Удержание суммы излишне выплаченных отпускных при увольнении работника

Переплата заработной платы, а также отпускных сумм встречается на практике часто. И если она допускается, то всегда возникает один и тот же вопрос: как это исправить? В статье мы рассмотрим нюансы, на которые следует обратить внимание при исправлении ошибок.

Выясняем причину, в результате которой возникла переплата

Если возникла переплата по заработной плате, в первую очередь необходимо выяснить причину, в результате которой она появилась. Для чего это нужно сделать? Ответ на данный вопрос вытекает из норм, приведенных в ст. 137 ТК РФ. В силу положений, изложенных в этой статье, удержания из зарплаты работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

Что следует понимать под счетной ошибкой? Трудовое законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Как указал ВАС в Определении от 20.01.2012 № 59‑В11-17, исходя из буквального толкования норм действующего трудового законодательства (ст. 137 ТК РФ) счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). Таким образом, если бухгалтер, производя расчет зарплаты, неверно сложил выплаты, причитающиеся работнику, он совершил счетную ошибку.

Обратите внимание, что не являются счетными ошибками:

определение неверного расчетного периода для расчета сумм, причитающихся работнику;
ошибки в определении метода расчета заработной платы, послужившие основанием для последующих начислений;
технические ошибки;
повторная выплата зарплаты за один и тот же период.

Другими словами, если произошел сбой компьютерной программы, бухгалтер допустил техническую ошибку, повторную ошибочную выплату одной и той же суммы либо применил неправильные нормы законодательства при расчете заработной платы, вследствие которых произошла переплата, удержать такие излишне выплаченные суммы нельзя без согласия работника. Данные действия будут признаны неправомерными (см. Апелляционное определение Мурманского областного суда от 22.07.2015 № 33‑2153‑2015).

Зачастую незаконные удержания из зарплаты производятся при увольнении. Напомним, что в силу положений ст. 137 ТК РФ удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Если работодатель при увольнении сотрудника не произвел удержание сумм оплаты за неотработанные дни отпуска, то он не вправе взыскать эти суммы с бывшего сотрудника в судебном порядке, за исключением случаев недобросовестности в действиях названного лица или счетной ошибки. Данные решения вынесены в апелляционных определениях Хабаровского краевого суда от 29.07.2015 по делу № 33-4733/2015, Новосибирского областного суда от 09.02.2016 по делу № 33-1022/2016.

Соблюдаем сроки для возмещения (удержания переплаты)

После установления причин переплаты необходимо вспомнить о сроках, в течение которых можно удержать с работника излишне выплаченные суммы.

В силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Как отмечается в апелляционных определениях Московского городского суда от 28.02.2013 № 11-3853/2013, Свердловского областного суда от 22.05.2014 № 33-7209/2014, если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, то есть работник оспаривает удержание или истек месячный срок, то работодатель теряет право на удержание этих сумм и оно может быть осуществлено только в судебном порядке.

Отражаем суммы переплаты в бухгалтерском учете

Вне зависимости от возникновения причин переплаты она должна быть соответствующим образом оформлена в учете.

В соответствии с п. 80 Инструкции № 162н , п. 102 Инструкции № 174н , п. 105 Инструкции № 183н задолженность работника, возникающая при перерасчете ранее выплаченной ему заработной платы, отражается методом «красное сторно» следующей корреспонденцией счетов:

Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»

Кредит счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда»

При этом операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов отражаются методом «красное сторно».

Требования по возмещению ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику зарплаты (в том числе с переплатой бывшему работнику за неотработанные дни отпуска при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск), отражаются записью (Письмо Минфина РФ от 09.11.2016 № 02‑06‑10/65506):

Дебет счета 0 209 30 560 «Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат»

Кредит счета 0 206 11 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда»

Отметим, что приведенная в письме Минфина проводка по переносу задолженности со счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда» на счет 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат» вводится в инструкции № 162н, 174н, 183н Приказом Минфина РФ от 16.11.2016 № 209н .

Далее необходимо отметить: в своих разъяснениях в вышеназванном письме чиновники Минфина отмечают, что применяемая методология бухгалтерского учета не содержит каких‑либо ограничений по кодам видов финансового обеспечения (КВФО) (деятельности), в рамках которых могут отражаться расчеты с использованием счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». Чиновники допускают оформление таких операций по КВФО 4 и 5.

