Как принять на работу сотрудника? Этот вопрос является актуальным для любого предприятия, которому требуется штатный персонал. Безусловно, для ИП, ООО и других юридических форм организации действуют различные правила приема персонала. В чем заключается основная разница? Какие тонкости существуют в процессе трудоустройства нового работника? Имеет ли право на прием персонала филиал организации? Можно ли нанять человека не в начале месяца? Ответы на все эти вопросы должна знать любая компания. Из этой статьи вы узнаете всю необходимую информацию о типичных ситуациях в сфере трудоустройства.

Как принять на работу сотрудника: классическая инструкция

Процедура, которую должен соблюсти работодатель, принимая нового сотрудника, в первую очередь зависит от организационной формы предприятия - ИП или ООО. В этой статье мы подробно рассмотрим каждую ситуацию, а пока приведем общую инструкцию, которая поможет принять на работу сотрудника.

Медицинское освидетельствование сотрудника.

Заключение гражданско-правового договора.

Знакомство нового работника с должностными инструкциями и другими нормативными документами предприятия.

Подписание трудового контракта в соответствии со штатным расписанием фирмы.

Подписание соглашения о материальной ответственности.

Написание специалистом заявления о приеме на службу.

Регистрация трудового контракта и договора о материальной ответственности.

Выпуск приказа о приеме на службу.

Внесение записи о приеме в трудовую книжку.

Внесение соответствующей записи в книгу, учитывающую движение трудовых книжек.

Формирование личного дела сотрудника (необязательно).

Постановка на учет в соответствующих органах (после оформления).

Что нужно учесть, если ИП принимает на работу сотрудника

Отвечая на вопрос: «Может ли ИП принимать на работу сотрудников?», отметим, что последовательность действий в этой ситуации должна быть следующей:

Заключение трудового или гражданско-правового договора;

Оформление соответствующих кадровых документов о приеме на работу;

Регистрация работодателя в фонде социального страхования (ФСС) (при найме по трудовому договору).

Принимая на работу сотрудников в дальнейшем, работодателю уже не придется регистрироваться в фонде - достаточно будет лишь подписать трудовой контракт и кадровые документы.

Опишем вышеприведенные шаги более детально.

Какой заключать договор?

В зависимости от того, какие задачи работодатель хочет поручить принимаемому на работу сотруднику, он может заключить с ним трудовой или гражданско-правовой договор. Сделать правильный выбор поможет следующая таблица.

Что сравнивается	Трудовой договор	Гражданско-правовой договор
В каких ситуациях заключается?	Сотрудник постоянно выполняет деятельность, соответствующую определенной должности, например, реализует товар (продавец), охраняет помещение (сторож), водит автомобиль (шофер), следит за финансами (бухгалтер). На эти виды деятельности оформляется трудовой договор	Специалист нанимается для выполнения конкретной разовой задачи в ограниченные сроки, например, для организации рекламной кампании, ремонта помещения, разработки интернет-сайта и пр.
Организация деятельности	Работник руководствуется поступающими распоряжениями начальства, соблюдает внутренний трудовой распорядок и график службы в компании. Он лично решает задачи в соответствии с должностью	Важны итоги, а не процесс их получения. Заказчик непосредственно не руководит работой исполнителя, но может проверять промежуточные и окончательные итоги. Сотрудник может работать в любое удобное ему время, если это не влияет на конечный результат. Исполнитель может привлекать к своей деятельности третьих лиц
Какими законодательными нормами регулируется?	Трудовой кодекс	Гражданский кодекс
Запись в трудовой книжке	Вносится	Не вносится
Какие взносы уплачиваются?	1. В налоговую службу на: пенсионное страхование; медицинское страхование; нетрудоспособность. 2. В фонд соцстрахования на травматизм	1. В налоговую службу на: пенсионное страхование; медицинское страхование. 2. В фонд соцстрахования на травматизм, если это предусмотрено договором
Какие соцгарантии предоставляются сотруднику?	Регулярная выдача зарплаты; размер оклада не ниже МРОТ; оплачиваемые отпуска; больничные и социальные пособия; компенсации при увольнении	Только те, о которых заказчик и исполнитель договорились при подписании договора
Документы, регулирующие трудовые взаимоотношения	Личное заявление работника; приказ о приеме на работу

Естественно, у любого начинающего бизнесмена может возникнуть соблазн нанять всех работников по гражданско-правовым договорам, чтобы сэкономить средства взносов и сократить обязательства перед специалистом. Однако этого делать не стоит. Если по всем признакам ваши взаимоотношения с сотрудником соответствуют трудовым, такая замена контрактов чревата серьезными последствиями. Так, органы контроля или сам служащий могут обратиться в суд, чтобы признать гражданско-правовой договор трудовым. В итоге вам придется выплатить положенные взносы за весь период службы работника вкупе со штрафами за их просрочку, а также выполнить все требования трудового законодательства, касающиеся размера зарплаты, пособий, отпуска и пр. Поэтому, выбирая тип договора, руководствуйтесь тем, какие функции рабочий выполняет на вашем предприятии, каковы его обязанности, необходимо ли ему постоянно присутствовать в офисе и соблюдать трудовой режим, можете ли вы увидеть конечный итог его деятельности и пр. Определив все эти факторы, вы сможете сделать правильный выбор того, какой же договор следует заключить, принимая на работу сотрудника.

Как оформить кадровые документы?

Принимая сотрудника на работу по трудовому договору, вы должны правильно оформить кадровые документы на него.

