После того, как новый работник поступил на работу, на него заводят личное дело, в котором копятся информационные данные о нем, то есть сведения о его характере, личностных чертах, персональных данных и трудовых особенностях. Это необходимо с целью обеспечения формирования общего представления о нем, а также для простоты процесса его дальнейшего трудоустройства. Рассмотрим, что такое личное дело работника, а так же порядок формирования его состава и тонкости контроля за этим процессом.

Путем ведения личного дела работодатель проводит объективную оценку и анализ труда работника, а сам сотрудник имеет возможность знать о собственных трудовых достижениях. Таким образом, личное дело содержит отрезки информации и биографии персонала, собирая их в единое целое. Оно представлено рядом документационных данных, отражающих четкие сведения трудового плана. Ведение таких дел актуально для административных сотрудников, рядовых специалистов и представителей руководящих должностей.

Обратите внимание: сохранность документации находится под ответственностью служб, несущих функционирование по выполнению всех операций, связанных с архивной работой.

Руководитель фирмы – лицо, обеспечивающее сотрудника работой и формирующий дело на него, ведет контроль правильности составления всех необходимых для этого бумаг. В той или иной компании действует определенная инструкция, на основании которой устанавливается порядок данной процедуры. Личное дело включает в себя все бумаги, имеющие важность для работодателя и для сотрудника. Закладывание этого «фундамента» в формирование личного дела стартует с момента подписания сотрудником трудовых отношений с работодателем и издания приказа.

Подробности и особенности составления инструкции

Далее мы рассмотрим, что такое ведение личных дел сотрудников, порядок формирования, оформления и работы с ними. В инструкции детально рассмотрен порядок, в котором формируются и хранятся личные дела сотрудников, а также определены тонкости. Положения данной инструкции распространены на порядок, установленный для рабочего процесса. Есть определенные пункты, включенные в инструктаж, соблюдение и своевременность выполнения которых приведет к качественной работе в рамках фирмы, а также к оптимизации времени и использования ресурсов персонала.

Общие положения

В этом пункте указываются базовые понятия, которые имеют отношение к ведению дел личного характера. Представлены основные особенности инструкции и требований к ее соблюдению. Данная инструкция – это перечень требований в плане дел, связанных с выполнением работниками определенного труда. Она имеет место быть при трудоустройстве в совершенно любой сфере, не зависимо от специфики занятости.

Обратите внимание: личное дело представлено набором документационных сведений, в которых отражена информация не только о сотруднике как о личности, но и об особенностях труда – заслугах, особых достижениях, изобретениях. Эти достижения распространяются на все сферы деятельности работника.

Делами с данным типом документации занимается служба, которая функционирует на каждом предприятии относительно крупного масштаба. Занимается ведением таких дел квалифицированный специалист.

После рассмотрения общих понятий необходимо перейти к оперированию ими с практической точки зрения. Рассмотрим данные о составе документации и о требованиях, которые традиционно предъявлены к ее хранению.

Ведение личных дел занимаются специалисты кадровой службы

Состав документации

Мы уже говорили, личное дело – это перечень сведений о том или ином сотруднике. Оно, в первую очередь, содержит определенный список документации, которую важно принять во внимание. Далее, рассмотрим, какие документы должны участвовать в составлении личного дела сотрудника. Для их сбора проводится несколько мероприятий, направленных на упорядочивание информации. Они связаны непосредственно с описью и другими элементами ведения документации. Если дело ведется для представителей специфических должностей, а также в некоторых определенных ситуациях, то есть новый перечень документов, который можно принять во внимание в ходе формирования личного дела.

Документы, которые должны быть в личном деле сотрудника:

листы аттестации с характеристиками;
списки заслуг;
договоры с сотрудниками фирмы;
другие документы, предусмотренные законом.

Обратите внимание: есть определенная хронологическая последовательность, в которой и включаются документы в состав личного дела работника.

При составлении личного дела работника важно понимать, что есть перечень сведений, не имеющих отношение к общему делу работника:

документы об отпусках;
справки;
данные о семейном составе и зарплате;
прочие документы, предполагаемые законом.

Список документов, казалось бы, прост и понятен, но стоит уделить внимание требованиям, предъявляемым к хранению и оформлению документационных сведений.