Погашение задолженности по переплате зарплаты и отпускных при добровольном согласии работника производится:

либо посредством удержания из последующих начислений заработной платы. Обратите внимание, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

В бухгалтерском учете погашение задолженности отражается по кредиту счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». При этом делаются стандартные записи, приведенные в инструкциях № 162н, 174н, 183н.

Суммы, списанные с балансового учета в связи с признанием судом виновного лица неплатежеспособным, отражаются по кредиту счета 0 209 30 000 и дебету счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» с одновременным отражением задолженности на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Рассмотрим пример по отражению данной операции в учете.

В бюджетном учреждении произошла переплата зарплаты работнику. Ввиду технической ошибки бухгалтер ошибочно дважды перевел денежные средства на банковскую карту работника. За ноябрь 2016 года ему была начислена зарплата в сумме 63 000 руб., из нее были удержан НДФЛ в сумме 8 190 руб. Однако вместо 54 810 руб. на карточку было перечислено 109 620 руб. Выплата зарплаты производилась за счет субсидии, выделенной для выполнения государственного задания

Работник, обнаружив переплату, вернул излишек в кассу учреждения.

В соответствии со ст. 1102 ГК РФ излишне выплаченная зарплата признается неосновательным обогащением и должна быть возвращена работником учреждению. В ситуации, описанной в вопросе, недобросовестности со стороны работника нет, поэтому удержать сумму по своей инициативе работодатель не может. В данном случае работодатель для взыскания излишне выплаченных сумм обязан проинформировать работника в письменной форме о механизме образования излишне выплаченных сумм и размере их удержания (или погашения). Кроме того, для производства удержаний работник должен быть согласен с их размером. Свое согласие он подтверждает письменно.

По условиям примера сумма переплаты произошла по причине двойного перечисления одной и той же суммы заработной платы, поэтому корректировка НДФЛ и страховых взносов не производится.

В учете были сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.

Начислена зарплата работнику	4 109 60 211	4 302 11 730	63 000
Начислены страховые взносы в ФСС, ПФР, ФФОМС (63 000 руб. x 30,2%)	4 109 60 213	4 303 02 730	19 026
Удержан из заработной платы НДФЛ	4 302 11 830	4 303 01 730	8 190
Перечислена заработная плата на банковскую карту	4 302 11 830	4 201 11 610	109 620
Корректировка переплаты заработной платы
	4 302 11 830	4 206 11 660	(54 810)
Отражена компенсация затрат учреждения	4 209 30 560	4 206 11 660	54 810
Отражено внесение излишне выплаченной суммы в кассу организации	4 201 34 510	4 209 30 660	54 810
Отражено внесение денежных средств на лицевой счет учреждения	4 210 03 560	4 201 34 610	54 810

В автономном учреждении при расчете зарплаты за ноябрь 2016 года была допущена счетная ошибка: вместо 25 000 руб. работнику организации была начислена зарплата в размере 26 000 руб.

В ходе рассмотрения причин возникновения ошибки было выявлено, что причиной стали неверные действия при сложении выплат. Возврат излишне начисленной работнику зарплаты был погашен путем удержания из зарплаты работника. Операции отражаются по КВФО 2 (приносящая доход деятельность»).

Порядок исправления счетной ошибки приведен в п. 18 Инструкции № 157н . В соответствии с приведенными нормами она подлежит исправлению методом «красное сторно» или дополнительной бухгалтерской записью в день обнаружения ошибки.

Отметим, что дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой (ф. 0504833), форма которой утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В ней отражается информация по обоснованию внесения исправлений. Кроме того, указываются (Письмо Минфина РФ от 10.12.2013 № 02‑06‑005/54148):

наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций);
его номер (при наличии);
период, за который составлен регистр.

Обратите внимание, что кроме корректировки начисленной заработной платы следует произвести пересчет суммы страховых взносов, начисленных на данные выплаты, и НДФЛ. Порядок исправления ошибки в начислении страховых взносов и НДФЛ аналогичен приведенному выше порядку. Нужно сторнировать ошибочные начисления методом «красное сторно» и отразить в учете дополнительной записью суммы правильно начисленных обязательных платежей. Укажем: ввиду уменьшения суммы базы по НДФЛ происходит уменьшение и начисленного налога, который подлежит возврату налогоплательщику.