1. Истребуйте у специалиста следующие документы:

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

Трудовую книжку (не требуется, если трудоустройство по совместительству);

Свидетельство о пенсионном страховании (СНИЛС);

Документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

Диплом о высшем образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую соответствующих знаний и уровня подготовки).

Если работник трудоустраивается впервые, вы должны оформить на него трудовую книжку и СНИЛС. Медицинский полис он должен оформить сам (в соответствии с законом № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в РФ»).

2. Попросите сотрудника написать заявление о приеме на работу.

Это не обязательное требование, но на практике применяется очень часто.

3. Заключите трудовой договор.

Он составляется в соответствии с требованиями статьи 57 ТК РФ. Трудовой договор оформляется в двух экземплярах: один находится у работника, второй - у работодателя. В конце трудового контракта сделайте запись: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/».

4. Позвольте сотруднику ознакомиться с локальными актами.

Речь идет о должностных инструкциях, правилах внутреннего трудового распорядка, положениях об охране труда, коммерческой тайны и других документах, которыми руководствуется компания. Ознакомьте с ними работника под подпись.

5. Выпустите приказ о приеме на службу.

Дата приказа не может предшествовать дате подписания трудового договора. Специалист должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

6. Заведите на сотрудника личную карточку.

Лучше всего напечатать ее на тонком картоне или плотном листе бумаги.

7. Внесите в трудовую книжку работнику соответствующую запись.

Это необходимо сделать в течение недели с момента подписания трудового договора. Если служащий трудоустраивается впервые, заведите для него трудовую книжку.

8. Уведомите ФСС, что наняли сотрудника.

Начиная с 2017 года, индивидуальные предприниматели должны уведомлять о найме первого служащего только ФСС. Это необходимо сделать в двух ситуациях:

Специалист принят по трудовому договору.

Работник принят по гражданско-правовому договору, который предусматривает внесение взносов на травматизм.

Подать заявку в ФСС необходимо в течение месяца после заключения договора с сотрудником. Срыв сроков грозит штрафом в пять тысяч рублей за три месяца просрочки и десять тысяч в дальнейшем. Процедура регистрации в фонде регулируется соответствующим регламентом. Для этого потребуются:

Заявление;

Свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговой службе;

Свидетельство о регистрации в качестве ИП;

Трудовые книжки работников;

Гражданско-правовые договоры с сотрудниками, если они предусматривают выплату взносов на травматизм.

Не забывайте вовремя уплачивать налоги и взносы за сотрудников, принятых на работу, и сдавать соответствующую отчетность.

Как зарегистрировать вновь принятого сотрудника в 1С

Зарегистрировать сотрудника в программе 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0) достаточно легко. Ниже мы приведем подробную инструкцию, как это сделать.

Открываем меню «Зарплата и кадры» программы 1С, заходим в раздел «Кадровый учет» и нажимаем кнопку «Приемы на работу».

В выпадающем окне создаем новый документ.

Вносим информацию в поля:

Организация (если в программе ведется учет деятельности нескольких компаний);

Структурное подразделение;

Должность - «Администратор»;

Сотрудник.

Один и тот же работник может занимать в компании сразу несколько должностей - к примеру, основную и по совместительству. Начисления происходят по-разному, а НДФЛ удерживается с одного физлица. Поэтому программа 1С 8.3 содержит два справочника: «Физические лица» и «Сотрудники».

Вносим в 1С нового работника. После заведения карточки на специалиста физлицо создастся автоматически. Сделаем это тут же, в поле «Сотрудник»:

Нажимаем «Создать»;

Указываем фамилию, имя и отчество.

1С Бухгалтерия 8.3 предусматривает обязательную «привязку» работника к компании, даже если она в программе одна.

Реквизиты:

Структурное подразделение;

Должность;

Тип занятости;

Должностной оклад.

Заполнятся автоматически после создания документа «Прием на работу».

Нажимаем «Записать и закрыть». Поле в документе заполнится автоматически.

Даты документа и приема на работу необходимо указать на месяц раньше, чтобы в данном месяце можно было сделать начисление.

В табличной части указывается оклад - к примеру, 40 000 рублей. Остальные реквизиты остаются без изменений. Проводится итоговый документ.

На этом все. Сотрудник принят на работу, можно начислять ему зарплату и выплачивать налоги и взносы.

Как быть, если сотрудник принят на работу в середине месяца

Само оформление в этом случае проходит по стандартной процедуре. Однако могут возникнуть некоторые трудности с расчетом и выплатой заработной платы.

В этой ситуации работодателю следует прописать в правилах внутреннего распорядка компании специальный пункт о выплате зарплаты сотрудникам, принятым на работу в первой или второй половине месяца. Допустим, в день, когда все работники получают зарплату за вторую часть истекшего месяца, новому сотруднику, принятому на работу в первой части этого месяца, следует выплатить какую-то часть зарплаты за отработанное в первой части месяца время (часть аванса). А оставшуюся часть зарплаты за первую половину месяца можно выплатить в день, когда все служащие получают зарплату за этот же период. Например, зарплату в компании выдают 28 числа расчетного месяца и 13 числа месяца, следующего за расчетным. Сотрудник, принятый на работу 1 числа текущего месяца, должен получить часть аванса за труд с 1 по 12 число включительно уже 13 числа этого месяца. А зарплата за работу с 13 и далее будет выплачена ему уже в общеустановленный день (когда выплату за первую половину месяца получают все работники), то есть 28 числа текущего месяца. В дальнейшем сроки выплаты зарплаты этому человеку придут в соответствие с общеустановленными. Аналогичный порядок должен быть установлен и в отношении сотрудников, принятых на работу в конце месяца.