Документы в личное дело работника включают постепенно, по мере их появления

Требования к ведению документации

В рамках формирования общих данных, имеющих отношение к личному делу сотрудника, происходит формирование некоторых информационных сведений, отраженных в бумагах. Она имеет в себе сведения о том, какие у документации названия. Листы формируются и нумеруются по отдельности от включенных в личное дело элементов.

Личный листок

Личный листок — это один из главных документов, участвующих в личном деле. Он оформляется по Приложению 2. Заполняет его сотрудник, который поступает на службу в компанию. Важно знать, что в документе не должно быть ошибочных данных и исправлений. Специалист по работе с кадрами осуществляет контроль заполнения личного листка.

Перечень требований к личному листку:

Предоставление исчерпывающих ответов на все вопросы.
Недопущение пропуска (зачеркивания) граф, если ответ отрицателен, так и указывается «не имею», «не принимал».
ФИО пишется не инициалами, а в полном размере (Именительный падеж).
У вас попросят указать дату, в которую родились: ХХ.ХХ.ХХХХ.
В области «образование» указывается соответствующая информация. Если оно является не оконченным, то отмечается количество пройденных курсов.
Семейное положение. Данные предоставляются исключительно на момент заполнения. Далее следуют короткие данные о муже / жене сотрудника.

Обратите внимание: типичный бланк описи документов в личном деле работника можно скачать в этой статье по и заполнить в соответствии с вышеуказанным образцом.

Анкетирование

Этот процесс в рамках работы предприятия требуется для получения работником других сведений, не содержавшихся в прочих источниках. Рассматривая основные требования, можно отметить, что они представлены аналогичными элементами имеющимся при оформлении листков. Специалист в области кадровой службы оставляет и свою подпись, что означает его знакомство со спецификой.

Опись документов производят по стандартной определенной форме

Автобиография работника

Она представлена документом, в котором кратко изложены этапы из жизни автора. Традиционно данный тип документации содержит определенный набор сведений:

рождение (дата, время);
образование;
деятельность трудового плана;
профессия;
заслуги;
сведения семейного состава;
в конце следует подпись составителя и обязательное указание даты.

Характеристика сотрудника

Это официальная документация, в которой четко отражены сведения о той или иной деятельности работника. Оформление документа может осуществляться в бланке. Объективно документация содержит краткую или подробную оценку деятельности сотрудника со стороны особо компетентных лиц. Здесь описываются заслуги служебного плана и другие информационные данные.

Кроме того, к общему личному делу и конкретно к описываемому нами документу могут быть запросто приложены определенные сведения – копии документов об образовании, а также пройденные курсы на повышение квалификационных навыков. Отражаются сведения, имеющие отношение к переводу сотрудника, его увольнению и так далее.

Ведение учета и хранения личных дел

Размещение документа проводится в специальную обложку, оформленную в формате А4. На данном элементе отмечаются базовые сведения о сотруднике, такие как краткая информация о нем, а также другие данные о заслугах работника разного масштаба и характера. Чтобы учесть и обеспечить сохранность данных, уполномоченный сотрудник занимается ведением специального журнала учета. При увольнении сотрудника данные для учета передаются другому лицу.

Рассматривая вопрос о том, как правильно оформить документ, можно заметить, что на основании законодательства личные дела могу быть переданы работникам в личное пользование, а также отданы сторонним фирмам в законодательном порядке. На то имеется соответствующее разрешение руководителя фирмы. При пользовании запрещается вносить новые данные и убирать старые.

Таким образом, составление и хранение личного дела – ответственный процесс, от которого во многом зависит карьера работника. Правильность составления этого документа влияет на общее представление о сотруднике, поэтому заниматься оформлением должно компетентное лицо.

Добрый день, подскажите как оформить личные дела уволенных сотрудников (архива как такового у нас нет, просто отдельный кабинет).