В бухгалтерском учете были сделаны такие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Операции по начислению заработной платы
Начислена сумма зарплаты работнику	2 109 60 211	2 302 11 000	26 000
Удержан НДФЛ (26 000 руб. x 13%)	2 302 11 000	2 303 01 000	3 380
Начислены страховые взносы во внебюджетные фонды (26 000 руб. x 30,2%)	2 109 60 213	2 303 00 000	7 852
Отражена выплата суммы заработной платы путем перечисления денежных средств на пластиковую карту сотрудника (26 000 - 3 380) руб.	2 302 11 000	2 201 11 000	22 620
Исправление счетной ошибки по выплате заработной платы
Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении заработной платы	2 109 60 211	2 302 11 000	(26 000)
Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении страховых взносов (25 000 руб. x 30,2%)	2 109 60 213	2 303 00 000	(7 852)
Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении НДФЛ (25 000 руб. x 13%)	2 302 11 000	2 303 01 000	(3 380)
Скорректирована переплата излишне выплаченных сумм заработной платы методом «красное сторно»	2 302 11 000	2 206 11 000	(870)
Отражена компенсация затрат по переплате заработной платы	2 209 30 000	2 206 11 000	870
Операции по погашению суммы переплаты
Отражено удержание излишне выплаченных работнику сумм	2 302 11 000	2 304 03 000	870

В учете учреждения возникла переплата бывшему работнику зарплаты в сумме 15 890 руб. Тот отказался возместить ее добровольно, учреждение обратилось в суд. Суд отказал в иске учреждению. На основании вынесенного решения последнему необходимо списать сумму переплаты в размере 15 890 руб.

При отказе суда во взыскании с бывшего работника задолженности по переплате она списывается с баланса учреждения. При списании суммы задолженности, признанной учреждением невозможной к взысканию, производится запись по дебету счета 4 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами».

Обращаем внимание, что в соответствии с п. 339 Инструкции № 157н при отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, предусмотренных законодательством РФ, списанная с балансового учета учреждения задолженность к забалансовому учету (на счет 04) не принимается.

В учете сделана следующая запись:

Кратко сформулируем основные выводы:

1. Работодатель не вправе уменьшить размер зарплаты сотрудника в текущем месяце, если она была выплачена в большем размере в предыдущем месяце:

из‑за технической ошибки (повторной выплаты зарплаты за один и тот же период);
из‑за ошибочного применения положений и норм трудового законодательства, когда зарплата уже была начислена и выплачена.

Выходом из сложившейся ситуации может стать согласие самого работника на добровольный возврат излишне выплаченных ему денежных средств. Взыскать с него такие средства работодатель может только в судебном порядке.

2. Задолженность работника по зарплате, возникающая при перерасчете ранее выданной ему заработной платы, в том числе компенсации за отпуск в связи с увольнением, отражается по дебету счета 0 302 11 830 и кредиту счета 0 206 11 660 методом «красное сторно». При этом должны быть выполнены операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов.

3. Требования возмещения ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику зарплаты (отпускных), отражаются по дебету счета 0 209 30 000 и кредиту счета 0 206 11 000.

4. Погашение задолженности по переплате зарплаты и отпускным при добровольном согласии работника производится:

либо посредством внесения наличных денежных средств в кассу или на лицевой счет учреждения;
либо посредством удержания из последующих начислений заработной платы. Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% зарплаты, причитающейся работнику.

Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77, п. 1, 2, 4 ч. 1 ст. 81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ.

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

В настоящее время находится на регистрации в Минюсте. Вносимые изменения применяются при отражении финансово-хозяйственных операций за 2016 год.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

" № 6/2017

Как удержать с увольняющегося работника сумму излишне выплаченных отпускных при предоставлении отпуска авансом? Необходимо ли в данной ситуации письменное согласие работника? Каким образом следует отразить данную операцию в учете?

Нередко на практике возникает ситуация, когда отпуск предоставляется авансом, а работник, отгуляв положенные дни, в последующем увольняется. При этом в учете образуется сумма задолженности. Как удержать с работника сумму излишне выплаченных отпускных? Необходимо ли в данной ситуации письменное согласие работника? Каким образом следует отразить данную операцию в учете? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

Частью 4 ст. 122 ТК РФ предусмотрена возможность для работника брать отпуск за второй и последующие годы работы авансом. При этом после отпуска или даже в период нахождения в нем работник также вправе расторгнуть по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

В соответствии со ст. 137 ТК РФ при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, из его заработной платы могут производиться удержания сумм оплаты использованных, но не отработанных дней отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77, п. 1, 2 или 4 ч. 1 ст. 81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. При этом общий размер всех удержаний не может превышать 20% суммы заработной платы, причитающейся к выплате, в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Таким образом, если работник увольняется по основанию, не препятствующему работодателю произвести удержание (например, по собственному желанию), и сумма заработной платы, начисленной в окончательный расчет, позволяет соблюсти ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ, то ни заявления работника, ни получения его согласия на осуществление удержания не требуется.