Как ООО принять на работу сотрудника

1. Взять у работника документы.

После успешного прохождения собеседования с HR-службой работодатель и будущий сотрудник договариваются обо всех условиях и приступают к оформлению документов. Работник предоставляет нанимателю паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство, ИНН, аттестат или диплом об образовании, военный билет (для военнообязанных) и другие документы из перечня, прописанного в ТК РФ.

2. Принять заявление.

Сотрудник пишет заявление о приеме на службу на имя директора компании. Работодатель или его доверенное лицо знакомят работника с локальными нормативными актами фирмы: должностными инструкциями, положениями и пр.

3. Заключить трудовой договор.

В трудовом договоре указываются права и обязанности обеих сторон по отношению друг к другу. В контракте обязательно прописываются сведения о работнике, реквизиты компании, размер оклада, название должности, условия труда. Документ подписывается в двух экземплярах, один из них работодатель оставляет у себя, а второй передает сотруднику.

4. Издать приказ.

На основании всех этих документов выпускается приказ о найме специалиста, в котором указывается его должность, оклад и номер табеля. Приказ подписывают обе стороны.

5. Внести запись в трудовую книжку.

Запись о приеме на службу вносится в трудовую книжку работника. Чаще всего она хранится у работодателя до момента увольнения сотрудника. Документы держат в сейфе или под замком. Директор своим приказом назначает ответственного за сохранность трудовых книжек.

6. Снять копии с документов.

Со всех документов снимаются копии, которые вкладываются в личное дело служащего. Сначала оформляется личная карточка по форме № Т-2. Этот документ оформляется на каждого специалиста в отдельности.

7. Завести личное дело.

Все документы, поданные сотрудником, нумеруются и подшиваются в сформированное личное дело. На его титульном листе указываются Ф. И. О. и должность работника, а также подразделение, в котором он трудится (если есть).

8. Уточнить нюансы.

Если работник воспитывает несовершеннолетних детей, он должен представить работодателю их свидетельства о рождении и написать заявление на стандартные вычеты. Если диплом о высшем образовании женщины выдан на ее девичью фамилию, она должна предоставить свидетельство о браке.

9. Истребовать медицинские документы.

В некоторых ситуациях (к примеру, при приеме на работу в организации общественного питания) работнику потребуется санитарная книжка. Также медицинское заключение необходимо несовершеннолетним, желающим трудоустроиться, и сотрудникам, принимаемым на работу с вредными и опасными условиями.

Что учесть, если сотрудник принят на работу по совместительству

Сотрудник, принимаемый на работу по совместительству, должен предоставить работодателю тот же пакет документов, что и при найме на основную службу. Исключение составляет трудовая книжка. Иногда у совместителя просят дополнительные документы, а именно:

При приеме на тяжелую работу или работу с вредными (опасными) условиями труда - справку о том, что трудовая деятельность на основном месте не является тяжелой (вредной или опасной);

При найме водителей - справку о том, что он не трудится на этой же должности по основному месту работы;

При найме руководителя другой компании - разрешение на совместительство, полученное им от общего собрания участников той компании или ее совета директоров. Этот документ оформляется в виде выписки из протокола общего собрания участников или заседания совета директоров.

Если потенциальный работник не представляет эти документы, получите от него письменное заявление о том, что его основная деятельность не является ограничением для работы по совместительству. При соблюдении этого условия вас не оштрафуют за нарушение Трудового кодекса.

Внимание! Несовершеннолетних принимать на работу по совместительству нельзя.

Трудовой договор с совместителем заключается в те же сроки, что и с сотрудником, для которого работа является основной. В трудовом договоре с совместителем надо указать:

Что деятельность является для него работой по совместительству;

Продолжительность его рабочего времени. Она не должна превышать 20 часов в неделю и четырех часов в день. Исключение - дни, когда работник не занят на основном месте службы. В такие дни он может трудиться по совместительству полный день.

Затем необходимо оформить те же кадровые документы, что и в случае с работниками на полной занятости. Однако запись о приеме в трудовую книжку не вносится, ее по просьбе сотрудника может сделать «основной» работодатель.

Как принять сотрудника на временную работу

Если наниматель хочет принять на работу сотрудника для временной службы, он может воспользоваться двумя вариантами: заключением гражданско-правового договора или подписанием срочного трудового контракта.

Первый вариант более приемлем в ситуациях, когда работнику предстоит выполнять строго определенные функции. При подписании такого договора существует определенный риск: специалисты ФСС будут тщательно его проверять. Если его сочтут трудовым, работодателю грозит штраф.

Поэтому заключение трудового договора можно назвать более безопасным. Его следует заключить, к примеру, если объем и сроки деятельности сложно прогнозировать. Также такой договор применим в случае сезонных работ или единовременных промоакций.

Нюансы заключения договора с сотрудником, принятым на временную работу.

Срок работы. Его следует зафиксировать достаточно четко, но без указания точной даты прекращения службы. Если специалиста нанимают для временного замещения другого работника, то можно сформулировать это так: «Договор действует в период пребывания сотрудника Н. на больничном». Такой договор будет аннулирован, как только Н. выйдет с больничного.