В настоящее время я сделала внутреннюю опись всех документов которые есть в личном деле уволенных, поместила эту опись первым листом в ЛД, затем идут по порядку-приказ об увольнении, заявление об увольнении, доп.соглашение о расторжении, приказ о приеме и т.д., включая все копии документов по ст.65 ТК

Все листы пронумеровала (например их 40),и на первый лист ЛД, где ФИО сотрудника- написала начато дата, окончено дата, на 40 листах, хранить 75 лет. В таком виде возможно ЛД сдать в архив? Обязательно ли прошивать ЛД уволенных? Интересует именно вопрос оформления и в случае каких либо проверок со стороны нашу ответственность по данному оформлению и хранению

Ответ

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

При этом, трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела, каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным. В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Порядок формирования личного дела указан ниже по тексту. В соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец - бланки листов-заверителей дела. Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно.

Читайте статьи по теме:

Работник не забрал трудовую книжку после увольнения
Основания увольнения
Причины увольнения

Таким образом, рассмотрев Ваши вопросы можно ответить:

В таком виде возможно ЛД сдать в архив? - подробный порядок формирования личного дела указан ниже по тексту.

Обязательно ли прошивать ЛД уволенных? - да, обязательно (пункт 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Интересует именно вопрос оформления и в случае каких либо проверок со стороны нашу ответственность по данному оформлению и хранению -за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры ответственности - предупреждение или административный штраф в размере:

от 100 до 300 руб. для граждан;
от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Подробнее в материалах Системы:

Ответ: Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Хранение личных дел

В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец - бланки листов-заверителей дела ().

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно ( перечня, утвержденного ). Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в к ). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Как хранить документы в кадровой службе

Документы обязательные для хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение , которые образуются в процессе их деятельности (). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в , утвержденном . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( перечня, утвержденного ).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей - постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда - 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения - один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в , одобренных , и , утвержденных . Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно ( введения к Правилам, одобренным , Правил, утвержденных ).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в Правил, одобренных

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация ( Правил, одобренных ). Документы с истекшим сроком хранения ( Правил, одобренных ).

Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность ().

Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ бумаги по личному составу оставляют в архиве на 75 лет. Документы на персонал, уволенный после 1 января 2003 года, остаются в архиве на 50 лет.

Как формируется личное дело работника

Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 регламентирует порядок сбора сведений о персонале. В состав документации, необходимой работодателю, входит:

Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
Сведения от аттестации.
Трудовой контракт.
Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года. В течение 3 лет с момента увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив компании.

Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют:

75 лет – для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
50 лет – для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
75 лет – для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
75 лет – для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
5 лет – для характеристик и резюме специалистов.
75 лет – для данных о вопросах реабилитации.
3 года – для документов о лицах, не принятых на работу.
75 лет – для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
5 лет – для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
75 лет – для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
75 лет – для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).

Правила использования архивной информации

Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.

Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.

Архивная информация может передаваться в виде электронных документов. В отдельных случаях специалисты библиотек, музеев, научных организаций, государственных органов публикуют справочно-информационные издания.

10015

Темы:
Кадровое делопроизводство
Личное дело работника

Вопрос

образец правил ведения личных дел в организации. Этот документ обязателен для утверждения в организации? Заранее спасибо за ответ!

Ответ

Рассмотрим ваши вопросы:

1) алгоритм ведения личных дел и формирования архива (так как информации очень много, и она в основном касается государственных учреждений). Как можно максимально упростить процедуру ведения архива, не нарушив закон?

Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих и муниципальных служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.

Следовательно, можно составить следующий алгоритм:

Формирование личного дела

Личное дело формируется в картонной обложке (папке-регистраторе), на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника. При формировании дел можно ориентироваться на Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Рекомендуем в начале каждого личного дела оформлять бланк внутренней описи: она поможет оперативно найти необходимый документ - видно, на какой странице дела он размещен. Такая опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов. Если в течение трудовой деятельности работника какой-либо документ изымается из личного дела, об этом в описи делается отметка в графе "Примечание".

Формирование личного дела происходит в течение всей трудовой деятельности сотрудника и завершается при его увольнении.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет - руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

Более подробно как сформировать личное дело см. ниже по тексту.

Пополнение новыми документами

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как дело заводят сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.

Документы располагают в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Хранение личных дел

Личные дела работников должны храниться в отделе кадров. А вот после увольнения личное дело нужно подготовить к передаче в архив.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, а личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по алфавиту фамилий работавших. Для быстрого поиска дел служит алфавитная карточка или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.

Как подготовить кадровые документы к передаче в архив см. ниже по тексту.

