суммы в пределах лимита. Однако, безопаснее записать материальную помощь в документах, чтобы избежать споров с налоговиками.

Материальная помощь и страховые взносы

В отношении страховых взносов действует схожий с НДФЛ порядок. Страховые взносы с материальной помощи нужно начислить (подп. 11 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ). Но только в пределах лимита в размере 4000 руб. Этот лимит считают по каждому сотруднику с начала года.

При рождении ребенка взносами не облагается единовременная матпомощь в пределах 50 000 рублей, выплаченная в течение первого года. А в случае ЧП - единовременная матпомощь любого размера. Основание — подпункт 3 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ и часть 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ.

Материальная помощь в налоговом учете

В налоговом учете матпомощь не отражают (п. 1 ст. 252, п. 23 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Минфин сделал только одно исключение. Матпомощь можно учесть в расходах на оплату труда, если она предусмотрена внутренними кадровыми документами компании и связана с выполнением трудовых обязанностей (письмо от 2 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/43912). Пример — матпомощь к отпуску.

Учет материальной помощи до 4000 рублей: проводки

В бухучете матпомощь относят к прочим расходам. Начисляют проводкой:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73 (76)
— начислена материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника).

В тех случаях, когда с помощи удерживается НДФЛ, формируют запись:
ДЕБЕТ 73 (76) КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- удержан НДФЛ с суммы материальной помощи сотруднику (члену семьи сотрудника).

Выплаты фиксируют так:
ДЕБЕТ 73 (76) КРЕДИТ 50 (51)
- выдана материальная помощь сотруднику.

Как оформить материальную помощь

Сотрудник может обратиться к организации с письменной просьбой в форме заявления о выплате ему материальной помощи. Разумеется, организация вправе отказать сотруднику в выдаче материальной помощи или выплатить меньше, чем просит работник.

Материальную помощь выплачивайте на основании приказа. Решения о выплатах сотрудникам директор принимает сам. При этом любые доплаты в свою пользу нужно согласовывать с владельцами бизнеса. Уведомлять учредителей не понадобится только, если согласно уставу директор вправе выплатить себе материальную помощь.

Рассмотрим особенности оформления и обложения НДФЛ материальной помощи в 2019 году. Составим налоговую отчетность по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ по материальной помощи на лечение сотрудника.

Налоговый кодекс устанавливает, что любое вознаграждение за труд гражданина обязательно облагается налогом, кроме особых выплат, указанных в ст. 217 НК РФ . Иными словами, с заработной платы, премий и прочих начислений должен быть удержан налог на доходы физических лиц.

Работодатель, наряду с оплатой за труд, вправе оказать материальную помощь сотруднику. Материальной помощью признается единовременная денежная выплата физическому лицу в связи с трудной жизненной ситуацией или особыми обстоятельствами. Работник обязан подтвердить обстоятельства документально, если они связаны с частной жизнью, в ином случае полученные денежные средства признаются стимулирующими, то есть вознаграждением за работу.

Особенности обложения НДФЛ материальной помощи

НДФЛ с материальной помощи в 2019 году не удерживается, если ее размер не превышает 4000 рублей в год по любым основаниям, за исключением особых случаев.

1. Полностью не облагаемые, к ним относятся:

смерть близкого родственника работника, смерть бывшего работника;
чрезвычайные обстоятельства, в т.ч. стихийное бедствие;
предупреждение, пресечение и прочие действия, пресекающие свершение терраристического акта.

2. Не облагаемые в лимите 50 000 рублей:

работникам при рождении (усыновлении, установлении опекунства) ребенка.

Согласно п. 28 ст. 217 НК РФ такая единовременная матпомощь исключается из налогооблагаемой базы для НДФЛ, в части страховых взносов позиция Минфина идентичная. Код дохода (материальная помощь до 4000 рублей) указан в приказе ФНС № ММВ-7-11/ от 10.09.2015. К нему относится:

код дохода 2760 (материалка работникам, бывшим работникам, уволившимся с выходом на пенсию);
код дохода 2710 (прочие виды материальной помощи, не относящиеся к коду 2760).

Код вычета по любому коду дохода материалки зависит также от основания для начисления работнику.

Важно! Если материальная поддержка превышает лимит, то налогом облагается только сумма превышения.