В соответствии с п. 102 Инструкции № 174н задолженность работника, возникающая при перерасчете ранее выплаченной ему зарплаты, отражается методом «красное » следующей корреспонденцией счетов:

Дебет счета 0 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»

Требования по возмещению ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику зарплаты (в том числе переплатой бывшему работнику за неотработанные дни отпуска при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск), отражаются записью (Письмо Минфина РФ от 09.11.2016 № 02-06-10/65506):

Дебет счета 0 209 30 560 «Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат»

Кредит счета 0 206 11 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда»

Обратите внимание: в своих разъяснениях, приведенных в Письме № 02-06-10/65506, чиновники Минфина отмечают, что применяемая методология бухгалтерского учета не содержит каких-либо ограничений по кодам видов финансового обеспечения (КВФО) (деятельности), в рамках которых могут отражаться расчеты с использованием счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». Чиновники допускают оформление таких операций по КВФО 4 и 5.

Работник в мае 2017 года ушел в очередной отпуск, который был предоставлен авансом в соответствии с графиком отпусков. Сумма начисленных отпускных составила 25 600 руб. В июле 2017 года работник написал заявление на увольнение по собственному желанию. При расчете ему была начислена сумма заработной платы в размере 34 300 руб. Предположим, что сумма излишне начисленных отпускных составила 5 600 руб. (25 600 - 20 000). Все выплаты производились по КВФО 4.

1. Кроме корректировки суммы излишне начисленных отпускных следует произвести пересчет суммы страховых взносов, начисленных на данные выплаты, и НДФЛ. Удержанию с работника подлежит сумма, фактически уплаченная ему за неотработанные дни отпуска, то есть за вычетом удержанного НДФЛ, которая равна 4 872 руб. (5 600 руб. - (5 600 руб. x 13%)).

2. В соответствии со ст. 138 ТК РФ сумма излишне начисленных отпускных, которая может быть удержана с работника без его согласия, составляет 5 968,20 руб. ((34 300 руб. - 34 300 руб. x 13%) x 20%). Поскольку максимально возможный размер удержаний больше, чем сумма, которая была излишне начислена (5 968,20 руб. > 4 872 руб.), ее удержание производим полностью.

Таким образом, сумма выплаты при расчете составила 24 969 руб. (34 300 - 4 459 - 4 872). Предположим, что указанная сумма выдана работнику из кассы учреждения.

			Сумма, руб.
Начислена сумма зарплаты работнику при расчете
Удержан НДФЛ (34 300 руб. x 13%)
Начислены во внебюджетные фонды (34 300 руб. x 30,2%)
Отражен пересчет отпускных при расчете
Отражен пересчет НДФЛ с суммы отпускных
Отражен пересчет суммы страховых взносов
Скорректирована переплата излишне выплаченных сумм заработной платы методом «красное сторно» (5 600 - 728) руб.
Отражена компенсация затрат по переплате заработной платы
Отражено удержание суммы переплаты
Отражено сумма окончательной выплаты при расчете

При рассмотрении ситуации, когда в учете образуется переплата, связанная с предоставлением отпуска авансом, необходимо учесть следующее.

В соответствии со ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

счетной ошибки;

если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;

если зарплата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Таким образом, если работодатель при увольнении работника не произвел удержание сумм платы за неотработанные дни отпуска (например, нет выплат, с которых можно произвести удержание), то он не вправе взыскать эти суммы с бывшего работника в судебном порядке, за исключением случаев недобросовестности в действиях работника или счетной ошибки. В связи с этим возмещение суммы излишне выплаченных отпускных работником может производиться только на добровольной основе. Данный вывод подтверждают материалы судебной практики (см. апелляционные определения Хабаровского краевого суда от 29.07.2015 по делу № 33-4733/2015, Новосибирского областного суда от 09.02.2016 по делу № 33-1022/2016). Как отмечают судьи, поскольку трудовой договор с работником расторгнут, при его увольнении работодатель не воспользовался своим правом для решения вопроса о полном удержании с работника излишне выплаченных отпускных, а нормами трудового законодательства такое удержание излишне выплаченных сумм после увольнения работника не предусмотрено, то правовых оснований для удовлетворения иска организации не имеется.

Рассмотрим пример по отражению данной операции в учете.