Работник, принятый временно, должен быть поставлен в известность о своем увольнении, причем в письменном виде и не позднее чем за три календарных дня до этой даты. Речь идет о ситуациях, когда конкретный срок окончания договора четко прописан. Если же предварительно установить эту дату невозможно, предупреждения не потребуется.

Если срок договора окончен, но расторжения не требуют обе стороны , а временный сотрудник продолжает свою деятельность, договор может стать бессрочным.

Уточнение информации об испытательном сроке. Если договор подписан меньше чем на два месяца, испытательный срок не предусматривается вовсе, а если больше чем на два месяца, то испытание не должно длиться дольше двух недель.

Как и в других случаях, при принятии на работу сотрудника на совмещение выпускается приказ начальника, а работник подписывает документ об ознакомлении с ним. Если договор становится бессрочным, то делается соответствующая запись о переводе на «постоянку».

При этом если сотрудник принимался на работу не больше чем на пять дней, вносить запись об этом необязательно.

Для оформления временного замещения необходимо сделать следующее:

Получить согласие замещающего специалиста;

Подписать допсоглашение о временном замещении;

Составить приказ на основании этих документов.

В приказе должны быть отражены следующие пункты:

Сведения о сотруднике, принимаемом на работу для замещения отсутствующего;

Причина, по которой оформляется замещение;

Дата, с которой начинается замещение;

Конкретная дата конца замещения или иным образом указанный срок замещения;

Размер оклада;

Основание для издания приказа.

В целом приказ выпускается в свободной форме. Если замещаемый работник был материально ответственным, то с замещающим служащим также необходимо оформить соответствующий договор.

Можно ли принять на работу сотрудника, не достигшего совершеннолетия

Несовершеннолетние лица могут трудоустраиваться с 14 лет при согласии хотя бы одного из родителей и после медицинского осмотра. При этом им можно поручать лишь легкую работу. Подростки, совмещающие трудовую деятельность и учебу, не должны работать больше четырех часов в день, максимальная продолжительность рабочего дня для лиц 16-18 лет - семь часов. Для заключения трудового договора несовершеннолетний должен принести в отдел кадров компании паспорт, свидетельство о рождении, копию паспорта одного из родителей и его разрешение, составленное в произвольной форме, а также аттестат или справку из школы или колледжа с расписанием занятий. При наличии у подростка ИНН, СНИЛС и приписного свидетельства они тоже должны быть представлены нанимателю.

Как принять на работу сотрудника-иностранца

Право на трудоустройство иностранных граждан имеют только компании, получившие специальное разрешение. Впрочем, иностранцы, прибывшие в Россию в условиях визового режима, могут получить такое разрешение самостоятельно. И тогда их сможет принять на службу практически любое предприятие. При этом существует несколько категорий иностранных граждан, которые не нуждаются в разрешении на работу. Речь идет об иностранцах, временно или постоянно проживающих на территории РФ, переселенцах, аккредитованных иностранных журналистах, учащихся, студентах и аспирантах, а также работниках иностранных юрлиц, которые трудятся в России. А высококвалифицированные специалисты с зарплатами не меньше двух миллионов рублей в год могут трудоустраиваться по ходатайству потенциального работодателя.

Как оформить сотрудника, если он уволился и снова принят на работу

При приеме на работу служащего, который раньше трудился в вашей организации, но затем уволился, практически все документы придется оформлять заново.

Ранее заключенный трудовой договор был расторгнут. Теперь необходимо подписать новый документ, и его условия могут значительно отличаться от тех, которые были прописаны до увольнения.

Личная карточка Т-2 на работника также была закрыта, в нее были внесены записи об увольнении. Следовательно, при приеме уволенного сотрудника на работу карточку придется оформлять заново.

Согласие на обработку персональных данных необходимо получить вновь, так как в прошлый раз человек давал его до увольнения, а теперь он может считать себя свободным от любых согласий и обязательств - ведь трудовой договор был расторгнут.

Если личное дело специалиста после увольнения еще не успели сдать в архив, то копии документов можно взять оттуда, и тогда не придется собирать их повторно.

Личное дело тоже нужно начать вести заново. По правилам архивирования кадровых документов, личные дела персонала хранятся в кадровой службе до момента увольнения, а затем сдаются в архив - сначала компании, затем - государства.

При расчете НДФЛ доходы сотрудников, облагаемые по ставке 13 %, можно уменьшить на сумму положенных налоговых вычетов.

Если повторно принятый на работу специалист является иностранцем, то необходимо проверить его налоговый статус. Не забывайте, что такой статус может измениться и у работника, являющегося гражданином России.

Порядок налогообложения доходов физлиц зависит от того, являются ли они налоговыми резидентами Российской Федерации.

Может ли филиал принимать на работу сотрудников

Это зависит от того, каким образом осуществляется кадровое делопроизводство в компании.

Если предприятие выбрало централизованную форму производства, любые документы, в том числе и трудовые книжки, оформляются и хранятся в головном офисе. Если же выбрана децентрализованная форма ведения документов, то они могут храниться в структурных подразделениях (филиалах, представительствах). Такая система кадрового делопроизводства возможна только в том случае, если начальник структурного подразделения имеет право действовать от имени работодателя (к примеру, по доверенности).