Законодательством установлен ряд случаев, при которых материалка полностью исключается из базы для расчета налога, независимо от суммы:

Единовременные выплаты пострадавшим или членам семьи погибших, в результате стихийного бедствия или чрезвычайной ситуации (п. 8.3 ст. 217 НК РФ).
Помощь гражданам, пострадавшим в результате теракта на территории Российской Федерации, а также членам семьи погибших при указанных обстоятельствах (п. 8.4 ст. 217 НК РФ).
Единовременная помощь работнику в связи со смертью члена его семьи. Выплата может быть произведена бывшему работнику, вышедшему на пенсию (п. 8 ст. 217 НК РФ).
Материалка при рождении ребенка, либо его усыновлении. Законодательством установлен лимит — не более 50 тысяч рублей на каждого ребенка, причем в расчете на каждого из родителей в год (п. 8 ст. 217 НК РФ). Такие разъяснения дали представители Минфин РФ в письме от 12.07.2017№ 03-04-06/44336. Чиновники также отозвали предыдущие разъяснения, в которых требовалось представить справку 2-НДФЛ с места работы супруга для получения материалки.
Разовая матпомощь сотруднику, а также вышедшему на пенсию, на оплату медицинских услуг (п. 10 ст. 217 НК РФ). Чтобы налоговики признали данную выплату материальной помощью, нужно не только подтвердить обстоятельства документально, но и произвести выплату исключительно за счет чистой прибыли предприятия (Письмо ФНС от 17.01.2012 № ЕД-3-3/).

Оформление матпомощи

Чтобы получить выплату работнику или бывшему работнику, следует написать заявление в произвольной форме. В текстовой части заявления максимально подробно описать сложившиеся обстоятельства. Приложить документы, подтверждающие жизненную ситуацию (справка от МЧС о стихийном бедствии, свидетельство о смерти родственника, свидетельство о рождении или усыновлении ребенка, выписка из истории болезни, заключение врача).

Руководитель, рассмотрев обращение работника, принимает решение о размере матпомощи, исходя из финансового положения и сложности жизненной ситуации работника.

Выплата матпомощи производится на основании приказа (распоряжения) руководителя. Материалка может быть разбита на несколько частей и выплачена несколькими платежами, например, из-за финансовых трудностей в организации. Но приказ должен быть только один, в нем следует указать периодичность осуществления перечислений. Если будет создано несколько распоряжений по одному поводу, то налоговики признают матпомощью только выплату по первому приказу, а остальные признают вознаграждением за труд.

Отражение материальной помощи в налоговой отчетности

Рассмотрим ситуацию на примере.

Курочкин Э. В..обратился 10.07.2019 года к руководителю с заявлением о выплате матпомощи в сумме 50 тысяч рублей.

12.07.2019 руководителем ООО "Весенний день" было принято решение выплатить матпомощь в полном объеме.

Бухгалтер произвел начисление и перечислил, одновременно отразил матпомощь в налоговой отчетности.

ВАЖНО! С 2019 года применяется новая форма справки 2-НДФЛ. Заполнение устаревшего формата не допустимо.

Справка 2-НДФЛ:

Отчет 6-НДФЛ за третий квартал (для наглядности заполнен только по примеру).

Материальная помощь сотруднику является неотъемлемой частью «социального пакета» и реальной разновидностью гарантий социального назначения. Вопросы начисления и выплаты такой помощи нельзя назвать простыми, они требуют продуманного подхода. Большинство из них являются не облагаемыми налогами. Чтобы разобраться с проблемными моментами, конечно, необходимо обратиться к Трудовому кодексу РФ.

Что такое материальная помощь сотруднику

Все, что работник получает в денежном эквиваленте, относится к понятию «вознаграждение за труд», ст.129 ТК РФ указывает, что к ним причисляются: зарплата, компенсационные, стимулирующие выплаты, премии и другие виды. Данная статья также определяет, какие виды дополнительных доплат применяются на предприятиях и какие тарифные ставки фиксируется в трудовом соглашении или другом правовом локальном документе.

Рассматриваемый вид материальной помощи носит исключительно социальную направленность и не является видом стимулирования или поощрения. Она не связана с уровнем профессионализма или достигнутыми показателями в работе. Подобная поддержка направлена на решение возникших проблем, создавших неблагоприятное финансовое положение.

Если в трудовом соглашении указана фиксированная сумма, которая, к примеру, выплачивается к отпуску, работодатель обязан выплатить её полностью. Если установлено процентное отношение к окладу, бухгалтерия производит соответствующие расчёты и начисляет сотруднику. На некоторых предприятиях не установлен фиксированный размер, в этом случае руководитель сам принимает решение о размере помощи. Как правило, в заявлении работник указывает необходимую сумму.