В учете учреждения возникла переплата бывшему работнику в виде излишне начисленных отпускных в сумме 15 890 руб. Тот отказался возместить ее добровольно, учреждение обратилось в суд. Суд отказал в иске учреждению. На основании вынесенного решения последнему необходимо списать сумму переплаты в размере 15 890 руб. Операция ранее была произведена по КВФО 2.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией № 174н были сделаны следующие записи:

Кратко сформулируем основные выводы:

1. При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, из его заработной платы могут производиться удержания сумм оплаты использованных, но не отработанных дней отпуска. При этом общий размер всех удержаний не может превышать 20% суммы заработной платы, причитающейся к выплате, в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику.

2. Если работодатель при увольнении работника не произвел удержание сумм платы за неотработанные дни отпуска (например, нет выплат, с которых можно произвести удержание), то он не вправе взыскать эти суммы с бывшего работника в судебном порядке, за исключением случаев недобросовестности в действиях работника или счетной ошибки. Выходом из сложившейся ситуации может стать согласие самого работника на добровольный возврат излишне выплаченных ему денежных средств.

3. Задолженность работника по суммам заработной платы, отпускных, возникающая при перерасчете, в том числе компенсации за отпуск в связи с увольнением, отражается по дебету счета 0 302 11 830 и кредиту счета 0 206 11 660 методом «красное сторно». При этом должны быть выполнены операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов.

4. Требования возмещения ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику заработной платы (отпускных), отражаются по дебету счета 0 209 30 000 и кредиту счета 0 206 11 000.

4637

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за полный рабочий год. В то же время возможна ситуация, когда он, отгуляв положенный ему отпуск «авансом», пишет заявление об увольнении по собственному желанию.

Теоретически ТК РФ дает работодателю право взыскать с работника денежные средства, полученные им в счет неотработанного отпуска, непосредственно из его заработной платы или в судебном порядке. Но на практике возникает немало проблем с его реализацией.>

Сложности в деталях

При прекращении трудового договора в последний рабочий день работодатель обязан выплатить работнику все причитающиеся ему суммы. В свою очередь, работник должен компенсировать не отработанные им дни отпуска (за исключением некоторых ситуаций в соответствии со ст. 137 ТК РФ). Основной целью удержания с работника сумм «неотработанных» отпускных, с точки зрения законодателя, является погашение его задолженности перед работодателем. Фактически последний предоставляет «внеурочный» отпуск в расчете на то, что работник продолжит работать в организации. Но если работник изъявил желание прекратить трудовые отношения, то можно вести речь о необоснованном обогащении, поскольку он получил еще не заработанные деньги, а работодатель, в свою очередь, понес убытки.

Вопрос 1. Какую сумму можно удержать. Согласно ст. 138 ТК РФ удержать сумму долга работодатель вправе лишь в пределах 20% от размера заработной платы такого работника. Причем сделать это можно только с сумм именно зарплаты, иные же выплаты (к примеру, стимулирующие) должны быть выплачены в полном объеме. В то же время абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ фактически не ограничивает работодателя процентным лимитом, что позволяет использовать в качестве базы удержания задолженности всю начисленную сумму вознаграждения «за труд».

Можно сделать вывод, что в такой ситуации действует специальная норма абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ, а не общая ст. 138 ТК РФ1. Официальных разъяснений компетентных госорганов по данному вопросу на настоящий момент нет, а судебная практика неоднозначна.Таким образом, окончательное решение в рассмотрении такой коллизии принимает, естественно, суд.

Вопрос 2. Что делать, если согласия работника нет. Вполне вероятно, что работник не согласится с размером или обоснованностью удержания сумм отпускных, выплаченных «авансом». В этом случае работодателю придется выплатить всю причитающуюся работнику сумму или (в случае если он признает часть задолженности) – неоспариваемую сумму (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). А далее у работодателя есть два варианта: либо простить долг, либо попробовать взыскать его в судебном порядке.

Вопрос 3. Что делать, если средств недостаточно. Возможна также ситуация, что суммы заработной платы работника, с которых предполагается удержание задолженности по «отпускным», отсутствуют или недостаточны. Лучший выход из нее –добровольное согласие работника возместить сумму ущерба. В таком случае просто исчисляют сумму «переплаченных» отпускных, издают приказ руководителя организации, с которым работник знакомится под роспись. Далее работник перечисляет неоспариваемые денежные средства наличным или безналичным путем в пользу работодателя, которому остается только правильно оформить данное перечисление и разобраться с налогами.