Выбранная форма делопроизводства указывается в локальном акте, подписанном руководителем компании. Это может быть положение о кадровом делопроизводстве или иной документ. В нем же прописывается процедура и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Вне зависимости от того, какая форма ведения кадрового делопроизводства выбрана, работодателем для работников филиала всегда будет головная организация. Именно она указывается в трудовом договоре, приказе о приеме на работу и трудовой книжке. Филиал не может самостоятельно выступать в качестве работодателя. Это связано с тем, что структурное подразделение компании не является самостоятельным юрлицом (часть 3 статьи 55 ГК РФ, статья 20 ТК РФ). При этом филиал компании обязательно указывается в трудовом договоре как место работы принятого сотрудника (часть 2 статьи 57 ТК РФ). Это же условие указывается в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личном деле работника.

Если фирма использует децентрализованную форму документооборота, любой филиал должен иметь собственную печать компании, на которой указан порядковый номер филиала или нанесена дополнительная надпись «Для кадровых документов». Печати имеют строго ограниченную сферу применения, они передаются приказом руководителя головного офиса в распоряжение ответственных лиц. Таким образом можно решить вопрос с оформлением трудовых книжек для сотрудников филиалов. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала можно в том случае, если на печати указывается название компании как юрлица.

Если у вас остались вопросы по теме, то предлагаем обратиться к бесплатной консультации специалистов. В Санкт-Петербурге таковые есть в компании «Бизнес Ресурс», которая оказывает квалифицированную бухгалтерскую поддержку малых и средних предприятий.

Почему десятки компаний Санкт-Петербурга предпочли услуги «Бизнес Ресурса»:

Экономия средств - до 30 % (по сравнению с бухгалтером в штате);

Специалисты «Бизнес Ресурса» даже теоретически не могут внезапно заболеть, уволиться или исчезнуть, как «приходящий» бухгалтер, и доступны в формате 24/7;

Компания поддерживает единый стандарт обслуживания 1С;

Компания оказывает комплексные бухгалтерские услуги, включая автоматизацию документооборота и оптимизацию налогов.

«Бизнес Ресурс» берет на себя полную финансовую ответственность за результат своей работы! Наши профессионалы помогут вам, в том числе и сдать «нулевую» отчетность.

Подсчитайте, сколько ежемесячно стоит вашей компании содержание штатного/приходящего бухгалтера, и непременно звоните нам по телефонам.

Прием на работу - казалось бы, что тут сложного? Ведь и Трудовой кодекс РБ (далее - ТК) подробно регламентирует данный процесс, и комментариев по этому поводу достаточно. И все равно должностные лица Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты РБ, начиная проверку, находят нарушения.

Рассмотренный в статье поэтапный алгоритм предусматривает подробный порядок действий, который поможет не допустить ошибок при приеме на работу и избежать нарушений в данной процедуре.

ТК предусматривает 2 различных порядка приема на работу в зависимости от того, предшествует фактический допуск к работе письменному оформлению трудовых отношений или нет. Ситуация, когда работник допущен к работе без письменного оформления, - скорее исключение, чем правило. Поэтому рассмотрим классический порядок приема на работу, когда трудовой договор стороны заключают и подписывают до фактического допущения к работе. Итак, все собеседования пройдены, достойный кандидат отобран, устная договоренность о работе достигнута. Начинаем оформление.

Поэтапный порядок приема на работу

Разделим процедуру приема на работу на этапы, которые в свою очередь рассмотрим в виде алгоритмов кадровых действий для подробного анализа и правильного оформления. Итак, поэтапный порядок приема на работу может выглядеть следующим образом:

Шаг 1. Направление кандидата на медицинский осмотр (обследование) в случаях, предусмотренных законодательством.

Шаг 2. Получение от кандидата на работу необходимых документов

Шаг 3. Ознакомление лица, поступающего на работу, с документами нанимателя, связанными с его трудовой деятельностью

Шаг 4. Оформление трудового договора в письменной форме

Шаг 5. Издание приказа о приеме на работу

Шаг 6. Проведение инструктажа по охране труда

Шаг 7. Оформление личной карточки работника

Шаг 8. Допущение работника к работе

Шаг 9. Включение сведений о работнике в табель учета использования рабочего времени

Шаг 10. Оформление личного дела работника, если ведение личных дел предусмотрено нанимателем

Шаг 11. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника

Шаг 12. Воинский учет

На практике оформление личной карточки работника (этап 7), личного дела (этап 10), документов по воинскому учету (этап 12) и внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника (этап 11) часто происходит после допущения работника к работе. В этом нет никакой ошибки, как и в оформлении их до его допущения к работе. Необходимо лишь соблюдать сроки, предусмотренные нормативными правовыми актами для оформления данных документов.

Итак, рассмотрим каждый этап приема на работу в виде пошагового алгоритма кадровых действий.

Этап 1. Направление кандидата на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) в случаях, предусмотренных законодательством

Обратите внимание, что предварительный обязательный медицинский осмотр (обследование) проводится за счет нанимателя.

Так, обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора должны проходить:

Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- лица моложе 18 лет;
- лица, претендующие на должности (профессии), подпадающие под факторы, работы, указанные в приложениях к Инструкции о порядке проведения обязательных медицинских осмотров работающих, утвержденной постановлением Минздрава РБ от 28.04.2010 № 47 (далее - Инструкция о медосмотрах), а именно:

Для того чтобы определить, подлежит ли принимаемый работник (кандидат) по той или иной должности, профессии медицинскому осмотру, нанимателю необходимо свериться с указанными перечнями.

Отметим, что помимо предварительного медицинского осмотра законодательством для некоторых категорий работников при поступлении на работу предусмотрен обязательный наркологический осмотр.