Также необходимо отметить, что личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел. В журнале графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел. В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой: "Личные дела работников".

Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу.

Доступ к личным делам регламентируется руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам и персональным данным.

Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников организации дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При правильном ведении личных дел значительно облегчаются работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений.

Следует отметить, что вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, работодатели должны соблюдать нормы и требования Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных", а также нормы гл. 14 ТК РФ. В связи с тем, что на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуется оборудовать офис отдела кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел (например, приобрести несгораемые шкафы). Лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел.

автобиография;

заявление о приеме на работу;

копия документа, удостоверяющего личность;

копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

копия ИНН;

должностная инструкция;

копии документов об образовании;

личные заявления работника;

трудовой договор;

копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

аттестационные листы;

отзывы должностных лиц о работнике;

справки о состоянии здоровья;

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в (принят и введен в действие ), в , одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно) ( введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах ( Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Пополнение новыми документами

Документы располагают в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления ().

Ситуация: Нужно ли заверять копии документов сотрудника в личном деле

Законодательство не требует заверять копии документов, которые хранятся в личном деле сотрудника. Например, в документах, регулирующих порядок формирования личных дел, в частности, госслужащих, для которых формирование таких дел , использована формулировка именно «копии документов», а не «заверенные копии» ().

Исходя из указанного можно сделать вывод, что заверять копии необязательно. Вместе с тем, на практике из-за отсутствия юридической значимости у обычных копий документы, особенно представленные сотрудником от сторонних организаций и учреждений, все же рекомендуется заверять и подшивать в дело заверенные копии. Заверенная копия укажет, в частности, на дату ее оформления и сориентирует в актуальности при дальнейшем использовании. Ведь в документ со временем могут вносить изменения, например в трудовую книжку, или он может и вовсе утратить актуальность, например паспорт, который сотрудник может переоформить при наступлении определенного возраста.

Заверяя копии документов, соблюдайте , установленные (принят и введен в действие ).

Ситуация: Когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее - в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Хранение личных дел

Ревизия личных дел

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Ответ: Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации

Архив организации

Чтобы обеспечить сохранность документов, организация (). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации , в отношении которых законодательством установлены .

Порядок подготовки документов для передачи в архив

Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в , одобренных При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно ( введения к Правилам, одобренным ).

Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Положении об архиве ().

В любом случае (независимо от установленного в организации порядка) определите сотрудника, ответственного за подготовку документов (в т. ч. кадровых) к их передаче на архивное хранение. Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, руководителя. Это следует из положений пункта 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного ).

Проведение экспертизы ценности документов

По общему правилу передаче документов (в т. ч. кадровых) на хранение в архив организации предшествует . Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года ( Правил, одобренных ).

Чтобы провести экспертизу ценности документов, создайте экспертную комиссию ( Правил, одобренных ). Для этого издайте приказ в . В состав комиссии должно входить не менее трех человек. В обязательном порядке включите в него руководителя архива организации или сотрудника, ответственного за архив. Председателем комиссии назначьте одного из руководящих сотрудников организации (например, руководителя отдела кадров). Такой порядок формирования экспертной комиссии приведен в Правил, одобренных

По ходу проведения экспертизы комиссия отбирает:

дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Такие дела подлежат передаче в архив организации;

дела с временными сроками хранения. Такие дела остаются на хранении в соответствующих структурных подразделениях;

дела, сроки хранения которых истекли. Такие дела .

Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и (п. , Правил, одобренных ).

Передача в архив электронных документов

Если структурное подразделение передает на хранение в архив организации электронные документы, то процедура передачи состоит из следующих этапов:

проверки физического состояния носителей электронных документов;

записи электронных документов на машинные носители;

проверки качества записи;

проставления архивных шифров на единицах хранения (на футлярах);

описания электронных документов и подготовки комплекта сопроводительной информации (в т. ч. ).

Результат деятельности комиссии

По результатам экспертизы ценности документов комиссия составляет описи дел, отобранных для передачи в архив организации. Это описи дел:

Электронные документы, переданные в архив организации, отражают в отдельной описи ( Правил, одобренных ). Ее также приведена в , одобренных

Передача дел в архив организации

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела передавайте по графику, установленному архивом. Он должен быть согласован с руководителями структурных подразделений и утвержден руководителем организации.