Понятие «материальная помощь» имеет свою специфику и носит социальный характер, она преследует цель поддержать материально работника в связи со следующими обстоятельствами :

Смерть близкого человека.
Тяжёлые условия проживания, требующие срочного ремонта.
Потребность расходов на лечение тяжёлой болезни (в частности на операцию).
Необходимость финансовой поддержке при рождении детей, организации свадьбы.
Непредвиденные ситуации, привёдшие работника к сложному материальному положению.

Что касается материальной помощи к плановому отпуску, её выплата имеет цель - помощь сотруднику организовать содержательный отпуск для физического и психологического оздоровления.

Остальные виды помощи выдаются для стабилизации кризисного финансового состояния сотрудника.

Процедура выплаты «материалки»

Материальная помощь выдаётся по заявлению работника, её размер не зависит от оклада и не связана с уровнем ответственности должности и результатами труда . К примеру, в заявлении на отпуск нужно сформулировать просьбу о материальной поддержке. В зависимости от ситуации, к заявлению следует приложить соответствующий документ (медицинская справка, свидетельство о смерти, справка о рождении ребёнка и пр.).

Заявление составляется на имя руководителя, в тексте указывается причина и желаемая сумма. Руководитель принимает решение удовлетворить просьбу и издаёт соответствующий приказ . Документ озаглавливается: «Приказ о выплате материальной помощи», текст содержит полные ФИО и должность работника, сумма цифрами и прописью, причина (рождение детей, свадьба, лечение болезни, смерть родственника и пр.). Далее, указывается основание:

Заявление.
Копия подтверждающего документа (справка из лечебного учреждения или ЗАГСА).
Ссылка на локальный акт предприятия, который регламентирует порядок осуществления подобных выплат.

Приказ подписывается руководителем и заверяется печатью предприятия. После этого работник получает выплату.

Образец заявления на получение материальной помощи:

«Материалка» выдаётся по желанию получателя наличными либо на банковский счёт работника . В бухгалтерии она проходит по счету 73 (расчёт по прочим транзакциям). Иногда деньги перечисляются не работнику, а его родственникам. В этом случае выдача средств проводится по счету 76 (расчёты с кредиторами и дебиторами).

Отличие материальной помощи от других выплат

Чтобы не допустить нарушений, необходимо правильно охарактеризовать рассматриваемый вид выплаты и не путать её с другими. Возможность получения подобных дополнительных доплат должна чётко оговариваться во внутренних нормативных документах предприятия. Такая форма помощи осуществляется исключительно при форс-мажорных обстоятельствах. Необходимо различать тонкую грань между поощрительными вознаграждениями, которые носят периодический характер и отдельными, единовременными. Если в организации планируются денежные выплаты на регулярной основе, они никоим образом не могут трактоваться, как материальная помощь.

«Материалка» может быть выражена в денежном эквиваленте и в натуральном виде (продукты питания, одежда, обувь, медикаменты, транспортные услуги) и предназначена тем, кто крайне в ней нуждается.

Закон не накладывает на руководителя обязанность выплачивать такую помощь, это действие производится по добровольному волеизъявлению работодателя.

Порядок начисления взносов и налогов

Минздравсоцразвития РФ располагает указаниями о страховых взносах только с доходов, полученных в результате трудовых отношений. Взносы на материальную поддержку не производятся в следующих ситуациях:

Выплата после увольнения сотрудника.
Смерть родственника.
Чрезвычайная ситуация (рождение детей, знаменательные юбилеи, день бракосочетания, стихии, несчастные случаи).

Выплата на ребёнка до года не превышающая 50 тыс. руб., не облагается налогом.

Не начисляются налоги на рассматриваемый вид дополнительной выплаты, если её размер не превышает 4 тысяч руб. за год.

Подробно о НДФЛ

Вопрос о НДФЛ на данный вид поддержки интересует практически всех работодателей. Как начинающим, так и опытным руководителям стоит быть осведомленными и следить за всеми изменениями, происходящими в законодательстве.

Итак, нужно ли платить НДФЛ на «материалку»? Освобождаются от этого налога следующие виды:

Выплата в честь с рождения ребёнка (до 50 тыс. руб.).
Поддержка ушедшему на пенсию сотруднику с инвалидностью (не более 4 тыс. руб.)
Помощь на лечение, в связи с отпуском (оздоровительные), непредвиденными обстоятельствами, вызвавшими материальные затруднения, на оплату учёбы. Необлагаемый предел - 4 тыс. руб.
Смерть родственника (в локальном документе указывается точная степень родства).

Если помощь выдаётся уволенному сотруднику, такая выплата облагается НДФЛ, но страховые взносы не начисляются.