Но если работник не подписывает приказ и, соответственно, не возвращает переплаченную ему сумму? Вновь возможны два варианта: прощение долга и обращение в суд. Если работодатель определится, что трудовой спор о возмещении «переплаченных» отпускных целесообразен, следует рассчитать сумму задолженности, оформить ее приказом руководителя организации и донести до работника (по возможности под роспись, иначе стоит составить акт отказа сотрудника от подписания приказа).

Порядок возврата «переплаченных» отпускных

Прежде всего рассмотрим порядок действий работодателя в случае удержания сумм задолженности по отпускным из заработной платы работника.

Шаг 1. Определение количества неотработанных дней отпуска. Итак, работодателю необходимо в первую очередь определить количество дней отпуска, которые работник «не заработал». Сделать это можно по формуле:

Количество неотработанных дней отпуска за календарный год = Количество использованных дней отпуска за время работы в организации - (Количество календарных дней отпуска, положенных работнику за календарный год × Количество месяцев работы в организации) : 12 месяцев

Но в формуле есть нюансы. Если последний рабочий месяц отработан менее чем наполовину, его учитывать не нужно. Но если отработано более половины календарного месяца, то он учитывается в полном объеме (округляется до количества календарных дней месяца). Такое требование устанавливает ст. 423 ТК РФ, фактически отсылая на нормы п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках (утверждены НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Полученное в результате расчета число неотработанных дней отпуска можно округлить до целого числа, но только в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17).

Шаг 2. Расчет суммы неотработанных отпускных . Далее нужно определить сумму отпускных, выплаченных работнику, но не отработанных им, по формуле:

Сумма отпускных за неотработанные дни отпуска = Количество неотработанных дней отпуска × Средний дневной заработок, на основе которого был оплачен отгулянный работником отпуск.

Использовать для расчета среднедневной заработок работника на момент увольнения нельзя. Если количество неотработанных дней отпуска превышает количество дней последнего отпуска (например, работник «задолжал» пятнадцать дней, а последний предоставленный ему отпуск длился восемь дней), то при расчете суммы отпускных за неотработанные дни отпуска необходимо «поднять информацию» не только о последних, но и о предыдущих отпускных. То есть часть суммы «переплаченного отпуска» рассчитывается исходя из размера отпускных за последний отпуск (восемь дней), а вторая часть рассчитывается на основании сумм предыдущего (предпоследнего) отпуска (семь дней).

Если в организации за применяемый для расчета период производилось увеличение или индексация заработной платы работников, то этот факт также необходимо учесть при расчете суммы неотработанных отпускных. В этой ситуации часть отпускных с момента повышения зарплаты до окончания отпуска необходимо увеличить на повышающий коэффициент (п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Рассчитать сумму таких отпускных можно по формуле:

Сумма отпускных за неотработанные дни отпуска = Количество неотработанных дней отпуска до повышения × Средний дневной заработок, рассчитанный для оплаты отпуска + Количество неотработанных дней отпуска после повышения × Средний дневной заработок, рассчитанный для оплаты отпуска, увеличенный на коэффициент повышения.

Пример . Отпуск предоставлен работнику в период с 18 мая по 7 июня. Неотработанных дней – 12. С 1 июня повышена заработная плата. Количество неотработанных дней отпуска, расчет по которым должен производиться с учетом повышающего коэффициента, составит 7 дней.

Шаг 3. Отражение в налоговом учете и отчетности. Отпускные признают доходами физического лица. Соответственно, с этих сумм работодатель, выступая в качестве налогового агента работника, уплачивает НДФЛ и страховые взносы во внебюджетные фонды. Помимо этого отпускные работников включают в состав расходов для целей налогообложения прибыли.

Однако предоставление отпуска «авансом» не признают счетной ошибкой и реализуют в рамках действующего законодательства. Следовательно, исправлений в периоде предоставления отпуска в налоговом учете делать не нужно. Все корректировки, связанные с возвращением работником суммы «переплаченных отпускных» или прощением такой задолженности, учитывают в периоде увольнения.

Шаг 4. Закрытие долга. Если работник добровольно возвращает задолженность по отпускным или работодатель может удержать ее в полном объеме из его заработной платы, сумму долга и страховых взносов достаточно включить в состав внереализационных доходов в том месяце, в котором работник уволен (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224).