Сдаточные описи дел для их передачи в архив составляет структурное подразделение (кадровая служба) в трех экземплярах по , приведенной в приложении 12 к Правилам, одобренным ( Правил, одобренных ).

Сотрудник архива принимает каждое дело в присутствии сотрудника кадровой службы. При этом в описи дел ставится отметка о наличии дела.

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Образец

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПОЛОЖЕНИЕ

О ФОРМИРОВАНИИ, ВЕДЕНИИ И ХРАНЕНИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

1. Общие положения

1.1. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

1.2. Личные дела оформляются на всех работников.

1.3. Ведение нескольких личных дел на одного работника не допускается.

1.4. Ответственность за ведение личных дел возлагается на отдел персонала.

2. Формирование личных дел работников

2.1. Материалы личного дела формируются в следующем порядке:

2.1.1. Титульный лист личного дела печатается на бланке организации и должен включать:

наименование организации;

указание номера экземпляра личного дела;

заголовок и номер дела;

фамилию, имя, отчество работника;

дата оформления личного дела;

дата окончания личного дела (увольнения работника и закрытия личного дела);

количество листов (заполняется после закрытия личного дела);

срок хранения.

2.1.2. Папка для хранения личного дела:

должна быть выполнена из прочного износоустойчивого материала (пластик или жесткий картон);

должна иметь внутреннее крепление для жесткой фиксации (сшива) материалов личного дела в хронологическом порядке (пружинный скоросшиватель и т.д.);

титульный лист обложки папки с внутренней стороны должен иметь карман или конверт для хранения фотографий, карточки заместителя личного дела;

папка должна закрываться с четырех сторон, иметь возможность фиксации обложки (защелки, тесемки, гибкий фиксатор и т.д.).

2.1.3. Каждое личное дело должно иметь карточку-заместитель личного дела.

2.1.4. В случае служебной необходимости (для руководителей и заместителей руководителей территориальных органов) личное дело может формироваться в двух экземплярах, при этом первый экземпляр личного дела хранится по месту фактического пребывания работника (по месту ведения и хранения трудовой книжки), а второй экземпляр - в кадровой службе представителя нанимателя.

2.1.5. К личному делу приобщаются:

письменное заявление с просьбой о приеме на работу;

собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии;

медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случае необходимости, если это требует занимаемая должность);

копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

копия трудовой книжки и (или) документов, подтверждающих прохождение военной или иной службы;

копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

экземпляр трудового договора.

2.1.6. Приобщаются к личному делу в хронологическом порядке, по мере поступления, в период работы:

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений;

копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

копии актов о переводе работника на иную должность, о временном замещении им иной должности (копии приказов о переводах, перемещениях, временном замещении должности и др.);

экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

копии документов о включении работника в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

копии решений о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены (копии приказов о поощрении или применении в отношении работника мер дисциплинарного воздействия);

копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении работника от замещаемой должности;

копия документа об освобождении работника от замещаемой должности, о прекращении трудового договора (копия приказа об увольнении).

2.1.7. В личное дело работника вносятся также письменные объяснения, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

2.1.8. К личному делу работника приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.1.9. Документы, приобщенные к личному делу, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

2.1.10. Документы в личном деле работника располагают в хронологическом порядке (по дате их издания или составления).

2.1.11. Должностные лица отдела персонала, уполномоченные на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников не менее одного раза в год должны знакомить их с материалами личного дела.

3. Учет и хранение личных дел работников

3.1. Личные дела работников учитываются и регистрируются в Журнале учета личных дел.

3.2. Личные дела работников должны храниться в помещении отдела персонала в закрывающихся металлических несгораемых шкафах или сейфах, исключающих случайное ознакомление третьих лиц или утрату материалов личного дела.

3.3. После увольнения работника его личное дело перемещается из архива личных дел действующих работников и помещается в архив работников уволенных, где хранится в течение 10 лет со дня увольнения, после чего передается в архив территориального органа.

3.4. Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся отделом персонала в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

3.5. Персональные данные, внесенные в личные дела работников, иные сведения, содержащиеся в личных делах работников, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

3.6. Отдел персонала обеспечивает защиту персональных данных от несанкционированного доступа и копирования.

3.7. Работники, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел.