Пользуясь льготами, которые дают право работодателю не платить налоги на выдачу материальной поддержки своим сотрудникам, нужно быть предельно внимательным и юридически грамотным. Имеется в виду нюанс, при котором материальная помощь иногда принимает регулярный характер. В таком случае, это уже иная категория выплат и она не исключает начисление налога.

Бухгалтеру предприятия вменяется в обязанность внести все необходимые сведения на законной основе. Как было сказано выше, не облагается налогом материальная помощь до 4 тысяч руб., но на некоторые разновидности не накладывается налог даже на большую сумму :

Последствия стихийного бедствия.
Тяжёлое материальное положения сотрудника после аварии, пожара, другого чрезвычайного происшествия.
Смерть члена семьи.

Оплата по выше перечисленным причинам в 2-НДФЛ не отражают.

Например, руководитель принял решение выделить материальную помощь своему сотруднику в честь дня свадьбы в сумме 15 тыс. руб. Из них 4 тысячи не требует начисления налога, а с остальной части в сумме 11 тыс. руб. (15 – 4 = 11 тыс. руб.) налог составляет 1430 руб. Эта операция отражается в форме 2-НДФЛ.

Проводка осуществляется следующим образом: в пункт «сумма дохода» вносятся данные о выплаченной сумме. Далее, заполняется «код дохода», который выбирается по смыслу. Колонка «сумма вычета» заполняется данными о необлагаемой сумме, в данном случае, 4 тыс. руб. Далее, заполняется «код вычета», который выбирается по справочнику.

Если выплачивается сумма до 4 тыс. руб., в 2-НДФЛ указывается эта цифра, несмотря на не облагаемость.

Расчёт по форме 6-НДФЛ

Пункт 1 ст.230 НК РФ регламентирует расчёт 2-НДФЛ и предоставляет соответствующие основания. Эта процедура может проводиться автоматически, если пользоваться специальной программой при использовании регистров 2-НДФЛ.

Раздел 1 «обобщённые показатели» делится на две части. Первая - колонки от 010 до 050. Данные разных ставок указываются отдельно. Например, в компании могут работать граждане России и иностранцы, значит, ставки будут разными: 13% для резидентов и 30% -нерезидентов.

Колонка 020 содержит данные о сумме доходов, подлежащих налогообложению по ставке, указанных в 010.

Строчка 030 должна содержать сумма вычетов разного характера. Здесь отражается сумма выплат, не подлежащих НДФЛ (ст.217 НК РФ).

Строчка 040 заполняется данными о сумме налогового взноса.

Расчёт НДФЛ производится следующим образом:

От суммы дохода (020) отнимаются налоговые вычеты (030) и умножаются на ставку (010).

Строчка 050 - данные о сумме фиксированных авансовых платежей, используемых при уменьшении налога.

Колонки 040 и 045 заполняются показателями дивидендов и НДФЛ.

Графы 060 и до 090 - это вторая часть первого раздела, они заполняются один раз.

Пример расчёта:

Расчёт за І квартал в колонке 060 производился по 5 сотрудникам. В апреле 2 работника уволены, в мае приняты на работу 3 сотрудника. Один из прежних работников. Отражаются в форме 6-НДФЛ шесть физических лиц. Здесь следует учесть нюанс, что работник, который уволился, а потом снова трудоустроился, не влияет на движение.

Строка 070 содержит информацию о сумме выплаченного налога.

Начисленный, но не выплаченный НДФЛ - в колонке 080.

Возвращённый налог (ст.231 НК РФ) отражается в строчке 090.

Раздел 2 формы 6-НДФЛ

Этот раздел «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» содержит информацию о показателях за последние 3 месяца.

Материальная поддержка не сотруднику компании

Пункт 8 ст.217 НК РФ даёт чёткие установки, позволяющие не удерживать налог с дополнительных выплат. В представленном перечне нет такого понятия, как выплата помощи не работающему на данном предприятии лицу.

Если рассмотреть помощь на лечение, в пункте 10 ст.217 НК РФ чётко сказано, что если такая выплата осуществляется сотруднику компании, она не подпадает под налогообложение. Если же подобная помощь оказана постороннему человеку, значит, она подлежит налогообложению. Что касается всевозможных страховых взносов, они не удерживаются. Кроме того, в начислении налогового платежа на прибыль нет необходимости учитывать выплаченную сумму.

Формулировка «материальная помощь» не фигурирует в законе, как отдельный вид дополнительной выплаты, однако, она существует. Её применение имеет главное основание - человеческий фактор. Ведь в основном - это желание работодателя протянуть руку помощи нуждающемуся. Можно сказать, что таким образом руководитель берет на себя дополнительную ответственность, ведь приходится сталкиваться с проблемными моментами соблюдения законности.