Несколько сложнее обстоит дело с НДФЛ. Ведь фактически в период предоставления работнику отпуска по данному налогу возникла переплата, которую необходимо ему вернуть. В этом случае в налоговом регистре и в справке № 2-НДФЛ нужно указать сумму, начисленную работнику, за вычетом удержанной части отпускных. Произвести эти операции надо в том месяце, в котором работник уволен. Сумму НДФЛ с последней выплаты работнику следует уменьшить на сумму налога с части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель.

После принятия решения об удержании «переплаченных» отпускных работодателю необходимо не позднее 10 рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных был излишне удержан НДФЛ.

Работник, в свою очередь, должен написать заявление о возврате излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ. Но при этом перечислять излишне удержанный НДФЛ на счет работника не нужно. На эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему.

НДФЛ с неотработанных отпускных = Начисленная сумма отпускных за неотработанные дни отпуска × 13% (30%, если работник – нерезидент)

Если работнику предоставлялись вычеты по НДФЛ, расчет следует производить по формуле:

НДФЛ с неотработанных отпускных = (НДФЛ, удержанный ранее со всей суммы отпускных с учетом вычетов × Сумма отпускных за неотработанные дни отпуска) : Сумма ранее начисленных отпускных

Шаг 5. Уменьшение базы по страховым взносам. Если в расчетном (отчетном) периоде работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска, которые были начислены в предыдущие отчетные периоды, то может образоваться отрицательная сумма доначислений. В этом случае формируются корректирующие сведения по формам СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за период, в котором работник ходил в отпуск, и они представляются в ПФР вместе с исходными сведениями персонифицированного учета за отчетный период, в котором произведено удержание неотработанных отпускных с работника. При этом сумма, указанная в форме АДВ-6-2, должна быть равна сумме, учтенной в последнем расчете по форме РСВ-1 ПФР (утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 № 894н), представленном в Пенсионный фонд. Вносить изменения в ранее представленный расчет по страховым взносам РСВ-1 ПФР не нужно.

По аналогии следует корректировать начисления в другие внебюджетные фонды.

Когда согласия работника нет

Итак, при отсутствии согласия работника на возврат сумм отпускных за «неотработанный» отпуск или недостаточности (отсутствии) начисленной заработной платы для осуществления компенсации работодатель может простить долг или взыскать его в судебном порядке.

Прощение долга. При прощении задолженности на сумму не отработанных и не возмещенных сотрудником отпускных нужно уменьшить базу по налогу на прибыль в периоде увольнения работника. Причем НДФЛ, страховые взносы, а также отчетность по ним корректировать не нужно. В свою очередь, страховые взносы, начисленные на неучитываемые при налогообложении прибыли выплаты, можно учесть в налоговых расходах (письмо Минфина России от 24.04.2010 № 03-03-05/85). К тому же «прощенный» долг можно без лишних формальностей списать как безнадежный через три года (ст. 196, п. 1 ст. 1102 ГК РФ). Точный расчет переплат за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника необходим всегда – наличие такой задолженности и ее размер должны быть донесены до сведения работника в письменной форме (практически всегда – в виде приказа руководителя организации).

Судебное взыскание. В силу ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. В принципе, доказательная база для такого рода судебных споров достаточно проста. Сложности и ошибки возникают, как правило, при расчете суммы переплаченных отпускных. Вторая распространенная ошибка работодателей – подготовка приказа или распоряжения без указания точного количества дней «перегуленного отпуска» или суммы задолженности. При несоблюдении порядка взыскания ущерба законодательство предоставляет право уже работнику обратиться в суд. Судебную практику по делам о взыскании переплаченных отпускных нельзя назвать однозначной. Тем более что совсем недавно такое судебное разбирательство было в принципе невозможно – в соответствии с Правилами о предоставлении очередных отпусков работодатель не имел права в такой ситуации обратиться в суд. Сейчас эта норма не действует. Однако есть другие ограничения для работодателей.

Судебная практика2. Работнику был предоставлен отпуск продолжительностью 70 календарных дней. За период отпуска ему начислена и выплачена заработная плата, в том числе излишне в результате счетной ошибки. В связи с увольнением работника до окончания календарного года работодатель просил суд взыскать с работника сумму выплат за 31 день неотработанного отпуска и излишне выплаченных средств вследствие счетной ошибки. В подтверждение истец представил: платежное поручение и заявление работника об увольнении по собственному желанию.

Ответчик признал факт переплаты, но заявил, что произошедшая ситуация счетной ошибкой не является, а взыскать в судебном порядке излишне выплаченную сумму нельзя, ее можно удержать в бесспорном порядке. Кроме того, работник виновных действий не совершал. На судебное заседание был приглашен специалист, который пояснил значение счетной ошибки – это арифметическая ошибка, которая произошла вследствие сложения, вычитания, деления и т. д. Бухгалтер же в данном случае произвел неправильный ввод данных (человеческий фактор). Названный случай к счетной ошибке не относится.