Также в ряде случаев при поступлении на работу требуется прохождение обязательного психиатрического освидетельствования. Например, его должны проходить лица, претендующие на работу, связанную с источниками повышенной опасности, работающие в условиях повышенной опасности.

Итак, приведем алгоритм кадровых действий при направлении кандидата на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование).

Алгоритм кадровых действий при направлении кандидата на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование)

Шаг 1. Оформите направление на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование).

В направлении на медицинский осмотр (обследование) указываются:

Причины направления кандидата на медосмотр;
- вредные, опасные вещества и производственные факторы, которые будут оказывать на него воздействие в процессе работы.

В направлении на психиатрическое освидетельствование указываются вид деятельности и условия труда работника, предусмотренные Переч¬нем медицинских психиатрических противопоказаний.

Форма направления на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование) законодательством не предусмотрена. Как правило, направление составляют на бланке письма организации.

Образец направления на предварительный медицинский осмотр смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.

Шаг 2. Подпишите и зарегистрируйте направление на медицинский осмотр.

После подписания направления на медицинский осмотр полномочным представителем нанимателя, ответственным за выдачу направлений, документ регистрируется в Журнале регистрации исходящих документов.

Шаг 3. Выдайте кандидату на работу направление на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование).

Медицинский осмотр (обследование) проводится с момента обращения лица. Отметим, что срок прохождения работником предварительного медицинского осмотра законодательством не установлен, поэтому определите срок прохождения по взаимной договоренности в разумных пределах.

Шаг 4. Получите от кандидата на работу медицинское заключение и оцените его результаты.

Лицу, прошедшему предварительный медицинский осмотр (обследование) и признанному годным к работе с вредными, опасными веществами, производственными факторами, выдается справка, срок выдачи которой - 1 день после прохождения медицинского осмотра.

Если поступающему на работу лицу работа с вредными, опасными веществами и производственными факторами противопоказана, оригинал справки выдается работнику на руки через 1 день после прохождения медицинского осмотра.

Этап 2. Получение от кандидата на работу необходимых документов

Лицо, поступающее на работу, обязано предъявить нанимателю документы, предусмотренные ст. 26 ТК.

Так, при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю:

1) документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);
2) трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;
3) диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;
4) направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;
5) индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов);
6) декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Прием на работу без указанных документов не допускается.

Алгоритм кадровых действий при получении необходимых документов от лица, поступающего на работу, будет следующим.

Алгоритм кадровых действий при получении необходимых документов от лица, поступающего на работу

Шаг 1. Получите и проверьте подлинность предъявленных документов.

Получив перечисленные в ст. 26 ТК документы, проверьте их подлинность и сопоставьте их друг с другом. Убедитесь, например, что предъявляемый паспорт принадлежит именно данному лицу и фамилия, имя, отчество, указанные в нем, совпадают с данными диплома.

Шаг 2. Перенесите необходимые сведения в личную карточку работника.

От редакции:
Несмотря на то что на территории Республики Беларусь нормы постановлений Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» и от 28.06.1990 № 94 «О дополнении постановления Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» согласно п. 1 постановления Минстата РБ от 26.10.2007 № 359 не применяются, личную карточку наниматель должен вести на каждого работника. С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) согласно приказу (распоряжению) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке формы Т-2 (пп. 16 и 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30)). Следовательно, ведение личной карточки формы Т-2 необходимо, хотя и отсутствует ее унифицированная форма и законодательством не определен порядок ее ведения и заполнения. В данном случае нанимателю необходимо самостоятельно разработать форму личной карточки Т-2, руководствуясь требованиями требованиями Инструкции № 30. За основу можно взять ранее действовавшую форму Т-2.

Шаг 3. Снимите копии с документов, заверьте их и поместите в личное дело (при необходимости).

К таким документам относят документы об образовании, повышении квалификации, переподготовке и т.д.

От редакции:
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством РБ.

Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях РБ всех форм собственности устанавливает Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).

Шаг 4. Возвратите документы лицу, поступающему на работу.

Шаг 5. Оформите страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (для лиц, впервые поступающих на работу).

Если лицо поступает на работу впервые, на него нужно оформить страховое свидетельство государственного социального страхования.

Так, застрахованному лицу выдается свидетельство социального страхования в порядке, установленном Советом Министров (ст. 7 Закона РБ от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования»).

От редакции:
Свидетельство социального страхования выдает орган Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты на основании представленной анкеты застрахованного лица по форме ПУ-1, являющейся приложением 1 к Правилам индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837.

Шаг 6. Произведите и оформите прием трудовой книжки от работника (в случае приема лица, поступающего на работу не впервые).

Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу является обязательным для всех работников, кроме лиц, принимаемых на работу по совместительству, работников, поступающих на работу впервые, или лиц, у которых трудовая книжка отсутствует по определенным причинам.

Порядок действий при приеме трудовой книжки будет следующим:

1) получите у лица, поступающего на работу, трудовую книжку;
2) зарегистрируйте ее в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
3) после регистрации поместите трудовую книжку на хранение в специально предусмотренное для этого место.

Трудовая книжка, принятая от работника, регистрируется в день приема на работу в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, которую ведет кадровая служба или другое подразделение, оформляющее прием и увольнение работников.

От редакции:
При приеме от работника трудовой книжки выдайте ему расписку в произвольной форме, содержащую реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя.
Наниматель должен обеспечить хранение трудовых книжек в целях обеспечения их сохранности. Трудовые книжки хранятся, как правило, в несгораемом шкафу или сейфе.