4. Выдача личных дел работников во временное пользование

4.1. Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя отдела персонала.

О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах организации до возвращения дела (документа) в место хранения. Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в карточке-заместителе.).

4.2. Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально оборудованном помещении отдела персонала, а время работы (ознакомления) ограничивается пределами одного рабочего дня.

В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.

Ознакомление работника под расписку с личным делом, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами). Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

4.3. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

Большое значение в нашей жизни имеют кадровые документы, в том числе и личные дела, в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что также отражает актуальность темы. На многих предприятиях из-за некомпетентности кадрового отдела, зачастую из-за неправильного ведения и хранения документации по личному составу, работники этого предприятия не могут в дальнейшем оформить свои документы соответствующим образом и сталкиваются с рядом всевозможных проблем, а именно: проблемы с пенсионными выплатами, налоговыми отчислениями и т.д. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих организаций. Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя – государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом.

Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией). В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) – на какие категории работников следует вести личные дела.

Как правило, в первую очередь личные дела заводятся:

На сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

Работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются.

Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело – чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Оформление личных дел происходит после того, как был издан приказ о приеме на работу.

Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

Внутренняя опись документов дела;

Анкета или личный листок по учету кадров;

Дополнение к личному листку по учету кадров;

Автобиография (резюме);

Копия документа об образовании, копия трудового договора;

Копия приказа о приеме на работу;

Копии приказов о переводе;

Документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;

Аттестационные документы;

Представления к переводам;

Личные заявления работника;

Справки о состоянии здоровья;

Фотографии;

Копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;

Другие характеризующие работника документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным (ксерокопии паспорта, карточки ПФР, ИНН, документа об образовании, военного билета, свидетельств о заключении брака и (или) рождения ребенка).

Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:

Список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);

Выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы:

Подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);

Характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку» . Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

Паспорт;

Трудовая книжка;

Военный билет;

Документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

Документы об имеющихся изобретениях.

На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку.

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:

Личному делу присваивается учетный номер;

Производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

В личное дело вкладывается внутренняя опись.

Необходимо иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

Внутренняя опись документов сразу вкладывается в дело и заполняется по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи оформляется итоговая запись, в которой указывается, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов состоит дело. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее - в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление).

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:

Ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

Помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

Изъятие документов, надобность в которых миновала;

Периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411). На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило – табельный номер). Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

По порядку номеров;

В прямом алфавитном порядке;

По разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов – по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов – алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.

Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка личных дел. Если выявляются недостатки в оформлении и ведении личных дел, составляется соответствующий акт. Отметки о проверке личного дела проставляются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения. Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке).

Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами). Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

Производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;

Вносить в личное дело новые записи;

Извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;

Задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение (в соответствии с архивным законодательством).

Эта процедура включает:

Подшивку (переплет) дела;

Уточнение нумерации листов дела;

Составление листа-заверителя;

Составление (уточнение) внутренней описи;

Внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

Объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);

Располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;

Снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.

Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно.

1. Указ президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» (в ред. от 31 мая 1999 г., с изменениями от 30 мая 2005 г) // Гарант Профессионал. – 2008. – Версия 7.8.

2. Трудовой кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 07.05.2009 года. – М.:Эксмо, 2009.

3. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие / Л. М. Вяловыа – М.: Издательский дом «Академия», 2007. – 176 с.

4. Корнеева А.П. Основы делопроизводства: Учебное пособие / А. П. Корнеева, А. М. Амелина, А. П. Загребельный. - М.: Экзамен, 2006. – 160 с.

5. Краснов В. В. Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет / В. В. Краснов // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. – 2006. - № 7.

6. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство: (традиц. и автоматизир. технологии) / Т. В. Кузнецова, С. Л. Кузнецов. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. – 400 с.

7. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие / Н. С. Ларьков; Томский гос. ун-т. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. – 427 с.

8. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник / Н. Н. Кушнаренко. - Изд.7-е, перераб. и доп. – М.: Знание, 2006. – 459 с.

9. Михайлов Ю. М. Личные дела сотрудников компании: как правильно оформлять, вести и хранить. Практическое пособие / Ю. М. Михайлов. – М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2009. – 160 с.