Суд согласился с отсутствием счетной ошибки. А учитывая, что в силу ст. 1109 ГК РФ не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и иные денежные суммы, предоставленные физическому лицу в качестве средств к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны или счетной ошибки, в исковых требованиях было отказано.

Пример иллюстрирует, что, столкнувшись с такой категорией споров, основывать свою доказательную базу только на наличии счетной ошибки нельзя: бухгалтерские ошибки в большинстве случаев не признаются счетными.

Судебная практика3 . К. работал в ОАО с 15.10.2009, а 12.03.2010 уволен по собственному желанию. Ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск (28 календарных дней) с 11.01.2010 по 07.02.2010 включительно за период работы с 15.10.2009 по 14.10.2010. ОАО в иске указало, что согласно ст. 137 ТК РФ при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, из его заработной платы могут производиться удержания за неотработанные дни отпуска для погашения задолженности перед работодателем. Это невозможно, только если работник увольняется по одному из указанных в ст. 137 ТК РФ оснований, в число которых инициатива работника не входит. К. не отработал семь месяцев, на которые приходятся 16 календарных дней отпуска. Согласно справке-расчету бухгалтерии ОАО долг К. за неотработанные дни отпуска по состоянию на 01.04.2010 составил 4152 руб. 93 коп. Удержать задолженность с К. при увольнении работодатель не смог в связи с отсутствием причитающихся к выплате сумм. В мае 2010 г. ему было направлено письмо о необходимости внести задолженность в кассу ОАО, на которое он не отреагировал. Представитель истца на судебном заседании поддержал исковые требования о взыскании с К. суммы задолженности.Ответчик на судебные заседания не явился. Суд поддержал доводы истца и удовлетворил его требования в полном объеме.

Рассмотренный пример далеко не единственный4, что подтверждает отсутствие единой практики по вопросу взыскания в судебном порядке суммы переплаченных отпускных.Мнения судов при вынесении решений по вышеуказанным спорам основываются на совершенно разных нормативных актах Гражданском и Трудовом кодексах. Несомненно, в данном случае можно говорить о коллизии права.

Позиции официальных структур

Минфин РФ. Фактически Минфин поддерживает позицию работодателей в вопросе возмещения сумм переплаченных отпускных. Отмена п. 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках фактически «развязала руки» работодателям в части защиты их прав на обязательство работников в судебном порядке выплачивать задолженность по «перегуленным отпускам». Основанием для предъявления иска работнику-должнику является ст. 391 ТК РФ (письмо Минфина РФ от 25.10.2010 № 03-03-06/1/658). Переплату по отпускным необходимо рассматривать в качестве неосновательного обогащения работника (ст. 1102 ГК РФ).

Верховный Суд РФ. К сожалению, ВС РФ не на стороне работодателя. В определении от 28.05.2010 № 18-В10-16 указано: «заработная плата, излишне выплаченная работнику не по его вине и не в связи со счетной ошибкой, не может быть с него взыскана в силу нормы, установленной п. 3 ст. 1109 ГК РФ». Но, как показывает судебная практика, суды при «слабой» позиции работника охотно игнорируют мнение ВС РФ.

Особая проблема

Трудовой кодекс прямо не предусматривает возможности обращения работодателей в суд с целью взыскания с работников сумм переплаты по заработной плате и приравненным к ней платежам, не удержанным при увольнении.

К тому же ст. 137 ТК РФ содержит закрытый перечень оснований, при которых с работника можно взыскать переплаченную ему ранее заработную плату:

счетная ошибка;
вина работника в невыполнении норм труда;
неправомерные действия работника, в результате которых ему была выплачена излишняя заработная плата.
________________________
1 Данный тезис не имеет практического подтверждения, рекомендуется к применению только при отсутствии иных весомых аргументов в судебном заседании.

2 Решение Алданского районного суда Республики Саха (Якутия) по делу № 2-1099/2010.

3 Решение Засвияжского районного суда г. Ульяновска от 21.12.2010 по делу № 2-3299/2010.

4 См., напр.: решения Биробиджанского городского суда ЕАО от 27.07.2010 по делу №2-1587/2010, ВС Удмуртской Республики (дата и номер дела обезличены, истец – Сарапульский ликероводочный завод) и др.