Шаг 7. Оформите трудовую книжку работнику (в случае приема лица, впервые поступающего на работу, либо ее утраты).

Наниматель обязан оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые (п. 4 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30)).

Наниматель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей к ним.

Порядок действий при оформлении трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, будет следующим:

1) напишите заявку в бухгалтерию о предоставлении бланка трудовой книжки;
2) получите в бухгалтерии бланк новой трудовой книжки и взыщите с лица плату за него;
3) оформите титульный лист трудовой книжки;
4) получите подпись работника на титульном листе трудовой книжки;
5) подпишите титульный лист трудовой книжки с проставлением печати нанимателя;
6) внесите сведения об оформленной трудовой книжке в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
7) поместите трудовую книжку на хранение в специально предусмотренное для этого место.

От редакции:
Обратите внимание, что и в данном случае работнику, впервые поступающему на работу, после оформления трудовой книжки и помещения ее на хранение в специально предусмотренное для этого место также необходимо выдать расписку произвольной формы, содержащую реквизиты организации о приеме от него трудовой книжки.

Бланки трудовой книжки и вкладыши к ним хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (часть первая п. 59 Инструкции № 30).

За оформление трудовой книжки с лица, поступающего на работу впервые, взимается плата в размере стоимости бланка трудовой книжки.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы нанимателя. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

В трудовую книжку при ее оформлении вносят следующие сведения о работнике:

а) фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании документа, удостоверяющего личность, или свидетельства о рождении;
б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первая страница (титульный лист), содержащая перечисленные сведения о работнике, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя.

В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним трудовая книжка регистрируется в день оформления.

От редакции:
Более подробно об алгоритме кадровых действий при получении бланка трудовой книжки для заполнения лицу, впервые поступающему на работу, и последующего его учета читайте в статье Н. Владыко «Алгоритм получения, учета и выдачи трудовой книжки» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» на с. 42 журнала «Я - специалист по кадрам», № 4, 2012.

Если лицо поступает на работу не впервые, но трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине не имеет и просит оформить ему новую трудовую книжку, то наниматель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку.

Порядок действий в такой ситуации будет следующим:

1) получите заявление лица, поступающего на работу, о выдаче новой трудовой книжки (в заявлении лицо, поступающее на работу, должно отразить причины отсутствия у него трудовой книжки);
2) напишите заявку в бухгалтерию о предоставлении бланка трудовой книжки;
3) получите бланк новой трудовой книжки из бухгалтерии и взыщите с лица плату за него;
4) оформите титульный лист новой трудовой книжки;
5) получите подпись работника на титульном листе новой трудовой книжки;
6) подпишите титульный лист новой трудовой книжки с проставлением печати нанимателя;
7) внесите сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
8) поместите трудовую книжку на хранение в специально предусмотренное для этого место.

От редакции:
Об алгоритмах кадровых действий по другим этапам процедуры приема на работу читайте в следующих номерах журнала «Я - специалист по кадрам».

Наталия Владыко, юрист

При трудоустройстве нового работника нужно соблюдать ряд правил, чтобы ни у сотрудника, ни у работодателя не возникло проблем с контролирующими органами. Поэтому в статье пойдёт речь о том, как правильно документально оформить человека на новое место работы.

Нормативная база, используемая при оформлении приема на работу

Существует несколько нормативных актов, где рассматривается вопрос оформления человека на работу. Среди этих документов есть следующие:

• Глава № 10 и № 11 из Трудового кодекса, где рассматривается порядок создания и подписания договора между работником и начальством;
• Постановления Министерства (№9, 2003 год) и Правительства (№225, 2003 и 2008 год) РФ, а также статья № 66 из Трудового кодексе, которые рассматривают порядок использования и заполнения трудовых книжек;
• Постановление Госкомитета по статистике (№1, 2004 год), которое закрепляет различные виды первичной документации для учёта всех аспектов, связанных с трудом. Сюда относятся личные карточки, приказы о приёме и т.п.

Порядок оформления на работу

Существует готовый порядок, который используется при трудоустройстве работника любого типа (сезонный, постоянный, совместитель). Согласно нему нужно действовать в такой последовательности:

Документы для оформления на работу

На новом рабочем месте человек должен предоставить ряд необходимых бумаг:

• документ, который может удостоверить личность (например, паспорт);
• трудовую книжку (в тех случаях, когда человек устраивается не на первое рабочее место);
• свидетельство о пенсионном страховании. Оно может быть оформлено на предприятии вместе с трудовой книжкой, если человек раньше не работал;
• документы о воинском учёте или образовании, если человек подлежит призыву или требуются специальные знания.

Иногда могут понадобиться и другие бумаги. При этом они должны быть подтверждены законодательно. Так, если работа будет происходить с какими-то опасными или наркотическими веществами, то нужно представить медицинскую справку и справку о материальном состоянии. Чтобы поступить на муниципальную или государственную службу требуется заполнить анкету и составить соответствующее заявление. Для других должностей это может быть не так важно. Даже если в других организациях человек откажется составлять заявление или анкету, его не могут наказать или не принять.

Все процессы, связанные с документированием, начинаются в момент, когда соискатель принёс все необходимые бумаги.

Ознакомление с нормативными актами предприятия

Законодательно установлено, что человек обязан под роспись просмотреть все внутренние документами перед заключением договора. Сюда относятся и различные инструкции, и коллективный договор, и правила распорядка, то есть все бумаги, которые могут регламентировать трудовой процесс.

Свою роспись человек может поставить как в специальном журнале, так и в ведомости об ознакомлении, которая обязательно прикрепляется к документам. Если какой-то из актов был приложен к договору, то своей подписью на нём человек доказывает, что был ознакомлен с ним.

Договор о приеме на работу

Трудовой контракт и гражданско-правовой договор – разные вещи, хотя они схожи по своему составу. При этом гражданско-правовой договор описывает конкретную занятость, которая оплачивается по определённым правилам, отличным от общих по предприятию. Оба документа являются основанием для трудоустройства.

Если заключается соглашение гражданско-правового типа, то приказ о приёме человека не издаётся, некоторые гарантии, которые обязательны для других сотрудников, не действуют. Такой вид договора можно составлять только в некоторых случаях. Если же особые условия не были соблюдены, документ считается трудовым договором.

Такой документ обязательно создаётся в двух экземплярах, чтобы у работника всегда была копия. Он заключается заранее. Если же человек выполняет свои должностные обязанности, а договора нет, то он составляется в течение 3-х дней.

Трудовой договор содержит такие разделы:

• Информация о документе. Сюда относится и название организации, и название документа, и дата его составления, а также печать организации.
• Основные положения, где указаны сроки действия документа, порядок выхода человека на работу. Если планируется испытательный срок, то здесь это тоже следует указать.
• Права, а также обязанности сторон.
• Порядок работы и оплаты за неё, социальные гарантии.
• Особенности страхования.
• Ответственность сотрудника и его начальства.
• Порядок изменения или расторжения договора.
• Заключительная информация, куда входят порядки разрешения различных разногласий и другие завершающие моменты.

Трудовой договор – важный документ, который регулирует взаимосвязь между сотрудником и его работодателем. Именно поэтому он должен описать всё до мельчайших подробностей. Обязательно, например, расписывается порядок испытательного срока. Также особое внимание нужно уделить совместительству и коммерческой тайне, а также ряд других вопросов.

Приказ о приеме на работу

Если человек успел просмотреть все локальные документы и подписал договор со своим новым работодателем, должен быть издан приказ о его приёме на место работы. Такой документ создаётся по утверждённому в организации образцу. Сотруднику следует получить свою копию приказа и под роспись с ней ознакомиться. Такой документ обязательно издаётся не позднее дня, когда был заключён сам договор.

Оформление личной карточки и прочих кадровых документов

Госкомитет статистики утвердил образец личной карточки под названием N2. Такой документ заполняется отделом кадров, который использует предоставленные сотрудником данные. Работник обязательно должен поставить свою подпись о том, что его приняли на работу, под датой приказа.

Сотрудники отдела кадров также должны оформить и личное дело сотрудника. В нём указана вся личная информация (ФИО, дата рождения, должность, семейное положение, адрес прописки). Также в нём отмечается карьерный рост и все виды взысканий, а также поощрений.

Не стоит забывать и про то, что трудоустройство нужно отобразить в трудовой книжке. Туда вносятся все сведения о дате приёма, о приказе, о должности. Этот документ должен находиться у работодателя до тех пор, пока человек не уволится. Если вдруг он где-то понадобится, то тогда можно сделать копию или выписку, чтобы предоставить её, где это необходимо.

Оформление работника на полставки

Если человека решили трудоустроить на половину ставки, то для этого нужно следовать общим правил. Учесть нужно одно: в трудовом договоре надо конкретно прописать рабочий день сотрудника и его расписание. Права и обязанности у таких работников такие же, как и у коллег, что тоже стоит учитывать.

Оформление на работу студента

Если нужно трудоустроить студента или несовершеннолетнего, то весь процесс достаточно унифицирован по Трудовому кодексу. Одним нюансом выступает необходимость оформления только неполного рабочего дня, ведь занятость не должна мешать учёбе и не должна превышать 18 часов в неделю. При этом существует для таких работников и дополнительный отпуск:

• 15 дней для сессии;
• месяц для сдачи итоговых экзаменов (государственных);
• 4 месяц, чтобы студент написал все экзаменационные работы и защитил свой диплом.

Оформление на работу инвалида

В том случае, когда трудоустраивается инвалид, его принимают по общему порядку, но при этом ему должны предоставить дополнительные льготы, которыми он вправе воспользоваться:

• 30 дней отпуска и 60 дней дополнительного отдыха, который не оплачивается;
• не более 35 часов в рабочей неделе, если у человека I или II группа;
• ограничения, которые связаны с теми условиями труда, которые выходят за рамки нормальных.

Если работа предусматривает опасные или вредные условия, то на неё не берут инвалида.

У работодателя нет права требовать от человека какие-либо медицинские справки, кроме особых случаев, ведь он трудоустраивается по общему порядку. Хотя если же человек не предоставит соответствующих документов, то начальство может привлекать его к противопоказанным работам. При этом оно ответственность не несёт.

Оформление мигрантов на работу

Существует Федеральный закон № 115, который был принят в 2003 году. Он регламентирует положение иностранных лиц. Там указано, что такие люди имеют общие права, но сначала они должны получить разрешение на трудоустройство. Некоторые случаи могут требовать и от работодателей соответствующих разрешений.

Если же мигрант только временно проживает в России, то по нормам 2012 года ему не нужны разрешения.

Похожие статьи